Ġġ ANALĠZĠ VE Ġġ TANIMLARININ OLUġTURULMASI ĠNSAN KAYNAĞINI SEÇME VE YÖNETĠM VE ORGANĠZASYON HEDEFLER Bu üniteyi çalıştıktan sonra; İş analizinin nasıl ve hangi amaçla yapıldığı ile ilgili bilgi edinecek İş tanımlarının nasıl yapıldığı ve hangi bilgileri içerdiğini öğrenecek 3. Kurumda çalışacak insan kaynağını seçme ve yerleştirme sürecini öğreneceksiniz ĠÇĠNDEKĠLER A) İş Analizi B) İş Tanımı C) İnsan Kaynağını Seçme ve Yerleştirme HAFTA 10
A) Ġġ ANALĠZĠ Verimli çalışabilmek, adama göre iş değil, işe göre adam alma ilkesini uygulayabilmek için öncelikle işe alınacak kişilerin niteliklerinin ortaya konulması başka bir deyişle hangi tür elemana ihtiyaç olduğu belirlenmelidir. Bunların belirlenebilmesi için de yapılan işlerin analiz edilmesi gerekir. İş analizi, kurumda yapılan her bir işin özelliğini ve o işin yapıldığı çevre koşullarını inceleyerek, işin niteliği niceliği, gerekleri, sorumlulukları ve çalışma koşulları ile ilgili bilgi toplanması, toplanan verilerin sistematik şekilde incelenmesi, değerlendirilmesi ve bunlara ilişkin bilgilerin yazılı hale getirildiği bir süreçtir. İş analizi çalışmaları sonucunda; işin ne olduğu, çalışanın görevleri ve sorumlulukları ve ne gibi bilgi, kişilik ve zihinsel/fiziksel özelliklere sahip olması gerektiği tespit edilir. Bir iş analizinde incelenen işle ilgili, İşin gerektirdiği nitelikler nelerdir? İş nasıl yapılmaktadır? İş ne zaman yapılmaktadır? İş nerede yapılmaktadır? İş neden yapılmaktadır? gibi temel sorulara cevap aranır. ĠĢ analizi sürecinin aģamaları İş analizi süreci birbirini izleyen üç aşamadan oluşmaktadır. 1. Hazırlık aşaması 2. İşle ilgili bilgilerin toplanması 3. Toplanan bilgilerin kullanılması 1. Hazırlık aģaması İş analizine başlamadan önce kurumun yönetim anlayışı ve felsefesi, çalışanların eğitim düzeyi, kurumun faaliyet gösterdiği iş kolu, kurumu etkileyen iç ve dış çevre
koşulları ve benzer konularda bilgi sahibi olmak gerekir. Öte yandan daha önceki iş analizi çalışmalarıyla ilgili rapor ve deneyimlerden de yararlanılmalıdır. 2. ĠĢle ilgili bilgilerinin toplanması İşle ilgili bilgi toplarken şu sorulara cevap aranır: Personel ne yapıyor? (görev) Personel işi nasıl yapıyor? (yöntem ve teknikler) Ne çeşit yardımcı araçlar gerekiyor? (makineler, aletler, donanım) Hangi çıktılar elde ediliyor? (üretilen mal veya hizmet) Ne çeşit bilgi,beceri ve deneyim gerekiyor? İşler hangi koşullarda yapılıyor? (çevresel faktörler) İşle ilgili bilgi toplarken çeşitli yöntemlerden yararlanılır. Bunlardan en sık kullanılan yöntemler; a) Görüşme b) Gözlem c) Ankettir. a-) GörüĢme : Bu yöntem, iş analizi yapan kişinin, personeli ile görüşüp yaptığı işler hakkında veri toplamasıyla gerçekleştirilir. Bu yöntemin avantajı, görüşme yapılan kişilerin anlamadığı sorulara açıklık kazandırılmasıdır. Dezavantajı ise, yöntemin maliyetinin yüksek olması ve zaman kaybına yol açmasıdır. b-) Gözlem : Gözlem yönteminin kullanımı, iş analizini yapan kişinin çalışanların yaptığı işleri gözlemlemesi (doğrudan gözlem yada video kullanımı) veya yapılan işlerin, çalışanların ve çevre koşullarının kayıtlarının tutulmasıyla gerçekleşmektedir. Bu yöntemin zihinsel bilgi gerektiren işler için uygulanması zordur.
c-) Anket : Bu yöntemde ayrıntılı olarak hazırlanan formlar çalışanlara dağıtılır ve doldurmaları istenir. Bazı durumlarda doldurulan bu formlar yöneticiler tarafından da kontrol edilir ve daha sonra insan kaynakları departmanına teslim edilir. Eğitim yetersizliği nedeniyle bazı iş görenlerin fikirlerini iyi ifade edememeleri, eksik ya da yoruma açık bilgiler vermeleri bu yöntemin dezavantajlarındandır. Bu yöntemlerin her birinin avantajlarının yanında dezavantajları da bulunmaktadır. Bu nedenle, toplanan bilgilerin daha sağlıklı olması için bu yöntemlerden birkaçının birlikte uygulanması önerilmektedir. 3. Toplanan bilgilerin kullanılması İş analizi ile toplanan bilgilerle; 1. Kurumda yapılan işler ve bu işlerin yerine getirilebilmesi için o işi yapan kişinin sahip olması gereken bilgi düzeyi, sorumluluk, nitelik ve yetenekleri ile ilgili bilgi edinilebilir. 2. Her bir işin önemini ortaya koyularak ücretlendirme yapılabilir. 3. Olumsuz çalışma koşulları belirlenerek bu koşulları düzeltici önlemler alınabilir. 4. Gelecekteki insan gücü ihtiyacı belirlenerek insan kaynakları planlaması yapılabilir. 5. İşe eleman alımında açık ve kesin kriterler oluşturulabilir. 6. Çalışanların eğitim ihtiyacı tespit edilebilir. 7. Performans değerlendirmede kullanılacak kriterleri belirlenebilir. 8. Sağlıklı bir kariyer planlama sağlanabilir. 9. Hem yapılan iş hem de çalışanlarla ilgili yasal düzenlemelerin yapılmasında gerekli veriler elde edilebilir. B) Ġġ TANIMI İş analizleriyle toplanan verilerden yararlanılarak, her bir işin kapsamına giren faaliyetlerin, işlemlerin, sorumlulukların ve çalışma koşullarının yazılı olarak
açıklanmasına iş tanımı denir. İş tanımının genel amacı; işin temel nitelikleriyle ortaya konması, başka bir deyişle işin kimliğinin ortaya çıkarılmasıdır. İş tanımları başlıca üç bölümden meydana gelir. * İşin kimliği bölümünde, işin adı, kodu, bağlı bulunduğu bölüm, iş tanımının hazırlandığı tarih gibi bilgiler yer alır. *İşin özeti bölümü, işin amacı ve kapsamı ile işe bağlı görevleri gösteren bölümdür. *Üçüncü bölümde ise iş yapılırken kullanılan makine ve malzemeler, işin kim tarafından denetlendiği, işe ilişkin mali sorumluluk, çalışma koşulları, iş riski ve kişisel nitelikler gibi konular yer alır. Bir iş tanımında bulunması gereken bilgiler: - Tarih ( İş tanımının hazırlandığı tarih yazılmalıdır) - Unvan ve bağlı olunan birim ( Görevin adı ve kurumda yer aldığı birim belirtilir) - İşin özeti ( İş tanımında bir iki cümleyle açıklama yapılır) - Öğrenim düzeyi (İşle ilgili gerekli beceriyi kazanabilmek için şart koşulan öğrenim süresi) - Görevler ( Her bir iş görev sayılır. Harcanan süre belirtilir. İşin nasıl yerine getirileceğini de içerir) - İşle ilgili sorumluluklar - Sunulan hizmetler - Makine araç-gereç, donanım ( İşte kullanılan araçlar yazılır) - İşin gerektirdiği zihinsel çaba ( Karmaşık veriler ve görüşlerin yorumlanması, değişik durumlarla uğraşılması, başkalarını ikna yeteneği gibi zihinsel becerileri içerir) - İşin gerektirdiği fiziksel çaba (Fiziksel çalışmanın türü ve süresi, oturarak ya da ayakta çalışma pozisyonu vb.) - İşin gerektirdiği fiziksel beceri ( Örneğin ustalık, göz-el-ayakla uyumlu çalışma vb.) - Çalışma koşulları (Soğukta, sıcakta, gürültülü ortamda vb. koşullarda çalışma) - İş riski (İşin hangi riskleri olduğu, iş kazası olma olasılığı vb.)
- Kimlerin yönetiminden sorumlu olduğu (Emir ve gözetim altında bulunanların sayısı ve unvanı belirtilir) - Diğer görevlerle ilişkisi ( Bu göreve yükselebilecek görevler ve bu görevden sonra yükselinebilecek görevler gösterilir ) İş tanımları personel seçiminde, personelin yönlendirilmesinde, eğitilmesinde ve performans değerlemesinde kullanılmaktadır. İş tanımlarında dikkat edilmesi gereken önemli bir nokta, iş tanımının işi yapan kişiyi değil, işin kendisini tanımlaması ve bu tanımlamaların açık ve anlaşılır bir şekilde ifade edilmesidir. C) ĠNSAN KAYNAĞINI SEÇME VE İçinde yaşadığımız bilgi çağında yüksek nitelikli insan kaynağının kurumlar açısından önemi artmıştır. İnsan kaynağına verilen önemin artmasıyla birlikte yöneticiler bu değerli kaynağı elde etmeye ve elde tutmaya çalışmaktadırlar. Bunun için de işe uygun niteliklere sahip elemanların alınmasına ve yerleştirilmesine çalışmaktadırlar. İnsan kaynağını seçme sürecinde yapılan hataların sonradan düzeltilmesi oldukça güç ve maliyetlidir. İş için uygun olmayan kişilerin seçimi ve atamaları, kurumda huzursuzluğa, moral bozukluğuna ve sonuç olarak işten ayrılmalara kadar varan durumlara neden olabilmektedir. Bu nedenle insan kaynağını seçme ve yerleştirme işleminin özenle yapılması gerekir. Ġnsan kaynağını bulmada kurum içi ve kurum dışı kaynaklardan yararlanılmaktadır. - Kurum içi kaynaklar: Kurumun mevcut çalışanları, eleman temininde yararlanılabilecek iç kaynakları oluşturur. Yöneticiler, personel ihtiyacı az ve kısa süreli olduğunda dışarıdan yeni personel almadan mevcut personellerle boşluğu doldurma ve kalan açığı da dış kaynaklardan eleman alarak gidermeyi tercih ederler. Üst düzey yöneticiler genellikle kurum içinden seçilerek terfi yoluyla bu pozisyonlara yerleştirilmektedir. İç kaynak kullanımının bazı yarar ve sakıncaları vardır.
Yararları: Mevcut personelin moral ve motivasyonunu yükseltir Personelin tanınmasını sağlar. Az zaman alır ve ekonomik bir uygulamadır. Yöneticiler ile personelin iş birliğini geliştirir Sakıncaları: Kuruma yeni fikirlerin girmesini engeller. Kurum içinde aranılan niteliklere sahip personeli bulmak mümkün olmayabilir. Kurum içi kaynaklardan yararlanabilmek için kurumda çalışan tüm personelin kayıtlarının düzenli ve ayrıntılı bir biçimde tutulması gerekir. - Kurum dıģı kaynaklar: Bir kurum için dış kaynaklar, halen kurumda çalışan personel dışında kalan ve çalışma istek ve gücünde olan herkestir. Örneğin, işsizler, yeni mezunlar, diğer kurumlardan sağlanacak personeller, vb. Dış kaynaklardan eleman sağlamak için; - İş ilanı verilerek adayların başvurması sağlanabilir. - Adayların daha önceden kendi yaptıkları başvurular değerlendirilebilir. -Kurumda çalışan personelin önerilerinden yararlanılabilir. - İş ve işçi bulma kuruluşlarından yararlanılabilir. - Üniversitelerin son sınıf öğrencilerine kurum tanıtımı yapılarak başvuru yapmaları sağlanabilir. - Staj uygulamalarından ya da mecburi hizmet karşılığı eğitim olanağı sağlanan öğrencilerden yararlanılabilir. Kurum dışı kaynaklardan yararlanmanın da bazı yarar ve sakıncaları vardır. Yararları: Yeni düşüncelerin kuruma girmesini kolaylaştırır
Dış kaynaklardan daha fazla aday personel bulunacağı için işin gereklerine daha uygun personel bulunma ihtimali daha fazladır. Sakıncaları: İşe alma, işe alıştırma ve eğitim maliyetlerini arttırır. Her zaman aranılan nitelikte personeli bulmak mümkün olmayabilir. Dış kaynaklardan sağlanan personelin örgüte ve işe uyum sorunları ortaya çıkabilir. Ġnsan kaynağını seçme sürecinde; * BaĢvuru formları: İlk olarak başvuru formları değerlendirilir ve arasından uygun niteliklere sahip kişiler belirlenir. * Ön görüģme: Belirlenen adaylarla ilgili daha ayrıntılı bilgiler elde etmek amacıyla ön görüşme yapılarak adaylar kuruma çağrılır ve başvuru resmiyet kazanır. Ancak ön görüşmelerde adaylar hakkında tam bir fikir elde edilemez. * ĠĢe alma görüģmesi ( Mülakat): Bu görüşmeler en sık kullanılan eleman seçme ve değerlendirme yöntemidir. İşe alma görüşmesi en az iki kişi tarafından yapılmalı ve aday hakkındaki gözlemler kayıt edilmelidir. Görüşmeyi yapan kişiler arasında çalışacağı birimin yöneticisinin de bulunması önerilmektedir. Görüşmelerde adaya iş dışı konularda sorular sorulmamalı, ayrımcılık yapılmamalı ve kendini ifade etmesine fırsat verilmelidir. * Sınav / test uygulama: Kurumda adayların mesleki bilgisini ölçmeye yönelik işe giriş sınavı ya da sözlü ya da yazılı, bireysel ya da grup şeklinde psikolojik testler uygulanır. Bu testler, işe alınacak adaylar hakkında bilgi sağlamak için kullanılan yetenek testleri, zeka testleri, motor hareket testleri, fiziksel testler ve kişilik testleri vb.dir. * Referans kontrolü: Adayın verdiği bilgilerin doğruluğunun araştırıldığı bu aşamada adayın genel özellikleri ile ilgili ya da işi, çalışma tarzı vb. işle ilgili konularda verdiği referanslar değerlendirilir. Bunun için de adayın referans olarak gösterdiği kişilere ulaşılarak aday hakkında bilgiler alınır. *Sağlık muayenesi. Adayın yapacağı işi engelleyen bir sağlık sorununun bulunup bulunmadığı, uyuşturucu vb. maddeler kullanıp kullanmadığına yönelik testler, aids testi
vb. durumlarla ilgili sağlık durumu değerlendirilir. *ĠĢe alma kararı: İşe alınsın ya da alınmasın karar çok geçmeden adaylara bildirilir. Eğer işe uygun değilse yedek adaylar arasından tekrar değerlendirme yapılır. Adaylar arasından seçim yapılırken iş tanımlarında belirtilen ve o işi yapacak kişilerin sahip olması gereken nitelikler dikkate alınarak adaylar arasından iş ile adayın birbirine uygun olup olmadığı göz önüne alınarak seçim yapılmalıdır. *ĠĢe yerleģtirme: İşe alınan aday çalıştırılacağı birimde işe başlatılır. Özel sağlık kurum ve kuruluşlarında işe yeni alınacak kişilerin seçiminde bu süreç izlenirken, kamu sağlık kurum ve kuruluşlarında işe alımlar ve yerleştirmeler merkezi sınav ile merkezi yerleştirme ile yapıldığı için bu süreç görülmez. ÖZET Bu derste iş analizinin ve iş tanımlarının nasıl yapıldığı incelenerek yapılan bu iş tanımları doğrultusunda kurumda çalışacak olan insan kaynağını seçme ve yerleştirme süreci ele alınmıştır.
DEĞERLENDĠRME SORULARI 1. İş analizinde işle ilgili bilgi toplarken aşağıdaki sorulardan hangisine yanıt aranmaz? a) İşi kim yapıyor? b) İş nasıl yapılıyor? c) İş için hangi yardımcı araçlar gerekiyor? d) İş için hangi bilgi, beceri ve deneyim gerekiyor? e) İş hangi koşullarda yapılıyor? 2. Her bir işle ilgili faaliyetlerin, işlemlerin, sorumlulukların ve çalışma koşullarının yazılı olarak açıklanmasına ne denir? a)performans değerlendirme b)iş tanımı c)iş analizi d)işin kendisi e)işe alma 3. Bir iş tanımında aşağıdaki bilgilerden hangisi yer almaz? a) İşi yapacak olan kişinin adı b) İşin adı c) Ünvanı d) Öğrenim düzeyi e) İş için gerekli araç, gereç ve malzeme 4. Aşağıdakilerden hangisi işe eleman alırken dış kaynak kullanımının dezavantajlarından biridir? a) İşe uyum sorunlarının yaşanması b) Kuruma yeni fikirlerin gelmesi c) Eğitim maliyetlerini azaltması d) Kuruma yeni fikirlerin gelmesinin engellenmesi e) Personel kayıtlarının düzenli tutulmasını gerektirmesi
5. Aşağıdakilerden hangisi kurumda çalıştırılacak insan kaynağını seçerken dikkat edilmesi gereken durumlardan değildir? a) İşe alma görüşmeleri en iki kişi tarafından yapılmalıdır. b) Adayın gösterdiği referanslar kontrol edilmelidir. c) İşi yapmasını engelleyecek sağlık sorunu olup olmadığı belirlenmelidir. d) İşe alma kararı adaya söylenmemelidir. e) İş tanımlarında belirlenen niteliklere göre işe eleman alınmalıdır. Cevaplar 1. A 2. B 3. A 4. A 5. D
Kaynaklar 1. Barutçugil İ. (2004). Stratejik İnsan Kaynakları Yönetimi, Kariyer Yayıncılık, 1. Baskı, İstanbul. 2. Çelikten M. (2005). Neden İş Analizi Yapılmalı?. Sosyal Bilimler Enstitüsü Dergisi Sayı : 18 /1, 127-135. 3. Eren E. (2009). Yönetim ve Organizasyon ( Çağdaş ve Küresel Yaklaşımlar), 9. Baskı, Beta Basım Yayım Dağıtım A.Ş. İstanbul.