Kayıtlı Elektronik Posta Kurumsal Kullanıcı
İÇİNDEKİLER... 1 KAYITI ELEKTRONİK POSTA BİREYSEL KULLANICI KILAVUZU... 3 Başvuru Süreçleri;... 4 1. Hesap Açma Başvurusu... 4 2. Kimlik Bilgileri... 5 3. Adres ve İletişim Bilgileri... Hata! Yer işareti tanımlanmamış. 4. Hesap ve Tarife Bilgileri... 9 5. Ödeme Seçenekleri... 12 ŞEKİLLER Şekil 1 UYUMSOFT KEP Ana Sayfa... 4 Şekil 2 UYUMSOFT KEP Başvuru Sayfası... 5 Şekil 3 Firma Bilgileri... 6 Şekil 4 Firma Adres ve İletişim Bilgileri... 7 Şekil 5 İşlem Yetkilisi Giriş ekranı... 8 Şekil 6 Yetkili İletişim Bilgileri... 9 Şekil 8 Hesap ve Tarife Bilgileri Ekranı... Hata! Yer işareti tanımlanmamış. Şekil 9 Ödenecek Miktar... 12 Şekil 10 Kredi Kartı Bilgileri ve Fatura Gönderim Adresi... 13 Şekil 11 Yeni Fatura Adresi Belirleme... 17 Şekil 12 Sözleşme Ön izleme... 18 2
KAYITI ELEKTRONİK POSTA BİREYSEL KULLANICI KILAVUZU Kayıtlı elektronik posta (KEP); gönderici ve alıcı kimliklerinin belli olduğu, gönderi zamanının ve içeriğin değiştirilemediği, uyuşmazlık durumunda hukuki geçerliliği olan güvenli elektronik posta hizmetidir. KEP; elektronik ortamda yapılan her türlü bildirim; ihtar, ihbar, başvuru, şirketlerin beyannameleri, fatura, ekstre, dilekçe, ticari taraflar arasında yapılan yazışmalar, ihale, teklif, talimat gibi gönderileri, anonim şirketlerin toplantı çağırıları, sözleşme evraklarının paylaşımı gibi bir çok farklı içerikli iletiyi, güvenli ve hızlı biçimde karşı tarafa ulaştırır. KEP hukuksal alt yapısı 2012 yılı itibarı ile tamamlanmıştır. KEP sistemi, tüm e-iş süreçlerinde kullanılabilir. KEP yolu ile yapılan bildirimlerin taraflar arası uyuşmazlık durumunda hukuki geçerliliği vardır. UYUMSOFT KEP sisteminde oluşturulan ve alınan gönderiler ile ilgili deliller oluşturulur ve 20 yıl süreyle saklanır; Gönderi zamanı Gönderici ve alıcı kimlikleri Teslim edilme zamanı Okunma zamanı İçeriğin bütünlüğü Böylelikle, KEP sisteminin kullanıcısı olan gönderici, elektronik postanın kendisi tarafından gönderilmediğini ve aynı sistemin kullanıcısı olan alıcı ise kendisine ulaşmadığını iddia edemez. KEP sisteminin bir elektronik postanın göndericiden alıcıya iletilmesi sırasında meydana gelen bütün işlemlere ilişkin tuttuğu kayıtlar delil mahiyetinde ve hukuki geçerliliğe sahip belgelerdir. Böylece gönderinin inkar edilebilmesi, gelen iletinin kabul edilmediği veya herhangi bir iletinin tarafına ulaşmadığını iddiasının ve evrakta sahtecilik gibi durumların önüne geçilir. Tüm gerçek ve tüzel kişiler KEP hesabı açtırabilir. Önemli gördüğü ve yasal bir bildirim haline getirmek istediği iletilerini KEP hesabı üzerinden gönderebilir ve aynı şekildeki iletileri hesabına alabilir, görüntüleyebilir ve saklayabilir. KEP üzerinden e-posta göndermek için e-imzaya sahip olunmalıdır, e-imzası olmayanlar sadece gelen e-postaları alabilmektedir. 3
Kayıtlı Elektronik Posta Tarih: 01.09.2015 Başvuru Süreçleri; UYUMSOFT KEP uygulaması için www.i-donusum.com.tr adresinden Kep Online Başvuru butonuna tıklayarak başvuru sayfasına giriş yapabilirsiniz. Şekil 1 UYUMSOFT KEP Ana Sayfa 1. Hesap Açma Başvurusu Bireysel Hesap:Gerçek kişiler şahsen alacakları KEP hesabı için başvurularını Online Bireysel Başvuru Oluşturmak için Lütfen Tıklayınız butonundan başlatabilir. Kurumsal Hesap:Anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlere, elektronik yolla tebligat yapılması zorunludur. Tebligat göndermeye yetkili mercilerin ve sermaye şirketlerinin(anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerin) KEP hesap sahibi olması zorunludur. KEP Hesabı başvurusunda bulunmak için Online Kurumsal Başvuru Oluşturmak için Lütfen Tıklayınız butonuna tıklayarak kurumsal hesap başvurusu başlatılabilir. 4
Şekil 2UYUMSOFT KEP Başvuru Sayfası 2. Kurum Bilgileri Mersisno, MERSİS sisteminde kayıtlı olan firma bilgilerinizin vergi numarası içerir 16 haneli bir numaradır. Mersis numaranızı bilmiyorsanız buradan ulaşabilirsiniz. Vergi dairesi seçilerek 10 haneli Vergi kimlik numarası yazılır. Tüzel Kişilerin kayıt sonrası işlemlerinde MERSİS NO ve VKN kullanılacağından bilgilerin doğruluğundan emin olunuz. Başvuru sahibi, Firmasının Ticaret siciline veya bağlı olduğu kurum tarafından onaylanmış kurum bilgilerini, kayıtlarda yer aldığı şekliyle doğru ve eksiksiz bir şekilde doldurur. Faaliyet konusu açılan listeden seçilir. Eğer şirketinizin faaliyet konusu listedekilerin dışındaysa Diğer seçeneği seçilerek açılan kutucuğa faaliyet konusu yazılır. 5
Şekil 3 Firma Bilgileri Firmanın adres ve iletişim bilgileri bu ekran üzerinden girilmektedir. Fatura ve diğer bilgilendirmeler için adres ve telefon numaralarının doğru ve eksiksiz bir şekilde doldurulması gerekmektedir. 6
Şekil 4 Firma Adres ve İletişim Bilgileri 3. İşlem Yetkilisi Bilgileri Bu ekranda firmanın imza yetkilisinin kimlik bilgilerini kimlik belgelerinde yazan şekilde doldurulması zorunludur. Ad veya soyad kimlikte birden fazla kelimeden oluşuyorsa kısaltma yapmadan tam olarak yazılmalıdır. 7
Şekil 5 İşlem Yetkilisi Giriş ekranı İletişim bilgileri; Cep Telefonu ve E-posta hesabı, bildirimlerin gönderileceği numaralar olmasından dolayı aktif olarak kullanılanların verilmesi önemlidir. Yazılan mail adresinin doğrulamasını yapmak için Doğrulama Kodu Gönder tıklanır. E-posta hesabına gelen doğrulama kodu Doğrulama Kodu kutucuğuna girilerek İleri tıklanır. Doğrulama kodu başvuru esnasında belirtilen mail adresinin size ait olup olmadığı ve doğru yazıldığından emin olunması için buunmaktadır. Gizli soru seçildikten sonra güvenlik kontrollerinde kullanılacağından asla unutmayacağınız bir cevap yazmanız önemlidir. 8
Kimlik bilgileri doldurulduktan sonra İleri tıklanır. Şekil 6 Yetkili İletişim Bilgileri 4. Hesap ve Tarife Bilgileri Hizmet Seçimi; İleti Gönder ve Al:KEP hesabınızdan gelen iletileri alabilir ve KEP iletisi gönderebilirsiniz. İleti gönderimi için adınıza kayıtlı E-imza bulunması zorunludur. Sadece Al:Sadece Kep iletilerini alabilirsiniz. İleti gönderimi asla yapılamaz. Kullanılmak istenen Hesap türü seçilir ve satın alınmak istenen tarife seçilir. Tarifeler linkinden ulaşabilirsiniz. Ek ücrete dahil olan ilave paketler ve bildirim hizmetleri belirlenir. SMS ve e-posta bildirimleri seçilen tarife ve paketlere göre değişiklik gösterebilir. 9
Şekil 7 Hesap ve Tarife Seçim Ekranı Hesap Adı alanında firmanın tam unvanı, kısaltılmış unvanı, mersis no, mersisno ve alfanumerik bir değer şeklinde alınabilir. MERSİS No, MERSİS No.X, TüzelKişiAdı, TüzelKişiAdı.X Formatlarından biri ile oluşturulur. X alfa nümerik olacak şekilde isteğe bağlı olarak başvuru sahibi tarafından belirlenir. Ayrıca KEP hesabına e-tebligat almak isteniyorsa ilgili kutucuk işaretlenir. Bu sayede tarafınıza yapılacak olan tebligatlar KEP hesabınıza yönlendirilir. Şekil 8 Hesap Adı Belirleme 10
Kimlik Doğrulama Tercih edilen kimlik doğrulama yöntemi seçilir. Islak İmza ile UYUMSOFT ofislerinde: Başvuru sahibi başvuruda gerekli evraklarla birlikte seçmiş olduğu ofislerimize hafta içi 09.00-17.00 saatleri arasında ziyaret edebilirsiniz. Tarafımızdan yerinde hizmet ile kimlik doğrulama yapılabilmektedir. UYUMSOFT ofislerinde yapılacak olan başvurular için ofis belirlenir. Kimlik doğrulama sırasında sizlere başvuru formu ve sözleşme ıslak imzalı olarak imzalatılacaktır. Eğer e-imzanız varsa E-imza İle Kimlik Doğrulamak İstiyorum seçeneğini seçip sözleşmeyi elektronik imza ile imzalayabilirsiniz. Sonrasında Başvuruyu Tamamla butonuna tıklanarak ödeme sayfasına geçiş yapılır. Şekil 9 Kimlik Doğrulama 11
5. Ödeme Seçenekleri Ödeme Sayfasında seçilen tarife bilgilerine göre ücret miktarı görüntülenir. Şekil 10Ödenecek Miktar Kredi kartı bilgileri kart üzerinde yazan bilgilerin doğru ve eksiksiz bir şekilde girilerek ödeme yapılır. 12
Şekil 11Kredi Kartı Bilgileri ve Fatura Gönderim Adresi Başvuruyu tamamla tıklandığında sistem mail adresinize başvuru takip numarası gönderir. Bu numara ile birlikte yarım kalan başvuruya devam edebilir veya yapmış olduğunuz başvurunun durumunu görüntüleyebilirsiniz. Kep başvuru ana sayfasındaki Devam Eden Başvurular sekmesinden başvurunuza ulaşabilirsiniz. 13
Şekil 12 Devam Eden Başvurular 14
Kredi kartı ile tahsilattan sonra yönlendirilen sayfada başvuru esnasında sizden istenen belgeler sisteme yüklenmelidir. Yükleme işlemi sonrasında e-imza ile yüklenen belgelerin imzalaması yapılır. Şekil 13 Dosya Ekle Başvuru esnasında doldurulan bilgilere göre sözleşme, Cayma Hakkı ve Mesafeli Satış sözleşmeleri bu kısımda görüntülenebilir. 15
Şekil 14 Belge Ekleme ve Sözleşme Görüntüleme Fatura Adresi: Seçilen hesap türlerine ve diğer hizmetlere ait yapılan ödemeye ait fatura iletişim bilgilerinde belirlenen adrese gönderilir. Eğer istenirse fatura adresi değiştirilebilir. Yeni adres girişi kutucuk işaretlenerek yapılabilir. Sözleşme ve başvuru formu doldurulan bilgiler doğrultusunda görüntülenebilir. 16
Şekil 15 Yeni Fatura Adresi Belirleme 17
Ayrıca ekranlarda girilen bilgilerin kontrolü için sözleşme ön izleme yapılabilir, indirilebilir ve çıktısı alınabilir. Şekil 16 Sözleşme Ön izleme 18
6. Başvurunun Tamamlanması Ödeme yapıldıktan sonra sistem tarafından başvuru sırasında belirtilen mail adresine e- imza imzalama linki gönderir. Mailele gelen link tıklanarak eklenen belgeler ve KEP sözleşmesi e-imza ile imzalanır 19