T.C. ADNAN MENDERES ÜNİVERSİTESİ İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI 2013 YILI BİRİM FAALİYET RAPORU İÇİNDEKİLER 1 BİRİM YÖNETİCİSİNİN SUNUŞU 2 I- GENEL BİLGİLER A- Misyon ve Vizyon 3 B- Yetki, Görev ve Sorumluluklar 4 C- Birime İlişkin Bilgiler 5 1- Fiziksel Yapı 6-7-8 2- Örgüt Yapısı 9 3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar 10 4- İnsan Kaynakları 11-12-13 5- Sunulan Hizmetler 14-15-16-17-18 6- Yönetim ve İç Kontrol Sistemi 19-20 II- AMAÇ ve HEDEFLER A- Birimin Amaç ve Hedefleri 21 B- Temel Politikalar ve Öncelikler 22 III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A- Mali Bilgiler 23 B- Performans Bilgileri 24 1- Faaliyet ve Proje Bilgileri 25 2- Performans Sonuçları Tablosu 26 IV- KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A- Üstünlükler 27 B- Zayıflıklar 28 C- Değerlendirme 28 V- ÖNERİ VE TEDBİRLER 28 EK: Harcama Yetkilisinin İç Kontrol Güvence Beyanı 29
BİRİM YÖNETİCİSİNİN SUNUŞU 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunun 41 inci maddesi hükmü kapsamında bütçeyle kendisine ödenek tahsis edilen Üniversitemiz İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı 3 yıllık dönemlerini kapsayan Stratejik planında belirtilen ilkeler doğrultusunda tabi olduğu kanunlar, mevzuatlar ve yönetmelik kapsamında iyi bir performans gösterme gayretinden hareketle sorumlu olduğu faaliyet alanlarında; mali saydamlık ve hesap verme sorumluluğu gözetilerek doğru, güvenilir, önyargısız, ilkeli, tarafsız açık ve anlaşılır olmayı üst kuruluşlara sunduğu her yazıda, belgede, raporda güvence olarak belirlemiştir. 2013 Mali yılı Faaliyet raporumuz da bunun bir parçasıdır. ADÜ İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı Üniversitemiz birimlerinin ihtiyaçlarını mal ve hizmet alımı yoluyla üzerine düşen görevin bilinci ve sorumluluğu doğrultusunda tüm personeli ile her işlevini kamuoyu ve üst yönetimi ile paylaşan birimdir. Raporun içeriğinde de görüleceği üzere; dar ve kısıtlı bütçe imkânları ve sayıca yetersiz personel potansiyeli ile her ödevini doğru yapma gayretimiz aşikârdır. Her geçen gün büyüyen ve gelişen Üniversitemizin ihtiyaçları kat kat artmakta, buna paralel talep edilen bütçe kısıtlanarak verilmektedir. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu ve yürürlükteki diğer kanunlara bağlı yönetmelik ve mevzuatları kapsamında, Ülkemizin ekonomik ve sosyal boyutları, Üniversitemizin gereksinimleri, Rektörlük ve bağlı birimlerin zorunlu ihtiyaçları gibi unsurlar her zaman olduğu gibi 2013 mali yılı içerisinde de hep bir arada değerlendirilmiş, israfı önleyici, tasarrufa yöneltici, birimler arası paylaşımcı bir gider politikası Başkanlığımızın ana ilkelerini oluşturmuştur. Filiz BAYHAN Daire Başkan V. - 1 -
I- GENEL BİLGİLER A- Misyon ve Vizyon Misyon Çağdaş, bilimsel düşünen ve bilimsel çalışmalar yapan üniversitenin kuruluşundan bu yana devam eden gelişmesini hızlandırarak sürdürmek için gereken idari ve mali yapılanmaları gerçekleştirmektir. Başkanlığımıza gelen talepler değerlendirilerek, bu taleplerin satın alınması için Devletin olanakları ölçüsünde sağlanan ödenekle en kaliteli mal, malzeme ve hizmeti en kısa sürede ve en ucuz şekilde temin ederek, beklenen faydayı sağlamak ve hizmeti sunmaktır. Vizyon Üniversitede işinin uzmanı, çağdaş, bilimsel düşünen, teknolojiye ayak uyduran, değişime ve gelişime açık elemanları ile kaynakları etkin ve verimli bir şekilde kullanan bir başkanlık olmak. B- Yetki, Görev ve Sorumluluklar 124 Sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim kurumlarının İdari Teşkilatı hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin 30. ve 36. maddelerinde İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığının görevleri belirlenmiştir. Bunlar: 1-Hizmet ve faaliyetlerin ekonomik ve etkin bir şekilde yerine getirilmesi için insan, para ve malzeme gibi mevcut kaynakların en uygun verimli bir şekilde kullanılmasını sağlamak üzere başkanlığımıza ait bütçe tasarılarını plan ve program esasına göre hazırlamak ve uygulamasını izlemek, 2-Yatırım Programlarının finansman kaynakları ile ilgili ve gerekli bilgi belge ve istatistikleri toplamak ve değerlendirmek 3- Uygulama sırasındaki birimimize ait nakit ödenek durumunu izlemek, 4- Birimimizin Taşınır İşlemlerini ve her türlü ödeme ve tahsil işlerini yürütmek, 5- Araç gereç ve malzemenin temini ile ilgili hizmetleri yürütmek, 6- Temizlik, aydınlatma, ısıtma, bakım, onarım vb. hizmetleri yapmak, 7- Basım ve grafik ile evrak fotokopi yazı teksir hizmetlerini yerine getirmek, 8- Sivil savunma, güvenlik ve çevre kontrolü işlerini yürütmek, 9- Verilecek benzeri görevleri yapmak - 2 -
C- Birime İlişkin Bilgiler 1- Fiziksel Yapı Başkanlığımız Rektörlük merkez binasının 2. katında 5 odada hizmet vermektedir. Ayrıca binanın zemin katında Başkanlığımıza bağlı Ayniyat Saymanlığı, Güvenlik Müdürlüğü ve 2 malzeme deposu bulunmaktadır. 1.1-İdari Personel Hizmet Alanları Sayısı Kapalı Alanı (Adet) (m 2 ) Kullanan Sayısı (Kişi) Servis 5 250 23 Çalışma Odası 1 40 1 TOPLAM 6 24 1.2-Ambar, Arşiv ve Atölye Alanları Sayısı (Adet) Alanı (m 2 ) Ambar 2 150 Arşiv - Atölye - 3
ADNAN MENDERES ÜNİVERSİTESİ TAŞIT LİSTESİ (T CETVELİ) SIRA CİNSİ MODEL PLAKASI T GÖREV YERİ KM ARACIN NEVİ NO CETVELKAYDI DURUMU 1 Kartal 1998 09 AN 254 T2 İktisat Fak. 40100 FAAL Bütçe 2 Kartal 1998 09 AN 366 T2 Didim MYO 18200 FAAL Bütçe 3 Kartal 2001 09 AD 630 T2 Rektörlük 47500 FAAL Fon 4 Kartal 1992 09 AN 676 T2 Vet. Fak Arızalı 5 Kartal 1993 09 AN 868 T2 Fen-Edebiyat Fak. FAAL 6 Kartal 2001 09 AN 957 T2 Rektörlük 94600 FAAL Fon 7 Şahin S 1997 09 AN 057 T2 Rektörlük FAAL Fon 8 Doğan s 1997 09 AN 740 T2 Nazilli iibf Bağış 9 Doğan slx 1996 09 VA 816 T2 Ziraat Fak 10 Fiat doblo 2006 09 AD 003 T7 Rektörlük 87500 FAAL Fon 11 Fort transit 2002 09 FL 638 T5 Rektörlük 156900 FAAL Fon 12 Bmc ambulans 1996 09 DF 161 T16 Rektörlük 30003 15 ydını Doldurmuş -Bütçe 13 Isuzu midibüs 1997 09 AN 525 T11a Rektörlük 101225 FAAL Fon 14 Isuzu midibüs 1996 09 AN 527 T11a Rektörlük 243978 FAAL Fon 15 Isuzu midibüs 2002 09 FH 722 T11a Rektörlük 144913 FAAL Fon 16 Isuzu kamyon 1999 09 AN 324 T12 Rektörlük 154900 FAAL Fon 17 Hyundai pikap 2004 09 AD 422 T7 Rektörlük 82100 FAAL Fon 18 Fiat doblo 2006 09 AD 114 T7 Tıp fakültesi 228166 Fon 19 Fiat linea 2012 09 AN 027 T 2 Rektörlük 0 FAAL 20 Fiat linea 2012 09 AN 270 T 2 Rektörlük 0 FAAL 21 Fiat linea 2012 09 AD 403 T 2 Rektörlük 0 FAAL 4
22 Fiat linea 2012 09 AD 488 T 2 Rektörlük 0 FAAL 23 Bmc panelvan 1995 09 HE 161 T 15 Tıp fakültesi 38662 Bütçe 24 Mercedes amb. 1998 09 HZ 752 T 15 Tıp fakültesi 21151 Fon 25 Mercedes amb. 2000 09 FC 543 T 15i Tıp fakültesi 166517 Fon 26 Ford ranger 2001 09 EN 594 T4 Dönersermaye Döner sermaye 27 Hyundai Star. 2005 09 KU 231 T5 Bozdoğan myo Bağış 28 Hyundai Star. 2005 09 Y 3039 T5 Yenipazar myo Fon 29 H. accent era 2009 09 F 0046 T2 Kuyucak myo Fon 30 Peugeot min. 1996 09 VA 817 T5 Çine myo Oğr.Fon 31 Motorsiklet 09 FU 518 T 18 Ziraat Fak 32 Motorsiklet 09 VD 010 T 18 Ziraat Fak 33 Fargo kamyon 1985 09 PA 729 T 13 Ziraat Fak 34 Fargo pikap 1997 09 AN 528 T 7 Ziraat Fak 35 Trak. Kepçe 09.98.021.4 T 22 Rektörlük Pamuk araştırma 36 Trak. 09 FL 829 t T 22 Rektörlük Pamuk araştırma 37 Trak. New Hoi. 1997 09 VE 314 T 22 Ziraat Fak 38 Trak. New Hoi. 1999 09 HZ 432 T22 Ziraat Fak 39 Trak. New Hoi. 1997 09 VE 195 T 22 Ziraat Fak 40 Trak. Kepçe 1970 09.98.020 T 22 Ziraat Fak 41 Trak. Ford 1973 09 DU 879 T 22 Ziraat Fak 42 Trak. Ford 1969 09 AV 988 T 22 Ziraat Fak 43 Trak. Ford 1977 09 EN 373 T22 Ziraat Fak 44 Ford kamyon 1981 09 FE 471 T13 Ziraat Fak Pamuk araştırma 45 Trak. Ste. 8073 1992 09 KP 396 T 22 Ziraat Fak Pamuk araştırma 5
46 Renault-Fuluence 2012 09 AAD 03 T2 Rektörlük 0 FAAL Bütçe 47 Renault-Fuluence 2012 09 AAD 04 T2 Rektörlük 0 FAAL Bütçe 48 Renault-Fuluence 2012 09 AAD 05 T2 Rektörlük 0 FAAL Bütçe 49 Renault-Fuluence 2012 09 AZ 126 T2 Ziraat Fak 0 FAAL Bağış 50 Fort transit 2013 09 AAD 75 T5 Rektörlük 0 FAAL Bütçe ADNAN MENDERES ÜNİVERSİTESİNE AİT EKONOMİK ÖMRÜNÜ TAMAMLAYAN SATIŞI VEYA HURDAYA AYRILMASI ÖNERİLEN ARAÇ LİSTESİ ARACIN SIRA MARKASI MODEL PLAKASI DURUMU GÖREV YERİ 1 Renault 12 TSW 1979 09LC109 Hurdaya Ayrıldı Çine MYO 2 Kartal 1996 09AH656 Hurdaya Ayrıldı Turizm otel 3 Nissan Primera 1998 09AN779 Rektörlük 4 Tofaş Kartal 1992 09AN676 Veteriner Fakültesi 5 Tofaş Kartal 1993 09AN868 Fen Edabiyat Fak. 6 Tofaş Kartal 1996 09AH656 Turizm Otl.ve İşl.YO 7 Tofaş Doğan SLX 1996 09VA816 Ziraat Fakültesi 8 Tofaş Doğan S 1996 09AN740 Nazilli İİBF 9 Tofaş Kartal 1998 09AN254 İktisat Fak. 10 Tofaş Kartal 1998 09AN366 DidimMYO 11 Tofaş Kartal 2001 09AN957 Rektörlük 12 Tofaş Kartal 2001 09AD630 Rektörlük 13 Opel Vectra 1995 09AN764 Rektörlük 6
3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar 3.1.a-Bilgi Kaynakları -İhalelerin İnternet Ortamında Yapılması (EKAP) -Tahakkuk işlemlerinde HYS den faydalanılması -Ödenek takibi (e-bütçe) 3.1.b- Teknolojik Kaynaklar CİNSİ ADET Masaüstü Bilgisayar 33 Taşınabilir Bilgisayar 4 Yazıcı 18 Telefon 40 Büro Tipi Buzdolabı 11 Fax 1 Fotokopi makinesı 2 Tarayıcı 1 3.2- Yazılımlar-Ayniyat Programı 3.3- Bilgisayarlar Cinsi Adet Masaüstü Bilgisayar 33 Taşınabilir Bilgisayar 4 4- İnsan Kaynakları 2013 yılında Başkanlığımızda görev yapmakta olan kadrolu personelin dağılımı aşağıdaki gibidir. Birim Personel Dağılımı İdari Personel Özel Güv. Personel Güvenlik Personeli GENEL TOPLAM Sayısı Oranı Sayısı Oranı Sayısı Oranı Sayısı Oranı Bayan 7 %33.3 13 %10-20 %9.43 Bay 14 %66.6 117 %90 61 %100 192 %90.57 TOPLAM 21 130 61 212 7
8
5- Sunulan Hizmetler 5.1- SATINALMA HİZMETLERİ 2013 mali yılında Üniversitemiz Rektörlük ve bağlı birimler ve gerektiğinde Fakülte, Yüksekokul, Enstitülerin hizmetlerinin aksamadan yürütülmesi için gerekli olan mal ve hizmet alımları serbest bırakılan ödenekler çerçevesinde doğrudan temin usulüyle düzenli olarak gerçekleştirilmiş ve satın alınan malzemeler en uygun tedarikçi firmadan temin edilmiştir. 2013 mali yılında İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı Satın Alma Şube Müdürlüğü 528 adet ödeme emri belgesi düzenlemiştir. 2013 YILINDA DOĞRUDAN TEMİN YOLUYLA GERÇEKLEŞTİRİLEN SÜREÇ SAYISI HARCAMA TERTİBİ İŞLEM ADETİ TUTARI 03.2 TÜKETİME YÖNELİK MAL VE MALZEME ALIMLARI 125 283.615.65 03.4 GÖREV GİDERLERİ 9 2.951.60 03.5 HİZMET ALIMLARI 128 213.010.76 03.7 MENKUL MAL, GAYRİMADDİ HAK ALIM, BAKIM VE ONARIM 245 422.118.77 03.8 GAYRİMENKUL MAL BAKIM VE ONARIM GİDERLERİ 21 82.402.86 TOPLAM 528 1.004.099.64 TL 9
5.2-AYNİYAT VE AMBAR HİZMETLERİ Üniversitemiz Rektörlük Merkez Ayniyat Saymanlığı; ayniyat ve ambar işlemlerini 18.01.2007 tarihi itibariyle yürürlüğe giren 5018 Sayılı Kamu Mali Kontrol Kanunu ve bu kanunun Taşınır Mal Yönetmeliğine göre yapmaktadır.2013 Yılında Elektronik ortam da, Maliye Bakanlığının SGB. Taşınır programını kullanılmıştır. 2014 tarihi itibarı ile yine Maliye Bakanlığının KBS. Taşınır programını kullanmaya başlanmış, bu programı tüm harcama birimlerinin kullanımı sağlamıştır. Böylece ayniyat işlemlerinde farklılıklar kaldırılarak standart getirilmiştir. Harcama birimleri bu programı kullanmakta olup, programın kullanımı kısmında ilgili harcama birimlerine merkez olarak yardımcı olunmuştur. Taşınır işlemleri, Taşınıra konu olan mal ve hizmetlerin satın alma aşamasından başlayıp, kabulü, muayenesi, depolanması, tasniflenmesi ve ihtiyaç sahiplerine ulaştırılması aşamalarından oluşmaktadır. Ayniyat Saymanlığımızda, sadece iki Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi görev yapmaktadır. Birimimizde oluşturulan komisyonlar Muayene ve kabul komisyonu, Malzeme Takdir, satış ve imha komisyonudur. 2013 mali yılı içinde ayniyata konu olan mal ve hizmetler depolarda depolanmak yerine birimlerin ihtiyacı olan kalemler en kısa zamanda alınıp veya temin edilip ihtiyaç sahibi birime ulaştırılmış olup malzemelerin gereksiz depolanması önlenmiştir. Birimlerin tespit ettiği Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilileriyle Saymanlık olarak hizmetlerin yürütülmesi konusunda sürekli iletişim haline geçmiş ve personel eksikliğine rağmen ihtiyaçlar kısa zamanda çözülmüştür. 2014 yılı içinde hedefimiz hizmetlerimizi en üst seviyede sorunsuz bir şekilde yerine getirmek olacaktır. 10
5.3-TAHAKKUK HİZMETLERİ 2013 mali yılında 1.373.167,90 TL elektrik gideri, 1.024.609,60 TL su gideri, 53.581,27 TL de haberleşme gideri ödenmiştir. Söz konusu ödemelerin % dağılımı aşağıdaki grafikte belirtilmiştir. 5. Güvenlik Hizmeti; 2.848.355,60 1. Elektrik; 1.373.167,90 2. Su; 1.024.609,60 3. Haberleşme; 53.581,27 Ödenen Evrak Sayısı Toplam Harcanan Tutar 4. Temizlik Hizmeti; 4.778.378,15 Elektrik 38 1.373.167,90 TL Su 12 1.024.609,60 TL Telekom 18 Turkcell 12 TTNET 11 53.581,27 TL Güvenlik 12 2.848.355,60 TL Temizlik 12 4.778.378,15 TL Merkez Kampüste bulunan 28 süzme su sayacı ve 28 süzme elektrik sayaçlarına ait tüketim miktarlarının hesaplanması, Strateji ve Geliştirme Daire Başkanlığı ve işletmelere ödeme ile ilgili gerekli yazışmaların yapılması. 11
2013 mali yılında Rektörlük, Fakülteler, Yüksekokullar, Meslek Yüksekokulları ve bağlı birimler için temizlik ve güvenlik hizmet alımı gerçekleştirilmiş; Temizlik hizmeti için 4.778.378,15 TL ve Güvenlik hizmeti için 2.848.355,60 TL ödeme yapılmıştır. 2013 mali yılında Temizlik elemanı olarak 220 kişi ve özel güvenlik elemanı olarak 130 kişi istihdam edilmiştir. 2013 mali yılı dikkate alınarak ve Üniversitemiz büyümesi göz önünde tutularak 2014 yılı tahmini bütçe hazırlığı yapılmıştır. İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığına ayrılmış ödeneklerin kullanımıyla ilgili takibini ve tahsisi ile ilgili yazışmalarını yapmıştır. Kadrosu daire başkanlığımızda bulunan personelin maaş işlemleri ve yazışmaları yapılmıştır. Maaş Tahakkuk ve Bütçe Şube Müdürlüğü bir adet şube müdürü ve 1 adet geçici personel ile hizmet vermektedir. 5.4-GÜVENLİK HİZMETLERİ Merkez kampüsümüzde bulunan, Rektörlük Protokol ve Personel girişi, Fen Edebiyat Fakültesi A ve B Blok, Tıp Fakültesi, Eğitim Fakültesi, Aydın Meslek Yüksekokulu, Merkezi Derslikler, Strateji Daire Başkanlığı, Sağlık Kültür Spor Daire Başkanlığı, Güney Nöbet Noktası ve Doğu Kampus Ana Girişi Nöbet Noktasında 24 saat esasına göre nöbet tutulmakta ve kampus alanı Güvenlik Devriye aracıyla sürekli devriye atılmakta, ayrıca güvenlik kameraları tarafından sürekli kontrol edilmektedir. 5188 sayılı Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun ve Yönetmelik çerçevesinde Özel Güvenlik izni, Personel yer değişikliği ve gerekli bildirimler, Valilik Özel Güvenlik Komisyonuna bildirilmektedir. 5188 sayılı Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair kanun ve Yönetmeliğe göre Aydın Valiliği Denetleme Komisyonu tarafından Jandarma Komutanlığı ve Emniyet Müdürlüğü vasıtasıyla Güvenlik birimlerimiz başarıyla denetimden geçmiştir. Görev yapmakta olan Koruma ve Güvenlik personelimize Müdürlüğümüzce Hizmet içi Eğitim verilmekte ve toplantılar yapılarak sürekli kontrol edilmekte personelimizin bilgi ve becerileri güncelleştirilmektedir. 12
Üniversitemizin ev sahipliği yapmış olduğu ( 04 09 Mart 2013) Spor Müsabakalarında gerekli güvenlik tedbirleri alınmıştır. Üniversitemizin 17. Spor Şenlikleri ve Spor Müsabakalarında (15 Mart 15 Mayıs 2013) güvenlik tedbirleri alınarak huzur ve güven içerisinde geçmesi sağlanmıştır. Beden Eğitimi ve Spor Yüksekokulu Özel Yetenek sınavlarında ( 24 Ağustos 10 Eylül 2013) güvenlik tedbirleri alınarak sınavın huzur ve güven ortamında geçmesi sağlanmıştır. Meydana gelen olaylarda ve yangınlarda ilk müdahaleler güvenlik ekibimiz tarafından yapılmış ve büyümesi engellenmiştir. Atatürk Kongre Merkezinde yapılan etkinliklerde yeteri kadar güvenlik görevlisi görevlendirilerek, gerekli emniyet tedbirleri alınmıştır. Merkez Yerleşkede çalışan Koruma ve Güvenlik personelimiz, normal çalışma saatlerinin üzerinde çalışarak sayısal olarak yetersiz olduğundan bekçi olan personelden de destek alınarak meydana gelecek aksaklıklar önlenmektedir. Milli Bayramlarda ve özel günlerde Merkez yerleşkemizdeki binaların bayrak asma işleri koordine edilmekte ve tören alanındaki Atatürk anıtına çelenk koymasına eşlik edilmektedir. Kampus alanında mezuniyet törenlerinde, önemli gün ve haftalarda, öğrenci yürüyüşleri ve basın açıklamalarında gerekli sayıda güvenlik görevlisi görevlendirilerek, güvenlik tedbirleri alınmaktadır. Özellikle doğu yolu varyantında sürekli araçla devriye dolaşılarak alkollü, uygunsuz davranışta bulunanlar engellenmektedir. Yukarıda saydığımız gerekli güvenlik tedbirleri doğrultusunda tüm faaliyetlerin özgür, huzur ve güven ortamında devam etmesi sağlanmıştır. 13
PERSONEL DAĞILIM ÇİZELGESİ S.NO YERLEŞKELER MEVCUT KORUMA VE GÜVENLİK SAYISI 1 MERKEZ KAMPÜS 40 2 KAMPÜS HASTANE 26 3 ÇARŞI HASTANE 5 4 SAĞLIK YÜKSEKOKULU 5 5 YABANCI DİLLER YÜKSEKOKULU 5 6 VETERİNER FAKÜLTESİ 8 7 ZIRAAT FAKÜLTESİ 13 8 SULTANHİSAR MESLEKYÜKSEKOKULU 7 9 NAZİLLİ KUYUCAK MESLEK YÜKSEKOKULU 7 10 ÇİNE MESLEK YÜKSEKOKULU 5 11 SÖKE MESLEK YÜKSEKOKULU 7 12 KARACASU MESLEKYÜKSEKOKULU 4 13 YENİPAZAR MESLEK YÜKSEKOKULU 5 14 KUŞADASI TUR.İ.MYO 9 15 DİDİM MESLEK YÜKSEKOKULU 4 16 BOZDOĞAN MESLEK YÜKSEKOKULU 6 17 SÜMER KAMPÜSÜ 17 18 ATÇA MESLEK YÜKSEKOKULU 5 19 İSABEYLİ KAMPÜSÜ 8 20 KÖŞK MYO 3 21 NAZİLLİ MYO 2 GENEL TOPLAM 191 14
5.5-DESTEK HİZMETLERİ Araç Hizmetleri: Araç İşletme Birimimizde Merkezde 13 Şoför, diğer birimlerde ise 17 Şoförle Üniversitemizin ulaşım hizmetini yapmaya çalışmaktadır. Rektörlük kayıtlarında 28 adet hizmet aracı bulunmaktadır. Mevcut şoförlerimiz ihtiyaca cevap verememektedir. Genel Temizlik Hizmetleri: Üniversitemizin Rektörlük ve tüm birimlerinde 220 geçici personel ile birimler arası taşınırların taşınma, boya ve küçük tadilat işleri, sosyal etkinlik hazırlıkları, birimler arası evrak taşınması, genel temizlik işlerini yürütmektedir. Yeni birimlerin açılması ile birlikte temizlik hizmetlerindeki personel sayısı ihtiyaca cevap verememektedir. Park ve Bahçe Hizmetleri: Merkez Kampus alanımızda bulunan parkların ve bahçelerin bakımı, yeni bitki dikimi, temizliği ve sulama işleri 1 Mühendis, 10 geçici personelle yapılmakta olup yeni personellere ihtiyaç duyulmaktadır. 5.6- İHALE YOLUYLA HİZMET VE MAL ALIM HİZMETLERİ 2013 mali yılında İhale Şube Müdürlüğümüz tarafından sunulan hizmetler aşağıdaki tablolarda özetlenmiştir. 5.6.a-HİZMET ALIMLARI SIRA NO 1 2 3 4 5 6 7 8 İHALE KAYIT NO İHALE ADI 2012/155771 GENEL TEMİZLİK HİZMETİ 2012/155288 ÖZEL GÜVENLİK HİZMETİ 2012/1986778 2012/82249 PERSONEL TAŞIMA HİZMETİ (Pazarlık Usulü) GENEL TEMİZLİK HİZMETİ ALIMI 2012/76345 ÖZEL GÜVENLİK HİZMETİ 2013/18739 ÖZEL GÜVENLİK HİZMETİ 2013/10731 PERSONEL TAŞIMA HİZMETİ 2013/24578 KARGO HİZMET ALIMI SÖZLEŞME SÜRESİ 01.03.2012 28.02.2013 01.03.2013 28.02.2014 09.01.2013 29.03.2013 01.11.2012 28.02.2013 01.10.2012 28.02.2013 27.02.2013 31.05.2013 01.04.2013 31.12.2013 01.04.2013 31.12.2013 SÖZLEŞME BEDELİ 3.888.614,40 TL 1.772.399,49 TL 171.970,00 TL 1.397.440,00 TL 987.725,48 TL 636.018,78 TL 556.138,00 TL 26.029,00 TL 15
5.6.b-MAL ALIMLARI SIRA NO 1 İHALE KAYIT NO 2012/172679 İHALE ADI MUTFAK MALZEMELERİ ALIMI (pazarlık usulü) 2 2012/148261 KALORİFER YAKITI ALIMI 3 4 5 6 7 8 9 10 2013/107668 KALORİFER YAKITI ALIMI 2012/148253 SIKIŞTIRILMIŞ DOĞALGAZ ALIMI 2013/87368 SIKIŞTIRILMIŞ DOĞALGAZ ALIMI 2012/148246 AKARYAKIT ÜRÜNLERİ ALIMI 2013/59361 AKARYAKIT ÜRÜNLERİ ALIMI 2013/86162 YAKACAK ALIMI (İTHALFINDIK KÖMÜRÜ) 2013/60470 ELEKTRİK ENERJİSİ ALIMI 2013/101694 BİLGİİŞLEM DONANIMI ALIMI 11 2013/175561 DİŞ HEKİMLİĞİ FAK.PREKLİNİK LAB.KULANMAK ÜZERE 8 KALEM MALZEME ALIMI. SÖZLEŞME SÜRESİ 18.12.2012 18.02.2013 04.01.2013 04.08.2013 31.10.2013 31.01.2014 14.01.2013 14.08.2013 01.09.2013 31.12.2013 31.12.2012 30.06.2013 01.07.2013 31.12.2013 12.08.2013 31.12.2013 01.08.2013 31.12.2013 13.09.2013 12.11.2013 20.12.2013 20.02.2014 SÖZLEŞME BEDELİ 86.623,00 TL 534.000,00 TL 366.000,00 TL 540.000,00 TL 316.400,00 TL 173.880,00 TL 142.850,00 TL 82.775,00 TL 439.522,15 TL 88.798,00 TL 35.500,00 TL 12 2013/170478 İNŞAAT MÜH.LAB.MALZEME ALIMI 20.12.2013 43.000,00TL 20.02.2014 13 2013(DMO) TAŞIT ALIMI 59.019,86 TL 14 2013 (DMO) MUHTELİF MAL ALIMI 128.948,26 TL 16
5.6.c- KİRALAMALAR SIRA NO İHALE KAYIT NO 1 Protokol 2 Açık.Teklif 3 51/G İHALE ADI ATM CİHAZ YERİ KİRALAMA (1) (ZİRAAT BANKASI) ATM CİHAZ YERİ KİRALAMA (2) (İNG BANK) ATM CİHAZ YERİ KİRALAMA (3) (AKBANK) SÖZLEŞME SÜRESİ SÖZLEŞME BEDELİ(1 YILLIK) 23.11.2013-3YILLIK 13.000TL 20.05.2013-3YLLIK 18.04.2013-3YLLIK 12.800 TL 12.000 TL 4 Açık.Teklif AY.SAĞ..HİZ..MYO KANTİNİ 10.07.2013-3YLLIK 33.060 TL 5 Açık Teklif ZİRAAT FAK..SOSYAL TES.- KANTİN 04.07.2013-3YLLIK 95.184 TL 6 Açık Teklif NAZİLLİ İ.İ.B.F(İSABEYLİ KAMP)KANTİNİ 24.07.2013-3YLLIK 180.000 TL 7 Açık Teklif SÖKE İŞLET.FAK..KANTİNİ 27.06.2013-3YLLIK 27.600 TL 8 Açık. Teklif YENİPAZAR MYO 15.07.2013-3YILLIK 34.080 TL 9 Açık Teklif KUŞADASI TURİZM FAK..KANTİNİ 13.05.2013-3YILLIK 65.400 TL 10 Açık. Teklif EĞİTİM FAK.EK BİNA KANTİNİ 20.08.2013-3YILLIK 6.000 TL 11 Açık Teklif ATÇA MYO KANTİNİ 13.05.2013-3YILLIK 15.600 TL 12 Açık Teklif KOÇARLI MYO KANTİNİ 14.05.2013-3YILLIK 4.620 TL 17
13 Açık Teklif ÇİNE MYO KANTİNİ 08.10.2013-3YILLIK 9.240 TL 14 51/G SULTANHİSAR MYO KANTİNİ 17.06.2013-3YILLIK 9.300 TL 15 Açık Teklif BOZDOĞAN MYO KANTİNİ 28.10.2013-3YILLIK 3.300 TL 16 Açık Teklif VETERİNER FAK. KANTİNİ 13.05.2013-3YILLIK 30.600 TL II-AMAÇ ve HEDEFLER A-Birimin Amaç ve Hedefleri 6-Yönetim ve İç Kontrol Sistemi Üniversitemiz İç kontrol Eylem Planında belirtilen standartlar ve eylemler 6 ayda bir Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına raporlanmıştır. Ayrıca 2013 yılında İç denetim birimi gerekli olan risk değerlendirmeleri yapılmıştır. 18
STRATEJİK AMAÇLAR STRATEJİK HEDEFLER GERÇEKLEŞME DURUMU Stratejik Amaç-1: Kamu kaynaklarının kullanılmasında etkinliği, verimliliği, hesap verilebilirliği ve şeffaflığı sağlamak Stratejik Amaç-2: Başkanlığımızda toplam kalite ve iş verimi değerlendirmesi yaparak personelin performansını artırıcı önlemler almak Hedef-1 : Standartlara uyumlu mali yönetim sistemi oluşturmak, Hedef-2: İş akışının düzenlenmesi ve süreçlerin elektronik ortamda yürütülebilir hale getirilebilmesi için donanım ve yazılımı faal kullanarak zaman ve kırtasiye malzemelerinden tasarruf yapmak Hedef- 3: Başkanlığımızda elektrik, su, telefon gibi tüketimlerde tasarrufu sağlamak Hedef-1: Hizmet içi eğitim sürekliliği sağlanarak çalışanların gelişmelerini ve performans artışlarının sağlanması Hedef-2: Yetki ve sorumluluk devralabilen, alanında çağdaş gelişmeleri izleyebilen kendisini yenileyebilen memurlar yetiştirilmesi Hedef-3: Personele ek parasal imkânlar sağlanabilirliği konusunda girişimde bulunmak 2013 yılında belirlenen hedefimize %99 oranında ulaşılmış, 2014 yılında da modern teknolojik imkanlarla hizmetin verimliliğinin artırılması hedeflenmektedir. 2013 yılında da mevcut birimlerimizle iş akış politikası geliştirilerek hizmette verimliğin artırılması sağlanmaya çalışılmıştır Kaynakların etkin ekonomik ve verimli kullanılabilmesi amacıyla 2013 yılında tüm birimlerin elektrik ihalesi tek merkezden yapılmıştır. Ödenek yetersizliği nedeniyle 2013 yılında da hizmet içi eğitim olanakları arttırılamamıştır. 2013 yılında güncellemeler yapılmış hizmetin sürekliliği sağlanmıştır. 2013 yılında da ek mesai sistemine devam edilememiştir. 19
TÜM BİRİMLERE 2013 YILINDA SATINALINAN DEMİRBAŞ LİSTESİ SIRA NO MALZEME ADI ADEDİ 1 EVRAK İMHA MAKİNASI 2 2 ELEKTİRKLİ SOBA 5 3 SWİCH 4 4 UYDU ALICISI 2 5 ÇANAK ANTEN VE EKİPMANLARI 1 6 YANGIN SÖNDÜRME CİHAZI 12 7 TELSİZ TELEFON 130 8 PROJEKSİYON CİHAZI 55 9 TÜRK BAYRAĞI 25 10 MAKAM FLAMASI 5 11 KİTAPLIK 1 12 AMATÖR TELSİZ 3 13 TAŞINABİLİR HARDDİSK 6 14 HESAP MAKİNALARI 35 15 MADENİ PORTMANTO 20 16 FOTOKOPİ MAKİNASI 6 17 ZEMİN HALILARI 4 18 SU SAYAÇLARI İÇİN KART OKUYUCU 1 19 ELEKTRİK SAYAÇLARI İÇİN KART OKUYUCU 1 20 FOTOĞRAF MAKİNASI FLAŞI 1 21 FAKS CİHAZI 2 22 KLİMA 21 23 BARKOD YAZICI 2 24 MİFARE HARİCİ KART OKUYUCU 3 25 USB KART OKUYUCU 2 26 MİFARE KART OKUYUCULU TERMİNAL 3 27 YAZI TAHTASI STANDI 11 28 EVRAK ÇANTASI 1 20
29 ÇALIŞMA KOLTUĞU (BİLGİSAYAR LAB. İÇİN) 60 30 MODEM 2 31 EL TERMİNALİ 1 32 AHŞAP PORTMANTO 1 33 MÜHÜR 2 34 BİLGİSAYAR KASASI 46 35 BİLGİSAYAR EKRANI 49 36 DİZÜSTÜ BİLGİSAYAR 3 37 BİLGİSAYAR (ALL İN ONE PC) 30 38 SUNUCU 1 39 GÜVENLİK DUVARI CİHAZI 1 40 YAZICI 50 41 TARAYICI 1 42 NETWORK ATTACHED STORAGE (NAS) 1 43 GÜVENLİK KAMERASI 10 44 DVR KAYIT CİHAZI 2 45 ATATÜRK RESMİ 20 46 OPTİK FORM OKUYUCU 3 47 BEKLEME KOLTUĞU 3LÜ 12 48 METAL PANEL KÜTÜPHANE 18 49 ÖĞRENCİ SIRALARI 20 50 ÖĞRENCİ SANDALYESİ 20 51 ÖĞRETMEN SANDALYESİ 1 52 EĞİTMEN MASA SİSTEMİ 1 53 HİDROMETRE DENEY SETİ 1 54 SEHPA 1 55 ELEKTİRK SAYACI 2 56 MERDİVEN 5 57 KAYNAK MAKİNASI 1 58 AKÜLÜ VİDALAMA ALETİ 1 21
59 EL ARABASI 1 60 ŞOHBEN 1 61 ELEKTİRİKLİ SÜPÜRGE 1 62 MOTORLU TIRPAN 4 63 ŞARJLI MATKAP 4 64 ANAHTAR TAKIMLARI 1 65 MULTİMETRE-AVOMETRE 1 66 ÇİM BİÇME MAKİNASI 2 67 BUDAMA MAKİNASI 1 68 ÇİT DÜZELTME MAKİNASI 2 69 ÇÖP TOPLAMA MAKİNASI 1 70 BÜRO TİPİ BUZDOLABI 11 71 KANTAR 1 72 ANA DAĞITIM PANOSU 1 73 SU SEBİLİ 4 74 SALYANGOZ POMPA 2 75 NİVO ALETİ 1 76 TOTAL STATİON 1 77 EL TİPİ GPS CİHAZI 1 78 ASPİRATÖR 5 79 CİLA MAKİNASI 2 80 MUFLA PRESİ 3 81 ALÇI KESME MOTORU (DİŞ İÇİN) 2 82 İNŞAAT ALETİ 8 83 SABİT SEVİYELİ PERMEABİLİTE TEST SETİ 1 84 DÜŞEN SEVİYELİ PERMEABİLİTE TEST SETİ 1 85 VAKUM KONTROL PANELİ 1 86 KONSOLİDASYON CİHAZI 3 87 KONSOLİDASYON HÜCRESİ 3 88 PRES MAKİNASI 1 22
89 KAROT ALMA MAKİNASI 1 90 KESME MAKİNASI 1 91 ANALOG KOMPARATÖR SAATİ 3 92 BETON TEST ÇEKİCİ 1 93 LABORATUVAR ETÜVÜ 1 94 FORD TRANSİT 1 TOPLAM 809 B- Temel Politikalar ve Öncelikler - Yürürlükte olan yasalara, kanun ve yönetmeliklere, tüzüklere riayet etmek - Kurumumuzun menfaatlerini her daim gözetmek, - Disiplin, görev bilinci ve sorumluluk duygusuna sahip olarak kamunun ve kurumumuzun menfaatini ön planda tutmak, - Mevcut kaynaklarımızı zamanında ve yerinde kullanmak, israfı önlemek, iyi bir maliyet muhasebesi yapmak, - Çağdaş, akılcı, demokratik ve sosyal adaleti ön planda tutan duygu ve düşünceye sahip olmak, - Tüm personeliyle özünden kopmadan, ilkeli ve kendisini yenileyen bir birim olmak, - Çevreyi ve doğal kaynakları korumak, - Takım ruhuna sahip olmak. III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A-Mali Bilgiler Söz konusu bilgiler Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Bütçe ve Raporlama Şube Müdürlüğünde bulunmakta ve raporlanmaktadır. 23
B-Performans Bilgileri 2013 mali yılında birimizde hedeflenen mal ve hizmet alımları(personel taşıma hizmeti alımı, yakıt alımı, temizlik hizmeti alımı, tüm birimlerin elektrik, su ve haberleşme giderleri, tedavi ödemeleri, güvenlik hizmeti alımı) herhangi bir aksaklığa meydan vermeden zamanında sağlanmıştır. Bu kapsamda Başkanlığımızın görevleri çerçevesindeki hizmetlerini sunumu %99 oranında sağlanmıştır. 2014 yılında da Başkanlığımızın performansını artırmaya yönelik beklentilerimiz ise; - Başkanlığımızın görevlerinden biride alanında yetkin donanımlı personelin yetiştirilmesidir. Bu kapsamda yetişmiş personelin başka birimlerde görevlendirilmesi halinde, alınan yetişmiş personel yerine yeni personel görevlendirilmesine ihtiyaç duyulmaktadır. - Personelin performansını artırma ve mali durumunu kısmen de olsa düzeltmeye yönelik ödenen ek ödeneklerin, bütün yıla yayılarak ödenebilmesini sağlayıcı tedbirler alınmasına ve devamlılığının sağlanmasına ihtiyaç duyulmaktadır. - İhale yolu ile alımı yapılan temizlik elemanlarının, park bahçe ve tüm birimlerin temizliği için temizlik yapmak üzere daha fazla sayıda görevlendirilmesine ihtiyaç duyulmaktadır. 1- Faaliyet ve Proje Bilgileri 1.5 kodunda detaylı olarak verilmiştir. 2- Performans Sonuçları Tablosu AÇIKLAMA İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı bünyesinde bulunan Tahakkuk servislerince 2013 yılında kesilen yaklaşık ödeme emri belge sayısı Gerçekleşme Rakamı 700-Adet 24
IV- KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A- Üstünlükler - Tüm kayıtların elektronik ortamda saklanması - Bağlı Müdürlüklerin bir arada olması - Daimi internet bağlantısının bulunması - Başkanlığımıza bağlı şube müdürlüklerinde hiyerarşik yapının bulunması - Hizmetin görüldüğü Bakanlık ve bağlı kuruluşlar ile diğer Üniversitelerdeki benzer birimlerle yürütülen sağlıklı diyaloglar - Teknik ve idari konuda yeterli donanıma sahip olmak. B- Zayıflıklar - Personele ödenen ek gelirin ödenmesinin yollarının bulunması, - Eğitim seminerlerinin yeterli düzeyde olmaması. C- Değerlendirme - Çağdaş, kendisini yenileyebilen, yasal mevzuatı takip edip güncelleme yapabilen, kalifiye personel istihdamı - Personelin iş motivasyonunu artırıcı kaynakların yaratılmasının sağlanması V- ÖNERİ VE TEDBİRLER Faaliyet yılı sonuçlarından, genel ekonomik koşullar ve beklentilerden hareketle Kurumumuz ve Başkanlığımızın yapmayı planladığı şu değişiklik önerilerine değinebiliriz. - Başkanlığımız bütçesinin önemli bir kısmını oluşturan hizmet nitelikli bütçe kalemlerinin verilen hizmet alanlarının her geçen gün büyümesi ve Üniversitemizde ilave tesisler açılması münasebetiyle bu kalemlerdeki ödenekler artırılmalı, - Bütçe harcamalarında önceden hedeflenen stratejik plan ve programlarda sapmalar minimum seviyeye indirilmeli, - Başkanlığımızın, iş süreçlerinde, hizmet alan diğer birimlerle arz ve talep süreçleri web ortamında yapılacak bir erişim programıyla zaman açısından gereksiz kırtasiye işlemleri ve bürokratik formaliteler önlenebilir, dolayısıyla bürokrasi azaltılarak etkin bir idari yapı kurulabilir. - Başkanlık çalışanlarının kapasitelerini artırmaya yönelik programlar geliştirilebilir.(hizmet içi eğitim) - 25
- EK: Harcama Yetkilisinin İç Kontrol Güvence Beyanı İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI Harcama yetkilisi olarak yetkim dahilinde; Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim. Bu raporda açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanım çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin olarak uygulandığını bildiririm. Bu güvence, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile Sayıştay raporları gibi bilgim dahilindeki hususlara dayanmaktadır. Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim. 28.02.2014 Filiz BAYHAN Daire Başkan V. 26