KARŞI ÖDEME TARİHİ TAKİBİ Doküman Kodu : RFN-05 Açıklama : Karşı Ödeme Günü Takibi Kapsam : Finansal İşlemler Revizyon No : 1 Yayın Tarihi : Mayıs 2014 AMAÇ Müşterilerle yapılan anlaşmalar çerçevesinde hesap kesim ve ödeme günleri tanımlamak; bu yapıya göre müşteriye kesilen faturaların ne zaman hesap kesiminin yapılacağını ve ödemesinin hangi gün alınacağını raporlayabilmek. KULLANIMI Bu yapıya 4.4.7.4.4 sürümü ile başlanmıştır. Daha eski sürümlerde karşı ödeme tarihi kavramı yoktur. Hazırlanan bu düzenek müşteriler için geçerlidir. Müşterilerden alınan ön bilgiye göre (veya müşteri ile yapılan anlaşma çerçevesinde) ödeme tipinin ne olacağı belirlenir. Cari hesap tanımında "Finans"" sekmesine aşağıdaki sahalar ek olarak konulmuştur. Farklı ödeme tiplerine göre bir hesap kesim günü ve ödeme günü belirlemesi yapılır. Hesap Kesim: Müşteriye düzenlenen satış faturaları için haftanın hangi gününde hesap kesimi yapılacağını bildirir. Kaçıncı hafta olacağı ise Karşı Ödeme Tipi sahasında belirtilir. Ödeme: Hesap kesiminden sonra ödemenin haftanın hangi günü alınabileceğini bildirir. (Örneğin hesap kesimi Perşembe, ödeme günü Salı ise hesap kesiminin yapıldığı haftanın biteceği ve bir sonraki hafta Salı günü tahsilat yapılabileceği anlaşılır.) NOT: Karşıt Ödeme Tipi varsayılan olarak "Her Gün" değerine ayarlıdır. Bu durumda hesap kesim ve ödeme günü belirtmeye gerek duyulmayacağından yacağından resimde görülen "Hesap Kesim" ve "Ödeme"" sahaları görünmez. Diğer tüm ödeme tiplerinde ise bu iki saha görünür durumda olacaktır. 1
KARŞI ÖDEME TİPLERİ Karşı Ödeme Tipi: - Her Gün (Varsayılan) - Her Hafta - Tek Nolu Hafta - Çift Nolu Hafta - Ayda 1-3. Hafta - Ayda 2-4. Hafta - Ayın İlk Haftası - Ayın İkinci Haftası HER GÜN Müşteriye yapılan vadeli satışlarla ilgili olarak hesap kesimi ve ödeme gününün aynı olacağı kabul edilir. Bahsi geçen gün, haftanın herhangi bir günü olabilir. Vade bitiş tarihinin hafta sonu veya resmi tatil günlerine isabet ettiği durumlarda ödeme için sıradaki ilk iş günü kullanılır. HER HAFTA Müşteri, haftanın yalnızca belli bir gününde ödeme yapacağını bildiriyor ise bu seçenek kullanılır. Hesap kesimi ile ödeme günleri farklı olabilir. Örneğin her hafta Çarşamba günü hesap kesilir, ödemesi Cuma günü yapılır şeklinde bir kural tanımı yapılabilir. TEK HAFTA Yıllık çalışma takvimine göre 1-3-5-7 gibi tek numaralı olan haftalarda ödeme yapılacağı belirtir. 15 günde bir ödeme yapan müşteriler için uygundur. ÇİFT HAFTA Yılın çift numaralı haftaları (2-4-6-8...gibi) ödeme haftasıdır. Yine 15 günlük ödeme aralıkları söz konusudur. AYIN 1-3. HAFTASI Her ayın 1. ve 3. Haftalarında hesap kesimi ve ödeme yapılır. 5 hafta süren aylarda son hafta için işlem yapılmaz. 5. Haftaya denk gelen hesap kesimleri bir sonraki haftaya kaydırılır. 2
AYIN 2-4. HAFTASI Bir önceki kurala benzer olarak çalışır. Yine 5. Haftalara isabet eden hesap kesimleri için bir sonraki ayın 2. Haftasına erteleme söz konusudur. AYIN İLK HAFTASI Hesap kesimi her ayın ilk haftasında yapılır. Bir sonraki hesap kesimi için ertesi ay beklenir. AYIN 2. HAFTASI Hesap kesimi her ayın 2. Haftasında yapılır. Bir sonraki hesap kesimi ise ertesi ayın 2. Haftasıdır. HESAP KESİMİ VE HAFTA NUMARASIYLA İLGİLİ KURALLAR edilir. - Hesap kesim günü ödeme gününden daha ileri ise ödemenin bir sonraki hafta içinde yapılacağı kabul - Ayın ilk günü Cuma-Pazar aralığına denk geliyor ise ilgili hafta numarası 0 (sıfır) kabul edilir. Haftanın diğer günlerinden biri ise 1 (bir) kabul edilir. Ayın kalan diğer haftaları ise buna göre numaralanır. - Karşı Ödeme Tipi'nde belirlenen hafta numarası "Hesap Kesim Günü" için geçerlidir. Ödeme günü duruma göre ya aynı hafta ya da bir sonraki hafta olabilir. RAPORLARA EKLENEN YENİ SAHALAR Bu bilgilerin takip edildiği ve en sık kullanılan raporlardan biri "Cari Ekstre" raporudur. Rapor dizaynında "Hareket Bilgileri" grubuna çeşitli ek sahalar konulmuştur. Müşteriler için alınacak ekstre raporlarında her bir cari harekete istinaden sistem tarafından otomatik olarak hesaplanmış Karşı Ödeme Tarihi bilgisine yer verilebilir. 3
Yine Cari Ekstre Raporu'nda cari hesap sabit bilgileri grubunda Hesap Kesim Günü ve Ödeme Günü sahaları da bulunmaktadır. Yukarıda bahsi geçen ve cari hesap tanımına ait sahalar, içinde cari hesap geçen tüm raporlarda mevcuttur. Hareketlerle ilgili olan ve program tarafından yapılan hesaplamayla tespit edilen Karşı Ödeme Tarihi bilgisi ise Cari Ekstre, Kapanmayan Hesap Raporu ve Hareket Total Raporu'nda mevcuttur. CARİ HESAP LİSTESİ KOLONLARI TİCARİ SERVİS İŞLEMLERİ - KARŞI ÖDEME GÜNLERİNİN DÜZENLENMESİ Ticari Servis İşlemleri menüsünde bununan "Müşteri Ödeme Günü -> Vade Düzenlemesi" adımı eskiden yalnızca cari hesap tanımında belirtilen ödeme gün bilgisine göre faturalardaki vade tarihlerini ayarlamaktaydı. Yeni sürümden itibaren (4.4.7.4.4) vade tarihleriyle birlikte ödeme gün bilgileri de düzenlenmektedir. Yeni sürümden itibaren kesilecek faturalarda ödeme vadesine ve ödeme gün bilgisine göre bir faturanın bedelinin ne zaman tahsil edilebileceği de otomatik olarak işlenir. Ancak geçmiş dönemlerde girilmiş olan kayıtlarda Karşı Ödeme Tarihi kavramı bulunmadığından ilgili servis adımının bir defaya mahsus olarak çalıştırılması ve özellikle kapanmayan hesaplara konu olan faturaların vade ve karşı ödeme gün bilgilerinin tazelenmesi gerekir. Bu servis adımı, müşterinin kaydında yapılacak değişikliklere göre de çalıştırılabilir. Örneğin ödeme günü Salı'dan Cuma'ya alınan bir müşteriye kesilen faturaların da yeniden düzenlenmesi için bu servis adımı çalıştırılmalıdır. BU YAPIYA NEDEN İHTİYAÇ DUYULDU? Bir fatura düzenlendiğinde o faturada açıklanan vade tarihi genellikle ödeme tarihi olarak kabul edilmekte, fakat fiili uygulamada bu böyle gerçekleşmemektedir. Vade tarihi ile ödeme tarihi arasında fark oluşturan 4
nedenler dikkate alındığında ticari programda ödeme tarihi takibi yapılması gerekliliği görülmüş ve KARŞI ÖDEME TARİHİ kavramı geliştirilmiştir. KLASİK ÖDEME TAKİBİ (GENEL UYGULAMA) Klasik yapıda müşteriye bir vade günü (örneğin 30 gün) tanımlanır. Fatura kesildiğinde program fatura tarihine 30 gün ekler ve vade tarihini bulur. Bu vade günü geldiğinde müşterinin ödeme yapacağı kabul edilir. Vade tarihinin hafta sonuna denk gelmesi gibi durumlarda bir sonraki ilk iş gününde tahsilat yapılmaya çalışılır. Bu yöntemle bir faturanın tahsilatı en fazla 1-2 günlük bir gecikmeyle gerçekleşir. ÖDEME GÜNÜ (HAFTANIN BELLİ BİR GÜNÜ ÖDEME YAPAN FİRMALAR) Bazı firmalar ise haftanın belli bir gününü ödeme günü olarak ilan eder ve vadesi dolan faturaların tahsilatları ancak o gün yapılabilir. Örneğin "Cuma günleri ödeme günümüzdür" açıklaması yapan bir firmaya kesilen bir faturanın vadesi hafta başında dolsa bile tahsilat için Cuma gününe kadar beklenir. Bu yöntemde ise bir faturanın tahsilatı için en çok 6 günlük bir gecikme söz konusu olabilir. AYLIK ÖDEME TAKVİMİ UYGULAYAN MÜŞTERİLER (ULUSAL ZİNCİR MAĞAZALAR) Bazı müşteriler çok fazla sayıda tedarikçiyle çalışır ve bu tedarikçilere hemen her gün düzenli olarak sipariş geçip sürekli alım yapar. Vadesi dolan/dolmayan faturaların ayrıştırılması, toplam ödenecek tutarlarının tespiti, ödeme emrinin onaya sunulması, finansal hazırlıklar v.b. iş süreçlerinden doğacak zaman kayıplarını ortadan kaldırılması ve tedarikçilere söz verilen günde ödeme yapılabilmesi amacıyla hesap kesim ve ödeme planı oluşturulduğu ve tedarikçilere bildirildiği görülmüştür. ÖRNEK Her ayın 1. ve 3. Haftası Cuma günleri hesap kesimi yapılır. Vadesi dolan faturalara bakılarak tespit edilen toplam tutar bir sonraki haftanın "Salı" günü ödenir. Bu kuralın uygulandığı bir müşteriye yapılan satışlar sonucunda tahsilatı yapılacak faturaların dağılımı şu şekilde olacaktır: Bu müşteriden her ay 2 defa ödeme alınabilir. (Her ay sadece 2 kez hesap kesimi yapıldığı için) İlk Ödemeye dahil olacak faturalar: - Fatura vadesi geçen ayın 3. Haftası Cumartesi gününden başlayıp bu ayın ilk haftası Cuma gününe kadar olanlar. 5
İkinci ödemeye dahil olacak faturalar: - Vadesi bu ayın ilk haftası Cumartesi gününden başlayıp bu ayın üçüncü haftası Cuma gününe kadar olanlar. Bu son yöntemde müşteriye kesilen herhangi bir fatura vadesi dolduktan sonra en erken 4 gün içinde tahsil edilebilmekte; vade tarihi kritik bir güne denk geldiğinde ise (örneğin 5 haftalık bir ayın 3. Haftası cumartesi günü vadeli bir fatura) 20-25 gün kadar geç tahsil edilebilmektedir. CARİ EKSTRE RAPOR ÖRNEĞİ Müşteri ABC LTD ŞTİ. Her hafta Perşembe günleri hesap kesip Cuma günü ödeme yapan bir firma olsun. Bu yapıya uygun olarak müşteri tanımı şu şekilde yapılmalıdır. Cari Hesap Tanımı ekranında Finans Sekmesinde aşağıdaki düzenleme yapılır. Ticari-2 Sekmesinde ödeme gün bilgisi girilir. (Faturalarda buraya yazılan gün sayısı faturanın tarihi üzerine eklenerek vade tarihi otomatik hesaplanır.) Müşteri ABC LTD ŞTİ'ne 1-7-10 Nisan 2014 tarihlerinde 3.000 TL + KDV lik ve 15'er gün vadeli 3 ayrı fatura düzenlensin. 6
Klasik Cari Ekstre Örneği Karşı Ödeme Tarihi ve Ödeme Günü Bilgileri Eklendiğinde Vadesi dolan borçların ödeme günleri VIO tarafından otomatik olarak bulunur ve raporlanır. KAPANMAYAN HESAPLAR RAPORU (YAŞLANDIRMA ANALİZİ) ÖRNEĞİ Aynı örnekle ilişkili olarak 25 Nisan 2014 Cuma günü müşteriden 2.500 TL ödeme alınmış olsun. Hesap kapatma işlemleri vade sırasına göre yapılacağı varsayılsın. Bu durumda 2.500 TL'lik ödeme ilk düzenlenen faturanın bir kısmını kapatacaktır. KLASİK KAPANMAYAN HESAPLAR RAPORU Belge tarihleri, vadeler, gecikme gün bilgileri, orijinal bedel ve açık kısımdan oluşan bir rapor. 7
KLASİK YAŞLANDIRMA ANALİZİ Kapanmayan hesapların verilen tarih aralıklarına göre dağılımı. KARŞI ÖDEME TARİHLİ YAŞLANDIRMA ANALİZİ SKOR YAZILIM VE BİLİŞİM SİSTEMLERİ - (MAYIS 2014) 8