Bulutta Daha Akıllıca Çalışmanın 7 Yolu 1
Etkili iş birliği ve iletişim her şirketin başarısında önemli faktörlerdir. Neyse ki Office 365 akıllıca çalışmanızı zorlaştırmak yerine her zamankinden daha kolay hale getirir ve performansınızı zirveye taşımanızı sağlar. Word, Excel, PowerPoint, Outlook ve diğer iş üretkenliği uygulamaları gibi Office 365 uygulamalarıyla, iletişim kurma ve birlikte çalışma yöntemlerinizi tamamen değiştirebilirsiniz. Gerçek zamanlı olarak birlikte yazma, anlık mesajlaşma (IM), görüntülü ve sesli iletişim gibi özelliklerle nerede olursanız olun, en sık kullandığınız cihazlarda başkalarıyla birlikte içerik oluşturmanız, çalışmanız ve paylaşmanız kolaylaşır. Bu e-kitapta Office 365 in iletişimi ve ekip çalışmasını iyileştirmenize yardımcı olabileceği 7 yol üzerinde durulmaktadır. Böylece işinizi daha etkili, daha başarılı ve birlikte çalışmaya dayalı hale getirebilirsiniz. 2
1 Bulutta Birlikte Çalışarak Üretkenliği Artırın Her ölçekten farklı şirketler, bulutun ve mobil iletişim teknolojisinin bir araya gelmesinden yararlanıyor. Bu şirketler birlikte çalışarak iş üretkenliğini artırıyor, farklı çalışma tarzlarına olanak tanıyor ve maliyetleri düşürüyor. Günümüzde birçok şirket, çalışanlarının istedikleri yerden çalışmasına izin veriyor. Böylece çalışanlar, sağlanan bulut tabanlı iş üretkenliği araçlarıyla daha etkili bir şekilde iletişim kurup birlikte çalışabiliyor. Ayrıca çalışanların iş için kendi cihazlarını kullanmaları da teşvik ediliyor. Dimensional Research tarafından Mart 2014 te küçük ve orta ölçekli 300 şirketin bilgi teknolojisi uzmanları arasında yapılan bir ankette, katılımcıların %97 si veri ve uygulamalara her an, her yerden ulaşabilen çalışanların işlerinde daha verimli hale geldiğini belirtti.3 Çalışanların istedikleri yerden, istedikleri şekilde ve tercih ettikleri cihazlarda çalışabilmesi iş üretkenliğini artırıp, çalışanlar arası birlikte çalışmayı geliştirir. Bu gelişim, Office 2016 kullanılarak birlikte çalışılırsa daha da üst düzeyde olur. Siz ve çalışanlarınız yeni Office 2016 uygulamaları sayesinde, şirkete ait veya kişisel cihazlardan güvenilen iş uygulamalarına erişebilirsiniz. Masaüstü ve dizüstü bilgisayarlar, akıllı telefonlar veya tabletler gibi tercih ettiğiniz her türlü cihazda ios, Android veya Windows gibi çeşitli işletim sistemlerini kullanırken değişmeyen, tutarlı bir deneyim yaşarsınız. Office 2016, farklı cihazlarda gerçek zamanlı olarak belgelere güvenli bir şekilde erişip bunları düzenleyebilme esnekliği sunar. Böylece ekibiniz her zaman, tüm ekip üyelerinin yaptıkları değişikliklerin kaydedildiği, belgenin en son hali üzerinde çalışabilir. Esnek belge paylaşımı ve farklı konumlardaki üyelerin katılımıyla verimli toplantılar yürütebilme özelliklerinin birlikte çalışma faaliyetlerine getireceği katkıdan şirketiniz büyük fayda görecektir. 3
2 Çalışanlarımız isterlerse beş farklı cihaza Office programları yükleyebiliyor. Bu, hareket halindeyken üretken kalmalarına gerçekten çok yardımcı oluyor. Rick Owens, McClone Construction Mobil Teknolojiye Geçin Mobil teknoloji, 2014 yılında yeni bir kilometre taşına ulaştı ve dünyadaki mobil cihaz sayısı ilk kez dünya nüfusunu geçti. Günümüzde mobil cihaz sayısı nüfustan beş kat daha hızlı artış gösteriyor; bu, her saniye yaklaşık 10 yeni cihaz üretildiği anlamına geliyor. 4 Ayrıca, küçük işletmelerde çalışan 260 milyonun üzerinde insan, artık evden çalışıyor veya bulut tabanlı hizmetlerden yararlanıyor. Bu arada tüm dünyada, mobil teknoloji yeni nesil için doğal bir hayat tarzı. Mobil teknoloji, insanların nerede ve ne şekilde iletişim kurabileceklerini ve birlikte çalışabileceklerini sürekli olarak değiştirdiğinden, şirketlerin önünde bu gelişen pazara giriş yapma ve işleri büyüdükçe sayısı günden güne artan mobil iş gücünden yararlanma fırsatı var. Office 2016 ile Windows, Android ve Apple cihazlarında Office belgelerini aslına tam uygun olarak görüntüleyebilir ve düzenleyebilirsiniz. Bu sayede siz ve ekibiniz gözden geçirme, düzenleme, analiz etme ve sunum yapma işlemlerini gerçekleştirirken tercih ettiğiniz cihaz için en iyi hale getirilmiş tutarlı ve tanıdık bir deneyimle karşılaşırsınız. Ayrıca hiçbir duraklama yaşamadan kolayca bir cihazdan diğerine geçebilirsiniz. Office uygulamalarının Microsoft OneDrive İş ile tümleştirilmesi sayesinde belgelere her yerden erişebilir, en son çalıştığınız cihazda nerede kalmışsanız oradan devam edebilir ve hareket halindeyken bile başkalarıyla birlikte belge hazırlayabilirsiniz. 4
3İşinizi Eşitleyin Bugünlerde 9-5 mesaisiyle çalışan bir şirket bulmak çok zor. Başarılı şirketlerin çoğu çok daha dinamik bir şekilde hareket ediyor. Bulutu ve mobil teknolojiyi kullanıp daha büyük bir alana yayılarak rakiplerinin önüne geçmeye çalışıyorlar. Bu şirketlerin sık sık farklı zaman dilimlerindeki veya başka ülkelerdeki müşteri, iş ortağı ve tedarikçilerle iletişim kurup bilgi paylaşması gerekiyor. Bulut depolama farklı cihazlardaki bilgileri eşitler. Siz ve iş arkadaşlarınız nerede, hangi cihazla çalışıyor olursanız olun her zaman bir dosyanın en son halini görürsünüz. Bulut tabanlı iş üretkenliği ve birlikte çalışma araçları kullandığınızda uzaktaki iş ortaklarınız ve şirket dışında çalışan iş arkadaşlarınız en güncel içeriği görebildiklerinden herkes uyum içinde ilerleyebilir. Bulut ayrıca ihtiyacınız olan erişim denetimi ile birlikte yüksek düzeyde güvenlik ve gizlilik de sağlar. 5
Güçlü İş Birlikleri Sağlayın Sayıları gittikçe artan ileri görüşlü şirketler, Microsoft OneNote paylaşılan not defterlerini kullanmaya başlayarak çalışanları arasındaki iş birliğini daha üst bir düzeye taşıyor. Bu not defterleri; ekip üyelerinin fotoğraf, video, çizim, elle veya bilgisayarla yazılmış not, ekran kırpması ve web sayfası gibi projeye ilişkin bilgileri tek bir merkezi noktada paylaşabilmesini sağlar. Aynı not defterinde çalışmakta olan ekip üyelerinin yaptıkları değişiklikler birkaç saniye içinde eşitlenir. Güçlü arama ve sürüm oluşturma özellikleri, herkesin aradığını hızla bulmasını sağlar. 4 Buna ek olarak kurumsal bir sosyal ağ olan Yammer gibi sosyal teknolojilerin uygulanmaya başlamasıyla birbirine uzak çalışanlar arasında bağlantı kurulabiliyor ve böylece iş birliği artıyor. Sosyal teknolojilerden yararlanan kurumlarda, projelerde yürütülen iş birliğinde %37 artış görülüyor 5. Kullanıcıların neredeyse %70 i sosyal teknolojinin uzak noktalar arasındaki iş birliğini geliştirdiğini söylüyor. 6 Bulundukları yerden bağımsız olarak insanların açık iletişimini ve sorunsuzca birlikte çalışmasını destekleyen sosyal teknolojiler ile şirketler değişen pazar koşullarına daha hızlı şekilde yanıt verebilir. Burada bahsedilen gerçek zamanlı birlikte çalışma araçları, çalışanlarınızın yalnız şirket içi değil şirket dışındaki kişilerle de daha verimli bir şekilde çalışmalarına yardımcı olur. Yammer ve Office 2016 daki OneNote not defterlerinde oluşturulan dosyalar dış iş ortakları, tedarikçiler ve müşterilerle paylaşılabilir. 2013 yılında gerçekleştirilen bir Yammer anketine göre bu tür teknolojileri kullanan şirketler, tedarikçi ve iş ortağı memnuniyetinde yüzde 20 oranında bir artış görüyor. 7 6
5 Coğrafi olarak daha geniş bir alana yayıldıkça çevrimiçi buluşabilmek daha da önemli bir hale gelecek. Yöneticilerimizin yolda zaman kaybetmesine gerek kalmadan verimli toplantılar yapabiliyoruz. Ted Vu, Tastea Artık Toplantılar Yapmak Artık Çok Daha Basit. Toplantılar iş hayatının önemli bir parçasıdır. Çalışanlar bu sayede beyin fırtınası yapma, birlikte çalışma, strateji geliştirme ve bilgi paylaşma fırsatını bulur. Atlassian tarafından toplanan bilgilere göre çalışanların çoğu ayda 62 toplantıya katılıyor. Bu toplantıların 31 saat verimsiz bir şekilde harcanıyor. Böyle gereksiz toplantıların Amerikalı şirketlere yıllık maliyeti 37 milyar ABD doları.⁸ Skype Kurumsal gibi yeni iletişim ve iş birliği araçları, tanıdık ve kullanımı kolay özelliklerin yanı sıra kurumsal düzeyde güvenlik, uyumluluk ve denetim sağlar. Bütün bunlar sayesinde, daha etkili ve verimli modern toplantılar yürütmek kolaylaşır. Büyümekte olan bir şirket için herkesi bir odada toplamak kolay değildir. Ekibinizin toplantıda bulunması gereken üyeleri Skype Kurumsal HD nin görüntülü arama, birlikte yazma, uygulama paylaşma ve sunu özelliklerini kullanarak toplantıya her yerden katılabilir. ios, Android veya Windows olması fark etmez; herhangi bir işletim sistemini çalıştıran istediğiniz herhangi bir cihazda toplantı düzenleyin veya toplantıya katılın. Toplantı sırasında çalışmalarınızı kolayca sunun, paylaşın veya belgeler ya da sanal bir beyaz tahta üzerinde birlikte çalışın. Kısa bir soru için birine mesaj mı göndermeniz gerekiyor? Skype Kurumsal Anlık İleti özelliğini kullanın. Konuşma ilerledikçe sesli veya görüntülü sohbet ve ekran paylaşımından da yararlanın. Birkaç tıklamayla bir anlık ileti sohbeti başlatabilir, belge paylaşabilir veya çevrimiçi bir toplantı ayarlayabilirsiniz. Böyle bir toplantıyla, farklı yerlerdeki ekip üyeleri buluşmak için seyahate para ve zaman harcamadan yüz yüze görüşüp aynı bilgileri görüntüleyebilir. 7
6Verilerinizi Değerli Öngörülere Dönüştürün Giderek daha fazla sayıda şirket, iş zekâsı (BI) çözümleri kullanarak trendleri yakalıyor, riskleri saptıyor ve yeni fırsatlar buluyor. Office 2016 nın tek tıklamayla tahmin özelliği, küçük ve orta ölçekli işletmelerin geçmiş verileri hızla gelecekteki eğilimlerin analizine dönüştürmesine yardımcı olur. Office 2016 daki yeni ağaç haritası ve şelale grafikleri karmaşık verilerin daha kolay görselleştirilmesini sağlar. Bu grafikler Excel den doğrudan Microsoft Power BI ya yayımlanabilir. Bu yeni araçları kullanarak çeşitli kaynaklardan gelen verileri birbirine bağlayın, görüntüleyin ve bu verilere şekil verin. Olası veri kaynakları arasında web sitelerinden tablolar, Hadoop gibi yapılandırılmamış kaynaklar ve Salesforce benzeri hizmetler sayılabilir. Geliştirilmiş Power Pivot özellikleri ile farklı veri kümelerini basit bir sürükleyip bırakma işlemiyle eşleyebilirsiniz. Power Pivot un yeni analiz işlevi ile yüz milyonlarca veri satırı hesaplanabilir. Şirketiniz, iş zekası araçlarını kullanarak yüksek hacimli ve karmaşık şirket verilerinden kolayca anlaşılabilir, net sonuçlar çıkarabilir ve rekabet üstünlüğünüzü korumanıza yardımcı olan, bilgiye dayalı kararlar alabilir. IBM ve MIT Sloan Management Review tarafından gerçekleştirilen bir incelemeye göre veri analizi ve iş zekâsı yardımıyla rekabet avantajı elde eden kuruluşların sektördeki rakiplerinin çok üzerinde bir performans sergileme olasılığı 2,2 kat daha fazladır. 9 8
7 Şirketimizi bir üst düzeye taşımak için Office e ihtiyacımız olduğunu düşünüyorum. Çünkü iletişim halinde olmamız ve uyum içinde hareket etmemiz çok önemli. Julie Gaines, Fishs Eddy Belgeler Üzerinde Aynı Anda Birlikte Çalışın Rekabetçi pazarlarda işler çok hızlı ilerler. Bu durum, zirveye yükselen şirketler için de geçerlidir. Böyle bir tempoya ayak uydurmak için çalışanların çoğu zaman satışları raporlayan elektronik tablolar veya pazarlama planları gibi belgeler üzerinde aynı anda birlikte çalışmaları gerekir. Office 2016 ve Office Online gibi iş üretkenliği araçlarının önemli birlikte çalışma özelliklerinden biri gerçek zamanlı birlikte yazmadır. Bu özellik sayesinde siz ve ekibiniz aynı anda birlikte bir belgeyi düzenleyebilir veya buna katkıda bulunabilirsiniz. Bulut tabanlı bu özellikler, yapılan değişiklikleri otomatik olarak sürekli kaydeder. Bir Word belgesi üzerinde birlikte çalışırken diğer herkesin metne yaptığı düzenlemeleri ve biçimlendirmeleri yapıldığı anda hemen görürsünüz. Sürüm tarihçelerini kullanarak düzenleme süreci boyunca belgenin daha önceki anlık görüntülerine başvurabilirsiniz. Office 365, taşınabilirliği ve esnek çalışma stillerini desteklediği için siz ve ekip üyelerinizin web de, masaüstü veya dizüstü bir bilgisayarda ya da mobil bir cihazda çalışıyor olması fark etmez. Yapılan her değişiklik belgede eşitlenir, otomatik olarak buluta kaydedilir ve tüm ekibe görünür kılınır. 9
Alıntılar 1 Bilgi Teknolojisi Çalışanı Üretkenliğinde Açığı Kapatma: BT İçin Yeni Zorluk ve Fırsatlar, IDC, Eylül 2012 2 Ekiplerin ve Ekip Çalışmasının Bilimi, Yaşam Süresi Güvenilirlik Çözümleri, 2014 3 İş Uygulamaları ve Tabletlerin Benimsenmesi: Küçük ve Orta Ölçekli Kuruluşlardaki BT Uzmanları Anketi, Dimensional Research, March 2014 4 Artık Dünya da insandan çok cihaz var, CNET, 6 Ekim 2014 5 Inside Communication, 2012 6 İş Eğilimleri Müşteri Anketi, Yammer, 2013 7 Ibid. 8 İş Yerinde Boşa Çok Zaman Harcıyorsunuz, Atlassian 9 Yeni Akıllı Şirket, MIT Sloan Management Review ve IBM İş Değeri Enstitüsü, 2011 10
Bulut, mobil iletişim ve sosyal teknoloji çözümlerinin şirketinizdeki iş birliğini nasıl artırabileceği hakkında daha fazla bilgi edinmek için office.com/business adresini ziyaret edin.