6.DERS PROJENİN YÜRÜTÜLMESİ 1
1. PROJE YÖNETİMİ ARAÇ ve TEKNİKLERİ Proje yöneticilerinin proje akışını izleyebilmeleri ve projenin son durumunu belirleyebilmeleri için geliştirilmiş iki teknik vardır bunlar; PERT Program Evaluation and Review Technique CPM Critical Path Method 2
CPM, 1957 yılında Du Pont Şirketi çalışanı M.R. Walker tarafından kimyevi madde üreten fabrikaların inşaatlarını kontrol edebilmek için geliştirilmiştir. PERT ise yine 50 li yıllarda Amerikan Deniz Kuvvetleri ve Booz, Allen and Hamiton Danışmanlık Kuruluşu tarafından Polaris füzelerinin yapımını yönetebilmek için geliştirilmiştir. Bu teknik ile proje süresinin 18 ay kısaldığı gözlemlenmiştir. 3
1.1. Proje Değerlendirme ve Gözden Geçirme Tekniği (PERT) Bazı projelerde bütün aktivitelerin süreleri kesin olarak bilinemeyebilir. Süresi kesin olarak bilinmeyen aktivite, şebeke diyagramında kritik yol üzerinde değilse ve uzun bir gevşeklik zamanına sahipse süresi dikkate alınmayabilir. Ancak yine de kaynak dengeleme ve maliyet hesabı yapılamaz. 4
Böyle durumlarda belirsiz süreler ve olasılıkların hesaba katılabildiği PERT(Program Evaluation and Review Technique) tekniği kullanılır. PERT tekniği ile projenin programa göre yüzde kaç olasılıkla tamamlanabileceği de hesaplanabilir. Bu teknik uzun zamanlı, faaliyetleri bir çok şarta bağlı olan karışık yatırımlarda tercih edilmektedir. 5
1.1.1. Ağ Diyagramı PERT de aktiviteler, ağ diyagramı içerisinde ok şeklinde gösterilmektedir. Başlangıç ve bitişleri ise düğüm noktaları olarak kabul edilmektedir. Aşağıda basit bir PERT örneği verilmiştir. A t=16 1 2 C t=10 D t=9 B t=16 Aktiviteler büyük harflerle gösterilmiştir, süreleri ise t ile gösterilmiştir. 3 4 E t=8 F t=5 5 6
1.1.2. PERT Aşamaları; Aktivitelerin belirlenmesi :WBS in sınıflandırılması kullanılarak, projeye ait olan alt aktiviteler belirlenir. Bu aşama, aktivitelerin ağ yapısının ve sürelerinin belirlenmesi aşamalarının temelidir. Aktivite takip sıralarının belirlenmesi :Bazı aktivitelerin başlaması, diğer aktivitelerin tamamlanmasına bağlıdır. PERT ağının oluşturulması öncesinde, her bir aktivitenin öncülünün ve ardılının oluşturulması gereklidir. 7
Ağ Diyagramının çizilmesi: Aktiviteler ve takip sıraları belirlendikten sonra, PERT diyagramı çizilebilir. Aktivite tamamlanma sürelerinin belirlenmesi Aktivite tamamlanma süreleri, yapılacak işin miktarı ve daha önceki tecrübelerden elde edilen ekip verimleri değerleri yardımı ile belirlenir. Her bir aktivite için 3 zaman tahmini yapılmaktadır. İyimser Süre: Genelde aktivitenin tamamlanabileceği en kısa süredir. En Olası Süre: En yüksek olasılıkla aktivitenin tamamlanma süresidir. Beklenen süreden farklıdır. Kötümser Süre: Aktivitenin tamamlanabileceği en uzun süredir. 8
Kritik Yolun belirlenmesi :Kritik yol ağdaki en uzun zamanda tamamlanan yoldur. Projenin tamamlanma süresinde oluşacak varyans, kritik yol üzerindeki aktivitelerin varyanslarının toplanması ile elde edilmektedir. Elde edilen varyans değerleri ile projenin bitiş süresini belirli bir olasılıkla tahmin etmek mümkün olmaktadır. 9
2. Kritik Yol Metodu (Critical Path Method, CPM) Kritik Yol Metodu (Critical Path Method, CPM) ağ diyagramı oluşturulması ile başlar. Ağ diyagramının doğru bir şekilde hazırlanabilmesi için; hangi faaliyetler birbirinden bağımsızdır ve hangisi diğerinden önce veya sonra bitirilmelidir, hangileri paralel yapılabilir, belirlenmelidir. 10
2.1. CPM Diyagramı 11
2.2. CPM Aşamaları; Aktivitelerin belirlenmesi: WBS in sınıflandırılması kullanılarak, projeye ait olan alt aktiviteler belirlenir. Bu aşama, aktivitelerin ağ yapısının ve sürelerinin belirlenmesi aşamalarının temelidir. Aktivite takip sıralarının belirlenmesi :Bazı aktivitelerin başlaması, diğer aktivitelerin tamamlanmasına bağlıdır. CPM ağının oluşturulması öncesinde, her bir aktivitenin öncülünün ve ardılının oluşturulması gereklidir. 12
Ağ diyagramının çizilmesi: Aktiviteler ve takip sıraları belirlendikten sonra, CPM diyagramı çizilebilir. Aktivite tamamlanma sürelerinin belirlenmesi: Aktivite tamamlanma süreleri, yapılacak işin miktarı ve daha önceki tecrübelerden elde edilen ekip verimleri değerleri yardımı ile belirlenir. 13
Kritik Yolun belirlenmesi :CPM hesabında kritik yol, ağdaki en uzun zamanda tamamlanan yoldur. Bu yol üzerinde olan aktivitelerin geciktirilmesi, planlanandan daha uzun bir sürede tamamlanmasına sebep olmaktadır. Bu nedenle süre yönetimi aşamasında doğru analizlerin yapılması gerekmektedir. Proje ilerleme sürecinde CPM diyagramının güncellenmesi :Projenin ilerlemesi ile birlikte, aktivitelerin gerçek süreleri de ortaya çıkar. Bu aşamada yeni kritik yollar oluşabilir ve proje gerekliliklerine bağlı olarak düzenlemeler yapılması gerekebilir.. 14
2.3. CPM kullanımın Yararları Çalışmanın her aşamasında analitik bir sistemin kullanılması, Çalışmanın süresi ve maliyetini etkileyecek tüm faaliyetlerin belirlenmesi, Öngörülen faaliyetler için en ekonomik zaman tablosunun elde edilmesi, İş akışının zamana bağlı olarak kontrol altına alınması, Bir diyagramla faaliyetlerin kontrolünde kolaylık sağlanması, Projenin en uygun değere bitirilme zamanının hesaplanması, 15
Proje süresince en uygun personel ve araç seçimlerinin yapılabilmesi, Alternatif çözümlerin hızlı üretilebilmesi, En basit faaliyetlerin proje üzerindeki etkilerinin gözlenebilmesi, Çalışmalar sırasında terslik çıkarabilecek gelişmelerin mantıklı ve ölçülebilir değerlerle hesaplanması imkânının sağlanması, Maliyet ve finans değerlerinde rasyonellik sağlanması, İş değişimlerinin süre ve maliyet hesaplarının yapılabilmesi. Gibi faydalar sağlar. 16
3. PERT ve CPM Tekniklerinin Ortak Özellikleri Projenin ve tüm temel faaliyet ve işlemlerin tanımlanması, Faaliyetler ve işlemler arasındaki ilişkilerin belirlenmesi ve önceliklerin ortaya çıkarılması, Tüm faaliyetleri içeren proje ağının çizilmesi, Her bir aktivite için tamamlama zamanının belirlenmesi, Başlangıçtan sonuca en uzun yolu belirleyerek, bunun Kritik Yol olarak adlandırılması, Eldeki proje ağının planlanması, çizgelenmesi, izlenmesi, kontrolü ve değerlendirilmesi için kullanılması. 17
4. PERT ve CPM Tekniklerinin Arasındaki Farklar Bu iki teknik, kullandıkları terminoloji ve ağın kurulması sırasında farklılıklar gösterseler de, amaçları ve analiz yöntemleri aynıdır. PERT her faaliyet alanı için üç ayrı zaman tahmini kullanırken, CPM faaliyetlerin zamanlarının sabit ve hesaplanmış olduğunu kabul eder. İki yöntemdeki en büyük fark PERT yaklaşımında aktivite sürelerindeki istatistiksel öngörüştür. CPM aktivite sürelerinin bunlara ayrılan kaynaklara bağlı olduğunu ve benzer projelerdeki deneyim ile bulunabileceğini varsayar. 18
5. PERT ve CPM Teknikleri İle Yanıtlanan Sorular Projenin tamamı ne zaman sonuçlanacaktır? Projedeki kritik işlemler ve aktiviteler hangileridir? Süresinde küçük sapmalar olmasına rağmen projenin bitiş süresini etkilemeyecek işlemler ve faaliyetler hangileridir? Projenin belirlenen bu tarihte bitme olasılığı nedir? Herhangi bir günde proje kontrol altında mıdır? 19
6. Tekniklerde Kullanılan Termonojiler Kritik Aktivite (Faaliyet) : Zamanlamasındaki herhangi bir gecikmenin tüm projenin bitişini geciktirecek aktivite Kritik olmayan aktivite : Zamanlamasındaki bir miktar gecikmenin projenin tamamlama süresini etkilemeyen aktivite Aktivite süresi : Bir aktiviteyi tamamlayabilmek için gerekli süre Kritik yol : Herhangi birisindeki gecikmenin tüm projeyi geciktireceği birbirine bağlı aktiviteler dizisi 20
En Erken Başlangıç Zamanı : Bir aktiviteye, öncelik ilişkisi doğrultusunda başlanabilecek en erken süre En Geç Başlangıç Zamanı : Bir aktiviteye, tüm projeyi geciktirmeden başlanabilecek en geç süre En Erken Sonlama Zamanı : Bir aktivitenin sonlanabileceği en erken süre En Geç Sonlama Zamanı : Bir aktivitenin, projeyi geciktirmeden sonlanabileceği en geç süre. Aktivite Serbestliği (AS) : Bir faaliyetin zamanlamasındaki gecikebilme serbestliğidir. 21
7. Gantt Şeması (Çizelgeleri) Sık kullanılan proje programlama yaklaşımlarından biri gantt şemasıdır. Gantt çizelgesi, Henry Gantt tarafından proje bilgilerini ve ilerleyişini gösterme aracı olarak, 1915 yılında geliştirilmiştir. Gantt Şeması, sınıflanmış iş listesindeki her işin başlangıcını, bitişini ve süresini gösterir. Faaliyetler üstten alta, zamanlar ise soldan sağa doğru sıralanır. Gantt şemalarında zaman çizgisi boyunca her proje aktivitesi için yatay barlar çizilir. Daha önceleri gantt şeması, işler arasındaki ilişkileri gösteremediği için, kritik yolu çıkartamıyordu. 22
Bilgisayar kullanımı ile beraber, bu zorluk aşılmıştır. Büyük projelerde WBS programı, gantt şemalarının oluşturulmasından önce tanımlanmakta ve yol gösterici olmaktadır. Daha küçük hacimli projelerde ise Gantt şeması kendisi proje planlamasında kullanılmakta, WBS kullanımına gerek kalmamaktadır. 23
7.1. Gantt Şeması (Çizelgeleri) Örneği Aktivite Süre Ocak Şubat Mart Nisan Mayıs Haziran Ağustos Akt1 3 gün X Akt2 6 gün X Akt3 7 gün X X X Akt4 9 gün X Akt5 2 gün X 24
Örnekte de görüldüğü gibi, gantt şemalarının anlaşılması ve hazırlanması oldukça kolaydır. Bu şemalar herhangi bir zamanda hangi aktivitenin gerçekleştirilmesi gerektiğini günlük olarak gösterebilir. Bu gösterimden dolayı gerektiğinde düzeltici önlemlerin alınabilmesine imkan sağlar. Gantt Şeması'nın avantajı çok çabuk hazırlanabilmesidir. Karmaşık olmayan projelerde bu tip programlama şemaları yalnız başlarına kullanılabilir. 25
7.2. Gantt Şeması (Çizelgeleri) Faydaları Gantt şemaları yöneticilere aşagıdaki faydaları sağlar; Bütün aktivitelerin planlanması, Bunların performans sıralarının dikkate alınması, Her bir aktivenin ilerlemesinin izlenmesi, Aktivite zamanlarının tahmin edilip kaydedilmesi, Bütün proje için gereken zamanın ortaya çıkarılması, Problemli alanların açığa çıkarılması. 26
8. Ara Hedef (Milestone) çizelgeleri Gannt tan tek farkı bilginin gösterim şeklidir. Ara hedefler proje içindeki özel noktaları ve aşılmış işleri gösteren işarettir. Bu işaretler süre ve kaynak göstermez, ara hedeflerdir. Bir gant şemasındaki, birkaç ara hedef tanımlanarak projenin izlenmesine yarar sağlaması önerilir. 27
Gannt ve Milistone çizelgesi Örneği 28
9. DEĞERLENDİRME TOPLANTILARI Projenin belirli aşamalarında; Projenin seyrini gözden geçirmek, Projenin temel hedeflerine ulaşması için önlemler belirlemek, Proje kapsamındaki faaliyetlerin eş güdümünü sağlamak, Proje ile ilgili kilit personeli bir araya getirmek ve geniş bakış açısıyla projenin ele alınmasını sağlamak, 29
Yapılacak değerlendirmeler ışığında, saptanmış sorunları gidermek, Proje planında ön görülen zamanlamaya uyulmasını sağlamak, Projede gerekebilecek değişiklikleri saptamak ve yaptırımını kontrol etmek için değerlendirme toplantıları yapılır. 30
10. DEĞİŞİKLİK KONROL SİSTEMİ Değişiklik isteği açık olarak tanımlanmalı ve dayandığı nedenler belgelenmelidir, Söz konusu değişikliğin proje çıktılarına muhtemel etkileri incelenmelidir, Değişiklik isteği proje ile ilgili tüm tarafların yetkilileri tarafından onaylanmalıdır, 31
Onaylanan tüm değişiklikler proje alanına eksiksiz olarak aktarılarak projenin bütünlüğü korunmalıdır, Eğer projenin en son çıktısı olan üzerinde bir değişiklik yapılmışsa bu değişiklikler projenin tüm aşamalarına da yansıtılmalıdır, Değişikliklerin maliyet,risk, kalite ve personel unsurları üzerindeki etkisi göz önüne alınmalıdır. Bu işlevleri yerine getirmek proje yöneticisinin görevi olup, değişiklik isteklerini onaylamak ya da reddetmekten sorumlu bir DEĞİŞİKLİK KURULU olması tavsiye edilir. 32
11. RİSK YÖNETİMİ Daha önce belirtilen risk analizi yapıldıktan sonra, riskin arttığı yerde pozisyonu korumak ya da iyileştirmek için çaba gerekmektedir. Çünkü riskler, proje gidişatını ters yönde etkileyerek planı aksatabilir ve proje ürününü etkileyebilir. Risk yönetimi bu durumların tanımlanmasını, değerlendirilmesini, önlemek ya da etkisini azaltmak yönünde gerekli denetimlerin uygulanmasını ve alternatiflerin planlanmasını içerir. 33
11.1. RİSK YÖNETİMİ ARAÇ ve TEKNİKLERİ Fikir Yaratma Araçları Uzmanlarla görüşme Anket düzenleme Grup içi beyin Jimnastiği Eş Güdüm Araçları Planların gözden geçirilmesi Teknik Spesifikasyonları okuma Ekip Toplantıları 34
İnsan Yönetim Araçları Ekip oluşturma becerileri Zaman Yönetimi İlişki kurma becerileri Yargı Karar Verme Araçları Olasılık Kavramları Yaşam Döngüsü maliyet analizi Uzman yazılımlar Karlılık Ölçümleri 35
Planlama Araçları Gantt çizelgesi Pert Çizelgesi Kritik Yol yönetimi (CPM) Ara hedef (Milestone) çizelgesi 36
Risk Yönetiminde yedi Adım 37
12. PROJE DOSYASI BULUNMASI GEREKENLER Proje başlatma belgesi, Sözleşme, Proje planı, (Sınıflandırılmış İş Listesi, Proje zamanlaması - Gantt ve Pert çizgeleri, Proje bütçesi ) Risk yönetim planı, Sistem tanımı, Sistem tasarımı, 38