İÜ İŞLETME FAKÜLTESİ

Transkript

1 İÜ İŞLETME FAKÜLTESİ PROJE YÖNETİMİNDE MALİYET PLANLAMA ve PERFORMANS EV- BCWP Kazanılmış Değer Analizi Prof. Dr. Erdal BALABAN 1

2 Proje Yaşam Eğrisi Sarfedilen emek Zaman Proje Geliştirme Başlatma ve Planlama Uygulama, İzleme ve Kontrol Projeyi Kapatma 2

3 Proje Yaşam Eğrisi Aşamaları : Proje Geliştirme : İhtiyaç analizi, kavramsal tasarım, proje önerisi (teknik, yönetim, maliyet yönünden), projeyi değerlendir, karar ver ve sözleşme yap Başlatma ve Planlama : Projeyi Tanımla(amaç ve hedefleri belirle, aşamaları, bütçesi, varsayımları, kısıtları,riskleri Proje yöneticisini seç, proje takımını kur, sorumlulukları tanımla, organizasyon yapısını belirle, iletişim planını belirle Detaylı iş kırılım yapısı(wbs- Work Breakdown Structure) oluştur Planlama tekniklerini(gantt, CPM, PERT, GERT...) kullan Kaynak ata, bütçe oluştur Uygulama, İzleme ve Kontrol : Veri topla (Gerçekleşen maliyetler, Gerçekleşen tamamlanma yüzdeleri) Ölçüm yap, kazanılmış değer analizi yap, proje hedeflerini kontrol et Problemleri sapta ve önlemler al Projeyi Kapatma : Son değerlendirmeyi yap, deneyimlerden dersler çıkar Dökümantasyon, rapor hazırla Kapanış partisi yap 3

4 Proje Yönetim Süreci : Başlat Planla Kontrol Uygula/Yürüt Kapat 4

5 Bilişim Teknolojisi Projelerinde Başarı : Proje Yönetimi'nin mali boyutu ile ilgili GARTNER tarafından yapılan bir araştırma sonuçlarına göre: Dünyada uygulanan bilişim teknolojileri (BT) projelerinin yalnızca %26'sı başarılı. İptal edilen projeler için yılda 75 milyar USD, geç bitenler için 22 milyar USD ek maliyet ortaya çıkıyor. Kurumsal proje yönetimi uygulayan şirketler %50 maliyet avantajı yakalıyor. Projelerin %30'u asla başarıya ulaşamıyor. Projelerin %51'i bütçelerini %189 aşıyor. 5

6 Başarının Anahtarı : Kazanılmış Değer Analizi (EV:Earned Value) Nedir? Sabit bir bütçesi ve süresi olan bir projenin, Bütçe limitleri içinde yapılmakta olup olmadığını, Planlanan programa uygun ilerleyip ilerlemediği, Bu gidişle projenin ne zaman ve ne kadar maliyetle bitirilebileceğini önceden haber vererek, proje bitiminde farklı bir durumla karşılaşmayı önleyen bir proje performans ölçüm ve analiz sistemidir. 6

7 Kazanılmış Değer Analizi : Kullanım Amaçları Tüketicilerin projenin gidişatını izleyebilmeleri ve kontrol edebilmeleri, Projeyi satın alanların (işveren kurum/kuruluş) projenin gidişatını izleyebilmeleri ve kontrol edebilmeleri, Proje yöneticisinin projeden sorumlu kişilerin çalışmalarını izleyebilmeleri ve kontrol edebilmeleri, 7

8 İş Kırılım Yapısı(WBS) Üzerinde Maliyet Planlaması : Maliyet Planının Hazırlanması Proje $600,000 İhtiyaren $20,000 $100,000 $40,000 $60,000 $140,000 $30,000 $50,000 $100,000 $60,000 8

9 Örnek Proje : Yazılım geliştirme projemiz Tasarım, Yapım(kod yazma), Kurulum ve Test olmak üzere 3 Faaliyetten oluşuyor. Yazılım Geliştirme Projesi 100,000 TL Tasarım Yapım Kurulum ve Test 24,000 TL (Kod yazma) 16,000 TL 60,000 TL İş Kırılım Yapısı (Work Breakdown Structure) 9

10 Örnek Projenin Ağ Diyagramı : Yapım Tasarım Kurulum ve Test Kutu Üzerinde Ağ Diyagramı ID Task Name Start Finish Late Start Late Finish Free Slack Total Slack 28 Mar '05 04 Apr '05 W T F S S M T W T 1 Yazılım Geliştirme Projesi Fri Thu Fri Thu wks 0 wks 2 Tasarım Fri Thu Fri Thu wks 0 wks 3 Kod Yazma Fri Thu Fri Thu wks 0 wks 4 Kurulum ve Test Fri Thu Fri Thu wks 0 wks 10

11 Kazanılmış Değer Analizinde Kısaltılmış Terimler: TBC (Total Budgeted Cost) Toplam Bütçelenen Maliyet BCWS (Budgeted Cost Work Scheduled) - Programlanan İşin Bütçelenen Maliyeti ACWP (Actual Cost Work Performed)- Yapılan İşin Gerçekleşen Maliyeti POC (Percentage of Completion)- Tamamlanma Yüzdesi BCWP (Budgeted Cost Work Performed) Yapılan İşin Bütçelenen Maliyeti EV(Earned Value) - Kazanılmış Değer CV (Cost Variance)- Maliyet Varyansı SV (Schedule Variance) Program Varyansı CPI (Cost Performance Index)- Maliyet Performans Endeksi. SPI (Schedule Performance Index)- Program Performans Endeksi. CSI (Cost Schedule Index) Maliyet Program Endksi ETC (Estimate to Complete)- Kalan İşin Tahmini Bitirilme Maliyeti EAC (Estimate at Completion)- Tamamlanmadaki Tahmini Maliyet Bitiş Maliyeti VAC (Variance at Comletion)- Tamamlanmadaki Maliyet Varyansı TCPI (To Complete Performans Index)- Kalan İşin Başarı Endeksi 11

12 Bütçenin Zaman Periyoduna Dağılımı : BCWS - Programlanan İşin Bütçelenen Maliyeti Her faaliyete ayrılan TBC(Total Budgeted Cost) zamana yayılarak kümülatif bütçelenen maliyet hesaplanır. Hafta TBC Tasarım Yapım Kurulum ve Test Toplam Kümülatif

13 Gerçekleşen Maliyetlerin Zaman Periyodunda Dağıtımı : ACWP Yapılan İşin Gerçekleşen Maliyeti Gerçekleşen maliyet bilgileri toplanarak kümülatif gerçekleşen maliyetler tablosu oluşturulur. Hafta TBC Tasarım Yapım Kurulum ve Test 0 Toplam Kümülatif

14 Bütçe ve Gerçek Maliyet Değerlerinin Karşılaştırılması : 120 Küm ülatif Maliyet (Bin YTL) ,000 $ Maliyet Aşımı BCWS ACWP Hafta 14

15 Yapılan İşin Değeri Olarak Kazanılan Değer : BCWP(Yapılan işin Bütçelenen Maliyeti (veya EV- Kazanılan Değer) = POC * BCWS İşlerin ne kadarlık bir kısmının tamamlandığına ilişkin bilgi toplanarak kümülatif kazanım değerleri tablosu hazırlanır. BCWP(veya EV) =Tamamlanma Yüzdesi *(BCWS) Tasarım Yapım Kurulum ve Test Hafta TBC (%10) (%25) (%80) (%90) (%100) (%100) (%100) (%100) (%5) (%15) (%25) (%40) (%50) 16 Kümülatif

16 Bütçe, Gerçekleşen Maliyetler ve Kazanılan Değer Karşılaştırması : Hafta Rapor Periyodu: Kü m ü latif M aliyet (Bin $ ) BCWS ACWP BCWP Hafta 16

17 Ayrılan Bütçe- Gerçekleşen Maliyet ve Kazanılan Değer : BCWS, ACWP, BCWP(veya EV) 8 haftada tamamlanması gereken faaliyetlere 64,000 TL (BCWS) bütçe ayrılmıştı. 8.nci hafta sonunda gerçekte 68,000 TL (ACWP) harcandı. 8.nci hafta sonunda tamamlanan faaliyetlerin kazanılmış değeri ise 54,000 TL (BCWP) oldu % BCWS ACWP BCWP

18 Maliyet Varyansı (CV) : CV (Cost Variance) = BCWP - ACWP Maliyet Varyansı = Kümülatif Kazanılmış Değer - Kümülatif Gerçekleşen Maliyet Örneğimizde; CV = 54,000-68,000 = -14,000 TL < 0 Düzeltici Faaliyetlere İhtiyaç Vardır! 18

19 Program Varyansı : SV (Shedule Variance) = BCWP BCWS SV = 54,000 64,000 = -10,000 TL 19

20 Maliyet Performans Endeksi (CPI) : CPI = BCWP / ACWP Maliyet Performans Endeksi = Kümülatif Kazanılmış Değer / Kümülatif Gerçekleşen Maliyet Örnekte; CPI = 54,000 / 68,000 = < 1 Düzeltici Faaliyetlere İhtiyaç Vardır! CPI endeksindeki trendlerin de sıkı bir şekilde kontrol edilmesi gerekmektedir. CPI sürekli azalmaya devam ediyorsa acil önlemlerin alınması için harekete geçilmelidir. 20

21 Program Performans Endeksi : SPI = BCWP / BCWS SPI = 54,000 / 64,000 = 0,84 21

22 Maliyet Program Endeksi : CSI (Cost Schedule Index) = CPI * SPI CSI (Cost Schedule Index) = 0,79*0,84 = 0,66 22

23 Projenin Geleceğe Dönük Değerlerin Belirlenmesi: ETC (Estimate to Complete) Tahmini Bitirilme Maliyeti = (BAC BCWP)/CPI ETC = (100,000 54,000) / 0,7941 = 57,927 TL 23

24 Tahmini Bitiş Maliyeti : Yöntem 1: EAC(Estimate at Complete) = BAC / CPI Tamamlanma Anında Maliyet Tahmini = Toplam Bütçelenen Maliyet / Maliyet Performans Endeksi EAC = 100,000 / = 125,927 TL Yöntem 2: EAC = ACWP + (BAC BCWP) Tamamlanma Anında Maliyet Tahmini = Kümülatif Gerçekleşen Maliyet + (Toplam Bütçelenen Maliyet Kümülatif Kazanılmış Değer) EAC = 68,000 + (100,000-54,000)= 114,000 TL Yöntem 3: EAC = ACWP + ETC= ACWP + (BAC BCWP)/CPI Tamamlanma Anında Maliyet Tahmini = Kümülatif Gerçekleşen Maliyet + (Toplam Bütçelenen Maliyet Kümülatif Kazanılmış Değer) / (Maliyet Performans Endeksi) EAC = 68,000 + (100,000-54,000)/0,7941 = 125,927 TL Düzeltici Faaliyetlere her üç yöntem sonucuna göre İhtiyaç Vardır!!! 24

25 Kalan İşin Tamamlanma Performans Endeksi : TCPI = (BAC BCWP) / (EAC ACWP) Kalan İşin Tamamlanma Performans Endeksi = (Toplam Bütçelenen Maliyet Kümülatif Kazanılmış Değer) / (Tamamlanma Anında Maliyet Tahmini Kümülatif Gerçekleşen Maliyet) TCPI = (100,000-54,000) / (100,000-68,000) = 1,44 Kalan işin bütçelenen maliyet ile bitirilebilmesi için kalan işleri ne kadarlık bir performans ile yapması gerektiğini açıklamaktadır. 25

26 Tamamlanma Anında Projenin Maliyet Varyansı : VAC = EAC - BAC Tamamlanma Anında Maliyet Varyansı = Tamamlanma Anında Maliyet Tahmini - Toplam Bütçelenen Maliyet Örnekte; VAC = 126, ,000 = 26,582 TL 26

27 Uygulama : Kazanılmış Değer Raporu (MS Project *) Yazılım Geliştirme Projesi İş Kırılım Yapısı (WBS Uygulaması) Yazılım Geliştirme Projesi (MS Project Uygulaması) 27

28 Son Söz İki ölç bir yap! Teşekkürler... 28