Sayfa No : 1 / 7 1.Genel Bu doküman; belgelendirme ve eğitim onayı almak isteyen Kamu ve/veya Özel Kurum ve Kuruluşlar için hazırlanmıştır.belgelendirme ve Eğitim onayı almak isteyen Kamu ve/veya Özel Kurum ve Kuruluşlar öncelikle bu dokümanda belirtilen yönetim sistemine sahip olmaları beklenmektedir.söz konusu belgelendirme ve eğitim onayına duyulacak güven,cardcert AKREDİTASYON A.Ş tarafından ana çerçevesi belirlenmiş olan ve bu dokümanda da tariflenmiş olan şartların sağlanması aracılığı ile gerçekleştirilir. Eğitim kuruluşları,belgelendirme ve eğitim onayı almış oldukları konularda verecekleri belge ve eğitimlerin uluslararası seviyede kabul görmesini sağlayacaktır.akredite belgelendirme programının ön şartı olan eğitim programlarında CARDCERT AKREDİTASYON A.Ş üyeleri arasında karşılıklı tanıma anlaşması bulunmaktadır.bu anlaşmanın amacı, eğitim onayının CARDCERT AKREDİTASYON A.Ş tarafından yayınlanmış olan ortak kurallar çerçevesinde yürütülmesidir. Bu dokümanda yer alan şartların belgelendirme ve eğitim onayı almak isteyen Kamu ve/veya Özel Kurum ve Kuruluşlar için genel şartlar olduğu kabul edilmelidir. Onay almak isteyen Kamu ve/veya Özel Kurum ve Kuruluşları hem bu dokümanda genel şartları tanımlanmış olan yönetim sistemine hem de ilgili belgelendirme ve eğitim programları için kurallar dokümanlarında belirtilmiş olan eğitim içeriğine ve yapısına sahip olmalıdır. 2. Yönetim Sistemi Eğitim Kuruluşu, vermiş olduğu eğitim faaliyetlerinin kapsamına uygun bir e ğ itim yönetim sistemi oluşturmalı,uygulamalı ve sürdürmelidir.kuruluş; politika, sistem, program, prosedür ve talimatlarını, vermiş olduğu eğitim sonuçlarının kalitesini güvenceye alacak şekilde doküman haline getirmelidir. 2.1 Yönetim Prosedürleri Eğitim Kuruluşları, eğitim programlarının etkin yönetimini sağlamak için aşağıda belirtilen olan prosedürlere sahip olmalıdır. 2.1.1 Dokümantasyon Kontrolü Yönetim sistemi dokümantasyonu aşağıdakileri içermelidir: a. Bu dokümanda belirtilmiş prosedürler ve kayıtlar b. Eğitim materyallerinin tasarımı, geliştirilmesi, değerlendirilmesi, gözden geçirilmesi ve kontrolünü güvence altına almak için kuruluş tarafından gerekli olduğuna karar verilen, kayıtlar dahil dokümanlar.
Sayfa No : 2 / 7 Yönetim sistemince gerekli görülen dokümanlar kontrol altında bulundurulmalıdır.ihtiyaç duyulan aşağıdaki kontrolleri tanımlamak için dokümante edilmiş bir prosedür oluşturulmalıdır: a. Dokümanların yayımlanmadan önce yeterlik açısından onaylanması, b. Dokümanların gerekli oldukça gözden geçirilmesi, güncellenmesi ve yeniden onaylanması, c. Dokümanlarda, değişikliklerin ve güncel revizyon durumlarının gösterilmesinin güvence altına alınması, d. Dokümanların okunabilir kalmasının ve kolaylıkla ayırt edilebilmesinin güvence altına alınması, e. Dış kaynaklı dokümanların tanımlanması ve dağıtımlarının kontrol altında bulundurulmasının güvence altına alınması, f. Güncelliğini yitirmiş dokümanların istenmeyen kullanımının önlenmesi ve herhangi bir amaçla elde tutulmaları durumunda bunların, uygun bir şekilde ayırt edilebilmesinin güvence altına alınması. Not 1: Eğitim sunumları, eğitimde kullanılan örnekler, sınıf çalışmaları, eğitim duyuruları, ilanlar, sertifikalar vb. doküman olarak adlandırılmıştır. 2.1.2 Eğitim Kayıtlarının Saklanması Şartlara uygunluğun ve yönetim sisteminin etkin olarak uygulandığının kanıtlanması için oluşturulan kayıtlar, kontrol altında bulundurulmalıdır. Eğitmen/Eğitim kuruluşu;eğitim kayıtların belirlenmesi, depolanması, korunması, ulaşılabilmesi,elde tutulması ve elden çıkarılması için gereken kontrollerin tanımlanması amacıyla dokümante edilmiş bir prosedür oluşturmalıdır. Bütün kayıtlar okunaklı olmalı,zarar görmelerini veya bozulmalarını ve kaybolmalarını önlemek için uygun şartları sağlayabilecek mekânlarda kolayca ulaşılabilecek şekilde saklanmalı ve muhafaza edilmelidir. Eğitmen/Eğitim Kuruluşları,eğitim kayıtlarını CARDCERT AKREDİTASYON A.Ş tarafından aksi belirtilmediği sürece en az 12 ay muhafaza etmelidir.eğitim programı ile ilgili kayıtlar en az şunları içermelidir; a. Eğitimin düzenlendiği yer, tarih, eğitim ile ilgili reklam, duyuru, ilan metinleri (posta, e-mail, faks yoluyla gönderilenlerde dahil) b. Eğitmen(ler)in isimleri, varsa eğitim programına katılan stajyer eğitmen ve gözlemcilerin isimleri
Sayfa No : 3 / 7 c. Kullanılan eğitim materyallerinin yayın tarihi ve revizyon numaraları d. Eğitime katılan tüm öğrencilerin isim ve soyisimleri.her öğrenci için, eğitimin öğrenme hedeflerine karşılık yapılan değerlendirmeler ve gözlemler (eğitim içi sınavlar, sözlüler, senaryo çalışmaları, soru- cevap, katılımcılık, devam durumu, zaman kullanımı vs) Bütün kayıtlar, emniyetli bir şekilde ve gizlilik içinde muhafaza edilmelidir. Eğitmen/Eğitim kuruluşu,elektronik olarak muhafaza edilen verileri her şartta korumak ve yedeklemek, yetkisi olmayan kişilerin bunlara ulaşmasını veya değişiklik yapmasını önlemek için prosedürlere sahip olmalıdır. Not 1: Kayıtlar, basılı kopya veya elektronik kayıt gibi herhangi bir ortamda olabilir. 2.1.3 Eğitmenlerin Seçimi ve Performans Değerlendirmesi Eğitmen/Eğitim kuruluşu,kadrolu veya sözleşmeli olarak istihdam ettiği eğitmenlerin yeterlik şartlarını tanımlamalıdır.eğitmenler aşağıda belirtilen yeterlilikleri sağlamalıdırlar; a. Eğitmenlik seviyesine en az 12 aydır sahip olmak b. Geriye dönük 3 yıl içerisinde en az 10 tam eğitmenlik tamamlamış olmak c. Öğretme becerilerine sahip olmak d. Mevcut eğitim materyallerine ve dokümanlarına alışkın olmak Eğitmen/Eğitim kuruluşu, kendi kadrolu eğitmenlerinden ve/veya sözleşmeli olarak çalıştırdığı eğitmenlerden,gizlilik,eğitimin tarafsızlığı ve e ğ itmen/eğitim kuruluşu tarafından belirlenmiş kurallara uyacağına ilişkin kendilerini bağlayıcı bir taahhütnameyi imzalamalarını talep etmelidir. Eğitmen/Eğitim kuruluşu, kadrolu veya sözleşmeli her bir eğitmenle ilgili aşağıda belirtilen bilgileri tutmalıdır; a. İsim ve adres b. İlgili kuruluş ve kuruluştaki pozisyonu c. Eğitim ve meslekî statüsü d. İlgili alandaki eğitimi ve deneyimi e. Özel sorumlulukları ve eğitim kuruluşu içindeki yükümlülükleri f. Performans değerlendirmesi g. Kayıtların en son güncelleştirildiği tarih Eğitmen/Eğitim kuruluşu, eğitmenlerin bir eğitimi sunmalarına izin vermeden önce, eğitmenin
Sayfa No : 4 / 7 yukarıda tanımlanan eğitmen yeterliliklerine sahip olup olmadığından emin olmalıdırlar. Eğitmenler; a. Eğitmen/Eğitim kuruluşunun kursunun tam sunumunda temsilci ya da gözlemci olarak katılmalıdır. b. En az bir kursa, cardcert onaylı bir eğitmenin nezareti altında bir eğitmen olarak katılmalıdır. c. Kursu sunan ve yöneten sağlayıcı tarafından gözlemlenmiş olmalıdır. Her bir eğitim için atanan eğitmen, cardcert tarafından onaylanmış olmalıdırlar. Eğitmen/Eğitim kuruluşu, öğrenciler ile anadili aynı olan eğitmen seçilmelidir.ancak bir çevirmen kullanılacaksa etkin bir çeviri sunmayı garanti altına almalıdır. Eğitmen/Eğitim kuruluşu,eğitimin ve eğitmen performanslarının ölçülmesini ve değerlendirilmesini sağlayacak raporlama prosedürlerine sahip olmalıdır. Not 1: Eğitmen/Eğitim kuruluşu,eğitim ve eğitmen performanslarının değerlendirmesinde cardcert tarafından hazırlanmış olan Eğitim Kuruluşları Performans Değerlendirme Raporları nı da kullanabilir. Her bir eğitmenin performansı en az yılda (1) kere ölçülmeli ve değerlendirilmelidir.performans ve değerlendirme kayıtları eğitim kuruluşu tarafında saklanmalıdır. 2.1.4 Yönetimin Gözden Geçirmesi Eğitmen/Eğitim kuruluşu yönetim sistemini; bu sistemin uygunluk, yeterlilik ve etkinliğinin sürekliliğini güvence altına almak için yılda en az (1) kez gözden geçirmelidir. Gözden geçirme girdileri; a. Önceki yönetimin gözden geçirmesi toplantılarında göze çarpan faaliyetler b. cardcert akreditasyon tarafından, gözlem sonucunda bulunan faaliyetler c. Yönetim prosedürleri d. Eğitim tasarımı e. Eğitim sunumu f. Eğitmenlerin performansları ve ileriki dönemlerdeki eğitim ihtiyaçları g. İtiraz ve şikayetler h. Öğrenci geri bildirim analizleri i. Belgelendirilmiş kuruluşların yıllık gözetim değerlendirmesi Yönetimin Gözden Geçirmesine ait kayıtlar en az (3) yıl saklanmalıdır.
Sayfa No : 5 / 7 2.1.5 Öğrencilerin Değerlendirilmesi Eğitmen/Eğitim kuruluşu, eğitim programı süresince öğrencinin eğitim programının öğrenme hedeflerine ne kadar ulaştığını ölçümleyecek raporlama prosedürlerine sahip olmalıdır. Not 1: Kuruluş aşağıdaki yöntemlerden bir veya birkaçını kullanılabilir; a. Öğrencinin konuyu anlayıp anlamadığını ölçmek için küçük yazılı sınavlar b. Öğrencinin hangi konularda kuvvetli veya hangi konularda zayıf olduğunu not alabileceği anlamadığı konuları işaretleyebileceği bir öğrenme cetveli c. Karşılaştırma yoluyla öğrenci performanslarının emsal değerlendirmesi (örnek: öğrenci hangi konularda diğerlerinden daha az katılım sağlıyor) d. Öğrencinin anlama seviyesini ölçmek için için eğitimci tarafından sorulacak direk sorular. Genellikle öğrenme seviyesi ölçümlemesi; o o o Her öğrenme aktivitesi tamamlandığında Her eğitim gününün başlangıcında Her eğitim gününün sonunda yapılmalıdır. 2.1.6 Eğitim Sertifikaları Eğitim Sertifikası;eğitim sonrasında program süresince derlenen bilgilere dayanarak, sadece eğitim kuruluşu tarafından verilmelidir. Eğitmen/Eğitim kuruluşu,eğitim programı süresince değerlendirmeyi geçen tüm öğrencilere dijital ortamda Eğitim Sertifikası vermelidir. Eğitim katılım sertifikaları aşağıda belirtilen bilgileri içermelidir: a. Eğitmen/Eğitim kuruluşu logosu b. Her bir sertifika için cardcert web sistemi üzerinden kayıt girilecek eğitim sertifika numarası c. cardcert tarafından verilen eğitim onay numarası d. Sertifikanın cardcert üzerinden sorgulanabileceği ibaresi e. cardcert tarafından onaylanan Eğitmen/Eğitim Kuruluşunun ismini ve irtibat bilgileri f. Eğitimin adı ve eğitim tarihleri g. Öğrencinin, eğitim programına başvururken verdiği şekilde adı soyadı
Sayfa No : 6 / 7 h. Eğitmenin ve Eğitim Kuruluşu yetkilisinin imzaları i. Tüm bilgiler, sertifikanın bir yüzünde bulunmalıdır Not 1: Sertifika üzerinde geçerlilik tarihi gibi yanıltıcı bir ibare bulunamaz. Not 2: cardcert Onaylı Eğitim Kuruluşu eğitim onayı aldıktan sonra; Vermiş oldukları eğitim bilgilerini cardcert sistemine girdikten sonra sistemden otomatik olarak verilecek olan sertifika numarasını kullanmak zorundadır. Eğitim programının son günü Akredite Belgelendirme Sınavı eğitim kuruluşu tarafından değerlendirildikten sonra cardcert Belgelendirme Uzmanları tarafından kontrol edilir.sınav sonrasında başarılı olan her adaya Elektronik Sertifika ve Akıllı Kimlik Kartı verilir. 2.1.7 Şikayet ve İtirazlar Eğitmen/Eğitim kuruluşları, şikayet ve itirazların değerlendirilmesine ilişkin prosedürlere sahip olmalıdır. Eğitmen/Eğitim kuruluşu; öğrencileri şikayet ve itiraz haklarının olduğuna dair bilgilendirmelidir ve eğitim sonunda katılımcılara Müşteri Memnuniyet Anketi doldurtmalıdır. Eğitmen/Eğitim kuruluşu, tüm itirazların, şikayetlerin ve bunların sonuçlarının kayıtlarını saklamalıdır. 2.1.8 Gizlilik Eğitmen/Eğitim kuruluşu, öğrenciler tarafından verilen tüm bilginin gizliliğini korumalıdır. Eğitmen/Eğitim kuruluşları (bu prosedürde belirtilenlerden başka) öğrencinin yazılı izni olmadan, öğrenci hakkındaki bilgileri üçüncü şahıslara gösteremez. 2.1.9 Değişiklikler Eğitmen/Eğitim kuruluşu, eğitim programına uygulamayı düşündüğü herhangi bir değişikliği önceden CARTCERT AKREDİTASYON A.Ş e onaylatmalıdır.değişikliklerin niteliğine bağlı kalarak cardcert; eğitim programına tekrardan onay vermesi gerekebilir. Eğitmen/Eğitim kuruluşu, değişiklikler konusunda sözleşmeli eğitmenlerini uygun şekilde bilgilendirmeli ve aynı zamanda değişen şartlara uyum sağladıklarını doğrulamalıdır.
Sayfa No : 7 / 7 2.1.10 Zorunluluk: a. Başvuru sahibi(eğitmen/eğitim Kuruluşu),cardcert e bildirdiği bilgi ve dokümanların doğruluğunu ve sorumluluğun kendisine ait olduğunu kabul ve taahhüt etmiş sayılır.alacağı uluslararası Elektronik Sertifika Kimlik Kartının, gerekli görülmesi halinde ve/veya cardcert e verdiği bilgi ve dokümanlar doğru olmadığı takdirde iptal edilerek uluslararası izlenebilirliğe kapatılacağını,katılımcıları belge almaya hak kazanmış olsa bile bir şüphe durumunda yeterliliğin ve belgenin bağımsız bir kurul tarafından değerlendirilip gerekirse belgenin iptal edilebileceğini, verilen bilgi ve dokümanların yanlış beyan olması durumunda her ne sebeple olursa olsun askıya alınacağını, kartın iptal edilmesi durumunda cardcert ten maddi veya diğer hiçbir talebi olmayacağını ve katılımcılara karşı sorumluluğun kendisinde olduğunu kabul ve taahhüt etmiş sayılır. b. Eğitmen/Eğitim kuruluşu (Eğitmen/Eğitim Kuruluşları İçin Yönetim Sistemi Yönetmeliği) şartlarını yerine getirmeli 2.1.11 Denetim: a. CARDCERT AKREDİTASYON A.Ş gerek duyduğunda kuruluşları ilgili yönetim sisteminin uygunluğunu taşıyıp taşımadığına dair Denetçi / Baş Denetçiler tarafından her türlü denetim ve kontrolü yaptırabilir. b. Denetim sonunda uygunsuzluk bulursa döf (Düzeltici Faaliyet) açabilir ve uygunsuzluğun giderilmesine dair süre verebilir.belirtilen sürede uygunsuzluklar giderilmezse eğitim akreditasyon onayını askıya alabilir,iptal edebilir.