Yazı İşleri Müdürlüğü 01.01.2009 31.12.2009 Dönemleri Arası Faaliyet Raporu Açıklama Sayfa No BİRİM YÖNETİCİSİ (MÜDÜR) SUNUŞ 2 I. GENEL BİLGİLER 2 A- Misyon ve Vizyon 2 B- Görev Yetki ve Sorumluluklar 3 1- Belediye Meclisi 3 2- Belediye Encümeni 4 3-Asker Aile Yardımı 4 4- Genel Evrak Servisi 4 5- Evlendirme Memurluğu 5 6- Başbakanlık İletişim Merkezi (BİMER) 5 7- Genel İdari Hizmetler 5 C- İdareye İlişkin Bilgiler 6 1- Fiziksel Yapı 6 a) Hizmet Araçları 6 b) Hizmet Birimi 6 2- Örgüt Yapısı 6 a) Müdür 6 b) Organize Şeması 7 3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar 7 4- İnsan Kaynakları 8 5- Sunulan Hizmetler 8 II. MAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER 9 A. Mali Bilgiler 9 B. Performans Bilgileri 10 1. Faaliyet ve Proje Bilgileri 10 a) Belediye Meclisi 10 b) Belediye Encümeni 11 c) Asker Aile Yardımı 12 d) Genel Evrak 13 e) Evlendirme Memurluğu 14 f) Başbakanlık İletişim Merkezi (BİMER) 16 III. KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ 17 A. Üstünlükler 17 B. Zayıflıklar 17 C. Değerlendirme 17 IV. ÖNERİ VE TEDBİRLER 18 V. İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI 19 1
BİRİM YÖNETİCİSİ (MÜDÜR) SUNUŞU Müdürlüğümüz, 5747 Sayılı Kanunla Kurulan Çekmeköy İlçesinin, 22.02.2007 tarih ve 26442 sayılı resmi gazetede yayımlanan Norm Kadro İlke ve Standartları yönetmelik hükümleri gereğince kurulmuş olup, Belediye Başkan Yardımcısı Şenol ÇETİN e bağlı olarak görev yapmaktadır. 5393 Sayılı Belediye ve 5216 Sayılı Büyükşehir Belediye Kanunları ile 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, Ülkemizdeki Belediyelerde olduğu gibi Belediyemizde de Soysal Belediyecilik yolunda hizmetlerin çağdaş, kaliteli ve hızlı verilmesi açısından performansımızı arttırmıştır. Müdürlüğümüz; İnsan öğesinin en değerli varlık olduğu bilinci ile Çekmeköy halkının mutluluğunu esas alarak hizmet kusursuzluğunu yakalamak için; saydam, katılımcı ve özveriyle hizmet vermektedir. 5393 Sayılı Belediye Kanunun 56. Maddesi, 17.03.2006 Tarih ve 26111 Sayılı Resmi Gazetede yayınlanan Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkındaki Yönetmelik uyarınca Müdürlüğümüze ait 2009 yılı faaliyet raporu aşağıdaki gibidir. I. GENEL BİLGİLER A. Misyon ve Vizyon Misyonumuz; Kanun ve Yönetmeliklerle belirlenen tüm görevleri; hızlı, kaliteli ve şeffaflık ilkeleri çerçevesinde yürütmek, Değişen yeni mevzuatları takip ederek, bu konuda ilgili personelleri bilgilendirmek ve performansını yükseltmektir. Açıklama; İlçemize daha iyi bir hizmet verebilmek için Belediyemizin vizyonuna olumlu katkılar sağlamak amacıyla iş ve işlemlerinin kalitesinden ödün vermeden en üst düzeye yükseltmek, konularında uzman, kaliteli ve eğitimli personeller yetiştirebilmeyi amaçlamaktadır. Vizyonumuz; Kanun ve Yönetmelikler çerçevesinde her türlü kurumsal yapılanmasını tamamlamış, gelişmeye, verimliliğe, teknolojik ve ilmi gelişmelere açık anlayışı benimseyen, çalışma prensibine değer veren ve yaptığı çalışmalarla örnek teşkil eden bir müdürlük olmaktır. Açıklama; Bu amaca ulaşabilmek için; Yüksek nitelikli, eğitimli personellerin çalıştığı ve sürekli iyileştirme sağlayan, teknolojik altyapıyı etkin ve verimli kullanan, öncü ve örnek bir birim olmak için çalışmaktadır. 2
B. Görev, Yetki ve Sorumluluklar Yazı İşleri Müdürlüğümüzün ilişkili oldu; Yasa, Kanun Hükmünde Kararname, Tüzük ve Yönetmelikler çerçevesinde görevlerini yerine getirmektedir. Yazı ĠĢleri Müdürlüğünün görevlerini yerine getirirken kullandığı baģlıca önemli Kanunlar 5393 Sayılı Belediye Kanunu 5216 Sayılı BüyükĢehir Belediyesi Kanunu 4734 Sayılı Kamu Ġhale Kanunu 4735 Sayılı Kamu Ġhale SözleĢmeleri Kanunu 4109 Sayılı Asker Ailelerinden Muhtaç Olanlara Yardım Hakkında Kanun 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu 5747 Sayılı BüyükĢehir Belediyesi Sınırları Ġçerisinde Ġlçe Kurulması ve Bazı Kanunlarda DeğiĢiklik Yapılması 4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu 4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu 4721 Sayılı Türk Medeni Kanunun Evlendirme Yönetmeliği 1. Belediye Meclisi 1. Belediye Meclisinde görüşülmesi gereken ve Yazı İşleri Müdürlüğü nden çıkması gereken teklifler için gerekli evraklar temin edildikten sonra Belediye Meclisinde görüşülmesi için Başkanlık Makamından onay almak. 2. Yazı işleri Müdürlüğü ve diğer Müdürlüklerden gelen teklifleri tasnif ederek Meclis gündemini oluşturmak. 3. Hazırlanan gündem Başkanlığın da onayı alındıktan sonra Meclis üyelerine iadeli taahhütlü posta yoluyla tebliğ edilirken, herhangi bir aksaklığın olmaması için Meclis toplantı gününden bir hafta önce tüm üyelere SMS göndermek. 4. Meclis toplantısında Yazı İşleri Müdürü ve bir personeli hazır bulunarak, hem toplantı tutanağını tutmak hem de toplantının tamamını ses kayıt cihazları ile kasete çekmek. 5. Toplantı sonrasında aynı gün elle yazılan toplantı tutanağı bilgisayar ortamına aktarıldıktan sonra çıktısını almak ve Meclis Başkanı ile Divan Katiplerine imzalatmak. 6. Belediye Meclisinde alınan kararlar doğrultusunda İhtisas Komisyonlarına havale edilen konuların takibini yapmak ve akabinde Müdürlüğümüze gelen Komisyon raporlarını bilgisayar ortamına aktararak bir sonraki oturuma hazır hale getirmek. 7. Yazılan Meclis kararlarını ekli evrakları ile birlikte onaylanması için konularına göre Çekmeköy Kaymakamlığı ile İstanbul Büyükşehir Belediye Başkanlığına göndermek. 8. Onaylanan kararların uygulamaya geçirilmesi için diğer birimlere tebliğini yapmak. 9. Her ayın 15. gününde Meclis ve İhtisas Komisyonları Huzur haklarının üyelere ödenebilmesi için Mali Hizmetler Müdürlüğüne tahakkukta bulunmak. 3
2. Belediye Encümeni 1. Encümende görüşülmesi gereken ve Yazı İşleri Müdürlüğü nü ilgilendiren konular için gerekli evraklar temin edildikten sonra Belediye Encümeninde görüşülmesi için Başkanlık Makamından onay almak. 2. Diğer birimlerden gelen teklifleri karara bağlanması için Encümene sunmak. 3. Encümenin daha derin bilgiye ihtiyaç duyması halinde Müdürlüklerden üst yazı ile ek bilgi talebinde bulunmak 4. Encümende görüşülen dosyaların kararlarını yazıp imzaya sunmak. 5. İmzaları tamamlanan Encümen kararların üst yazılarını yazıp en kısa sürede ilgili birimlere tebligatını yapmak. 6. Çıkan Encümen Kararlarını, Encümen karar defterine el yazısı ile bire bir aktarmak. 7. Her ayın 15. gününde Encümen Huzur haklarının üyelere ödenebilmesi için Mali Hizmetler Müdürlüğüne tahakkukta bulunmak. 3. Asker Aile Yardımı 1. Asker Aile Yardımı için Belediyemize gelen başvuruları kabul ederek, müracaat kabul defterine kayıtlarını yapmak. 2. Asker ailesi hakkında yeterli bilgiye ulaşabilmek için; Tapu Sicil Müdürlüğü, Nüfus Müdürlüğü ve Askerlik Şubesi Başkanlığı ile gerekli yazışmaları yapmak. 3. Yazışmaları tamamlanan askerin hakkında tahkikat yapılması için Zabıta Müdürlüğünce mahallince inceleme yapılmasının sağlanması. 4. Dosyası tamamlanan asker ailesinin maaşa bağlanıp bağlanamayacağı hususunda karar alınması için Başkanlıktan onay alınarak Encümene sunmak. 5. Kabul gören dosyaları ödeme dosyasının hazırlanması için Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek, reddedilen dosyaları da Yazı işleri Müdürlüğü arşivinde kaldırmak. 4. Genel Evrak Servisi 1. Belediyemize Resmi Kurumlardan, Vatandaştan ve Tüzel Kişilerden gelen her türlü resmi yazı, dilekçe ve evrakı Kurum Amirlerinden havale alındıktan sonra elektronik ortamda kaydını yaparak ilgili servis ve müdürlüklere zimmet ile tebliği yapmak. 2. Gelen yazıların gerek Yazı İşleri Müdürlüğünce, gerekse diğer Müdürlüklerce cevabı yazıldıktan sonra yine Genel Evrak Servisimizce çıkış kaydının vermek. 3. Çıkış kaydı verilen evrak şehir içinde bir yere gönderilecekse kurye ile teslimatının yapılmasını sağlamak. Eğer şehir dışında ise zarflama işlemini tamamlayıp aynı gün içinde iadeli postaya vermek. 4. Resmi Kurumlarca Belediyemize gönderilen günlü yazıların giriş kaydı yapıldıktan sonra, herhangi bir gecikmeye ve tekide mahal vermeden zamanında cevap verilmesi için gerekli takibi yapmak. 5. Belediyemize ilk defa dilekçe veren Vatandaş veya Firmaların kimlik, adres, telefon ve vergi kimlik bilgilerini Belediyemizin bilgi bankasına kaydetmek suretiyle sicil numarası verilir. Aynı vatandaş veya Firmanın tekrar Kurumumuza başvurması halinde bu sicil numarası sayesinde eskiye yönelik işlemlerinin takibini yapmak. 6. Son çıkan genelge - tamim, yönetmelik, kanun ve tüzükleri güncel olarak internet üzerinden takibini yaparak, Kurumumuzu ilgilendiren kısımların çıktısını alarak bilgi bankamıza aktarılmasını sağlamak. 4
5. Evlendirme Memurluğu 4721 Sayılı Türk Medeni Kanunun ve Evlendirme Yönetmeliği gereğince Evlilik işlemleri için yapılan iş ve işlemler aşağıda belirtildiği şekildedir. 1. Evlenmek üzere Memurluğumuza başvuran çiftlerin başvurularını kabul edip, nikah için gün vermek. 2. Nikâhlarını başka bir kurumda kıydırmak isteyen vatandaşlara evlenme izin belgesi düzenlemek. 3. Nikâh akitleri gerçekleştirilecek vatandaşları Evlenme Kütüğüne işlemek, uluslararası aile cüzdanı düzenlemek ve verilen günde nikâhlarını kıymak. 4. Gerçekleştirilen nikâhların Mernislerini düzenleyerek 10 gün içinde İlçe Nüfus Müdürlüğüne bildirmek. 5. Evlendikten sonra kendi soyadını kullanmak isteyen bayanlara dilekçe hazırlama ve gerekli işlemlerini tamamlamak. 6. Talepleri doğrultusunda; düğün salonu, otel, kültür merkezi gibi yerlere memur görevlendirmek suretiyle nikâh hizmetini vatandaşın ayağına kadar götürmek. 7. Her ayın son haftasında evlenen çiftlerin adı, soyadı, telefon ve adres bilgileri toplanarak rapor haline bilgilerin toplanması. 6. Başbakanlık İletişim Merkezi (BİMER) Doğrudan Başbakanlık Başbakanlık İletişim Merkezi; BİMER, bilişim ve iletişim teknolojileri kullanılarak hayata geçirilen bir halkla ilişkiler uygulamasıdır. BİMER ile oluşturulan sistem sayesinde vatandaş ile devlet arasındaki iletişim kanallarının tümü açık tutularak müracaatların her zaman ve her yerden yapılabilmesinin yanı sıra, müracaatlara, cevapların daha hızlı, etkin ve ekonomik bir şekilde verilebilmesine imkân sağlanmıştır. 7. Genel İdari Hizmetler 1) Belediyemize gelen posta iletilerini teslim almak ve ilgili birimlere tebliğ etmek. 2) Kurum içi veya dışında verilecek olan seminer, eğitim ve buna benzer etkinliklerin gerçekleşebilmesi için gereken İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğüne teklifte bulunma. 5
C. İdareye İlişkin Bilgiler 1. Fiziksel Yapı Yazı İşleri Müdürlüğü Çekmeköy Belediyesi Alemdağ Ek Hizmet Binasın Başkanlık katında hizmetlerini gerçekleştirmektedir. a) Hizmet Araçları Müdürlüğümüz hizmetlerini Destek Hizmetleri Müdürlüğümüz tarafından tahsis edilen 3 araçla sürdürmektedir. HİZMET ARAÇLARI TABLOSU Aracın Cinsi Mülkiyet Durumu Toplam Resmi Kiralık Otomobil - 3 Adet 3 Adet TOPLAM - 3 Adet 3 Adet b) Hizmet Birimleri Müdürlüğümüzde hizmetlerin ifa edildiği mekânlar ve hizmet birimleri aşağıda sunulmuştur Hizmet Birimleri Kullanım Amacı Alanı ( m² ) Sayı Müdür Odası 10 1 Adet Yazı ĠĢleri Kalem Odası 20 1 Adet Evlendirme Memurluğu Odası 10 1 Adet Meclis Odası 45 1 Adet Encümen Odası 15 1 Adet Toplam 100 (m²) 5 Adet 2. Örgüt Yapısı a) Müdür Yazı İşleri Müdürü İmdat KURUŞ Yüksekokul Mezunu olup, 15.07.1991 yılından itibaren Memuriyete başlamış; sırasıyla Şeflik, Yazı işleri Müdürlüğü ve Başkan Yardımcılığı yaptıktan sonra, 20.07.2002 tarihinde naklen atanarak Belediyemizdeki Yazı işleri Müdürlüğü görevine devam etmektedir. 6
b) Organizasyon Şeması Başkan Yardımcısı Müdür Şef Kararlar Genel Evrak Asker Aile Yardımı Evlendirme Memurluğu Meclis Encümen Organizasyon şeması Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esaslar çerçevesinde son şeklini almıştır. Organizasyon şemasında da görüldüğü gibi Yazı İşleri Müdürlüğü, Müdüre bağlı olarak 4 ana servis ve bunlara bağlı 2 de alt servisten oluşmaktadır. 3. Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar Yazı İşleri Müdürlüğü, Encümen-Meclis, Genel Evrak Servisi ve Nikah İşlemlerini kayıt ve form tanzim süresini 2009 yılından itibariyle UNIVERSAL YAZILIM tarafından hazırlanan U.kbs Kent Bilgi Sistemi üzerinden gerçekleştirmeye başlamıştır. Kentli Servisi sayesinde her Vatandaşa ayrı bir sicil numarası verilmekte ve tek sicil ile Belediyenin her biriminde aynı sicil numarasıyla işlem görmesi sağlanmıştır. TEKNOLOJĠK ALTYAPI Türü Sayısı Özellikleri Yeri Bilgisayar ve Donanımları 10 Adet - Yazı ĠĢleri Md. Notebook 2 Adet - Yazı ĠĢleri Md. Yazıcı ( Lazer Yazıcı) 2 Adet - Yazı ĠĢleri Md. Yazıcı (Nokta VuruĢlu) 1 Adet - Yazı ĠĢleri Md. Cep telefonu 1 Adet - Yazı ĠĢleri Md. Telsiz telefon 2 Adet - Yazı ĠĢleri Md. Faks 1 Adet - Yazı ĠĢleri Md. Fotokopi makinesi 1 Adet - Yazı ĠĢleri Md. Tarayıcı 1 Adet - Yazı ĠĢleri Md. Elektronik Daktilo 1 Adet - Yazı ĠĢleri Md. Dahili Telefon 4 Adet - Yazı ĠĢleri Md. 7
, 4. İnsan Kaynakları Yazı İşleri Müdürlüğünde 1 Müdür, 1 Şef, 1 Evlendirme Memuru, 1 Memur, 5 işçi Personel olmak üzere toplam 9 personel ile Çekmeköy Halkına hizmet vermektedir. Statü Sayısı Yüzde (%) Memur 4 %44 Kadrolu İşçi 5 %56 Toplam 9 %100 Çekmeköy Belediyesi toplam Personeli içinde Müdürlüklere göre dağılımında Müdürlüğümüz %4 lük dilim içinde yer almaktadır. Memur İşçi Personel 44% 56% Memur: 4 İşçi : 5 5.Sunulan Hizmetler Belediye Meclisi; Belediyenin en büyük karar organı olan Belediye Meclisi, Her ayın ilk haftasının Pazartesi günü düzenli olarak toplanması ile ilgili Meclis Üyelerine gündemi gönderir. Müdürlüklerden gelen konuların Mecliste görüşülüp karara bağlanması işlemlerinin ve bu kararların onaylanması için Kaymakamlık ve Büyükşehir Belediye Başkanlığı göndermek. Onaylanan kararları uygulamaya geçilmesi için diğer müdürlüklere tebliğ yapmak. Belediye Encümeni; Belediyemizin ikinci en büyük karar organıdır, Diğer müdürlüklerden çeşitli konularda evraklar gelir, Encümen kalemi gelen dosyaları gündemine alır ve toplantıya sunar. Toplantıda konular tek tek görüşülerek karara bağlanır. Alınan Encümen Kararlar kalem tarafından yazılır ve ilgili müdürlüklerine tebliğ edilir. Genel Evrak; Belediyemize Resmi Kurumlardan, Vatandaştan ve Tüzel Kişilerden gelen her türlü resmi yazı, dilekçe ve evrakları zimmetle alınıp, Kurum Amirlerinden havale alındıktan sonra elektronik ortamda kaydını yaparak ilgili servis ve müdürlüklere zimmet ile tebliği yapmak. Aynı zamanda müdürlüklere gelen evrakların çıkış kaydı yapılarak kurye veya posta ile gönderilmesini sağlar. Evlendirme Memurluğu; 4721 Sayılı Türk Medeni Kanununun ile Evlendirme Yönetmeliğine göre; Müracaatların kabulü, Nikah akitlerinin hazırlanması, Mernis belgelerin zamanında ilçe nüfus müdürlüğüne bildirmesini sağlar. Asker Aile Yardımı; 4109 Sayılı Asker Ailelerinden Muhtaç Olanlara Yardım Hakkında Kanun göre; Müracaatların kabulü, Gerekli Tahkikatların yapılması için yazışmaların yapılması, Encümende görüşülmek üzere sunulması ve çıkan kararların üst yazısı yazılarak tebliğ yapmak. 8
II. MALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A. Mali Bilgiler Bütçe Yılı Yazı iģleri Müdürlüğü 2009 Yılı Bütçe GerçekleĢtirme Tablosu Bütçe Kodu Ödenek Kalemi Bütçe İle Verilen GerçekleĢen (Ödenen) Kalan 2009 46345538013900501 Personel Giderleri 716.670,00 TL 514.462,02 TL 202.207,98 TL 2009 46345538013900502 S.G.K. Devlet Primi Giderleri 120.500,00 TL 10.413,96 TL 110.086,04 TL 2009 46345538013900503 Mal Ve Hizmet Alım Giderleri 970.600,00 TL 357.743,97 TL 612.856,03 TL 2009 46345538013900506 Sermaye Giderleri 2.600,00 TL 0,00 TL 2.600,00 TL TOPLAM 1.810.370,00 TL 882.619,95 TL 927.750,05 TL 2009 YILI BÜTÇEMİZ VE GERÇEKLEŞME ORANI 2009 YILI VERĠLEN BÜTÇEMĠZ BÜTÇE GERÇEKLEġME DURUMU BÜTÇE GERÇEKLEġTĠRME ORANIMIZ(%) AKTARILAN ÖDENEK 1.810.370,00 TL 882.619,95 TL % 48,75 YOK Müdürlüğümüzün 2009 yılı bütçesi gerçekleştirme oranının %48,75 olmasının sebebi; 5747 Sayılı Kanunla birlikte kurulan ilçemiz Norm Kadro İlke ve Standartları Yönetmeliklerine göre yeni müdürlükler kurulmuştur. Daha önceden müdürlüğümüz uhdesinde yürüttüğümüz insan kaynakları, elektrik, su, telefon ve doğalgaz faturaları gibi işlemler kurulan yeni müdürlüklere devredilmiştir. Yazı ĠĢleri Müdürlüğü'nün 2009 Yılı Bütçe Grafiği 2.000.000,00 TL 1.500.000,00 TL 1.000.000,00 TL 500.000,00 TL 0,00 TL 2009 Yılı Verilen Harcanan Kalan Bütçemiz Seri 1 1.810.370,00 TL 882.619,95 TL 927.750,05 TL 9
B. Performans Bilgileri 1. Faaliyet ve Proje Bilgileri a. Belediye Meclisi 5393 Sayılı Belediye Kanunun 18. maddesine göre Belediyemizin en büyük karar organı olan Belediye Meclisinin 2009 dönemi içerisinde almış olduğu kararlar aylar itibariyle şu şekildedir. Yazı İşleri Müdürlüğü 2009 Yılı Belediye Meclisi Ocak 7 Şubat 1 Mart 0 Nisan 12 Mayıs 7 Haziran 6 Temmuz 13 Ağustos Tatil Eylül 34 Ekim 5 Kasım 4 Aralık 17 Toplamda Belediye Meclisi 01.01.2009 31.12.2009 yılı içerisinde 106 adet karar almış ve bu kararların onaylanması için konuları göre Kaymakamlık ile Büyükşehir Belediye Başkanlığı Makamına sunduktan sonra, ilgili birimlere gerekli tebligatları yaparak uygulamalara geçilmiştir. Yazı İşleri Müdürlüğünde kalan suretler iki ayrı klasörde tasnif edilerek arşivlendikten sonra, Meclis Karar defterine tüm kararlar bire bir el yazısı ile aktarılmıştır. Ġhtisas Komisyonu ÇalıĢmalarına Göre Dağılım Grafiği İmar Komisyonu Plan Bütçe Komisyonu Hukuk ve Tarifeler Komisyonu Hukuk ve Tarifeler Komisyonu & Plan Bütçe Komisyonu Hukuk ve Tarife Komisyonu & İmar Komisyonu Seri 1 20 10 42 7 5 10
b. Belediye Encümeni 5393 Sayılı Belediye Kanunun 34. Maddesine göre Belediye encümeninin görev ve yetkilerine göre faaliyetlerini sürdürmektedir. Belediye Meclisinden sonra Belediyenin ikinci karar organı olan Belediye Encümeni 01.01.09 31.12.09 Dönemleri arasında 712 adet karar almıştır. Alınan kararlar Encümen kalemi tarafından yazılarak, uygulamaya geçilmesi için en kısa sürede ilgili birimlere tevdi edilmiştir. Belediye Encümeninin 2009 yılında almış olduğu kararlar, aylar itibariyle aşağıda belirtilmektedir. Aylara Göre Dağılımı Encümen Kararların Aylara Göre Dağılımı Ocak 41 Şubat 25 Mart 56 Nisan 11 Mayıs 55 Haziran 87 Temmuz 75 Ağustos 82 Eylül 65 Ekim 76 Kasım 55 Aralık 84 Karar Türüne Göre Encümen Karar Türlerine Göre Dağılım Grafiği 300 250 200 150 100 50 0 Asker Aile Yardımı İmar Uygulamaları Kaçak Yapı (Para Cezası- Yıkım) Zabıt Varakası Maddi Yardım Ödenek Aktarımı Seri 1 264 207 43 50 136 3 9 Diğer 11
c. Asker Aile Yardımı Çekmeköy Belediyesi Sosyal Belediyecilik anlayışı ile Asker Aile Yardımları yapılmaktadır. Asker ailelerinden muhtaç olanlara yardım hakkındaki 4109 sayılı kanun gereğince gerekli şartları taşıyan ve istenilen belgeleri hazırlayan asker ailelerine Belediye olarak üzerimize düşen yardımları yapmaktayız. 01.01.2009 31.12.2009 yılı içerisinde 417 adet Asker Aile Yardımı başvurusundan 264 tanesine aylık bağlanırken, 153 adet başvuruya çeşitli olumsuz sebeplerden red kararı çıkmıştır. Yüzde olarak oranlandığında, Bu dönem içinde alınan Asker Aile Yardımı Kararlarının %63 ü olumlu sonuçlanırken, %37 si ise red kararı alınarak dosya iptal edilmiştir. Asker Aile Müracaat Olumlu & Olumsuz Grafiği 500 400 300 200 100 0 Toplam Kabul Edilen Red Müracaat Seri 1 417 264 153 Asker Aile Yardımı Aylara Göre Dağılım Grafiği 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 Oca Şub Mar Nis May Haz Tem Ağu Eyl Eki Kas Ara Seri 1 34 31 22 21 45 42 22 26 8 7 4 2 12
d. Genel Evrak Belediye Başkanlığına çeşitli kamu kurum ve kuruluşlarından gelen tüm resmi evraklar ile vatandaş öneri, istek ve şikayetlerini içeren dilekçeler Müdürlüğümüz tarafından kabul edilir. Müdür veya Şef tarafından havale edilerek Genel Evrak servisinden kayıt numarası aldıktan sonra evraklar Kurum İçi Zimmet Defteri ile ilgili birime imza karşılığında teslim edilir. 2009 Yılında Belediyemize Resmi Kurum ve Kuruluşlardan 22.994 adet Gelen Evrak gelmiş olup, Müdürlüğümüzce gerekli değerlendirmeler yapılarak ilgili birimlere havale edilerek zimmetle dağıtımı yapılmıştır. Ayrıca 2009 döneminde Belediyemize Vatandaşlarımızdan ve Tüzel Kişiliklerden çeşitli konulardan toplam 29.974 adet Dilekçe genel evrak servisi tarafından kayıt alınarak ilgili birimlere havale edilmiştir. 2009 Yılında 15.662 adet Giden Evrakın çıkış kaydı yapılarak ilgili kişi veya kurumlara gönderilmiştir. Belediyemize 5747 Sayılı Kanun ile bağlanan Ömerli Belde Belediyesinden devrolan Posta Ücret Ödeme Makinesi PTT nezdinde kullanım izni Belediyemiz adına tescil edilerek, Posta gönderi hizmetlerinde kullanılmaya başlanmıştı. Genel Evrak Kayıt Servisi Kamu Kurum ve Kuruluşlarından Gelen Resmi Evrak Sayısı 22.994 Kişi veya Tüzel Kişiliklerden Gelen Dilekçe Sayısı 29.974 Giden Evrak Sayısı 15.662 01.01.2009 31.12.2009 dönemlerine ait Gelen Evrak, Giden Evrak ve Dilekçe Evrakın aylara göre dağılımı aşağıdaki çizelgede sunulmuştur. 4000 3000 2000 1000 Dilekçe-Gelen-Giden Evrak Aylara Göre Dağılım Grafiği 0 Oca Şub Mar Nis May Haz Tem Ağu Eyl Eki Kas Ara Gelen Evrak 917 616 979 1597 1928 2632 2583 2823 1874 2278 2351 2416 Giden Evrak 778 790 1093 817 1357 1544 1993 1227 1346 1359 1583 1775 Dilekçe 2129 1925 2898 1393 2962 3014 2664 1689 2189 2561 2621 3929 13
e. Evlendirme Memurluğu Belediyelerin görevlerinden olan evlendirme hizmeti müdürlüğümüz tarafından yürütülmektedir. Evlenmeye karar veren çiftleri müracaat kayıtları alınması ve işlemleri yapılarak nikah günü verilir. Yapılan nikah akitleri İlçe Nüfus Müdürlüğüne bildirmesini sağlar. 5747 Sayılı Kanun ile İlçe Statüsüne gelen belediyemiz; 5490 sayılı Nüfus Hizmetleri Kanunun 22. Maddesinin ikinci fıkrası ile Belde Belediyeleri yabancı uyruklu nikahlar için yetkili değilken 29 Mart 2009 yerel seçimlerinden sonra ilçemizde artık yabancı uyruklu nikahlar kıymak için yetkili olmuştur. Belediyemiz Evlendirme Memurluğu 2008 yılı başında adrese dayılı nüfus kayıt sistemi KPS için Nüfus ve Vatandaşlık Genel Müdürlüğü ile protokol imzalanmış olup, 2009 yılı itibariyle u.kbs sistemine entegre edilmiştir. Yeni sistemle birlikte Uluslararası Aile Cüzdanları yazıcı ortamında yazdırılmaya başlanılmıştır. 01.01.2009 31.12.2009 dönemi içerisinde toplam 980 çift müracaat edip bunun 783 çiftimizin Çekmeköy Belediyesi tarafından nikâhları kıyılırken, Bölgemizde ikamet eden 185 adet çiftimize de evlenme izin belgesi düzenlenerek başka bir belediyede nikâhlarını kıyılmak üzere Evlendirme İzin Belgesi düzenlenmiştir. T.C. ÇEKMEKÖY BELEDĠYE BAġKANLIĞI Evlendirme Memurluğu 2009 Yılı Nikah ĠĢlemleri Adet Toplam Nikah BaĢvurusu 980 Hafta Ġçi Nikah Akdi 641 Hafta Sonu Nikah Akdi 142 Nikah Ġçin Ġzin Belgeli Gelenler 55 Nikah Ġçin Ġzin Belgeli Gidenler 185 Yabancı Uyruklu Nikah Akdi 22 Belediye BaĢkanın Kıydı Nikah Akdi 15 Belediye BaĢkan Yardımcıları Kıydı Nikah Akdi 12 Nikah Ġptalleri 7 14
01.01.2009 31.12.2009 Tarihleri Arası Nikah Akitlerin Aylara Göre Dağılım Grafiği 140 120 100 80 60 40 20 0 Nikah Akidler & Ġzin Belgesi Grafiği Ocak ġubat Mart Nisan Mayıs Haziran Temmu Ağustos Eylül Ekim Kasım Aralık z Ġzin Belgeleri 16 14 16 22 26 21 23 10 6 11 3 17 Nikah Akdiler 24 31 17 68 81 114 90 82 72 95 51 58 1000 900 800 700 600 500 400 300 200 100 0 Toplam Müracaat Nikahlar İzin Belgesi-Giden İzin Belgesi-Gelen Seri 1 980 783 185 55 15
Çekmeköy Belediye Başkanı Sayın Ahmet POYRAZ göreve geldiği tarihinin ilk Nikâh Akdini icra ederken f. Başbakanlık İletişim Merkezi (BİMER) 20.01.2006 Tarih ve 26055 Sayılı Resmi Gazete de yayımlanarak yürürlüğe giren 2006/3 sayılı Başbakanlık Genelgesi doğrultusunda uygulamaya geçilen Doğrudan Başbakanlık Alo 150 iletişim Merkezi (BİMER) tarafından Belediye Başkanlığımıza yönlendirilen müracaatlar, Müdürlüğümüz bünyesinde görevli bir personel tarafından takip edilmektedir. Başbakanlık Alo 150 İletişim Merkezi ne (BİMER) vatandaşlarımız tarafından iletilen müracaatlar (Şikayet, Talep ve İstek) ilgili birimlere havalesi yapıldıktan sonra yasal süresi olan 10 gün içerisinde cevaplandırılması ve Valilik Makamı ile ilgilisine bilgi sunulması sağlanmaktadır. 2009 yılı içerisinde yapılan toplam 80 adet müracaatla ilgili olarak; müracaat sahiplerinin talepleri doğrultusunda ilgili birimlerle yapılan yazışmalar akabinde etkin, süratli ve doğru bir biçimde sonuçlandırılarak, vatandaşlarımızın istekleri en kısa zamanda çözüme ulaştırılması sağlanmaktadır. 16
III. KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A. Üstünlükler Yazı İşleri Müdürlüğü personelinin eğitimli ve işinde uzman olması, personelin son derece etkin bilgisayar kullanıcı olması, yaş ortalamasının genç olması ve ayrıca Birim Müdürünün 20 yıllık iş tecrübesi ile her türlü mevzuata hakim olması üstün olunan yönler olarak belirlenebilir. Bununla birlikte Yazı İşleri Müdürlüğü olarak 4 adet şefliğin (kararlar şefliği, evlendirme memurluğu, genel evrak ve asker aile yardımı) yürütmesi gereken iş ve işlemleri sadece (Müdür dahil olmak üzere) 9 personel ile aksaklığa mahal vermeden yürütmesi, Müdürlüğümüzde yapılan tüm iş ve işlemlerin bilgisayar ortamında yürütülmesi üstünlüklerimiz arasındadır. Müdürlüğümüzün güncel mevzuatı takip etmesi, güncellenen mevzuatı zamanında ve doğru olarak uygulaması, genel evrak kayıt sisteminin u.kbs otomasyon sistemin tutulması ve meclis- Encümen kararlarının Kamu Hizmet standartlarına riayet edilmesi. İlçemizde ki vatandaşlarımıza karşı güler yüz gösterilmesi, empati kurulması ve hizmetten memnun olmuş bir şekilde ayrılması olarak sıralanabilir. B. Zayıflıklar Yeni kurulan ilçemiz İstanbul un en önemli çekim ve cazibe merkezlerinden biri haline gelmiştir. İlçemizin yeni kurulmuş olması beraberinde ihtiyaçları da arttırmış bulunmaktadır. Özellikle ilçemizde eksikliği yoğun bir şekilde hissedilen ve ikamet eden vatandaşlarımız tarafından da en çok talep edilen ihtiyacımız nikah sarayıdır. İlçemizin nüfusunun 147.000 üzerinde olduğu ve diğer ilçe belediyelerinin Nikah Sarayları göz önüne alındığında, ilçemizin vizyonunu yansıtacak prestijli bir nikah sarayına ihtiyaç duyulmaktadır. Ayrıca; 4 Belde Belediyelerin birleşmesi ile oluşan İlçemize ait 4 ayrı ek hizmet binası bulunmaktadır. Birimler arası koordinasyon daha verimli, aktif ve vatandaşımıza daha iyi bir hizmet verebilmek için yapımı devam eden belediye hizmet binasının acil olarak tamamlanması gerekmektedir. C. Değerlendirme Yazı İşleri Müdürlüğü olarak genel anlamda çağdaş Belediyecilik standartlarında hizmet vermekte olup, Çekmeköy Belediyesi vizyonunu en iyi şekilde yansıtmak için gerekli olan tüm çalışmaların üzerinde hassasiyetle durmaktadır. 2009 yılı içinde gerçekleştirilen tüm iş ve işlemlerde Çekmeköy Halkının refah ve huzuru göz önünde bulundurularak her personelimiz görevini özveri ile yerine getirmiştir. 17
IV. ÖNERİ VE TEDBİRLER 5393 sayılı Belediye Kanununu ile birlikte Belediyelerin yetki ve sorumlulukları arttırılmış ve yeni düzenlemeler getirilmiştir. Bununla birlikte 5747 Sayılı Büyükşehir Belediyesi Sınırları İçerisinde İlçe Kurulması ve Bazı Kanunlarda Değişiklik yapılması ile oluşan Yeni ilçemiz 4 ek hizmet binasında faaliyetlerini sürdürmektedir. Bu sebepten dolayı hizmetlerde zaman zaman aksamalar meydana gelebilmektedir. Müdürlük olarak bu aksamaları en aza indirmenin gayreti ve çabası içindedir. Belediyemiz faaliyetlerine amaç ve politikalara, stratejik planlara, performans programlarına ve mevzuata uygun olarak planlanmasını ve yürütülmesini; Kaynakların ekonomik, etkili ve verimli kullanılmasını iç kontrol sisteminin etkinliği ve risklerini asgariye indirilmesi için müdürlük olarak gerekli önlemleri alarak halkın refah ve huzuru için çalışmalarına devam etmektedir. Hazırlayan Tahsin GÜNER Yazı İşleri Personeli 31.12.2009 İmdat KURUŞ Yazı İşleri Müdürü 18
V. İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI Harcama yetkilisi olarak yetki müdahilinde; Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim. Bu raporda açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanım çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin olarak uygulandığını bildiririm. Bu güvence, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile Sayıştay raporları gibi bilgim dahilindeki hususlara dayanmaktadır. Burada raporlanmayan idare menfaatine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim. Çekmeköy Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü. 31.12.2009 İmdat KURUŞ Yazı İşleri Müdürü 19