TS-EN 15038:2006 Standardının Çeviri Hizmet Sağlayıcılarına Getirdikleri Hizmet Kalitesini sağlamak ve iyileştirmek üzere oluşturulan standartlar (ISO 9001 gibi) her ne kadar tüm sektörlere uygulanabilir şekilde hazırlansa da sektöre özel olarak hazırlanan standartlar sektör kuruluşları için çok daha kolay uygulanabilir ve amaca yönelik olmaktadır. Çeviri Hizmeti Sağlayan (ÇHS) bürolar için hazırlanan TS-EN 15038 standardı da böyle bir standart ve Türkiye de de Çeviri Hizmeti Sağlayan bürolar bu standarda uyumlu sistemlerini oluşturmaya başladılar. TS-EN 15038 Çeviri Hizmetleri - Hizmet Gerekleri standardı, Ġnsan kaynakları, Dilbilimindeki yeterlilik, Teknik kaynakların yeterliliği, Proje yönetimi, Müşteri ilişkileri ve Kalite yönetimi konusundaki temel kavramlar hakkında kılavuz bilgiler vermektedir. Başka bir değişle bu standart, çeviri hizmeti alacak olan bir kuruluşun (müşterinin), Çeviri Hizmet Sağlayıcısının, hizmet seviyesini ölçebilmesi ve çeviri kalitesi hakkında karar verebilmesi için gerekli tüm temel unsurları kapsamaktadır. Günümüzde birçok kuruluş yasal düzenlemelere tabidir. Bu düzenlemeler, bağımsız ve tarafsız kuruluşların yaptığı ölçümlere göre değerlendirilmekte ve/veya kabul görmüş standartlar referans alınarak uygunluk değerlendirilmesi yapılmaktadır. Tüm dünyada Çeviri Hizmet Sağlayıcıları için EN 15038 bu anlamda büyük önem arz etmekte ve kabul edilmektedir. TSE tarafından Türkçeye tercüme edilmiş olan standart, Çeviri Hizmetleri - Hizmet Gerekleri adıyla yayınlanmıştır. TS-EN 15038 Tüm Dünya da olduğu gibi Türkiye de de TS-EN 15038 Belgesi birçok Çeviri Hizmet Sağlayıcısı tarafından talep edilmektedir. TS-EN 15038 Belgesi, Çeviri Hizmet Sağlayıcıları için ne kadar önemli ise, hizmet alan müşteriler tarafından da o derecede büyük önem taşımaktadır. TS-EN 15038 Standardı, Çeviri Hizmet Sağlayıcılarının değerlendirilmesinde kesin çözüm olmasa da, hizmet alan müşteriler için iyi bir başlangıç olmaktadır. Hizmet şartları standardı 3 temel bölüme ayrılmış durumdadır. 1. Genel Kurallar, 2. Müşteri-Çeviri Hizmeti Sağlayıcısı ilişkileri ve 3. Çeviri Hizmetlerinde Yöntemler VERICERT www.vericert.com.tr 1
Genel Kurallar EN 15038 standardında temel gerekler bölümü şu alanları kapsamaktadır; Ġnsan Kaynakları, Teknik Kaynaklar, Kalite Yönetim Sistemi ve Proje Yönetimi. İNSAN KAYNAKLARI Ġnsan Kaynakları bölümü öncelikle çeviri projesinde çalışan dil bilimcinin yetkinliklerini ele almaktadır. Standart bu yetkinlikleri 5 kategoriye bölmektedir. Bu bölümler; 1. Çeviri yeterliliği. Dilbilimcisi çeviriyi yaparken, terminolojiyi, hedef dilin gramerini, ifade tarzını, stili ve bu çeviriyi okuyacak kişileri dikkate alarak çeviriyi yapmalıdır. Aynı zamanda müşterinin beklentileri ve şartları karşılanmalıdır. 2. Kaynak ve hedef dilde teknik ve dilbilimi yeterliliği. Dilbilimci kaynak dile yüksek düzeyde hâkim olmalıdır ve hedef dilde uzmanlaşmış olması gereklidir. 3. Araştırma yeterliliği bilgi edinme ve işleme. Dilbilimci tercüme ettiği konu hakkında daha fazla bilgiye sahip olmak için çeşitli araçları kullanmaya yatkın olmalıdır. 4. Kültürel yeterlilik. Çeviri yapılırken, çeviriyi okuyacak hedef kitlenin değer sistemleri, davranış standartları ve mahalli uygulamaları dikkate alınmalıdır. 5. Teknik yeterlilik. Çeviriyi yapan kişinin, yazılım ve donanım kullanımına yatkın olması gerekmektedir. Bu yeterlilikler çeviri yapan kişilerde aranmaktadır. Bu kişilerin bu yeterliliklere sahip olduklarını gösterecek dokümanlar ise ; Çeviri konusunda yüksek öğrenim gördüğüne dair belge Bir çeviri hizmet sağlayıcısında 2 yıllık deneyim ve/veya 5 yıllık çeviri deneyimi olmalıdır. Bu deneyimlerin tümünün belge ile ispatlanabilir olması gerekmektedir. Düzeltmenlerin (editör) ise yukarda tanımlanan yeterliliklere haiz olmasını öngörmektedir. Projede görev alan denetmenlerin ise ilgili konuda uzman olmaları gerekmektedir. (örneğin, medikal cihazlar, finans veya tüketici elektroniği vs.) TEKNİK KAYNAKLAR Standartta teknik kaynaklar her ne kadar çok fazla derinlemesine incelenmese de, bazı kısımların teknik olarak güvenceye alınmasını talep etmektedir. Çeviri Hizmet Sağlayıcının (ÇHS) projeleri yürütebileceği ekipmanlara sahip olduğu ve müşteri dokümanlarının hem fiziksel olarak hem de elektronik ortamda güvenli ve gizli tutulduğu güvence altına almalıdır. VERICERT www.vericert.com.tr 2
Bununla beraber ÇHS uygun yazılıma, donanıma ve iletişim araçlarına sahip olmalıdır. ÇHS nin Ġlgili bilgi kaynakları ve kitle iletişim araçlarına erişimi olmalıdır. Günümüzde teknoloji o kadar büyük bir hızla değişmektedir ki, bu bölümde teknoloji ile çok fazla detay verilmemektedir. Daha hızlı işlemciler, güncellenmiş işletim sistemleri ve farklılaşan bilgi depolama metotları, içerik yönetiminin gelişmesi, makinaların yaptıkları tercümelerle, çeviri alanında yazılan özel yazılımlar, yönetmelikleri kısa sürede geçersiz kılmaktadır. ÇHS lerin elektronik ortamda gerçekleşecek felaketleri önlemek için hazırlıklı olmaları ve bir takım tedbirler almaları gerekmektedir. (Yedekleme sistemleri, fiziksel bozulmalar için tedbirler vs.) Ayrıca yazılımların güncellemelerinin de yapılması ve takip edilmesi projelerin sıkıntısız şekilde yürütülmesini temin etmek için çok önemlidir. Burada özellikle belirtilmese de Çeviri Hafızası (ÇH) bu bölümde ele alınır. Çeviri Hafızası, daha çok önceden çevirisi yapılmış tâbirlerin daha sonraki projelerde kullanılmasını amaçlamaktadır. Böylelikle projeler arasında tutarlılığın sağlanması ve maliyetlerin azaltılması mümkün olmaktadır. Burada önemli olan Çeviri Hafızasının Çeviri Hizmet Sağlayıcısının ihtiyaçlarını ne düzeyde karşıladığıdır. KALİTE SİSTEMİ ÇHS kendi yapısına ve büyüklüğüne göre bir Kalite Yönetim Sistemine sahip olmalıdır. Bu Kalite Yönetim Sistemi de dokümante edilmiş olmalıdır. Sürdürülen Kalite Sisteminde hedeflerin belirtilmiş olması, projelerin kalitesinin izlemesini sağlayacak bir sistem oluşturulmalıdır. Projelerde oluşan hataların düzeltmesi ve bir daha tekrar etmemesi için bir sistemin tanımlanmış olması ve müşteriden alınan bilgi ve materyallerin işlenmesi ile ilgili iyi tanımlanmış bir sürecin bulunması istenmektedir. Burada bu sistemin oluşturulmasında en basit ve kabul görmüş yönetim sistemi ISO 9001 olarak görülse de daha basit ve az maliyetli çözümler de üretilebilir. PROJE YÖNETİMİ En basit haliyle TS-EN 15038 standardı her bir çeviri projesinde bir proje yöneticisinin atanmasını belirtmektedir. ÇHS projelerin nasıl yönetildiğine dair bir prosedür tanımlanmalıdır. Bu prosedür her bir projenin belirlenen beklentilere ve gereklere göre yürütüldüğünü güvence altına almalıdır. Müşteri-ÇHS Ġlişkisi TS-EN 15038 Standardının ikinci bölümü olan müşteri-çhs ilişkisi bölümü kısa bir bölümdür. Bu bölümde ele alınan kısım, projelerin nasıl değerlendirildiği, nasıl teklif verildiği, nasıl yürütüldüğü ve tamamlandığı ile ilgilidir. Bu bölüm ÇHS ye müşteri tarafından gelen çeviri taleplerinin nasıl değerlendirildiğini ve yapılabilirliklerinin nasıl belirlendiği ile ilişkilidir. VERICERT www.vericert.com.tr 3
ÇHS herhangi bir projeyi kabul ettiğinde, o projeyle ilgili yeterli kaynaklara (insan ve teknik) sahip olduğunu, dokümanlarla kanıtlaması gerekmektedir. ÇHS ler müşterine teklif verirken tekliflerinde en az fiyat ve teslim detaylarının bulunmasına dikkat etmelidirler. Bir proje teklifi geldiğinde ÇHS nin bu proje ile ilgili bir proje iş programı oluşturması gerekmektedir. Genelde proje iş programında, projenin teslim detaylarının da (teslim süresi, teslim şekli vs) tarif edildiği varsayılmaktadır ve müşteri açısından fiyat kadar önemlidir. TS-EN 15038 standardı, müşterilerle ÇHS nin yaptığı anlaşmalara çok genel olarak değinmektedir. Çok temel olarak ele alınan bu madde de Müşteri ile ÇHS arasında bir anlaşmanın yapılması istenmekte, bu anlaşmada da yasal hükümlerin, ticari hükümlerin, karşılıklı sorumlulukların ve anlaşmazlıkların nasıl çözümleneceğinin belirtilmesi istenmektedir. Belirsizliklerin nasıl çözümleneceği ile kısımların açıklığa kavuşturulmasından ÇHS sorumludur. Bu özellikle ÇHS ile Müşteri arasında iyi bir ilişkinin oluşması içinde önemlidir. Bütün bunlar genel bir sözleşmede veya proje teklifinde belirtilebilir. ÇHS nin dokümantasyonu arasında, projeye nasıl başlayacağını, projenin hangi aşamalardan geçeceğini ve nasıl tamamlayacağını anlatan bir prosedürü bulunmalıdır. Bu prosedür teslim sonrası faaliyetleri de kapsamalıdır. Teslim sonrası faaliyetler arasında; arşivleme, Çeviri Hafızasının oluşturulması, referansların güncellenmesi, müşteri memnuniyetinin değerlendirilmesi gibi faaliyetler bulunabilir. Projenin tamamlanmasından sonra proje değerlendirilmelidir. Bu değerlendirmede, müşteri ile ÇHS projenin iyi ve kötü taraflarını ele almalı ve ilerde yapılacak iyileştirmelere imkan sağlayabilmelidir. Çeviri Hizmeti Prosedürleri TS-EN 15038 in son bölümü projelerin nasıl yürütüleceğinin anlatıldığı bölümdür. ÇHS, öncelikle proje yönetimini nasıl yapacağını belirlemeli ve buna dair bir prosedür oluşturmalıdır. Bu prosedürde şunlardan bahsedilmelidir; 1. Hazırlıkların izlenmesi ve denetlenmesi - proje başlangıç toplantısının yapılması, teklifin ve şartların gözden geçirilmesi, vs. 2. Projeye bir çevirmenin atanması, 3. Bir düzeltmenin (editör) atanması, gerekli görülürse bir denetmenin atanması, 4. Projeye ilişkin talimatların ilgili taraflara bildirilmesi, 5. Tutarlılığın izlenmesi ve sağlanması - bu kısım sözlükler, kılavuzlar ve Çeviri Hafızaları ile mümkün olmaktadır, 6. Çalışma zaman çizelgesinin izlenmesi ve denetlenmesi, 7. Müşteri de dahil olmak üzere ilgili taraflarla iletişim içinde olunması, 8. Müşteriye projenin nasıl teslim edileceğinin belirtilmesi. VERICERT www.vericert.com.tr 4
Birçok ÇHS da Proje Yöneticisi diye bir unvan olsa da, yukarda tanımlanan işler birden fazla kişi tarafından gerçekleştiriliyor olabilir. Yukarda tanımlanan işler birden fazla kişi tarafından gerçekleştiriliyorsa, bu işlerin kimler tarafından ve nasıl gerçekleştirildiği dokümantasyonda belirtilmelidir. TS-EN 15038 standardında, her projenin belirli detayların tanımlanması istenmektedir. Aşamalar tanımlanırken yönetsel, teknik ve dilbilimi aşamalarının tanımlanması gerekmektedir. Yönetsel Aşamalar- Burada 2 nokta öne çıkartılmıştır. Projelerin her aşaması kayıt edilmelidir, böylelikle projenin herhangi bir zamanda ne aşamada olduğu belirlenebilmelidir. Ayrıca eğer uygunsa proje için atanmış iç ve dış kaynaklar izlenebilirlik açısından kayıt edilmelidir. Teknik Aşamalar- Uygun teknik kaynaklar kullanılmalıdır ve çeviri öncesi teknik işlemlerin gerçekleştirilmesi beklenmektedir. Bu işlemler metnin düzenlenmesi, çeviri hafızasının düzenlenmesi olabilir. Dilbilimi Aşamaları - Projede ve/veya müşteri talepleri doğrultusunda, dile ilişkin şartların kayıt edilmesidir. Bu hazırlıklar, stile ilişkin kılavuzları veya hedef okuyucuya göre belirli uyarlamalara ilişkin kuralları kapsayabilir. Hedef metin, sektöre veya firmaya özgün terminoloji dikkate alınarak çeviri problemlerinin yaşanmasını engellemek için analiz edilmelidir. ÇHS tarafından yukarda tanımlanan hazırlık kısmı için ön-proje prosedürlerinin veya soru listelerinin (Check-List) hazırlanması faydalı olacaktır. Bütün bu hazırlık ve dokümantasyon ÇHS nin yaptığı projeleri ne kadar etkili yaptığı gösterir delilleri (kayıtları) oluşturmasıyla birlikte, bağımsız bir belgelendirme kuruluşundan da denetlenebilir hale gelmesini sağlamaktadır. TS-EN 15038 kısaca etkili bir çevirinin nasıl yapılacağı hakkında bilgi vermekte ve temel kurallar tarif etmektedir. Bu yetkin ve yeterli personelin bulundurulmasını ve sürecin her aşamasında çevirinin kontrol edilmesini içermektedir. Standart açısından temel olarak şunlar kontrol edilmelidir; a. Proje adım adım hangi aşamalardan geçmiştir? b. Düzeltmen (Editör) görev almış mıdır? c. Düzeltmen ayrı bir kişi midir? d. Dili kontrol eden kişinin yaptığı kalite kontrolleri nelerdir? Oluşturulacak olan Kalite Yönetim Sistemi ile birlikte her projede uygulanacak olan bu temel yaklaşım Çeviri Hizmet Sağlayıcının DOĞRU iş yapmasına (etkili olmasına) imkan sağlayacaktır. VERICERT www.vericert.com.tr 5