İSTANBUL KEMERBURGAZ ÜNİVERSİTESİ PEOPLESOFT CAMPUS SOLUTIONS DANIŞMAN KULLANICI KILAVUZU 12.09.2014
İÇİNDEKİLER Konu Sayfa Aralığı 1. SİSTEME GİRİŞ VE DANIŞMAN MENÜLERİ 2-33 2. ÖĞRENCİ DERS KAYITLARI VE DANIŞMAN ONAYLARI 32-38 1
Şekil 1 - Link: campus.kemerburgaz.edu.tr:8000 - Kullanıcı adı : ad.soyad soyad (User ID kısmına adınızı ve soy adınızı arasına nokta koyarak ve Türkçe karakter kullanmadan giriniz. İki adınız var ise, ikisini de yazdıktan sonra nokta koyup soy adınızı yazınız.) - Şifre: Password alanına TC kimlik numaranızı yazıp sisteme giriş yapabilirsiniz. TC Kimlik numarası olmayan öğrenciler Öğrenci İşleri Ofisinden şifrelerini edinebilirler. - Kullanım Dili: Oracle Peoplesoft Campus Solutions programı çoklu dil seçeneği ile kullanılabilen bir program olmakla birlikte, menülerdeki Türkçe dil desteği henüz Oracle tarafından tamamlanmamış olduğu için İngilizce dilini seçerek giriş yapmanız önerilir. Bu doküman İngilizce menülere göre hazırlanmıştır. - Veri Girişi Dili: Oracle, veritabanında çoklu dildeki verileri desteklemektedir. Sistem veritabanına girişi yapılmış olan her bilginin hem Türkçesi hem İngilizcesi mevcuttur. 2
Şekil 2 1. Advisor Self Service ana ekranını görmektesiniz. Bu alanda Advisor Center başlığı altında My Advisees ekranı görüntülenmektedir. Danışmanı olduğunuz öğrencileri bu ekranda fotoğrafsız olarak görebilir, View Student Details alanından öğrencinin akademik ve kişisel bilgilerini görebilirsiniz. 2. Aynı ekranda Link Photos in List seçili olduğunda ise öğrencilerin fotoğraflarına ulaşabilir ve aynı sayfada yer alan View Student Details alanından öğrencinin akademik ve kişisel bilgilerine ulaşabilirsiniz. (Bknz: Şekil 3) Bu ekranda bütün öğrencilerinizi görebilmeniz için View All tıklanmış olmalıdır. Listeyi küçültmek için ise View 1 tıklanabilir. 3
Şekil 3 - Bu listede danışmanı olduğunuz öğrencileri fotoğrafları ile görmektesiniz. Bu ekranda bulunan Notify kutucuğunu kullanarak öğrencilerinize sistem üzerinden mesaj gönderebilirsiniz. Bu işlemi toplu ya da seçtiğiniz öğrenci/ler için yapabilirsiniz. 4
Şekil 4 1. Eğer bir ya da birden fazla öğrenci seçtiyseniz, notify selected advisees butonunu tıklayınız. 2. Danışmanı olduğunuz bütün öğrencileri seçmek isterseniz, notify all advisees butonunu tıklayınız. 5
Şekil 5 - Bilgilendirmek istediğiniz öğrencileri seçtikten sonra, aynı ekran üzerinde bulunan SEND NOTIFICATION butonuna tıklayarak mesaj gönderebilir, TO, CC ve BBC alanlarına yeni e-mail adresleri ekleyebilir, ya da Return to My Advisees Linkini tıklayarak danışmanı olduğunuz öğrencilerin listesine geri dönebilirsiniz. 6
Şekil 6 - Danışmanı olduğunuz öğrencilerin Akademik bilgilerine ulaşmak, kişisel bilgilerini görüntülemek için Wiew Student Details linkini tıklayınız. 7
Şekil 7 - View student details linki tıklantıktan sonra Advisee Student Center sayfasına ulaşılır. Bu sayfa öğrencilerin akademik bilgilerinin yanı sıra iletişim ve kişisel bilgilerine ulaşılabilen alandır. Başka bir öğrencinin sayfasına hızlı bir şekilde geçiş yapmak için Change Advisee menüsü içerisinden bir öğrenci seçip, change butonu tıklanmalıdır. 8
Şekil 8 1. Bu ekranda bulunan Holds menüsünde öğrencinin üzerinde herhangi bir yükümlülük olup olmadığını görebilirsiniz. Yukarıdaki örnekte öğrencinin üzerinde herhangi bir yükümlülük bulunmamaktadır. (No holds) Tuition fee still needs to be paid: Öğrenim ücretini yatırmamış öğrenciler için görünür. Disciplinary Record: Disiplin cezası: ( uyarı, kınama, uzaklaştırma) alan öğrenciler için görünür. Eğer öğrencinin üzerinde herhangi bir yükümlülük varsa, Detail linkine tıklanırsa bu yükümlülükler ile ilgili detaylı bilgiye ulaşılabilir. 2. Advisor menüsünde öğrencinin danışman bilgileri görüntülenir. 3. Bu menüye tıklandığında karşınıza 3 seçenek çıkacaktır; - Academic Requirements: Bu seçenek seçilip ok işareti tıklandığında öğrencinin program bilgilerine ( eğer varsa çift anadal, yandal) ulaşabilirsiniz. Bu ekranda öğrencinin ilk döneminden son dönemine kadar sorumlu olduğu programın/programların müfredatı görünür. Öğrencinin aldığı dersleri ve notları ve genel not ortalamasını, ileride alması gereken dersleri bu alanda görebilirsiniz. - Course History: Bu seçenek tıklandığında öğrencinin o ana kadar almış oldıuğu bütün dersleri ve notlarını görebilirsiniz. - Grades: Bu seçenek tıklandığında öğrencinin belirli bir dönemde aldığı dersleri (dönem seçilebilir), notları ve not ortalamasını görüntüleyebilirsiniz. 9
- Bu alanda öğrencinin devam ettiği dönem içerisinde üzerinde bulunan dersleri görebilirsiniz. 10
Şekil 9 - Weekly Schedule tıklandığında öğrencinin haftalık ders programı görüntülenecektir. 11
Şekil 10 - Haftalık ders programındaki Şekil 12 de gösterildiği gibi görüntülenecektir. Eğer bu programda bir çakışma meydana gelirse, bu çakışma kırmızı ile renklendirilir. 12
Şekil 11 - Öğrencinin Shopping Cart ekranına attığı dersleri görebilmek için bu linki tıklayınız. 13
Şekil 12 - Shopping Cart a eklenmiş olan dersler öğrenci tarafından o dönem için alınması planlanmış olan derslerdir. Bir dersin Shopping Cart ekranında görünmesi o derse kayıt olunduğu anlamına gelmez. Öğrenciler derse kesin kayıtlarını gerçekleştirebilmek için kendi ekranlarında görünecek olan NEXT butonunu tıklamalı ve FINISH ENROLLING butonunu tıklayarak derslerine kesin kayıtlarını gerçekleştirmelidirler. Aksi taktirde ders yalnızca Shopping Cart içerisinde kalacak ve derse kayıt işlemi gerçekleştirilmemiş olacaktır. 14
Şekil 13 - Bu ekranda öğrencinin ilgili dönem için kayıt olduğu (add) veya bıraktığı (drop) dersleri görüntülenmektedir. 15
Şekil 14 - Student Center Menüsü altında bulunan (Academics) öğrenicinin akademik bilgilerini inceledik. Bu menünün hemen altında öğrencinin kişisel bilgilerine ulaşılabilir. Örnekte öğrencinin Ev adresi, telefon numarası, üniversite e-mail bilgilerine ulaşılabilir. 16
Şekil 15 - Öğrencinin kimlik bilgilerine ulaşmak için görmüş olduğunuz ekran üzerinden Demographic Data linkini tıklayınız. 17
Şekil 16 - Bu ekrandan öğrencinin fotoğrafı ile birlikte kimlik bilgilerine ulaşabilirsiniz. 18
Şekil 17 - Bu ekrandan öğrencinin fotoğrafı ile birlikte kimlik bilgilerine ulaşabilirsiniz. 19
Şekil 18 - Her öğrenci sisteme acil durumda ulaşılması gereken kişinin bilgisini girer ve bu bilgiyi güncelleyebilir. Bu bilgiye ulaşmak için Emergency Contact linkini tıklayınız. 20
Şekil 19 - Ekranda Acil durumda ulaşılacak kişi, yakınlığı ve iletişim bilgisi yer almaktadır. 21
Şekil 20 - Advisor Center altındaki General Info Menüsü açılarak öğrencinin genel bilgilerine ulaşabilirsiniz. (Bknz: Şekil 23, Şekil 24) Bu bilgiler; - Service Indicators: Yükümlülükler. (Holds) - National ID: TC Kimlik numarası / Yabancı Uyruklu kimlik numarası. - Adresses: Öğrencinin sistem üzerinde güncellemiş olduğu adresleri. - Email Adresses: Öğrencinin sistem üzerinde güncellemiş olduğu e-mail adresleri. (Üniversite e-mail adresi silinemez veya güncellenemez.) - Personal Data: Öğrenci numarası, doğum tarihi, cinsiyet, medeni hal bilgileri. - Names: Öğrencinin güncel ismi ve soy ismi. - Phones: Öğrencinin iletişim bilgileri. - Bütün bu bilgiler açık olduğunda ekranda yer kaplayacağından dilerseniz COLLAPSE ALL butonunu tıklayarak küçültebilir, EXPAND ALL butonunu tıklayarak genişletebilirsiniz. Başka bir öğrencinin bilgilerine aynı ekrandan ulaşmak için Change Advisee menüsünden öğrenci seçilerek Change butonu tıklanmalıdır. 22
Şekil 21 23
Şekil 22 24
Şekil 23 - Bu ekranda öğrencinin bağlı oldu program yada programları, kayıt olduğu dönemi, öğrencinin statüsünü ( aktif veya kayıt dondurdu) görebilirsiniz. Ayrıca Statistics alanından öğrencinin genel not ortalaması ile birlikte, o döneme kadar ve o dönemde tamamladığı kredi miktarını, aldığı ders sayısını, Ortalamaya katılmadan aldığı derslerin kredi miktarını görebilirsiniz. (Bknz: Şekil 26, 27) 25
Şekil 24 26
Şekil 25-27
Şekil 26 - Search for Classes sayfasında Term alanından seçeceğiniz dönem içerisinde açılmış olan dersleri arayabilirsiniz. Sistem üzerinde Class yalnızca seçilen dönemde açılmış dersleri ifade eder. Class Search alanından ise Subject ( Psychology, History, Economics, English etc.) seçilerek arama yapılabilir. - Aynı ekranda bulunan Browse Course Catalog menüsünden Üniversitemiz kataloğunda bulunan tüm dersleri arayabilirsiniz. Sistem terminolojisine göre Course tanımlanmış bir dersi ifade eder. Class ise belirlenmiş bir dönemde açılan bir dersi ifade eder. 28
Şekil 27 - Bu ekranda detaylı class araması yapabilirsiniz. 29
Şekil 28 - Home tuşuna basılarak her zaman ana menüye dönülebilir. 30
Şekil 29 - Query Viewer ( Sorgulama/Rapor Merkezine) gitmek için tıklayınız. Danışmanlar ile ilgili olan sorgulamalar bir klasör altında toplanacaktır. 31
ÖĞRENCİ DERS KAYITLARI 2014-2015 Güz yarıyılı öğrenci ders kayıtlarını öğrenciler danışman onayı alarak danışmanları ile birlikte yapmalıdırlar. Birinci sınıf birinci dönem öğrencilerinin ders kayıtları ön kayıt yapılarak tamamlanmıştır, dolayısıyla ders kaydı yapmalarına gerek kalmamıştır. Sınamalı statüdeki öğrencilerin (genel not ortalamaları 1.80 altında olanlar) ders kayıtları ön kayıt yapılarak tamamlanmıştır, dolayısıyla ders kaydı yapmalarına gerek kalmamıştır. Öte yandan bu öğrenciler kaydoldukları derslerde danışmanlarının onayı ile değişiklik yapabilirler. Sınamalı statüdeki öğrenci yalnızca ders tekrarı yapabilir. Yaz dönemi hariç yalnızca son dört dönem kayıt yaptırmış olduğu derslere kaydolabilir. Sınamalı statüde olmayan üst sınıf öğrencilerinin ders kayıtları danışmanlarının gözetiminde danışmanlarıyla birlikte yapılacaktır. Diğer deyişle, böyle bir öğrenci ders kaydını kendisi kendi başına yapmayacak, danışmanı ile birlikte yapacaktır. Bunun için öğrencinin danışmanı ile temasa geçmesi ve ders kaydı için danışmanından randevu alması gerekir. Sınamalı olmayan üst sınıf öğrencileri dersin önkoşullarını sağlamak kaydıyla herhangi bir dersi alabilirler. Bu ders öğrencinin programındaki bir ders olabileceği gibi programı dışındaki bir ders de olabilir. Öğrencinin programının dışındaki dersler program dışı dersler olarak adlandırılırlar ve söz konusu programın mezuniyet koşullarını sağlamakta sayılmazlar. 32
DANIŞMAN ONAYLARI Şekil 30 Danışman sayfanıza giriş yaptığınızda karşınıza Advisor Quick Links listesi ve Students details for advisor danışmanı olduğunuz öğrencilerin listesi çıkacaktır. 1. Danışman onayını kontrol etmek için Manage Service Indicators linkini tıklayınız. 2. Öğrencinin sistem üzerindeki öğrenci numarasıdır. Buradan kopyalayarak bir sonraki sayfada arama yaparken kullanabilirsiniz. 33
Şekil 31 - Danışman onayı vermek istediğiniz öğrencinin Empl ID sini biliyorsanız yazınız ve Search butonunu tıklayınız. - National ID: Öğrencinin T.C. Kimlik numarasını yazarak arama yapabilirsiniz. - Campus ID: Öğrencinin eski sistemimizde kullanılan öğrenci numarasını yazıp arama yapabilirsiniz. - Last Name: Soy ismini girerek arama yapınız. İsim ve Soy isim ile arama yapılıyor ise soy isim her zaman girilmelidir. - Danışmanı olduğunuz öğrenci lisans ise Undergraduate, Yüksek lisans ise Master, Meslek Yüksekokulu öğrencisi ise VOC programını tıklayınız. 34
Şekil 32 - Açılan sayfada öğrencinin üzerinde ADVISOR HOLD olduğunu görmekteyiz. - Bu durumda öğrenci danışmanının onayı olmadan hiçbir şekilde ders seçemez veya bırakamaz. - Danışman onayını vermek için 008 tıklayınız. 35
Şekil 33 - Danışman onayınızı vermek ve öğrenci ders kaydına başlamak için RELEASE butonunu tıklayınız. - OK Tıklayınız. Şekil 34 36
Şekil 35 - Öğrencinin üzerindeki HOLD u kaldırarak, danışman onayını vermiş oldunuz. Şuandan itibaren öğrenci ders kaydını yapmaya başlayabilirsiniz. Öğrencinin ders kaydını tamamladıktan sonra ADVISOR HOLD u tekrar eklemeyi unutmayınız. Şekil 36 - Tekrar hold eklemek için Add Service Indicator tıklayınız. - Bu sayfaya tekrar ulaşmak için (Home > Manage Service Indicators) yıklayınız ve öğrenci araması yapınız. (Bknz. Şekil 34) 37
Şekil 37 - ADVISOR HOLD u tekrar etkinleştirmek için açılan sayfada tamamlamanız gereken 3 adım vardır; 1- Service Indicator Cod: Büyüteç sembolünü tıklayıp Advisor HOLD seçiniz. 2- Service Ind Reason Code: Büyüteç sembolünü tıklayıp Advisor HOLD seçiniz. 3- Start Date: İşlemi yaptığınız günün tarihini seçiniz. Takvim işareti tıklanıp Current Date seçilebilir. - Bu adımlardan sonra sayfanın en altındaki SAVE butonunu tıklayınız. Şekil 38 - Ekranda ADVISOR HOLD yeniden görünüyor. Danışman onayını tamamladınız. 38
------------------------------------------------------ Kılavuz Sonu ------------------------------------------------------ 39