ÇEKMEKÖY BELEDİYESİ 2012 YILI BİLGİ İŞLEM MÜDÜRLÜĞÜ BİRİM FAALİYET RAPORU Şubat 2013-İSTANBUL 1
İÇİNDEKİLER MÜDÜR SUNUŞU....3 I. GENEL BİLGİLER... 4 A. MİSYON VE VİZYON... 4 B. YETKİ, GÖREV ve SORUMLULUKLAR... 4 C. BİRİME İLİŞKİN BİLGİLER... 5 C.1. FİZİKSEL YAPI... 5 C.1.1. HİZMET ARAÇLARI... 5 C.1.2. HİZMET BİRİMLERİ... 5 C.2. ÖRGÜT YAPISI ( TEŞKİLAT ŞEMASI )... 6 C.3. TEKNOLOJİK KAYNAKLAR... 6 C.3.1. YAZILIM ALTYAPISI... 6 C.3.2. TEKNOLOJİK ALTYAPI... 10 C.3.3. AĞ VE SİSTEM... 11 C.3.4. WEB SİTESİ... 11 C.4. İNSAN KAYNAKLARI... 12 C.4.1. PERSONELİN KADRO ve İSTİHDAM ŞEKLİNE GÖRE DAĞILIMI... 12 C.5. SUNULAN HİZMETLER... 12 II. AMAÇ VE HEDEFLER... 13 III. FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER... 13 A. MALİ BİLGİLER... 13 A.1. BÜTÇE UYGULAMA SONUÇLARI... 13 B. PERFORMANS BİLGİLERİ... 13 B.1. FAALİYET ve PROJE BİLGİLERİ... 13 B.1.1. ENTEGRE KENT YÖNETİM SİSTEMİ... 14 B.1.2. DONANIMIN ARTIRILMASI VE YENİLENMESİ... 16 B.1.3. DONANIM BAKIMI VE ONARIMI... 17 B.1.4. YEDEKLEME SİSTEMİ VE SANALLAŞTIRMA ÇALIŞMALARI... 18 B.1.5. YAZILIM VE DONANIM TEKNİK DESTEK HİZMETLERİ... 18 B.1.6. DOMAIN SİSTEMİ ÇALIŞMALARI... 19 B.1.7. YAZILIM LİSANSLAMA VE GÜNCELLEME ÇALIŞMALARI... 20 B.1.8. ELEKTRONİK POSTA SİSTEMİ ÇALIŞMALARI... 20 B.1.9. WEB SİTESİ GÜNCELLEME VE İNTERAKTİF BELEDİYECİLİK ÇALIŞMALARI... 20 B.1.10 AKILLI KALEM PROJESİ... 24 B.1.11 OKULLARA NİTELİKLİ WEB SİTESİ AZANDIRMA PROJESİ... 27 B.1.12 KENT BİLGİ SİSTEMİ VERİLERİNİN GÜNCELLENMESİ... 27 2
MÜDÜR SUNUŞU Müdürlüğümüz, 2012 yılında belediyemizin bilgi işlem yazılım ve donanım altyapısının geliştirilmesi, birimlerimizin bilgi teknolojisinden maksimum ölçüde faydalanabilmesi için yoğun bir çalışma dönemi geçirmiş ve birçok projeyi hayata geçirmiştir. Yazılım güncelleme ve geliştirme faaliyetleri kapsamında Belediye Otomasyon Sistemimize yeni modüller eklenmiş, Haritacılık, GIS, Hakediş ve Yaklaşık Maliyet, İhale Otomasyonu vd. yazılımların güncellemeleri ve periyodik bakımları gerçekleştirilmiştir. Web sitelerimizde geliştirme ve güncelleme çalışmaları yapılmıştır. Belediyemizin web sitesine yeni online hizmetler eklenmiş, yapılan çalışmalar neticesinde ziyaretçi sayımız % 39 artmıştır. Çocuklarımız için 2011 yılında hazırlayıp yayına aldığımız eğitici, öğretici ve eğlendirici içerikli olarak hazırlanan Çekmeköy Çocuk web sitesinin geliştirmesine devam edilmiş, düzenlenen yarışma ile her ay web sitemizi en aktif kullanan ve ençok içerik yükleyen üyemize Belediye Başkanımız ın elinden hediye verilmiştir. Belediyemizin mevcut bilgi işlem donanımlarında ve yazılımlarda meydana gelen arızalara müdahale edilerek teknik destek verilmiş, birimlerimizin işlerini aksatmadan yapabilmeleri sağlanmıştır. Otomasyon sistemimizdeki Müdürlük İstek modülü üzerinden alınan talepler karşılanarak takibi yapılmıştır. Kent Bilgi Sistemi Verilerinin Güncellenmesi çalışmalarına 2012 yılında da devam edilmiştir. Bu yıl projenin kapsamı daraltılarak personel sayısı azaltılmıştır. Ömerli Mahallesi ve 4 köyün dışında kalan 17 Mahalledeki sokak, cadde, bina, arsa, bağımsız birim ve sitelerin sahada bilgileri toplanıp resimleri çekilerek tablet PC ler ile 3G internet bağlantısı üzerinden online olarak KBS yazılımı kullanılarak otomasyon veri tabanına kaydedilmiştir. Ayrıca bu verilerin UAVT verileriyle eşleştirilmesi gerçekleştirilmiş, böylece vergi kaçaklarının, ruhsatsız işyerlerinin, gecekonduların ve imara aykırı yapılaşmaların tespiti, önlenmesi ve Kent Rehberi vb. uygulamalara güncel altlık oluşturulması sağlanmıştır. Kent Bilgi Sistemi modülünde geliştirme çalışmaları yapılmış, parsel verileri güncelleme tablosu eklenmiş, bina, bağımsız birim gibi verilerde yıllar itibariyle meydana gelen değişiklikleri görebilmek için raporlar hazırlanmıştır. 2012 yılı faaliyet raporumuzda tüm yaptığımız çalışmaların ve projelerin detaylı bilgileri ve istatistiki raporları sunulmuştur. 2013 yılında da mevcut sistemimizi geliştiren ve Belediyemizi teknolojik olarak daha ileriye götürecek yeni projeler hayata geçirilmeye devam edilecektir. Eren KAPLAN Bilgi İşlem Müdür V. 3
I- GENEL BİLGİLER A- Misyon ve Vizyonu: Misyonumuz, Çekmeköy de yaşayanların ortak nitelikli, yerel ihtiyaçlarını karşılayarak, kentsel yaşam kalitesini artırmak. Vizyonumuz, sorunları çözen, geleceği yapılandıran belediye. B- Yetki, Görev ve Sorumluluklar: 1. Belediyemizde mevcut bilgisayar sistemleri üzerinde yüklü olan programların bakım ve güncellemelerini yapmak veya yaptırmak, 2. Müdürlüğün ayniyat işlerini düzenlemek, 3. Belediyenin Stratejik Plan ve Performans Programı çerçevesinde Müdürlüğün yıllık bütçesini hazırlamak, 4. İç ve dış müdürlükler ile diğer ilgili kurumlar arasında veri iletişim altyapısını ve network bağlantı hatlarını kurarak bilgi alışverişini sağlamak, 5. Müdürlükler arası iletişim ve veri alışverişini sağlamak üzere intranet ve iç haberleşme sistemi oluşturmak, 6. Belediyede mevcut olan iç ve dış müdürlüklerin yazılım, donanım, program ihtiyaçları ile ilgili teknik destekte bulunmak, 7. Müdürlüğün kadrosunu hazırlamak, 8. Müdürlüğün, Belediyenin iç ve dış müdürlükler, bağlı kuruluşlar, diğer resmi ve özel kuruluşlarla yazışmalarını yapmak, 9. Bilgisayarlar (PC), sunucular, yazıcılar, network cihazları ve kesintisiz güç kaynaklarının bakım ve tamirlerini yapmak veya yaptırmak, 10. Belediyenin iç ve dış müdürlüklerle bağlı kuruluşların tüm bilgisayar ve bilgisayar yan ürünlerinin, gelişen bilişim teknolojileri doğrultusunda donanım ve yazılımların Bilgi işlem ihtiyaçlarının değerlendirilmesi, gerekli teknik desteğin sağlanması ve ilgili birimlerin koordineli çalışmasının teminine yardımcı olmak, bu kapsamda donanım (PC, yazıcı, vb.) ihtiyaçlarının belirlenmesine, kurulmasına ve devreye alınmasına destekte bulunmak, 11. Sistemin teknolojik gelişmeler doğrultusunda büyümesini sağlamak, 12. Eğitim ve tanıtım seminerleri düzenlemek ve düzenlettirmek, 13. Gelecekteki ihtiyaçları analiz etmek ve teminini sağlamak, 14. Sistemlerin sürekliliğini sağlamak üzere, gerekli emniyet tedbirlerini almak ve uygulamak, 15. Sistemi sürekli faal halde tutmak için diğer çevresel destek birimlerin uyumluluğunu sağlamak. 16. Donanım ve yazılımların bakımlarını yapmak, faal halde bulundurmak ve gerektiğinde ihale yoluyla yaptırmak, 17. Veri güvenliğini sağlamak ve uygulamak, mevcut verilerin yedeğini düzenli bir şekilde alarak güvenli bir ortamda saklamak, 18. Müdürlüğün malzeme ikmal ve stok kontrolünü yapmak, teminini sağlamak, 19. Belediye internet web sitesi kurulmasını sağlayarak, çağdaş haberleşme ve bilgi alışverişini temin etmek. Belediyecilik hizmetlerini mevzuatın izin verdiği ölçüde internet ortamına taşımak ve vatandaşa dönük hizmetleri internet üzerinden sunmak üzere e-belediye sistemini kurmak ve geliştirmek. 4
C- Birime İlişkin Bilgiler C.1. Fiziksel Yapı: C.1.1. Hizmet Araçları: Müdürlüğümüz, hizmetlerini Destek Hizmetleri Müdürlüğümüz tarafından tahsis edilen 1 araçla sürdürmektedir. Tablo 1: Hizmet Araçları HİZMET ARAÇLARI TABLOSU Aracın Cinsi Mülkiyet Durumu Resmi Kiralık 2010 2011 2012 2010 2011 2012 Binek Otomobil 1 adet 1 adet 1 adet Toplam 1 adet 1 adet 1 adet Kaynak : Bilgi İşlem Müdürlüğü, 2013 C.1.2. Hizmet Birimleri: Müdürlüğümüzde hizmetlerin ifa edildiği mekanlar ve hizmet birimleri aşağıda sunulmuştur. Kullanım Amacı Alanı ( m² ) Tablo 2: Hizmet Birimleri Hizmet Birimleri 2010 2011 2012 Sayı Alanı ( m² ) Sayı Alanı ( m²) Sayı Müdür Odası 15 m² 1 Adet 17.96 m² 1 Adet 17.96 m² 1 Adet Memur Odası 20 m² 1 Adet 43.65 m² 1 Adet 43.65 m² 1 Adet Teknik Oda 30 m² 1 Adet 43.65 m² 1 Adet 43.65 m² 1 Adet Sistem Odası 20 m² 1 Adet 50 m² 1 Adet 50 m² 1 Adet Kent Bilgi Sistemi Odası 40 m² 1 Adet 42.13 m² 1 Adet 42.13 m² 1 Adet Depo - - 15.52 m² 1 Adet 15.52 m² 1 Adet Sekretarya - - 13.92 m² 1 Adet 13.92 m² 1 Adet Toplam 125 m² 5 Adet 226.83 m² 7 Adet 226.83 m² 7 Adet Kaynak : Bilgi İşlem Müdürlüğü, 2013 5
C.2. Örgüt Yapısı: Müdürlüğümüzün 2012 yılındaki organizasyon yapısı aşağıdaki gibidir. Kadrolu personelimiz dışında teknik destek ve bakım hizmetleri için 3 adet, Kent Bilgi Sistemi verilerinin güncellenmesi çalışmalarında 10 adet tedarikçi firma personeli çalıştırılmıştır. Şekil 1: Organizasyon Şeması Latif COŞAR Başkan Yardımcısı Eren KAPLAN Bilgi İşlem Müdürü Tuba KAYA Bilgi İşlem Şefi Şebnem ÇETİN Web Sitesi Sorumlusu İlker AKHOROZ Dijital Kalem Sorumlusu Canan MUZ TOPUZOĞLU KBS Sorumlusu Sorumlusu Naim DEMİRCİ Teknik Servis Taşdelen Binası Fatma BALTA İdari İşler C.3. Teknolojik Kaynaklar: C.3.1. Yazılım Altyapısı Belediyemizdeki Müdürlüklerimizde kullanılan yazılımlar Tablo 3 te listelenmiştir. Müdürlüklerimizde MIS uygulamaları dediğimiz ortak bir veri tabanı üzerinden çalışan ve Müdürlüklerin kendi birimleriyle ilgili işlemlerini gerçekleştirdikleri SAYSİS Belediye Otomasyon Yazılımı kullanılmaktadır. Ayrıca bazı Müdürlüklerde CAD/GIS, Şehir Bölge Planlama, İmar Kadastro, Hali Hazır Harita/Arazi Modelleme uygulamalarını içeren NETCAD yazılımı kullanılmaktadır. Aynı altyapıyı kullanan ve harita üzerinden sorgulamalar yapılabilen web tabanlı BELNET uygulamasına tüm hizmet binalarımızdan erişilebilmektedir. Bunların dışında İhale, Yaklaşık Maliyet ve Hakediş, Kütüphane Otomasyonu, İhale Takip, PDKS, Akıllı Kalem ve Arşiv yazılımları ilgili Müdürlükler tarafından kullanılmaktadır. 6
TÜM MÜDÜRLÜKLERDE KULLANILAN YAZILIMLAR 2010 2011 2012 MODÜL YAZILIM ADI KULLANIM DURUMU MODÜL YAZILIM ADI KULLANIM DURUMU MODÜL YAZILIM ADI KULLANIM DURUMU Maaş Modülü SAYSİS Aktif Maaş Modülü SAYSİS Aktif Maaş Modülü SAYSİS Aktif Personel Modülü SAYSİS Aktif Personel Modülü SAYSİS Aktif Personel Modülü SAYSİS Aktif Analitik Bütçe Modülü SAYSİS Aktif Analitik Bütçe Modülü SAYSİS Aktif Analitik Bütçe Modülü SAYSİS Aktif Muhasebe Modülü SAYSİS Aktif Muhasebe Modülü SAYSİS Aktif Muhasebe Modülü SAYSİS Aktif Gelir Uygulamaları Gelir Uygulamaları Modülü SAYSİS Aktif Gelir Uygulamaları Modülü SAYSİS Aktif Modülü SAYSİS Aktif E-Belediye/ Gelir Modülü SAYSİS Aktif E-Belediye/ Gelir Modülü SAYSİS Aktif E-Belediye/ Gelir Modülü SAYSİS Aktif Ruhsat Modülü SAYSİS Aktif Ruhsat Modülü SAYSİS Aktif Ruhsat Modülü SAYSİS Aktif Mernis/Nikâh Modülü SAYSİS Aktif Mernis/Nikâh Modülü SAYSİS Aktif Mernis/Nikâh Modülü SAYSİS Aktif Mernis/Cenaze-Nüfus Mernis/Cenaze-Nüfus Modülü SAYSİS Aktif Mernis/Cenaze-Nüfus Modülü SAYSİS Aktif Modülü SAYSİS Aktif Fatura Takip Modülü SAYSİS Aktif Fatura Takip Modülü SAYSİS Aktif Fatura Takip Modülü SAYSİS Aktif Ruhsat/Pazaryeri Tezgâh Ruhsatı ve Ödemeleri Modülü SAYSİS Aktif Ruhsat/Pazaryeri Tezgâh Ruhsatı ve Ödemeleri Modülü SAYSİS Aktif Ruhsat/Pazaryeri Tezgâh Ruhsatı ve Ödemeleri Modülü SAYSİS Aktif Sosyal Yardım Modülü SAYSİS Aktif Sosyal Yardım Modülü SAYSİS Aktif Sosyal Yardım Modülü SAYSİS Aktif Dijital Evrak Modülü SAYSİS Aktif Dijital Evrak Modülü SAYSİS Aktif Dijital Evrak Modülü SAYSİS Aktif Encümen/Meclis Kararları Modülü SAYSİS Aktif Taşınır Mal Yönetmeliği Modülü SAYSİS Aktif Encümen/Meclis Kararları Modülü SAYSİS Aktif Taşınır Mal Yönetmeliği Modülü SAYSİS Aktif Encümen/Meclis Kararları Modülü SAYSİS Aktif Taşınır Mal Yönetmeliği Modülü SAYSİS Aktif Demirbaş Takip Modülü SAYSİS Aktif Demirbaş Takip Modülü SAYSİS Aktif Demirbaş Takip Modülü SAYSİS Aktif Bilgi Edinme Modülü SAYSİS Aktif Bilgi Edinme Modülü SAYSİS Aktif Bilgi Edinme Modülü SAYSİS Aktif Beyaz Masa Modülü SAYSİS Aktif Beyaz Masa Modülü SAYSİS Aktif Beyaz Masa Modülü SAYSİS Aktif 7
Kent Bilgi Sistemi Modülü SAYSİS Aktif Kent Bilgi Sistemi Modülü SAYSİS Aktif Müdürlük İstek Programı Müdürlük İstek Programı Modülü SAYSİS Aktif Modülü SAYSİS Aktif Hukuk Dosyaları Takip Modülü SAYSİS Aktif Hukuk Dosyaları Takip Modülü SAYSİS Aktif Kent Bilgi Sistemi Modülü SAYSİS Aktif Müdürlük İstek Programı Modülü SAYSİS Aktif Hukuk Dosyaları Takip Modülü SAYSİS Aktif Toplantı Takip Modülü SAYSİS Aktif Toplantı Takip Modülü SAYSİS Aktif Toplantı Takip Modülü SAYSİS Aktif Araç Takip Modülü SAYSİS Aktif Araç Takip Modülü SAYSİS Aktif Araç Takip Modülü SAYSİS Aktif Satınalma Modülü SAYSİS Aktif Satınalma Modülü SAYSİS Aktif Satınalma Modülü SAYSİS Aktif Zabıta Vukuatlı Siciller Modülü SAYSİS Aktif Zabıta Vukuatlı Siciller Modülü SAYSİS Aktif Zabıta Vukuatlı Siciller Modülü SAYSİS Aktif Basın Yayın Takip Modülü SAYSİS Aktif Basın Yayın Takip Modülü SAYSİS Aktif Basın Yayın Takip Modülü SAYSİS Aktif Veteriner Takip Modülü SAYSİS Aktif Veteriner Takip Modülü SAYSİS Aktif Veteriner Takip Modülü SAYSİS Aktif Randevu Takip Modülü SAYSİS Aktif Randevu Takip Modülü SAYSİS Aktif Randevu Takip Modülü SAYSİS Aktif Telefon Fihrist Modülü SAYSİS Aktif Telefon Fihrist Modülü SAYSİS Aktif Telefon Fihrist Modülü SAYSİS Aktif Demirbaş Takip Modülü SAYSİS Aktif Demirbaş Takip Modülü SAYSİS Aktif Demirbaş Takip Modülü SAYSİS Aktif Belnet NETCAD Aktif İş Başvuru/İnsan Kaynakları Takip Modülü SAYSİS Aktif İş Başvuru/İnsan Kaynakları Takip Modülü SAYSİS Aktif Netcad NETCAD Aktif Gezi Modülü SAYSİS Aktif Gezi Modülü SAYSİS Aktif Mevzuat Programı PALMİYE Aktif Stratejik Plan Modülü SAYSİS Aktif Stratejik Plan Modülü SAYSİS Aktif PDKS MEYER Aktif Engelli Takip Modülü SAYSİS Aktif Engelli Takip Modülü SAYSİS Aktif AMP Hakediş Programı HAKEDİŞ Aktif Salon Takip Modülü SAYSİS Aktif Salon Takip Modülü SAYSİS Aktif İhale Takip DİYOS Aktif SMS Modülü SAYSİS Aktif SMS Modülü SAYSİS Aktif Kütüphane Otomasyon Programı YORDAM Aktif Seri Nokta SAYSİS Aktif Seri Nokta SAYSİS Aktif Çağrı Merkezi SAYSİS Aktif Çağrı Merkezi SAYSİS Aktif Netcad NETCAD Aktif Akıllı Kalem Modülü SAYSİS Aktif PDKS MEYER Aktif Zabıta Modülü SAYSİS Aktif 8
Hakediş Programı AMP HAKEDİŞ Aktif Anket Modülü SAYSİS Aktif Netcad NETCAD Aktif PDKS MEYER Aktif AMP Hakediş Programı HAKEDİŞ Aktif İhale Takip Modülü DİYOS Aktif Kütüphane Takip Modülü YORDAM Aktif Akıllı Kalem Sunucusu FORMİDABLE Aktif Betonarme Statik Proje Yazılımı STA4CAD Aktif Arşiv Yazılımı Aktif Sonitel Çağrı Merkezi Yazılımı SONİTEL Aktif Tablo 3: Kullanılan Yazılım Modülleri 9
C.3.2. Teknolojik Altyapı Belediyemizin teknolojik alt yapısı ve mevcut donanımları Tablo 4 te listelenmiştir. Belediyemizin 2 hizmet binası arasında fiber optik metro ethernet kapalı devre ağ mevcuttur. Bu ağ bağlantısı noktalarda bulunan 2 adet Telco Switch, 1 adet yönlendirici cihaz ve 1 adet güvenlik duvarı ile gerçekleşmektedir. Ayrıca diğer hizmet binalarımız ve tesislerimiz ADSL ile internete bağlanmaktadır. Belediyemizde çeşitli amaçlarla kullanılan 10 adet fiziksel sunucu mevcuttur. Bu sunucuların günlük yedekleri alınmakta ve saklanmaktadır. Sistem güvenliği için 2 adet güvenlik duvarı cihazı (firewall) kullanılmaktadır. Tüm internet çıkışlarının kontrolü sağlanarak, personelin işlerini aksatacak ve sakıncalı web sitelerine girmeleri engellenmektedir. Tablo 4: Teknolojik Altyapı TEKNOLOJİK ALTYAPI Türü 2010 2011 2012 Sayısı Özellikleri Sayısı Özellikleri Sayısı Özellikleri Masaüstü Bilgisayar 294 P4, CoreDuo, Core2Duo, QuadCore, i3 332 P4, CoreDuo, Core2Duo, QuadCore, i3 403 P4, CoreDuo, Core2Duo, QuadCore, i3 Dizüstü Bilgisayar 36 Mobile, CoreDuo, Core2Duo, Atom 46 Mobile, CoreDuo, Core2Duo, Atom 43 Mobile, CoreDuo, Core2Duo, Atom Sunucu 18 Rack, Tower 18 Rack, Tower 10 Rack, Tower Yazıcı 172 Lazer, Çok Fonksiyonlu, Nokta Vuruşlu, Mürekkep Püskürtmeli 158 Lazer, Çok Fonksiyonlu, Nokta Vuruşlu, Mürekkep Püskürtmeli 208 Lazer, Çok Fonksiyonlu, Nokta Vuruşlu, Mürekkep Püskürtmeli Çizici 1 1 1 Yönlendirici 3 1 1 Fotokopi Makinası 12 13 21 Ağ Güvenlik Cihazları 4 Firewall, Analyzer 4 Firewall, Analyzer Telco Switch 4 2 2 4 Firewall, Analyzer Switch 48 Port 3 10 10 Switch 24/16 Port 42 12 12 Projeksiyon Cihazı 9 9 18 Güvenlik Kamerası 144 217 246 Kaynak : Bilgi İşlem Müdürlüğü, 2013 10
C.3.3. Ağ ve Sistem : Ağ altyapısı : Belediyemizin Taşdelen Hizmet Binasından Çekmeköy Merkez Binasına 5 Mbps hızında kapalı devre Fiber Optik Metro Ethernet bağlantısı vardır. Ayrıca Çekmeköy Merkez Binasından 50Mbps Metro Ethernet İnternet bağlantısı ile hizmet binalarımızda hızlı ve kesintisiz internet erişimi sağlanmaktadır. Belediyemize ait kültür merkezleri, bilgi evleri, zabıta binaları, veterinerlik binası, kademe binası ve diğer binalar ADSL ile internete bağlanmaktadır. Bu binalardaki kullanıcılar da uzaktan merkeze güvenli bir şekilde bağlanarak otomasyon sistemini kullanmaktadırlar. Güvenlik sistemi : Belediyemizin ağ ve sistem güvenliğinin sağlanması için internete bir adet güvenlik duvarı (firewall) cihazı üzerinden çıkılmaktadır. Güvenlik duvarı içerisindeki güvenlik yazılımını sürekli otomatik olarak güncellemektedir. Bu cihaz sayesinde ağdaki kullanıcıların internet erişimleri kısıtlanabilmekte, yasak ve tehlikeli web sitelerine girişleri ve internet üzerinden gelen saldırılar engellenmektedir. Ayrıca internet, e-posta trafiğini ve internet üzerinden gelen saldırıları ve zararlı içerikleri analiz edip log dosyalarını tutan 1 adet Analyzer cihazı bulunmaktadır. Bunların yanında tüm bilgisayarlarda ve sunucularda antivirüs yazılımı mevcuttur ve her gün güncellenmektedir. Sunucular : Belediyemizde Belediye Otomasyonu Sunucusu, Veritabanı sunucusu, E- Belediye sunucusu, Domain Sunucusu, PDKS sunucusu, Terminal Sunucusu, CBS ve Haritacılık Yazılımı Sunucusu, Hakediş ve Yaklaşık Maliyet Yazılımı Sunucusu, Kütüphane Otomasyonu Sunucusu, Çağrı Merkezi Sunucusu, Sanallaştırma Sunucuları, Akıllı Kalem Sunucusu, Web Servisi Sunucuları ve Eski Belediye sunucuları mevcuttur. Belediyemizde 19 adet sanal 10 adet fiziksel sunucu kullanılmaktadır. C.3.4 Web Sitesi: Belediyemizin resmi web sitesinin içeriği her gün güncellenmektedir. Web sitemizden Belediyemizle alakalı haberler, duyurular, ihaleler, projeler, faaliyetler, etkinlikler, verilen hizmetler, meclis kararları, yazılı ve görsel basın haberleri ve fotoğraflar takip edilebilmekte, e-belediye sayfasından istek, şikayet ve öneriler bildirilip durumu görüntülenebilmekte, online borç ödeme, borç öğrenme ve çeşitli sorgulamalar yapılabilmektedir. 11
C.4. İnsan Kaynakları: C.4.1. Personelin Kadro ve İstihdam Şekline Göre Dağılımı Tablo 5: Mevcut Kadro Durumu 2010 Yılı 2011 Yılı 2012 Yılı Statü Yüzde Yüzde Yüzde Sayısı Sayısı Sayısı (%) (%) (%) Memur Kadrolu İşçi Geçici İşçi 1 %14 1 %20 1 %14 Mevsimlik Sözleşmeli 6 %86 4 %80 6 %86 Toplam 7 %100 5 %100 7 %100 Kaynak: Bilgi İşlem Müdürlüğü, 2013 C.5. Sunulan Hizmetler: Teknik Destek Hizmetleri : Belediyemizin birimlerinde ve tesislerinde bilgisayar ve network donanımlarında meydana gelen arızalara kısa zamanda müdahale edilmekte, işlerin aksamadan ve kesintisiz devam etmesi için destek verilmektedir. Yazılım Destek ve Eğitim Hizmetleri : Birimlerimizin kullandıkları yazılımlarda meydana gelen sorunlar kısa zamanda giderilmekte, kullanıcılara eğitimler verilmekte ve yazılımlar konusunda telefonla, uzaktan erişimle ve yerinde destek verilmektedir. Web Sitesi İçerik Yönetimi : Belediyemizin kurumsal web sitesinin yönetimi ve güncellemeleri diğer müdürlüklerle koordineli olarak Müdürlüğümüz tarafından gerçekleştirilmektedir. E-posta Sistemi Yönetimi : Belediyemiz personelinin e-posta hesaplarının açılması, bakımı ve yönetimi gerçekleştirilmektedir. E-Belediye Sistemi Yönetimi : İnternetten vatandaşlarımızın ödeme yapabilmesi, tahakkuk ve tahsilat bilgilerini görebilmeleri için yaptıkları üyelik başvuruları kontrol edilip uygun görülenler onaylanmakta, sistemle ilgili aksaklıklar giderilmekte, kullanıcılara telefonla ve e-mail yoluyla destek verilmektedir. Personel Devam Kontrol Sistemi Yönetimi : Personellerin ve ziyaretçilerin girişçıkış bilgilerinin tutulduğu sistemin yönetimi ve faal halde kalması sağlanmakta, yeni gelen personellerin kimlik kartları çıkarılarak sisteme tanıtımı yapılmaktadır. Yedekleme ve Güvenlik Yönetimi : Sunucularımızda bulunan veritabanlarının, uygulamaların ve diğer dosyaların düzenli olarak yedekleri alınmaktadır. Ayrıca belediyemizdeki personelin internette zararlı içeriklere ve programlara girişi engellenmekte, virüs, trojan gibi zararlı yazılımların sisteme bulaşmaması için tedbirler alınmaktadır. Yazılım Alım, Bakım ve Güncelleme Hizmetleri : Belediyemizde kullanılan tüm yazılımların alımı, kurulumu, yıllık bakım ve güncelleme anlaşmalarının yapılması, kullanılan diğer yazılımlarla entegrasyonu, diğer birimlerden gelen yazılımlardaki değişiklik ve yenilik taleplerinin değerlendirilip yazılım firmalarına yaptırılması hizmetleri verilmektedir. 12
Donanım Alım ve Bakım Hizmetleri : Belediyemizde ihtiyaç duyulan sunucu, ağ cihazları, bilgisayar, bilgisayar parçaları, çevre birimleri, ses ve görüntüleme sistemleri, elektronik cihazlar vb. donanımlar satın alınarak kurulumları ve bakımları yapılmaktadır. Güvenlik Kamera Sistemleri Kurulumu ve Bakımı : Belediyemizin yeni açılan binalarının güvenliğini sağlamak üzere Güvenlik Kamera Sistemlerinin satın alınıp kurdurulması ve mevcut sistemlerinin bakım anlaşmalarının yapılarak, arızalarının kısa sürede tespit edilip giderilmesi sağlanmaktadır. Kent Bilgi Sistemi Verilerinin Güncellenmesi : İlçemizin sınırları içerisinde bulunan sokak, cadde, bina, site ve bağımsız birimlere ait nitelik ve nicelik bilgilerinin arazide gezilerek otomasyon sisteminde güncellenmesi, resimlerinin çekilmesi, UAVT ve Tapu verileriyle eşleştirilmesi çalışmaları yapılmaktadır. II- AMAÇ VE HEDEFLER Çekmeköy Belediyesi 2012 Yılı Performans Programında yer alan Müdürlüğümüzle ilgili Stratejik Amaçlar, Stratejik Hedefler ve Performans Hedeflerine faaliyet raporumuzun Performans Sonuçları kısmında yer verilmiştir. III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A- Mali Bilgiler: A.1. Bütçe Uygulama Sonuçları: Tablo 6: Bütçe Uygulama Sonuçları BÜTÇE VE GİDER DURUMU Bütçe Faaliyet 2010 2011 2012 Müdürlük Bütçesi 1.585.273,00 1.789.716,00 3.465.447,00 Bütçe Gerçekleşme Durumu Bütçe Gerçekleştirme Oranımız(%) 1.566.411,93 2.058.935,40 2.556.828,67 98.81 115 73.78 Kaynak: Bilgi İşlem Müdürlüğü, 2013 I 01 02 03 06 Tablo 7: Gider Bütçesi -Ekonomik Sınıflandırmanın 1. Düzeyi GİDER BÜTÇESİ Bütçe Faaliyet 2010 2011 2012 Açıklaması Personel Giderleri Sosyal Güvenlik Kurumlarına Devlet Primi Giderleri Mal ve Hizmet Alım Giderleri Sermaye Giderleri TOPLAM Bütçe Ödeneği Harcama Har. Md. Bütçesine Oranı (%) Bütçe Ödeneği Harcama Har. Md. Bütçesine Oranı(%) Bütçe Ödeneği Harcama 13 Har. Md. Bütçesine Oranı(%) 262.259,00 254.825,65 %97,16 420.200,00 255.672,68 %60,84 458.430,00 289.040,26 %63,05 51.500,00 48.853,01 %94,86 50.000,00 47.653.82 %95,30 82.000,00 46.863,50 %57,15 144.507,00 139.207,60 %96,33 1.127.007, 00 1.123.525, 67 1.224.509, 00 1.218.469, 40 %99,50 1.403,011 1.230,216 %87,68 %99,69 541.007,00 537.139,50 %99,28 1.522.006 990.708,59 %65,09
B- Performans Bilgileri B.1. Faaliyet ve Proje Bilgileri: B.1.1-ENTEGRE KENT YÖNETİM SİSTEMİ Belediyemizde kullanılan MIS yazılımı olan Saysis Belediye Otomasyonu yazılımında 2012 yılında yeni modüller eklenerek kullanılan modül sayısı 38 den 41 e çıkarılmıştır. Bunlar Akıllı Kalem Modülü, Zabıta Modülü ve Anket Modülleridir. Şekil 2: SAYSİS Belediye Otomasyonu Yazılımı Ana Ekranı Akıllı Kalem modülü, Belediyemizde kullanılmakta olan, kağıda yazılan yazıları dijital ortama dönüştüren Akıllı Kalem Teknolojisi kullanılarak doldurulan formların Saysis Otomasyon Yazılımında ilgili modüllere anında kayıt edilmesini, orjinal halinin resim olarak görülmesini ve böylece zaman ve işgücü tasarrufu sağlamaktadır. Zabıta modülü ile Belediyemiz zabıta personelinin sahada yaptığı denetimlerin takibi yapılmaktadır. Akıllı kalem kullanılarak doldurulan denetim tutanakları zabıta modülüne otomatik olarak kaydedilmekte ve formların orijinal halleri görüntülenebilmektedir. Saysis Belediye Otomasyon Yazılımında 2012 yılında Kent Bilgi Sistemi modülünde geliştirme faaliyetleri yapılmıştır. Kent Bilgi Sistemi modülüne parsel verileri güncelleme tablosu eklenerek, Netcad/Belnetten alınan tüm parsel detay bilgileri, parsel geçmiş bilgileri ve sahada parselin kullanımıyla ilgili toplanan verilerin güncellenebilmesi sağlanmıştır. Bu tablodaki parsel verileri Netcad/Belnet yazılımıyla entegre olarak çalışmaktadır. Kent Bilgi Sistemi modülünde ayrıca Bina, Parsel, Bağımsız Birim gibi kent bilgi sistemi değişkenlerinde yıllar itibariyle meydana gelen değişiklikleri analiz etmek amacıyla istatiksel raporlar hazırlanmıştır. 14
Şekil 3: Zabıta Modülü Ekranı ve Akıllı Kalem ile Doldurulan Form Örneği Şekil 4: Kent Bilgi Sistemi Modülü Bina Dağılımı Raporu Ekranı 15
Saysis Belediye Otomasyon Yazılımının e-belediyecilik uygulamalarına 2012 yılında üye olmadan Tc Kimlik Nosu veye Sicil Numarası ile hızlı ödeme uygulaması eklenmiştir. Ayrıca Ruhsatlar ve Doküman Yönetimi uygulamaları eklenerek vatandaşların kendilerine ait işyeri ruhsatlarını ve dökümanlarının durumlarını görebilmeleri sağlanmıştır. Şekil 5: SAYSİS E-Belediye Ekranı B.1.2- DONANIMIN ARTIRILMASI VE YENİLENMESİ Belediyemizde birimlerin ihtiyaçları doğrultusunda bilgisayar, yazıcı, monitör, projeksiyon, kamera, tarayıcı, UPS, sunucu, switch, bilgisayar parçaları vb. donanımlar alınarak bilişim teknolojisi kullanımı artırılmıştır. Belediye hizmet binalarımızda ihtiyaç duyulan personel giriş-çıkış kontrol sistemi cihazları, ses ve görüntü sistemi cihazları satın alınarak kurulumları gerçekleştirilmiştir. Ayrıca güvenlik kameralarının sayıları artırılarak ve eksiklikler tamamlanarak binalarımızın güvenliği artırılmıştır. Arızalanan donanımlar tamir edilmiş, kullanım ömrünü tamamlayan donanımlar yenilenmiştir. 16
B.1.3-DONANIM BAKIMI VE ONARIMI Belediyemizdeki bilgisayar, çevre birimleri ve network donanımlarının bakım ve onarımları gerçekleştirilmiştir. Bilgisayar ve network sistemlerindeki arızalara kısa sürede müdahale edilerek kesintisiz bir şekilde hizmet verilmesi sağlanmıştır. Şekil 6: Bilgi İşlem Teknik Servis Odası 17
B.1.4- VERİ YEDEKLEME VE SANALLAŞTIRMA ÇALIŞMALARI Belediyemizde kullanılan sunucuların, yazılımların, veritabanlarının ve diğer dosyaların yedeklenmesi günlük düzenli olarak yapılmaktadır. Böylece sistemlerde herhangi bir sorun çıktığında yedeğinden kurtarmak mümkün olmaktadır. Belediyemizde iş sürekliliğinin sağlanması, kaynakların daha etkin ve verimli kullanılması, yer, elektrik ve soğutma tasarrufu sağlanması, güvenlik, kolay yönetim gibi birçok avantajı olan sanallaştırma teknolojisi kullanılmaya başlanmıştır. Bunun için mevcut 2 adet sunucunun kapasiteleri artırılarak wmware yazılımı kurulmuş ve sanallaştırma sunucusu olarak kullanılmıştır. 1 adet sunucu da yönetim sunucusu olarak kullanılmaktadır. Mevcut fiziksel sunuculardaki ve yıl içinde yeni alınan yazılımlar sanallaştırılmıştır. 2012 yılında kurulan sanal sunucu sayısı 19 olmuştur. Sanal sunuculara ait veriler Veri Depolama Sisteminde tutularak veri güvenliği artırılmıştır. B.1.5- YAZILIM VE DONANIM TEKNİK DESTEK HİZMETLERİ Belediyemizde bulunan müdürlüklere, bilgi evlerine ve kültür merkezlerine yazılım ve donanım problemlerinde kısa sürede teknik destek verilerek çalışmaların aksamaması sağlanmıştır. Müdürlüğümüze yazılım ve donanım teknik destek talepleri otomasyon sistemindeki Müdürlük İstek modülü üzerinden yapılabilmektedir. Böylece talepler kayıt altına alınarak yapılan işler takip edilebilmektedir. Müdürlüğümüze 2012 yılında saysis otomasyon yazılımıyla ilgili 114 adet güncelleme ve geliştirme talebi gelmiş, bunlardan 111 adet talep olumlu, 3 adet talep olumsuz sonuçlanmıştır. Böylece taleplerin %97 si karşılanmıştır. Tablo 8: Belediye Otomasyon Yazılımı Güncelleme ve Geliştirme Sayıları BELEDİYE OTOMASYONU GÜNCELLEME VE GELİŞTİRME TALEPLERİ 2011 2012 Olumlu Sonuçlanan Talep Sayısı 183 111 Olumsuz Sonuçlanan Talep Sayısı 15 3 İşlemde Olan Talep Sayısı 19 0 Toplam Talep Sayısı 217 114 Taleplerin Karşılanma Oranı % 85 % 97 Müdürlüğümüze 2012 yılında kullanılan yazılımlarla ilgili 592 adet destek, eğitim, yetkilendirme vb. talep gelmiş bunlardan 570 adet talep olumlu, 22 adet talep olumsuz sonuçlanmıştır. Böylece taleplerin %96 sı karşılanmıştır. 18
Tablo 9: Yazılım Destek Sayıları YAZILIM DESTEK TALEPLERİ Talep Konusu Talep Adedi Olumlu Sonuçlanan Olumsuz Sonuçlanan Karşılanma Oranı Saysis Otomasyon 496 477 15 % 96,16 Netcad / Belnet 35 30 5 % 85,71 Diğer Yazılımlar 45 43 2 % 95,55 Akıllı Kalem 11 11 - % 100 Web Sitesi 5 5 - % 100 TOPLAM 592 570 22 % 96,28 Müdürlüğümüze 2012 yılında 466 adet sistem ve donanım destek talebi gelmiş, bunlardan 439 adet talep olumlu, 27 adet talep olumsuz sonuçlanmıştır. Böylece taleplerin %94 ü karşılanmıştır. Tablo 10: Sistem ve Donanım Destek Sayıları SİSTEM VE DONANIM DESTEK TALEPLERİ Talep Konusu Talep Adedi Olumlu Sonuçlanan Olumsuz Sonuçlanan Karşılanma Oranı Bilgisayar Arızası 147 139 8 % 94,55 Bilgisayar Kurulumu 36 35 1 % 97,22 Yazıcı Kurulumu 59 57 2 % 96,61 Yazıcı Problemi 81 71 10 % 87,65 İnternet Problemi 61 58 3 % 95,08 İş Talepleri 82 79 3 % 96,34 TOPLAM 592 570 22 % 94,20 B.1.6- DOMAIN SİSTEMİ ÇALIŞMALARI Belediyemizde 2012 yılında domain sistemi aktif şekilde kullanılmaya devam edilmiştir. Hizmet binalarımızdaki tüm kullanıcılar domain sistemine alınarak gerekli yetkilendirmeler yapılarak sistem güvenliği sağlanmıştır. Domain kullanıcılarının şifrelerini 19
değiştirmeleri ve güvenli şifre kullanmaları sağlanmıştır. Ayrıca bilgisayarlarına izinsiz program yüklemeleri ve sistem ayarlarıyla oynamaları engellenmiştir. B.1.7- YAZILIM LİSANSLAMA VE GÜNCELLEME ÇALIŞMALARI Belediyemizde kullanılan yazılımlar için 2012 yılında yeni lisans alımları ve güncellemeleri yapılmıştır. Mevcut Netcad, Saysis, Diyos İhale yazılımlarının güncelleştirmeleri gerçekleştirilmiştir. Bunun yanı sıra AMP Hakediş, Akıllı Kalem Formidable, Betonarme Statik Proje, Autocad vd. yazılım lisansları alınmıştır. Güvenlik Duvarı, analyzer cihazları yazılımlarının, antivirüs ve işletim sistemi yazılımlarının güncelleştirmeleri düzenli olarak yapılarak güncel yazılım kullanımı sağlanmıştır. B.1.8- ELEKTRONİK POSTA SİSTEMİ ÇALIŞMALARI Belediyemizde kullanılan elektronik posta hesaplarının yönetimi gerçekleştirilmiş, yeni personelin posta hesapları oluşturulmuş, şifresini unutan personele destek verilmiştir. Tüm büro personelinin e-posta hesapları bulunmakta ve aktif olarak kullanılmaktadır. B.1.9- WEB SİTESİ GÜNCELLEME VE İNTERAKTİF BELEDİYECİLİK ÇALIŞMALARI 2012 yılında belediyemizin resmi web sitesine (www.cekmekoy.bel.tr) yeni online hizmetler eklenmiştir. Ayrıca çocuklara yönelik hem eğlendirici hem de eğitici Çekmeköy Çocuk web sitesinde (www.cekmekoycocuk.com) geliştirme ve güncelleme çalışmaları yapılmıştır. Web sitemizde bulunan online hizmetler ile vatandaşlarımız birçok hizmeti ve bilgiyi internet üzerinden alabilmektedir. Bu hizmetlerin başlıcaları Vergi Borcu/Tahakkuk Sorgulama, E-Ödeme, E-Makbuz, Ruhsat Görüntüleme, Beyan Görüntüleme, İnşaat Maliyet Bedelleri, Bina Aşınma Oranları, Çevre Temizlik Bedelleri, Seri Nokta Başvurusu (İstek Şikayet Gönderme ve Takibi), Bilgi Edinme Başvurusu, Meclis Kararları, Doküman Yönetimi, Kent Rehberi, E-İmar, Nöbetçi Eczaneler, Hizmet Rehberi, İhaleler, Nikah İşlemleri, İstek Şikayet Gönderme ve Takibi, Proje Önerme, Mevzuat, İETT Hareket Saatleri ve Güzergahları, Trafik Kameraları, E-bülten ve E-Kütüphane uygulamalarıdır. 20
Şekil 7: Çekmeköy Belediye Başkanlığı Resmi Web Sitesi 21
Çekmeköy Çocuk web sitesinde belediyemizin etkinlikleri, parkları ve kültür merkezleri görüntülenmekte, fıkralar, bilmeceler, tekerlemeler, çocuk şarkıları, oyunlar, faydalı bilgiler, güzel sözler, sesli ve resimli hikayeler bulunmaktadır. Çocuklar siteye üye olarak kendi resimlerini, hikayelerini ve şiirlerini ekleyebilmekte ve paylaşabilmektedirler. Her ay siteye en fazla yükleme yapan çocuğumuza hediyeler verilmiştir. Şekil 8: Çekmeköy Çocuk Web Sitesi 22
Şekil 9: Çekmeköy Çocuk Üyelerine Hediye Verildi 2012 yılında web sitemizin ziyaretçi sayısı 261.877 den 363.455 e çıkarak %38 gibi büyük bir artış sağlanmıştır. Aşağıda web sitemizle ilgili detaylı istatistiki bilgiler yer almaktadır. Tablo 11: Web Sitemiz 2012 Yılı İstatistikleri İstatistik Türü 2011 2012 Artış Oranı Toplam Ziyaretçi Sayısı 261.877 363.455 % 38 Ortalama Aylık Ziyaretçi Sayısı 21.823 30.288 % 38 Ortalama Günlük Ziyaretçi Sayısı 717 993 % 38 E-Belediye Üye Sayısı 7.636 10.144 % 32 23
Tablo 12: Web Sitemiz 2012 Yılı İçerik Güncelleme Çalışmaları İçerik Türü Eklenen İçerik Sayısı Haber 463 Duyuru 15 Duyuru Bannerı 186 Etkinlik 3014 Video 109 Fotoğraf Albümü 1 İhale İlanı 36 Şekil 10: Web Sitemiz Aylık Ziyaretçi Sayıları İstatistikleri B.1.10- AKILLI KALEM PROJESİ Müdürlüğümüz dijital platformdaki çalışmalarına akıllı kalem i de ekledi. Türkiye de ilk defa bir kamu kurumunda akıllı kalem teknolojisi kullanılmaya başlandı. Toplam bütçesi 378.000 TL olan Magic Pen Teknolojisinin Belediye Süreçlerinde Kullanılması ve Belediye Otomasyon Programına Entegrasyonu Projesi İstanbul Kalkınma ajansının % 80 maddi desteğiyle gerçekleştirildi. Proje, Çekmeköy Belediyesi ne magicpen teknolojisinin alınması ve ülkemizde ilk defa olarak belediye otomasyon sisteminde kullanılması ile tüm süreçlerde verimin artırılması, 24