KONGRE TEKNİK ŞARTNAMESİ 1. Bu şartname 14-17 Ekim 2015 tarihlerinde Bursa Merinos Atatürk Kongre ve Kültür Merkezi nde, Türk Patoloji Derneği (TPD) ve Patoloji Dernekleri Federasyonu (PDF) tarafından gerçekleştirilecek olan 25. Ulusal Patoloji Kongresinin organizasyonunu üstlenmiş olan TPD ve yüklenici Firma (FİRMA) arasındaki ortak çalışmanın koşullarını belirlemektedir. 2. Kongrenin, kongreyi düzenleyecek olan Türk Patoloji Derneği (TPD) ile Kongre çalışmalarını yürütecek Firması arasındaki anlaşmanın "Kar paylaşımı esası" ile yapılması kararına varılmıştır. 3. Kongre ile ilgili tüm işlemler işveren konumundaki KDK nın onayı alınması kaydı ile FİRMA tarafından yürütülecektir. Bu kapsama, kayıt, konaklama hizmetleri, sosyal programlar, transferler, turlar, sponsorluk ve sergi hizmetleri, konferans hizmetleri ve lojistik dahildir. 4. PDF ve ilgili Patoloji Derneği nin düzenlediği 2013 de 23. Ulusal Patoloji Kongresi, 453 (doktor, asistan, firma görevlisi) 17 sponsor firma katılıyla gerçekleşmiştir. Ancak başarılı bir kongre organize edildiğinde katılımın 700 kişi civarında olacağı tahmin edilmektedir. Konaklamalar üç farklı kategoride otel seçeneği üzerinden verilecektir (dört yıldızlı, üç yıldızlı ve diğer kategoriler). 5. Kongre düzenleme kurulunun (KDK) tüm kongre masrafları kongre bütçesinden karşılanacaktır. PDF yönetim kurulunun KDK dışında kalan üyelerinin kongre katılım ücretleri ve konaklama bedelleri kongre bütçesinden karşılanacaktır. 6.TPD bünyesinde 18 çalışma grubu mevcuttur. Bu çalışma gruplarından her birisinden, çalışma gruplarının kendisinin belirlediği 6 üyenin yalnızca kongre katılım ücreti ve 5-6 yabancı konuşmacının tüm masrafları kongre bütçesinden karşılanacaktır. Kongre ile ilgilenecek firmaların aşağıda detayları var olan kongre teknik şartname detaylarına göre kar payı teklifleri ve ilişikteki olası masraf kalemlerini içeren excel dosyasını doldurarak ayrıca aşağıda belirtilen belgeleri içeren teklif dosyalarını Türk Patoloji Derneği Sekreterliği, Cerrahpaşa Tıp Fakültesi Patoloji Ana Bilim Dalı adresine en geç 7 Haziran 2014 Cuma günü elden veya kargo ile teslim etmeleri beklenmektedir. Gecikmeli ulaşan teklifler değerlendirme dışı bırakılacaktır. 1
Firmalarla görüşme ise 9 Haziran 2014 Pazartesi günü Türk Kulak Burun Boğaz Vakfı, Büyükdere Cad. Tankaya Apt, No14/1 Şişli. adresinde saat 13.00 den itibaren verilen randevu sırasına göre 15 dakika süre ile yapılacaktır. 7.FİRMA TARAFINDAN KONGRE ÖNCESİNDE VERİLECEK HİZMETLER: 7.1 İş-Zaman Çizelgesi: Organizasyonu gerçekleştirecek firmanın belirlenmesini ve sözleşme yapılmasını takiben FİRMA 15 gün içinde, düzenlenecek olan organizasyon ile ilgili iş-zaman çizelgesi hazırlayarak vereceği hizmetlerin zaman dilimlerine dağılımı hakkında Kongre Düzenleme Kurulu (KDK) na bilgi verecektir. 7.2.Kongre iletişimi ve Kongre Bürosu; Sözleşmenin imzalanıp yürürlüğe girdiği tarihten itibaren, firma kongreye hizmet vermek üzere Kongre öncesi hazırlıklarda KDK'na yardımcı olabilmesi için, ingilizce dil bilen ve kongre konusunda tecrübeli bir proje koordinatörü ve asistanını kongreye tayin edecektir. Bu kişiler her türlü bilimsel ve sosyal yazışmaları dernek kontrolü altında yapacak olup, tüm yazışmalarla ilgili raporları bilimsel sekreteryaya sunacaktır. (Kongre bitimini takip eden 20 gün içinde, kongre ile ilgili yapılan tüm yazışmalar bir CD'ye kopyalanarak TPD ne teslim edilecektir.) FİRMA kongre öncesinde yerinde incelemeler ve temaslar için TPD ve/veya PDF üyelerinin Kongre Merkezine ulaşımlarını ücretsiz olarak sağlayacaktır. Kongre ile ilgili iletişim amaçlı kullanılmak üzere FİRMA KDK ya kesintisiz iletişimi sağlamak üzere sabit hatlı mobil telefonlar temin edecektir. Kongre hazırlıkları sırasında KDK ve FİRMA yetkilileri sürekli iletişim halinde olacak gerekli toplantıların mekanı ve ulaşımı FİRMA tarafından sağlanacaktır. 7.3.Kongre Web Sayfasının Oluşturulması Kongre hazırlıklarına başlandıktan sonra firma elektronik ortamdan iletişim için kongreye özel web sayfası hazırlayıp kongrenin ismine uygun belirlenecek web adresi ile sayfayı aktif hale getirip hizmete sunacaktır. Tüm kongre kayıt, konaklama bilgileri ile bildiri özet formları online olarak doldurulup anında merkezi kayıt sistemine ulaşacaktır. Firma bu web sayfasından sorumlu elemanlar belirleyerek tüm iletişim bilgilerini derneğe bildirecektir. TPD ve KDK'nın web sayfasındaki istekleri bu kişiler tarafından karşılanacaktır. Kongre ile ilgili her türlü bilgi online yedeklenecek ve 2
kongre web sayfasıyla ilgili çıkabilecek tüm sorunlardan doğrudan firma sorumlu olacaktır. 7.4.Bildiri Kabul ve Değerlendirme Sistemi Kongrede bütün bildiriler online olarak kabul edilecektir. Bildirilerin hakemler tarafından değerlendirilmesinin online olarak gerçekleştirilmesi sağlanacaktır. 7.5.Haberleşme Taraflar arasında yapılan her türlü iletişim maksimum düzeyde yazılı ortamda elektronik posta aracılığı ile gerçekleştirilecektir. Kongrenin katılımcılar ve kurumlarla ilgili yazışmaları, haberleşme ve postalama işlemleri firma tarafından yürütülecektir. 7.6.Kongre Duyuruları ve Basılı Malzemeler Kongre Logosunun Belirlenmesi; 20. Ulusal Patoloji Kongresi'ne ait olacak ve tüm Kongre dökümanlarında kullanılacak olan logo için, profesyonelce hazırlanmış logo alternatifleri KDK komitesinin bilgilerine sunulacaktır. Antetli Kağıt ve Zarflar; Tüm kongre yazışmalarında kullanılmak üzere profesyonelce hazırlanan kongre logosu, TPD ve PDF logosu, düzenleme kurulu ve yazışma adreslerinin bulunduğu antetli kağıt ve antetli zarf için alternatifler hazırlanıp KDK na firma tarafından sunulacaktır. Birinci Duyuru Birinci duyurunun kapağında, kongrenin adı, tarihi, yeri, TPD, PDF ve kongre logosu, yazışma adresleri ve kongrenin web sayfası gibi bilgiler bulunacaktır. Birinci duyuru 19-23 kasım 2014 tarihleri arasında Trabzon'da düzenlenecek olan 24. Ulusal Patoloji Kongresi'nde katılımcıların çantalarına ve standlara koyularak yapılacaktır. İkinci Duyuru Birinci duyuruya bağlı kalarak, derneğin isteği doğrultusunda gerekli sayıda basılacaktır. Birinci duyurunun ışığı altında içeriği aynı ancak daha kapsamlı bir duyuru hazırlanacaktır. Bilimsel program, tarih ve saatleriyle son şeklini alıp, KDK belirlediği katılımcılara postalanacaktır. 3
Dijital Duyuru: Firma hazırlanan duyuruyu bedelsiz olarak elektronik duyuru haline getirecek ve KDK ile ortaklaşa oluşturacakları elektronik posta adresleri listesine bedelsiz olarak yollayacaktır. Kongre Posterleri Kongre adı, tarihi, yeri, TPD, PDF ve kongre logosu, yazışma adresleri ve kongre web sayfası gibi bilgilerin bulunduğu, daha sonra kongre duyurularında da kullanılacak olan bir tasarımla bütünleştirilerek, kongrenin duyurulması ve katılımcı sayısının arttırılması amacı ile Kongre organizasyon komitesinin istediği tüm devlet, üniversite hastaneleri ve polikliniklere asılması firma tarafından sağlanacaktır. Program Kitapçığı, Bildiri Kitabı ve Kurs Kitabı Katılımcı sayısına yeterli olacak kadar (yedekleri ile birlikte), kongrede yapılacak sunumların bulunduğu geniş kapsamlı program kitapçığı, bildiri kitabı olacaktır. Hazırlanan bildiri kitapları aynı zamanda CD/ USB bellek olarak katılımcılara sunulacaktır. Sunumların kayıt işlemi Kongre Çantası Kongre çantası ile ilgili alternatifler KDK na sunulacak, seçilen çanta katılımcı sayısı doğrultusunda yedekli olarak hazırlanacaktır. Kongre öncesinde içine; program kitapçığı, bildiri kitabı, kalem, defter, bildirilerin bulunduğu CD/USB bellek, TTB Kredi formu ve sponsor firmaların kendi aktiviteleri ve sosyal aktiviteler ile ilgili davetiyeler ve materyaller ve kongre esnasında verilecek olan kokteyl ve yemek davetiyeleri koyularak, kayıt sırasında katılımcılara verilmek üzere hazır bulundurulacaktır. Yaka Kartı Kongre logosunun, isminin ve tarihinin bulunduğu yaka kartı özel olarak dizayn edilip, alternatifleriyle birlikte KDK nın bilgilerine sunulacaktır. Katılım Sertifikası Kongrenin 2. gününden itibaren, katılımcılara dağıtılacak olan katılım sertifikası, Derneğin isteği doğrultusunda tasarlanıp alternatifleriyle birlikte KDK nın bilgilerine sunulacaktır. Seçilen katılım sertifikası, kongrenin logosu, ismi ve tarihiyle birlikte yetkili imzaları içerecektir. Cep Programı 4
Son programı içeren taşıması kolay cep programı kayıt esnasında katılımcılara verilecektir. Bu programların yedekleri Firma deskinde bulunacak olup istenildiği taktirde katılımcılara tekrar verilecektir. * Kongre ile ilgili baskı işleri, içerikleri de dahil olmak üzere, KDK nın onayı alındıktan sonra firma tarafından aşağıda belirtilen adetlerde bastırılacaktır. Dernek talep ederse bu sayıları arttırabilir. Birinci Duyuru (1000 adet),ikinci Duyuru ve Son program (1000 adet), Poster (250 adet), Katılım Sertifikası (900 adet), Cep Programı (1000 adet), Yaka Kartı 900 adet (4 ayrı renkte, konuşmacı/oturum başkanı, katılımcı, firma temsilcisi ve refakatçi için ), ve yaka ipi (900 adet), Açılış ve kapanış için davetiye (800'er adet), Kongre Kurs Kitapçıkları Ortalama 300 sayfa (800 adet), Kongre Bildirileri Kitabı Ortalama 500 sayfa (800 adet), Kongre CD'si (800 adet), içinde kalem ve defter bulunan Kongre Çantası (800 adet). Bu materyallerin hazırlandıktan sonra, kongre tarihine kadar muhafazası, kongre merkezine nakliyesi, tasnifi ve katılımcılara dağıtımı, kalan materyalin kongre bitiminde dernek merkezine teslimi firma tarafından sağlanacaktır. 7.7.Postalama İşlemleri Kongre ile ilgili olarak iki duyuru yapılacaktır. Birinci duyuru 19-23 kasım 2014 tarihleri arasında Trabzon'da düzenlenecek olan 24. Ulusal Patoloji Kongresi'nde katılımcıların çantalarına ve standlara koyularak yapılacaktır. ikinci duyuru ilgili yerlere kongre posterleri gönderilecektir. Duyurular ve posterler basılarak etiketlenecek ve KDK'nun uygun gördüğü tarihlerde postalanacaktır. Konuşmacı mektupları, bilimsel kurul yazışmaları ve sponsor firmalarla yapılan tüm yazışmalar özel kargo şirketiyle firma tarafından yapılacaktır. 7.8.Davetli Misafirler PDF yönetim kurulu üyelerinin ve TPD yönetim kurulu üyelerinin tüm kongre masrafları kongre bütçesinden karşılanacaktır. TPD bünyesinde 18 çalışma grubu mevcuttur. Bu çalışma gruplarından her birisinden, çalışma gruplarının kendisinin belirlediği 6 üyenin kongre yalnızca katılım ücreti ve 5-6 yabancı konuşmacının tüm masrafları kongre bütçesinden karşılanacaktır. Erken girişler nedeni ile oluşacak ilave konaklama giderleri için KDK dan onay alınacaktır. Belirlenecek davetlilerin uçak rezervasyonlarının yapılması ve biletlerinin uçuştan bir hafta önce kendilerine 5
ulaştırılması yine firma tarafından sağlanacaktır. Tüm yerli ve yabancı konuşmacıların deniz otobüsü-otel-deniz otobüsü, otobüs terminali-otel-otobüs terminali transferleri tarih gözetmeksizin yapılacaktır. 7.9.Stand ve Sponsorluklar Sponsorlara verilecek fuar alanlarının bedeli EURO/m2 üzerinden dernek tarafından belirlenecektir. Firma, sponsorlara TPD tarafından tahsis edilmesi istenilen stand alanlarını sağlayacaktır. Her sponsor firmaya, kiraladıkları her bir birim için (6 m2) bir elemanın kaydı yapılacak, bunun dışındaki firma elemanları kayıt ücreti ödeyecektir. Diğer firma elemanları yeme-içme aktivitelerinden kayıt olarak yararlanabileceklerdir. KDK tarafından belirlenecek fuaye sergi alanları planı firma tarafından çizilecek ve firmalarla yapılacak olan sözleşmeye eklenecektir. Firma, sponsorların kongre sırasında talep edecekleri ekstra hizmetleri dernek bilgisi dahilinde temin edecek ve bedellerini ilgili firmalardan tahsil edecektir. 7.10.Konaklama ve Kongre Merkezi Firma konaklamaya uygun otelleri belirleyerek, en uygun konaklama fiyatlarını almaya çalışacak, bunlarla ilgili bilgileri KDK ya iletecektir. Belirlenen otellerin paket olarak katılımcılara satış bedelleri firma ve TPD tarafından birlikte belirlenecektir. Kongre merkezinde sağlanacak yiyecek, içecek ve ikramların seçiminde firma yardımcı, dernek belirleyici olacaktır. 8.FİRMA TARAFINDAN KONGRE SIRASINDA VERİLECEK HİZMETLER 8.1.Toplantı Yeri, Salonlar ve Teknik Donanım Kongre süresince gerek duyulan her türlü teknik donanım firma tarafından ücretsiz sağlanacaktır. Kongre sırasında sunumların kontrol edilebilmesi için Sunum Kontrol Odası kurulacaktır. Bu odada 4 adet LCD monitor & bilgisayar ve bir adet laser renkli printer hazır bulunacaktır. Sunum kontrol odasında toplanan ve bilgisayarlara yüklenen sunumların, network aracılığı ile ait oldukları salona doğrudan sunum kontrol odasından gönderilmesi için gerekli alt yapı sağlanacaktır. Salonlar ve sunum merkezi arasındaki tüm teknik organizasyon firma tarafından organize edilecektir. Kongre sırasında ayrıca 1 adet dökümantasyon odası hazırlanacaktır. Bu odada en az 1 adet LCD monitör & bilgisayar, 1 adet scanner, 1 adet fotokopi makinası, faks ve kırtasiye malzemesi bulunacaktır. 6
4 adet paralel salonların her biri için gerekli olan teknik donanım ; LCD Monitör&Bilgisayar: 1 adet konuşmacı kürsüsü, 3-5 adet headtable, 2 adet sunum kontrolü için konuşmaya ait görüntülerin eş zamanlı olarak izlenebilmesi amacıyla firma tarafından hazır bulundurulacaktır. Sunum Ekipmanları: Projeksiyon; min 15000 ansilumenli ve zoomlu projeksiyon cihazı (gereği halinde yedeklenmek üzere) salonda bulundurulacaktır. Perde; salonun konumuna ve toplantının amacına uygun boyut ve kalitede perdelerin salonda bulundurulması temin edilecektir. Plazma Ekran; 1adet konuşmacı kürsüsüne isimlik için Ses Sistemi; Min 20 kanal kapasiteli ses mikseri 4 adet speaker, CD player, kaset deck ve mikrofon sistemi hazır bulundurulacaktır. Mikrofon (kablolu ve kablosuz); 3-5 adet headtable için, 1 adet kürsü için kablolu delege mikrofon seti ve salondaki katılımcılar için 2-3 adet el telsizi mikrofonu ve konuşmacı için 1 adet yaka telsizi mikrofonu Timer; Konuşmacının süresini gösteren timer sağlanacak; ayrıca konuşmacının kalan süresini bilebilmesi için, konuşmacının görebileceği bir saat hazırlanacaktır. Konuşmacı slaytların sunumunu konuşmasını yaptığı kürsüden uzaktan kumanda aleti ile kontrol edebilmelidir. Kesintisiz Güç Kaynağı; Kongre merkezi UPS hattına bağlı kalmaksızın firma tarafından salon ekipmanları için kesintisiz güç kaynağı kullanılacaktır. 8.2.Kongre Kayıt İşlemleri Kongre merkezinde özel kongre tasarımlı dekore edilmiş kayıt deskinin kurulması, kayıt deskinde en az 6 adet LCD ekranlı bilgisayar, 3 adet laser printer ve ışık kesilmesine karşı ups alt yapısının kongre süresince çalışır olması firma tarafından sağlanacaktır. Kongrede kayıt, çanta, kongre dökümantasyonunun dağıtımı ve diğer tüm işlemler kayıt deski tarafından yürütülecektir. Muhasebe işlemleri için ayrı bir desk oluşturulacak, bu deskde sıkışıklık ve sıra bekleme olmayacak şekilde yeterli sayıda eleman çalıştırılacaktır. Kayıtta POS cihazı ile ödeme kabul edilebilecek olup, bu konudaki alt yapı hazırlığı firma tarafından sağlanacaktır. 8.3.Hostes ve Teknik Eleman 7
Firma kongre hizmetlerini en üst düzeyde yürütecek şekilde yeterli sayıda sigortaları ödenmiş hostes ve teknik eleman firma tarafından hazır bulunduracaktır. Bu elemanlar kongre organizasyon eğitimi almış ve tek tip üniforma giyen kişiler olacaktır. 8.4.İkramlar Kongre süresince KDK tarafından talep edilen tüm alt çalışma grubu toplantı salonlarına çay,kahve ve kurabiye ikramı yapılacak ve kongre süresince katılımcıların kullanımı amacıyla toplantı salonları fuayesinde ve sergi alanında gün boyu hizmet verecek su sebillerinin ve kahve-çay makinalarının konulması firma tarafından sağlanacaktır. İkramlar aşağıdaki standartların altında olmayacak şekilde sağlanacaktır. Kahve Molaları: Her gün 1 sabah, 1 de öğleden sonra olmak üzere 2 adet kurabiyeli kahve molası verilecektir. Öğle Yemekleri: Her gün katılımcılara set menu veya lunch box, 1 meşrubat dahil şeklinde öğle yemeği verilecektir. Açılış Kokteyli: Daha sonra belirlenecek yerde verilecek olan Açılış Kokteyli için kokteyl prolonge menüleri kongre başlamadan bir hafta önce KDK onayına sunulacak, karar verilen menü tercih edilecektir. Verilecek olan kokteylin ayrıntıları KDK ve firma tarafından daha sonra belirlenecektir. Açılış kokteyli masrafı kongre bütçesinden karşılanacaktır. Son gece eğlencesi: Son gece eğlencesi limitsiz yerli içkili ve KDK komitesi tarafından seçilen set menü şeklinde verilecektir. Eğlence programı için daha sonra belirlenecek olan müzisyen ve ekibinin tüm ulaşım, transfer ve konaklamasının sağlanması ve destek hizmetleri firma tarafından yerine getirilecek, masrafı kongre bütçesinden karşılanacaktır. 8.5.Transfer Hizmetleri İlgili firmayla sözleşme imzalandıktan sonra TPD Yönetim Kurulu ve KDK'nın Deniz otobüsü/otobüs-dernek-deniz otobüsü/otobüs transferleri kongre hesapları kapatılıncaya kadar firma tarafından sağlanacaktır. Kongre tarihinde deniz otobüsü terminali veya otobüs terminalinde görevli hostesler katılımcıları karşılayacaktır. Katılımcıların otobüsler ile kongre merkezine transferlerinin koordinasyonu firma tarafından yapılacaktır. Kongrenin 1. günü ve bir gün öncesi, deniz otobüsü ve 8
otobüs terminali ile Kongre Otelleri arasındaki otobüs ile yapılacak toplu transferler ile kongrenin 4. günü ve ertesi günü kongre otelleri ile havalimanı ve otobüs terminali arasındaki otobüs ile yapılacak toplu transferler FİRMA tarafından, kongre bütçesinden sağlanacaktır. Konuşmacı, davetli, kongre görevlilerinin ve KDK'nın uygun göreceği katılımcıların kongrenin bir gün öncesi ve sonrası da dahil olmak üzere kongre süresince tüm otel-deniz otobüsü terminali ve otobüs terminali transferleri yapılacaktır. Kongre sırasında kongre merkezi ile kongre otelleri arasında sabah, öğlen, akşam üzeri, açılış kokteyli ve son gece eğlencesi sırasında karşılıklı olarak konulacak Shuttle hizmeti firma tarafından kongre bütçesinden sağlanacaktır. Kongre süresince 1 adet minibüs ve 1 adet binek araç firma tarafından derneğin kullanımına tahsis edilecektir. 8.6.Ticari Sergi Alanları Kongre sırasında standlarda kullanılmak üzere her birim standa birer skirtli masa, yeterli elektrik kablosu, sandalye, çöp kovası ve alınlık gibi malzemeler firma tarafından temin edilecektir. Her firma için kilitli depo alanı tahsis edilmesi firma tarafından sağlanacaktır. 8.7.Dekorasyon ve Süsleme Kongre Merkezindeki salonların süsleme ve dekorasyonu derneğin onayı doğrultusunda firma tarafından gerçekleştirilecektir. Ana salonlarda Kongrenin logosunun ve isminin yer aldığı özel dekorlu sahne, head table ve kürsü kurulacaktır. Yan salonlarda yine head table ve kürsü olacaktır. Yan salonların büyüklüğüne göre kongrenin logosunun ve isminin bulunduğu daha küçük dekor olarak özel tasarımlı sololar kurulacaktır. Kongre merkezine kayıt ve konaklamaların yapılabilmesi için kongreye özel dekorlu kayıt&konaklama deski ve kongre görselinin bulunduğu plazma kurulacaktır. Kongrenin adının ve logosunun yer aldığı kongre afişi, kırlangıç flamalar ve sololar firma tarafından hazırlanacak ve kongre merkezine astırılacaktır. Toplantı salonları ve kayıt mekanlarının çiçeklendirilmesi, son gece eğlencesindekii masasandalye giydirmeleri, masalara çiçek partelleri ve salon içindeki süslemeye ait tüm dekorasyon firma tarafından sağlanacaktır. 8.8.Yönlendirme Plazmaları, Panoları, Afişler ve Masa İsimlikleri Kongre süresince dernek tarafından talep edilen tüm mekanlara yönlendirme plazmaları koyulacaktır. İlgili görülen yerlere program panoları asılacak, toplantı 9
kürsüleri, konuşmacılar ve oturum başkanlarına masa isimlikleri hazırlanacaktır. Bu isimlikler salon görevlileri tarafından kongre programı doğrultusunda ilgili yerlere yerleştirilecektir. 8.9.İnternet Köşesi Tüm katılımcıların internet hizmetlerinden faydalanmalarını sağlayabilmek amacı ile 4-6 terminal olarak hizmet verecek internet köşesi hazırlanacaktır. İnternete bağlanma ve bu bölümdeki teknik ekipmanların temini firma tarafından sağlanacaktır. Katılımcılara yardımcı olacak bir hostes ve teknik eleman bu köşede görevlendirilecektir. Firma tarafından, kongre merkezi fuayesinde kendi bilgisayarı ile gelen katılımcılar için kablosuz internet erişim sistemi (wi-fi) kurulacaktır. 8.10.Kongre Yönetim Odası Kongre süresince KDK'nın çalışmalarını sürdürebilmeleri için Kongre Yönetim Odası sağlanacaktır. Bu odada 2 adet LCD monitor ve bilgisayar, hızlı erişimli internet hattı, 1 adet renkli lazer printer, 1 adet fotokopi makinası, şehirlerarası açık telefon hattı kurulacak, gün boyu çay, kahve ikramı yapılacaktır. Sekreterya işleri için 2 adet hostes kongre süresince firma tarafından hazır bulundurulacaktır. 8.11. Poster sergi salonu Kongre merkezinde belirlenecek alanda posterlerin sergilenmesi için gerekli her türlü ekipman firma tarafından sağlanacaktır. Günde 200 dolayında poster sunumu sergilenmesine olanak verecek alt yapı sağlanmalıdır. KDK nın seçtiği posterlerin 3-4 güne bölünerek, belirlenecek mekanlarda asılması, bunlar için gerekli poster panolarının temini ve poster salonlarının düzenlenmesi firma tarafından sağlanacaktır. Firma bu iş için yeterli sayıda elemanını görevlendirecektir. Bu hizmetlerin bedelleri FİRMA tarafından karşılanacaktır. 8.12. Stand Alanı Stand alanı kongre salonlarına yakın bir alanda olmalı, tüm sponsorlar için yeterli metrekarede alan ve uygun koşulların sağlanması istenmektedir. Stand bedelleri TPD YK yetkisi dahilinde olmak üzere firma ile birlikte belirlenecektir. 9. MALİ DÜZENLEMELER VE KONGRE SONRASINDA YAPILACAK İŞLEMLER 9.1.Mali Konular Kongre ile ilgili gelirler (kayıt ücretleri, stand ücretleri, sponsor ve reklam gelirleri, v.b) Türk Patoloji derneği İktisadi İşletmesi toplanacaktır. Konaklama, sosyal aktivite, 10
ulaşım, gezi gibi gelirler ise FİRMA tarafından toplanacaktır. Firma açtırdığı hesaba yatırılan her türlü gelir için fatura, TPD İktisadi işletmesi makbuz kesecektir. Her iki hesabın KDK ve FİRMA yetkilileri için şeffaf olması sağlanacak, hesaplardan harcamalar FİRMA tarafından dernek onayı ile yapılacaktır. Kongre gelirlerinin başlamasından önce gerçekleşecek (miktarı ne olursa olsun) tüm ön finansman firma tarafından sağlanacaktır. Firma sponsorların kongre sırasında talep edecekleri ekstra hizmetleri dernek bilgisi dahilinde temin edecek ve bedellerini ilgili firmalardan tahsil edecektir. Kongre bitiminden en geç 45 gün sonra tüm hesaplar tasfiye edilecek ve kongre ile ilgili hesaplar kapatılacaktır. 9.2.Teklif Verme Koşulları Firmalar aşağıda belirtilen belgeleri içeren teklif dosyalarını Türk Patoloji Derneği Sekreterliği, Cerrahpaşa Tıp Fakültesi Patoloji Ana Bilim Dalı adresine en geç 7 Haziran 2014 Cuma günü elden veya kargo ile teslim edeceklerdir. Gecikmeli ulaşan teklifler değerlendirme dışı bırakılacaktır. Firmalarla görüşme ise 9 Haziran 2014 Pazartesi günü saat 13.00 dan itibaren verilen randevu sırasına ve süresine göre yapılacaktır. Teklif ile birlikte iletilmesi gereken bilgi ve belgeler: Kongre organizasyonu hizmeti vermek üzere teklif verecek firmalarda aranan şartlarda belirtilen belgelerin noter tasdikli fotokopileri, Kongre organizasyonuna ilişkin taslak bir proje (duyuru çalışmaları, web sayfası, sosyal aktiviteler vb. konulara, organizatörün nasıl yaklaşmayı hedeflediğini gösterecek yol haritası niteliğinde olmalıdır.), Firmanın, Türk Patoloji Derneği Ulusal Kongre Organizasyonu için hazırladığı bu şartnamedeki maddelere uymayı taahhüt ettiğini bildirir belge, Organizasyon öncesi ve sırasında firma tarafından ücretsiz olarak temin edilecek teknik donanım listesi, 2011 yılından günümüze kadar gerçekleştirilen organizasyonlara ait referans listesi, Kongre organizasyonu hizmeti vermek üzere teklif sunacak şirkete ait tanıtım broşürü ve/veya CD si, 11
Organizasyon için oluşturulan veri tabanının TPD YK na ait olduğunu ve firmanın bu veri tabanını, organizasyon bitiminde TPD YK na teslim etmeyi kabul ettiğini bildirir belge, 100.000 TL (Yüzbin TL) tutarında banka teminat mektubu veya çeki, Seçenekli olmak üzere kongre düzenleme bedeli teklifi (9.3.maddeyi okuyunuz.), Firmanın IAPCO ve/veya ICCA nın düzenli üyesi olduğunu gösterir belgeler. 9.3. Gelir Paylaşımı Kongre gelirlerinin TPD İktisadi İşletmesi ve firma arasındaki paylaşımı bazı gelirlerin Derneğin İktisadi İşletmesine, diğerlerinin FİRMA ya verilmesi biçiminde olabileceği gibi, tüm gelirlerin belirli yüzdeler halinde TPD İktisadi İşletmesi ve FİRMA arasında bölünmesi şeklinde de yapılabilir. Bu nedenle firmaların tekliflerini verirken her iki seçeneğe uygun teklif sunmaları beklenmektedir. 6. Haziran 2014 Cuma gününe kadar belirtilen adrese teslim edilecek teklif dosyaları TPD ve PDF Yönetim Kurulları nca değerlendirildikten sonra en uygun teklifi veren firmalar KDK tarafından açık pazarlığa davet edilebilir. KDK pazarlığı herhangi bir aşamada sonlandırmak ve uygun gördüğü firma ile sözleşme yapma hakkına sahiptir. Teklifin uygunluğu firmanın gelirden talep ettiği pay yanında bedelsiz sağlamayı taahhüt ettiği hizmetler, firmanın olanakları, kongre deneyimleri (özellikle tıp ve patoloji alanında) ve referansları göz önüne alınarak belirlenecektir. Bu şartname 9 madde ve 12 sayfadan oluşmaktadır, teklifler verilirken FİRMA tarafından firmanın antetli sayfalarında şartnamenin tüm maddelerine sırası ile açık olarak cevap verilecek, teklifin her sayfası FİRMA yetkilileri tarafından imzalanmış ve firma kaşesi ile kaşelenmiş olacak, imza sahiplerinin noter onaylı yetki belgesi teklife eklenecektir. Bu koşulları taşımayan tekliflerin değerlendirilip, değerlendirilmeyeceğine, organizasyonun hangi firmaya verileceğine, KDK, TPD ve PDF Yönetim Kurulları karar verecek, değerlendirme sonucu sözleşme imzalanacak FİRMA'ya sonuç yazılı olarak bildirilecektir. 27 / 05 / 2014 TÜRK PATOLOJİ DERNEĞİ YÖNETİM KURULU 12