Revizyon No : KAMUSİS EVRAK ve DOKÜMAN ARŞİV YÖNETİM YAZILIMI TEMEL KULLANICI 2010 Versiyon 1.2 İş Yazılım Donanım Elekt. Danış. Telek. Kırt. Turz. Med. İnş. İth. İhr. San. Tic. Ltd. Şti Birlik Mah. 435.Cadde No:25/8 Çankaya-Ankara Tel: 0312 496 34 44 Faks: 0312 495 66 55 www.isyazilim.com.tr / info@isyazilim.com.tr
Özet: Bu kılavuz, Evrak ve Doküman Arşiv Yönetim Yazılımının kullanıcılar tarafından verimli ve başarılı bir biçimde kullanılabilmesini sağlamak üzere gerekli bilgileri içerir. Hedef: Evrak ve Doküman Arşiv Yönetim Yazılımının kullanıcılarının, etkin kullanımının sağlanması. Hazırlayanlar: C.Emrah BİNGÖLER Eğitmen / Analiz Uzmanı Onaylayan: Emre YÖRÜK Müdür
İÇİNDEKİLER A. Giriş i. Amaç ii. Kapsam iii. Kaynaklar B. Sisteme Giriş C. Sistemin Genel Kullanım Özellikleri i. Evrak yönetim sistemi menü düğmeleri ve alanları ii. Gezinti Alanı D. Gelen Evrak i. Gelen evrak kayıt E. Giden Evrak i. Giden evrak kayıt F. Evrak Arama G. Raporlar
A. GİRİŞ i. Amaç Temel kullanım kılavuzunun amacı Evrak ve Doküman Arşiv Yönetim Yazılımının tüm kullanıcılar tarafından hedeflenen düzeyde, verimli ve etkin biçimde kullanımını sağlamaktır. Bu amaç doğrultusunda takip eden bölümlerde kullanıcıların izleyecekleri işlem sıraları açıklanmış ve gerekli bilgiler sunulmuştur ii. Kapsam Temel kullanım kılavuzunun kapsamı, kullanıcıların Evrak ve Doküman Arşiv Yönetim Yazılımının vasıtası ile evrak işlemlerini aşağıdaki işlevler ile gerçekleştirmesini sağlamaktır. Evrak kaydetme işleri Arama işlemleri Raporlama işlemleri iii. Kaynaklar Evrak ve Doküman Arşiv Yönetim Yazılım uygulamaları B. SİSTEME GİRİŞ Evrak ve Doküman Arşiv Yönetim Yazılımı web üzerinden çalışan bir yazılımdır, bilgisayarınıza herhangi bir program kurulum yapılmayacaktır. Programa bağlanmak için lütfen aşağıdaki adımları gerçekleştiriniz. 1. Internet Explorer Tarayıcısını veya Mozilla Firefox başlatınız. (Sistemin verimli çalışması için IE 7.0 ve üzeri, Mozilla 3.5 ve üzeri web tarayıcısı kullanmanız önerilir.) 2. Açılan internet sayfasında adres çubuğuna evrak yönetimi yazılımının adresini http://kurumunuza_ait_ip_adresi kurumunuza ait olan sisteme giriş bağlantı numarasını veya adını yazıp enter tuşuna basınız. 3. Açılan sayfada İş Yazılım Kullanıcı Girişi bölmesinde Kullanıcı Adı: ve Parola: bölümlerinin yanındaki kutucuklara şahsınıza ait belirlenmiş kullanıcı adını ve şifrenizi yazınız. Şifre kutucuğunun altında sayfaya her bağlandığınızda sistem tarafında üretilen metni kutucuğa (Captcha) yazınız Enter tuşuna basınız veya Sisteme Giriş Yap düğmesine tıklayınız. Not: Kurum dışı sisteme girişlerde değişken metin kutucuğu zorunlu olup kurum içerisinden yapılacak girişlerde kurum yetkilileri onayı ile gösterilmeyebilir.
Internet Explorer kullanan kullanıcıların programa daha hızlı ulaşım ve sağlıklı erişim için bir kereye mahsus aşağıdaki adımları takip ediniz. 1. Program giriş sayfasına ulaştığınızda Ctrl ve D tuşlarına aynı anda klavyeden basınız. Açılan küçük pencerede Ekle düğmesine basınız. Böylece Kamusis Doküman Arşiv Programı sık kullanılanlar listesine eklenir ve listeden hızlı ulaşım linki oluşur. Tekrardan Ctrl ve D tuşlarına aynı anda klavyeden basınız. Açılan küçük pencerede Oluşturma yeri sekmesinden Bağlantılar ı seçiniz ve Ekle düğmesine basınız. Bu işlemde araç çubuğunun yanında Bağlantılar bölmesine kolay erişim linki oluşturur. 2. Program giriş sayfasında iken, yine Internet Explorer Tarayıcısının menüsünde Dosya tuşunu tıklayınız açılan sütunda Gönder sekmesine geliniz ve buradan Masaüstüne Kısayol bölmesine tıklayınız. Bu işlem masaüstünüze programa hızlı erişiminize yardımcı olacak bir kısa yol oluşturur. 3. Menü çubuğu ndan Araçlar bölmesinden İnternet Seçenekleri sekmesini tıklayınız. Açılan pencerede Güvenlik bölmesini seçip Güvenilen siteler simgesine tıklayınız. Ardından Siteler düğmesine basıp açılan Güvenilen Siteler penceresinde aşağıdaki işaretini kaldırıp Ekle düğmesine basıp Kapat düğmesine basınız. 4. Menü çubuğu ndan Araçlar bölmesinden Açılır Pencere Engelleyicisi neden Açılır Pencere Engelleyicisi Ayarları a tıklayınız açılan pencerede İzin verilecek Web sitesinin adresi: kısmına http://kurumunuza_ait_ip_adresi yazıp Ekle düğmesine basınız ve pencereyi kapatınız.
C. Sistemin Genel Kullanım Özellikleri i. Evrak yönetim sistemi menü düğmeleri ve alanları ii. Gezinti Alanı Gelen Evrak Düğmesi: Gelen evrak kayıt sayfasını açar. Yalnız gelen evrak kayıt yetkisi olan kullanıcılar için aktiftir. Giden Evrak Düğmesi: Sıfırdan giden evrak kayıt sayfasını açar. Yalnız giden evrak düzenleme yetkisi olan kullanıcılar için aktiftir. Son Kayıtlarım Düğmesi: Her kullanıcının en son yapmış olduğu kayıtları görebileceği sayfayı açar. Evrak Arama Düğmesi: Kullanıcıların kayıt altına alınan gelen ve giden evraklara kolayca ulaşımı sağlayan arama sayfasını açar. İleri-Geri Sayfa Düğmeleri: Sistem içerisinde yapılan geçmiş işlem sayfalarında gezinti yapmak için kullanılır. Kişi Düğmesi: Sisteme bağlı olan kişinin sistem kayıtlı adını soyadını gösteren bilgi bölmesidir. Kişisel Bilgiler Düğmesi: Sistem kullanıcılarının isimleri, kullanıcı ad ve parolalarını değiştirebilecekleri sayfayı açar. Sistemden Çıkış Düğmesi: Programdan güvenli bir şekilde çıkılması için basılan çıkış düğmesidir. Yardım Düğmesi: Kullanım klavuzu, güncelleme bilgileri, eğitim modüllerine ulaşımı sağlayan sayfayı açar. Tüm-Metin Arama (Full-Text Search): Sisteme kayıtlı istenlen alanarla ilgili arama yapmak için kullanılan alandır. Menü Düğmesi: Üst menünün açılıp kapanması sağlayan düğmedir. Gezinti Alanı Düğmesi: Kullanıcı sayfasının yan tarafındaki gezinti alanını açıp kapatmak için kullanılır. Arşiv Sisteminin tüm işlevlerinin kontrol edilip yönetildiği alandır. Alanda her kullanıcı ait olduğu kullanıcı grubun yetkilerinin olduğu alan ve sayfalara ulaşabilir. Gezinti Alanı aşağıdaki iki bölmeden oluşmaktadır. Kısayollar: Gelen Evrak, Giden Evrak, Son Kayıtlar, Evrak Arama, Dosya Planı Düzenleme sayfalarına ulaşımı sağlayan bölmedir. Bu bölmeden Arşiv Sisteminin tüm işlevsel alanlarına ulaşılabilmektedir. Gelen evrak: Gelen evrakların kayıt altına alındığı kaydetme sayfasını açan bağlantıdır. Bknz Gelen Evrak Kayıt Giden evrak: Giden evrakların kayıt altına alındığı kaydetme sayfasını açan bağlantıdır. Son Kayıtlar: Kullanıcının yaptığı en son 50 adet gelen ve en son 50 adet giden evrak işlemlerinin bulunduğu yerdir. İlgili evraka tıklanarak içeriği gözlenebilir.
Evrak Arama: Evrakın kayıt bilgilerine bağlı ölçütlere göre sorgulama yapılan alandır. Dosya Planı Düzenleme: Standart dosya planı ile ilgili düzenlemelerin yapılacağı içerik ve sorgulama alanına yönlendiren bağlantıdır. Raporlar : Zimmet Raporu ve İmha Raporu sayfalarına ulaşılan bağlantıları içeren bölmedir. D. Gelen Evrak i. Gelen Evrak Kayıt: Kuruma gelen evrakları kayıt altına almak için ana menünün sol kısmında bulunan gelen evrak simgesine tıklayınız. Açılan sayfada gelen evrakın kaydı oluşturulur, Gelen evrak kayıt formu sırasıyla Evrak Kayıt Tarihi, Sayı, Evrak Cinsi, Gizlilik Derecesi, Durum Kaşesi, Özellikler, Geldiği Kurum, Gönderen Birim/Kişi, Evrak Üzerindeki Tarih, Evrak Üzerindeki Sayı, İlgili Birim, Standart Dosya Planı, Özü/Konusu, Açıklamalar, Ekler, Evrak Dokümanı, Arşiv Bilgileri, Arşiv Açıklaması, Personel Sicil No, T.C. Kimlik No, İmha Zamanı, İmha Tipi, Kaydı Oluşturan bölümlerinden oluşmaktadır. ii. Evrak Kaydının Oluşturulması: 1. EVRAK KAYIT TARİHİ: Gelen evrakın kurum tarafından kayıt altına alındığı zamanın kaydedildiği alandır. 2. SAYI: Gelen evraka kurum tarafına verilmiş olan sayının kaydedildiği alandır. 3. EVRAK CİNSİ: Gelen evrakın cinsine göre sınıflandırıldığı alandır. Evrak cinsini belirtmek için bölmedeki ok simgesine tıklayınız. Açılan sekmede işaret imlecini evrakın cinsine göre seçiniz. Kurumun belirlediği Evrak cinsi çeşitleri Örn; DİLEKÇE, RESMİ YAZI, DİĞER vb. 4. GİZLİLİK DERECESİ: Gelen evrakın gizlilik derecesini belirtmek için kullanılan bölümdür. Evrak gizlilik derecesini belirtmek için bölmenin yanındaki simgesine tıklayınız. Açılan sekmede işaret imlecini evrakın içeriğine göre seçiniz. Evrak gizlilik derecesi çeşitleri kurumun belirleyeceği Örn; NORMAL, GİZLİ EVRAK, ÇOK GİZLİ EVRAK, ÖZEL EVRAK, HİZMETE ÖZEL EVRAK, KİŞİYE ÖZEL EVRAK vb. 5. DURUM KAŞESİ: Gelen evrakın durumunu belirtmek için kullanılan bölümdür. Evrak durumunu bölmesini tıklayarak açınız. Açılan sekmeden kurum tarafında belirlenmiş evrakın durumunu seçiniz, Örn; NORMAL EVRAK, İVEDİ EVRAK, ÇOK İVEDİ EVRAK, GÜNLÜ EVRAK, DEĞERLİ EVRAK, GÖRÜŞ. 6. ÖZELLİKLER: Kurum gelen evrak ile ilgili farklı öncelik uygulamasında bulunmakta ise Örn; Bilgi Edinme başvuruları, Kişisel Bilgi başvuruları gibi kayıt
tercihine göre Örn; Bilgi Edinme, Kişisel Bilgi işaretleme kutuları işaretlenerek seçilir. 7. GELDİĞİ KURUM: Evrakın geldiği birimlerin belirtilmesi için kullanılan alandır. Bölmeye tıklayıp evrakın geldiği birimin ilk harflarini yazarak listeye ilgili kurumun getirilir. Bir diğer yol ise basılarak tüm birimler getirilerek fare imleci ilgili birimin üzerine getirilip tıklanarak seçilir. 8. GÖNDEREN BİRİM/KİŞİ: Evrakın geldiği birim ile ilgili ek bilgilerin kayıt altına alındığı alandır Örn; alt birim bilgileri veya ilgili kişilerin adları bu alandan kayıt altıa alınabilinir. 9. EVRAKIN ÜZERİNDEKİ TARİH: Evrakın geldiği kurumun belgeyi oluşturma tarihinin kayıt altına alındığı bölümdür. Tarih el ile değiştirilebileceği gibi takvim resminin üzerine tıklanarak açılan takvim şablonundan ilgili tarih seçilerek kayıdedilir. 10. EVRAK ÜZERİNDEKİ SAYI: Evrakı gönderen kurumun belgeye vermiş olduğu sayının kayıt altına alındır bölümdür. 11. İLGİLİ BİRİM: Evrakın kayıt altına alan birimin belirtildiği alandır. Kullanıcılar farklı seçim yapılmadığı sürece kullanıcının bağlı olduğu idareye göre seçim gerçekleşir. Örn; Akyurt ilçesinden girilen kayıtlarda sistem halihazırda Akyurt İlçe Özel İdaresi bilgisini kaydeder. 12. STANDART DOSYA PLANI: Gelen evrakın tasnif edileceği kurum standart dosya planındaki ilgili kodun seçileceği alandır. Seçilecek olan standartın ilk en az üç-dört harfi yazılarak ilgili plan bölmeye getirilebilineceği gibi standartın kodları yazılarakta seçim listesi görüntülenerek ilgili standart seçilir. Örn; Arşiv Yönetimi seçmek için bölmeye Arş yazıldığında veya 805 kodu yazıldığında Arşiv Yönetimi konusu listelenir, konu listeden seçilerek kaydedilir. 13. ÖZÜ/KONUSU: Gelen evrakın özünün (konusunun) kayıt altına alındığı bölmedir. 14. AÇIKLAMALAR: Gelen evrakın kaydı ile ilgili formda bulunmayan tüm gerek görülen açıklamaların kaydedildiği alandır. 15. EKLER: Evrakla ilgili eklerin adetleri bu bölümden rakamla kayıt alına alınır. Rakamla belirtilen ek adetlerinin yanına gerekli ise harf ilede ekin cinsi belirtilir. (Örn.: 1 TAKIM, 2 ZARF, 1 CD, 3 NUMUNE vb.) 16. EVRAK DOKÜMANI: Fiziksel belgelerinin elektronik ortama aktarıldığı bölümdür. - Tarayıcıdan daha önceden taranmış bir dosyayı Gözat düğmesine tıklayarak ilgili dosya seçilir ve eklenir. - Taranacak doküman tarayıcıya yüklendikten sonra Doküman Tara simgesine tıklanır. Açılan sayfada Tara düğmesine basılıp tarama işlemi bittikten sonra eklenecek dosya seçilir ve taranmış evrak sisteme otomatik yüklenir.
- Gelen evrakla ilgili birden fazla doküman eklenmek isteniyorsa tuşuna basarak giriş dosya yükleme alanları çoğaltılır. NOT: Otomatik tarama ile tek seferde birden fazla doküman taratılabilinir. 17. İLGİLİ EVRAKLAR: Gelen evrak, kurumun daha önceden göndermiş olduğu bir evrakla ilgili gelmiş ise bu bölümden evrak daha önceden gönderilmiş evrakla ilişkilendirilir. Bu işlem için yazı alanına ilgili evrak numarası yazılır ve İlgili Ekle tuşuna basılır. İlgili evrak böylece yeni gelen evraka ilişkilendirilir. 18. ARŞİV BİLGİLERİ: Evrakın ait olduğu fiziksel arşiv bilgilerinin kaytı altına alınan bölümdür. Bölüm üç bölmeden oluşur ve sırasıyla BLOK, DOLAP ve RAF bölmelerinden oluşur. Kayıtedilen ilgili evrakın BLOK, DOLAP ve RAF bilgileri seçilerek kayıt altına alınır. 19. ARŞİV AÇIKLAMASI: Evrakın arşiv bilgileri ile ilgili ek bilgilerin kayıt altına alınacağı alandır. 20. Personel Sicil No; T.C. Kimlik No: Personelle ilgili evrak kayıtlarında evrakın ilgili olduğu kişinin personel sicil numarası ve/veya T.C. kimlik numarasının kayıt altına alındığı bölmedir. 21. İMHA ZAMANI: Gelen evrakın imha zamanının kayıt altına alındığı gerçek zamanlı tarihtir. 22. İMHA TİPİ: Gelen evrakın saklama kodlarına göre seçim yapılan alandır. Bu bölümde evrakın Devlet Arşivlerine Gönderilir, Kurumda Kalır, Komisyon Kararı ile İmha, İmha Edilir seçenekleri belirlenir. 23. KAYDI OLUŞTURAN: Bu bölümde evrak kaydını kendi kullanıcı adı ve parolası ile sisteme giriş yapan kişi sistem tarafından otomatik olarak kaydedilir. Bu bölüm bilgilendirme bölümüdür el ile değiştirilemez. 24. KAYDET DÜĞMESİ: Formun ilgili bölümleri doldurulduktan sonra evrakın kayıt işlemini bitirmek için KAYDET düğmesi tıklanır. 25. YENİ KAYIT DÜĞMESİ: Kayıt bitirildikten sonra yeni bir kayıt yapmak için basılan düğmedir. 26. YAZDIR DÜĞMESİ: Evrakın üst verileri (meta data) yazdırması gerekiyorsa düğmeye başılarak kullanıcının bilgisayarına bağlı yazıcıdan çıktı alınır. 27. EVRAK ZİMMET DÜĞMESİ: Evrak bir kişi üzerine zimmetlenmek isteniyorsa düğmeye basılarak açılan sayfada Tarih, Evrakı Alan Birim, Evrakı Alan Kişi bilgileri kaydedilerek işlem tamamlanır. 28. SIRTLIK BASTIR DÜĞMESİ: Evrakın ait olduğu dosya için sırtlık bastırılmak isteniyorsa düğmeye basılır açılan sırtlık tasarımı sol üst köşedeki yazıcı simgesine tıklanarak sırtlıklar bastırılır.
E. Giden Evrak Giden Evrak Kayıt: Kurumdan giden evrakları kayıt altına almak için ana menünün sol kısmında bulunan giden evrak simgesine tıklayınız. Açılan sayfada giden evrakın kaydı oluşturulur, Gelen evrak kayıt formu sırasıyla Evrak Kayıt Tarihi, Sayı, Evrak Cinsi, Gizlilik Derecesi, Durum Kaşesi, Özellikler, Geldiği Kurum, Gönderen Birim/Kişi, Evrak Üzerindeki Tarih, Evrak Üzerindeki Sayı, İlgili Birim, Standart Dosya Planı, Özü/Konusu, Açıklamalar, Ekler, Evrak Dokümanı, Arşiv Bilgileri, Arşiv Açıklaması, Personel Sicil No, T.C. Kimlik No, İmha Zamanı, İmha Tipi, Kaydı Oluşturan bölümlerinden oluşmaktadır. 1. EVRAK KAYIT TARİHİ: Giden evrakın kurum tarafından kayıt altına alındığı zamanın kaydedildiği alandır. 2. SAYI: Giden evraka kurum tarafına verilmiş olan sayının kaydedildiği alandır. 3. EVRAK CİNSİ: Giden evrakın cinsine göre sınıflandırıldığı alandır. Evrak cinsini belirtmek için bölmedeki ok simgesine tıklayınız. Açılan sekmede işaret imlecini evrakın cinsine göre seçiniz. Kurumun belirlediği Evrak cinsi çeşitleri Örn; DİLEKÇE, RESMİ YAZI, DİĞER vb. 4. GİZLİLİK DERECESİ: Giden evrakın gizlilik derecesini belirtmek için kullanılan bölümdür. Evrak gizlilik derecesini belirtmek için bölmenin yanındaki simgesine tıklayınız. Açılan sekmede işaret imlecini evrakın içeriğine göre seçiniz. Evrak gizlilik derecesi çeşitleri kurumun belirleyeceği Örn; NORMAL, GİZLİ EVRAK, ÇOK GİZLİ EVRAK, ÖZEL EVRAK, HİZMETE ÖZEL EVRAK, KİŞİYE ÖZEL EVRAK vb. 5. DURUM KAŞESİ: Giden evrakın durumunu belirtmek için kullanılan bölümdür. Evrak durumunu bölmesini tıklayarak açınız. Açılan sekmeden kurum tarafında belirlenmiş evrakın durumunu seçiniz, Örn; NORMAL EVRAK, İVEDİ EVRAK, ÇOK İVEDİ EVRAK, GÜNLÜ EVRAK, DEĞERLİ EVRAK, GÖRÜŞ. 6. ÖZELLİKLER: Kurum Giden evrak ile ilgili farklı öncelik uygulamasında bulunmakta ise işaretleme kutuları işaretlenerek seçilir. 7. GÖNDERİLDİĞİ KURUM: Evrakın gönderildiği birimlerin belirtilmesi için kullanılan alandır. Bölmeye tıklayıp evrakın geldiği birimin ilk harflarini yazarak listeye ilgili kurumun getirilir. Bir diğer yol ise basılarak tüm birimler getirilerek fare imleci ilgili birimin üzerine getirilip tıklanarak seçilir. 8. GÖNDEREN BİRİM/KİŞİ: Evrakın birimi ile ilgili ek bilgilerin kayıt altına alındığı alandır Örn; alt birim bilgileri veya ilgili kişilerin adları bu alandan kayıt altıa alınabilinir.
9. EVRAKIN ÜZERİNDEKİ TARİH: Evrakın gönderildiği kurumun belgeyi oluşturma tarihinin kayıt altına alındığı bölümdür. Tarih el ile değiştirilebileceği gibi takvim resminin üzerine tıklanarak açılan takvim şablonundan ilgili tarih seçilerek kayıdedilir. 10. EVRAK ÜZERİNDEKİ SAYI: Evrakı gönderen kurumun belgeye vermiş olduğu sayının kayıt altına alındır bölümdür. 11. İLGİLİ BİRİM: Evrakın kayıt altına alan birimin belirtildiği alandır. Kullanıcılar farklı seçim yapılmadığı sürece kullanıcının bağlı olduğu idareye göre seçim gerçekleşir. Örn; Akyurt ilçesinden girilen kayıtlarda sistem halihazırda Akyurt İlçe Özel İdaresi bilgisini kaydeder. 12. STANDART DOSYA PLANI: Giden evrakın tasnif edileceği kurum standart dosya planındaki ilgili kodun seçileceği alandır. Seçilecek olan standartın ilk en az üç-dört harfi yazılarak ilgili plan bölmeye getirilebilineceği gibi standartın kodları yazılarakta seçim listesi görüntülenerek ilgili standart seçilir. Örn; Arşiv Yönetimi seçmek için bölmeye Arş yazıldığında veya 805 kodu yazıldığında Arşiv Yönetimi konusu listelenir, konu listeden seçilerek kaydedilir. 13. ÖZÜ/KONUSU: Giden evrakın özünün (konusunun) kayıt altına alındığı bölmedir. 14. AÇIKLAMALAR: Giden evrakın kaydı ile ilgili formda bulunmayan tüm gerek görülen açıklamaların kaydedildiği alandır. 15. EKLER: Evrakla ilgili eklerin adetleri bu bölümden rakamla kayıt alına alınır. Rakamla belirtilen ek adetlerinin yanına gerekli ise harf ilede ekin cinsi belirtilir. (Örn.: 1 TAKIM, 2 ZARF, 1 CD, 3 NUMUNE vb.) 16. EVRAK DOKÜMANI: Fiziksel belgelerinin elektronik ortama aktarıldığı bölümdür. - Tarayıcıdan daha önceden taranmış bir dosyayı Gözat düğmesine tıklayarak ilgili dosya seçilir ve eklenir. - Taranacak doküman tarayıcıya yüklendikten sonra Doküman Tara simgesine tıklanır. Açılan sayfada Tara düğmesine basılıp tarama işlemi bittikten sonra eklenecek dosya seçilir ve taranmış evrak sisteme otomatik yüklenir. - Giden evrakla ilgili birden fazla doküman eklenmek isteniyorsa tuşuna basarak giriş dosya yükleme alanları çoğaltılır. NOT: Otomatik tarama ile tek seferde birden fazla doküman taratılabilinir. 17. İLGİLİ EVRAKLAR: Giden evrak, kurumun daha önceden göndermiş olduğu bir evrakla ilgili gelmiş ise bu bölümden evrak daha önceden gönderilmiş evrakla ilişkilendirilir. Bu işlem için yazı alanına ilgili evrak numarası yazılır ve İlgili Ekle tuşuna basılır. İlgili evrak böylece yeni gelen evraka ilişkilendirilir.
18. ARŞİV BİLGİLERİ: Evrakın ait olduğu fiziksel arşiv bilgilerinin kaytı altına alınan bölümdür. Bölüm üç bölmeden oluşur ve sırasıyla BLOK, DOLAP ve RAF bölmelerinden oluşur. Kayıtedilen ilgili evrakın BLOK, DOLAP ve RAF bilgileri seçilerek kayıt altına alınır. 19. ARŞİV AÇIKLAMASI: Evrakın arşiv bilgileri ile ilgili ek bilgilerin kayıt altına alınacağı alandır. 20. Personel Sicil No; T.C. Kimlik No: Personelle ilgili evrak kayıtlarında evrakın ilgili olduğu kişinin personel sicil numarası ve/veya T.C. kimlik numarasının kayıt altına alındığı bölmedir. 21. İMHA ZAMANI: Giden evrakın imha zamanının kayıt altına alındığı gerçek zamanlı tarihtir. 22. İMHA TİPİ: Giden evrakın saklama kodlarına göre seçim yapılan alandır. Bu bölümde evrakın Devlet Arşivlerine Gönderilir, Kurumda Kalır, Komisyon Kararı ile İmha, İmha Edilir seçenekleri belirlenir. 23. KAYDI OLUŞTURAN: Bu bölümde evrak kaydını kendi kullanıcı adı ve parolası ile sisteme giriş yapan kişi sistem tarafından otomatik olarak kaydedilir. Bu bölüm bilgilendirme bölümüdür el ile değiştirilemez. 24. KAYDET DÜĞMESİ: Formun ilgili bölümleri doldurulduktan sonra evrakın kayıt işlemini bitirmek için KAYDET düğmesi tıklanır. 25. YENİ KAYIT DÜĞMESİ: Kayıt bitirildikten sonra yeni bir kayıt yapmak için basılan düğmedir. 26. YAZDIR DÜĞMESİ: Evrakın üst verileri (meta data) yazdırması gerekiyorsa düğmeye başılarak kullanıcının bilgisayarına bağlı yazıcıdan çıktı alınır. 27. EVRAK ZİMMET DÜĞMESİ: Evrak bir kişi üzerine zimmetlenmek isteniyorsa düğmeye basılarak açılan sayfada Tarih, Evrakı Alan Birim, Evrakı Alan Kişi bilgileri kaydedilerek işlem tamamlanır. 28. SIRTLIK BASTIR DÜĞMESİ: Evrakın ait olduğu dosya için sırtlık bastırılmak isteniyorsa düğmeye basılır açılan sırtlık tasarımı sol üst köşedeki yazıcı simgesine tıklanarak sırtlıklar bastırılır. F. EVRAK ARAMA Kayıtlı evrakların aranacağı sorgulama sayfasıdır. Ana menüden Evrak Arama simgesine tıklanıp açılabilineceği gibi Kısayollar bölmesindende ilgili bağlantıya tıklanarak ulaşılır. Evrak Arama aşağıdaki arama ölçütlerinine göre sorgulama yapılabilinir. Evrak tipine göre süzme; Gelen veya Giden evrak seçilerek arama kısıtlanır.
Evrak kayıt sayısına göre süzme; gelen veya giden evrakın kurum kayıtlarındaki yıl ve sayısına yazılarak evraka doğrudan ulaşılır. Kurum Bilgisi; evrakın oluşturulduğu kurumunun adına göre sorgulama yapılabilinir. Evrak Üzerindeki Tarih, Evrak Üzerindeki Sayı; Bu sorgulama kuruma gelen evrakları gönderen kurumun evrak sayı ve tarihine göre sorgulama yapmayı sağlar. İlgili Birim; Arşivin ait olduğu birime göre süzme yapılabilinir. Standart Dosya Planı; Evrakın ait olduğu dosya planına göre süzme sorgulamada kullanılabilinir. Özü/Konusu; Evrakın öz ve konu bilgilerine göre sorgulama gerçekleştirilebilinir. Evrak Kayıt Tarihine göre arama yapılabilinir. Arşiv Yerine Göre arama, Evrakın arşivdeki fiziksel konumuna göre sorgulama yapılabilinir. G. Raporlar Zimmet Raporu: Evrakların zimmetle emanet verilmişler listesinin görüntülenebileceği rapordur. Yıl / Sayı, İlgili Birim ve Evrakı Alan Kişi bilgilerine göre sorgulama yapılır. İmha Raporu: İmha edilecek evrakları listeleye rapordur. İmha Yıl, İlgili Birim ve Saklama Koduna göre sorgulama yapılır. Personel Raporu: Evrak kaydeden personele göre arama yapılabilinir. Arşiv Yeri Raporu: Fiziksel konuma göre arama yapılan rapordur. Konusuna Göre Arama Raporu: Öz ve konusuna arama yapılan rapordur Evrak Tarihine Göre Arama Raporu: Evrak tarihine göre arama yapılan raprodur. Birime Göre Arama Raporu: Birime göre arama yapılan rapordur. Personel Kartına Göre Arama Raporu: Personel kartı bilgilerine göre yapılan sorgulama raporudur. Personelle ilgili evrak aramlarında kullanılır.