GAZĠANTEP BÜYÜKġEHĠR BELEDĠYE BAġKANLIĞI GÖREV YETKĠ VE SORUMLULUK ESASLARINI BELĠRLEYEN YÖNETMELĠK GAZĠANTEP-2011
GÖREV YETKĠ VE SORUMLULUK ESASLARINI BELĠRLEYEN YÖNETMELĠK BĠRĠNCĠ BÖLÜM AMAÇ VE KAPSAM, DAYANAK VE TANIMLAR SAYFA 1- Amaç ve Kapsam..1 2- Dayanak....1 3- Tanımlar 1 4- Teşkilatı.......1 ĠKĠNCĠ BÖLÜM GÖREV, YETKĠ VE SORUMLULUKLAR 5- nın Görev Yetki ve Sorumlulukları... 2 6- Kararlar ve Tutanaklar Şube Müdürlüğünün Görev, Yetki ve Sorumlulukları.....3 7- Yazı İşleri Şube Müdürlüğünün Görev, Yetki ve Sorumlulukları..... 4 8- Genel Evrak ve Genelgeler Şube Müdürlüğünün Görev, Yetki ve Sorumlulukları..4 9- Beyaz Masa nın Görev ve Sorumlulukları...5 ÜÇÜNCÜ BÖLÜM MEMUR VE ĠġÇĠ PERSONEL 10- Memur ve İşçi Personel..5 DÖRDÜNCÜ BÖLÜM ÇALIġMA DÜZENĠ VE BĠLGĠ VERME YASAĞI 11- Çalışma Düzeni.. 5 12- Bilgi Verme Yasağı. 6 BEġĠNCĠ BÖLÜM YÖNERGE, YÜRÜRLÜK, YÜRÜTME 13- Yönerge...6 14- Yürürlük....6 15- Yürütme...6
Amaç ve Kapsam GÖREV YETKĠ VE SORUMLULUK ESASLARINI BELĠRLEYEN YÖNETMELĠK BĠRĠNCĠ BÖLÜM AMAÇ, KAPSAM, DAYANAK VE TANIMLAR MADDE 1 Bu Yönetmeliğin amacı; Yazı işleri ve Kararlar Daire Başkanlığı ve bağlı birimlerinin çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir. Dayanak MADDE 2 Bu Yönetmelik, 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu ile 5393 sayılı Belediye Kanunu na dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar MADDE 3 Bu Yönetmelikte geçen; a) Belediye: Gaziantep Büyükşehir Belediyesi, b) Ġlçe Belediyesi: Büyükşehir sınırları içerisinde kalan ilçe Belediyelerini, c) ġube Müdürlüğü: Yazı işleri ve Kararlar Daire Başkanlığına doğrudan bağlı alt birimleri, d) Üst yönetici: Gaziantep Büyükşehir Belediye Başkanını, e) Üst yönetim: Gaziantep Büyükşehir Belediye Başkanı, Genel Sekreter ve Genel Sekreter Yardımcılarını, ifade eder. TEġKĠLATI MADDE 4- şunlardır; na bağlı Şube Müdürlükleri 1. Kararlar ve Tutanaklar Şube Müdürlüğü, 2. Yazı İşleri Şube Müdürlüğü, 3. Genel Evrak ve Genelgeler Şube Müdürlüğü, 1
ĠKĠNCĠ BÖLÜM GÖREV, YETKĠ VE SORUMLULUKLAR MADDE 5 - Yazı ĠĢleri ve Kararlar Daire BaĢkanı nın görev yetki ve sorumlulukları ; a) nın tüm iş ve işlemlerini, iş programına ve Belediyenin Stratejik Planına uygun olarak yürütülmesini sağlamak. b) Bağlı şube müdürlüklerinin, personel giderleri, yolluklar, tüketim mal ve malzeme alımları demirbaş ve diğer alımlar, haberleşme giderleri, bakım ve onarım giderleri, tören ve tertip giderler ve bütçede yer alan diğer giderlerin bütçe hedefleri ve ilgili mevzuata uygun olarak harcanmasını sağlamak. c) Stratejik plan ve performans programındaki hedeflerinin gerçekleştirilmesini sağlamak. d) Meclis ve Encümen Toplantılarının yasal mevzuata uygun olarak yapılmasını sağlamak. e) Meclis Üyeleri huzur hakkı ve Encümen Üyeleri ödenekleri ile ilgili puantajlarının hazırlanmasını sağlamak. f) Kamu kurum ve kuruluşlarından gelen resmi evrak ve vatandaşlardan alınan başvuruların kayıt işlemlerinin yapılarak, Belediyemizin birimlerine dağıtımını sağlamak. g) 4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu kapsamında alınan başvurular ile ilgili işlemlerin yapılmasını sağlamak. h) Başbakanlığın 2006/3 sayılı genelgesi gereği Başbakanlık İletişim Merkezi (BİMER) koordinatörlüğünün yürütülmesini sağlamak. ı) Üç aylık dönemler halinde İl Koordinasyon Kurulu Toplantısıyla ilgili raporların tanzim edilerek, Valilik Makamına gönderilmesini sağlamak. i) Beyaz masa ile ilgili iş ve işlemlerin yapılmasını sağlamak. j) Bağlı birimlerinde bulunan evrakların muhafaza ve arşivlenmesini sağlamak. k) Daire Başkanlığının bütçe teklifini hazırlamak. l) Daire Başkanı yukarıda belirtilen görevleri tam ve zamanında yerine getirilmesini sağlama hususunda yetkili ve üst yönetime karşı sorumludur. 2
ġube MÜDÜRLÜKLERĠNĠN GÖREV, YETKĠ VE SORUMLULUKLARI KARARLAR VE TUTANAKLAR ġube MÜDÜRLÜĞÜ MADDE 6 Kararlar ve Tutanaklar ġube Müdürlüğü görev, yetki ve sorumlulukları; a) Belediye Meclisi nin olağan toplantılarında görüşülmek üzere, belediye birimlerince veya ilçe belediye başkanlıklarınca hazırlanan ve Büyükşehir Belediyesi Meclis Başkanlığı nca meclise havalesi yapılan teklif yazılarının düzenlenerek meclis gündemini hazırlamak. b) Meclis toplantı gündeminin yasal süre içerisinde Meclis Üyelerine ulaştırmak. c) Büyükşehir Belediye Meclisi nde görüşülmek üzere, ilçe belediyelerinden alınan meclis kararlarının ilgili dairelere gönderilerek incelenmesini sağlamak. d) Belediye Meclisince ihtisas komisyonlarına sevk edilen karar tekliflerinin, takip edilerek yeniden meclise dönmesinin sağlamak. e) Alınan Meclis kararlarının imza işlemlerini tamamlatmak. f) Meclis kararlarının Valilik Makamına gönderilerek yasal süresi içerisinde onayını sağlamak. g) Belediye Meclisi iş ve işlemlerinin, İçişleri Bakanlığı nca yayımlanan Kanun, Tüzük, Yönetmelik, Genelge ve diğer mevzuata uygun olarak yapmak. h) Meclis üyeleri tarafından Başkanlık Makamına sunulan yazılı ve sözlü önergelerin takip edilerek, sonuçları ilgililere bildirmek. ı) Büyükşehir Belediye Meclisince kabul edilen karar, zabıt ve komisyon raporlarının meclis baş katibi ve katip üyelerince imzalanmış birer asıl nüshalarını dayanakları ile birlikte arşivlenerek onaylı suretlerini ilgili birimlere göndermek. i) Meclis üyeleri huzur hakkı ve encümen üyeleri ödenekleri ile ilgili puantajlarının hazırlanmasını sağlamak. j) Belediye Encümeni toplantı gündemini oluşturmak. k) Belediye Encümeni toplantı gündemini, toplantı öncesi encümen üyelerine teslim etmek. l) Encümene havale edilen evrakın, Encümen Karar Özet Defterine yazmak ve üyelere imzalatmak. m) Alınan Encümen kararlarını metin haline getirmek. n) Yüksek disiplin kurulu toplantısı ile ilgili iş ve işlemleri yapmak. o) Kanun, Tüzük, Yönetmelikler ve amirlerince verilen diğer görevleri yapmak ve yaptırmak. ö) Yapılan iş bölümü çerçevesinde bağlı personelin sevk ve idaresini yapmak, amirlerin bulunmadığı durumlarda inisiyatif alarak sevk ve idareyi gerçekleştirmek. p) Bağlı personelin mesai takibini yapmak, disiplin ve düzenini sağlamak. r Şube Müdürü görevlerini tam ve zamanında yerine getirilmesi hususunda yetkili ve Daire Başkanına karşı sorumludur. 3
YAZI ĠġLERĠ ġube MÜDÜRLÜĞÜ MADDE 7 Yazı ĠĢleri ġube Müdürlüğü görev, yetki ve sorumlulukları; a) Kamu Kurum ve Kuruluşlarından alınan resmi evrakların kayıt altına alınarak yapılan havaleler doğrultusunda belediyemizin ilgili birimlerine göndermek. b) Kamu Kurum ve Kuruluşlarından ilan edilmek üzere Belediyemize gönderilen ilan evrakları ile ilgili işlemleri yapmak. c) Belediyemiz birimlerinden alınan resmi evrakların konularına göre gerekli iş ve işlemleri yapmak. d) 4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu kapsamında alınan başvurular ile ilgili işlemlerin yapılmasını sağlamak. e) Başbakanlığın 2006/3 sayılı genelgesi gereği BİMER (Başbakanlık İletişim Merkezi) koordinatörlüğünün yürütülmesini sağlamak. f) Üç aylık dönemler halinde İl Koordinasyon Kurulu Toplantısıyla ilgili raporların tanzim edilerek, Valilik Makamına göndermek. g) Aylık faaliyet raporlarını hazırlamak. h) Kamu Hizmet Standardı Tablolarını güncellemek. ı) Kanun, Tüzük, Yönetmelikler ve amirlerince verilen diğer görevleri yapmak ve yaptırmak. i) Yapılan iş bölümü çerçevesinde bağlı personelin sevk ve idaresini yapmak, amirlerin bulunmadığı durumlarda inisiyatif alarak sevk ve idareyi gerçekleştirmek. j) Bağlı personelin mesai takibini yapmak, disiplin ve düzenini sağlamak. k) Şube Müdürü görevlerini tam ve zamanında yerine getirilmesi hususunda yetkili ve Daire Başkanına karşı sorumludur. GENEL EVRAK VE GENELGELER ġube MÜDÜRLÜĞÜ MADDE 8 Genel Evrak ve Genelgeler ġube Müdürlüğü görev, yetki ve sorumlulukları; a) Belediyemize yapılan yazılı vatandaş müracaatlarının kayıt altına alınarak, ilgili birimlerine göndermek. b) Kamu Kurum ve Kuruluşları ile vatandaşlara gönderilen evrakları ilgililere zimmet karşılığı teslim etmek. c) Kamu Kurum ve Kuruluşları ile Belediyemiz birimlerinden gelen ve giden evrakları zimmet karşılığı dağıtılmasını sağlamak. d) Kanun, Tüzük, Yönetmelikler ve amirlerince verilen diğer görevleri yapmak ve yaptırmak. e) Yapılan iş bölümü çerçevesinde bağlı personelin sevk ve idaresini yapmak, amirlerin bulunmadığı durumlarda inisiyatif alarak sevk ve idareyi gerçekleştirmek. f) Bağlı personelin mesai takibini yapmak, disiplin ve düzenini sağlamak. g) Şube Müdürü görevlerini tam ve zamanında yerine getirilmesi hususunda yetkili ve Daire Başkanına karşı sorumludur. 4
BEYAZ MASA MADDE 9 Beyaz Masa nın görev ve sorumlulukları; a) Vatandaşların talep ve şikayetleriyle ilgili Belediyemiz web adresinden alınan başvuruları tetkik ederek, konularına göre ilgili birimlere göndermek. b) Başvuru neticelerini takip ederek, süresi içerisinde başvuru sahiplerine bildirmek. c) Belediyemize başvuran vatandaşlarımızın sözlü isteklerinin dinlenerek, ilgili birimlere yönlendirmek. d) Talep edilmesi durumunda, dilekçe yazılması konusunda vatandaşlara yardımcı olmak. e) Sosyal yardıma ihtiyacı olan vatandaşlarımızı ilgili birime bildirmek. f) Engelli, yaşlı, okur-yazar olmayan v.b. vatandaşlarımıza müracaatları esnasında refakat etmek. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM ġef, MEMUR VE ĠġÇĠ PERSONEL MADDE 10- Daire Başkanlığınca yapılan görev bölümü çerçevesinde bağlı bulundukları Şube Müdürlerinin verdiği tüm görevleri tam ve zamanında yaparlar. Çalışma düzenine uygun olarak iş ve işlemlerin etkin ve verimli bir şekilde yapılması ile görev gereği kendisine zimmetlenen taşınırların özenle kullanılması ve muhafazasından sorumludurlar. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM ÇALIġMA DÜZENĠ MADDE 11- nda görev yapan tüm personeller; a) Amiri tarafından verilen görevleri zamanında ve eksiksiz olarak tamamlarlar, b) Mesai arkadaşlarıyla koordineli çalışırlar, c) İzinsiz veya mazeret belirtmeden görev yerini terk edemezler, d) Kurumla ilgili hiçbir bilgi veya belgeyi izinsiz olarak kurum dışına taşıyamazlar, e) Tüm vatandaşlara herhangi bir fark gözetmeden adil muamele yaparlar, f) Görevleri ile ilgili, doğrudan doğruya veya dolaylı olarak, hiç kimsenin hizmet, ikram ve hediyelerini kabul edemezler. g) Mesai bitiminde masa üzerindeki evrakı dolap ve çekmecelere koyar ve kilitlerler, h) Her türlü malzeme ve evrakın muhafazası ile şahsen sorumlu olan personel, muhtelif sebepler ile görevinden ayrılması halinde, bunları birimdeki görevliye yazılı bir tutanak ile devir ederler, ı) Mesai giriş ve çıkış saatlerine riayet ederler, 5
Bilgi Verme Yasağı MADDE 12- Birimlerin evrak ve dosya memurları gizli olmasa bile evrak ve işlemin sonucuna ait bilgi veremezler ve açıklamada bulunamazlar. Bilgi alacak kişiler, bilgileri Daire Başkanı, Şube Müdürü veya yetki verilen görevliden alırlar. Bu kurallara aykırı davranan personel hakkında kanuni işlem yapılır. BEġĠNCĠ BÖLÜM YÖNERGE, YÜRÜRLÜK VE YÜRÜTME YÖNERGE Madde 13 - Bu Yönetmelik hükümlerinin uygulanmasına ve dairenin yürüttüğü görevlerin ayrıntılarına ilişkin olarak yönergeler çıkarmaya üst yönetim yetkilidir. YÜRÜRLÜK Madde 14 - Bu Yönetmelik Gaziantep Büyükşehir Belediye Meclisi nin Kararının kesinleşmesiyle yürürlüğe girer. YÜRÜTME Madde 15 - yürütür. Bu Yönetmelik hükümlerini Gaziantep Büyükşehir Belediye Başkanı Gaziantep BüyükĢehir Belediye Meclisi nin 28/11/2011 tarih ve 499 Sayılı Kararıyla kabul edilmiģtir. 6