BLGM 101 DENEY 3 * WINDOWS İÇİN MICROSOFT EXCEL'E GİRİŞ Amaçlar 1. Excel'in temel özelliklerinin öğrenilmesi 2. Çizelge üzerindeki verileri kullanarak grafik oluşturma Bu deneyde Microsoft Excel 2007 kullanacağız, ancak bazı farklılıklar göstermelerine rağmen, diğer elektronik çizelge programlarının da kullanımı benzerdir. Ön Bilgi Elektronik çizelgeler anket sonuçlarının değerlendirilmesi, istatistiksel özetler çıkarma, finansal karar verme, muhasebe hesaplamaları gibi işlerde kullanılır. Bu hafta Microsoft Excel 2007 hakkında bilgi edineceğiz. Bu programın bir çok özelliği olduğundan dolayı, tamamının bir deneyde işlenmesi mümkün değildir; ancak yine de, bu deneyin ardından bir çok işlemi kendiniz yapabileceksiniz. En önemlisi ise, diğer özellikleri yardım menüsünü kullanarak kendiniz öğrenebilirsiniz. Excel'i başlattığınızda yeni bir çizelge (worksheet) sizi bekliyor olacaktır. Bu çizelge bir tablo gibi satır ve sütunlara bölünmüştür. Satırlar rakamlarla (1, 2, 3...), sütunlar ise harflerle (A, B, C...) belirtilmiştir. Hücreler de bir harf bir rakamla (A1, B7 ve Z44 gibi) işaretlenir. Buradaki hücrelere yazı, rakamsal değer veya formül girebilirsiniz. Girdiğiniz yazılar etiketler ve başlıkları oluştururken, rakamlar verileriniz oluşturur. Girmiş olduğunuz formüller ise size istediğiniz sonuçları hazırlar. * BLGM 101 dersi için Bahar 2009/10 döneminde verilen CMPE 101 deneylerinden günümüz teknolojisi göz önünde bulundurularak Yıltan Bitirim ve Cem Kalyoncu tarafından derlenmiştir. 1
Kümeler Microsoft Excel'de bir küme karesel olarak tanımlanan bir alandır. Bu kümeler iki köşedeki hücrelerin adresleri kullanılarak gösterilir. Kümeler toplama, ortalama hesaplama gibi işlemlerde kullanılırlar. Örn: A1:A5 A sütunun ilk beş hücresini gösterir, elemanları A1, A2, A3, A4 ve A5'tir. B2:E3 ise B2, B3, C2, C3, D2, D3, E2, E3 elemanlarını içerir. Şekillendirme Hazırladığınız çizelgeleri baskı veya görüntülemek için şekillendirmeniz gerekebilir. Şekillendirme iki türde olmaktadır: hücre şekillendirmesi ve veri şekillendirmesi. Hücre şekillendirmesi için öncelikle şekillendirilecek olan hücreleri seçmeniz gerekmektedir. Seçtiğiniz hücrelere hazır şekillerden birini atamak için Ana menü den (Home) Hücre şekilleri (Cell styles) düğmesini tıklayarak, buradaki şekillerden birisini seçmeniz yeterlidir. Hazır şekillerin dışında, Yazı tipi (Font) kısmındaki araçları kullanarak kendiniz de istediğiniz şekli oluşturabilirsiniz. Ayrıca, bir sütun ya da satırın yüksekliğini değiştirmek isterseniz bu işlemi hücre adreslerini gösteren başlık cetvelinden yapabilirsiniz. İki satır ya da sütunun arasında fare imlecini getirerek sol tuşa basınız, yükseklik ya da genişliği istediğiniz seviyeye getirdiğinizde sol tuşu serbest bırakarak işlemi tamamlayabilirsiniz. Verileri şekillendirme işlemi için ana menüdeki Sayı (Number) kısmını kullanabilirsiniz. Bu kısımda en üstte bulunan seçim listesinden verinizin tipine uygun bir şekillendirme seçebilirsiniz. Bu şekillendirmelerin alt kısmında verinizin nasıl görüneceğine dair örnekler bulunmaktadır. Eğer istediğiniz şekil bu listede bulunmuyorsa Daha sayı şekilleri (More number formats) seçeneğini tıklayarak istediğiniz şekli oluşturabilirsiniz. Ayrıca sayı kısmında rakamların ondalıktan sonra gösterilecek basamak sayılarını değiştirebileceğiniz düğmeler mevcuttur ( ). Formüller Excel'de hücrelere basit değerler yerine formüller de atayabilirsiniz. Bu formüllerin değerleri dinamik olarak hesaplanarak formülün sonucu, formülü yazdığınız hücrede görünür. Örneğin: F1, 2
F2, F3 hücrelerinin toplamını F4 hücresine =F1+F2+F3 yazarak aynı hücrede görünmesini sağlayabilirsiniz. Bir formül yazmak için hücrenin içeriğini yazarken = sembolüyle başlamanız yeterlidir. Fonksiyonlar Formüllerin içinde ihtiyaç duymanız durumunda çeşitli fonksiyonlar kullanabilirsiniz. Bu fonksiyonların bazıları küme bilgisi ile çalışabilir. Yukardaki örneği SUM (Topla) fonksiyonuyla yazmak istersek =SUM(F1:F3) yazmamız yeterli olurdu. Bütün fonksiyonların listesine ulaşmak isterseniz, değer çubuğundaki Fonksiyon ekle (Insert function, sembolü: fx) tuşuna basabilirsiniz. Aşağıda sık kullanılan fonksiyonların listesi mevcuttur. SUM (Topla): Verilen aralıktaki değerleri toplar. AVERAGE (Ortalama): Verilen aralıktaki değerlerin ortalamasını alır. MIN (En düşük), MAX (En yüksek): Verilen aralıktaki değerilerin en küçüğünü ya da en büyüğünü alır. SUBSTITUTE (Değiştir): Verilen bir yazının (ilk parametre), içinde geçen belli bir metni (ikinci parametre) verilen metin (üçüncü parametre) ile değiştirir. Örn: SUBSTITUTE(F1, "elma", "armut") POWER (Üs): Bir sayının üssünü alır. Örn: POWER(F1, 2) Formüllerin taşınması Eğer bir formülü bir hücreden başka bir hücreye taşır veya kopyalarsanız, formüldeki hücre adresleri (A1, A2, A3 gibi) veya küme tanımları taşınan formül hücresiyle birlikte değişir. Örneğin: F4 hücresine bulunan =SUM(F1:F3) formülünü E6 hücresine taşırsanız değeri otomatik olarak =SUM(E3:E5) olur. Eğer taşıdığınız ya da kopyaladığınız formüllerin değişmesini istemiyorsanız hücre veya küme tanımlarının içerisine (satır, sütun veya her ikisi için) $ sembolü koymanız yeterlidir. Biraz önceki örnekteki formülü =SUM($F$1:$F$3) şeklinde yazarsanız, bu formül taşındığında hiçbir değişikliğe uğramaz. Veriler Microsoft Excel'de veriler üzerinde işlem yapmayı kolaylaştıran çeşitli işlemler vardır. Bu işlemler Veri (Data) menüsünde gösterilmektedir. Buradaki en temel iki işlem filtreleme ve 3
sıralamadır. Bu işlemleri kullanarak yüzlerce satırlık verinin içerisinden istediğiniz bilgileri rahatça elde edebilirsiniz. Örneğin: sizden ürün satın alıp Mağusa'da yaşayan müşterilerinizin listesini almak için, şehire göre filtreleme yapabilirsiniz. Aynı şekilde müşterilerinizi aldıkları ürün miktarlarına göre sıralayarak en çok ürün alan müşterilerinizi görebilirsiniz. Bu işlemlerin tamamı verilerinizi satır satır algılar, o yüzden her bir girdiniz bir satırda olmalıdır. Microsoft Excel'de bulunan verileri işleyebilmek için Veri (Data) menüsünde bulunan sıralama düğmelerini kullanabilirsiniz. Sıralanacak olan veriyi seçtikten sonra Sırala (Sort) düğmesi verinizi istediğiniz şekilde sıralamanızı sağlayan bir pencere açar. Bu pencereden verinizi hangi sütunlara göre sıralayacağınızı seçebilirsiniz. Veri işleme kipini başlatmak için filtrelemek istediğiniz alanı seçerek, Filtrele (Filter) komutunu menü çubuğundan seçiniz. Bu işlem seçili alandaki ilk satırı veri başlığı olarak algılar, bu yüzden eğer başlık satırınız yoksa bu işlemden önce eklemeniz gerekir. Bu başlıklar sütunlarınızda bulunan verilerin anlamlarını belirtir (örn: müşteri adı, satış miktarı). Bu işlemin ardından başlık satırındaki hücrelerin sağ kısımlarına birer aşağı ok sembolü gelir. Bu sembole tıkladığınız zaman filtreleme ve sıralama yapabilmenizi sağlayan araçların bulunduğu bir pencere açılacaktır. Filtreleme işlemini bu açılan sütun işlemleri menüsünden yapabilirsiniz. Microsoft Excel sizin için hazır filtreler üretecektir. Bunları bu sütundaki verilerin tipine göre üretmektedir. Örneğin: Tarih sütununu filtrelemek isterseniz, listenizde bulunan günler önce yıl, sonra ay, sonra da gün olarak adım adım listelenmektedir. Böylece isterseniz kolaylık bir aylık bir süreci seçebilir veya istediğiniz günleri tek tek işaretleyebilirsiniz. Bunun dışında kendi istediğiniz filtreyi de yazmanız mümkündür. Bu işlevin detaylarını yardım menüsünden öğrenebilirsiniz. Ayrıca filtreleme yaptığınız yerden sıralama yapmanız da mümkündür. Grafikler Çalışma alanınızda grafik eklemek için, ihtiyacınız olan verileri seçiniz. Verileri seçerken bir satır ve bir sütun başlık seçmeniz gerekmektedir. Örneğin A sütununda tarihler, B sütununda da o tarihlerde yapılan satışlar olsun. Satış grafiğini hazırlamak için A sütunun ilk satırına Tarihler yazısını, B sütunun ilk satırına ise Satışlar yazısını ekleyerek, A ve B sütunlarındaki verileri seçilmesi gerekmektedir. Eğer istenirse birden fazla veri aynı grafikte gösterilebilir, yukarıdaki örneğe ek olarak, satışların toplam fiyatları da grafiğe eklenebilir. Bunun için A ve B sütunlarına ek olarak toplam fiyatların bulunduğu sütunun da seçilmesi gerekir. Bu sütundaki veriler de bir başlık satırından sonra yer almalıdır. Seçim işleminin ardından Ekle (Insert) menüsündeki grafikler 4
kısmından istenilen grafiğin üzerini tıklayarak açılan menüden grafiğin görünüm özelliklerinin seçilmesi gerekmektedir. Bu işlemin ardından grafiğiniz sayfanıza yerleşecektir. Grafiği sayfanıza ekleyip seçtikten sonra Tasarım (Design), Yerleşim (Layout) ve Şekil (Format) menüleri kullanılabilir duruma gelecektir. Tasarım (Design) menüsündeki Grafik Yerleşimi (Chart Layout) kısmından grafiğinizde gösterilecek olan verileri ve bu verilerin yerleşimlerini seçebilirsiniz. Bu kısmın yanındaki Grafik şekilleri (Chart Layouts) kısmından görünüm ayarlarını (renk, gölgeler gibi) ayarlayabilirsiniz. Biraz önce bahsedilen yerleşim ve şekil ayarlarının dışındaki yerleşim ve şekilleri kullanmak isterseniz, Yerleşim (Layout) ve Şekil (Format) menülerini kullanabilirsiniz. Not: Bir birine ardışık olmayan alanları seçmek için önce ilk alanınızı sonra CTRL tuşuna basarak diğer alanları seçebilirsiniz. Deney 1. Aşağıdaki tabloyu hazırlayınız. Hazırladığınız çizelgenin aşağıdakine benzemesini sağlayınız. Ders Kredi Not Değeri Kazanılan kredi BLGM 101 4 A 4 FZK 101 4 B 3 BLGM 102 4 B+ 3.3 MAT 151 4 B- 2.7 MAT 163 3 A- 3.7 Toplam kazanılan kredi Toplam kredi Ortalama (GPA) 2. BLGM 101 dersinin bulunduğu satırın sonundaki kazanılan kredi sütununa Kredi ile Değeri sütunlarının çarpımını hesaplayacak formülü yazınız. Görünmesi gereken değer 16'dır. 3. 2. adımda hazırladığınız formülü FZK 101, BLGM 102, MAT 151 ve MAT 163 derslerinin bulunduğu satırlara da kopyalayınız. Görünecek olan değerler sırayla: 12, 13.2, 10.8 ve 11.1 olması gerekmektedir. 4. Toplam kredi değeri yazan kısmın yanındaki hücreye bütün derslerin kazanılan kredilerinin 5
toplamını hesaplayacak formülü yazınız. Görünecek olan değer 63.1 olmalıdır. 5. Toplam kredi yazan kısmın yanındaki hücreye tüm derslerin kredilerinin toplamını hesaplayan formülü yazınız. Bu değer 19 olmalıdır. 6. Ortalamayı hesaplamak için aşağıdaki formülü kullanınız. Bu formülün sonucu 3,3210526 şeklinde görünmesi gerekmektedir. Toplam kazanılan kredi Ortalama= Toplam kredi 7. Ortalama kısmında gösterilen değerin ondalıktan sonra yalnızca iki rakam görünmesini sağlayınız (3.32 şeklinde) 8. BLGM 102 dersinin notunu A'ya, değerini ise 4'e çıkartarak değişiklikleri takip ediniz. 9. Derslerin olduğu tabloyu Değeri sütununa göre sıralayınız. Bu işlem için Veriler başlığında verilen bilgileri kullanabilirsiniz. 10. Çalışma alanınıza her dersin ortalamanıza yaptığı katkıyı gösteren pasta grafiği (pie chart) ekleyiniz. Bunun için ders isimlerinin bulunduğu kısımla (başlık da dahil olacak şekilde) kazanılan kredilerin bulunduğu kısmı seçmeniz gerekmektedir. Oluşturduğunuz grafiğin aşağıda gösterilen grafiğe benzemesini sağlayınız. 11. Oluşturduğunuz tablodaki verilerden kredisi yalnızca 4 olanların görünmesini sağlayın. Bu işlem için Veriler başlığında verilen bilgileri kullanabilirsiniz. 6