Bölüm 14 Oda Bilgi Yönetim Sistemi (OBYS) Çalýþmalarý
248
Bilindiði üzere, OBYS sistemi kurulmadan önce, Oda ve Þubelerin birimlerinde, iþlevi ve iþleyiþi bakýmýndan kendine özgü, diðer birimlerden baðýmsýz ve Oda bünyesinde çalýþanlarýn hazýrladýðý programlar kullanýlmakta, birimler arasýnda bilgi transferi çoðunlukla kaðýtlar üzerinde yapýlmakta, bilgi paylaþýmýnýn ve programlar arasýndaki entegrasyonun eksikliði hem zaman kaybýna hem de çalýþmalarýn maliyetinin artmasýna sebep olmakta idi. Oda çalýþmalarýnýn verimli, saðlýklý, hýzlý, denetimli ve ekonomik koþullarda, iþlerin koordinasyon içerisinde yürütülmesi ve bilgiye kýsa sürede eriþilebilmesinin hedeflendiði OBYS Projesi ile Oda örgütlülüðünün de desteðiyle; baþta üye olmak üzere üye çevresinde odaklanan fonksiyonlarýn bilgi sistemine aktarýlmasý amaçlanmýþtýr. Oda platformunda yer alan her türlü iþlevi, iþleyiþi, hizmeti ve bilgi birikimini kapsayan bu proje Makina Mühendisleri Odasý'nýn kuruluþundan bu yana biliþim teknolojileri alanýnda gerek ekonomik, gerekse teknik boyutu ile en büyük projedir. Temelde örgütlenmenin olmazsa olmaz bir uygulamasý olacak olan OBYS yapýlanmasý ile modüler çerçevede birbiri ile entegre, birbirini bütünleyen bir veritabaný uygulamasý gerçekleþtirilmiþtir. Bu kapsamda birbiriyle entegre çalýþan aþaðýdaki modüller mevcuttur; Genel Bilgiler (Firma ve kiþi veritabanlarý, hizmetler ve fiyatlandýrmalar, Þubeler, Temsilcilikler ve Temsilciler) Organizasyon (Evrak, Yönetim Kurulu ve Çalýþma Gruplarý Toplantýlarý, kararlarý ve katýlýmcýlarý) Üye (Üye, öðrenci üye, yabancý üye bilgileri ve aidatlar ile baþvuru süreçleri) SMM-TESCÝL (Faaliyet alanlarý, tescil ve vize ücretleri, belge iþlemleri vs.) Periyodik Denetim (Firma makina parklarý ve deðiþiklikler, bilirkiþi listeleri, Periyodik Denetim bilgileri ve planlarý) Yayýnlar (makale tanýmlarý, hazýrlayanlar, inceleyenler, süreçleri, sonuçlarý, metinleri ve periyodik yayýnlar, reklam bilgileri, aboneler ve baský bilgileri) Yayýn-Reklam (Firma portföyü, reklam anlaþmalarý, talepler, içerikler, ücret tahakkuku ve ücret ödemeleri) Muhasebe (Üye, firma, kiþi veritabanlarýyla ve Oda birimleriyle entegre) 14.1.OBYS'DE DAÐITIK SÝSTEM - MERKEZÝ VERÝ TABANI SÝSTEM DÖNÜÞÜMÜ OBYS yapýsýnýn temelinin oluþturulmasý döneminde, gerek o dönemde ülkedeki ekonomik kriz gerekse yine o dönemdeki sürekli internet ulaþýmýnýn ekonomik yükü nedeniyle Merkez ve Þubeler arasýnda daðýtýk sisteme geçilmesi uygun bulunmuþtu. Daðýtýk sistem yapýsý ile geçen yýllar içinde birtakým sorunlarla karþýlaþýlmýþtýr: Kullanýlan daðýtýk sistemdeki yapýda, her þubenin ve genel merkezin kendi veritabanýnda her birim iþlemlerini kendi veritabaný üstünden gerçekleþtirmekteydi. Veri güncellemeleri þubelerden merkeze, merkezden þubelere modem üstünden aktarýlmakta ve birtakým arayüzlerle veritabanýna iþlenmekteydi ve bu da güncel verilerin gözlenebilmesinde gecikmeler yaratmaktaydý. Bu yapýda, dosya transferindeki ve iþlemedeki kullanýcý hatalarý ya da programsal hatalar ile veritabaný uyuþmazlýklarý verilerin iþlenememesine yol açabilmekteydi. Bütün bu sorunlar ve ülkemizde ucuzlayan sürekli internet kullaným maliyetleri / artan internet hýzlarý da göz önüne alýnarak, OBYS yapýsýnda merkezi veritabanýný esas alan online (merkezi veritabaný) sisteme geçilmesi uygun bulunmuþtur. Merkezi veritabaný sistemine göre merkez ve þubeler OBYS üzerinde güncel olan tüm verilere anýnda eriþebilecekler, merkez ve þubelerin tüm iþlemleri ayný veritabaný üstünden yapýlacaktýr. Buradaki amaç güncel olan verilere hýzlý ve düþük maliyette ulaþmak olduðu için þubelerin eriþimi için ADSL düþünülmüþtür. ADSL ile yapýlan internet çýkýþlarýnda 249
250 daha düþük maliyetlere daha geniþ bant geniþliði elde edilebilmektedir. Bu nedenle merkez ve tüm þubelere internet çýkýþlarý için ADSL hat saðlanmýþtýr. Üye bilgilerinin gizliliði açýsýndan güvenlik saðlayabilmek amacýyla VPN (Virtual Private Network - Sanal Özel Að) teknolojisi kurulmuþtur. Þubelerimizde gerekli altyapýnýn tamamlanmasýndan sonra tüm þubelerde merkezi veritabaný sistemine geçilecektir. 14.2 ODA BÝLGÝ YÖNETÝM SÝSTEMÝ MERKEZÝ VERÝTABANI ÇALIÞMALARI Þubelerde toplam 85 tane OBYS kullanýcýsý vardýr. OBYS Online projesi için þubelerde ve merkezde yapýlanlar aþaðýda belirtilmiþtir. Bütün þubelerimizde uzaktan eriþim programlarý kurulmuþtur.terminal Sunucular kullanýcýlarýn uzaktaki (baþka þehirdeki, baþka ülkedeki) bilgisayarlara baðlanabilmelerini saðlayan sunuculardýr. Uzaktan baðlantýyý yapabilmek için gerekli olan sunucu ODA merkezine alýnmýþtýr. Þubelerimizdeki her kullanýcý için alýnan lisanslarla da uzaktaki kullanýcýlar merkezdeki sunucuya internet üzerinden baðlanabilmektedir. OBYS Online projesi ile kullanýlacak veritabanýna gelen aþýrý yükü karþýlamasý için Windows Sunucumuz lisanslarýyla birlikte yenilenmiþtir. Bilindiði gibi Odamýz Windows iþletim sistemi kullanýlmaktadýr. OBYS Online sisteminde merkezi bir Windows Sunucu kullanýldýðýndan dolayý þubelerimizdeki her kullanýcý için windows sunucu istemci lisansý alýnmýþtýr. Oda merkezindeki kullanýcýlar veritabaný için Windows Sunucu kullanacaklarý için Windows Sunucu Ýstemci lisanslarý alýnmýþtýr. Sybase firmasý ile 2001 de yapýlan 20 kullanýcýlýk lisans anlaþmasý yenilenmiþ, Sybase veritabaný programýnýn yeni sürümü kullanýlmaya baþlanmýþtýr. OBYS Online projesi daðýtýk sistemden merkezi sisteme geçmek anlamýna geldiðinden þubelerimizin ayný anda veritabanýný kullanmalarý daha güçlü ve güvenilir programlarla olacaktýr. Þubelerimizde bugüne kadar kullanýlan interbase veritabaný programý yerine bundan sonra Sybase veritabaný programý kullanýlacaktýr. Her þubeye ihtiyacý kadar Sybase veritabaný programý kullanýcý lisansý alýnmaktadýr. Sybase programý interbase programýna göre çok daha az sorunsuz çalýþmaktadýr. Ýnterbase programýndan Sybase programýna geçiþ þubelerimizdeki veritabanýndan kaynaklanan sorunlarýn azalmasý demektir. Merkezde kurulacak Sybase veritabaný programý güçlü bir program olduðundan þubelerdeki kullanýcý sayýsý kadar lisans alýnmasýna gerek yoktur.kullanýcýlar milisaniye farklarla veritabanýna ulaþabileceklerdir.þimdilik 20 kullanýcý giriþ hakký alýnmýþtýr. Ýhtiyaç duyulduðunda kullanýcý hakký arttýrýlacaktýr. Bütün þubelerimizde ADSL Modemler alýnmýþtýr. Her þubemizde olduðu gibi merkezde de OBYS Online için bir adet modem alýnmýþtýr. 18 Þubemizde ADSL baðlantýsý için baþvuru yapýlmýþ birçoðu baðlantýlar yapýlmýþtýr. ADSL modem ile yapýlan Ýnternet baðlantýsý daha hýzlý olmaktadýr. Þubelerimizin hem kendi Ýnternet çýkýþlarýný hem de merkeze online baðlantýlarýný yapabilecekleri ADSL baðlantýsý uzun vadede Odamýzýn maliyetlerini azaltýcý bir hizmettir. Þubelerimize ve merkeze Sanal Özel Að(VPN) kurulmuþtur. OBYS Online sistemi kullanýlýrken veritabaný güvenlikli bir þekilde internete açýlmalýdýr. OBYS Online projesinin en önemli konusu olan güvenlik sorunu merkezde ve þubelerde VPN teknolojisi ile çözülmeye çalýþýlmýþtýr. Yüzde yüz bir güvenlik sisteminin olmadýðý da unutulmamalýdýr. Bunun için Þubelerimizde kullanýcýlarýn güvenlik poliçelerine uymalarý gerekmektedir. Her kullanýcý kendisi için tanýmlanan giriþlerin,izinlerin dýþýnda bir uygulamaya gitmemelidir. Güvenlik poliçesinin dýþýndaki bir uygulama OBYS Online projesinde güvenlik açýðý yaratacaktýr. Þube personellerimizin bu konuda bilgilendirilmesine baþlanmýþtýr. Merkez personeli de güvenlik açýklarýný önleyen güvenlik poliçeleri konusunda bilgilendirilmiþtir. Veritabaný merkezde olduðu için ayrýca bir güvenlik duvarý merkezdeki sunucuyla kurulmuþtur.
Odamýz merkezindeki internetle giriþ çýkýþlarýn yapýldýðý Linux Sunucumuz yenilenmiþtir. Ücretsiz bir iþletim sistemi olan Linux'un yeni versiyonunu kaldýrabilecek bir server alýnmýþtýr. 14.3. ODA ve ÞUBE WEB SAYFALARI Oda web sayfasý günlük olarak sürekli güncellenmektedir. Bu dönemde web sayfasýndaki kaynak arama motoru geliþtirilerek makalelerden 1888, kütüphaneden 1951 ve bildirilerden 265 toplam; 4104 kaynaðýn adresine ulaþýlabilme imkaný saðlanmýþtýr. Yine bu dönemde Odamýzýn CE Uygunluk Ýþaretiyle ilgili yürüttüðü çalýþmalarýn duyurulmasý ve üyelerimizin bilgilendirilmesi amacýyla yeni bir bölüm eklenmiþtir. Yine bu dönem Öðrenci Üyelerimize özel web sayfasý hazýrlanarak öðrenci üyelerimizin yürüttüðü çalýþmalarýn duyurulmasý buradan saðlanmýþtýr. Oda web sayfasýnýn gerektirdiði sürekli bilgi akýþý da göz önüne alýnarak, Odamýz web sitesinin dinamik bilgi akýþýný, sayfa güncellemesini ve hýzý artýran PHP yapýsýna geçirilmesi uygun bulunmuþtur. Bu alanda yapýlan çalýþmalar tamamlanarak, Odamýz web sitesi yeni ve dinamik görünümüne kavuþturulmuþtur. Þubelerimizin de web sayfalarýnýn güncellik durumu sürekli izlenmekte, haftalýk olarak hazýrlanan þube web sayfasý takip formlarý oda web ve yayýn sorumlularý tarafýndan incelenerek gerekli düzenlemeler þubelere bildirilmektedir. Bu uygulama sonucu þube web sayfalarýnýn güncellenmesi konusunda büyük oranda baþarý saðlanmýþtýr. Oda merkezimiz tüm üyelerimize anýnda haber ve duyurularýný iletmek amacýyla þube web sayfalarýna merkezden düzenlenen bir duyuru bölümü yerleþtirilmektedir. Böylece þube web sayfasý günlük yenilenmese dahi merkez web sayfasýndan girilen haber ayný anda tüm þube sayfalarýnda da üyelerimize ulaþmaktadýr. Yenilenen web sayfamýz kitap satýþ ve kütüphane bölümleri oluþturulmuþtur. Satýþta olmayan, baskýsý tükenmiþ olan kitaplarýmýza tüm üyelerimizin ulaþmasý için kütüphane bölümü hazýrlanmýþtýr. Satýþta bulunan kitaplarýmýzýn tanýtýmý ve fiyat bilgilerini içeren tanýtým kýsmý kitaplar bölümüne yerleþtirilmiþtir. 14.4. ODA ETKÝNLÝKLERÝNDE YER ALAN ÜYELERDEN OLUÞAN VERÝ TABANI ÇALIÞMASI 39.Dönemde Makina Mühendisleri Odasý tarafýndan düzenlenen etkinliklerde yer alan / katký koyan üyelerimizin bildiri konularýna, çalýþtýklarý alanlara, uzmanlýk ve deneyimlerine göre OBYS 'de yer alacak þekilde tanýmlanarak, gerek bilginin merkezileþtirilmesi gerekse tüm þubelerimizden bu bilginin kolay ulaþýlabilir olmasý amacýyla dönem içerisinde çalýþmalar baþlatýlmýþtý. Özellikle 2003 yýlý etkinlikleri ile birlikte geçmiþ dönem etkinliklerini de kapsayan verilerin bu çalýþmaya katýlmasý ile birlikte gelecek dönemlerde Oda etkinliklerimize katýlacak üyelerimizin daha aktif katýlýmý saðlanmýþ olacaktýr. Bu çalýþmada saðlýklý bir veri tabanýnýn oluþturulmasý amacýyla üyelerde; Oda eðitmeni, Komisyon Üyesi, Oda Etkinliklerine katýlým (etkinlik danýþmaný, bildiri sunan) ve Sektör Derneklerine üyelik gibi referanslar temel alýnmýþtýr. Geçmiþten bugüne Odamýz tarafýnda düzenlenen Kongre-Kurultay ve Sempozyumlardan 24 tanesi taranarak 64 etkinlik OBYS' ye aktarýlmýþ ve çeþitli konularda kendini tanýmlayan 1300 üyemizden oluþan veri tabanýna ulaþýlmýþtýr. Ayrýca kaldýrma iletme makinalarý konusunda yer alan eðitmen, komisyon üyeleri ve sektör derneklerindeki üyelerimizin bilgileri de ( 160 üye) OBYS' ye iþ makinalarý baþlýðý altýnda aktarýlarak veri tabaný çalýþmasý geniþletilmiþtir. Kongre, Kurultay ve Sempozyumlara katýlan üyelerimizin sunmuþ olduklarý bildiri isimlerinin Oda web sayfasýna aktarýlmasý çalýþmasýda bu dönemde sonuçlandýrýlmýþtýr. Yine Odamýzdan çeþitli kurum ve kuruluþlar tarafýndan istenen Oda görüþlerinin oluþturulmasý kapsamýnda 251
252 Þubelerimizden gelen görüþlerde, konu üzerinde çalýþan, katký koyan üyelerimizin belirlenerek veri tabanýna aktarýlmasý için de þubelerden bilgi istenmiþ olup bu konudaki çalýþmalarda devam etmektedir. 14.5. ELEKTRONÝK ARÞÝV ve DOKÜMANTASYON ÇALIÞMASI Odamýzýn üyeye dönüþüm projesi hedefleri kapsamýnda; Makina Mühendisleri Odasý'nýn 1954'deki kurulumundan beri yayýnladýðý tüm yayýnlarýn internet ortamýna aktarýlarak üyelerimizin kullanýmýna açýlmasý konusunda, 2003 yýlýnýn Aralýk ayýnda bir proje baþlatýlmýþtýr. Projenin baþlatýlmasý, ülkemizde ve üyelerimiz arasýnda internet kullanýmýnýn ulaþtýðý nokta da göz önüne alýnarak, Odamýzýn kütüphanesinde bulunan ve sýnýrlý kullanýma açýk olan yayýn arþivinin tüm üyelerimize sunulmasý noktasýnda gerekli görülmüþtür. Bu proje kapsamýnda, Odamýzýn 50 yýldan beri yayýnlamýþ ve yayýnlamakta olduðu tüm periyodikler, Oda Bültenleri, geçmiþ yýllarda yapýlan baskýsý tükenmiþ tüm Kongre, Kurultay ve Sempozyum kitaplarý ve ayný zamanda yine baskýsý tükenmiþ ve tekrar basýlmayacak durumda bulunan teknik kitaplar, dokümandan tarama yöntemiyle Internet ortamýna aktarýlarak üyelerimizin kullanýmýna sunulmuþtur. 1 Nisan tarihi itibariyle, 35100 sayfa döküman taranarak 2300'ü aþkýn makale, tüm Oda Bültenleri, 200'e yakýn bildiri Odamýz internet sitesinden kullanýma açýlmýþtýr. Oda Elektronik Arþivine, http://arsiv.mmo.org.tr adresinden eriþilebilmektedir. 14.6. ÜYELERE ELEKTRONÝK POSTA ADRESÝ VERÝLMESÝ ÇALIÞMALARI Geliþtirilen bilgi iþlem projeleri kapsamýnda, baþta Oda Delegeleri, Þube Yöneticileri ve Oda Çalýþanlarý olmak üzere, aþamalar halinde aidat borcu bulunmayan tüm üyelerimize "mmo.org.tr" uzantili elektronik posta adresi verilmesi ile ilgili proje baþlatýlmýþtýr. Bu konu ile ilgili olarak gerekli altyapý çalýþmalarý tamamlanmýþ olup, baþvuran üyelerimize ad.soyad@mmo.org.tr þeklinde elektronik posta adresi verilebilmektedir. Odamýz webposta hizmetine, http://webmail.mmo.org.tr adresinden ulaþýlabilmektedir.