T.C. BALIKESİR ÜNİVERSİTESİ SAVAŞTEPE MESLEK YÜKSEKOKULU MÜDÜRLÜĞÜ KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI GEREĞİ GÖREV TANIMLARI
T.C. BALIKESİR ÜNİVERSİTESİ SAVAŞTEPE MESLEK YÜKSEKOKULU MÜDÜRLÜĞÜ PERSONEL DURUMU VE 2015 YILI İŞ - GÖREV DAĞILIMI MESLEK YÜKSEKOKUL MÜDÜRÜ: -Öğr.Gör.Varol KIŞLALIOĞLU-Müdür V.- Direkt: 0 266 552 33 18 Dahili: 13 A- 01- Yüksekokul Kurullarına başkanlık etmek, Yüksekokul Kurullarının kararlarını uygulamak ve Yüksekokul birimleri arasında düzenli çalışmayı sağlamak. 02- Her öğretim yılı sonunda ve istendiğinde Yüksekokul genel durumu ve işleyişi hakkında Rektöre rapor vermek. 03- Yüksekokul ödenek ve kadro ihtiyaçlarını gerekçesi ile birlikte rektörlüğe bildirmek, Yüksekokul bütçesi ile ilgili öneriyi Yüksekokul yönetim kurulunun da görüşünü aldıktan sonra Rektörlüğe sunmak. 04- Yüksekokul birimleri ve her düzeydeki personeli üzerinde genel gözetim ve denetim görevini yapmak, 05- Yüksekokul ve bağlı birimlerinin eğitim-öğretim kapasitesinin rasyonel bir şekilde kullanılması ve geliştirilmesini sağlamak 06- Gerektiği zaman güvenlik önlemlerinin alınmasını sağlamak. 07- Üniversite Senato ve Yönetim Kurulunda Yüksekokulu temsil etmek. 08- Protokolde Yüksekokulu temsil etmek. 09- Yüksekokulu dış paydaşlarla ilişkilerini düzenlemek ve temsil etmek. 10- Yüksekokulun amaç, ilke ve hedeflerini, tüm çalışanları ile paylaşmak ve gerçekleşmesi için çalışanları yönlendirmek ve motive etmek. 11- Yüksekokulun stratejik planının hazırlanmasını sağlamak. 12- Yüksekokulun fiziki donanımı ile insan kaynaklarının etkili ve verimli olarak kullanılmasını sağlamak. 13- Taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesini ve kullanılmasını; kontrollerinin yapılmasını, taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi vasıtasıyla kayıtlarının saydam bir şekilde tutulmasını ve hazırlanan Yönetim Hesabının verilmesini sağlamak. 14- Yüksekokulun Programları nın akredite edilmesi için gerekli çalışmaların yapılmasını sağlamak. 15- Görev ve sorumluluk alanındaki faaliyetlerin mevcut iç kontrol sisteminin tanım ve talimatlarına uygun olarak yürütülmesini sağlamak. 16- EBYS. Sisteminden gelen evrakları imzalar ve sevk eder. 17- Öğrencilere gerekli sosyal hizmetleri sağlanmak. 18- Eğitim - öğretim, bilimsel araştırma ve yayın faaliyetlerinin düzenli bir şekilde yürütülmesini sağlamak. 19- Bütün faaliyetlerin gözetim ve denetiminin yapılmasını, takip ve kontrol edilmesini ve sonuçlarının alınmasını sağlamak. 20- Rektör tarafından verilecek diğer görevleri yapmak B- Harcama Yetkisi ve Yetkilisi 01- Harcama yetkilileri, harcama talimatlarının bütçe ilke ve esaslarına, kanun, tüzük ve yönetmelikler ile diğer mevzuata uygun olmasından, ödeneklerin etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasından ve bu Kanun çerçevesinde yapmaları gereken diğer işlemlerden sorumludur. Bütçeyle ödenek tahsis edilen her bir harcama biriminin en üst yöneticisi harcama yetkilisidir.
02- Harcama yetkilileri bütçede öngörülen ödenekleri kadar, ödenek gönderme belgesiyle, ödenek verilen harcama yetkilileri ise tahsis edilen ödenek tutarında harcama yapabilir. 03- Bütçelerden harcama yapılabilmesi, harcama yetkilisinin harcama talimatı vermesiyle mümkündür. Harcama talimatlarında hizmet gerekçesi, yapılacak işin konusu ve tutarı, süresi, kullanılabilir ödeneği, gerçekleştirme usulü ile gerçekleştirmeyle görevli olanlara ilişkin bilgiler yer alır. C- Diğer görev ve sorumluluklar 01- Göreviyle ilgili evrak, eşya araç ve gereçleri korumak ve saklamak. 02- Tasarruf ilkelerine uygun hareket etmek. 03- Kullanmakta olduğu araç ve gereçleri her an hizmete hazır bir şekilde bulundurulmasını sağlamak. 04- Bağlı olduğu süreç ile üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak. İzinli, raporlu ya da görevli olduğunda yukarıdaki görevleri Müdür Yardımcısı Öğr.Gör.Hilmi Tunahan AKKUŞ yürütecektir.
YÜKSEKOKUL MÜDÜR YARDIMCILARI 1-Öğr.Gör. Hilmi Tunahan AKKUŞ - Santral : 0 266 552 29 03-552 29 37 Dahili : 14 01- Birimin tüm sevk ve idaresinde Müdür e birinci derece de yardımcı olmak. 02- Yüksekokulun eğitim-öğretim faaliyetlerini organize etmek. 03- Yüksekokul Müdürü yüksekokulda bulunmadığı zaman ona vekâlet eder. 04- Akademik atama, kadro, izin, rapor ve diğer özlük haklarını takip etmek, bu konuda personelin isteklerini dinlemek. 05- Öğrenci sorunlarını Yüksekokul Müdürü adına dinlemek ve çözüme kavuşturmak. 06- Yatay Geçiş, Dikey Geçiş, Çift Anadal, Yandal, Yabancı öğrenci kabulü ile ilgili çalışmaların takibini yapmak. 07- Ders planları, dersliklerin dağılımı, sınav programları ile ilgili çalışmaları planlamak. 08- Sınavların zamanında yapılmasını, dersliklerin etkin bir şekilde kullanılmasını sağlamak. 09- Erasmus, Farabi vb. programlarından yararlanmak isteyen öğrencilere yardımcı olmak, bölümlerde koordinasyonu sağlamak, bölümlerin çalışmalarını takip etmek, izlemek, yönlendirmek. 10- Öğrencilere gerekli sosyal hizmeti sağlamada Yüksekokul Müdürü ve Sekreterine yardımcı olmak 11- EBYS. Sisteminde birimiyle ilgili yazışmaları paraflar ve sonuçlandırır. 12- Gerektiği zaman güvenlik önlemlerinin alınmasını sağlamak 13- Basın ve Halkla ilişkilerin yürütülmesinde Yüksekokul Sekreterine yardımcı olmak 14- Yüksekokul Müdürü tarafından verilecek diğer görevleri yapmak. İzinli, raporlu ya da görevli olduğunda yukarıdaki görevleri Öğr.Gör.Zeliha SÜNBÜL KOÇAK yürütecektir.
YÜKSEKOKUL SEKRETERİ 1-Erol KAPLAN Santral : 0 266 552 29 03-552 29 37 Dahili : 15 1. 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu nun 51/ b ve 51/c maddelerinin gereğini yapmak, 2. Yüksekokul Kurulu, Yüksekokul Yönetim Kurulu, Yüksekokul Disiplin Kurulu gündemlerini hazırlamak ve toplantılara katılarak Raportörlük yapmak, bu kurullarda alınan kararların yazılması, korunması ve saklanmasını sağlamak. 3. Yüksekokulun Üniversite içi ve dışı tüm idari işlerini yürütmek ve istenildiğinde üst makamlara gerekli bilgileri sağlamak, 4. Yüksekokulun idari personeli üzerinde genel gözetim ve denetim görevini yapmak, 5. İdari Personelin düzgün kıyafetle mesaiye devam etmelerini sağlamak, 6. Yüksekokulun idari teşkilatında bulunan birimlerin verimli, düzenli ve uyumlu şekilde çalışmasını sağlamak, 7. Personel arasında uyum, saygı ve işbirliğini tesis edecek önlemleri almak, 8. Yüksekokulun idari teşkilatında görevlendirilecek personel hakkında Yüksekokul Müdürüne öneride bulunmak, 9. İdari Personeli performanslarına göre değerlendirmek, performanslarını arttırmak için rotasyona tabi tutmak veya hizmet içi eğitim kurslarına katılmalarını sağlamak, 10. Müdürün ve Rektörlüğün davet ettiği toplantılara katılmak, 11. Yüksekokulun mallarını, kaynaklarını verimli ve ekonomik kullanmak, 12. Bina bakım ve onarımı ile ilgili çalışmaları planlamak ve sonuçlandırmak, 13. Yüksekokulun protokol, ziyaret ve tören işlerini düzenlemek, 14. İdari çalışmalar ve eğitim-öğretim faaliyetlerinde kullanılacak makine teçhizatı temin etmek, 15. Yüksekokulun tehdit ve tehlikelere karşı gerekli güvenlik önlemlerini almak, ilgililere bildirmek ve öğrencilere gerekli sosyal hizmetlerin sağlanmasına yardım etmek, 16. Bütün faaliyetlerin gözetim ve denetiminin yapılmasında, takip ve kontrol edilmesinde sonuçlarının alınmasında Yüksekokul Müdürüne karşı birinci derecede sorumludur. 17. Tasarruf ilkelerine uygun hareket etmek, Temizlik işlerini takip etmek, 18. Kullanmakta olduğu araç ve gereçleri her an hizmete hazır bir şekilde bulundurulmasını sağlamak, 19. İşleri aksatmayacak şekilde idari personelin yıllık ve idari izinlerini planlamak, 20. Yüksekokula alınacak Akademik personelin sınav işlemlerinin takibi ve sonuçlarının Rektörlüğe iletilmesini sağlamak. 21. Yüksekokul bütçesinin hazırlanmasında gerekli iş ve işlemleri yapmak, bütçe taslağını Strateji Daire Başkanlığına sunmak, bütçenin kullanılmasıyla ilgili gerekli tedbirleri almak, 22. Yüksekokulun bina ve tesisleri ile makine ve teçhizatlarının bakım onarımı için gerekli çalışmalarda bulunmak, 23. Stratejik planın hazırlanması, güncellenmesi ve yenilenmesi çalışmalarını sağlamak, 24. Çalışma odasında mesai bitiminde bilgisayar, yazıcı gibi elektronik aletleri kontrol etmek, kapı ve pencerelerin kapalı tutulmasını sağlayarak gerekli güvenlik tedbirlerini almak, 25. Yüksekokulun varlıkları ile kaynaklarını verimli ve ekonomik kullanmak, Savurganlıktan kaçınmak. 26. Yüksekokul EBYS. Gelen evrak yetkilisi görevini yürütmek. 27. Yüksekokul Müdürü tarafından verilecek diğer görevleri yapmak. İzinli, raporlu ya da görevli olduğunda yukarıdaki görevleri Mehmet BOZDEMİR yürütecektir.
YÜKSEKOKUL BÖLÜM BAŞKANI 1-Öğr.Gör.Ruşen SEZEN KIŞLALIOĞLU Santral : 0 266 552 29 03-552 29 37 Dahili : 17 01-2547 sayılı Akademik Personel kanununun ilgili akademik teşkilat yasasında belirtilen görevleri yapmak 02- Yüksekokul Kuruluna üyelik yapmak 03- Programlarla ilgili her türlü faaliyetin düzenli ve verimli olarak yürütülmesini sağlamak 04- Programların kaynaklarının etkili bir şekilde kullanılmasını sağlamak 05- Öğretim elemanlarının görevlerini yapmalarını izlemek ve denetlemek 06- Bölümün Misyonu nun ve Vizyonu nun gerçekleştirilmesini sağlamak 07- EBYS. Sisteminde birimiyle ilgili yazışmaları takip eder, sonuçlandırır. 08- Prosedürlerin uygulama alanlarında belirtilen faaliyetleri yerine getirmek 09- Görevinde bulunmadığı zaman yerine vekil bırakmak İzinli, raporlu ya da görevli olduğunda yukarıdaki görevleri Öğr.Gör.Hilmi Tunahan AKKUŞ yürütecektir.
YÜKSEKOKUL ÖĞRETİM ELEMANI 1-Öğr.Gör.Zeliha SÜNBÜL KOÇAK Santral : 0 266 552 29 03-552 29 37 Dahili : 19 01-2547 sayılı Akademik Personel kanununun ilgili akademik teşkilat yasasında belirtilen görevleri yapmak 02- Mevcut potansiyelin tümünü kullanarak İç Kontrol Standartları Eylem Planı amaçlarına ulaşmaya çalışmak 03- İç Kontrol Standartları Eylem Planının uygulama alanında belirtilen faaliyetleri yerine getirmek 04- Sorumlusu olduğu dersler ve laboratuarlarda sürekli kalite iyileştirme çalışmaları yapmak 05- Sorumlusu olduğu dersler ve laboratuarlar için Bölüm Başkanlığı nın talep ettiği bilgileri ve dokümanları sunmak 06- Her yarıyıl sonunda sorumlusu olduğu dersler için öğrencilerden geri besleme (feedback) almak ve sonuçlara göre iyileştirme çalışmaları yapmak 07- Derslerin 14 haftalık uygulama programlarını ve yararlanılacak kaynakları her dönem başı ilan etmek 08- Sorumlusu olduğu derslerin içerikleri ve laboratuarların kullanımında yapılacak değişikler için Bölüm Başkanlığına öneri getirmek 09- Danışmanlık ve derslerini Yükseköğretim mevzuatı ve çağdaş/gelişmiş ülke idealine sadakatle bağlı olarak en iyi şekilde yerine getirir. 10-Kendini sürekli geliştirir; yabancı dil ve akademik bilgi seviyesi ile entelektüel donanımını geliştirme; ders dışı üniversite etkinlikleri düzenleme ve düzenlenen faaliyetlere katkı sağlama; sosyal sorumluluk projeleri yapma, topluma önder ve öğrencilerine yararlı olma çabası içinde olur. 11- Yüksekokul Müdürü ve Bölüm Başkanı nın verdiği görevleri yapar. İzinli, raporlu ya da görevli olduğunda yukarıdaki görevleri Öğr.Gör.Hilmi Tunahan AKKUŞ yürütecektir.
YÜKSEKOKUL ÖZEL KALEM BÜROSU 1-Hatice SARITAŞ Santral : 0 266 552 29 03-552 29 37 Dahili : 10 1. Yüksekokul Müdürünün telefon görüşmelerini ve kabullerine ait hizmetleri yürütür. 2. Müdüre ait dosyaları tutar ve arşivler. 3. Müdüre ait özel yada gizli yazıları düzenlemek, davetiye, tebrik kartı gibi taleplerini hazırlamak, zamanında ilgililere ulaşmasını sağlamak. 4. EBYS. sisteminde birimiyle ilgili yazışmaları takip eder, sonuçlandırır. 5. Müdürün görevlendirmelerinde görevden ayrılma, göreve başlama yazışmalarını takip eder ve yolculuk konaklama için rezervasyonlarını yapar. 6. Birimiyle ilgili evrakların ay ve yıl olarak arşivlenmesini sağlar. 7. Müdürlüğe gelen misafirlerle ilgilenmek, görüşmeye başlayana kadar ağırlamak. 8. Gerektiğinde Müdürün ziyaretçilerini ve telefonla arayanları günlük deftere kaydetmek. (Ad soyadı, gün, tarih ve saat belirterek.) 9. Müdürlüğe ya da kişilere ait her türlü bilgi ve belgeyi korumak, ilgisiz kişilerin eline geçmesini önlemek, Müdürün veya Yüksekokul Sekreterinin onayı olmadan kişilere bilgi ve belge vermemek. 10. Dini ve Milli Bayramlarda Müdürün tebrik mesajlarını ve dağıtımını sağlamak. 11. Açılış ve mezuniyet törenlerinde programları hazırlamak. 12. Protokol ve telefon listelerini takip ederek güncel kalmasını sağlamak. 13. Müdür, Müdür Yardımcıları ve Yüksekokul Sekreteri tarafından verilecek diğer görevleri yapmak. 14. Yüksekokul ile diğer kamu kurum ve kuruluşları arasında yapılan protokollerin düzenlenmesine ilişkin yazışmalar. 15. Rektörlük Makamından gelen kongre, konferans yazışmalarını yapmak ve Yüksekokul tarafından düzenlenen panel, konferans gibi etkinlikleri Rektörlüğe ve Kaymakamlığa bildirilmesi ve bu etkinliklere ait salon tahsisi yazışmaları ile ilgili kişilere gönderilen davet yazılarını yapmak. Etkinlikle ilgili çıkan haber metinlerini Basın klasöründe arşivlemek. 16. Yükseköğretim Kurumunun 2547 Sayılı Kanunun 31. Md. Ve 40/a maddesine göre ders görevlendirilmesi ile ilgili yazışmaları hazırlamak ve Rektörlük Makamına göndermek. 17. Yönetim Kurulu, Yüksekokul Kurulu ve Disiplin Kurulu Kararlarının yazılması, dosyalanması ve muhafazası 18. Üst yönetici/yöneticiler tarafından verilecek diğer işler ve işlemler yapmak. İzinli, raporlu ya da görevli olduğunda yukarıdaki görevleri Fatma TELLAL yürütecektir.
YÜKSEKOKUL YAZI İŞLERİ BÜROSU 1-Hatice SARITAŞ Santral : 0 266 552 29 03-552 29 37 Dahili : 10 1. Yüksekokul ile ilgili Her türlü yazışmaları yapmak, 2. Gelen Giden evrak kayıtlarını ve takibini yapmak, 3. Yönetim kurulu ve Yüksekokul Kurulu Kararlarının yazılması, dosyalanması ve muhafaza edilmesi, 4. Her türlü yazışma dosyalarının hazırlanması, arşivlenmesi ve korunması, 5. Üst yönetici/yöneticiler tarafından verilecek diğer iş ve işlemler. 6. EBYS. Sisteminde birimiyle ilgili yazışmaları takip eder, sonuçlandırır. 7. Kılık kıyafetine ve Bürodaki ses tonuna özen göstermek. 8. Öğrenciler, öğretim elemanları ve öğrenci velileriyle hiçbir şekilde tartışmaya girmez. 9. Sürekli sevecen ve güler yüzlüdür. 10. Kalite yönetim sistemi dokümanlarında belirtilen diğer görevleri yerine getirmek İzinli, raporlu ya da görevli olduğunda yukarıdaki görevleri Fatma TELLAL yürütecektir.
YÜKSEKOKUL BÖLÜM SEKRETERİ 1-Mehmet BOZDEMİR Santral : 0 266 552 29 03-552 29 37 Dahili : 16 1. Kesinleşen haftalık ders programını öğrenci duyuru panosuna asar ve üst yazı ile Müdürlüğe bildirir. 2. Tam ve yarı zamanlı öğretim elemanlarına kendi haftalık ders programlarını yazılı olarak iletir. 3. Kesinleşen sınav programını öğrenci ilan panosunda duyurur. 4. Öğretim elemanları ve gözetmenlere yazılı olarak iletir. 5. Bölümlerin öğrenci ilan panolarında ilgili duyuruların yapar süresi dolanları kaldırır. 6. Yüksekokul / bölüm içi ve bölümler arası yazışmaları yapar ve ilgili yerlere teslim eder. 7. Bölüm Kurulu Kararlarını yazar, 8. Kurul üyelerine imzalatır, Müdürlüğe gönderir, suretlerini dosyalar. 9. Yüksekokul Müdürlünden gelen Yüksekokul Kurulu ve Yönetim Kurulu Kararlarını bölümün öğretim elemanlarına duyurur. 10. EBYS. Sisteminde birimiyle ilgili yazışmaları takip eder, sonuçlandırır. 11. Gerekli yazışmaları yapar. 12. Öğrenci muafiyet dilekçelerinin Bölüm Başkanlıkları ve danışmanlar tarafından incelenmesini sağlar, sonucu bölüm kararı ile Yüksekokul Müdürlüğüne iletir. 13. Müdür, Müdür Yardımcıları, Bölüm Başkanı ve Yüksekokul Sekreteri tarafından verilecek diğer görevleri yapmak İzinli, raporlu ya da görevli olduğunda yukarıdaki görevleri Hatice SARITAŞ yürütecektir.
YÜKSEKOKUL ÖĞRENCİ İŞLERİ 1- Mehmet BOZDEMİR Santral : 0 266 552 29 03-552 29 37 Dahili : 16 1. Öğrenci Otomasyonuna zamanında öğrenci kayıtlarını yapmak ve öğrenci bilgilerini eksiksiz ve hatasız kaydetmek 2. Öğrencilerin kayıp kimlikleri ile ilgili işlemleri yapmak, 3. KYK vb. kurum ve kuruluşlardan burs alan öğrencilerin başarı durumlarını bildirmek, 4. Mezuniyet aşamasına gelen öğrencilerin mezuniyetlerini titizlikle incelemek ve hazırlamak, 5. Rektörlük Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığı tarafından gönderilen diplomaların yazım kontrollerini yapmak ve varsa hatalı olanlarda gerekli düzeltmelerin yapılmak üzere geri göndermek, 6. Öğretim elemanları tarafından sınav notlarının zamanında otomasyon sistemine girilip girilmediğini kontrol etmek, 7. Öğrenci İşleri bürosunda yapılamayan aksayan işleri ve nedenleri konusunda, Yüksekokul Sekreterine bilgi vermek, 8. Öğrencilerin eğitim-öğretim ile ilgili sorularını nazik bir şekilde cevaplamak veya ilgili birime yönlendirmek, 9. Belgeleri desimal sisteme uygun olarak düzenlemek, 10. Mesai bitiminde bilgisayar, yazıcı gibi elektronik aletleri kontrol etmek, kapı ve pencerelerin kapalı tutulmasını sağlayarak gerekli güvenlik tedbirlerini almak, 11. Öğrenci Otomasyonunda öğrenci işleri ile ilgili iş ve işlemleri (Mezuniyet kayıt silme kayıt dondurma öğrenci belgesi askerlik belgesi vs) süresi içinde yapmak 12. Öğrenci iş işlemlerine ait istatistikî bilgileri düzenlemek, raporlamak ve istenildiğinde yetkili kurum ve organlara göndermek 13..Her yıl periyodik olarak yapılmakta olan Dikey Geçiş sınavlarına ilişkin her türlü iş ve işlemleri yürütmek, 14. Öğrencilerin stajla ilgili işlemlerini yapar. 15. Hassas görevleri bulunduğunu bilmek ve buna göre hareket etmek, 16. Etik kurallarına uymak, 17. Yüksekokul varlıkları ile kaynaklarını verimli ve ekonomik kullanmak, 18. Savurganlıktan kaçınmak, gizliliğe riayet etmek, 19. Zaman çizelgesine ve kılık-kıyafet yönetmeliğine uymak, mesai saatleri içerisinde personel tanıtım kimlik kartını takmak, 20. Çalışma ortamına giren tüm kişilerin ortamdan memnun ayrılmasını sağlamak, 21. EBYS. Sisteminde birimiyle ilgili yazışmaları takip eder, sonuçlandırır. 22. Yüksekokula dışarıdan gelen evrakları EBYS. ne kaydetmek. 23. Müdür, Müdür Yardımcıları ve Yüksekokul Sekreteri tarafından verilecek diğer görevleri yapmak. İzinli, raporlu ya da görevli olduğunda yukarıdaki görevleri Fatma TELLAL yürütecektir.
YÜKSEKOKUL PERSONEL ÖZLÜK İŞLERİ BÜROSU 1-Fatma TELLAL Santral : 0 266 552 29 03-552 29 37 Dahili : 20 1. Personel işleri ile ilgili yürürlükteki mevzuata ve Elektronik Belge Yönetim Sistemine uygun yazışmaları hazırlayarak imza ve onaya sunmak, 2. Personel işlerinde yürütülmekte olan işlerin zamanında ve doğru olarak yapılması için gerekli iş akışlarını günlük, aylık ve yıllık olmak üzere düzenlemek, 3. Dönem başlarında ek ders görevlendirme olurlarını Rektörlük makamınca imzalanmak üzere personel daire başkanlığına gönderir. 4. Akademik personel alımı ile ilgili gerekli yazışmaların yapılması, 5. Akademik personel ile ilgili sınav işlemleri yazışmalarının yapılması, 6. Açıktan, naklen veya yeniden atama işlemlerinin hazırlanması, 7. Göreve yeni başlayan idari ve akademik personelin bilgi girişlerinin yapılması, özlük ve sicil dosyalarının tutulması işlemlerinin yürütülmesi, 8. İdari ve akademik personelin kademe derece terfi işlemlerinin izlenmesi ve değişikliklerin muhasebe birimine iletilmesi, 9. Akademik, idari personelin işe başlama, görev değişikliği, kadro ve görev yeri değişiklikleri vb. bilgilerin düzenli olarak kaydedilmesi, 10. Aday memurlarının asaletlerinin onayına ilişkin yazışmaların yapılması, 11. Akademik ve idari personelin ücretsiz izin, istifa ve askerlik hizmetleri ile ilgili işlemlerinin yapılması, 12. Akademik ve idari personelin izin formlarının doldurulması ve izin gün sayılarının takip edilmesi, 13. Soruşturma sonucuna göre verilen cezaların takip edilmesi ve verilen ceza durumuna göre gerekli bildirimlerin yapılması, 14. Akademik personelin görev sürelerinin uzatılması ile ilgili işlemleri yapmak, 15. Saklanması gereken ve gizlilik özelliği olan dosya, yazı ve belgeleri en iyi biçimde korumak, 16. Mesai bitiminde bilgisayar, yazıcı gibi elektronik aletleri kontrol etmek, kapı ve pencerelerin kapalı tutulmasını sağlayarak gerekli güvenlik tedbirlerini almak, 17. Hassas görevleri bulunduğunu bilmek ve buna göre hareket etmek, Etik kurallarına uymak, 18. EBYS. Sisteminde birimiyle ilgili yazışmaları takip eder, sonuçlandırır. 19. Savurganlıktan kaçınmak, gizliliğe riayet etmek, 20. Müdür, Müdür Yardımcıları ve Yüksekokul Sekreteri tarafından verilecek diğer görevleri yapmak. İzinli, raporlu ya da görevli olduğunda yukarıdaki görevleri Mehmet BOZDEMİR yürütecektir.
YÜKSEKOKUL İDARİ VE MALİ İİŞLER BÜROSU 1-Fatma TELLAL Santral : 0 266 552 29 03-552 29 37 Dahili : 20 1. Yüksekokulun yoluk yevmiye, ek ders ücretleri, fazla mesai, maaşlar ve satın alma evrakları dahil bütün harcamaların evrakını bütçe tertibine ve usulüne uygun olarak hazırlamak, Strateji ve Geliştirme Daire Başkanlığına teslim ederek takibini yapmak. 2. Her türlü ödemenin zamanında yapılmasını sağlamak ve gerekli önlemleri almak. 3. Dışarıdan görevlendirilen akademik personelin SGK primlerinin gününde ödenmesi için gerekli tedbirleri almak. 4. Harcama ve tahakkukla ilgili dosyaları tutmak, yedeklemek, usulüne uygun olarak arşivlemek. 5. Yüksekokulda kullanılan telefon, fax, kargo vb. faturaların ödemelerinin zamanında gerçekleştirilmesini sağlamak. 6. Ek ödenek ve ödenek aktarım işlemlerini yapmak. 7. Yeteri kadar ödenek olup olmadığını kontrol etmek ve gerekli tedbirleri almak. 8. Ödeme emrine bağlanacak taahhüt ve tahakkuk evraklarının tam ve eksiksiz olmasını sağlamak. 9. Giderlerin kanun tüzük ve yönetmeliklere uygun olmasını sağlamak. 10. Yüksekokula yada kişilere ait her türlü bilgi ve belgeyi korumak, ilgisiz kişilerin eline geçmesini önlemek, Müdürün veya Yüksekokul Sekreterinin onayı olmadan kişilere bilgi ve belge vermemek. 11. Ödemelere esas teşkil edecek bilgi ve belgenin istenmesine rağmen zamanında teslim etmeyen kişileri veya kişilere yapılacak ödemelerin gecikmesine yol açabilecek her türlü bilgiyi zamanında amirlerine bildirmek. 12. 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanununun 35. ve 39. Maddelerine göre görevlendirilecek personelin kefalet işlemlerini yapmak. 13. Bütçe tasarısını Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi ile eşgüdümlü olarak hazırlamak. 14. EBYS sisteminde birimiyle ilgili yazışmaları takip edip sonuçlandırmak. 15. Zaman çizelgesine ve kılık-kıyafet yönetmeliğine uymak, mesai saatleri içerisinde personel tanıtım kimlik kartını takmak, 16. Müdür, Müdür Yardımcıları ve Yüksekokul Sekreteri tarafından verilecek diğer görevleri yapmak. İzinli, raporlu ya da görevli olduğunda yukarıdaki görevleri Mehmet BOZDEMİR yürütecektir.
YÜKSEKOKUL TAŞINIR KAYIT KONTROL YETKİLİSİ 1-Fatma TELLAL Santral : 0 266 552 29 03-552 29 37 Dahili : 20 1. Yüksekokulun mülkiyetinde veya kullanımında bulunan taşınır ve taşınmazlara ilişkin kayıtları tutmak, icmal cetvellerini düzenlemek, 2. Personelinin kullandığı büro malzemeleri, bilgisayar ve laboratuar malzemelerini demirbaş kayıtlarının yapılması, 3. Birimlerde kullanılan makine-teçhizatın ve ofis malzemelerinin tamir ve bakımının yaptırılması ile ilgili yazışmaların yapılması, 4. Satın alınan taşınırlar için, teslim alındıktan sonra, taşınır kod listesindeki hesap kodları itibariyle taşınır işlem fişi düzenlenmesi, 5. Dayanıklı taşınırların zimmet fişi karşılığı kullanıma verilmesi, zimmet listelerinin hazırlanması ve güncellenmesi, 6. Kaybolma, fire, çalınma, devir vs. durumlar için kayıtlardan düşülmesinin yapılması, hurdaya ayrılan malzemeler ile ilgili iş ve işlemlerin yapılması, 7. Yılsonu kesin taşınır hesaplarının yapılması ve raporlarının hazırlanması, 8. Her eğitim-öğretim yılı başında akademik ve idari ile birimlerin Yüksekokul Sekreteri ile koordineli bir şekilde tüketim ihtiyaçlarının dağıtılmasını yapmak, 9. Yüksekokula devir ya da bağış yoluyla gelen demirbaş eşyadan bedeli belli olmayanların bedelinin belirlenmesi ve ayniyata kazandırılması işlemlerini yamak, 10. Kırılan ve/veya kaybolan demirbaş eşya/donanım malzemesi bedellerinin kusuru olanlara ödettirilmesine ilişkin işlemleri yapmak, 11. Ayniyat işlerinde yapılamayan işler ve nedenleri konusunda, Yüksekokul Sekreterine bilgi vermek, 12. Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak, 13. Ambarda çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcama yetkilisine bildirmek, 14. Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerlerde kontrol etmek, sayımlarını yapmak ve yaptırmak, 15. Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olmak, 16. Kayıtlarını tuttuğu taşınırların yönetim hesabını hazırlamak ve harcama yetkilisine sunmak, 17. Sorumlu olduğu depolarda, kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlik nedeniyle meydana gelebilecek kayıp ve zararları önleyici tedbirleri almak ve harcama yetkilisine bildirmek, 18. Sorumluğunda bulunan depoları devir teslim yapmadan görevinden ayrılmamak, 19. Depoların temiz ve düzenli olmasını sağlamak, 20. Birimlerin malzeme taleplerini depo mevcudu oranında karşılamak, 21. Birimler ve çalışma odalarında bulunan demirbaşların kayıtlarını tutarak, demirbaş listesini odalara asmak, 22. Birimlerce iade edilen demirbaş malzemeyi almak, bozuk, tamiri mümkün olmayanların kayıtlardan silinmesi, hurdaya ayrılan malzemenin imha edilmesi ya da gösterilen yere tutanakla teslim edilmesini sağlamak, 23. EBYS. Sisteminde birimiyle ilgili yazışmaları takip eder, sonuçlandırır. 24. Görevi ile ilgili yasa ve yönetmelikleri takip etmek, 25. Çalışma odasında tehlikeli olabilecek ocak, ısıtıcı, çay makinesi gibi cihazları kullanmamak, mesai bitiminde bilgisayar, yazıcı gibi elektronik aletleri kontrol etmek, kapı ve pencerelerin kapalı tutulmasını sağlayarak gerekli güvenlik tedbirlerini almak, 26. Yüksekokulun varlıkları ile kaynaklarını verimli ve ekonomik kullanmak, 27. Müdür, Müdür Yardımcıları ve Yüksekokul Sekreteri tarafından verilecek diğer görevleri yapmak. İzinli, raporlu ya da görevli olduğunda yukarıdaki görevleri Mehmet BOZDEMİR yürütecektir.
YÜKSEKOKUL TEKNİK HİZMETLER 1-Mehmet ALTINTAŞ Santral : 0 266 552 29 03-552 29 37 Dahili :12 1. Laboratuar ve açık alan çalışmalarını öğretim elemanının isteği doğrultusunda hazır etmek. 2. Laboratuarların bakım ve onarımlarını yapmak 3. Fotokopi Çekim hizmetlerini yürütmek. 4. Öğrencilere teknik konularda yardım etmek. 5. Elektronik aletleri yanlış kullanımlara karşı koruma sağlamak. 6. Arızaların giderilmesi; arıza giderilemiyorsa raporlayıp bildirme ve ilgili daire başkanlığından yardım talep etmek. 7. İnternet hizmetlerinin kesintisiz düzenli bir şekilde çalışmasını sağlamak. 8. Network kablo işlerini yapmak. 9. Yüksekokulumuzun marangozluk, elektrik, su, kaynak, boya-badana işlerinin yapılması. 10. Hizmet ve görev bakımından ilgili birim amirlerine ve Yüksekokul Sekreterine karşı sorumludur. İzinli, raporlu ya da görevli olduğunda yukarıdaki görevleri Mehmet GÜRGÖN yürütecektir.
YÜKSEKOKUL DESTEK HİZMETLERİ 1- Mehmet GÜRGÖN 2- Mehmet ALTINTAŞ - Santral : 0 266 552 29 03-552 29 37 1. Dahili :12 1. Sorumluluğunda olan iç ve dış alanların düzenli ve temiz olmasını sağlamak. 2. Elektrik, su, pencere, musluk, WC vb. yerlerde eksiklik veya kusur görürse derhal amirlerine bildirmek. 3. Yüksekokul un ısıtılması, aydınlatılması, kalorifer kazanın temizlenmesi, bakım işlemlerinin yapılması. 4. Mesai bitiminde odaların ve sınıfların pencere ve kapılarının kapalı olmasını sağlamak. 5. Kıyafetine ve Bina içinde ve dışında ses tonuna özen göstermek. 6. Öğrenciler, öğretim elemanları ve öğrenci velileriyle hiçbir şekilde tartışmaya girmez. 7. Müdür, Müdür Yardımcıları ve Yüksekokul Sekreteri tarafından verilecek diğer görevleri yapmak. İzinli, raporlu ya da görevli olduğunda yukarıdaki görevleri Mehmet ALTINTAŞ ile Mehmet GÜRGÖN dönüşümlü yürüteceklerdir.
YÜKSEKOKUL KORUMA VE GÜVENLİK HİZMETLERİ 1-Hüseyin KARAKOÇ 2-İbrahim KOBAK 3-Ramazan KAPTAN Santral : 0 266 552 29 03-552 29 37 Dahili :12 1. Yüksekokul hizmet binasının kapalı ve açık alanlarının güvenliğini sağlamak. 2. Zaruret olmadıkça görev yerinden ayrılmamak. 3. Olaylara karşı dikkatli ve tedbirli olmak. Karşılaştığı sorunları derhal amirlerine bildirmek. 4. Yüksekokul binasını belirli aralıklarla dolaşarak, gereksiz olarak yanan lamba, açık musluk ve israfa neden olan durumlara müdahale etmek. 5. Ziyarete gelen ziyaretçilerin kayıtlarını ziyaretçi kayıt defterine veya misafir araç defterine kaydetmek. 6. Kılık Kıyafetine, davranışlarına ve ses tonuna özen göstermek. 7. Göreve başlamadan önce görev mahallini kontrol etmek. Varsa görülen olumsuzlukları hemen rapor etmek. 8. Geceleri giriş kapılarının kontrol edilerek kilitlenmesi. 9. Nöbet sırasında şüpheli durumları amirlerine bildirmek. Gerektiğinde şüpheli durumu tutanakla tespit etmek. 10. Yapılan iş ve işlemlerde üst yöneticileri bilgilendirmek ve yapılamayanlar hakkında gerekçeleriyle birlikte açıklamak. 11. Zaman çizelgesine ve kılık-kıyafet yönetmeliğine uymak, nöbet saatleri içerisinde Güvenlik tanıtım kimlik kartını takmak, İzinli, raporlu ya da görevli olduğunda yukarıdaki görevleri Hüseyin KARAKOÇ -İbrahim KOBAK -Ramazan KAPTAN dönüşümlü yürüteceklerdir.
YÜKSEKOKUL SANTRAL HİZMETLERİ 1-Hatice SARITAŞ Santral : 0 266 552 29 03-552 29 37 Dahili : 10 1. Yüksekokul birimlerine dışarıdan gelen telefonları ilgili birimlere yönlendirmek, 2. Amiri tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek, 3. Kalite yönetim sistemi dokümanlarında belirtilen diğer görevleri yerine getirmek. İzinli, raporlu ya da görevli olduğunda yukarıdaki görevleri Mehmet ALTINTAŞ yürütecektir.