Mikro Yazılımevi Yazılım Hizmetleri Bilgisayar San.Tic. A.Ş. MİKROKEP KAYITLI ELEKTRONİK POSTA HİZMETLERİ KAYITLI ELEKTRONİK POSTA UYGULAMA ESASLARI ( KEPUE) ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ KEPUE-EYS-001-01 / 02
DOKÜMAN YÖNETİMİ Doküman Adı Doküman Kodu KAYITLI ELEKTRONİK POSTA UYGULAMA ESASLARI KEPUE-EYS-001-01 Sürüm Numarası 02 Sürüm Tarihi 23.10.2015 Hazırlayan (lar) Onaylayan (lar) Emir Çelebi EYS Kurulu Doküman Ekleri Değişiklik Takip Çizelgesi Sürüm No Sürüm Tarihi Değişikliği Yapan Açıklama 01 06.07.2015 Emir Çelebi İlk Yayın 02 23.10.2015 Emir Çelebi 3.10 maddesine işlem kayıtlarının saklanma süresi ile ilgili tablo eklendi. 03 23.11.2015 Emir Çelebi Yazım hataları düzeltildi. Sayfa 2 / 36
İÇİNDEKİLER 1 TANIM VE KISALTMALAR... 6 1.1 Kısaltmalar... 6 1.2 Tanımlar... 7 2 GİRİŞ... 10 2.1 MikroKEP in Kalite Standartları... 11 2.2 Uygulanan Uluslarası Standartlar... 11 2.3 Sistem Bileşenleri... 12 2.3.1 Güvenli Elektronik İmza... 12 2.3.2 İşlem Sertifikası... 12 2.3.3 Zaman Damgası... 12 2.3.4 KEP Delil Yapısı ve Arşivi... 13 2.4 KEP Uygulama Esasları Dokümanı... 13 2.4.1 KEPUE Belgesinin Yayınlanması... 13 2.4.2 Bilgi ve Belgelere Erişim Yetkileri... 13 2.5 MikroKEP Çalışma Türleri... 14 2.5.1 Sadece KEP Alıcı Hizmeti... 14 2.5.2 KEP Gönder ve Al Hizmeti... 14 3 KEP HESAP İŞLEMLERİ... 14 3.1 MikroKEP Kimlik Doğrulama İşlemleri... 14 3.1.1 e-imza ile Kimlik Doğrulama İşlemi... 15 3.1.2 MikroKEP Ofislerinde Kimlik Doğrulama İşlemi... 16 3.1.3 MikroKEP Yerinde Kimlik Doğrulama İşlemi... 16 3.1.4 Kurumsal Başvuru Kapsamında Yapılan İşlemler... 16 3.2 Başvuru İçin Gerekli Olan Belgeler... 16 3.2.1 Gerçek Kişiler için Gerekli Olan Belgeler... 16 3.2.2 Tüzel Kişiler İçin Gerekli Olan Belgeler... 17 3.3 Hesap Açma... 17 3.4 Hesap Adlandırma... 17 3.4.1 MikroKEP Hesabı Adresinin kullanıcı-tarafı... 18 3.4.2 MikroKEP Hesabı Adresinin alan-adı-tarafı... 18 3.4.3 Kurumsal Başvurular... 18 3.5 Kullanıma Açma... 19 3.6 Hesap Kullanımı ve Kontrol Edilmesi... 19 3.7 Kullanıcı Hesabında Değişiklik Yapma... 20 3.8 Hesabın Kullanıma Kapatılması... 20 3.8.1 Hesap Kapatma Talebi... 20 3.8.2 Hesap Kapatma Sonrası İşlemler... 20 3.8.3 Kapatılmış Hesabın Yeniden İşleme Açılması... 20 Sayfa 3 / 36
3.9 KEP Sistemi İletim Zarfları ve Üretilen Deliller... 21 3.10 Arşivleme ve Sorgulama... 21 4 KEP REHBERİ... 23 4.1 Rehberin Yapısı... 23 4.2 Rehbere Kayıt İşlemi... 24 4.3 Rehberin Güncelleştirilmesi... 24 4.4 Rehber Kaydının Silinmesi... 24 4.5 Rehbere Erişim... 24 4.6 Diğer KEPHS lerle Rehber Konusunda Birlikte Çalışabilirlik... 25 4.7 Rehberin Kullanılması... 25 4.8 Rehberin Güvenliği... 26 4.9 Rehber Yapısında Değişiklik... 26 4.10 Yedekleme... 26 4.11 KEP Sistemi Üzerinden Yapılacak Katma Değerli İşler... 26 4.12 KEP İşleyişinden Doğacak Hukuki Sonuçlar... 26 5 YÜKÜMLÜLÜKLER... 28 5.1 Hizmet Sağlayıcının Yükümlülükleri... 28 5.2 Hesap Sahibinin Yükümlülükleri... 29 6 FİYATLANDIRMA... 31 6.1 Ücretlerin Bildirilmesi... 31 6.2 İdari Ücretler... 31 7 MIKROKEP FAALİYETLERİNİN DENETLENMESİ... 32 7.1 İç Denetim... 32 7.1.1 Düzenli Denetim... 32 7.1.2 Baskın Denetim... 32 7.1.3 İç Denetim Sonucu Uygunsuzluk... 32 7.2 Dış Denetim... 32 7.2.1 Düzenli Denetim... 32 7.2.2 Şikayet Üzerine Denetim... 32 7.2.3 Dış Denetim Sonucu Uygunsuzluk... 32 7.2.4 Faaliyet Raporu... 33 8 MIKROKEP FAALİYETLERİNİN SONA ERMESİ VE DURDURULMASI... 33 9 GÜVENLİK ESASLARI... 33 9.1 Personel... 33 9.1.1 Personel İşe Alma... 33 9.1.2 Personelin Kişisel Bilgisayarlarının Güvenliği... 34 9.1.3 Personel İşten Ayrılma... 34 9.1.4 Personelin Denetimi... 34 9.2 Ağ Güvenliği... 34 9.3 Fiziksel Güvenlik... 34 10 KAYNAKLAR... 35 Sayfa 4 / 36
Sayfa 5 / 36
1 TANIM VE KISALTMALAR KAYITLI ELEKTRONİK POSTA UYGULAMA ESASLARI 1.1 Kısaltmalar Bu doküman içerisinde kullanılan kısaltmalar aşağıda sunulmuştur: BGYS BS BTK ESHS Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi İngiliz Standardı (British Standarts) Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcısı ETSI Avrupa Telekomünikasyon Standartları Enstitüsü (European Telecommunication Standartization Institute) IETF RFC ISO/IEC KEP KEPHS MERSİS MERSİS No MERNİS MikroKEP İnternet Mühendisliği Görev Grubu Yorum Talebi (Internet Engineering Task Force Request for Comments) Uluslararası Standardizasyon Teşkilatı / Uluslararası Elektroteknik Komitesi (International Organisation for Standardisation / International Electrotechnical Commitee) Kayıtlı Elektronik Posta Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcı Merkezi Sicil Kayıt Sistemi MERSİS tarafından Ticaret Siciline kayıtlı tüzel kişilere verilen tekil Numara Merkezi Nüfus İdare Sistemi (Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü) Mikro Kayıtlı Elektronik Posta Hizmetleri Sayfa 6 / 36
1.2 Tanımlar KAYITLI ELEKTRONİK POSTA UYGULAMA ESASLARI MikroKEP Kayıtlı Elektronik Posta Uygulama Esasları Belgesi nde kullanılan tanımlar aşağıda belirtilmiştir: Alıcı Alt İşlem Yetkilisi Başvuru sahibi Bireysel Kullanıcı Taahhütnamesi Düzenleyici ve Denetleyici Kurum Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcısı Go nderici Güvenli Elektronik İmza Hesap sahibi İşlem sertifikası İşlem yetkilisi Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) KEP iletisinin alıcısı olan hesap sahibi veya işlem yetkilisi Tüzel kişilik hesaplarında İşlem Yetkilisi tarafından tanımlanabilen KEP gönderme ve / veya alma yetkilerine sahip olan yetkili. Bir tüzel kişi hesabı için birden fazla alt işlem yetkilisi tanımlanabilir. KEP hesabı almak için başvuru yapan gerçek kişi veya tüzel kişi KEP Hizmetlerine ilişkin olarak MikroKEP ile gerçek kişi KEP Hesap Sahibi arasında imzalanan ve tarafların karşılıklı olarak hak ve yükümlülüklerin tariflendiği belgedir. Kanun ile kendisine KEP sistemi ile ilgili ikincil düzenlemeleri yapma yetkisi ve görevi verilmiş olan Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu dur. Hesap sahiplerine ve KEPHS ye 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu hükümleri çerçevesinde elektronik sertifika, elektronik imza ve zaman damgası hizmetlerini sunan Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcısıdır. KEP iletisini gönderen KEP hesabının sahibi BTK tarafından düzenlenen ve 15.01.2004 tarih ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu nun 4 üncü maddesinde tanımlanan elektronik imza. Adına KEP hesabı tahsis edilen gerçek kişi veya kamu veya özel hukuk tüzel kişisi İşlem yetkilisi. KEPHS nin hizmetlerine ilişkin işlem verilerini imzalamak için kullandığı elektronik sertifika. Hesap sahibinin tüzel kişi olduğu durumlarda ilgili KEP hesabına ilişkin işlemleri tüzel kişi nam ve hesabına yapan gerçek kişi veya kişiler İşlem Yetkilisi olarak adlandırılır. Bir tüzel kişilik için bir İşlem Yetkilisi olabilir. Elektronik iletilerin, gönderimi ve teslimatı da dahil olmak üzere kullanımına ilişkin olarak hukuki delil sağlayan elektronik postanın nitelikli şekli. Sayfa 7 / 36
Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcısı (KEPHS) KEP Başvuru Kaydı Almaya Yetkili Kişiler KEP Delili KEP Go nderi Ücreti KEP Hesabı KEP Hesap Ücreti KEPHS İşlem Sertifikası Usul ve Esasları KEP Kutusu Alanı Ücreti 13.01.2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu kapsamındaki yetkilendirme çerçevesinde KEP sistemi kurmak ve işletmek için kurulan anonim şirket ile başvuru yapması ve gerekli koşulları sağlaması ha linde 11.02.1959 tarihli ve 7201 sayılı Tebligat Kanununun hükümlerine göre elektronik ortamda tebligat yapmaya yetkili kılınmış idare. MikroKEP adına, KEP hesabı başvurusu sahiplerinden ve/veya Kurumsal Başvuru Sahipleri nden ilgili belgeleri alan, bu başvuruları ve ilgili belgeleri MikroKEP e ileten, başvuru sahibinin bilgilerini ilgili mevzuat ve MikroKEP tarafından belirlenen kurallara göre kontrol eden ve kimlik kontrolü sırasında teslim alan ve MikroKEP e gönderen ve tüm bu hizmetleri MikroKEP ile aralarındaki sözleşme uyarınca MikroKEP nam ve hesabına yerine getiren gerçek ve tüzel kişilerdir. Bir işlemin belirtilen zamanda meydana geldiğini belirten, KEP Sistemi nde üretilen ve KEPHS nin işlem sertifikası ile imzalanmış veri. Gönderici KEP hesabı sahiplerinden, KEP hesaplarına gönderdikleri iletilere dayalı hizmetlerden KEPHS tarafından belirlenen tarife bazında (örn. gönderi adedi, gönderilerin büyüklüğü, belirli adet gönderinin belirli bir süre içinde gönderilmesi talebi gibi kriterlere dayalı olarak) alınan hizmet bedeli. KEP iletisi gönderme ve / veya alma yeteneğine sahip KEPHS tarafından oluşturulan elektronik posta hesabı. KEP hesabı sağlamak için gerçek kişi ve tüzel kişi başvuru sahiplerinden başvurdukları hesap türüne (Alıcı veya hem Alıcı hem Gönderici) ve tipine (bireysel, kurumsal) bağlı olarak alınan hizmet bedeli. 06.06.2012 tarih ve 15259 sayılı KEPHS I s lem Sertifikası Usul ve Esasları hakkındaki BTK kurul kararı. Alıcı veya gönderici türündeki hesaplara sağlanan posta kutusu alanının büyüklüğüne bağlı olarak alınan bedel. KEP Rehberi KEP hesabı bilgilerinin doğruluğunun ve güncelliğinin sorgulanabilmesi amacıyla işletilen bilgi ve sorgu sistemi. Sayfa 8 / 36
KEP Rehberi ve Adres Tebliği KEP Teknik Kriterlere İlişkin Tebliğ KEP Yo netmeliği Kullanıcı Mikro Yazılımevi A.Ş. MikroKEP Sakla İlet Tüzel Kullanıcı Taahhütnamesi Zaman Damgası BTK tarafından hazırlanarak 16.05.2012 tarih ve 28294 sayılı Resmi Gazete de yayımlanan Kayıtlı Elektronik Posta Rehberi Ve Kayıtlı Elektronik Posta Hesabı Adreslerine I lis kin Teblig BTK tarafından düzenlenerek 25.08.2011 tarih ve 28036 sayılı Resmi Gazete de yayınlanan Kayıtlı Elektronik Posta Sistemi I le I lgili Su rec lere ve Teknik Kriterlere I lis kin Teblig BTK tarafından düzenlenen 25.08.2011 tarih ve 28036 sayılı Resmi Gazetede yayınlanan Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine I lis kin Usul ve Esaslar Hakkında Yo netmelik Alıcı veya hem alıcı hem gönderici olarak KEP hesabı alan gerçek veya tüzel kişi. Kayıtlı e-posta Hizmetini sunan BTK tarafından yetkilendirilmiş firma. Mikro Kayıtlı Elektronik Posta Hizmetleri KEP iletilerinin, alıcının veya göndericinin KEP hesabına doğrudan ulaştırıldığı KEP çalışma modeli. KEP Hizmetlerine ilişkin olarak MikroKEP ile tüzel kişi KEP Hesap Sahibi arasında imzalanan ve tarafların karşılıklı olarak hak ve yükümlülüklerin tariflendiği belgedir. 15.01.2004 tarih ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu nun 3 üncü maddesinde tanımlanan zaman damgası. Sayfa 9 / 36
2 GİRİŞ KAYITLI ELEKTRONİK POSTA UYGULAMA ESASLARI Kayıtlı Elektronik Posta Uygulama Esasları (KEPUE) belgesi, MikroKEP yetkili hizmet sağlayıcısı olarak tüm ortamlarda elektronik posta ile bilgi ve belge paylaşımının taraflar arasında güvenli ve kanunen geçerli şekilde yapılabilmesi için geliştirilen, elektronik postaların gönderimi ve teslimatı esaslarına ilişkin olarak hukuki delil sağlayan, kayıtlı elektronik postanın nitelikli şeklidir. MikroKEP, Kayıtlı Elektronik Posta Uygulama Esasları (KEPUE) uyarınca KEPHS faaliyetlerini yürütür. MikroKEP sistemi, kanunen ispat edilebilir ve itiraz edilemez bir şekilde imzalanmış olan bireysel ve kurumsal kullanıcıların kayıtlı e-postalarının güvenli bir şekilde diğer KEPHS ler ile iletişime geçerek alıcılara iletimini ve iletim sırasında gerçekleşen işlemlerin de hukuka uygun bir şekilde saklanmasını sağlayan bir platform sunar. MikroKEP sistemi, bu hizmetleri BTK tarafından tanımlanan mevzuata uygun bir şekilde https://www.mikrokep.com.tr adresinden indirilebilecek KEPUE esaslarına uygun bir şekilde sağlamaktadır. KEP Sistemi, Türkiye Cumhuriyeti yasalarında ilk kez 14.02.2011 tarihli ve 27846 sayılı Resmi Gazete de yayımlanan 6102 sayılı ve 01.07.2012 tarihinde yürürlüğe girmiş olan Türk Ticaret Kanunu ile kayıtlı elektronik posta sistemi yürülüğe girmiş olup, diğer tarafı temerrüde düşürmeye, sözleşmeyi feshe, sözleşmeden dönmeye ilişkin elektronik ortamdaki ihbarların veya ihtarların kayıtlı elektronik posta sistemi ile yapılacağı hüküm altına alınmıştır. MikroKEP işlevlerini yerine getirirken işlem verilerini imzalamak için 5070 Sayılı Elektronik İmza Yasasına uygun faaliyet gösteren Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcısı tarafından üretilen işlem sertifikasına sahiptir ve güvenilir zaman bilgisini yine aynı yasaya uygun faaliyet gösteren ESHS'den alır. MikroKEP Uygulama Esasları, 25.08.2011 tarih 28036 sayılı Resmi Gazete de Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu'nun yayımladığı Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik ve yine aynı sayılı gazetede yayımlanan Kayıtlı Elektronik Posta Sistemi İle İlgili Süreçlere ve Teknik Kriterlere ve BS 10012, ETSI TS 102 640, IETF RFC 2821, IETF RFC 2822, ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27031 standartlarına uygun olarak hizmet verir. Sayfa 10 / 36
2.1 MikroKEP in Kalite Standartları KAYITLI ELEKTRONİK POSTA UYGULAMA ESASLARI MikroKEP, bu uygulama esasları belgesinin hazırlanması aşamalarında aşağıdaki hususları göz önünde bulundurmuş, ayrıca uygulama sırasında da aynı hassasiyeti göstermektedir. BTK tarafından belirlenen diğer KEPHS ler ile birlikte çalışabilirlik ilkelerine uyulması Uluslararası standartların baz alınması Hizmetlerin kaliteli ve kesintisiz sunulması Hizmet sürekliliğinin ve kalitesinin sağlanması İş sürekliliğinin sağlanması Bilgi güvenliğinin temini Kullanıcı haklarının korunması Kişisel verilerin korunması için gerekli tedbirlerin alınması 2.2 Uygulanan Uluslarası Standartlar MikroKEP, Kayıtlı e-postaların e-imza ile imzalanması ve e-imzaların kontrolü işlevlerini 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanununa uygun olarak ve aşağıda sıralanan uluslararası standartlara uygun olarak verir: BS 10012 Kişisel Bilgi Yönetim Sistemi (Personal Information Management System) ETSI 102 640 Elektronik İmza ve Altyapısı (Electronic Signatures and Infrastructure) ISO/IEC 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi (Information Security Management) Sayfa 11 / 36
IETF RFC 2821 IETF RFC 2822 Simple Mail Transfer Protocol Internet Mesajlaşma Protokolü (Internet Message Protocol) ISO/IEC 27031 Bilgi ve İletişim Teknolojileri için İş Süreklilik Yönetimi Business continuity standart 2.3 Sistem Bileşenleri KEP Uygulama Esasları kapsamındaki ana sistem bileşenleri, KEP sisteminin taraflarınca kullanılma zorunluluğu olan, yapısı ve kullanım şekli ilgili mevzuat tarafından belirlenmiş, KEPHS ya da farklı hizmet sağlayıcılar tarafından üretilen/sağlanan ürün ya da hizmetlerin tümünü kapsar. Bu bileşenler, güvenli, doğrulanabilir ve itiraz edilemez bir şekilde KEP in oluşturulması, gönderilmesi, alınması, delillerin üretilmesi ve saklanmasını sağlamaktadır. 2.3.1 Güvenli Elektronik İmza Gu venli Elektronik I mza, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununda tanımlanan ve ESHS ler tarafından sağlanan elektronik imzadır. Kayıtlı e-posta sistemini kullanan hesap sahiplerinin Kayıtlı e-posta gönderme hakkına sahip gönderebilmeleri için Güvenli Elektronik İmzaya sahibi olmaları gerekir. 2.3.2 İşlem Sertifikası BTK tarafından 06.06.2012 tarih ve 2012DK-15259 sayılı Kurul Kararı ile onaylanan, KEP hizmet sağlayıcısının hizmetlerine ilişkin işlem verilerini imzalamak için kullandığı, 5070 sayılı yasaya göre kurulmuş ve BTK tarafından yetkilendirilmiş bir ESHS tarafından üretilen elektronik sertifikadır. Sertifikaya ilişkin detaylar BTK tarafından kurumun web sayfasından yayınlanan ve http://www.btk.gov.tr/bilgi_teknolojileri/kayitli_elektronik_posta/islem_sertifikasina_iliski n_usul_ve_esaslar.pdf bağlantısından ulaşılabilecek olan dokümanda detaylı bir şekilde anlatılmaktadır. İşlem sertifikası ile MikroKEP, KEP alım ve gönderim aşamasında oluşturulan delilleri mevzuata uygun bir şekilde imzalar. 2.3.3 Zaman Damgası Zaman Damgası, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununda tanımlanan ve ESHS ler tarafından elektronik imzayla doğrulanan ve elektronik verinin, üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı ve/veya kaydedildiği zamanın inkar edilemez bir şekilde tespit edilmesi amacıyla kullanılan kayıttır. Zaman damgası, ESHS kök sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından imzalanmış bir elektronik sertifikaya sahiptir. Sayfa 12 / 36
ESHS ler, zaman damgası hizmetini sunarken anlık doğru zaman bilgisini ulusal sınırlar içerisindeki (ULAKBİM gibi) referans zaman bilgisi sağlayıcılarından Ağ Zamanı Protokolü (NTP: Network Time Protocol)) servisiyle zaman senkronizasyonunu gerçekleştirmekte ve İstanbul saat dilimini kullanmaktadırlar. 2.3.4 KEP Delil Yapısı ve Arşivi MikroKEP kurmuş olduğu bilgi sistemi ile KEP hesap sahipleri tarafından gönderilen elektronik postalar üzerinden standartlara uygun olarak otomatik oluşturulan verilerin saklanması ile arşiv oluşturur. Bu arşiv daha sonraki sorgularda gönderimi ispatlayan ve e-posta üzerinde değişiklik yapılıp yapılmadığını gösteren özelliklere sahip bilgileri barındırır. Bu bilgiler, ilgili mevzuat gereği, MikroKEP tarafından yönetmelikte belirtilen süre kadar saklanır ve gerekli kişilerin kullanımına sunulur. 2.4 KEP Uygulama Esasları Dokümanı MikroKEP bu dokümanda sunulan KEP Uygulama Esaslarını düzenler, denetler ve yayınlar. Bu konuda sorulacak sorular için iletişim adresi aşağıda verilmiştir: Adres: Barbaros Mah. Halk Cad. No.73 PK: 34746 Ataşehir /İstanbul Tel: 0(216) 472 84 00 Fax: 0(216) 472 79 60 E-posta: URL: info@mikro.com.tr www.mikrokep.com.tr / http://www.hs08.kep.tr MikroKEP, KEP Uygulama Esasları dokümanı üzerinde BTK ve uluslararası standartlara uygun olmak kaydıyla her türlü değişiklik ve güncelleme hakkına sahiptir. 2.4.1 KEPUE Belgesinin Yayınlanması MikroKEP KEP Uygulama Esasları dokümanını düzenleme, saklama ve yayınlama görevlerini yerine getirir. Web ortamında bilgilerin güncel ve yedi gün yirmi dört saat ilgili paydaşların erişimini sağlar. 2.4.2 Bilgi ve Belgelere Erişim Yetkileri MikroKEP tarafından web sitesinde yayınlanan bu belgeler ve bilgiler, KEP rehberi haricinde, yedi gün yirmi dört saat herkesin kullanımına açıktır ve sadece okunma amaçlı olarak erişim sınırsızdır. KEP rehberi ise, rehberde yer almak isteyen KEP hesap sahibi iznine tabidir, ayrıca, rehber sadece KEP kullanıcı kaydı olan kişilerin kullanımına açıktır. Rehber kullanımına ilişkin kurallar BTK tarafından KEP Rehberi ve Adres Tebliği nde detaylı şekilde açıklanmıştır. MikroKEP bu kullanım kurallarına uyar ve bilgi sistemleri aracılığı ile erişim yetkilerini tayin eder. Sayfa 13 / 36
MikroKEP eris im kos ulu olarak, bu belgede yer alan hu ku mlerin kabul edilmesini o ngo ru r, yetkisiz kis ilerin bilgilere eris erek u zerinde ekleme, silme veya deg is iklik yapmasını o nlemek ic in elektronik ortamda ve fiziksel ortamda gerekli gu venlik o nlemlerini almıs tır. 2.5 MikroKEP Çalışma Türleri MikroKEP, yürürlükte olan mevzuatta tanımlanmış çalışma modellerinden Sakla İlet modelinde hizmet vermektedir. Ayrıca, KEP hesabı kullanım biçimi için MikroKEP kullanıcılarına iki türde hizmet olanağı sağlar: 2.5.1 Sadece KEP Alıcı Hizmeti Bu hizmet türünü seçen kullanıcılar KEP iletileri gönderemez ancak KEP iletilerini alabilir. Bu hizmet türündeki hesapların kullanılabilmesi için kullanıcının elektronik imza sahibi olması zorunluluğu yoktur. 2.5.2 KEP Gönder ve Al Hizmeti Bu hizmet türünü seçen kullanıcılar KEP iletileri alabildiği gibi KEP iletileri göndermeye de yetkilidir. Bu hizmet türündeki hesapların kullanılabilmesi için kullanıcının elektronik imza sahibi olması zorunluluğu vardır. 3 KEP HESAP İŞLEMLERİ Bireysel ve kurumsal kullanıcılar, https://www.mikrokep.com.tr/application adresi üzerinden Kayıtlı e-posta başvurularını gerçekleştirebilirler. 3.1 MikroKEP Kimlik Doğrulama İşlemleri MikroKEP, başvuru sahibinin kimlik doğrulama işlemini, Yönetmelik te anlatıldığı şekilde yapar. Sisteme giriş yapılabilmesi için nitelikli elektronik imza ya da 2 adımlı kimlik doğrulama gereklidir. Kimlik doğrulama işleminde gerçek kişiler için nüfus cüzdanı, pasaport, sürücü belgesi gibi fotoğraflı ve kimlik yerine geçen geçerli resmî bir belge aranır. Bunların dışında, yetkili bir ESHS tarafından verilmiş güvenli elektronik imza ile başvuru yapan gerçek kişi için, e-imza alırken yaptığı başvuruda ESHS tarafından yapılmış olan kimlik tespitini MikroKEP geçerli kabul eder. MikroKEP tüzel kişi başvurularında, tüzel kişiler tarafından sunulan bilgi ve belgeler için MERSİS verilerine MERSİS Numarası ile elektronik ortamda erişerek tespit yapar. Bazı tüzel kişilerin başvuru aşamasında henüz ticari bilgileri MERSİS e aktarılmamış olabilir. Bu durumda ilgili tüzel kişilerin Ticaret Sicil Memurlukları ndan alacakları Ticaret Sicil Tasdiknamesi ve / veya Faaliyet Belgesi kimlik tespitinde yeterli olacaktır. Sayfa 14 / 36
Kullanıcıların kimlik doğrulaması amacıyla sistem tarafından tutulmakta olan bilgiler MikroKEP tarafından BS 10012 standartlarına uygun şekilde korunmaktadır. MikroKEP aşağıdaki yöntemlerden birisi ile kimlik doğrulaması yapılmış başvuruları kabul eder. 3.1.1 e-imza ile Kimlik Doğrulama İşlemi Elektronik imzası olan gerçek kişiler MikroKEP web sayfasından https://www.mikrokep.com.tr/application adresinden online başvuru yaparken e-imzaları olduğunu işaretleyerek devam etmeleri durumunda Bireysel Kullanıcı Taahhu tnamesini elektronik imza ile imzalayarak başvurusunu tamamlar. Güvenli elektronik imza ile başvurusunu tamamlayan kişi için, e-imza başvurusu sırasında ESHS tarafından yapılmış olan kimlik doğrulamasını ve elektronik imzalama sırasında ESHS tarafından sunulan sertifika doğrulama bilgisini MikroKEP kimlik doğrulama olarak kabul eder. Elektronik imzası olan tüzel kişi işlem yetkilileri online başvuru yaparken e-imzaları olduğunu işaretleyerek devam etmeleri durumunda Kurumsal Kullanıcı Taahhu tnamesini elektronik imza ile imzalayarak başvuruyu tamamlar. Başvuru sayfasında belirtilen gerekli belgeleri kargo ile MikroKEP e iletirler. Sayfa 15 / 36
3.1.2 MikroKEP Ofislerinde Kimlik Doğrulama İşlemi KAYITLI ELEKTRONİK POSTA UYGULAMA ESASLARI Online başvuru yapılırken Mikro Yazılımevi ofislerinde kimlik doğrulama seçilmesi durumunda, ilgili işlemler aşağıdaki ofislerde yapılabilir: İstanbul Merkez Barbaros Mah. Halk Cad. No: 73 34746 Ataşehir / İSTANBUL Telefon: +90 (216) 472 84 00 Faks: +90 (216) 472 79 60 3.1.3 MikroKEP Yerinde Kimlik Doğrulama İşlemi MikroKEP web sayfasından online başvuru yapılırken Yerinde Kimlik doğrulama seçeneği seçilmiş ise başvuru için gerekli belgeler hazırlanır. MikroKEP veya yetkilendirdiği sözleşmeli kurum personelleri vasıtasıyla randevu verilen gün ve saatte hesap sahibinin bildirimini yaptığı adreste kimlik doğrulama işlemi tamamlanır. Sözleşmeli kurum ile ilgili bilgiler MikroKEP web sitesinde yer alır. 3.1.4 Kurumsal Başvuru Kapsamında Yapılan İşlemler KEP hesap başvurusunda bulunan tüzel kişi, belirttiği işlem yetkilisi için düzenlenmiş olan imza sürküleri ve / veya vekaletname gibi noterden alınmış olan yetki belgesinin aslını ya da noter tasdikli suretini göstermek zorundadır. 3.2 Başvuru İçin Gerekli Olan Belgeler 3.2.1 Gerçek Kişiler için Gerekli Olan Belgeler MikroKEP gerçek kişiler tarafından yapılan başvurular sırasında aşağıdaki belgeleri kabul eder: Kimlik fotokopisi (T.C. Kimlik numarası içeren Nüfus cüzdanı, pasaport, sürücü belgesi gibi fotoğraflı ve kimlik yerine geçen resmi belge fotokopisi) Bireysel Müşteri Taahhütnamesi nin imzalı hali Bireysel Müşteri başvuru formunun imzalı hali Sayfa 16 / 36
3.2.2 Tüzel Kişiler İçin Gerekli Olan Belgeler KAYITLI ELEKTRONİK POSTA UYGULAMA ESASLARI MikroKEP tüzel kişiler tarafından yapılan başvurular sırasında aşağıdaki belgeleri kabul eder: Tüzel kişinin var ise MERSİS kaydı ve numarası MERSIS numarası yok ise Ticaret sicil numarasını içeren, Ticaret Sicil Memurluklarından alınmış olan Ticaret Sicil Tasdiknamesinin veya Faaliyet belgesinin fotokopisi Noter onaylı imza sirkülerinde yer alan yetkilendirmelere uygun olarak imzalanmış ve kaşelenmiş Kurumsal taahhütnamenin aslı ve eki olarak başvuru formu Tüzel kişilerin işlem yetkilisi olarak belirledikleri kişilerin kimlik tespiti için nüfus cüzdanı, pasaport, sürücü belgesi, avukatlık belgesi gibi fotoğraflı ve kimlik yerine geçen geçerli resmî belge Noter onaylı imza sirkülerinin aslı ya da noter onaylı aslı gibidir kopyası (MikroKEP merkezlerine gelen, yerinde kimlik doğrulama hizmetinden faydalanan ya da MikroKEP tarafından yetkilendirilmiş sözleşmeli firma ve yetkili personeller aracılığıyla kimlik doğrulama hizmetinden faydalanan şirketlere imza sirkülerinin orijinalinin gösterilmesi esas olmak üzere fotokopisi ile işlem yapılabilir.) Başvuru sahibinin şirketin kanuni temsilcisi olduğu ilan edilen, imza sirkülerinin dayanağı ticaret sicil gazetesinin fotokopisi İşlem yetkilisi, şirketin kanuni temsilcisi değil ise noter onaylı KEP konulu vekaletnamenin aslı. 3.3 Hesap Açma MikroKEP mevzuatta belirtilen kurallar ve KEP Uygulama Esasları dokümanı doğrultusunda başvuruda bulunan gerçek ve tüzel kişiler için KEP hesabını açar. 3.4 Hesap Adlandırma MikroKEP kullanıcı hesaplarını KEP Rehberi ve Adres Tebliği nde Kayıtlı elektronik posta hesabı adreslerinin yapısı maddesinde tarif edilen şekilde adlandırır. MikroKEP, KEP hesabı adreslerini IETF RFC 2821 e ve IETF RFC 2822 ye uygun olarak oluşturur. KEP hesabı adresleri kullanıcı-tarafı@alan-adı-tarafı formatında belirlenir ve tüm alfabetik olan karakterlerin tümü küçük harf olarak kullanılır. Sayfa 17 / 36
3.4.1 MikroKEP Hesabı Adresinin kullanıcı-tarafı MikroKEP, KEP hesap adresini oluştururken BTK tarafından düzenlenen ilgili mevzuata uyar. Aşağıdaki tanım ve tarifler bu mevzuata uygun bir şekilde hazırlanmıştır. Gerçek kişiler için adı.soyadı.sayı formatında oluşturulur. adı ve soyadı alanları kişinin nüfus cüzdanı, pasaport, sürücü belgesi gibi kimlik yerine geçen geçerli resmi belgelerde yazıldığı haliyle kullanılır. Başvuru sahibinin birden fazla adının veya soyadının olması halinde, bitişik yazılmak üzere adlardan veya soyadlardan en az birinin açık şekilde verilmesi zorunludur. Başvuru sahibinin talep etmesi halinde kısaltılacak adın veya soyadın kimlik yerine geçen resmi belgeler ile uyumlu bir şekilde kısaltılması esastır. Belirlenen adı.soyadı isimli KEP hesabı adresi daha önce başka bir hesap sahibi adına oluşturulmuş ise hesap adının sonuna (.) ayıracı konularak başvuru sahibinin belirleyebileceği ve daha önce adı.soyadı alanı aynı olan başka bir KEP hesabı adresinde kullanılmayan sayı alanı ilave edilir. sayı alanı 0-9 arasındaki rakamlar kullanılarak serbestçe belirlenir. Tüzel kişiler için MERSİS No, MERSİS No.X, TüzelKişiAdı ya da TüzelKişiAdı.X formatlarından biri ile oluşturulur. X alfa nümerik olacak şekilde isteğe bağlı olarak başvuru sahibi tarafından belirlenir. TüzelKişiAdı alanı, tüzel kişinin ticaret sicil veya MERSİS de kayıtlı bilgileri ile uyumlu olmak şartıyla açık şekilde ya da kısaltma yapılarak belirlenir. 3.4.2 MikroKEP Hesabı Adresinin alan-adı-tarafı Gerçek kişiler için; hsy.kep.tr oluşturulur. Tüzel kişiler için hsy.kep.tr veya TüzelKişiAdı.hsY.kep.tr formatlarından biri ile oluşturulur: hs MikroKEP i ifade etmek üzere kullanılan kısaltmadır. Y ise, KEPHS nin yetkilendirilme tarihine göre BTK tarafından belirlenen ve sadece KEP hizmetlerinde kullanılacak alan adında yer almak üzere KEPHS e verilen 01-99 arasında bir sayıdır. 3.4.3 Kurumsal Başvurular Kurumsal başvurularda TüzelKişiAdı.hsY.kep.tr formatı kullanılır ve bu başvurularda; TüzelKişiAdı.hsY.kep.tr alan adı sadece KEP hesabı adresleri için kullanılır, yönetimi MikroKEP tarafından gerçekleştirilir ve daha alt seviye alan adına genişletilemez. KEP hesabı adreslerinin kullanıcı-tarafı Madde 9.5.1 e uygun olarak belirlenir. Sayfa 18 / 36
Adına başvuruda bulunulan kişilerin KEP hesabı talepleri kurumsal başvuru sahibi tarafından yazılı olarak belgelendirilir. KEP hesabı adresi verilecek kişiye ait kimliğin doğru ve güvenilir biçimde tespit edilmesinden MikroKEP sorumludur. TüzelKişiAdı alanı, tüzel kişinin ticaret sicil veya MERSİS de kayıtlı bilgileri ile uyumlu olmak şartıyla açık şekilde ya da kısaltma yapılarak belirlenir. Ticaret sicil veya MERSİS de kayıtlı bilgileri olmayan diğer tüm tüzel kişiler için TüzelKişiAdı alanı bağlı bulundukları resmi sicile tescil edilen veya ilgili mevzuat ile belirlenen isim ve unvanları kullanılarak belirlenir. 3.5 Kullanıma Açma MikroKEP başvuru sahibi gerçek kişi ise başvuru sahibinin onayını, tüzel kişi ise KEPHS başvuru formu üzerinde belirtilen işlem yetkilisinin onayını, güvenli elektronik imza ile veya ıslak imzalı aldıktan sonra KEP hesabını kullanıma açar. Kullanıma açılan hesabın rehberde yer alma koşulları 4 KEP Rehberi bölümünde anlatılmıştır. 3.6 Hesap Kullanımı ve Kontrol Edilmesi MikroKEP tarafından kurulan KEP sistemi, bir elektronik postanın tarafları veya muhatapları arasında KEP hesabı vasıtasıyla hukukî ve teknik güvenliğe sahip şekilde gönderilip alınmasını sağlamak ve güvenli iletişimde bulunmak gibi amaçlarla kullanılır. KEP hesabının, hesap sahibi tarafından kendi adına kullanılması gerekmektedir. Hesap sahibinin tüzel kişi olduğu durumlarda, KEP hesabı, tüzel kişi tarafından yetkilendirilmiş olan işlem yetkilisi tarafından hesap sahibinin adına kullanılır. KEP hesabı kullanılarak yapılabilecek işlemler ve sonuçları MikroKEP ile hesap sahibi arasında imzalanan sözleşme ile belirlenmiştir. MikroKEP Tüzel kişilerin istediği zaman kimlik doğrulamadan geçmek koşuluyla işlem yetkilisini değiştirebilmesine izin verir. MikroKEP, tüzel kişi adına açılan KEP hesabını kullanmaya yetkili işlem yetkilisine, kimlik tespiti yapılmış olması ve gerekli bilgileri MikroKEP e bildirmesi koşuluyla ilgili hesabı kullanacak alt işlem yetkilisi tanımlama veya tanımlanmış alt işlem yetkilisini silme imka nı sunabilir. Bu durum sözleşme veya taahhütname ile kayıt altına alınır. Alt işlem yetkilisinin KEP hesabına ilişkin yetkileri işlem yetkilisi tarafından verilir. Alt işlem yetkilisi yeni bir alt işlem yetkilisi tanımlayamaz, tanımlanmış bir alt işlem yetkilisini silemez, KEP hesabını açma veya kapama talebinde bulunamaz ve KEP hesabına ilişkin yetkileri düzenleyemez. Tanımlanabilecek alt işlem yetkilisi sayısında herhangi bir kısıtlama yapılamaz. İşlem yetkilisi, alt işlem yetkilisine ait kimlik, erişim, adres gibi normal bir başvuruda olması gereken tüm bilgileri kimliğini teyid ederek doğru ve eksiksiz olarak tanımlamakla sorumludur. KEP sisteminde hesap sahibinin ya da işlem yetkilisinin, KEP hesabına erişerek gelen e- postaları kontrol etmesi esastır. Mu cbir sebep hâlleri dıs ında KEP hesabına eris ilmemesi durumunda o is gu nu sonunda gelen e-postanın ertesi is gu nu hesap sahibine ulas tıg ı ve okundug u kabul edilir. MikroKEP tüm kullanıcılarına, ekleriyle birlikte toplam büyüklüğü 25 (yirmibeş) MB (megabayt) ın altındaki orijinal KEP iletilerinin iletilmesini (gönderilmesini ve/veya alınmasını) Sayfa 19 / 36
garanti eder. MikroKEP her KEP hesabı için kullanıcılara en az 150 (yüzelli) MB depolama alanı sunar. Kullanıcının depolama alanı dolduğunda MikroKEP ilgili KEP hesabından e-posta gönderilmesini engelleyebilir, ancak kullanıcı e-posta almaya devam eder. MikroKEP, kullanıcının talep etmesi durumunda SMS ile bildirim, e- posta ile bildirim, virüs tarama ek hizmetlerini sunar. Virüs tarama hizmeti seçilmesi durumunda gelen ve giden e- postalara virüs taramasından geçirilecektir. 3.7 Kullanıcı Hesabında Değişiklik Yapma MikroKEP, müşteri hesap bilgileri üzerinde hesap sahibi tarafından talep edilmedikçe herhangi bir değişiklik yapamaz. Gerçek kişiler, kendi hesap kayıtları içinden iletişim bilgileri ve kimlik doğrulama şifresi dışında kalan bilgileri değiştiremezler. Tüzel kişiler istedikleri zamanda işlem yetkilisini değiştirebilirler, ayrıca iletişim bilgilerini de değiştirme hakkına sahiptirler. 3.8 Hesabın Kullanıma Kapatılması KEP hesabı, hesap sahibinin talebi veya vefatı, sözleşme veya taahhütname ile belirlenen kullanıma kapatma durumlarının gerçekleşmesi veya KEPHS nin faaliyetine son vermesi veya verilmesi ha llerinde MikroKEP tarafından kullanıma kapatılır. 3.8.1 Hesap Kapatma Talebi MikroKEP kullanıma kapatmaya ilişkin taleplerin alınmasını, portal üzerinden yedi gün yirmi dört saat kesintisiz olarak alır. KEP Hesabı nın kullanıma kapatılmasına ilişkin talepler, Hesap Sahibi veya işbu Taahhütname ile belirlenen İşlem Yetkilisi tarafından, ıslak imzalı kapatma talep yazısı ile MikroKEP e şahsen başvuru, uygulama üzerindeki hesap kapatma menüsünden, güvenli elektronik imza kullanılarak veya güvenli sorgulama yapılarak gerçekleştirilir. Kapatma talebi geçmişe dönük olursa, MikroKEP, KEP hesabını geçmişe yönelik olarak hiçbir şekilde kullanıma kapatamaz veya silemez. Kullanıma kapatılan KEP hesabından e-posta gönderimi ve alımı MikroKEP tarafından engellenir, ancak KEP hesabı en az üç ay erişime açık tutulur. Bu sürenin sonunda MikroKEP ilgili KEP hesabını tamamen kullanıma kapatır. 3.8.2 Hesap Kapatma Sonrası İşlemler MikroKEP kullanıma kapattığı KEP hesabına ilişkin tüm bilgi, belge ve KEP delillerini ilgili mevzuatla belirlenen süre boyunca arşivinde, güvenliğini ve veri bütünlüğünü sağlayarak saklar. 3.8.3 Kapatılmış Hesabın Yeniden İşleme Açılması MikroKEP kullanıma kapatılan bir KEP hesabını yeniden tahsis edemez. Kullanıma kapatılan KEP hesabı, ancak hesap sahibinin talep etmesi ve kimlik tespitine ilişkin gerekli işlemleri yaptırması ha linde MikroKEP tarafından yeniden kullanıma açılabilir. Kapatılmış bir hesabın yeniden açılması 3.3 Hesap Açma bölümünde açıklandığı şekilde yapılır. Sayfa 20 / 36
3.9 KEP Sistemi İletim Zarfları ve Üretilen Deliller KAYITLI ELEKTRONİK POSTA UYGULAMA ESASLARI KEP İletim zarfının yapısı ETSI 102640 Part2 Bölüm 4 de belirtildiği formatta oluşturulmaktadır. Sistemdeki tüm deliller XML formatında üretilmektedir. Sistem ileti başlıklarında ve delil üretiminde İstanbul saat dilimi (GMT +2) kullanılmaktadır. Deliller aşağıdaki durumlarda üretilmektedir: Oluşturulan Delil Türü SubmissionAcceptance Rejection RelayToREMMD AcceptanceRejection RelayToREMMD Failure DeliveryNonDelivery ToRecipient RetrievalNonRetrieval DownloadNonDownload ByRecipient İşlem Kullanıcının göndermiş olduğu ileti sistem tarafından kabul ya da reddedildiğinde, KEP sistemi alıcı rolündeyken farklı bir KEP sisteminden gelen KEP iletisinin kabul edilmesi ya da reddedilmesi durumunda, Alıcı KEP sistemine gönderim yapılamadığı durumda, Alıcının posta kutusuna iletinin yazılması ya da yazılamaması durumunda, Alıcının KEP kutusunda, KEP iletisinin başlık ve içerik kısmının tamamının görüntülendiği anda Gönderici KEPHS nin Sakla-Bildir modeli ile ileti göndermesi ve alıcının KEP paketini belirli bir süre indirdiğinde veya indirmediğinde 3.10 Arşivleme ve Sorgulama MikroKEP, KEP sisteminin tüm süreçlerine ve işleyişine ilişkin Tablo-1 de yer verilen bilgi, belge ve elektronik veriler ile işlemlerin yapıldığı zamana ve işlemleri yapan kişiye veya kişilere ait bilgileri içeren kayıtları gizliliğini, bütünlüğünü ve erişilebilirliğini koruyarak yönetmelikte belirtilen süreyle elektronik ortamda hazırladığı arşivde saklar. Hesap sahiplerinin arşivleme hizmetinden yararlanmamaları durumunda ileti içeriği kullanıcı sorumluluğundadır, MikroKEP tarafından arşivlenmemektedir. KEP kullanımından doğan elektronik posta iletimlerinden oluşturulan deliller, zaman damgası ve e-imza teknolojileri kullanılarak kayıt altına alınır ve yukarıdaki paragrafta anlatıldığı şekilde saklanır. Sayfa 21 / 36
Kayıt Türü Uygulama işlem kayıtları Kullanıcı ve Operatör erişim işlem kayıtları İptale İlişkin Ses kayıtları Diğer Ses kayıtları KEP altyapısında bulunan sistem bileşenlerinde yönetimsel amaçlı yapılan işlemlere ilişkin işlem kayıtları İşletim sistemi işlem kayıtları Diğer işlem kayıtları Açıklama KEP uygulamaları (KEP sistemi iletim ve delil üretilmesinden sorumlu uygulamalar, rehber servisi vb.) tarafından üretilen bilgilere ve verinin iletimine yönelik işlem kayıtları. Kullanıcıların/operatörlerin müşteri yönetimi, web mail, web başvuru ekranları vb üzerinden gerçekleştirdiği işlemlere ilişkin işlem kayıtları. Çağrı merkezinden yapılan iptal başvurularına ilişkin ses kayıtları. Çağrı merkezinden yapılan diğer ses kayıtları KEP altyapısında bulunan sistem bileşenlerinde kullanıcılar/operatörler/yöneticiler tarafından gerçekleştirilen bütün işlemlere ilişkin işlem kayıtları. (İlgili varlıklara yalnızca sistemlerin yönetimi amaçlı erişimler bu şekilde kayıt altına alınmalıdır.) KEPHS tarafından hizmetin yönetim ve denetimine yönelik kendi inisiyatifinde toplanan diğer işlem kayıtları. Saklama Süresi (Yıl) 20 20 20 2 20 5 5 Sayfa 22 / 36
Fiziksel güvenliğe yönelik giriş-çıkış işlem kayıtları Kamera kayıtları KAYITLI ELEKTRONİK POSTA UYGULAMA ESASLARI 3 KEPHS hizmetinin sunulduğu güvenli bölgelerin giriş ve çıkışlarına ilişkin işlem kayıtları. Güvenli bölgelerin izlendiği kamera sistemine ait kayıtlar. 1 MikroKEP elektronik ortamda oluşturduğu arşivi hesap sahiplerine kendi hesaplarına ait bilgileri görecek şekilde, yasal olarak verilere erişme hakkı olan diğer üçüncü taraf gerçek ve tüzel kişilere de tanımlanan yetkiler çerçevesinde erişime açar. 4 KEP REHBERİ Tablo 1 4.1 Rehberin Yapısı Rehberde yer alacak olan alanlar BTK tarafından KEP Rehberi ve Adres Tebliği nde detaylı olarak tanımlanmıştır. Bu tanımlara göre; Hesap Sahibi Gerçek Kişiler Zorunlu alanlar KEP Hesabı Adresi T.C. Kimlik Numarası Adı Soyadı I steg e bag lı alanlar Hizmet Alma Şekli Unvan Cadde Adı/Numarası ve Ev Numarası İlçe Şehir İmza Doğrulama Verisi Telefon Numarası Hesap Sahibi Tüzel Kişiler Zorunlu alanlar KEP Hesabı adresi MERSİS No veya Ticaret Sicil No Tüzel Kişinin Tam Adı Sayfa 23 / 36
Ana Faaliyet Alanı Merkezinin Bulunduğu İl Adres Bilgileri I steg e bag lı alanlar İşlem Yetkilisinin/Yetkililerinin Adı Soyadı İşlem Yetkilisinin/Yetkililerinin Unvanı 4.2 Rehbere Kayıt İşlemi KAYITLI ELEKTRONİK POSTA UYGULAMA ESASLARI MikroKEP yeni KEP hesabı açma aşamasında, KEP Rehberi ve Adres Tebliği nde yer alan hükümler çerçevesinde; Gerçek kişinin rehber kaydına, hesap sahibinin onayını alarak KEP rehberinde yer verir Tüzel kişinin rehber kaydına, tüzel kişinin onayını almaksızın KEP rehberinde yer verir Her KEP hesabı için sadece bir tane rehber kaydı oluşturur. 4.3 Rehberin Güncelleştirilmesi Hesap sahibi, rehber kaydında meydana gelen değişiklikleri MikroKEP KEPHS ye bildirmek zorundadır. MikroKEP kendi sistemi üzerinde bulunan KEP hesaplarına ilişkin değişiklikleri ilgili KEP rehberine gerçek zamanlı olarak işleyerek günceller. Rehber kayıtları sadece MikroKEP yetkili personeli tarafından güncellenebilir. MikroKEP rehbere ilişkin teknik altyapısını, diğer KEPHS lerle birlikte KEP rehberini gerçek zamanlı olarak güncel tutmaya uygun olarak kurmuştur ve işletmektedir. 4.4 Rehber Kaydının Silinmesi MikroKEP hesap sahibi gerçek kişilerden gelecek olan rehber kaydı silme talebini derhal yerine getirir. Ancak, tüzel kişiler hesap bilgilerinin rehber kaydının silinmesini mevzuat gereği talep edemezler. Gerçek ya da Tüzel kişilere ait KEP hesabı kapatıldığı takdirde MikroKEP tarafından derhal rehberden silinir. 4.5 Rehbere Erişim MikroKEP KEP hesabı bilgilerinden oluşan KEP rehberini tüm hesap sahipleri ve işlem yetkililerinin erişimine yedi gün yirmi dört saat kesintisiz olarak açık tutar. KEP rehberine yetkisiz erişimleri engeller. Sayfa 24 / 36
4.6 Diğer KEPHS lerle Rehber Konusunda Birlikte Çalışabilirlik KEP Rehberi ve Adres Tebliği nde Her KEPHS, kendi KEP rehberi ile diğer KEPHS lerin KEP rehberlerinin birlikte çalışabilirliğini teminen gerekli tedbirleri alır. ibaresi yer almaktadır. MikroKEP diğer KEPHS lerle birlikte kullanım amaçlı olarak rehbere ilişkin teknik altyapısını gerçek zamanlı paylaşıma uygun olacak şekilde kurmuştur. MikroKEP diğer KEPHS den kendisine iletilen sorgu talebini derhal alarak kendi KEP rehberinde sorgular ve sonuçları doğru, eksiksiz ve anlaşılabilir bir şekilde sorguyu ileten KEPHS ye bildirir. Sorgu sonucu en geç yirmi saniye içinde geri döndürülmektedir. Sistemlerde ya da ağ altyapısında yaşanabilecek yoğunluklara bağlı olarak bu süre en fazla on saniye artış gösterebilir. 4.7 Rehberin Kullanılması MikroKEP sadece hizmet verdiği hesap sahiplerine KEP rehberini sorgulama hizmeti verir. KEP rehberi sorgulamaları zorunlu veya isteğe bağlı rehber alanları kullanılarak gerçekleştirilir. Gerçek kişi sorgularında birden fazla kayıt bulunması durumunda T.C. Kimlik Numarası ile sorgu yapılabilir, bunun dışında gerçek kişilerin KEP rehber kaydı T.C. Kimlik Numarası alanı kullanılarak sorgulanamaz. Sorgulama işlem adımları aşağıdaki gibi gerçekleşir; MikroKEP Web Portali üzerinden gerçek ya da tüzel kişi yetkilisi sorgulama yapar. MikroKEP, önce kendi KEP rehberinden sorgulanır. Kendi rehberinde yok ise diğer KEPHS rehberlerinden sorgulanır. Tüm sorgu sonuçlarını birleştirerek anlaşılabilir bir şekilde hesap sahibine sunulur. Bireysel rehber sorgusunda KEP Hesap Adı, Ad, Soyad, Cadde, Unvan alanlarında, Tüzel rehber sorgusunda KEP Hesap Adı, Tüzel Kişi Tam Adı, Ana Faaliyet Alanı, Adres, İşlem Yetkilisinin Adı, İşlem Yetkilisinin Unvanı alanlarında benzer (like) % karakteri kullanılarak sorgu yapılabilir. Sadece % karakteri ile sorgu yapılmasına izin verilmez. KEPHS, bir rehber sorgusu sonucunda birden fazla kişiye ait kayıt bulması halinde sorgu sonucunu bildirmez ve sorgu sonucunun tek kişiye ait rehber kaydı veya kayıtlarına indirgenmesi için kullanıcıdan yeni rehber alanlarını girmesini ister. Sorgulanan gerçek bir kişinin rehber kaydı ise ve T.C. Kimlik Numarası hariç bütün rehber alanları ile sorgu sonucu bir tek gerçek kişiye indirgenemiyorsa, T.C. Kimlik Numarası alanı ile sorgulama devam ettirilir. Sayfa 25 / 36
MikroKEP, kendisine gelen KEP rehber sorgusuna ilişkin sadece KEP hesabı adresi alanını sorgu sonucu olarak bildirir. MikroKEP, kendisine diğer KEPHS tarafından bildirilen KEP hesabı adresi alanına ilişkin sorgu sonucunu ilgili göndericiye ilettikten sonra kendi sistemlerinden siler. 4.8 Rehberin Güvenliği MikroKEP KEP rehberine ilişkin tüm bilgilerin gizliliğini, bütünlüğünü ve erişilebilirliğini sağlayarak ilgili mevzuat ile belirlenen süre boyunca saklar. 4.9 Rehber Yapısında Değişiklik MikroKEP BTK tarafından rehber ile ilgili yayınlanacak tüm düzenlemelere uyar ve rehber işlemlerini ona göre düzenler. 4.10 Yedekleme MikroKEP KEP sistemleri üzerindeki verilerin yedeklerinin alınabilmesi ve yedeklerden geri dönerek sistemin kayıpsız olarak yeniden yüklenebilmesi için yedekleme politikaları geliştirmiştir. Bu politikalar toplanan ve yedeklenmesi gereken verilerin durumuna göre ve gerektiğinde gözden geçirilerek yenilenebilmektedir. Mevcut durumda yürürlükte olan politikalara göre veriler günlük, haftalık ve aylık olmak üzere yedeklenmektedir. MikroKEP sistemlerindeki tüm bilgilerin yedeğini düzenli olarak ve şifreli şekilde iki farklı yerleşkede kurulu bulunan yedekleme ortamlarına alır. Bu yedeklerin korunması ve güvenliği için gerekli tüm tedbirleri almıştır. 4.11 KEP Sistemi Üzerinden Yapılacak Katma Değerli İşler MikroKEP KEP sistemi içerisinde elektronik posta gönderilmesi ve alınması dışında elektronik belgelerin saklanması, güvenli iletişim ve elektronik ortamda güvenilir üçüncü taraf hizmetleri gibi katma değerli hizmetler sunabilir. Buna ek olarak MikroKEP, Mikro Yazılımevi tarafından sunulan Ticari Yazılımları kapsamında müşterilerin güvenli kimlik doğrulaması gerçekleştirmeleri ile KEP gönderisi gönderme ve alma gibi hizmetleri de sunmaktadır. Diğer firmalar tarafından geliştirilen yazılımların da KEP Sistemine güvenli bir şekilde erişerek KEP gönderme ve alma işlemleri ise, MikroKEP tarafından sunulan entegrasyon yazılımları ile gerçekleştirilebilmektedir. 4.12 KEP İşleyişinden Doğacak Hukuki Sonuçlar MikroKEP nin KEP sistemi üzerinden sunduğu hizmetlere ilişkin olarak oluşturduğu kayıtlar ile KEP delilleri senet hükmündedir ve aksi ispat edilinceye kadar kesin delil sayılır. Sayfa 26 / 36
Hesap sahibi tarafından KEP hesabı kullanılarak gerçekleştirilen tüm işlemlere ilişkin hukuki sonuçlar hesap sahibi üzerinde doğar. Sayfa 27 / 36
5 YÜKÜMLÜLÜKLER KAYITLI ELEKTRONİK POSTA UYGULAMA ESASLARI 5.1 Hizmet Sağlayıcının Yükümlülükleri MikroKEP hizmet sağlayıcı olarak, ilgili mevzuat tarafından belirlenmiş aşağıdaki yükümlülükleri yerine getirmeyi Kabul ve taahhüt etmiştir. Sakla-ilet çalışma modeli ile hizmet verir. Sunmakta olduğu hizmetler için, Yönetmelikte belirlenen kriterlere uygun olarak bu hizmetlerin gerektirdiği güvenlik seviyelerine uygun ve güvenilir kimlik doğrulama mekanizması kurar. KEP hesabının kullanıma kapatılmasına ilişkin taleplerin alınması ve derha l gerçekleştirilebilmesi için MikroKep portaline yedi gün yirmi dört saat erişilebilir hizmet sunar. KEP hesabının ve bu hesap üzerinden verilen hizmetlerin güvenliğini, gizliliğini ve bütünlüğünü sağlar. Kişisel verilerin korunması için gerekli tedbirleri alır. KEP sisteminin tüm süreçlerine ilişkin günlük kayıtlarını güvenliğini, gizliliğini ve bütünlüğünü sağlayarak kayıt altına alır. Sisteminin tüm süreçlerinde oluşturulan KEP iletilerini ve KEP delillerini ilgili KEP hesabına anlaşılabilir ve okunabilir bir şekilde iletir. KEP hesap sahibinin talebi ha linde, KEP hesabına gelen e-postaların teslim alınmasına ilişkin bilgileri, alternatif iletişim kanalları üzerinden bildirir. KEP hesabına web arayüzü üzerinden güvenli bir şekilde erişilebilmesini, e- postaların okunabilmesini ve gönderilebilmesini sağlar. Hesap sahibinin önceden onayını almak kaydıyla kendisine ait bilgiler ile KEP hesabı bilgilerinden oluşan KEP rehberini tüm hesap sahipleri ve işlem yetkililerinin erişimine yedi gün yirmi dört saat kesintisiz olarak açık tutar. Kendi sistemleri üzerinde bulunan KEP hesaplarına ilişkin değişiklikleri ilgili KEP rehberine gerçek zamanlı olarak işleyerek günceller. Diğer KEPHS lerle birlikte KEP rehberini gerçek zamanlı olarak güncel tutmak için gerekli teknik altyapıyı kurar ve işletir. Sayfa 28 / 36
KEP hesabının kullanılmasını sağlayan ara yüzleri engelli kişilerin de erişimlerini sağlayacak şekilde Tebliğ de belirtilen standartlara uygun olarak hazırlar. KEP sisteminin tüm süreçlerine ve işleyişine ilişkin bilgi, belge ve elektronik veriler ile işlemlerin yapıldığı zamana ve işlemleri yapan kişiye veya kişilere ait bilgileri içeren kayıtları gizliliğini, bütünlüğünü ve erişilebilirliğini koruyarak en az yirmi yıl süreyle saklar. KEP hesabının ilk kullanımından önce hesap sahibini ve varsa işlem yetkilisini KEP sistemine ilişkin tüm süreçler hakkında yazılı olarak bilgilendirir. Sözleşmenin veya taahhütnamenin yenilenmemesi durumunda KEP hesabının kullanıma kapatılacağına ilişkin hesap sahibini ve işlem yetkilisini sözleşme veya taahhütname süresinin sona ermesinden üç ay önce uygun iletişim kanallarından en az birisi ile bilgilendirir. KEP sistemine ilişkin ana ve yedek sistemlerini Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde bulundurur. KEP sistemindeki tüm imzalama süreçlerinde ESHS ler tarafından KEPHS için oluşturulan işlem sertifikasını kullanır. Hesap sahibinin veya işlem yetkilisinin talep etmesi ha linde KEP delillerinin gerçek zamanlı olarak doğrulanması hizmetini sunar. 5.2 Hesap Sahibinin Yükümlülükleri KEP hesap sahibi kişi MikroKEP ile imzaladığı sözleşme ile ilgili mevzuat tarafından belirlenmiş aşağıdaki yükümlülükleri yerine getirmeyi kabul ve taahhüt etmiştir. KEP hesabı başvurusu için gerekli olan bilgi ve belgeleri tam ve doğru olarak MikroKEP e teslim eder. Başvurusunda KEP hesabını sadece alıcı veya hem alıcı hem gönderici olarak kullanacağını MikroKEP e açıkça belirtir. KEP hesabı bilgilerinde olan değişiklikleri, MikroKEP e derhal bildirir. MikroKEP ile imzaladığı sözleşmede veya taahhütnamede belirtilen hüküm ve koşullara uygun hareket eder. Sisteme giriş amacıyla kendisine verilen bilgileri korumakla yükümlüdür, üçüncü kişilerle paylaşamaz ve başkasına kullandıramaz. Sayfa 29 / 36
Sayfa 30 / 36
6 FİYATLANDIRMA KAYITLI ELEKTRONİK POSTA UYGULAMA ESASLARI MikroKEP sunduğu KEP Hizmeti ve katma değerli hizmetlere ilişkin ücretleri belirlemekte serbesttir. Ancak BTK, rekabetçi ortam gerekleri veya tüketici haklarının korunması amacıyla KEP sistemi ile ilgili hizmetlere ait tarifeler için ilgili Kurum mevzuatı çerçevesinde onaylama süreci işletebilir, ücretlere alt ve üst sınır getirebilir. Bu durumda MikroKEP bu düzenlemelere uygun olarak ücretlerini yeniden belirler. 6.1 Ücretlerin Bildirilmesi MikroKEP, KEP hizmetleri ve katma değerli hizmetleriyle ilgili ücretleri liste fiyatları kurumsal internet sitesinde yayımlar. MikroKEP, bu ücretlerde her zaman değişiklik, özel kampanya veya indirim yapma hakkına sahiptir. 6.2 İdari Ücretler MikroKEP Yönetmelikte belirtilen oranda ve tarihte idari ücret adı altında BTK ya gerekli ödemeyi yapar. Sayfa 31 / 36
7 MIKROKEP FAALİYETLERİNİN DENETLENMESİ KAYITLI ELEKTRONİK POSTA UYGULAMA ESASLARI 7.1 İç Denetim 7.1.1 Düzenli Denetim MikroKEP, kendi iç denetçileri tarafından düzenli olarak işleyiş ve güvenlik konularında denetlenmektedir. Bu denetçiler, planlı, programlı bir biçimde gerekli yetki ve sorumluluklar ile donatılmış, eğitilmiş, ancak denetlenen bölümler ile herhangi bir şekilde doğrudan sorumluluk taşımayan personellerden oluşmaktadır. 7.1.2 Baskın Denetim MikroKEP, düzenli iç denetimler haricinde denetlenecek bölüme önceden haber verilmeden baskın denetimler ile denetlenmektedir. Baskın denetimler genel olabileceği gibi şüphe üzerine de yapılabilir. 7.1.3 İç Denetim Sonucu Uygunsuzluk Yapılan tüm denetimlerin sonuçları, İç Denetim Uygunsuzluk Raporu düzenlenerek kayda geçirilir. Raporda uygunsuzluk var ise, ilgili bölüm yöneticisi ile üst yönetime dağıtılır, yetkililer tarafından gerekli düzeltme/düzenleme önlemleri alınır. 7.2 Dış Denetim 7.2.1 Düzenli Denetim MikroKEP, mevzuata ve yönetmeliğe uygun olarak hizmet verip vermediğine ilişkin, en az iki yılda bir kez BTK tarafından denetlenir ya da BTK tarafından görevlendirilecek bir başka kurum ya da kuruluş tarafından BTK adına denetlenir. Bu denetim 14.12.2011 tarihli ve 28142 sayılı Remi Gazetede yayımlanan Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumunun Denetim Çalışmalarına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik esaslarına uygun olarak yapılır. 7.2.2 Şikayet Üzerine Denetim MikroKEP, KEP hizmet sağlayıcılığı işlevleri hakkında MikroKep kullanıcıları tarafından yapılan bir şikayet varsa, bu şikayetin durumuna göre BTK tarafından denetim yapılmasına karar verildiği durumlarda bir üst maddede anlatıldığı biçimde denetlenir. 7.2.3 Dış Denetim Sonucu Uygunsuzluk MikroKEP nin Yönetmeliğe ve ilgili diğer mevzuata uygun hizmet vermediğinin tespiti sonucunda verilecek idarî para cezaları 5809 sayılı Elektronik Haberleşme Kanununun 9 uncu, 60 ıncı ve 61 inci maddelerine göre BTK tarafından hazırlanan İdari Para Cezaları ve Tedbirler Hakkında Yönetmelik çerçevesinde belirlenir. Sayfa 32 / 36