DOKÜMAN YÖNETİM SİSTEMİ KULLANIMI GİDEN EVRAK

Transkript

1 DOKÜMAN YÖNETİM SİSTEMİ KULLANIMI GİDEN EVRAK 1. DYS (Doküman Yönetim Sistemi) nin kullanımı için 3. parti bir programa ihtiyaç yoktur. Tamamen WEB tabanlı çalışmaktadır. 2. Sisteme adresinden ulaşılmaktadır. (Resim 1) Resim 1 3. Karşımıza gelen DYS Portal sayfasının sağ üst köşesindeki (Resim 2) Kullanıcı adı kısmına adınızın ilk harfi ve soyadınız ı Türkçe karakter kullanmadan giriniz. (Örn: Ebru Biligenler Kullanıcı adı: ebiligenler) Parola kısmına size verilen parolayı giriniz. Resim 2 4. Sol Menü de ki Evrak giriş e tıkladığınız zaman DocuPlus sayfası karşınıza gelecektir. (Resim -3) Resim -3 DocuPlus ana ekranı aşağıdaki gibi karşınıza gelecektir. (Resim 4) Resim -4

2 5. Sol Menü deki Evrak kısmına tıklayıp menüyü açtığınızda (Resim 5) Alt menü olarak aşağıdaki bölümleri göreceksiniz: Evrak Ekle Gelen Evrak Taslaklar Giden Evrak Resim Evrak Ekle: Evrak Ekle Giden Evrak ve Gelen Evrak olmak üzere 2 bölümden oluşmaktadır; Giden Evrak: Birimimizden giden evrak için kullanılacak olan bölümdür. Giden Evrak seçildiğinde karşımıza Şekil -1 daki gibi bir sayfanın boş hali gelecektir. (Resim 6) Resim Kayıt Rolü: Kullanıcı rolünü burada belirtir. (Birden fazla rolü olan kullanıcılar için bu alan görünecektir. Amacı, gönderecekleri belgeyi hangi rolleriyle göndereceklerini belirtmelerini sağlamaktır) Gelen/Giden: Bu kısmında Giden Evrak seçilir. (DocuPlus sayfası ilk açıldığında veya DocuPlus da menüden Evrak Ekle tıklandığında Giden Evrak varsayılan olarak seçim yapmamıza gerek kalmadan karşımıza gelir) İvedilik: Bu bölüm Normal, İvedi, Çok İvedi, Günlüdür, İvedi ve Günlüdür, Hizmete Özel kısımlarını içermektedir. (Belgemizin ivedilik çabukluk durumunu burada belirtiyoruz. Belgelerin aciliyet durumlarına göre tasnifinde kullanılır)

3 Gizlilik: Bu bölüm Tasnif Dışı, Hizmete Özel, Özel, Gizli, Çok Gizli kısımlarını içermektedir. Belgenin gizlilik derecesini bellirtir.(belgemizi hangi yetki seviyesindeki kişilerin açabileceği durumunu burada bellirtiyoruz) Kayıt No: Belgenin gelen/giden evrak defterine işlendiğinde aldığı kayıt numarasıdır. (Bu alandaki değer sistem tarafından otomatikman verilmektedir) Tarih: Belgenin tanzim edildiği düzenlendiği tarihi belirtir Dosya Kodu: Standart dosya planından alınan belge konusunun kodunu belirtir. Belge eklerken dosya kodu bu alana elle girilebildiği gibi, alanın sağında bulunan büyüteç ikonuna tıklanarak listeden de seçilebilir Konu bölümüne evrakımızın konusunu yazıyoruz İlgi Açıklama bölümüne evrakımızla ilgili açıklama yapmak istiyorsak bu kısma yazıyoruz. Örnek: 1.. tarih ve. sayılı yazınız 2.. tarih ve. sayılı genelge Açıklama alanına evrakla ilgili ayrıntılı yazmak istediğimiz bilgileri yazıyoruz Gideceği Yer: Belgenin dağıtılacağı birimleri bellirtilir. Dağıtım listesi oluşturmak için Gideceği Yer alanının sağındaki büyütece tıklayarak erişilen tanımlı birimlerden seçebilirsiniz Giden Sayısı Ver: Evrak giden sayısı alacaksa bu kutu işaretlenmelidir Kayıt Defteri: Evrakın sayı alacağı defteri gösterir. (Birimin birden fazla giden defter varsa, evrakın hangi giden defterinden sayı alacağı seçimi mutlaka yapılmalıdır) *Bu alan madde deki kutu işaretlenirse görünür Kayıt No: Evrakın alacağı sıradaki sayı gösterir. *Bu alan madde deki kutu işaretlenirse görünür Evrakımızı Belge Tara dan tarayarak sunucuya gönderiyoruz. (Resim 7) Resim 7 Belge Tara ikonunu tıkladıktan sonra karşımıza Belge Tarama ekranı karşımıza gelecektir. (Resim 8) Resim 8

4 Tara ikonunu tıklıyoruz. (Resim 9) Resim Açılan pencereden tarayıcımızı seçiyoruz. (Resim 10) Resim Açılan pencereye Tamam diyerek tarayıcımızın ayarlarını onaylıyoruz Açılan pencerede Tara diyerek tarama işlemini başlatıyoruz Taranan Belge yi sunucuya göndermek için Sunucuya Gönder ikonunu tıklıyoruz. (Resim 11) Resim Sunucuya Gönder ikonunu tıkladığımızda karşımıza belgemizin adını yazıp göndereceğimiz alan çıkacaktır. (Resim 12) Resim 12

5 Açılan pencerede belgemizin adını Belge Adı kısmına yazıp Gönder e tıkladığımızda belgemiz sunucuya gönderilmiş olacaktır. (Resim - 13) Resim Açık kalan Tarama Sayfamızı sağ üstte bulunan çarpısından kapatıyoruz. (Resim 14) Resim Microsoft Office de veya benzeri programlarda hazırladığımız yazımızı ya da farklı formatlardaki belgelerimizi Dosya Ekle yi kullanarak sunucuya gönderiyoruz. (Resim 15) Resim Dosya Ekle ye tıkladığımız da karşımıza Dosya Bilgileri alanı çıkacaktır. (Resim 16) Resim 16

6 Dosya: Tarayıcı Browser yı tıkladığımızda Dosya Seçme penceresi açılacaktır. Ekliyeceğimiz dosyayı yada belgeyi bulup Aç Open dediğimizde (Resim 17) Dosya Bilgileri penceresindeki Dosya alanında seçtiğimiz dosyanın yada belgenin adresi bellirecektir. Resim Adı: Eklediğimiz dosya ya da belgenin eklenen halindeki adını değiştirmek isteniyorsa bu alana dosya belge nin eklendikten sonra görünmesi istenen ismi yazılır Uzantı: Evrakı alan kişinin eklenen belgeyi açamama durumuna karşılık, eklenen dosyanın hangi uzantıda olduğu bilgi amaçlı burada belirtilir Yeni Versiyon Olarak Kaydet: Bu özellik daha önce eklenen dosya yada belgenin yanındaki düzenle sekmesine tıklandığında açılan Dosya Bilgileri sayfasında açtığımız dosya yada belge nin yeni hali 1. Ekle adımındaki gibi eklenip Yeni Verisyon Olarak Kaydet kutusu işaretlendiği durumda, belgenin versiyon numarası arttırılarak, eklenen belgenin bir önceki belgenin son hali olduğunun anlaşılması sağlanır. Yeni Verisyon Olarak Kaydet kutusu işaretlenmezse eklenen belge yada dosya bir öncekinin üzerine yazılır Boyut: Eklenen dosya yada belgenin boyutu bu alanda görünür. (Bu bilgi, dosya ya da belge eklendikten sonra dosya ya da belgenin yanındaki düzenle sekmesine tıklandığında açılan Dosya Bilgileri sayfasında görünür (Resim 18)) Versiyon: Eklenen dosya yada belgelerin kaçıncı versiyon oldukları bu alanda görünür. (Bu bilgi, dosya ya da belge eklendikten sonra dosya ya da belgenin yanındaki düzenle sekmesine tıklandığında açılan Dosya Bilgileri sayfasında görünür (Resim 18)) Yaratan Rol: Dosya ya da belgeyi ekleyen rol bu alanda görünür. (Bu bilgi, dosya ya da belge eklendikten sonra dosya ya da belgenin yanındaki düzenle sekmesine tıklandığında açılan Dosya Bilgileri sayfasında görünür (Resim 18))

7 Yaratan Kullanıcı: Dosya ya da belgeyi ekleyen kullanıcının adı soyadı bu alanda görünür. (Bu bilgi, dosya ya da belge eklendikten sonra dosya ya da belgenin yanındaki düzenle sekmesine tıklandığında açılan Dosya Bilgileri sayfasında görünür (Resim 18)) Yaratma Tarihi: Dosya ya da belgenin eklenme tarihi ve saati bu alanda görünür. (Bu bilgi, dosya yada belge eklendikten sonra dosya yada belgenin yanındaki düzenle sekmesine tıklandığında açılan Dosya Bilgileri sayfasında görünür (Resim 18)) Resim Eklenen evraklar Dosyalar bölümünün altında sıralanacaktır. (Resim 19) Resim Eklenen belgemizle birlikte Evrakımızla ilgi hazırlık süreci bitmiş olup evrakımız gönderilmeye hazırdır. Gönder e tıklıyarak belgemizi göndereceğimiz yeri seçiyoruz; (Resim 20) Resim 20

8 Açılan Rol Seçim Kutusun da ( Bu isim seçilen Hedef Türü ne göre değişecektir. Örnek: Kullanıcı seçim kutusu... ) (Resim 21) Resim Gönderen Rol: Belgeyi gönderen kişinin birden fazla rolü varsa buradan hangi rolüyle belgeyi göndermek istiyorsa onu seçmelidir. (Tek rolü olanlarda bu alan görünmeyecektir) Hedef Türü: Bu bölüm Kullanıcı, Rol, Rol Grubu, Arşiv, Akış, Birim lerden oluşmaktadır Rol, Kullanıcı, Rol Grubu, Arşiv, Akış, Birim: de seçilen Hedef Türü ne göre buradaki isimlendirme değişir. Örnek: de Rol Grubu seçilmişse de de Rol Grubu ismi bellirir Kullanıcı: Belge kişiye özel gönderilecekse seçilmelidir. Kullanıcı alanına istediğiniz kullanıcının adının harflerini yazmaya başladığınızda otomatikman o harflerdeki kullanıcılar sıralanacaktır. Sıralanan kullanıcılardan istediğimizin üzerine gelip tıkladığımızda o kullanıcı seçilmiş olacaktır Rol: Belge bir role gönderilecekse seçilmelidir. Örnek: Tıp Fakültesi Sekreteri. Rol seçimi 2 iki şekilde yapılabilmektedir: Rol alanına istediğimiz rolün harflerini yazmaya başladığımızda otomatikman o harflerdeki roller sıralanacaktır. Sıralanan rollerden istediğimizin üzerine gelip tıkladığımızda o rol seçilmiş olacaktır.

9 Hiyerarşik yapıyı tıkladığımızda açılan listeden istenilen rol seçilebilinir. Liste aşağıdaki gibi görünecektir. (Resim 22) Resim Rol Grubu: Evrakı bir rol grubuna göndermek içindir. Örnek: Fakülte Sekreterleri Arşiv: Evrakı arşive göndermek içindir. Her birimin kendi arşivi vardır. Arşiv seçeneği seçildiğinde kullanıcı sadece kendi biriminin arşivini görür ve evrakı gönderir. * (Kullanıcının arşivi görme ve gönderme yetkisi var ise ) Akış: Evrakın daha önce bellirlenen yoldan gideceği yere gitmesi içindir. İstenen akış seçildiğinde, evrak daha önceden belirlenen yolu takip eder, alması gereken parafları alır kullanıcılara uğruyarak ve gitmesi gereken yere gider. * (Akışlar birimlerle konuşularak oluşturulacaktır) Birim: Evrakı bir birime göndermek içindir. Örnek: Tıp Fakültesi Sekreteri Gönderme Modu: Bu bölüm Gereği, Bilgi, Dağıtım, Cevap Talebi, Cevap Olarak, Onay, Red, Paraf tan oluşmaktadır. Evrakın durumuna göre gönderme mod u buradan belirlenir Zimmet: Elektronik ortam haricinde de evrak karşı birime gönderilecekse, evrakın verildiği kişi buradan seçilerek, karşı birime evrakı kimin getireceği bilgisi göndermek içindir Açıklama: Evrakla ilgili herhangi bir not düşmek isteniyorsa bu alana bunlar yazıla bilinir Cevap Tarihi: Belge milatlı ise, gereğinin yapılması ve üst yazısının ilgili yere gönderilmesi için son tarihi belirtir Alındı Bilgisi Gönder: Bu kutu işaretlendiğinde evrak gönderildiği yere ulaştığı anda gelen mesajlarımıza Evrak teslim alma bilgisi tarih ve saat olarak gelir.

10 Giden Evrak Kayıt: Bu gönderim için giden sayısı verilmeyecekse kutu işaretlenir. Bu alan gelen evrak gönderiminde önem kazanmaktadır. (Bkz. Gelen Evrak kullanma klavuzu ) Kayıt Defteri: Kullanıcının rolünde birden fazla kayıtlı kayıt defteri var ise; bu alandan, evrakın hangi giden evrak defterinden sayı almasını istiyorsa onu seçmelidir. * Bu alan madde deki kutu işaretlenmezse görünür Sıradaki Sayı: Giden evrak ın alacağı sayı bu alanda görünür. * Bu alan madde deki kutu işaretlenmezse görünür Giden Barkod Yazdır: Evrak gönderilirken barkod almak için bu kutu işaretlenmelidir Evrakı birden fazla role, kullanıcıya, rol grubuna, arşive, akışa veya birime göndereceksek, herbir seçimimizden sonra Ekle ye tıkladığımızda seçtiklerimiz aşağıda sıralanacaktır. (Resim 23) Resim 23

11 Gönder tıklandığında; içeriği hazırlanan, gönderileceği yeri belirtilen evrak istenen yere gidecektir. (Resim 24) Resim Gönder tıklandığında Gelen Evrak Sayfanız otomatikman karşınıza gelecektir Gelen Evrak: Gelen evraklar bölümüdür. Açılmayan evraklar koyu renkte görünür. Gelen evrakın durmuna göre Bilgi, Gereği, Dağıtım, Paraf olarak dağılımıda burada görünür Taslaklar: Hazırlanıp kaydedilen evraklar daha sonradan gönderilmek üzere bu bölümde bekler Giden Evrak: Gönderilen evrakların olduğu bölmdür. Giden evrakın durmuna göre Bilgi, Gereği, Dağıtım, Paraf olarak dağılımı da burada görünür. Soru ve Sorunlarınız İçin Tel / / / Web dys@akdeniz.edu.tr