Doküman Adı: İÇ DENETİM PROSEDÜRÜ Doküman No.: Revizyon No: 04 Yürürlük Tarihi: 05.01.2012 Hazırlayan: Tekin ALTUĞ Kontrol: Gökhan BİRBİL Onay: H. İrfan AKSOY
Sayfa 2 / 7 1. AMAÇ Bu prosedürün amacı, TÜRKAK tarafından yürütülen tüm faaliyetlerin, Yönetim Sisteminin şartlarına ve ilgili uluslararası akreditasyon kriterlerine uygunluğunun doğrulanması ve sürekliliğinin etkin olarak sağlanması için yapılan, iç denetimlerin planlanması ile uygulanması için usul ve esasları açıklamaktır. 2. KAPSAM Bu prosedür, TÜRKAK Yönetim Sistemi ve akreditasyon faaliyetlerinin tümünü kapsar. 3. TANIMLAR Bu prosedürle ilgili tanımlar T501-04 TÜRKAK Dokümantasyonunda Kullanılan Tanımlar ve Kısaltmalar Talimatında verilmiştir. 4. İLGİLİ DOKÜMANLAR P502 Kayıtların Kontrolü Prosedürü P503 Uygunsuzlukların Kontrolü ve Düzeltici Faaliyet Prosedürü F503-001 Düzeltici/Önleyici Faaliyet İstek Formu F505-001 Yıllık İç denetim Planı F505-002 İç Denetim Kontrol Listesi F505-004 İç Denetim Raporu 5. UYGULAMA Yönetim Sisteminin ve akreditasyon faaliyetlerinin etkinliklerinin belirlenmesi için gerekli olan iç denetim, Kalite Yöneticisi tarafından planlanır ve uygulanır. 5.1 İç Denetimin Planlanması İç denetim, yönetim sistemi ve akreditasyon faaliyetlerinin tüm elemanlarını ve ilgili tüm birimleri kapsayacak şekilde, bir önceki denetimdeki bulgular ışığında F505-001 Yıllık İç Denetim Planına göre yılda en az bir defa gerçekleştirilir. Düzenli yıllık iç denetimlerin dışında aşağıda belirtilen şartların oluşması durumunda da iç denetim yapılabilir. i. Ciddi ve tekrarlayan uygunsuzlukların tespit edildiği alanlarda, ii. Kalite yönetim sistemi ile akreditasyon faaliyetlerinin yeterliliği veya etkinliği hususunda şüphe yaratabilecek şikayet veya itirazları takiben, iii. Yönetim sisteminde, akreditasyon kriterlerinde veya akreditasyon işlemlerinde yapılan önemli değişiklikleri takiben.
Sayfa 3 / 7 Yıllık İç Denetim Planı, F505-001 Yıllık İç Denetim Planı kullanılarak, Kalite Yöneticisi tarafından hazırlanır ve Genel Sekreter in onayı ile yürürlüğe girer. Onaylanmış İç Denetim Planı, Kalite Yöneticisi tarafından ilgili Birimlere duyurulur. 5.2 Denetim Ekibi Oluşturulması İç Denetim Planında, hangi Birimin hangi tarihte denetleneceği ve denetim ekibinde yer alan denetçi/lerin ad ve soyadları belirtilir. Seçilen denetçi/ler; akreditasyon kuruluşlarıyla ilgili kriterleri belirleyen standart ve uluslararası dokümanlar hakkında bilgi ve eğitim sahibi olan, ayrıca sistem denetimi eğitimi ve tecrübesi olan, denetlenecek faaliyet ile bağlantıları olmayan kimselerdir. Denetim ekibinde herhangi bir değişiklik söz konusu olduğunda, Kalite Yöneticisi ilgili Birimi bilgilendirir. Denetim ekibi; 1 baş denetçi ve gerekli olması halinde yeterli sayıda denetçiden oluşur. Gerekli hallerde, ilgili Birim Başkanı denetim ekibine eşlik etmek üzere bir rehber atayabilir. 5.3 İç Denetim Öncesi Yapılan Hazırlıklar İç Denetim, Yönetim Sistemi ve akreditasyon faaliyetlerinin detaylı bir şekilde denetlenmesini ve sorumlu tüm Birimlerin performanslarının tespit edilmesini sağlayacak şekilde aşağıda belirtilmiş temel uygulamaları kapsayacak şekilde düzenlenir. Dokümanların uygulanması, Kayıtların kontrolü, Akreditasyon başvurusu, Denetçi seçimi, Denetçi sözleşmeleri, Uygunsuzluk raporları, Denetim raporları, Düzeltici faaliyetler, Önleyici faaliyetler, Akreditasyon kararı için hazırlanan dokümanlar, Başvuru kapsamı ve verilen akreditasyonun kapsamı, Şikayetler, Akreditasyon kapsamının daraltılması, askıya alınması veya geri çekilmesi, vb. Ayrıca denetlenecek Birime ait daha önceki bulgular ve aksaklıklar dikkate alınır.
Sayfa 4 / 7 5.4 İç Denetimin Gerçekleştirilmesi Denetim ekibi ilgili prosedür ve talimatları gözden geçirerek denetlenecek Birimle ilgili bulguları denetimden önce F505-002 İç Denetim Kontrol Listesi Formuna kaydederler. Baş Denetçi yönetiminde ilgili Birim Amiri, birim sorumluları ve denetim ekibinde yer alan diğer denetçilerin katılımı ile bir açılış toplantısı yapılır. Açılış toplantısında önce denetim ekibi üyeleri tanıtılır. Bu toplantıda baş denetçi; denetimin amacını, denetim prosedürünü, hangi hususların denetleneceğini, denetimde kullanılacak kontrol listelerinin detaylarını, denetim raporunun tanzimini, düzeltici faaliyet ve bu faaliyetlerin takibi için uygulanacak prosedürü açıklarlar. Baş denetçi denetlenecek Birim elemanlarının, denetim hakkındaki olası sorularını açıklığa kavuşturmalıdır. Denetim ekibi Yönetim Sistemi dokümanlarını (Kalite El Kitabı, prosedürleri ve talimatları vb.) inceler ve yapılan faaliyetlerin gerçekte Yönetim Sistemi dokümanlarında belirtilen şekilde uygulanıp uygulanmadığını kontrol eder. İnceleme sırasında asgari olarak aşağıda belirtilen hususlar göz önüne alınır: Yönetim Sistemi dokümanlarının uygunluğu, Yönetim Sistemi dokümanlarının güncelliği, Kalite Yönetim Sisteminin etkin olarak uygulanması, Akreditasyon faaliyetlerinin uluslararası, bölgesel, ulusal standardlar, EA ILAC ve IAF gibi akreditasyon alanındaki uluslararası organizasyonların rehberleri ve kanuni gereklere uygun olarak yürütülüp yürütülmediği. Denetim süresince, denetçiler Yönetim Sisteminin şartlarının ve akreditasyon kriterlerinin uygunluğuna dair objektif deliller arar. Denetçiler delilleri önyargısız, tarafsız ve denetlenen Birimi kırmadan mümkün olduğunca etkili ve verimli bir şekilde değerlendirir. Denetin esnasında tespit edilen her uygunsuzluk F503-001 Düzeltici/Önleyici Faaliyet İstek Formu na kaydedilir. Bu formda tespit edilen uygunsuzluklar ve bu uygunsuzlukların hangi sistem gerekleriyle ilgili olduğuna dair açıklayıcı bilgiler yer almalıdır. Denetimin sonunda, denetim ekibi kendi arasında bir toplantı yapar. Bu toplantıda elde edilen bulguları değerlendirirler ve hangi bulguların uygunsuzluk olarak rapor edileceğini, hangilerinin ise öneri mahiyetinde kalacağını belirlerler. Denetimin tamamlandıktan sonra, baş denetçi yönetiminde diğer denetim ekibi üyeleri ve açılış toplantısında yer alan kişilerin katılımı ile bir kapanış toplantısı yapılır. Baş denetçi elde edilen tüm bulguları, önemlilik derecelerini de dikkate alarak sunar. Bu toplantıda hem olumlu bulgular hem de tespit edilen uygunsuzluklar belirtilir. Uygunsuzlukların giderilmesi için gerekli düzeltici faaliyetlerin hangi tarihe kadar bitirilmesi gerektiğine denetim ekibi ve denetlenen Birim Başkanlığı karar verir.
Sayfa 5 / 7 Gerekli mutabakat sağlandıktan sonra toplantı sonuçlanır. 5.5 İç Denetim Raporu Denetim sonucunda denetim ekibi tarafından F505-004 İç Denetim Raporu formu kullanılarak denetim raporu hazırlanır. İç Denetim Raporu asgari aşağıdaki bilgileri içerir: Denetçi/ler in adı Denetim tarihi Denetlenen birim ve faaliyetlerine ilişkin ayrıntılı bilgi Bulgulara ilişkin bir özet Tespit edilen uygunsuzluklar Mutabakat sağlanan düzeltici faaliyetler, düzeltici faaliyetler için öngörülen süre ve düzeltici faaliyeti yürütmekten sorumlu kişi Baş denetçi, İç Denetim Raporunu onaylayarak Kalite Yöneticisine sunar. 5.6 Takip Denetim Kalite Yöneticisi her denetim için tespit edilen uygunsuzlukların tahmini tamamlanma sürelerini de göz önünde bulundurarak önemli uygunsuzluklar için gerektiğinde takip denetim planı çıkarır ve denetçileri bilgilendirir. Belirlenen uygunsuzluklar esas alınarak yapılacak takip denetimi için tercihen ilk denetimi yapan denetçi görevlendirilir. Denetçi, iç denetimde uygulanan yöntemde olduğu gibi tüm bulguları kaydeder. Düzeltici faaliyetlerin etkin bir biçimde uygulandığına ilişkin yeterli delilin mevcut olması halinde, denetçi F503-001 Düzeltici/Önleyici Faaliyet İstek Formu nda, düzeltici faaliyet tamamlandı kısmında durumu belirtip imzalar. Denetçi bu raporu Kalite Yöneticisine sunar. Takip denetimi sonucunda uygunsuzluk devam ediyorsa, düzeltici faaliyet için uzatma süresi hakkında denetçi, Kalite Yöneticisi ve ilgili Birim Başkanının katılımıyla düzenlenen bir toplantıda yeniden değerlendirme yapılır. Eğer sorun organizasyon ve kaynaklar gibi Yönetim Kurulu nun kararını gerektiren bir düzeyde ise Kalite Yöneticisi konuyu Yönetimin Gözden Geçirme Toplantısının Gündeminin öncelikli maddesi olarak belirler.
Sayfa 6 / 7 6. YETKİ VE SORUMLULUKLAR FAALİYETLER DE GS KY BY BP Denetimin organizasyonu İ U İ Denetçilerin Seçimi ve Eğitimi K U İ Denetimin Planlanması K U İ Denetimin Uygulanması U İ İ İ Düzeltici Faaliyetlerin Başlatılması B İ U İ Düzeltici Faaliyetlerin İzlenmesi B U İ İ Düzeltici Faaliyetlerin Etkinliğinin Kontrolü B U İ Denetim Raporunun Sunulması U B İ B B DE: Denetim Ekibi GS: Genel Sekreter KY: Kalite Yöneticisi BY: Birim Yöneticileri BP: Birim Personeli K: Karar U: Uygulama İ: İşbirliği B: Bilgi 7. ARŞİV VE KAYITLAR Gerçekleştirilen düzeltici faaliyetler kalite kayıtları olarak değerlendirilir ve P502 Kayıtların Kontrolü Prosedürüne uygun olarak Kalite Yöneticisi tarafından saklanır.
Sayfa 7 / 7 Revizyon Tarihçe: Sayfa Revizyon No: No: Revizyon Nedeni: Tüm 1 Sayfa formatı değişti 2 1 İç denetimin tanımına 17011 ve 19011 standardları eklendi. 2 2 3. Tanımlar Maddesi ndeki tanımlar T501-04 talimatına aktarıldı. 3 2 5.4. Takip Denetimi maddesinin 2. paragrafı değiştirilmiştir. 3 2 5.1. İç denetimin Planlanması maddesinin son paragrafı değiştirilmiştir. 3 1 Denetim ekibinin oluşturulmasında seçilen denetçinin denetlenecek faaliyet ile hiçbir bağlantısı olmaması gerekliliği eklendi. 3 3 5.4. Takip Denetimi maddesi T505-01 talimatında belirtildiğinden prosedürden çıkartılmış yerine madde 5.3 e 3ncü paragraf eklenmiştir. Tüm 3 Prosedürün formatı değişti ve sadeleştirildi.