TÜRKİYE KIZILAY DERNEĞİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ SATIN ALMA BÖLÜMÜ YÖNETMELİĞİ 2004, ANKARA
DAĞITIM PLANI SIRA NO DAĞITIM YERİ MİKTARI 1 Teftiş Kurulu Başkanlığı 1 2 Hukuk Müşavirliği 1 3 Savunma Uzmanlığı 1 4 Kurumsal Gelişim ve Finansal Kaynak - Proje Geliştirme Bölümü 1 5 Uluslararası İlişkiler Bölümü 1 6 Basın, Tanıtım ve Halkla İlişkiler Bölümü 1 7 İnsan Kaynakları Bölümü 1 8 Yönetim Hizmetleri Bölümü 1 9 Kan Hizmetleri Yönetimi Bölümü 1 10 Sağlık Hizmetleri Yönetimi Bölümü 1 11 Sosyal Hizmetler Yönetim Bölümü 1 12 Afet Müdahale ve Yardımlar Yönetimi Bölümü 1 13 Şube Hizmetleri Bölümü 1 14 Eğitim Bölümü 1 15 Gençlik ve Gönüllü Organizasyonu Bölümü 1 16 Haberleşme ve Arşiv Bölümü 1 17 Satın Alma Bölümü 1 18 Gayrimenkul Yönetimi Bölümü 1 19 Yapı ve Teknik Hizmetler Bölümü 1 20 Mali İşler Bölümü 1 21 Bilgi İşlem Bölümü 1 22 İşletmeler ve İştirakler Bölümü 1 1
İÇİNDEKİLER Sayfa No Madde No 1. BÖLÜM GENEL HÜKÜMLER 3-4 1 Bölümün Misyonu 3 1.1. Bölümün Vizyonu 3 1.2. Yasal Dayanaklar 3 1.3. Faaliyetler 3 1.4. Bütçe 3 1.5. İş Programları 3 1.6. Özlük Hakları 3 1.7. Atama, Nakil ve Terfi 3 1.8. Faaliyet Raporları 3 1.9. Çalışma Esasları 3-4 1.10. İmza Yetkileri 4 1.11. Kontrol ve Teftiş 4 1.12. Diğer Makamların Kontrolleri 4 1.13. 2. BÖLÜM BÖLÜMÜN YAPISI 4-5 2 Organizasyonu 4 2.1. Birimlerin Görevleri 4-5 2.2. 3. BÖLÜM BÖLÜM ÇALIŞANLARININ GÖREV, YETKİ, SORUMLULUKLARI VE POZİSYON PROFİLİ VE 5-15 3 YETKİNLİKLERİ Unvanların Görevleri, Yetki ve Sorumlulukları 5-11 3.1. Pozisyon Profili ve Pozisyon Yetkinlikleri 11-15 3.2. 4. BÖLÜM YÜRÜTME VE YÜRÜRLÜK 16 4 Değişiklik 16 4.1. Yürütme 16 4.2. Yürürlük 16 4.3. 2
1. BÖLÜM Madde 1. 1.1. MİSYONU: GENEL HÜKÜMLER Kızılay ın faaliyetlerinin hızlı ve etkin şekilde gerçekleştirilebilmesi için en kısa sürede, en ucuz ve en kaliteli mal veya hizmet alımını mevzuatlara uygun olarak gerçekleştirmek. 1.2. VİZYONU: Mal veya hizmet alımlarının en uygun imkanlarla tedarik edilmesinde şeffaf ve tarafsız olarak çalışmak. 1.3. YASAL DAYANAK: Bu Yönetmelik, Türkiye Kızılay Derneği Tüzüğünün ilgili maddeleri esasları dikkate alınarak hazırlanmıştır. 1.4. FAALİYETLER: Satın Alma Bölümü kendisine tevdi edilen ve Kızılay ın ihaleli ve ihalesiz alım işleri, ithalat, ihracat, kambiyo ve gümrük işlemlerinin gerçekleştirilmesi ile bunların sonuçlandırılmasına kadar olan işlemleri bünyesinde titizlikle gerçekleştirmek, Alım Satım Komisyonu çalışmalarının sekreteryasını yürütmek. 1.5. BÜTÇE: Her yıl bütçede belirlenecek Program Bütçe Yönetmeliğine göre yürütür. 1.6. İŞ PROGRAMLARI: Satın Alma Bölümü, aylık, üç aylık ve yıllık faaliyet raporlarını Genel Müdürlüğe sunar. 1.7. ÖZLÜK HAKLARI: Kızılay ın misyon, vizyon ve stratejilerine ulaşmada vereceği katkı, sorumluluklar ve çalışma koşulları gereği dikkate alınarak, her yıl bütçede belirlenecek Türkiye Kızılay Derneği program bütçe yönetmeliğine göre ücret verilir. 1.8. TAYİN, ATAMA VE NAKİL: 1.8.1. Satın Alma Bölümü personelinin atama, nakil ve terfilerinde pozisyon profili ve yetkinlikleri dikkate alınarak Türkiye Kızılay Derneği Personel Yönetmeliğinde tespit olunan esaslar uygulanır. 1.8.2. Kadrolara atamalar için yapılacak sınav-mülakat ve değerlendirmelere Satın Alma Bölümünün Müdürü ve/veya atama yapılacak kadronun Birim Yöneticisi de katılır. 1.9. FAALİYET RAPORLARI: 1.9.1. Satın Alma Bölümü, her yıl Ocak ayı sonu itibariyle bir önceki yılda yapılan çalışmalara ait raporu hazırlar ve Genel Müdürlüğe sunar. 1.9.2. Satın Alma Bölümü Birimleri aylık, üç aylık ve yıllık olarak istatistiki verilerini ve faaliyet raporlarını Müdüre sunar. 1.10. ÇALIŞMA ESASLARI: 1.10.1. Bölüm Müdürünün yokluğunda yerine sırasıyla İhale İşleri Yönetimi Birim Yöneticisi, Destek Hizmet Alımları Birim Yöneticisi vekalet eder. 1.10.2. Satın Alma Bölümü Müdürü birimlerinin iş programını hazırlama, tetkik ve kabulünden sonra birimler arasındaki koordinasyonu ve bu esaslar 3
dahilinde, birimlerin işlerini planlamasını ve sonuç olarak rasyonel iş düzeninin düzenlenmesini yapar. Birimler bu düzen içinde esasları tayin edilmiş işlerini yetkileri dahilinde yapıp sonuçları sıralı hiyerarşi içerisinde yöneticilerine ulaştırmak suretiyle otomatik bir kontrolün devamını sağlar. 1.10.3. Satın Alma Bölümüne bağlı birimlerdeki çalışanlar Kızılay ın Tüzüğü, bu yönetmelik ve diğer mevzuat ile Genel Müdürlükçe verilecek emirler doğrultusunda çalışmalarını yürütür. 1.11. İMZA YETKİLERİ: Satın Alma Bölümünde imza yetkileri Türkiye Kızılay Derneği İmza Yetkileri Yönetmeliğine göre yürütülür. 1.12. KONTROL VE TEFTİŞ: Satın Alma Bölümü, Genel Başkanlığın mutat ve mutat dışı teftiş ve denetimine, Genel Müdürlüğün ise kontrolüne tabidir. 1.13. DİĞER MAKAMLARIN KONTROLÜ: Satın Alma Bölümü, özel mevzuatla yetki verilen diğer makamlar tarafından bu yönetmelikte yazılı konularda ve esaslar dahilinde teftiş ve kontrol edilir. 2. BÖLÜM Madde 2. SATIN ALMA BÖLÜMÜNÜN YAPISI 2.1. BÖLÜMÜN ORGANİZASYONU: Kanunu mevzuat, Kızılay Tüzüğü, Alım ve İhale İşleri Yönetmeliği, Genel Müdürlük ve işbu yönetmelikçe tespit olunan faaliyetler kapsamı ve belirlenmiş esaslarla üstlenilen sorumlulukları dahilindeki işlerin gerçekleştirilebilmesi ve yürütülebilmesi için aşağıda belirtilen organizasyon şeması tanımlanmış olup; Satın Alma Bölümü, organizasyon şemasında belirtilen birim ve kadrolardan oluşmaktadır. (EK-1 Satın Alma Bölümü Organizasyon Şeması ve Kadro Dökümü) 2.2. SATIN ALMA BÖLÜMÜ BİRİMLERİNİN GÖREVLERİ: 2.2.1. Satın Alma Bölümünün Birimleri: 2.2.1.1. Destek Hizmet Alımları Birimi 2.2.1.2. İhale İşleri Yönetimi Birimi 2.2.2. Satın Alma Bölümünün Birimlerinin Görevleri: 2.2.2.1.Destek Hizmet Alımları Birimi: Talep ile gelen mal veya hizmet alım ihtiyaçlarını Alım ve İhale İşleri Yönetmeliği çerçevesinde belirlenen Satın Alma Yetkileri a.1) Limitleri dahilinde piyasa ve fiyat araştırması yapmak, firma portföyü oluşturmak en verimli hizmetin, en kaliteli malın tedarikini sağlamak. 2.2.2.2.İhale İşleri Yönetimi Birimi: a.iç Alım: Derneğimiz Bölümlerinin talepleri doğrultusunda, Alım ve İhale İşleri Yönetmeliği çerçevesinde belirlenen Satın Alma Yetkileri Limitleri 4
dahilinde ihaleli alım yapmayı gerektiren mal ve hizmet alımlarını gerçekleştirmek ve sonuçlandırmak. b.dış Alım: Derneğimiz Bölümlerinin ihtiyaçları için yurt dışından sağlanmasında fayda görülen mal ve hizmetler ile ithalatı Derneğimiz monopolünde bulunan mal ve hizmetlerin Alım ve İhale İşleri Yönetmeliği çerçevesinde belirlenen Satın Alma Yetkileri Limitleri dahilinde uluslar arası ihaleleri gerçekleştirip sonuçlandırmak. c.gümrük Derneğimiz tarafından ithal edilen veya Derneğimize bağış yolu ile ithal edilen, Derneğimiz tarafından yurtdışına ihraç edilen malların gümrükleme işlemlerini takip etmek, sonuçlandırmak, gerekli belgeleri hazırlamak ilgili yere/kişiye/depoya teslimini sağlamak. 3. BÖLÜM Madde 3. SATIN ALMA BÖLÜMÜ ÇALIŞANLARININ GÖREV, YETKİ, SORUMLULUK, POZİSYON PROFİLİ VE POZİSYON YETKİNLİKLERİ: 3.1. GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLAR: 3.1.1. Satın Alma Müdürü: 3.1.1.1.Görevleri: a. Satın Alma Bölümü Yönetmeliği nde belirtilen bölüm görevlerini planlamak, organize etmek, yönetmek, koordine ve kontrol etmek, izlemek, değerlendirmek ve geliştirmek. b. Bölümün yıllık faaliyet raporu ile çalışma programı ve bütçe önerilerini hazırlamak, bu alanlarla ilgili periyodik bilgileri ilgili birimlere vermek, c. Bölümde terfi, izin, sicil ve disiplin işlerini Personel Yönetmeliği hükümlerine göre yerine getirmek, personelin devamını izlemek ve diğer talimatlara uyulmasını sağlamak, d. Derneğe ait kırtasiye, büro malzemeleri ile her çeşit araç ve gereç kullanımında azami özeni göstermek, demirbaş eşyanın, Bölüme ait evrak, dosya ve benzeri belgelerin iyi bir şekilde muhafaza ve bakımı için gerekli önlemleri almak. e. Bölüme alınacak personelin istenilen niteliklerde olması için öneride bulunmak, f. Genel Merkez ve Genel Merkez Yönetim Kurulu tarafından alınan kararlardan görev alanına girenlerin, mevzuat çerçevesinde uygulanmasını sağlamak, g. Bölüme gelen evrakı ilgililere havale etmek ve gecikmeden sonuçlanmasını sağlamak, h. Genelgeleri zamanında personele duyurmak, uygulamaya yönelik takibini yapmak, i. Görev alanına giren iş ve işlemleri yöneticilerinin direktifleri ve ilgili mevzuata göre zamanında gereği gibi yapmak, j. Genel Müdürlük tarafından mevzuata uygun olarak verilecek diğer görevleri yerine getirmek, 5
3.1.1.2.Yetkileri: a. Koordinasyon ve yürütmeye ilişkin karar almak, b. Uygulamayı yönetmek, koordine ve kontrol etmek, denetlemek, c. Önerilerde bulunmak, d. Parafe ve imza etmek, e. İzin verme ve göreve göndermek, f. Yeni personelin yeterliğini onaylamak, g. Bölüm personelinin performans değerlendirmesini yapmak, h. Bölümün ihtiyaçlarını ve bütçesini belirlemek, i. Genel Müdürlük tarafından verilecek diğer yetkileri kullanmaktır. 3.1.1.3.Sorumlulukları: a. Görevlerinin yönetmelikler ve verilen talimatlar çerçevesinde zamanında ve iyi bir biçimde yapılmasından, yetkilerinin gereği gibi kullanılmasından dolayı Genel Müdürlüğe karşı sorumludur. 3.1.2. İhale İşleri Yönetimi Birimi Birim Yöneticisinin görev yetki ve sorumlulukları: 3.1.2.1.Görevleri: a. Çalışma mevzularının tatbikata intikalinde gereken bütün tedbirleri almak b. Bölüm hizmetlerini mevzuat hükümleri dairesinde yürütmek c. Bölüm bünyesinde çalışan personeli vazife, salahiyet ve mesuliyetlerini takip ve kontrol etmek d. İhalenin mevzuata ve prosedürlere uygun olarak gerçekleştirilmesi için gerekli ön hazırlıkları yürütmek, alım satım komisyonu çalışmalarına sekreterya hizmetleri yürütmek amacıyla katılmak. e. İhale Komisyonu Karar Defterinin düzenlenmesini takip etmek, f. Görev alanına giren iş ve işlemleri yöneticilerinin direktifleri ve ilgili mevzuata göre zamanında gereği gibi yapmak, g. Müdür tarafından mevzuatlara uygun şekilde verilecek diğer yetkileri kullanmak, 3.1.2.2.Yetkileri: a. Konusuyla ilgili olarak kurumlarda inceleme ve araştırma yapmak, önerilerde bulunmak, b. Uygulamayı takip ve kontrol etmek, c. Parafe ve imza (imza yetkileri yönetmeliği gereğince yetki verildiği takdirde) etmek, d. Birimi çalışanlarının performans değerlendirmesini yapmak ve müdüre rapor etmek e. Bağlı personelin çalışmalarını planlamak, yönetmek, koordine ve kontrol etmek f. Görev alanına giren iş ve işlemleri yöneticilerinin direktifleri ve ilgili mevzuata göre zamanında gereği gibi yapmak, g. Müdür tarafından mevzuatlara uygun şekilde verilecek diğer yetkileri kullanmak, 6
3.1.2.3.Sorumlulukları: a. Görevlerinin yönetmelikler ve verilen talimatlar çerçevesinde zamanında ve iyi bir biçimde yapılmasından, yetkilerinin gereği gibi kullanılmasından dolayı Satın Alma Müdürüne karşı sorumludur. 3.1.3. Destek Hizmet Alımları Birimi Birim Yöneticisinin görevleri yetki ve sorumlulukları: 3.1.3.1.Görevleri: a. Satın Alma Müdüründen almış olduğu talimatlar doğrultusunda; Çalışma mevzularının tatbikata intikalinde gereken bütün tedbirleri almak b. Bölüm hizmetlerini mevzuat hükümleri dairesinde yürütmek c. Bölüm bünyesinde çalışan personeli vazife, salahiyet ve mesuliyetlerini takip ve kontrol etmek d. Tedarik portföyünün takibini ve kontrolünü yapmak e. Satın alınan malzeme ve hizmetlerin bedellerinin devamlı olarak bilgisayar ortamında takibini ve kontrolünü yapmak f. Görev alanına giren iş ve işlemleri yöneticilerinin direktifleri ve ilgili mevzuata göre zamanında gereği gibi yapmak, g. Müdür tarafından mevzuatlara uygun şekilde verilecek diğer yetkileri kullanmak, 3.1.3.2.Yetkileri: a. Konusuyla ilgili olarak kurumlarda inceleme ve araştırma yapmak, önerilerde bulunmak, b. Uygulamayı takip ve kontrol etmek, c. Parafe ve imza (imza yetkileri yönetmeliği gereğince yetki verildiği takdirde) etmek, d. Birimi çalışanlarının performans değerlendirmesini yapmak ve müdüre rapor etmek e. Bağlı personelin çalışmalarını planlamak, yönetmek, koordine ve kontrol etmek, f. Müdür tarafından mevzuatlara uygun şekilde verilecek diğer yetkileri kullanmak, g. Satın Alma işlemlerinde avans almak avans kapatmak, 3.1.3.3.Sorumlulukları: a. Görevlerinin yönetmelikler ve verilen talimatlar çerçevesinde zamanında ve iyi bir biçimde yapılmasından, yetkilerinin gereği gibi kullanılmasından dolayı Satın Alma Müdürüne karşı sorumludur. 3.1.4. İç Alım Uzmanının görev yetki ve sorumlulukları: 3.1.4.1.Görevleri: a. Alım ve İhale İşleri Yönetmeliği çerçevesinde kendisine verilen alımla ilgili firmaları tespit etmek, tedarikçi portföyü oluşturmak, b. İhale ile ilgili yazışmaları hazırlamak, İhale toplantılarına katılarak gereken işlemleri (sekreterya) yapmak, İhale Komisyon Kararlarını hazırlayarak Komisyon Üyelerine imzalatmak, 7
c. Yönetim Müzekkerelerini yazmak, Yönetim Kurulu Kararları doğrultusunda sözleşmeleri ve siparişleri hazırlamak, ödeme evraklarını hazırlamak,alım işlemlerini sonlandırmak. d. İhale Komisyonu Karar Defterinin düzenlenmesini ve takibini yaparak yıl sonunda icmalini yapmak, e. İhale Dosyalarının gerek bilgisayar ortamında gerekse fiziki ortamda tanzim ve arşivlenmesini yapmak f. Görev alanına giren iş ve işlemleri yöneticilerinin direktifleri ve ilgili mevzuata göre zamanında gereği gibi yapmak, g. Satın Alma Müdürünün ve İhale İşleri Birim Yöneticisinin mevzuata uygun şekilde vereceği diğer görevleri yapmak h. Bölüme gelen-giden evrakların kayıt işlemlerini yaparak ilgili kişilere ulaştırmak Bölüme gelen-giden evrakların dosyalama işlemlerini yapmak 3.1.4.2.Yetkileri: a. Konusuyla ilgili olarak kurumlarda inceleme ve araştırma yapmak, önerilerde bulunmak, b. Uygulamayı takip ve kontrol etmek, c. Parafe ve imza (imza yetkileri yönetmeliği gereğince yetki verildiği takdirde) etmek, d. Müdür tarafından verilecek diğer yetkileri kullanmak, 3.1.4.3.Sorumlulukları: a. Görevlerinin yönetmelikler ve verilen talimatlar çerçevesinde zamanında ve iyi bir biçimde yapılmasından, yetkilerinin gereği gibi kullanılmasından dolayı Satın Alma Müdürüne ve İhale İşleri Yönetimi Birim Yöneticisine karşı sorumludur. 3.1.5. Dış Satın Alma ve Kambiyo Uzmanının görev yetki ve sorumlulukları: 3.1.5.1.Görevleri: a. Alım ve İhale İşleri Yönetmeliği çerçevesinde kendisine verilen uluslar arası ihaleli ve ihalesiz alımlarla ilgili firmaları tespit etmek, tedarikçi portföyü oluşturmak b. Uluslararası ihaleli ve ihalesiz alımlarla ilgili yazışmaları hazırlamak, İhale toplantılarına katılarak gereken işlemleri (sekreterya) yapmak, İhale Komisyon Kararlarını hazırlayarak Komisyon Üyelerine imzalatmak, c. Yönetim Müzekkerelerini yazmak, Yönetim Kurulu Kararları doğrultusunda sözleşmeleri ve siparişleri hazırlamak, ödeme evraklarını hazırlamak, alım işlemlerini sonlandırmak. d. İhale Komisyonu Karar Defterinin düzenlenmesini ve takibini yaparak yıl sonunda icmalini yapmak, e. İhale Dosyalarının gerek bilgisayar ortamında gerekse fiziki ortamda tanzim ve arşivlenmesini yapmak f. Sipariş aşamasından sonra bankalar nezdinde yapılması gereken kambiyo işlemlerini yürütmek g. İthalat işlemlerini Hazine ve Dış Ticaret Müsteşarlığı nezrinde yapılması gereken işlemleri takip etmek. 8
h. İthali izne bağlı malzemeler için gerekli Kamu Kurum ve Kuruluşları ile yazışmaları ve girişimleri yapıp takip etmek i. Sipariş edilen malzemeler yurda geldiğinde gümrükleme işlemleri için gereken evrakları gümrük uzmanına ulaştırmak ve takibini yapmak.gümrük ve kambiyo işlemlerinin sonuçlanmasından sonra maliyet tablolarını Mali İşler Bölümü ile koordineli olarak hazırlamak. j. Görev alanına giren iş ve işlemleri yöneticilerinin direktifleri ve ilgili mevzuata göre zamanında gereği gibi yapmak, k. Satın Alma Müdürünün ve İhale İşleri Birim Yöneticisinin mevzuata uygun şekilde vereceği diğer görevleri yapmak l. Bölüme gelen-giden evrakların kayıt işlemlerini yaparak ilgili kişilere ulaştırmak Bölüme gelen-giden evrakların dosyalama işlemlerini yapmak. 3.1.5.2.Yetkileri: a. Konusuyla ilgili olarak kurumlarda inceleme ve araştırma yapmak, önerilerde bulunmak, b. Uygulamayı takip ve kontrol etmek, c. Parafe ve imza (imza yetkileri yönetmeliği gereğince yetki verildiği takdirde) etmek, d. Müdür tarafından verilecek diğer yetkileri kullanmak, 3.1.5.3.Sorumlulukları: a. Görevlerinin yönetmelikler ve verilen talimatlar çerçevesinde zamanında ve iyi bir biçimde yapılmasından, yetkilerinin gereği gibi kullanılmasından dolayı Satın Alma Müdürüne ve İhale İşleri Yönetimi Birim Yöneticisine karşı sorumludur. 3.1.6. Gümrük Uzmanının görev yetki ve sorumlulukları: 3.1.6.1.Görevleri: a. Yardım malzemelerinin ithalat ve ihracatında Afet Müdahale ve Yardımlar Yönetimi Grup Bölümü ile koordineli çalışmak b. Dış alım ihale neticesine göre satın alınan malzemenin Türkiye genelinde Gümrük Müdürlükleri nezrinde işlemlerini başlatmak,malzemeleri gümrüklerden çekmek ve depolara sevkıyatını yapmak c. Yardım amaçlı yurtdışına gönderilecek malzemelere ait evrakların Gümrük mevzuatına uygun olarak hazırlanmasını temin etmek, gümrük işlemlerini yapmak ve malzemenin sevkıyatını sağlamak d. Gümrükle ilgili Kurum ve Kuruluşlara yazışmalar yapmak, takip etmek sonuçlandırmak e. İthalat ve ihracata ilişkin evrakları takip etmek ve dosyalamak f. İthal edilen eşyaların yerlerine teslimini sağlamak g. Gümrük mevzuatını ilgilendiren kanun, kararname, tebliğ, yönetmelik, genelge ve yazıları takip etmek ve mevzuattaki değişiklikleri temin etmek h. Görev alanına giren iş ve işlemleri yöneticilerinin direktifleri ve ilgili mevzuata göre zamanında gereği gibi yapmak, i. Satın Alma Müdürünün ve İhale İşleri Birim Yöneticisinin mevzuata uygun şekilde vereceği diğer görevleri yapmak 9
j. Bölüme gelen-giden evrakların kayıt işlemlerini yaparak ilgili kişilere ulaştırmak Bölüme gelen-giden evrakların dosyalama işlemlerini yapmak 3.1.6.2.Yetkileri: a. Her türlü Gümrük İşlemlerini yapmak b. İthalat ve ihracatta yapılacak gümrük işlemleri için avans almak, avansı kapatmak c. İthal edilecek eşya ile ilgili orijinal evrakları ilgili yerlerden temin etmek d. Gümrük İşleri için tahsis edilen aracı kullanmak e. Konusuyla ilgili olarak kurumlarda inceleme ve araştırma yapmak, önerilerde bulunmak, f. Uygulamayı takip ve kontrol etmek, g. Parafe ve imza (imza yetkileri yönetmeliği gereğince yetki verildiği takdirde) etmek, h. Müdür tarafından verilecek diğer yetkileri kullanmak, 3.1.6.3.Sorumlulukları: Görevlerinin yönetmelikler ve verilen talimatlar çerçevesinde zamanında ve iyi bir biçimde yapılmasından, yetkilerinin gereği gibi kullanılmasından dolayı Satın Alma Müdürüne ve İhale İşleri Yönetimi Birim Yöneticisine karşı sorumludur. 3.1.7. Asistanın Görev Yetki Ve Sorumlulukları: 3.1.7.1.Görevleri: a. Genel Müdürlük yetkisi içindeki alımları Yönetmelik esasına göre yapmak b. Dernekçe satın alınan malzemelerin fiyatlarının takibini yapmak c. Kendisine verilen alımla ilgili firmaları tespit etmek, tedarikçi portföyü oluşturmak d. Bölüme gelen-giden evrakların kayıt işlemlerini yaparak ilgili kişilere ulaştırmak e. Bölüme gelen-giden evrakların dosyalama işlemlerini yapmak f. Avans alınmadan yapılan alımların ödeme evraklarını hazırlamak g. Satın alınan malzeme ve hizmetlerin bedellerinin bilgisayar ortamında takibini ve kontrolünü yapmak h. Görev alanına giren iş ve işlemleri yöneticilerinin direktifleri ve ilgili mevzuata göre zamanında gereği gibi yapmak, i. Satın Alma Müdürünün ve Destek Hizmet Alımları Birim Yöneticisinin mevzuata uygun şekilde vereceği diğer görevleri yapmak 3.1.7.2.Yetkileri: a. Satın Alma işlerinde avans almak, avans kapatmak b. Görevleri ile ilgili konuların yerine getirmekten sorumlu ve yetkilidir. c. Parafe etme, d. Müdür tarafından verilen diğer yetkileri kullanmak. 3.1.7.3.Sorumlulukları: a. Görevlerinin yönetmelikler ve verilen talimatlar çerçevesinde zamanında ve iyi bir biçimde yapılmasından, yetkilerinin gereği gibi kullanılmasından 10
dolayı Satın Alma Müdürüne ve Destek Hizmet Alımları Birimi Birim Yöneticisine karşı sorumludur. 3.2. POZİSYON PROFİLİ VE POZİSYON YETKİNLİKLERİ: 3.2.1. Satın Alma Müdürü: 3.2.1.1.Pozisyon profili: a. Öğrenim Durumu : Üniversite mezunu olmak, (Tercihen Üniversitelerin İktisadi İdari Bilimler, Siyasal Bilgiler veya Hukuk Fakültelerinden mezun olmak) b. Cinsiyeti : - c. Medeni Hali : - d. Yabancı Dili ve Seviyesi: İngilizce yi (okuma, yazma, anlama, konuşma) iyi derecede bilmek tercih sebebidir. e. Bilgisayar Bilgisi : Windows, MS Office (Word, Excel,Powerpoint) f. Sürücü Belgesi : B Sınıfı g. Sağlık Durumu: Görevini yapmaya sağlık yönünden engeli olmamak h. Ofis Araç ve Gereç Bilgisi : PC ve tüm büro araç ve gereçlerini kullanabilmek i. Deneyimi : Dernek dışında en az 5 yıl benzeri bir görevde çalışmış olmak. Dernek içinde ise müfettiş ve/veya Satın Alma ve Mali İşler Bölümlerinde Birim Yöneticisi olarak en az 3 yıl fiili görev yapmış olmak j. Uzmanlık Konuları : Satın alma ve kambiyo işlemleri ve mevzuatları k. Seyahat Durumu : Seyahat engeli olmamak l. Askerlik Durumu : Askerlik görevini yerine getirmiş olmak (Erkek adaylar için) 3.2.1.2. Pozisyon Yetkinlikleri: a. Sözlü ve Yazılı iletişimde başarılı, b. Temsil yeteneği yüksek, c. Çözümsel ve yönetim becerileri yüksek, d. İkna kabiliyeti yüksek, e. Planlamacı, f. Araştırmacı, g. Zamanı etkin kullanabilen, h. Yenilikçi, i. Yetki ve sorumlulukları delege edebilen, j. Analitik düşünebilen k. Takım çalışmasına yatkın, l. Objektif düşünme yeteneğine sahip, 3.2.2. İhale İşleri Yönetimi Birim Yöneticisi: 3.2.2.1. Pozisyon Profili: 11
a. Öğrenim Durumu : Üniversite mezunu olmak, (Tercihen Üniversitelerin İktisadi İdari Bilimler, Siyasal Bilgiler veya Hukuk Fakültelerinden mezun olmak) b. Cinsiyeti : - c. Medeni Hali : - d. Yabancı Dili ve Seviyesi : İngilizce yi (okuma, yazma, anlama, konuşma) iyi derecede bilmek tercih sebebidir. e. Bilgisayar Bilgisi : Windows, MS Office (Word, Excel Powerpoint), f. Sürücü Belgesi : B sınıfı g. Sağlık Durumu : Görevini yapmaya sağlık açısından engeli olmamalı h. Ofis Araç ve Gereç Bilgisi: PC, her türlü büro araç ve gereçlerini kullanabilmek. i. Deneyimi : Dernek dışında en az 4 yıl benzer bir görevde çalışmış olmak. Dernek içinde ise Satın Alma ve Mali İşler Bölümlerinde Uzmanlığında en az 3 yıl fiili görev yapmış olmak j. Uzmanlık Konuları : Satın alma, kambiyo,gümrük k. Seyahat Durumu : Seyahate engeli bulunmamak l. Askerlik Durumu : Askerlik görevini yerine getirmiş olmak (Erkek adaylar için) 3.2.2.2.Pozisyon Yetkinlikleri: a. Sözlü ve yazılı iletişimde başarılı, b. Araştırmacı, c. Dikkatli ve titiz, d. Zamanı etkin kullanabilen, e. Takım çalışmasına yatkın, f. Analitik düşünebilen, g. Objektif düşünme yeteneğine sahip, h. Sonuç odaklı, 3.2.3. Destek Hizmet Alımları Birimi Birim Yöneticisi: 3.2.3.1. Pozisyon Profili: a. Öğrenim Durumu : Üniversite mezunu olmak. b. Cinsiyeti : - c. Medeni Hali : - d. Yabancı Dili ve Seviyesi : İngilizce yi (okuma, yazma, anlama, konuşma) orta derecede bilmek tercih sebebidir.. e. Bilgisayar Bilgisi : Windows, MS Office (Word, Excel Powerpoint), f. Sürücü Belgesi : B sınıfı g. Sağlık Durumu : Görevini yapmaya sağlık açısından engeli olmaması. h. Ofis Araç ve Gereç Bilgisi : Her türlü büro araç ve gereçlerini kullanabilmek, 12
i. Deneyimi : Dernek dışında en az 4 yıl benzer bir görevde çalışmış olmak. Dernek içinde ise Satın Alma ve Mali İşler Bölümlerinde Uzmanlığında en az 3 yıl fiili görev yapmış olmak j. Uzmanlık Konuları: Satın Alma k. Seyahat Durumu : Seyahat engeli olmamak l. Askerlik Durumu : Askerlik görevini yerine getirmiş olmak (Erkek adaylar için) 3.2.3.2.Pozisyon Yetkinlikleri: a. Sözlü ve yazılı iletişimde başarılı, b. Araştırmacı, c. Dikkatli ve titiz, d. Zamanı etkin kullanabilen, e. Takım çalışmasına yatkın, f. Analitik düşünebilen, g. Objektif düşünme yeteneğine sahip, h. Sonuç odaklı, 3.2.4. İç Alım Uzmanı: 3.2.4.1. Pozisyon Profili: a. Öğrenim Durumu : Üniversite mezunu olmak (Tercihen İktisadi İdari Bilimler, Siyasal Bilgiler veya Hukuk Fakülteleri) b. Cinsiyeti : - c. Medeni Hali : - d. Yabancı Dili ve Seviyesi : İngilizce yi (okuma, yazma, anlama, konuşma) iyi derecede bilmek tercih sebebidir. e. Bilgisayar Bilgisi : Windows, MS Office (Word, Excel Powerpoint), f. Sürücü Belgesi : B sınıfı g. Sağlık Durumu : Görevini yapmaya sağlık açısından engeli olmamalı h. Ofis Araç ve Gereç Bilgisi: PC, her türlü büro araç ve gereçlerini kullanabilmek. i. Deneyimi : Satın Alma konusunda en az 1 yıl deneyim sahibi olmak j. Uzmanlık Konuları : Satın Alma işlemleri ve mevzuatları k. Seyahat Durumu : Seyahat engeli olmamak l. Askerlik Durumu : Askerlik görevini yerine getirmiş olmak (Erkek adaylar için) 3.2.4.2.Pozisyon Yetkinlikleri: a. Sözlü ve yazılı iletişimde başarılı, b. Zamanı etkin kullanabilen c. Takım çalışmasına yatkın d. Sonuç odaklı, e. Dikkatli ve tiriz f. Takipçi, 13
g. Analitik düşünebilen 3.2.5. Dış Satın Alma ve Kambiyo Uzmanı: 3.2.5.1. Pozisyon Profili: a. Öğrenim Durumu : Üniversite mezunu olmak (Tercihen İktisadi İdari Bilimler, Siyasal Bilgiler veya Hukuk Fakülteleri) b. Cinsiyeti : - c. Medeni Hali : - d. Yabancı Dili ve Seviyesi : İngilizce yi (okuma, yazma, anlama, konuşma) iyi derecede bilmek. e. Bilgisayar Bilgisi : Windows, MS Office (Word, Excel Powerpoint), f. Sürücü Belgesi : B sınıfı g. Sağlık Durumu : Görevini yapmaya sağlık açısından engeli olmamalı h. Ofis Araç ve Gereç Bilgisi: PC, her türlü büro araç ve gereçlerini kullanabilmek. i. Deneyimi : Satın Alma konusunda en az 1 yıl deneyim sahibi olmak j. Uzmanlık Konuları : Dış Alım ve Kambiyo k. Seyahat Durumu : Seyahate engeli bulunmamak l. Askerlik Durumu : Askerlik görevini yerine getirmiş olmak (Erkek adaylar için) 3.2.5.2.Pozisyon Yetkinlikleri: a. Sözlü ve yazılı iletişimde başarılı, b. Zamanı etkin kullanabilen c. Takım çalışmasına yatkın d. Sonuç odaklı, e. Dikkatli ve tiriz f. Takipçi, g. Analitik düşünebilen 3.2.6. Gümrük Uzmanı: 3.2.6.1. Pozisyon Profili: a. Öğrenim Durumu : Üniversite mezunu olmak. (Tercihen İktisadi İdari Bilimler, Siyasal Bilgiler veya Hukuk Fakülteleri) b. Cinsiyeti : - c. Medeni Hali : - d. Yabancı Dili ve Seviyesi : İngilizce yi (okuma, yazma, anlama, konuşma) en az orta derecede bilmek. e. Bilgisayar Bilgisi : Windows, MS Office (Word, Excel Powerpoint), f. Sürücü Belgesi : B sınıfı g. Sağlık Durumu : Görevini yapmaya sağlık açısından engeli olmaması. 14
h. Ofis Araç ve Gereç Bilgisi : Her türlü büro araç ve gereçlerini kullanabilmek, i. Deneyimi : Konusunda en az 3 yıl deneyim sahibi olmak ve sertifikası sahip olmak j. Uzmanlık Konuları : Gümrük mevzuatı k. Seyahat Durumu : Seyahat engeli olmamak l. Askerlik Durumu : Askerlik görevini yerine getirmiş olmak (Erkek adaylar için) 3.2.6.2.Pozisyon Yetkinlikleri: a. Sözlü ve yazılı iletişimde başarılı, b. Zamanı etkin kullanabilen c. Takım çalışmasına yatkın d. Pratik düşünebilen e. Dikkatli ve titiz f. Sonuç odaklı 3.2.7. Asistan: 3.2.7.1. Pozisyon Profili: a. Öğrenim Durumu : En az Lise mezunu olmak. b. Cinsiyeti : - c. Medeni Hali : - d. Yabancı Dili ve Seviyesi : - e. Bilgisayar Bilgisi : Windows, MS Office (Word, Excel Powerpoint), f. Sürücü Belgesi : B sınıfı g. Sağlık Durumu : Görevini yapmaya sağlık engeli olmamak. h. Ofis Araç ve Gereç Bilgisi : PC, her türlü büro araç ve gereçlerini kullanabilmek. i. Deneyimi : - j. Uzmanlık Konuları : - k. Seyahat Durumu : Seyahat engeli olmamak l. Askerlik Durumu : Askerlik görevini yerine getirmiş olmak. (Erkek adaylar için) 3.2.7.2. Pozisyon Yetkinlikleri: a. Sözlü ve yazılı iletişimde başarılı, b. Zamanı etkin kullanabilen c. Takım çalışmasına yatkın d. Dikkatli ve titiz 4. BÖLÜM Madde 4. YÜRÜTME VE YÜRÜRLÜK 15
4.1. DEĞİŞİKLİK: Yönetmelikle ilgili değişiklikler her yıl Ekim ve Kasım aylarında Genel Müdürlüğe sunulur. 4.2. YÜRÜTME: Bu Yönetmeliğin uygulaması Satın Alma Bölümüne, yürütme yetkisi Genel Müdürlüğe verilmiştir. 4.3. YÜRÜRLÜK: Bu Yönetmelik Genel Merkez Kurulunun kabulü tarihinden itibaren yürürlüğe girer. 16
SATIN ALMA EK-1 Müdür Destek Hizmet Alım İhale İşleri Yönetim - Birim Yöneticisi (1) - Asistan (2) - Birim Yöneticisi (1) -Uzman (Dış Satın Alma ve Kambiyo) (2) -Uzman (İç Alım) (2) -Uzman (Gümrük) (2) NORM KADRO Müdür 1 Birim Yöneticisi 2 Uzman 6 Asistan 2 TOPLAM 11