HER GÜN. HER YERDE. Temel Değerler ETİK Kuralları Ve İş Davranışları
CEO Richard Reese dan Mesaj Iron Mountain da, doğruluk ve dürüstlük konusundaki itibarımıza en az kaliteli hizmetler konusundaki itibarımıza verdiğimiz kadar önem veriyoruz. En yüksek etik standartlara uygun hareket etmenin sadece yapılması gereken en doğru şey olmakla kalmayıp aynı zamanda müşterilerimizin güvenini kazanmamıza ve uzun vadeli başarımıza katkıda bulunduğuna da inanıyoruz. İşimizle ilgili kanun, kural ve yönetmeliklere uymamız zorunludur fakat yükümlülüklerimiz bununla sınırlı değildir. Temel değerlerimize uygun yaşama ve bunları her gün ve çalıştığımız her yerde uygulama taahhüdümüz vardır. Nihayetinde, verdiğimiz sözlere uygun yaşayabilmemiz için doğru olanı yapmak bizim görevimizdir. Etik Kuralları ve İş Davranışları, Iron Mountain da çalışırken neleri doğru neleri yanlış kabul ettiğimizi anlamanıza yardımcı olacaktır. Hem yasal hem de etik kararlar almanıza yardımcı olacak araçları size sunacak ve daha fazla rehberliğe ihtiyaç duyduğunuza sizi doğru yöne yönlendirecektir. Müdürler Kurulumuz ve üst düzey yönetim ekibimiz adına, Temel değerlerimize, sürmekte olan adanmışlığınız ve Etik Kuralları ve İş Davranışlarına bağlı kalma taahhüdünüz nedeniyle size teşekkür etmek istiyorum.
İçindekiler CEO Richard Reese dan Mesaj 1 İçindekiler 2 Genel Bakış 4 > > İleri Düzey Rehberlik Alma > > İhlallerin Rapor Edilmesi > > Misilleme Yapılmaması > > Kurallara kimler uymalıdır? > > Uygunluk Yardım Hattı Temel Değerlerimiz 7 1 GÜVENLİK 9 > > Sağlık ve Emniyet > > Veri Gizliliği ve Güvenliği > > İşyerinde Şiddet > > Mahrem ve Sahipli Bilgiler 2 TOPLAM MÜŞTERİ MEMNUNİYETİ 13 > > İstisnai Müşteri Hizmetleri > > Adil ve Etik Satış Uygulamaları > > Markamızın ve İtibarımızın Korunması > > Çevre ve Sürdürülebilirlik > > Kurumsal Vatandaşlık 3 AÇIK SÖZLÜLÜK 17 > > İçeriden Öğrenenlerin Ticareti > > Aile ve Arkadaşlara Nezaret Etme > > Siyasi ve Diğer Kişisel İnançlar IRON MOUNTAIN ETİK KURALLARI VE İŞ DAVRANIŞLARI
İÇİNDeKİler 4 DOĞRULUK 21 > > Adil Rekabet/Antitröst > > Yolsuzluk ve Sahtekarlık > > Hediyeler ve Eğlence > > Çıkar Çatışmaları 5 HESAP VEREBİLİRLİK 25 > > Şirket Varlıklarının Korunması > > İthalat ve İhracat Denetimleri > > Harici İstihdam > > Kesin Doğru Mali Kayıtlar/Kamusal Raporlama > > İnsan Hakları 7 EKİP ÇALIŞMASI 33 > > Taciz > > Çalışan Mahremiyeti > > Uygun Bilgisayar Kullanımı Daha Fazla Bilginin Nasıl 36 Edinileceği > > Politika ve Prosedürler Uygunluk Sertifikası 6 EYLEM YÖNELİMLİLİK 29 > > Ayrımcılık Karşıtlığı, Çeşitliliğe Saygı, ve Eşit İstihdam İmkanı > > Devletle Sözleşmeler > > Şirket Kayıtlarının Yönetilmesi www.imcompliancehelpline.com 3
Genel Bakış Etik Kuralları ve İş Davranışları, Temel Değerlerimiz ile birlikte, Iron Mountain da kabul edilebilir davranışlar hakkında yön sağlar. Hiçbir dokümanın karşı karşıya kalabileceğiniz her duruma hitap etmesi mümkün olmasa da, bu Kurallar, doğru cevabın net olmadığı durumlarda iyi seçimler yapmanıza yardımcı olan araç ve kaynakları sunmaktadır. İlerİ DÜZeY rehberlik alma Eğer Kuralları okumanızın ardından belirli bir durumu nasıl ele almanız gerektiğinden emin değilseniz, lütfen amirinizle veya yerel İnsan Kaynakları temsilcinizle konuşun. Açık Kapı Politikası vasıtasıyla veya Uygunluk Yardım Hattı nı arayarak da sorular sorabilir veya rehberlik alabilirsiniz. Dünyanın dört bir yanından kuruluşlar hayati bilgilerinin yönetilmesine destek olmamız konusunda bize güvenmektedir. IRON MOUNTAIN ETİK KURALLARI VE İŞ DAVRANIŞLARI
GeNel BaKış İHlallerİN rapor edilmesi Iron Mountain çalışanlarının bilinen veya şüphelenilen bütün Etik Kuralları ve İş Davranışları ihlallerini rapor etmesi bir zorunluluktur. İhlalleri, aşağıdakilerden biriyle temasa geçerek rapor edebilirsiniz: > Yöneticiniz veya Amiriniz > Üst Düzey Yönetim (Açık Kapı Politikası vasıtasıyla) > Yerel İnsan Kaynakları Temsilciniz > Şirketin Baş Hukuk Müşaviri > Hukuk Departmanı Global Gizlilik ve Uygunluk Grubu > Global Güvenlik Hizmetleri > Uygunluk Yardım Hattı Uygunluk Yardım Hattı üzerinden bir kaygınızı rapor ettiğinizde (kanunların izin verdiği hallerde) kimliğinizin tamamen gizli kalmasını tercih edebilirsiniz. misilleme OlmamaSı Iron Mountain etik ihlallerini iyi niyetle rapor eden çalışanlara karşı misilleme yapılmasına tolerans göstermez. Bir ihlali rapor eden bir bireye karşı misilleme yapmaya kalkışan veya başkalarını misilleme yapmaya teşvik eden bütün çalışanlar veya yöneticiler istihdamın sonlandırılmasına kadar gidebilecek ve sonlandırma dahil ciddi disiplin cezalarına çarptırılır. > Kurallara Kİmler uymalıdır? Etik Kuralları ve İş Davranışları bütün Iron Mountain iş birimleri, tüzel varlıkları, denetimli ortak girişimleri, bağlıları ve ortaklıkları için geçerlidir. Bütün çalışanların, temsilcilerin, sorumluların ve Iron Mountain Müdürler Kurulu üyelerinin Kurallara uyması zorunludur. Sıkı sıkıya takip edilen üçüncü taraf hizmet sağlayıcı sürecimiz vasıtasıyla, Etik Kuralları ve İş Davranışlarında yazılı etik standartlara sahip tedarikçiler, bayiler, yükleniciler ve müşavirler ararız. uygunluk YarDım HaTTı Uygunluk Yardım Hattıyla bağlantı kurarak etikle ilgili kaygılarınızı veya etik ihlallerini günün 24 saati, yılın 365 günü bildirebilir veya sorular sorabilirsiniz. Yardım Hattı bağımsız bir şirket tarafından işletilmektedir ve (kanunların izin verdiği hallerde) kimliğinizin tamamen gizli kalmasını tercih edebilirsiniz. Dünyanın herhangi bir yerinden ücretsiz arayabilirsiniz. Telefon numaralarının listesi için arka kapak içine bakınız. Aşağıdaki adrese giderek, İnternet üzerinden bir rapor göndermeniz de mümkündür: www.ımcompliancehelpline.com www.imcompliancehelpline.com 5
Temel Değerler Iron Mountain da bizi, Temel Değerlerimiz birleştirir. Söz konusu ister Toplam Müşteri Memnuniyetine ulaşmaya adanmışlık ister Güvenliğin sürdürülmesini temin için gerekli uyanıklık olsun, fedakar çalışanlarımız Temel Değerlerimizi her gün, her yerde hayata geçirmektedir.
Temel Değerlerimiz Iron Mountain Tarzı. Güvenlik Toplam Müşteri Memnuniyeti Açık Sözlülük Doğruluk Hesap Verebilirlik Eylem Yönelimlilik Ekip çalışması Müşterilerimizin bilgilerini kendi bilgilerimizmiş gibi koruruz. Müşterilerimizin beklentilerini, tam istedikleri zaman karşılarız. Yapıcı ve saygılı olan, açık ve doğru bir biçimde iletişim kurarız. Daima dürüstüzdür ve Temel Değerlerimizden asla ödün vermeyiz. Her birimiz eylemlerimiz, taahhütlerimiz ve sonuçlar açısından kendimizi şahsen sorumlu tutarız. Fırsatlar ve problemlere karşı tetikteyiz ve ivedilikle harekete geçeriz. Bireysel olarak yapabileceklerimizden çok daha fazlasını başarmak için ekipler halinde çalışırız. www.imcompliancehelpline.com 7
BİlİYOr muydunuz? Iron Mountain 1951 yılında, Herman Knaust un yeraltı mantar çiftliğini Amerika nın ilk güvenli, yeraltı kayıt merkezine dönüştürmesiyle kurulmuştur. Başlangıçtaki adı Iron Mountain Atomik Deposu olan bu merkez, hayati bilgilerin nükleer savaş riskine karşı korunmasına yönelik güvenli bir limandı.
Güvenlik Müşterilerimizin bilgilerini kendi bilgilerimizmiş gibi koruruz. Güvenlik, verilerin korunması ve bilgi gizliliği kültürümüzün ve operasyonlarımızın merkezinde yer alır itibarımızın esas dayanağı, bu Temel Değerdir. Araçlarımızı kilitlememiz, tesislerimizdeki alarmlar ve hassas bilgileri şifrelememiz güvenliği sürdürmemize yarayan yollardan sadece birkaçıdır. Güvenlik bilgilerin fiziksel olarak korunmasının ötesine geçen bir konudur kişisel sağlığımızın ve işte emniyetimizin korunmasını da içerir. Iron Mountain personeli olarak Güvenliği şu şekilde ortaya koyuyoruz: > > Kendimiz ve mesai arkadaşlarımız için emniyetli ve sağlıklı bir iş ortamı temin ederek > > Tesislerimizin ve içindekilerin fiziksel emniyetini koruyarak > > Müşterilerimiz namına yönettiğimiz bilgi varlıklarının güvenliğini temin ederek > > Mahrem ve sahipli şirket bilgilerini yanlış ellerden uzak tutarak > > Kişisel bilgilerin korunmasına yönelik ilgili bütün kanun ve politikalara riayet ederek > > Iron Mountain ın güvenliğini veya kendi sağlık veya emniyetinizi etkileyebilecek bütün durumları derhal rapor ederek www.imcompliancehelpline.com 9
TEMEL DEĞER GÜVENLİK Ne yapmanız gerekir? SeNarYO: Bir kutu zedelenmiş ve bazı müşteri kayıtları ortalığa saçılmıştır. Ne yapmam gerekir? A. Bir veri güvenliği ihlali olup olmadığını belirlemek üzere ortalığa saçılan evrakı incelerim. B. Malzemeleri yeni bir kutuya koyar, tekrar rafa yerleştirir ve normal işlerime devam ederim. C. Bir vaka raporu doldurmak gerekli olabileceğinden, olup biteni amirime anlatırım. D. Herhangi bir veri güvenliği ihlalini önlemek üzere evrakları parçalayarak imha ederim. Doğru cevap, C seçeneğidir. Saçılan kayıtları ortadan kaldırmanız önemlidir fakat amirinize haber vermeniz de gerekir. Bazı durumlarda, olası güvenlik ihlallerini müşterilerimize bildireceğimize sözleşmelerimizde yer vermişizdir buna göre, bir vaka raporu doldurmamız gereklidir. SağlıK Ve emniyet İşyeri emniyeti, güvenli ve saygın bir iş ortamı temin edilmesiyle başlar. Sağlık ve emniyet vakalarını asgariye indirip bertaraf etmek için operasyonel usullerimizi takip ediyor ve sürekli geliştiriyoruz. İster bir ofiste, ister sahada, ister araç kullanıyor veya müşteri yerinde olun, daima şirket politika ve standartlarına uymanız ve ilgili bütün sağlık, emniyet ve çevresel kanunlara riayet etmelisiniz. Bir vaka meydana gelirse, durumu derhal rapor etmek görevinizdir. Bir rapor vermenizin ardından, yönetimden durumu düzeltmeye yönelik süratli ve etkin eylemler bekleyebilirsiniz. Bununla birlikte, uygun eylemlere girişilmediğine inanıyorsanız, konuyu üst düzey yönetime arz edin ve Uygunluk Yardım Hattına rapor edin. > Verİ GİZlİlİğİ Ve GÜVeNlİğİ Hedefimiz, dünya çapında en üst düzey bilgi yönetimi hizmetlerini temin etmektir. Bu, hem müşteri hem de çalışan verilerinin gizliliğine daima dikkat edilmesini gerektirir. Iron Mountain ın bilgi gizliliğinin ve güvenliğinin sürdürülmesine yardımcı olmak için yapabileceğiniz bazı şeyler: > İşiniz gerektirmiyorsa müşteri bilgilerine erişmeyin. > Şahsi bilgileri toplama, uhdenizde bulundurma ve ifşa etme düzeyinizi asgariye indirin. > Hassas verileri CD ler veya USB bellek gibi çıkarılabilir medya üzerine kaydetmeyin. > Şifreli olmadıkları sürece hassas verileri İnternet üzerinden göndermeyin. > Evden çalışıyorsanız, bilgisayarınızın güvenlik yazılımının güncel olduğundan emin olun. Daha ayrıntılı bilgi için, lütfen yerel gizlilik ve güvenlik politikalarınıza bakın. 10 IRON MOUNTAIN ETİK KURALLARI VE İŞ DAVRANIŞLARI
GÜVENLİK İŞYERİNDE ŞİDDET Tehditkar, düşmanca, tacizkar veya şiddet içeren davranışlara müsamaha göstermeyerek emniyetli, saygın ve nezih bir çalışma ortamı temin ediyoruz. Bu türden bütün davranışları derhal amirinize rapor edin. Kendinizin veya bir mesai arkadaşınızın yakın bir tehlike altında olduğunuzu hissederseniz, durumu amirinize, yerel kolluk güçlerini aradıktan sonra rapor edin. > MAHREM VE SAHİPLİ BİLGİLER Şirketimizle ilgili herhangi bir bilgi, bir rakip için değerli olabilir. Bu nedenle, sahip olduğumuz mahrem iş bilgilerimizin korunması önemlidir. Sözleşmeler, fiyat ve müşteri listeleri, strateji belgeleri, ticari sırlar, fikri mülkiyet ve bir rakibin, Iron Mountain ın piyasada nasıl başarılı olduğunu anlamasına yardımcı olabilecek diğer bütün bilgiler bu kapsamdadır. Ofis dışında iş meselelerini konuşurken daima dikkatli olun. Havaalanları, trenler, publar, restoranlar ve oteller gibi kamusal alanlarda bu bilhassa önemlidir. Kendi tesislerimiz içinde, ziyaretçilere uygun şekilde eskort verildiğinden ve kısıtlı alanlara girmelerine izin verilmediğinden emin olun. Bayilerle çalışırken, tesislerimize ve hassas verilerimize erişim hususunda güvenilir olduklarından mutlaka emin olun. PEKİ YA? SORU: Bazen kapalı alanda propanla çalışan forkliftler kullanıyoruz, egzoz gazları fark ediliyor. Sanırım bunun nedeni kapı ve pencerelerin kapalı olması; bunun emniyetli olduğundan emin değilim. Bir şey söylemeli miyim? CEVAP: Evet. Her şeyin yolunda olması ihtimali olsa bile kapalı alanda forklift kullanılması hava kalitesi sorununa yol açıyor olabilir. Şirketin konuyu incelemesi ve önleme gerek olup olmadığını belirleyebilmesi için durumu rapor etmeniz gerekir. SORU: Benden tanımadığım biri için kapıyı tutmam istendi. Üzerinde bir Iron Mountain Kimlik yaka kartı yok. Bu bir sorun olur mu? SORU: Fotokopi odasında bana ait olmayan bazı evraklar buldum. Ne yapmam gerekir? CEVAP: Mümkün olduğunca, bunları okumaktan kaçının. Sahiplerini biliyor veya tahmin edebiliyorsanız, evrakları kendilerine götürün veya evrakın nerede olduğunu kendilerine bildirin. Sahip belli değilse veya bulunamıyorsa, amirinize söyleyin. Son bir çare olarak, bilgilerin gizliliğini ve güvenliğini korumak için, evrakı parçalayarak güvenli imha kutusuna koyabilirsiniz. CEVAP: Evet. Emniyet veya güvenlik risklerine sebep olabilecekleri için, Iron Mountain tesislerinde bulunan (veya girmeye çalışan) yetkisiz kişilere kimlik sorulmalıdır. Nazikçe, Iron Mountain çalışan Kimliklerini veya ziyaretçi kartlarını göstermelerini isteyin. Yoksa, kendilerine, bir kart alabilecekleri resepsiyona kadar eskortluk edin. www.imcompliancehelpline.com 11
BİlİYOr muydunuz? Iron Mountain Film ve Ses Arşivi eğlence sektörüne, yerine yenisi konulamaz kreatif başyapıtlarını muhafaza etme ve koruma konusunda yardım etmektedir. Belli başlı film stüdyolarının tamamının orijinal film negatifleri ve müzik tarihinin en ünlü sanatçılarından bazılarının mastır kayıtları dahil olmak üzere, paha biçilemez binlerce kültürel hazineyi biz saklıyoruz.
Toplam Müşteri Memnuniyeti (TMM) Müşterilerimizin beklentilerini, tam istedikleri zaman karşılarız. Iron Mountain da, sınıfında en iyi hizmetleri saygın, duyarlı ve güvenilir biçimde sunarak müşterilerimizin beklentilerini karşılıyor veya ötesine geçiyoruz. Bu taahhüt kayıt merkezlerimizin, veri merkezlerimizin ve ofis binalarımızın ötesinde bünyesinde yaşadığımız ve çalıştığımız yerel insan topluluklarını da içermektedir. Iron Mountain personeli olarak, Toplam Müşteri Memnuniyetini şu şekilde ortaya koyuyoruz: > Müşterilerimizle açık ve dürüst iletişim kurarak > Vaat ettiklerimizi yerine getirmek suretiyle müşteri beklentilerini karşılayarak > Müşterilerimize kesin doğru ve zamanında bilgiler sunarak > Satışları adil ve etik bir biçimde gerçekleştirip müşterilerimize, potansiyel müşterilerimize ve bayilerimize saygılı davranarak > Müşterilerimizi, hizmetlerimizin değeri hakkında eğiterek (sadece fiyat değil) > Şirketimizin kamuoyu nezdindeki profilini pozitif çizmek suretiyle, Iron Mountain markasını ve şirketin itibarını yayarak > Etik iş uygulamaları gerçekleştirmek ve yerel insan topluluklarımıza katkıda bulunmak yoluyla, iyi kurumsal vatandaşlık uygulayarak > Çevreye saygı duyarak ve iş operasyonlarımızın sürdürülebilirliğinin geliştirilmesine yönelik yollar arayarak www.imcompliancehelpline.com 13
TEMEL DEĞER TOPLAM MÜŞTE Ne yapmanız gerekir? SeNarYO: Her zamanki teslimat güzergahınızdayken, bir şeyi karıştırdığınızı fark ediyorsunuz. Dr. Miller ın kutularını Dr. Katz a, onunkileri de diğerine teslim etmişsiniz. Durumu düzeltmek için geri giderseniz, zaman planınız aksayacak. Ne yapmanız gerekir? A. Kafaya takmam. Dr. Miller ve Dr. Katz hatayı fark edip kendileri halleder. B. Her iki ofise geri döner ve hatamı kendim düzeltmek için elimden geleni yaparım. İnşallah amirime söylemeye gerek kalmadan meseleyi kendim çözebilirim. C. Derhal amirimle bağlantı kurarım. Neler olduğunu izah edip, şimdi ne yapmam gerektiğini sorarım. D. Şimdi hiçbir şey yapmam. Güzergahıma devam eder, amirime de vardiyamın sonunda söylerim. Doğru cevap, C seçeneğidir. Evraklar yanlış yere teslim edildiğinde ortaya çıkan ve müşterilerinize verdiğiniz basit rahatsızlığın veya zaman planınızın aksamasının ötesine geçen meseleler vardır. Örneğin, söz konusu evraklar sadece ilgili alıcının görmesi gereken hassas şahsi bilgiler içeriyor olabilir. Yönetim, bu türden durumlarla başa çıkmanıza ve etkilerini asgariye indirmenize yardımcı olma konusunda eğitilmiştir. Derhal amirinizle bağlantı kurun. İSTİSNaİ müşteri HİZmeTlerİ Hizmet yükümlülüklerimizi yerine getirmemiz ve müşterilerimiz ve dost çalışanlarımızı memnun etmemiz, Iron Mountain çalışanları için bir gurur vesilesidir. Bunu, aşağıdaki şekilde başarıyoruz: > Meseleleri çözülünceye kadar takip ederek > Sıklıkla ve kesin doğru güncel haberler vermek suretiyle beklentileri karşılayarak > Telefonlara ve e-postalara ivedilikle geri dönüş yaparak > Randevulara ve toplantılara zamanında ve hazırlıklı biçimde katılarak > adil Ve etik SaTış uygulamaları Olası müşterilere satış süreci boyunca TMM sunmak, iş kazanmanın en iyi yoludur. Satışla alakalı bütün faaliyetlerde daima adil ve dürüst davranırız. Aşağıdakilerden fiilen kaçının: > Ürün ve hizmetleri yanlış tanıtmak veya kapasite üzerinde satmak > Rakipleri kötülemek > Asılsız hukuki veya teknik iddialarda bulunmak > Hukuki tavsiyelerde bulunmak > Telif haklarını, logoları veya başka fikri mülkiyetleri ihlal etmek > Olası müşteriler veya rakipler hakkında mahrem bilgiler edinmeye kalkışmak > Müşterileri, ihtiyaç duyduklarından fazlasını almaya zorlamak > Fiyat indirimleri veya diğer ayarlamalar karşılığında müşterilerden, rakiplerle ilgilenmemelerini istemek > Uygulama zaman öngörüleri hakkında aşırı vaatlerde bulunmak > Yetkiniz olmadığı halde bir anlaşma imzalamak > markamızın Ve İTİBarımıZıN KOruNmaSı Iron Mountain markası, sadece kamyonlarımız ve kutularımız üzerindeki logodan ibaret değildir adımızı duyduklarında, vanlarımızı gördüklerinde veya çalışanlarımızla konuştuklarında başkalarının edindiği intibadır. Markamızın ve itibarımızın korunması, üstün hizmetler temin edebilmemiz konusunda kritik önem taşır ve Iron Mountain personeli olarak kendimizi, Iron Mountain adının büyükelçileri ve muhafızları gibi görmeliyiz. 14 IRON MOUNTAIN ETİK KURALLARI VE İŞ DAVRANIŞLARI
Rİ MEMNUNİYETİ TOPLAM MÜŞTERİ MEMNUNİYETİ Kamuoyu nezdinde şirketi daima pozitif bir ışıkla yansıtmalıyız. Bununla birlikte, sadece birkaç belirli çalışanın resmen Iron Mountain adına konuşma yetkisine sahip olduğunun akıldan çıkarılmaması çok önemlidir. Diğer herkes, kendi fikirleri veya inançlarının şirketi temsil ettiği şeklinde algılanabileceği durumlardan kaçınmalıdır. Bu bizzat, telefonla, kağıt üzerinde ve (sosyal medya siteleri, bloglar, forumlar ve mesaj panoları dahil) İnternet üzerinde belirtilen görüşler için geçerlidir. Eğer basın sizinle bağlantı kurarsa, yorum yapmayın ve kendilerini, Müessese İletişim Departmanımıza yönlendirin. Kamuya sunulacak dokümanlar hazırlarken, bütün logoların, renklerin ve yazı tiplerinin Marka ve Pazarlama stil kılavuz ilkelerine uyumlu olmasını temin edin. Daha ayrıntılı bilgi için, lütfen Müessese İletişim, Pazarlama, Hukuk Fikri Mülkiyet veya Uygunluk Yardım Hattı ile bağlantı kurun. ÇEVRE VE SÜRDÜRÜLEBİLİRLİK İşlerimizi, çevre sorumluluğu taşıyarak görme taahhüdümüz bulunmaktadır. Iron Mountain ın çevresel hedeflerine katkıda bulunmak için işte alabileceğiniz bazı önlemler şunlardır: SAHADA: Tehlikeli atık ve malzemeleri emniyetli bir biçimde, yürürlükteki bütün kanun, yönetmelik ve şirket politikalarına uygun şekilde bertaraf edin. Mümkün olan her durumda geri dönüşüm yapın ve kullanımda olmadıkları zaman ışıkları ve cihazları kapatmayı unutmayın. OFİSTE: Sadece gerekli olduğunda çıktı alın ve kağıt atıklarınızı daima parçalayarak imha edin. Iron Mountain Güvenli Parçalayarak İmha birimi, ürettiği kağıdın büyük bir çoğunluğunu geri dönüştürür, bu sayede, kağıt atıklarınızı parçalayarak güvenli imha kutusuna koyduğunuzda, sadece gizlilik ve güvenlik teminine yardımcı olmakla kalmaz, çevrenin korunmasına da katkıda bulunmuş olursunuz. Yazıcı kartuşları, toner ve diğer bilgisayar ekipmanını, çevresel açıdan sorumluluk taşıyarak ve yürürlükteki bütün kanun, yönetmelik ve şirket politikalarına riayet ederek bertaraf edin. KURUMSAL VATANDAŞLIK İyi kurumsal vatandaşlığı destekliyor ve teşvik ediyoruz. Bu, eylemlerimizin ve kararlarımızın çalışanlarımızı, çalışanlarımızın ailelerini, içinde bulunduğumuz topluluğu, toplumu ve çevreyi nasıl etkilediğine dikkat ettiğimizi gösterir. Kanuni olarak zorunlu tutulanın ötesine geçen ve üzerine çıkan performans düzeyleri taahhüt ediyoruz. Bu, Temel Değerlerimize bağlılığımız, etik iş uygulamalarına verdiğimiz önem ve global iş operasyonları için belirlediğimiz yüksek standartlarla ortaya konmaktadır. İşyerinin dışında, bünyesinde yaşadığımız ve çalıştığımız insan topluluklarıyla gönüllülük, sponsorluklar ve Iron Mountain Vakfı gibi diğer yardımseverlik odaklı inisiyatifler sayesinde olumlu bir biçimde etkileşime girme sözümüz vardır. PEKİ YA? SORU: İnternette bir haber okudum, rakiplerimizden birinin CEO su, kendi hizmetlerinin Iron Mountain inkilerden daha üstün olduğunu söylemiş. Bu web sitesi okuyucuların yorum yapmasına izin veriyor. Bizim hizmetlerimizin daha iyi olduğunu ben biliyorum; bir cevap yayınlayabilir miyim? CEVAP: Evet. Mamafih, İnternet üzerindeki bir forumda, sosyal medya sitesinde, blogta, vs.de Iron Mountain hakkında bir görüş açıklamayı tercih ederseniz, görüşlerinizin, şirketin görüşlerini temsil etmediğini net bir biçimde belirtmeniz şarttır. Daha ileri düzey rehberlik için, lütfen Müessese İletişim veya Uygunluk Yardım Hattı ile bağlantı kurun. SORU: Bir arkadaşımın rakiplerimizden biriyle bir bağlantısı var ve bu rakibin fiyat listesini benimle paylaşabileceğini söyledi. Bunun iş almamıza yardımcı olabileceğini biliyorum. Kabul etmeli miyim? CEVAP: Hayır. Bir rakibin fiyat listesini kabul etmeniz, etik dışıdır ve Temel Değerlerimiz kapsamındaki ilkelerimize aykırıdır. Bu, yasadışı da olabilir. Arkadaşınızın teklifini reddetmeniz ve meseleyi amirinizin dikkatine sunmanız gerekir. www.imcompliancehelpline.com 15
BİlİYOr muydunuz? Iron Mountain 1996 yılında halka açılmış ve NASDAQ ta işlem görmeye başlamıştır. 1999 yılında, şirket New York Stock Exchange e nakledilmiş, IRM sembolüyle kote edilmiştir. Halka açılmasından itibaren geçen yıllar içinde, Iron Mountain ın gelirleri $139 milyon dolardan $3 milyar doların üzerine çıkmış ve şirket 2009 yılında, prestijli S&P 500 Endeksine dahil edilmiştir.
Açık Sözlülük Yapıcı ve saygılı olan, açık ve doğru bir biçimde iletişim kurarız. Samimi iletişim, meseleleri verimli bir şekilde ve zamanında ele almamıza olanak sağlamaktadır. Bu bize ayrıca, iş kararlarını koşulları tam olarak anlayarak alma imkanı da sağlamaktadır. Sadece dost çalışanlarımızla değil müşteriler, bayiler ve yatırımcılar dahil birlikte iş yaptığımız diğer kişilerle de samimi iletişime değer veriyoruz. Iron Mountain personeli olarak Açık Sözlülüğü şu şekilde ortaya koyuyoruz: > > Meseleleri derhal ve gecikmeksizin ifşa ve rapor ederek > > Mesai arkadaşlarımıza dürüst ve yapıcı geribildirim vererek > > İşyerindeki anlaşmazlıklar konusunda bütün gerçeklerin anlaşılmasından önce yargılara varmayarak > > Meseleler hakkındaki bilgilerimizin tamamını yansıtan iş tavsiyeleri vererek > > Yanlılık veya adam kayırma intibaı uyandırabilecek durumlarda kişisel ilişkileri açıklayarak > > Kurum içi mali bilgileri gizli tutarak ve bu bilgileri, yatırım yapmak için kullanmayarak > > İşyerinde şahsi amaçları öne çıkarmayıp çalışan dostlarımıza saygı duyarak www.imcompliancehelpline.com 17
TEMEL DEĞER AÇIK SÖZLÜLÜK Ne yapmanız gerekir? SeNarYO: Koridorda bir konuşmaya kulak misafiri oluyorsunuz ve en son mali raporlar yayınlanınca, şirketin gelir tahminlerinin önemli ölçüde değişeceğini öğreniyorsunuz. Ne yapmanız gerekir? A. Bu bilgilere dayanarak borsadan hisse senedi satın alırsınız. Bilgilere kulak misafiri olduğunuzdan ve işiniz sırasında öğrenmediğinizden, içeriden öğrenenlerin ticareti kuralları burada geçerli değildir. B. Siz hiçbir şey yapmazsınız ama ağabeyinize söylersiniz. Hisse senedi alıp satmayı seviyor ve bu bilgiler ona yararlı olacaktır. C. Mesai arkadaşlarınıza söylersiniz. Siz bilgileri doğrudan öğrendiğinizden alım satım yapamazsınız ama arkadaşlarınız yapabilir. D. Hiçbir şey yapmazsınız. Bu bilgiler kamuoyuna açıklanana ve şirket politikasınca izin verilene kadar yatırım yapmaktan kaçınırsınız. Duyduklarınızı tekrarlamazsınız. Doğru cevap, D seçeneğidir. Şirket hakkında kurum içi bilgilere sahipsiniz ve ne bu bilgileri kullanarak alım-satım yapmalı ne de başka birine alım-satım tavsiyesinde bulunmalısınız. Bunu yapmak kanuna ve şirket politikasına aykırıdır. Bilgileri işinizle ilgili olarak öğrenip öğrenmediğiniz önemli değildir önemli olan, kamuoyuna açıklanmamış bilgilere sahip olmanızdır. İÇerİDeN ÖğreNeNlerİN TİCareTİ Bazı Iron Mountain personeli, işlerinin bir parçası olarak, Iron Mountain veya birlikte iş yaptığımız şirketler hakkında hassas kurum içi mali bilgilere erişime sahiptir. Bu bilgilerin çoğu devlet yönetmelikleri gereği açıklanabilir fakat bazıları asla ifşa edilmez. Iron Mountain da edinilen bilgilere dayalı olarak yatırımlar yapmak yasadışıdır ve şirket politikasına aykırıdır. Buna, ilgili bilgileri kullanarak yatırım yapabilecek dost ve akrabalara tavsiyeler veya ipuçları vermek de dahildir. Bu türden bilgilere erişimi olan çalışanlara, bilgileri gizli ve koruma altında tutacakları konusunda güvenilir. Menkul Kıymetler Borsası Komisyonu (Securities and Exchange Commission) bütün hisse senedi işlemlerini fiilen izler ve içeriden edindikleri bilgilerle alımsatım yapan şahıslar hakkında soruşturma başlatır. Yatırım yapmanın uygun olup olmadığı hakkında şüpheleriniz varsa, lütfen Hukuk Departmanı veya Uygunluk Yardım Hattı ile bağlantı kurun. Birinin içeriden öğrendiği bilgilerden yararlandığı bir durumun farkına varırsanız, lütfen konuyu Uygunluk Yardım Hattına rapor edin. > aile Ve arkadaşlara NeZareT etme Çalışan arkadaşlarınızla dostane ilişkileri teşvik etsek de en birinci ve yüksek sadakatimiz, şirkete olmalıdır. Bir şahsi ilişki veya aile ilişkisinin iş kararlarınıza gölge düşürebileceği veya üretkenliğinizi etkileyebileceği durumlara düşmekten kaçının. Hiç kimsenin bir aile mensubu, yakın şahsi arkadaş veya romantik bir partner üzerinde karar alma, kariyer gelişimi veya doğrudan raporlama yetkisi olmamalıdır. Belirli bir münasebetin tamamen uygun olduğuna inansanız bile, unutmayınız ki adam kayırma veya yanlılık intibaı bile mesai arkadaşlarınızın moralini bozabilir ve bunun bir bütün olarak şirket üzerinde kötü yansımaları olabilir. Çalışanlar arasında uygunsuz bir münasebetin mevcut olduğuna inanıyorsanız, lütfen yönetime veya İK ya haber verin veya durumu Uygunluk Yardım Hattına rapor edin. 18 IRON MOUNTAIN ETİK KURALLARI VE İŞ DAVRANIŞLARI
AÇIK SÖZLÜLÜK > SİYASİ VE DİĞER KİŞİSEL İNANÇLAR İşimiz hakkında açık ve samimi iletişim teşvik edilmektedir. Ancak, şirket varlıkları ve kaynakları (zamanımız dahil) ister siyasi, ister dini veya toplumsal olsun şahsi inançları öne çıkarmak için kullanılmamalıdır. İçinde yaşadığımız topluluklara ve siyasi süreçlere fiilen katılmamız gerekir. Mamafih işyerindeyken siyasi, dini veya toplumsal meselelerle ilgili kampanya veya savunuculuk yapmak, para toplamak, tebliğde bulunmak, yayınlar dağıtmak uygunsuzdur. İş dışındayken, şahsi inançların şirketin inançlarıymış gibi anlaşılmasını önlemeye yönelik adımları atın. Örneğin dini, toplumsal veya siyasi davalara para verirken, katkınızı bir Iron Mountain çalışanı olarak değil, kendi şahsi kimliğinizle yapın. Aksini yaparsanız, yanlış bir biçimde, Iron Mountain ın bu davaları desteklediği veya etki satın almaya çalıştığı izlenimi doğabilir. Bu, markamıza ve itibarımıza ciddi zararlar verebilir. Iron Mountain dan birinin şahsi bir inancı yaymak amacıyla şirket kaynaklarını kullandığını veya iş dışındayken Iron Mountain ın şahsi bir davayı desteklediği intibaını uyandırmaya çalıştığını hissederseniz, lütfen durumu İK ya veya Uygunluk yardım Hattına rapor edin. PEKİ YA? SORU: Kız kardeşim yerel okul konseyine seçilmeye çalışıyor; ben de kampanyasında kendisine yardım ediyorum. Bu yakınlarda yapılacak bir etkinlikte dağıtılacak el ilanlarını hazırlamak için Iron Mountain ın fotokopi makinelerini ve yazıcılarını kullanabilir miyim? CEVAP: Hayır. Bu, şirket kaynaklarının uygunsuz bir şekilde kullanımına girer. Şirket yazıcıları, fotokopi makineleri, telefonları veya e-postası şahsi siyasi emelleri desteklemek amacıyla kullanılamaz. Bu, Iron Mountain ın adayı desteklediği veya kampanya hakkında bir fikri olduğu şeklinde yanlış bir intiba uyandırabilir. SORU: Çalıştığınız departmanda kısa bir süre önce bir pozisyon açıldı ve bu işe girmesini istediğiniz yakın bir şahsi arkadaşınız var. Bu hanım, görev tanımının gerektirdiği deneyime pek de sahip değil fakat siz, şirketteki bağlantılarınız sayesinde kendisine yardım edebileceğinizi düşünüyorsunuz. Bunda yanlış bir şey var mı? CEVAP: Muhtemelen. Iron Mountain istihdam kararlarını şahsi liyakat ve yeterliliklere dayalı olarak verir. Nitelikli adayları kuruluşa yönlendirmek uygun olduğu (ve teşvik de edildiği) halde, işe alma kararını etkilemeye kalkışmak, şahsi ilişkiniz nedeniyle bir çıkar çatışması yaratabilir. SORU: Şirketim Iron Mountain tarafından satın alındı. Satın alma işleminden önce, belirli hizmetler için kayınbiraderimin nakliye şirketini kullanıyorduk. İyi bir fiyata harika bir hizmet veriyor. Kendisini kullanmaya devam edebilir miyiz? CEVAP: Bu durumu yöneticinizle görüşmelisiniz. Bu, şahsi bir ilişkinizin, objektif iş kararları almanızı etkileyebileceği türden bir durumdur. Böyle bir durumda, başka bir şirket aynı hizmetleri daha düşük bir ücretle sunmayı teklif etse bile kayınbiraderinizi kayırabilirsiniz. Hakkaniyeti sağlamak için, karar verme sürecinden affedilmeniz söz konusu olabilir. www.imcompliancehelpline.com 19
BİlİYOr muydunuz? Iron Mountain ın en büyük yeraltı tesisi, Pennsylvania kırsalındaki tepelerin 67 metre altında bulunmaktadır. Beş kilometre uzunluğunda ve üç kilometre genişliğinde olan bu tesiste 32 kilometre yol ve 158 bin metrekare gelişmiş mekan bulunmaktadır. İçeride yaklaşık 2.700 kişi çalışmakta ve tesis çok katmanlı güvenlikle ve Iron Mountain ın kendi iki araçlı, OSHA sertifikalı itfaiye teşkilatıyla korunmaktadır.
Doğruluk Daima dürüstüzdür ve Temel Değerlerimizden asla ödün vermeyiz. Temel Değerlerimiz içinde somutlaşan ilkeleri, aldığımız her iş kararına fiilen uygularız. Mesai arkadaşlarımız, müşterilerimiz ve iş ilişkisi içinde olduğumuz diğer kişiler, ne söylersek onu yapacağımız ve vaatlerimizi yerine getireceğimiz konusunda bize güvenirler. Güven, saygınlık ve dürüstlük sayesinde yalnızca kendi itibarımızı değil Iron Mountain ın itibarını da güçlendiririz. Iron Mountain personeli olarak Doğruluğu şu şekilde ortaya koyuyoruz: > > Seçenekler çok net olmadığında bile en doğru olanı yapmaya çaba göstererek > > Müşterilerimize ve çalışan dostlarımıza karşı dürüst olarak > > Piyasada daima adil rekabet ederek > > Asla rüşvet veya yan ödemeler alıp vermeyerek > > Iron Mountain ile şahsi ilişkiler veya harici faaliyetler arasında çıkar çatışmalarından kaçınarak > > Hediye ve eğlenceleri yalnızca şirket politikasına uygun biçimde alıp vererek > > Kesin doğru mali bilgiler ve kayıtlar tutarak > > Etik Kuralları ve İş Davranışlarımızı ihlal ettiğine inandığımız bütün durumları rapor ederek www.imcompliancehelpline.com 21
TEMEL DEĞER DOĞRULUK PEKİ YA? SOru: Geçen haftaki bir fuarda, rakip şirketlerden bazı satış temsilcileriyle, sektörümüzde kâr marjlarının nasıl da azalmakta olduğunu konuştum. Bu sabah gazetede, bu aynı şirketlerin fiyatlarını arttırmakta olduğunu okudum. Yanlış bir şey mi yaptım? CeVaP: Belki de. Rakiplerle iş meselelerini konuşurken dikkatli olun. Formel anlaşmalar yapılmamış olsa bile, bu türden faaliyetler bir fiyat sabitleme planı olarak görülebilir. Kendinizi bir rakiple fiyatları veya diğer hassas iş meselelerini konuştuğunuz bir görüşme içinde bulursanız, kabalık olarak algılansa bile derhal konuşmayı kesin veya oradan ayrılın. Daha sonra amirinizle veya Uygunluk Yardım Hattıyla bağlantı kurarak daha ileri düzey rehberlik alın. SOru: Yerel bir devlet memuru size, kuruluşunun Iron Mountain ile çalışmak istediğini söylüyor. Ancak, şirket bir park için fon sağlarsa ve diğer toplumsal yatırımlar yaparsa bertaraf edilebilecek birtakım engeller olduğundan da bahsediyor. Hanımefendinin istediği aslında pek de pahalı bir şey değil. Kabul etmeli misiniz? adil rekabet/antitröst İş yaptığımız herkesle ki rakiplerimiz de buna dahildir çalışırken, Temel Değerlerimizi ortaya koymaya kendimizi adamış durumdayız. Adaletsizlik veya aldatma olduğu düşünülebilecek ve hatta bu intibaı yaratabilecek durumlardan fiilen kaçınırız. Aşağıdaki bilgilerin rakiplerle paylaşılması, Iron Mountain ın rakipleri veya müşteri tabanını manipüle etmeye çalıştığı izlenimini uyandırabilir: > Fiyatlandırma ve indirim listeleri > Müşteri listeleri > İş stratejileri > Pazarlama planları Hangi ücretlerin talep edileceği veya hangi işleri takip edip etmeyeceğimiz gibi hususlar hakkında rakiplerle anlaşmalar yapmak yasadışıdır. YOlSuZluK Ve SaHTeKarlıK Iron Mountain her türlü rüşvet, yan ödeme veya açıktan ödemeyi kesinlikle yasaklamıştır. Yerel bir kültürde para veya değerli şeyler teklif etmek kabul gören ve rutin bir uygulama bile olsa biz bunları, asla izin verilemeyecek yolsuzluk uygulamaları olarak görürüz. İş almak için rüşvet ödemektense, ilgili işi kaybetmeyi yeğleriz. Yolsuzluk yasağımız sadece Iron Mountain ve çalışanlarımız için geçerli değildir temsilcilerimizin, bayilerimizin ve ortak girişim (joint venture) ortaklarımızın da aynı yüksek standartları sürdürmesini bekleriz. Kendilerinin bizim yerimize ve adımıza rüşvet veya açıktan ödemeler teklif etmediklerinden emin olmak için elimizden geleni yapmak zorundayız. Iron Mountain ın sahtecilik ve yolsuzluk suçlamalarıyla karşı karşıya kalmamasına, bütün seyahat, eğlence ve mali muameleleri tam olarak ve kesin doğru biçimde gösteren ayrıntılı masraf raporları arz ederek ve defter ve kayıtlar tutarak yardımcı olunuz. CeVaP: Hayır. Devlet memurlarına veya onlar aracılığıyla, bir iş kararını etkilemek niyetiyle temin edilen armağanlar veya iyilikler rüşvet sayılır ve hukuki açıdan ve işle ilgili ciddi sonuçlar doğurabilir. Durumu nasıl ele alacağınız konusunda tavsiyeler için Uygunluk Yardım Hattı veya Hukuk Departmanıyla bağlantı kurun. 22 IRON MOUNTAIN ETİK KURALLARI VE İŞ DAVRANIŞLARI
SORU: Departmanımızın bütçesi çok kısıtlı ama tatil partisi için yine de güzel bir şeyler yapmak istiyoruz. Bayilerimizden biri, parti malzemelerine katkıda bulunmayı teklif etti. Bu uygun mudur? CEVAP: Hayır. Bir bayiden, değer taşıyan herhangi bir şey talep veya kabul etmek uygunsuzdur, çünkü bu, çalışanlara, gelecekteki bir iş kararını etkileyebilecek bir fayda sağlamaktadır (veya bu izlenimi uyandırmaktadır). DOĞRULUK HEDİYELER VE EĞLENCE Müşterilerle hediye değiş tokuşu, şükran belirtmenin yaygın bir yoludur. Ancak hediyeler ve eğlence, iş kararlarını etkilemek çabasıyla asla verilmemelidir bu, standart bir iş uygulaması veya yerel gelenek olduğunda bile bu değişmez. Hediyeler, ayrıcalıklar, eğlence etkinliği biletleri, seyahat davetleri vs. teklif veya kabul etmeden önce, daima yerel Hediyeler ve Eğlence Politikanıza bakın. Bir hediye vermeden veya kabul etmeden önce kendinize sormanız gereken sorulardan bazıları şunlardır: Hediye, yerel Hediyeler ve Eğlence Politikasının izin verdiğinden daha değerli mi? Hediye alınan veya verilen kişi bir devlet memuru mu? Bu hediye bir rüşvet veya açıktan ödeme gibi yorumlanabilir mi? Bu hediyenin kamuoyuna açıklanması, Iron Mountain ı zor durumda bırakır mı? Eğer bu soruların herhangi birine cevabınız evet ise, o zaman hediye uygunsuzdur demektir. Bazen bir hediyenin kabul edilebilir olup olmadığını kestirmek zor olabilir. Belirli bir durum hakkında tam olarak emin olamıyorsanız, amirinizle konuşun veya Uygunluk Yardım Hattını arayın. Ne yapmanız gerekir? SENARYO: Aradan üç ay geçtikten sonra, işe yeni aldığınız çalışanın (ki şimdiye kadar çok iyi işler başardı), istihdam başvurusunda yalan beyanlarda bulunduğunu, üniversiteye gitmediği halde üniversite mezunu olduğunu iddia ettiğini öğreniyorsunuz. Yöneticisi olarak ne yapmanız gerekir? A. Herhangi biriyle konuşmadan önce ilgilinin performansını, hizmet süresini ve şirkete uzun vadede katabileceklerini tartarım. B. Yalanın yanına kalacağını söylerim. C. En iyi davranış tarzını belirlemek üzere konuyu İK ile görüşürüm. D. Bu bilgiyi kendime saklarım, eleman çok iyi çalışıyor. ÇIKAR ÇATIŞMALARI Bir aile ilişkisi, arkadaşlık veya başka bir kişisel bağlantı Iron Mountain adına dürüst ve adil bir iş kararı verme kabiliyetinizi etkiliyorsa, bir çıkar çatışması mevcut olabilir. Şirketimizin itibarı bütün Iron Mountain personelinin eylemlerine ve doğruluğuna bağlı olduğundan, bu türden çatışmaların var olduğu izleniminin oluşmasından bile kaçınılmalıdır. Bazen, açıkça çıkar çatışması içeren durumlardan kaçınılması mümkün olmayabilir mesela, belirli bir hizmeti sadece bir tek tedarikçi sağlıyordur ve bu kişi de tesadüfen sizin bir münasebetiniz olan bir kişidir. Bu gibi bir durumda, bir üst düzey yöneticinin veya Baş Hukuk Müşavirinin onayı gerekebileceğinden, durumu açıklamak önemlidir. Olası bir çıkar çatışması nedeniyle belirli bir iş münasebetinin uygun olup olmadığından emin olamıyorsanız lütfen Uygunluk Yardım Hattı veya şirketin Baş Hukuk Müşaviri ile bağlantı kurun. Bu çok zor bir durumdur fakat en iyi cevap, C dir. Çalışanların işe alınmasıyla ilgili etik açıdan zor bir durum ortaya çıktığında, size rehberlik etmeleri için İK ile bağlantı kurmalısınız. www.imcompliancehelpline.com 23
BİlİYOr muydunuz? 2000 yılında, Iron Mountain bilgi imha işine girdi: Iron Mountain Parçalayarak Güvenli İmha. Müşterilerin uygunluk şartlarını çevresel değerlerinden ödün vermeden karşılamalarına olanak sağlayan Parçalayarak Güvenli İmha işlenmiş materyalleri geri dönüştürerek her yıl yedi milyon ağacı ve on bir milyar litreden fazla suyu kurtarmaktadır.
Hesap Verebilirlik Her birimiz eylemlerimiz, taahhütlerimiz ve sonuçlar açısından kendimizi şahsen sorumlu tutarız. Yüksek hedefler belirliyor ve daha sonra bu hedeflere ulaşmak için canla başla çalışıyoruz. Sorumlu çalışanlar olarak, hem yaptıklarımızla hem de yapmayı başaramadıklarımızla ölçüldüğümüzün bilincindeyiz. Sadece kanun, kural ve yönetmelikler tarafından belirlenen asgari koşullara uymanın ötesine geçiyoruz. Iron Mountain personeli olarak Hesap Verebilirliği şu şekilde ortaya koyuyoruz: > > Daima etik davranarak ve başkalarının etik davranmasına yardımcı olarak > > Kendi çıkarlarımız açısından değil şirketin çıkarları açısından en uygun kararları alarak > > Başkaları uygun şekilde davranmadığında, konuyu üst makamlara arz ederek ve gerektiğinde yolsuzluğu rapor ederek > > Yükümlülüklerimizi yerine getirirken, Iron Mountain ın işlerine diğer harici işlerden daha fazla öncelik vererek > > Iron Mountain ın fiziksel ve fikri varlıklarının korunmasında bizzat görev üstlenerek > > Kendimiz için uyguladığımız yüksek standartların aynılarını uyguladıklarından emin olmak için bayilerimiz üzerinde çalışarak > > Eksiksiz, zamanında ve kesin doğru mali kayıtlar tutarak > > Dünyanın dört bir yanında birlikte iş yaptığımız kişilerin temel insan haklarını desteklediğinden emin olmak için gerekli adımları atarak www.imcompliancehelpline.com 25
TEMEL DEĞER HESAP VEREBİL Ne yapmanız gerekir? SeNarYO: Siz, bir çalışanınızın bir pazarlama broşürü için yazdığı metni gözden geçirmekte olan bir yöneticisiniz. Metinde gerçekten de müthiş, çok iyi düşünülmüş fikirler yer alıyor ve çalışanınız olan hanımefendi, metni tamamen kendisinin yazdığını söylüyor. Ancak bu metin aklınıza birkaç ay önce bir dergide okumuş olduğunuz bir makaleyi getiriyor. Makaleyi araştırdığınızda, çalışanınızın kullanılan lisanı kelimesi kelimesine kopyaladığını görüyorsunuz. Ne yapmanız gerekir? A. Hiçbir şey yapmazsınız. Muhtemelen hiç kimse bunu fark etmeyecektir. B. Meseleyi çalışana açıp, metni yeniden yazmasını istersiniz. Mevcut metnin broşürde kullanılmasına izin vermezsiniz. C. Konuyu amirinize rapor eder ve tavsiye istersiniz. D. Çalışanı İK ya veya Uygunluk Yardım Hattına rapor eder ve daha ileri düzey girişimler beklersiniz. Bu zor bir durumdur ve en iyi cevap, B ve D nin bir kombinasyonudur. Bir yönetici olarak, çalışanlarınızın etik davranması ve doğruluğu konusunda birtakım hak ve sorumluluklarınız bulunmaktadır. Çalışanınıza, bu şekilde metin kopyalamanın kesinlikle kabul edilemez olduğunu açıklamanız gerekmektedir; diğer taraftan, bu ihlal o kadar ciddidir ki daha ileri düzey disiplin önlemleri gerektirebilir. Telif haklarının ihlali sadece şirket politikasına aykırı olmakla kalmaz bu aynı zamanda yasadışıdır ve şirketin yüklü tazminatlar ödemesine yol açabilir. şirket VarlıKlarıNıN KOruNmaSı Müşterilerimizin bilgileri bize emanet edildiğinde, bu bilgilerin korunmasından ve salimen iadesinden sorumlu hale geliriz. Şirket varlıklarının uygun şekilde korunması, bu taahhütlerimizi tutarlı biçimde yerine getirmemize imkan verir. FİZİKSel VarlıKlar: Şirket malları (bilgisayarlar, taşıtlar ve diğer teçhizat) emniyetle muhafaza edilmeli ve iş dışındaki amaçlarla kullanılmamalıdır. Fiziksel varlıklarımızın emniyetini ve güvenliğini etkileyen meseleleri derhal rapor edin bir el tarayıcısının kaybolması veya çalışmayan bir kapı alarmı gibi küçük vakaları bile. Bunun yapılmaması güvenliğimizi ve müşterilerimize karşı taahhütlerimizi yerine getirme kabiliyetimizi tehlikeye atabilir. FİKrİ VarlıKlar: Iron Mountain önemli miktarda mahrem bilgiler ve fikri mülkiyet üretir ve bunların sahibidir. Patentler, ticari markalar, telif hakları, mali durumumuz ve iş süreçlerimiz hakkındaki detaylar ile çalışanlarımızın bizde istihdam edildikleri süre zarfında yarattıkları ürünler ve icatlar bu kapsamdadır. Sorumluluk sahibi bir Iron Mountain personeli olarak, bu varlıkların korunmasına aşağıdaki şekilde yardımcı olabilirsiniz: > Hassas verileri şirket dışına gönderirken, ilgili ifşa etmeme anlaşmalarının yapılmış olduğundan emin olarak > Uygun yetkiye sahip olmaksızın şirket sırlarını asla ifşa etmeyerek > Fikri mülkiyetin her türlü kötüye kullanımını Hukuk Departmanına rapor ederek > İTHalaT Ve İHraCaT DeNeTİmlerİ Milli güvenlikle ilgili nedenlerle, Amerika Birleşik Devletleri Hükümeti (ve dünyanın dört bir yanındaki başka devletler), şifreleme yazılımlarının ve diğer hassas teknolojik bilgilerin ithal ve ihraç edilmesini denetim altında tutar. Iron Mountain politikası, ABD ambargo veya yaptırım listelerindeki ülkeler veya şahıslarla herhangi bir pazarlama, satış veya hizmet münasebetine girilmesini yasaklar. Ülkenizin dışına teknik bilgiler veya ürünler gönderirken veya transfer ederken, gerekli ihracat taramasının tamamlandığından emin olun ve ilgili bütün uygunluk ve belgelendirme koşullarının yerine getirilmesini sağlayın. Bir ithalat veya ihracatın yasallığının veya uygunluğunun belirlenmesi karmaşık bir konu olduğundan, tavsiye almak üzere Hukuk Departmanı Global Gizlilik ve Uygunluk Grubuna danışın. 26 IRON MOUNTAIN ETİK KURALLARI VE İŞ DAVRANIŞLARI
İRLİK HESAP VEREBILIRLIK HARİCİ İSTİHDAM İşimizi iyi yaptığımız ve işyeri yükümlülüklerimizle ilgili olarak hesap verebilir durumda olduğumuz için gurur duyuyoruz. Birden fazla işverenimizin olması, objektif iş kararları verme kabiliyetimizi veya verimliliğimizi olumsuz etkileyebilir. Bu bilhassa, ikinci iş bir Iron Mountain tedarikçisi veya rakibi bünyesinde olduğunda geçerlidir. Harici istihdam, yalnızca geleneksel anlamdaki ikinci işlerden ibaret değildir bununla ayrıca, Iron Mountain işgünü içinde gerçekleştirilebilecek profesyonel hizmetler veya müşavirlik hizmetleri de kastedilmektedir. Örneğin, bir kişisel yazılım projesi için kod yazmak veya mesai esnasında bir arkadaş için vergi evrakı veya hukuki evraklar hazırlamak gibi çalışmalar bu kapsamdadır. Şirket kaynaklarının (mesai saatleri içindeki zamanımız dahil) Iron Mountain dışı işler için kullanılmasının, politikalarımıza aykırı olduğunu unutmayınız. Iron Mountain dışında ikinci bir iş arıyorsanız, bunun bir çıkar çatışması yaratmayacağından veya Iron Mountain istihdam yükümlülüklerinizi yerine getirme kabiliyetini etkilemeyeceğinden emin olmak için konuyu amirinizle görüşün. > KESİN DOĞRU MALİ KAYITLAR/KAMUSAL RAPORLAMA Halka açık işlem gören bir şirket olarak, mali durumumuz hakkındaki belli bazı bilgileri kamuoyuna açıklama zorunluluğumuz vardır. Kesin doğru kayıtlar tutmak ve şeffaf mali raporlar sunmak, hissedarlarımız nezdindeki hesap verebilirliğimizin sürdürülmesinin ve piyasadaki kredibilitemizi arttırmanın en iyi yollarıdır. Iron Mountain hissedarlara ve düzenleyici makamlara tam, adil, kesin doğru, zamanında ve anlaşılabilir mali raporlar sunmaya kendini adamış durumdadır. Bunu, aşağıdaki şekilde başarıyoruz: Muameleleri kesin doğru ve eksiksiz yansıtan defter ve kayıtlar tutarak Muhasebe ve defter tutma ile ilgili yürürlükteki bütün kanun, kural ve yönetmeliklere riayet ederek Sahtekarlıkla ilgili kuşkuları veya diğer mali suçları İç Denetim Departmanına, Müdürler Kurulu Denetim Komitesine veya Uygunluk Yardım Hattına rapor ederek İNSAN HAKLARI İnsan haklarına verdiğimiz değeri, iş yaptığımız her yerde çalışanlarımıza ve birlikte iş yaptığımız kişilere saygıyla ve haysiyetlerine halel getirmeden davranarak gösteriyoruz. İşgücünün bütün mensuplarına uygun çalışma koşulları, ücretler ve çalışma saatleri sunuyor, çocuk veya tutuklu işgücü kullanmıyoruz. Birlikte iş yaptığımız tarafların (bayiler, yükleniciler, müşavirler, tedarikçiler, temsilciler, ortaklar, ortak girişimler, vs.), operasyonlarını yürüttükleri yerlerde bu ilkeleri destekleyip teşvik etmeleri gerektiğine içtenlikle inanıyoruz. PEKİ YA? SORU: Şoförlerden birinin, Iron Mountain yakıt kartıyla kendi arabasının deposunu doldurduğunu duydum. 100 de yüz emin olmadan kimsenin başını derde sokmak istemem ama bu kaygımı ismimi bildirmeden belirtmemin bir yolu var mı? CEVAP: Evet, Uygunluk Yardım Hattı ile bağlantı kurup isimsiz bir rapor sunabilirsiniz. Uygunluk Yardım Hattı na telefon veya e-posta ile, kendi anadilinizde erişebilirsiniz ve bu hat, isimsiz kalınmasını garanti altına almak için bir üçüncü taraf bayi tarafından yönetilmektedir. (Bazı ülkelerde isimsiz raporlama yasadışıdır fakat Iron Mountain kimliğinizi mahrem tutacaktır ve iyi niyetli bir rapor verilmesi üzerine misilleme yapılmasını kesinlikle yasaklar.) SORU: Hassas devlet evraklarının depolandığı bir tesisteki bir çalışan bugün işe gelmedi. Onun yerine geçici birini kullanabilir miyim? CEVAP: Belli olmaz. Bazı tesislerde, devlet yönetmelikleri ve sözleşme şartları, yalnızca geniş kapsamlı geçmiş ve güvenlik soruşturmalarından geçmiş çalışanların erişimine izin vermemizi zorunlu tutmaktadır. Gelmeyen kişinin yerine başkasını bulmak mümkün olsa da geçici kişinin ilgili bütün yasal ve hukuki kısıtlamaları karşıladığından emin olmanız gerekecektir. www.imcompliancehelpline.com 27
BİlİYOr muydunuz? Iron Mountain özel olarak tasarlanmış ve isteğimize göre modifiye edilmiş 3.500 den fazla kamyon ve vandan oluşan bir filoya sahiptir. Telsiz frekansla aktive olan alarmlar, otomatik olarak kilitlenen kapılar ve ateşleme kesicileri gibi bir dizi en son teknoloji güvenlik özelliğiyle teçhiz edilmiş olan araçlarımız, yürüyen kaleler olarak tasarlanmıştır.
TEMEL DEĞER EYLEM YÖNELİMLİLİK Fırsatlar ve problemlere karşı tetikteyiz ve ivedilikle harekete geçeriz. Meselelerin önünden gitme ve bunları olumlu, proaktif bir biçimde çözme gayreti içindeyiz. Olaylara sahip çıkar ve sorunları çözüme ulaşıncaya kadar takip ederiz. Süreçlerimiz iyi işlerken bile, gelecekteki ihtiyaçları öngörür ve iyileştirmeler yapmaya yönelik girişimlerde bulunuruz. Iron Mountain personeli olarak, Eylem Yönelimliliğimizi aşağıdaki şekilde gösteriyoruz: > > Mesai arkadaşlarımızın başarılı olmasını, ihtiyaç duydukları araçları, kaynakları ve desteği kendilerine vermek suretiyle sağlayarak > > Net bir sahibi bulunmayan görevler konusunda inisiyatif alarak > > Meselelerle ilgilenirken, takip faaliyetlerini ve teslim tarihlerini net bir biçimde tanımlayarak > > Bilhassa başkaları ilerlemek için bizim kararlarımızı beklerken, kararları zamanında alarak > > Müşterilerimizin sorunlarını çözmelerine, ihtiyaç duydukları hizmetleri kendilerine teklif ederek ve gelecekteki ihtiyaçlarını öngörerek yardım ederek > > Bilgileri, her müşteri için teker teker en uygun şekilde yöneterek > > Dahili kayıtları, elde tutma çizelge ve kılavuz ilkeleri doğrultusunda aktif bir biçimde yöneterek > > İşe almada ayrımcılık yapmadan, liyakate göre karar vererek > > Devlet sektöründen müşterilerle, devletle sözleşmelerle ilgili üstün standartlarımıza uygun şekilde çalışarak www.imcompliancehelpline.com 29
TEMEL DEĞER EYLEM YÖNELİM Ne yapmanız gerekir? SOru: Kısa bir süre önce bir kadın bizde bir işe başvurdu. Nitelikleri mükemmel fakat bu iş, kentin güvenli olmayan bir bölgesinde geç saatlere kadar çalışmasını gerektirecek. Bu işi onun yerine bir erkeğe vermeli miyim? CeVaP: Hayır. Değerlendirmeniz gereken şey, adayın işle ilgili nitelikleridir ve cinsiyet, ırk, din veya kanunlarla koruma altına alınmış bulunan diğer herhangi bir kişisel özellik değildir. Bütün çalışanlarımızın emniyetine eşit şekilde dikkat ederiz ve bu adaya cinsiyeti nedeniyle farklı muamele etmek, ayrımcılık sayılabilir. ayrımcılık KarşıTlığı, ÇeşİTlİlİğe SaYGı Ve eşit İSTİHDam İmKaNı Iron Mountain ın sürekli başarısı, pek çok adanmış çalışanımızın üstlendikleri olmaksızın imkansızdır. İşgücümüzün çeşitliliği, bünyesinde operasyonlarımızı yürüttüğümüz pazarların çeşitliliğini yansıtır. Bununla gurur duyuyor ve bu çeşitliliğin, uluslararası müşteri tabanımızın çok çeşitlilik gösteren ihtiyaçlarını karşılama kabiliyetimize doğrudan katkıda bulunduğuna inanıyoruz. Ayrımcı davranışları önlemek ve bertaraf etmek için faal biçimde çalışıyoruz. Çalışanların işe alınması, görevlendirilmesi, geliştirilmesi, terfi ettirilmesi veya sözleşmelerinin feshedilmesiyle ilgili kararlar sadece liyakate dayalı olmalı ve asla ırk, cinsiyet, din, cinsel tercih, cinsel yönelim veya koruma altında bulunan başka bir sınıf temelinde yapılmamalıdır. Ayrımcı bir şekilde hareket edilmesi: > Güvensizlik ve saygısızlık duyguları yaratır > En nitelikli çalışanları kendimize çekme ve bünyemizde tutma imkanından bizi mahrum bırakır > Markamızı ve itibarımızı zedeler SOru: Yerel bir bayiiyle pazarlık ederken, satış temsilcisi bana ağabeyinin mühim bir devlet memuru olduğundan bahsetti. Galiba, kendi şirketini seçersek ağabeyini, devlet ihalelerinin Iron Mountain a verilmesi konusunda etkileyebileceğini ima ediyor. Ne yapmam gerekir? CeVaP: Devletle münasebetlerde geçerli olan çok sıkı kurallar vardır. Bir devlet memurunun akrabalarıyla iş yapmayı tercih etmek, devleti etkilemeye veya etik olmayan şekilde iş almaya yönelik bir girişim olarak algılanabilir. Bir karar verilmesinden önce Uygunluk Yardım Hattı veya Hukuk Departmanından rehberlik hizmeti almalısınız. > Müşterilerimizi ve olası müşterilerimizi bizden uzaklaştırır > Hukuki takiplere neden olabilir Iron Mountain da ayrımcılık içeren faaliyetlere rastlarsanız, durumu yerel İnsan Kaynakları temsilcinize veya Uygunluk Yardım Hattına rapor etmelisiniz. DeVleTle SÖZleşmeler Dünyanın çeşitli yerlerindeki devletler, kendi hayati kayıtlarının korunması konusunda Iron Mountain a güvenmektedir. Bütün müşterilerimize karşı en yüksek dürüstlük ve doğruluk içinde hareket ettiğimiz açıktır fakat devletlere hizmet verilirken kanunlar veya sözleşmelerimizden kaynaklanan ilave sorumluluklar üstleniriz. Şirketimizin devletle sözleşmelerle ilgili olarak yürürlükteki bütün kurallar, yönetmelikler ve şirket politikalarıyla uyumlu çalıştığından emin olmak için, mutlaka yerel devlet sözleşme politikalarını öğrenin veya Hukuk Departmanı ile 30 IRON MOUNTAIN ETİK KURALLARI VE İŞ DAVRANIŞLARI