T.C. MİLLÎ EĞİTİM BAKANLIĞI EĞİTİM TEKNOLOJİLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ BİLİŞİM HİZMETLERİ DAİRESİ OKULİÇİ BEDEN EĞİTİMİ SPOR VE İZCİLİK MODÜLÜ KULLANIM KILAVUZU
1. GİRİŞ Okul İçi Beden Eğitimi Spor ve İzcilik Modülü Kullanım Kılavuzu Okullarda yürütülen spor ve izcilik faaliyetlerine ait tüm verilerin merkezi bir veritabanı havuzunda toplanarak, sporcu lisans bilgilerinin düzenlenmesi, faaliyetlerin takibi ve müsabakaların organize edilerek sonuçlandırılması gibi işlemlerin internet üzerinden daha güvenilir şekilde yürütülmesi için Okuliçi Beden Eğitimi Spor ve İzcilik MODÜLÜ çalışması başlatılmıştır. Lisans bilgileri sisteme işlenecek sporculara ait nüfus bilgileri, T.C. Kimlik Numarası girilerek MERNIS ten alınacak ve sporcu lisansında bulunması gereken diğer veriler, öğrencilerin kayıtlı olduğu okullar tarafından sisteme girilecektir. 2. GENEL BİLGİLER 2.1. Kullanıcı Girişi Modülü kullanmak için, http://ilsis.meb.gov.tr adresine bağlanıp Kullanıcı Girişine kullanıcı adı ve şifrenizi giriniz. (bkz. Şekil:1) Şekil:1- İLSİS Modülü Giriş Sayfası Kullanıcı girişi yaptığınızda karşınıza gelen sayfanın solundaki menüde, kullanmaya yetkili olduğunuz modüller çıkacaktır. Bu menüden Okuliçi Beden Eğitimi Spor ve İzcilik Modülü nü seçiniz. Karşınıza modülün ana sayfası gelecektir. (bkz. Şekil:2) 1
Şekil:2- Okuliçi Beden Eğitimi Spor ve İzcilik Modülü Giriş Sayfası 2.2. Sayfaların Genel Yapısı Bunlar; Beden Eğitimi Spor ve İzcilik Modülü ndeki sayfaların yapısı 3 ana başlık altında toplanabilir. Sayfa Başlığı (Header): Sayfanın en üstünde bulunan paneldir. Menü: Kullanmaya yetkili olduğunuz modüller ve sayfaların listesinden oluşur. Sayfa başlığının altında, sayfanın en solunda bulunur. Araç Çubuğu(Toolbar): Sayfa başlığının hemen altında, üzerinde aktif ya da pasif simgeler bulunan çubuktur. Kaydetme, silme, çıktı alma, ilgili yardım sayfasını görüntüleme gibi temel işlemler için kullanılır. Butonlar aktif veya pasif olmak üzere her sayfada bulunur. 2
2.2.1 Sayfa Başlığı (Header) Özellikleri Sayfa başlığı; sisteme ve kullanıcıya dair en temel bilgilerin gösterildiği bölümdür. Başlığın sol tarafında modülün adı bulunmaktadır. Başlığın sağ tarafında bulunan alanlar ise yukarıdan başlandığında ilk olarak Sisteme Giriş Tarihini göstermektedir. Bu alanın hemen altında bulunan, Aktif Kullanıcı alanı o an için sistemde bulunan aktif kullanıcı sayısını göstermektedir. En altta bulunan alan, sisteme giriş yapan Kullanıcı Adı nı göstermektedir. (bkz. Şekil:3) Şekil:3- Sayfa Başlığı, Menü ve Araç Çubuğu Ekranı 2.2.2 Menü Özellikleri Menü, mevcut kullanıcı yetkilerinizle yapabileceğiniz işlemlerin görüntülendiği yerdir. Herhangi bir modüle girdiğinizde, modülün sayfalarının içinden sizin kullanabilecekleriniz sistem tarafından tespit edilip modül menüsünde görüntülenmektedir. Modülü kullanarak yapabileceğiniz işlemler, kullanım kolaylığı açısından gruplanmıştır. Bu gruplama birbiriyle ilişkili işlemler aynı grup altında toplanarak yapılmıştır. Modül ilk açıldığında modül 3
menüsünde sadece grup isimlerini göreceksiniz. Örneğin Okuliçi Beden Eğitimi Spor ve İzcilik Modülü ne ilişkin menüde; Giriş Ekranı Lisans İşlemleri Faaliyet İşlemleri Müsabaka İşlemleri grupları yer almaktadır. Giriş Ekranı grubunun altında ise; Notlar ve Duyurular Katılım Ön Bildirim sayfaları yer alır. Grupların solunda bir ok simgesi görülmektedir. Herhangi bir grubu seçip tıkladığınızda, o gruba dâhil sayfalar hemen grup isminin altında görüntülenecektir. Grup kutucuğuna tekrar tıkladığınızda ise grupla ilgili sayfalar artık görüntülenmeyecektir. (bkz. Şekil:3) 2.2.3 Araç Çubuğu (Toolbar) Özellikleri Araç çubuğunda kaydetme, silme, işlemi iptal etme, yardım sayfasını görüntüleme, çıktı alma gibi temel kullanıcı işlemlerine ait butonlar bulunur. Ancak araç çubuğunda bulunan butonların bazıları aktif bazıları ise pasiftir. Çünkü her sayfada, araç çubuğunda sıralanan temel kullanıcı işlemlerinden sadece gerekli olanlar ve yetki verilenler kullanılabilmektedir. Araç çubuğundaki aktif, yani kullanılmasına izin verilenler butonlar renkli, pasif butonlar ise renksiz gözükür.(bkz. Şekil:4) Araç çubuğunda en üstteki başlıkta solda bulunan Sporcu Öğrenci Lisans İşlemleri yazan kısım her ekran için farklı olup ekran adını, sağda bulunan BSI02001 ise o ekranın kodunu temsil etmektedir. Şekil: 4 Araç Çubuğu Araç çubuğundaki butonlar ve işlevleri aşağıda sıralanmıştır: Yeni Kayıt Butonu: Sayfanın, üzerindeki bilgi içeren kısımlarının boşaltılmış ve baştan yeni bir kayıt girilmesi için uygun hale getirilmiş halini görüntülemek için kullanılır. Silme Butonu: Sayfada görüntülenen kaydın sistemden silinmesini sağlar. Yanlışlıkla yapılan ya da iptal edilen bir işlemin geri alınması için kullanılabilir. Kaydet Butonu: Yapılan işlemin sayfada o an gözüken haliyle sisteme kaydedilmesini sağlar. İptal Butonu: Ekranı ilk görüntülendiği haline geri döndürür. Yani ekran görüntülendikten sonra kullanıcı tarafından yapılan değişiklikleri iptal eder. 4
Arama Butonu: Hem kaydetme hem listeleme gibi iki işlevi olan ekranlarda listeleme moduna dönülmesi için kullanılır. Yazdır Butonu: Sayfayla ilgili çıktı almak için kullanılır. Bu butona tıklandığında, çıktısı alınabilecek raporların listelendiği küçük bir ekran gösterilir. Kullanıcı bu ekranda listelenen raporlardan istediğini seçip parametrelerini girerek raporun önce ön izlemesini görüp sonra çıktısını alabilirler. Yenileme Butonu: Mevcut sayfanın yeniden yüklenmesini sağlar. Hata Bildirimi Butonu: Kullanıcıların, sistemin işletimi sırasında tespit ettikleri hataların merkeze bildirilmesi için kullanılır. Yardım Butonu: Mevcut sayfaya ilişkin yardım sayfasının görüntülenmesini sağlar. Sayfayı kullanırken sorun yaşayan kullanıcılar, ilk iş olarak ilgili yardım sayfasını okumayı seçebilirler. Çıkış Butonu: Modülden çıkmak için kullanılır. 2.3 Genel İşlemler 2.3.1 Listeden Seçim Birçok sayfada çeşitli kayıtlar ekranda listelenmektedir. Yine birçok sayfada bu kayıtlardan birisi seçildiğinde kayıt üzerinde işlem yapabileceğiniz sayfaya yönlendirilirsiniz. Sayfaların bazılarında ise kayıt üzerinde işlem yapabileceğiniz panel, listenin hemen üzerinde yer almaktadır. Her iki durumda da, listedeki kayıtlardan birisini, en soldaki sütunda bulunan butonuyla seçebilirsiniz.(bkz. Şekil:5) Şekil:5- Listeleme Ekranı 5
3. EKRANLARIN KULLANIMI 3.1 Giriş Ekranı Modülü kullanma hakkı olan tüm kullanıcıların bilgilendirilmesini ve duyurulardan haberdar edilmesini ve ön katılım bildirimlerinin duyurulmasını sağlayacak bölümdür. 3.1.1 Notlar ve Duyurular Modülle ve yürütülen işlemlerle ilgili genel not ve duyuruların tüm kullanıcılara ulaştırıldığı ekrandır. 3.1.2 Katılım Ön Bildirim Bu ekran, okul kullanıcıları için Katılım Ön Bildirim Formunu doldurmalarına izin verecek şekilde gelir. Okullar hangi alan ve kategorideki faaliyetlere katılmak istediklerini karşılarına gelen formdan doldurabileceklerdir. (bkz. Şekil: 6) Diğer kullanıcılar (İlçe Milli Eğitim, İl Milli Eğitim ve Bakanlık kullanıcıları) için ise, sadece ön katılım bildiren okulların bilgilerini sorgulamaya izin verir. (bkz. Şekil: 7) Şekil:6- Okul Kullanıcılarına Açılacak Katılım Ön Bildirim Ekranı 6
Şekilde görüldüğü gibi güreş branşının kategorilerinin diğer branşlarla uyuşmaması nedeniyle güreş için ayrı bir bölüm oluşturulmuştur. Şekil:7- Okul Kullanıcıları Dışındaki Kullanıcılara Açılacak Katılım Ön Bildirim Ekranı 3.2 Lisans İşlemleri Lisanslarla ilgili tüm işlemlerin yapıldığı ekranların bulunduğu bölümdür. 3.2.1 Lisans Giriş İşlemleri Lisans Giriş Ekranına giriş yapıldığında ilk gelen ekran Lisanslı sporcu arama ekranıdır. Bu ekranda, branş, lisans yılı, kategori, il, ilçe, kurum türü, kurum adı ve lisansın durumu kriterlere göre arama yapılabilir. (bkz. Şekil:8) Spor ve izcilik faaliyetlerinin yürütülmesi için en önemli işlem, sporcu lisanslarının sisteme girilmesidir. Sporcu öğrenci arama ekranında araç çubuğundaki yeni kayıt butonuna basıldığında, sistem lisans bilgileri tanımlama ekranına yönlendirir. Bu ekran, sporculara ait lisans ve ceza bilgilerinin işlendiği, lisansların geçerliliğinin belirlendiği ekrandır. Sporcuların okula kayıt yaptırma tarihi ve şekline, lisansın onaylanmasına ve vize yaptırma tarihinin dolmasına bağlı olarak lisans belli bir süre için geçersiz olabilir. Sporcuya ait lisansın geçerli olup olmadığı, geçersizse neden geçersiz sayıldığı bu ekrandan görülebilir. Bu ekranda okullar, sporcu bilgileri paneli üzerinde işlem yapabilir, lisans bilgileri üzerinde herhangi bir işlem yapamaz. Sporcu öğrencilere ait nüfus bilgileri, T.C. Kimlik Numarası ile sorgulanarak 7
MERNİS ten alınacağı için, okullar nüfus bilgilerini sadece görür, üzerinde değişiklik yapamaz. Okullar, sporcuların fotoğraflarının da bu ekran üzerinden sisteme eklenmesini sağlar. İl ve İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü kullanıcıları sisteme giriş yaptığında da, Kimlik Bilgileri, Sporcu Bilgileri ve Lisans Bilgileri panelleri açılır. Bu kullanıcılar, okulların girmiş olduğu sporcu öğrenci bilgileri üzerinde gerekirse değişiklik yapma hakkına sahiptir. Ayrıca, sporculara ait lisans bilgilerini girer ve lisansı onaylarlar. Lisans, bu kullanıcılar tarafından onaylanmadıkça geçerli olmaz. Ayrıca, bu ekrandaki sporcu bilgileri paneli üzerinde Dereceleri Getir ve Ceza Kaydı Getir butonları yardımıyla sporcuya ait derece ve ceza bilgileri de sorgulanabilir. (bkz. Şekil: 9) Şekil:8- Lisans Bilgileri Sorgulama Ekranı Şekil:9- Lisans Bilgileri Tanımlama Ekranı 8
3.3 Faaliyet İşlemleri Okul İçi Beden Eğitimi Spor ve İzcilik Modülü Kullanım Kılavuzu Faaliyetlerle ilgili tüm işlemlerin yapıldığı ekranların bulunduğu bölümdür. 3.3.1 Faaliyet Bilgileri Faaliyet Bilgileri ekranına giriş yapıldığında, ilk gelen Faaliyet Arama ekranıdır. Burada branş, unvan, kategori, dönem ve faaliyetin türü kriterlerine göre arama yapılabilir. (bkz. Şekil:10) Faaliyet Arama ekranında, araç çubuğundaki yeni kayıt butonuna basıldığında Faaliyet Tanımlama ekranı açılır. Faaliyet bilgilerinin tanımlanması Okuliçi Beden Eğitimi Spor ve İzcilik Dairesi tarafından yapılacak bir işlemdir. Faaliyete ait genel bilgilerin, faaliyet sorumlularının, faaliyete başvuru yapılması ve faaliyetin onaylanması ile ilgili bilgilerin ve müsabaka illerinin belirlendiği ekrandır. İlçe ve İl Milli Eğitim Müdürlükleri nin bu ekran üzerinde sadece görme yetkisi vardır. (bkz. Şekil:11) Şekil:10- Faaliyet Bilgileri Sorgulama Ekranı Şekil:11- Faaliyet Bilgileri Tanımlama Ekranı 9
Faaliyet Tanımlama ekranında bazı alanlar sistem tarafından otomatik olarak doldurulmaktadır. Bu özel durumlar aşağıda belirtilmiştir: a) Faaliyet Unvanı alanı İl Elemeleri olarak seçildiğinde, Katılım Şekli otomatik olarak Doğrudan seçeneği seçili olarak gelir. b) Faaliyet Tarihi alanına faaliyetin yapılacağı tarih aralığı girildiğinde, Faaliyet Takvimi bölümü altındaki Son Başvuru Tarihi, Katılım Son Onay Tarihi ve Sonuç Son Bildirme Tarihi alanları Okuliçi Beden Eğitimi Spor ve İzcilik Dairesi tarafından belirtilmiş olan sürelerle hesaplanarak otomatik olarak doldurulur. 3.3.2 Alan Alt Alan Eşleme Alt alanı olan spor alanları(branşları) için yapılması gereken bir işlemdir. Bu ekranda hangi spor alanının hangi kategori ve cinsiyete göre hangi alt dallarının bulunduğunun belirlenmesi gerekmektedir. Bu işlem Okuliçi Beden Eğitimi Spor ve İzcilik Dairesi tarafından yapılacaktır. Kriterler seçilip Listele butonuna basıldığında sol tarafta Alt Dallar yazan kısımda seçili spor alanının tüm alt dalları sıralanır. Buradan seçili kategori ve cinsiyete göre olması gereken alt dallar tek tek seçilerek sağa ok tuşuyla sağ taraftaki alana geçirilir ve kaydet butonuna basılarak kaydedilir. (bkz. Şekil: 12) Şekil:12- Alan Alt Alan Eşleme Ekranı 3.3.3 Turnuva Bilgileri Turnuva Bilgileri ekranına giriş yapıldığında ilk gelen, faaliyeti arama ekranıdır. Burada faaliyetin dönemi, branşı, kategorisi, unvanı, türü ve bu faaliyet için daha önce turnuva organizasyonu yapılıp yapılmadığına göre arama yapılabilir. Sorgu sonucunda gelen faaliyet için turnuva organizasyonu düzenlenebilir. (bkz. Şekil:13) 10
Şekil:13- Turnuva Bilgileri Ekranı Arama kriterleri seçilerek Listele butonuna basıldığında, bu kriterlere uygun faaliyetler listelenir. (bkz. Şekil: 14) Şekil:14- Turnuva Organizasyonu Düzenlenecek Faaliyetin Seçilmesi Organizasyonu yapılacak faaliyet listeden seçildiğinde, seçili faaliyetin öncesinde ve sonrasında hangi faaliyetin yapılması gerektiği seçili faaliyet için faaliyet programı alanında seçilerek kaydedilir. (bkz. Şekil: 15) Şekil:15- Turnuva Organizasyonu Düzenlenecek Faaliyetin Programının Yapılması 11
Seçili faaliyet için önceki ve sonraki faaliyetler seçilip kaydedildiğinde, daha önce Lisans Bilgileri ekranında belirlenmiş faaliyet illerinde hangi takımların yarışacağının belirleneceği yani grupların oluşturulacağı panel açılır. (bkz. Şekil:16) Şekil:16- Turnuvanın Gruplarının Oluşturulması Faaliyet ili seçilerek solda Turnuva Organizasyonu adlı alanda çıkan illerden hangisinin birinci, ikinci, üçüncü, dördüncü ya da beşincisinin bu ildeki gruba dahil olacağı seçilerek sağa ok tuşuyla sağ taraftaki seçili takımlar arasına atılır. (bkz. Şekil: 17) Şekil:17- Turnuvanın Gruplarındaki Takımların Belirlenmesi 12
Bu işlemde yapılıp kaydet butonuna basıldığında seçili faaliyet için artık turnuva organizasyonu yapılmış olur. Arama ekranında bu faaliyet aranırken, Durumu Planlanmış olarak seçilerek aranmalıdır. 3.4 Müsabaka İşlemleri Yapılacak müsabakada görev alacakların bilgilerinin girildiği, müsabaka başvurusunun yapıldığı, başvurunun onaylandığı ve müsabaka sonuçlarının bildirildiği ekranların bulunduğu bölümdür. 3.4.1 Faaliyet Görevli Sağdaki menüden Faaliyet Görevli seçeneği seçildiğinde ilk gelen ekran Görevli Arama ekranıdır. Bu ekranda seçilen dönem, branş ve unvan kriterlerine göre Faaliyet Adı alanı dolacaktır. Bu alandan seçilen faaliyet için atanmış görevli var ise, görevliye ait bilgiler gelecektir. Eğer bu faaliyet için henüz görevli atanmamışsa, ekrana buna dair bir uyarı gelecektir. (bkz. Şekil: 18) Şekil:18- Faaliyet Görevlilerini Arama Ekranı Arama ekranında iken, araç çubuğundan yeni kayıt butonu seçilirse, Faaliyet Görevlileri Atama ekranı açılacaktır. (bkz. Şekil: 19) Şekil:19- Faaliyet Görevlilerini Atama Ekranı 13
Bu ekranda Personel Bilgileri ve Faaliyet Bilgileri olmak üzere iki bölüm vardır. Personel Bilgileri alanında bulunan Adı Soyadı, Görev Yeri, Unvanı/Görevi ve Branşı alanları Milli Eğitim Bakanlığı nda görevli personel için T.C. Kimlik Numarası girip, yanındaki arama butonuna ( ) basılarak MEBBIS sisteminin veritabanından getirilir. Faaliyetteki görevi otomatik bir alan değildir, seçilmelidir. Faaliyet Bilgileri bölümünde, Faaliyet Dönemi, Branşı ve Unvanı seçildiğinde, bu kriterlere göre Faaliyet Adı alanı dolar ve buradan seçim yapılır. Alanların tümü dolduğunda araç çubuğundan kaydet butonuna basılarak görevli bilgileri kaydedilir. (bkz. Şekil: 20) Şekil:20- Faaliyet Görevlilerinin Bilgilerinin Kaydedilmesi 3.4.2 Faaliyet Başvuru Faaliyet Başvuru ekranı, okulların hangi faaliyete başvuracaklarının tanımlandığı ekrandır. Burada Faaliyetin Dönemi, Branşı, Unvanı ve Türü seçildiğinde Faaliyet Adı alanı dolacaktır. İl ve İlçe alanları seçildiğinde de Kurumu dolacaktır. Buradan seçimler yapılır. (bkz. Şekil: 21) Şekil:21- Faaliyet Başvuru Ekranı 14
Durumu alanı Başvurusu Olmayan ve Başvurusu Girilen seçilebilir. Bu seçimlere göre Tüm Öğrencileri Listele butonuna basıldığında başvurusu olmayan veya başvurusu girilen okulun lisanslı sporcuları listelenir. (bkz. Şekil: 22) Şekil:22- Tüm Öğrencilerin Listelenmesi Listele ( ) butonuna basıldığında ise, başvuru yapmaya izin veren bir liste açılır. Burada seçilen sporcular için başvuru yapılmış olur. (bkz. Şekil: 23) Şekil:23- Başvuruda Bulunacak Öğrencilerin Seçilmesi 15
Öğrenciler seçilip, Giriş Yapan Personel alanı doldurularak Kaydet ( basıldığında, kurum faaliyet için başvuruda bulunmuş olur. ) butonuna 3.4.3 Başvuru Onay Okullar tarafından yapılan başvuruların Milli Eğitim Müdürlükleri tarafından onaylandığı ve tüm kullanıcıların onay bekleyen, onaylanan ve reddedilenleri sorgulayabildikleri ekrandır. (bkz. Şekil: 24) Şekil:24- Başvuru Onay Ekranı Başvurusu bulunup henüz onaylanmamış(onay bekleyen) okulların başvurusunda bulunan tüm sporcu öğrenciler burada listelenir. Onay verilmek istenen sporcular seçilir, Başvuru Durumu Onayla ya da Reddet olarak belirlenir, Onaylayan Personel alanı da doldurulur ve Kaydet ( basılarak onay işlemi tamamlanır. (bkz. Şekil: 25) ) butonuna Şekil:25- Başvuruyu Onaylama İşlemi 16
Onaylama işlemi henüz yapılmamış okullar sorgulama sırasında Onay Bekleyenler seçeneği seçildiğinde, onay işlemi yapılmış olanlar Onaylananlar seçeneği seçildiğinde ve onay verilmeyip reddedilenler Reddedilenler seçeneği seçildiğinde listelenir. 3.4.3 Faaliyet Sonuçları Faaliyet Sonuçları ekranına girildiğinde, sonuçların girilmesine ve sonuçların sorgulanmasına izin veren ekran gelir. Faaliyetin Dönemi, Türü, Branşı ve Unvanı seçildiğinde Faaliyetin Adı alanı dolar. Faaliyet adı ve Faaliyet ili seçildikten sonra işlem seçimi seçeneği Sonuçları Listele seçilirse, sonuçları girilmiş olan faaliyetler listelenir. Sonuç Girişi butonu seçilirse, sonuçların girilmesine izin veren ekran gelir. (bkz. Şekil: 26) Şekil:26- Faaliyet Sonuç Bildirim Ekranı Sırasıyla Faaliyet Bilgileri, Katılım Bilgileri panellerindeki bilgiler doldurulduktan sonra, seçili faaliyet için Faaliyet Sonuç Bilgileri paneli açılır. Sonuç Bilgileri panelinde, tanımlı her faaliyet için faaliyet sonuçları girilir. Faaliyetin ilk 5 derecesi için alan vardır. İşlem Bilgileri panelinde İşleyen Personel alanı da doldurularak Kaydet butonuna basılıp kayıt yapılır. (bkz. Şekil:27) Şekil:27- Sonuç Giriş İşlemi 17