İŞ TANIMI (Terms of Reference) Sözleşme Numarası :TRH1.3.PREII/P03/322 İhale Başlığı :İŞLETMELERİN KURUMSALLAŞMASINA YÖNELİK DANIŞMANLIK FAALİYETLERİ: İŞLETME KOÇLUĞU İhale Numarası :TRH1.3.PREII/P03/322/01 1. ÖN BİLGİ 1.1. Proje Hakkında Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı (Avrupa Birliği Koordinasyon Daire Başkanlığı) İnsan Kaynakları Geliştirilmesi Operasyonel Programı (IPA IV. Bileşeni) kapsamında yürütülen OKA Kayıtdışı İstihdamla Mücadele Ediyor-2 projesi, 01.07.2016-30.06.2017 tarihleri arasında 12 ay boyunca yürütülecektir. Projede TR83 Bölgesi nde (Amasya, Çorum, Samsun ve Tokat illeri) farklı hedef kitle ve bölgelere yönelik düzenlenecek bir dizi etkinlik, yenilikçi uygulamalar ile konunun tarafları arasında kayıtdışı istihdam konusunda farkındalığın artırılması, kurumsal altyapının güçlendirilmesi yolu ile kayıtlı istihdamın artırılması hedeflenmektedir. Proje kapsamında önemli faaliyetlerden bir tanesi belirli sektör ve ölçekteki firmalara verilecek olan işletme koçluğu faaliyetidir. 1.2. Sözleşme Makamı Orta Karadeniz Kalkınma Ajansı, 2. SÖZLEŞME HEDEFLERİ 2.1. Hizmet sağlayıcısından beklenen sonuçlar (her bir işletme için) TR83 (Amasya, Çorum, Samsun ve Tokat illeri) bölgesinde 20 işletmeye 4 ay boyunca asgari 400 saatlik İşletme Koçluğu danışmanlık hizmeti verilmiş olması.
3. İŞİN KAPSAMI 3.1. Genel İşletme İhtiyaç (Fonksiyonlarının) Analizi o İşletme kuruluş hikayesi, tarihi, mevcut durumu o Güçlü-Zayıf Yönler, Fırsatlar, Tehditler o Dar boğazlar İşletme gelişim planı (kısa-orta ve uzun vadeli) o Vizyon, Misyon, Değerler o Eylem planı (kısa,orta, uzun vadeli; işletme fonksiyonları ile ilgili) Ara Değerlendirme Raporu o İşletme algı ve tepkilerinin değişimi o İşletme ve sözleşme makamı için tavsiye ve öneriler Nihai Değerlendirme Raporu o Koçluk faaliyetinin kısa vadeli sonuç ve etkileri o Sözleşme makamı için tavsiye ve öneriler Bu iş tanımı OKA KAYITDIŞI İSTİHDAMLA MÜCADELE EDİYOR 2 kapsamında Samsun, Amasya, Çorum ve Tokat illerinde gerçekleştirilecek olan İşletme Koçluğu danışmanlık hizmetini kapsar. İşletme Koçluğu başlığı altında, TR83 Bölgesini oluşturan 4 ilde (Amasya/Merzifon, Çorum, Samsun, Tokat) her bir ilde 5 er işletmeye asgari 10 ar görüşme olmak üzere asgari 400 saatlik (işletme başı asgari 20 saat) alanında uzman kişilerce verilen İşletme Koçluğu hizmeti sağlanacaktır. 3.2. Faaliyetlerin detaylı listesi
Hizmetin İçeriği Sözleşme Dönemi (Her bir işletme için) İhtiyaç analizi İşletme kültürü ve fiziksel koşullarının analiz edilmesi GZFT analizi Darboğaz analizi Semboller, ananeler, hikayelerin derlenmesi 1. Ay İşletme Gelişim Planının Hazırlanması İşletmeler için vizyon, misyon ve değerlerin belirlenmesi Kısa-orta-uzun vadeli iyileştirme eylemlerinin tanımlanması 2.Ay İzleme ve Değerlendirme İşletmedeki değişimlerin (pozitif, negatif) kayıt edilmesi İşletme yönetiminin eylemlerin hayata geçirilmesi konusunda motive edilmesi Beklenen Sonuç 20 Adet İşletme İhtiyaç Analizi Raporu 20 Adet İşletme Gelişim Planı 3. ve 4. Ay 20 Adet Ara Değ. Raporu 20 Adet Nihai Değ. İşletme yönetimine tavsiyelerde bulunulması Raporu Hizmet sağlayıcı projeden beklenen sonuçları basılı ve elektronik ortamda 2 şer nüsha (1 er adedi işletmelerde kalmak üzere) olarak sunacaktır. Her bir çıktı ile ilgili Ajans görüş ve önerilerde bulunabilir, revizyon talep edebilir. Hizmet sağlayıcı her bir çıktı ile ilgili olarak sahada yapılan çalışmaları belgelemek (görüşme notları, fotoğraflar, video kayıtları, ses kayıtları, vb.) zorundadır. Hizmet sağlayıcı isterse koçluk hizmeti alacak işletmelerin seçim sürecine katılır. Ancak bu durumda hizmet konusu iş seçim sürecinden sonra başlayacak olup seçim sürecindeki katkıları için Hizmet sağlayıcı ayrıca ücret talep edemez. İşletme Koçluğu hizmeti almaya hak kazanan işletmelerin listesi en az 1 hafta önce Ajans tarafından taraflara iletilir.
Hizmet sağlayıcı asgari 400 saatlik görüşmeyi birebir yüzyüze görüşme olarak yürütmek zorundadır. Hizmet sağlayıcı gerek görürse telefon, e-posta, uzaktan görüntülü konuşma programlarını kullanarak da işletme ile ilave görüşmeler yapabilir. Görüşmeler yukarıda belirlenen takvim çerçevesinde işletmelerin müsaitlik durumu da dikkate alınarak gerçekleştirilecektir. Görüşme mekânları işletmeler tarafından sağlanacaktır. 3.3. Sonuçlar 400 saatlik danışmanlık desteği ile işletme koçluğu almış ve kümelenme konusunda yönlendirilmiş 20 işletme 20 Adet İşletme İhtiyaç Analizi Raporu 20 Adet İşletme Gelişim Planı 20 Adet Ara Değ. Raporu 20 Adet Nihai Değ. Raporu 4. LOJİSTİK VE ZAMANLAMA 4.1. Hizmetin sağlanacağı yer Amasya, Çorum, Samsun ve Tokat 4.2. Başlama tarihi ve uygulama süresi Öngörülen başlama tarihi 02.01.2017 olup, sözleşmenin uygulama süresi bu tarihten itibaren 4 AY olacaktır. Mücbir sebepler saklı olmak üzere süre uzatımı mümkün değildir. 5. GEREKLİLİKLER 5.1. Firma ve Personel
Hizmet sağlayacak olan firma en az 3 yıldır işletme koçluğu, işletme danışmanlığı veya benzer alanlarda hizmet vermiş olduğunu belgelemelidir. İşletme her bir il için en az 2 (tercihen 3-4) işletme koçu ile çalışacaktır. İşletme koçlarının (yüksek öğrenim mezunu, en az 5 yıl tecrübeli) daha önceki deneyimlerine ilişkin hizmet sunulan işletmeden (tercihen mikro, küçük ve orta ölçekli işletme) alınmış en az 2 adet imzalı/kaşeli referans mektubu (desteğin süresini, içeriğini, tarihleri açık olarak gösterir) sunulmalıdır. İşletme koçlarının TR83 (Amasya, Çorum, Samsun, Tokat) bölgesinde çalışma deneyimi sahibi olmaları teknik değerlendirmede olumlu bir unsur olarak değerlendirilecektir. 5.2. Hizmet sağlayıcı tarafından sağlanacak ekipman ve imkanlar Hizmet sağlayıcı tüm aşamalarda ihtiyaç duyulan bütün ekipman ve malzemeleri sağlamakla yükümlüdür. Hizmet süresince uzmanların şehiriçi ve şehirlerarası ulaşımları, konaklama ve yemek giderleri hizmet sağlayıcının sorumluluğundadır. 5.3 Hizmete ilişkin ödemeler Ödemeler, nihai raporun tesliminden itibaren en geç 1 ay içerisinde ödenir. 6. YÖNETİM/KONTROL VE NİHAİ ONAY 6.1. Kontrolör Satın alınacak hizmet, Sözleşme Makamı Temsilcisi, Planlama Programlama ve Koordinasyon Birimi Uzmanı Meltem Yılmaz, Proje Genel Koordinatörü Kübra Ceviz tarafından takip edilir. Hizmet sağlayıcı, işletmeler ile ilgili raporları belirlenen iş takvimi dahilinde Orta Karadeniz Ajansı na zamanında teslim etmekle yükümlüdür. 6.2. Görünürlük Toplantılar, sunumlar vb. esnasında kullanılan veya bastırılan malzemeler görünürlük kurallarına uygun olmalıdır. Tüm görünürlük aktivitelerinde AB-
Türkiye işbirliği logosu kullanılmalıdır. AB-Türkiye İşbirliği Logosununun altında şu metinlerden biri bulunmalıdır: This project is co-financed by the European Union and the Republic of Turkey (İngilizce) veya Bu Proje Avrupa Birliği ve Türkiye Cumhuriyeti tarafından finanse edilmektedir (Türkçe). Logo, kullanılan diğer logolara göre iki kat büyüklükte ve yerleşim olarak daha görünür durumda olmalıdır. 6.3. Sorumluluk Reddi Bastırılan bütün malzemelerde aşağıdaki sorumluluk reddi metinlerinden biri bulunmalıdır: This publication has been produced with the assistance of the European Union and Republic of Turkey. The contents of this publication are the sole responsibility of <hazırlayanın/ Hizmet sağlayıcının/uygulama ortağının adı> and can in no way be taken to eflect the views of the European Union and Republic of Turkey. veya Bu yayın Avrupa Birliği ve Türkiye Cumhuriyeti nin mali katkısıyla hazırlanmıştır. Bu yayının içeriğinden yalnızca < Faydalanıcı Kurum veya Firma/Konsorsiyum > sorumludur ve bu içerik hiçbir şekilde Avrupa Birliği veya Türkiye Cumhuriyeti nin görüş ve tutumunu yansıtmamaktadır. 6.4. Özel gereklilikler ve Koşullar