İşgücü Planlama ve Seçme Yerleştirme

Transkript

1 İşgücü Planlama ve Seçme Yerleştirme 1 Barış, 2012 İK Planlaması

2 İK Planlaması Planlama, Yönetim işinin birinci ve en önemli aşamasıdır. Plan=Kararlar Toplamıdır. Sonuç Plan, bugünden gelecekte nereye ulaşılmak istendiğinin, nelerin gerçekleştirilmek istenildiğinin belirlenmesidir. 2

3 İK Planlaması Reaktif-Proaktif Yönetim Plan hazırlamak başarıyı garantiler mi? İK Planlaması: İşletmenin önceden koyulan hedeflere ulaşması için gereken, doğru niteliklere sahip, doğru sayıda çalışanın, doğru zaman ve doğru yerde istihdamının sağlanması ile ilgili amaç, hedef ve faaliyetlerin belirlenmesi sürecidir. Bu süreç: Bilgi toplanarak İK açısından durum analizinin yapılması, Çalışanlarla ilgili talebin belirlenmesi, Çalışan beklentilerinin karşılanmasına yönelik faaliyet ve planların hazırlanması, Denetleme ve değerleme faaliyetlerinden oluşmaktadır. 3

4 İK Planlaması İK PLANLAMASI DOĞRU SAYIDA ÇALIŞANIN BELİRLENMESİ GEÇMİŞ DENEYİMLER İŞ YÜKÜ DEĞERLEME ÜRETİM TEKNOLOJİSİ DİĞER İŞLETME UYGULAMALARI 4 DOĞRU NİTELİKTE ÇALIŞANIN BELİRLENMESİ İŞ ANALİZİ İŞ TANIMI İŞ GEREKSİNİMİ İŞ DEĞERLEMESİ

5 Doğru Sayıda Çalışan İşletmenin geçmiş deneyimleri, gerekli çalışan sayısını belirlemede bizi aydınlatabilir. Gelecekteki çalışan sayısını belirlemek için tahmin yapılabilir. Örn1. Son yıllardaki çalışan sayısının ardışık olarak incelendiği trend analizi. Örn2. (satış hacmi) gibi bazı faktörler ile (ihtiyaç duyulan çalışan sayısı) arasındaki oranları kullanarak gelecekteki çalışan ihtiyacını belirleyen oran analizi. Üretim miktarı ve işletmenin sahip olduğu müşteri sayısı gibi unsurların analizi ile iş yükleri değerlendirilerek, gereken çalışan sayısı tespit edilebilir. Standart işler, karmaşık ve tanımlanmamış işlere göre daha az yüke sahiptir. (Ne kadar iş yapılacak?) Bütün iş yükleri incelenerek doğru sayıda çalışan 5 belirlenebilir.

6 Doğru Sayıda Çalışan İşletmenin kullandığı üretim teknolojisi de işletmeye gereken insan sayısının belirlenmesi üzerinde etkilidir. Küçük parti sipariş veya seri üretim tekniklerini kullanan işletmelerde, emek ve kol işçiliğine dayalı işgücü ile tüm üretim faaliyetlerinin robotlarla yapıldığı işletmelerde farklı sayılarda çalışan ihtiyacı bulunur. Sektörde benzer mal ve hizmetleri üreten diğer işletmelerin İK uygulamaları doğru sayıda insanın belirlenmesi konusunda işletmeye fikir verebilir. 6

7 Doğru Nitelikte İnsanların Belirlenmesi İşletmede var olan çeşitli iş ve görevleri yapacak çalışanların sahip olması gereken beceri, bilgi, yetenek vb. tespit etmek için iş analizi çalışmaları yapılır. İş, bir işçinin ücret karşılığında yaptığı, birbiriyle yakından ilişkili bir dizi faaliyettir. İŞ ANALİZİ: İşletmede var olan tüm işlerin kapsamlı olarak incelenmesi. Bu inceleme sonunda o işyerinde yapılmakta olan iş ve çalışanların bu işi yapmak için sahip olmaları gereken bilgi, beceri ve yetenekler hakkında bilgi sahibi olunur. Dolayısıyla iş analizi, bir işin içerdiği tüm unsur ve faaliyetlerin analitik ve sistemli bir biçimde araştırılmasıdır. 7

8 Doğru Nitelikte İnsanların Belirlenmesi İş analizi aracılığıyla belirli bir hakkında bilgi edinebilmek için çeşitli verilere ihtiyaç duyarız. Bunlar şu yöntemlerle elde edilir: İŞ ANALİZİ YÖNTEMLERİ 1) Görüşme Yöntemi: Uzmanlar işleri yapan grup ve kişilerle görüşmeler yaparak işle ilgili gerekli bilgileri toplarlar. 2) Yapılandırılmış Anket Yöntemi: İşlerle ilgili anket soruları tasarlanır ve önceden hazırlanmış bu sorulara cevaben çalışanlar kendi işleri hakkında bilgiler verirler. (Örnek sf.11) 3) Gözlem Yöntemi: İşlerle ilgili veriler, çalışanları iş yaptıkları sırada gözlemleyen uzman gözlemciler tarafından toplanır. 4) Günlük Yöntemi: Çalışanlar işleri ile ilgili tüm faaliyetlerini, her faaliyetin 8 aldığı süreyle birlikte kapsamlı bir şekilde günlük olarak kaydederler.

9 9

10 Doğru Nitelikte İnsanların Belirlenmesi İş Tanımı: Yapılan iş analizine dayanarak işlerin tanıtıldığı yazılı bir açıklamadır. İş tanımında o işle ilgili yükümlülükler, sorumluluklar, ast-üst ilişkileri, çalışma koşulları, denetim vb. bilgiler yer alır. 10

11 Doğru Nitelikte İnsanların Belirlenmesi İş Gereksinimleri: Çalışanların işlerini doğru ve verimli olarak yapabilmeleri için sahip olmaları gereken nitelikler, beceriler ve yetenekler konusunda bilgi veren bir belgedir. İş analizinden sağlanan bilgilerden hazırlanır. 11

12 Doğru Nitelikte İnsanların Belirlenmesi İş Değerlemesi: İşletmedeki her işin göreceli değerini belirleyen, iş tanımı ve iş gerekleri gibi iş analizinden kaynaklanan önemli bir çalışmadır. 12

13 Seçme ve Yerleştirme İşletmelerde doğru çalışanın işletmeye kazandırılması çok önemlidir. İş yaşamında verimsizlik ve düşük üretkenlikle karşılaşılmasının nedeni büyük ihtimalle, işletmeye alınan, o işin yapılması ile ilgili niteliklere sahip bulunmayan çalışanlardır. İnsan kaynakları yönetiminde iş analizi yapıldıktan ve iş tanımları ve iş gerekleri hazırlandıktan sonra, bu işleri yapacak nitelikli çalışanlar işyerine kazandırılmaya çalışılır. Yapacak iş ile, bu işin yapılması için gerekli becerilere sahip olan çalışanları buluşturmaktır. 13 K.Mirze, B., 2010

14 Aday Arama ve İşletmeye Yönlendirme İşletmede açık bir bulunduğunu duyurma ve bu iş ile ilgili başvuruları özendirmek maksadıyla yapılan çalışmalar, aday arama ve işletmeye yönlendirme süreci olarak tanımlanır. Bu aşamada İKY öncelikle, çeşitli aramalar sonucu, işletme içi ve dışından elde edilen aday profillerinden nitelikli bir aday havuzu oluşturulur. Daha sonra oluşturulan havuzdaki adaylarla ilişki sağlanarak onların işletme içindeki boş pozisyona başvurmasıyla süreç sona erer. Aday arama ve işletmeye yönlendirme sürecinde temel amaç işletmenin, ihtiyaç duyabileceği nitelikteki adayları seçebileceği bir havuz oluşturmaktır. İşletmenin iki önemli çalışan kaynağı vardır: 14 K.Mirze, B., 2010

15 İç Kaynaklar İşletmede çalışan ve atama yapılacak işe seçilebilecek potansiyel adaylardan oluşan iç havuz şeklinde tanımlanabilir. İKY boş pozisyonlara atanacak kişileri mevcut çalışanlar arasından transfer veya terfi ettirerek bulur. İç kaynaklardan çalışan bulmanın yararları nelerdir? 15 K.Mirze, B., 2010

16 Dış Kaynaklar İşletmede İKY nin boş pozisyonlar için işletme dışındaki adaylardan oluşturduğu aday havuzudur. Havuza aday sağlayan bazı dış kaynaklar arasında üniversiteler, meslek okulları, meslek odaları, İKY ajansları, rakipler, diğer işletmeler, toplum.. İşe dışarıdan aday kabul etmenin yararları Aday arama ve yönlendirme aşaması içeriden veya dışarıdan gelen adayın açık işler için işletmeye başvurusuyla biter. Sonraki adım, başvurulardan oluşan havuzdan açık iş için gerekli niteliklere sahip doğru kişiyi seçmektir: SEÇİM AŞAMASI 16 K.Mirze, B., 2010

17 İç Kaynaklardan Aday Seçim Süreci İç kaynaklardan aday seçme aşamasında yararlanılan en sistematik yol kariyer planlamasıdır. Kariyer planlaması, kişinin kariyer hedeflerinin ve bu hedefleri gerçekleştirebilecek yolların belirlendiği bir süreç olarak tanımlanabilir. Kariyer, kişinin tüm iş yaşamı boyunca, birbiri ardına yaptığı görev ve işlerin bütünüdür. Kariyer hedefleri, kişinin yaptığı işlerin bir sonraki noktası olarak ulaşmaya çalıştığı gelecekteki pozisyonlardır. Çalışanlar kariyer planlarında gelecekte yapmak istedikleri görev ve pozisyonları belirtirler. Böylece işletme yönetimi de çalışanlarının arzuladıkları, gelecekte yapabilecekleri, atanabilecekleri işlerin neler olduğunu öğrenmiş olur. İşletmede hem çalışan, hem de yönetim, gelecekteki olası iş ile kariyer hedefleri çakışanlarla iletişim içinde bulunarak, işletme içi aday havuzunu geliştirir ve gerektiğinde iç havuzdan atama ve terfilerle seçim yapılabilir. 17 K.Mirze, B., 2010

18 Dış Kaynaklardan Aday Seçim Süreci Dış kaynaklardan adayları seçme süreci aşamaları: 18 K.Mirze, B., 2010

19 Dış Kaynaklardan Aday Seçim Süreci Başvuru formu: Başvuru formları adaylar hakkında temel bilgiler sağlar ve yönetimin, adayların temel gereksinimlere sahip olup olmadıklarını tespit etmesine yardımcı olur. Bu formlarda başvuruyu yapanın adı, yaşı ve diğer kişisel bilgiler bulunur. Testler: Testlerin amacı başvuru sahibinin yetenekleri, bilgileri, becerileri ve diğer nitelikleri hakkında bilgi sahibi olmaktır. Testlerin gerekli yetkinlik ve titizlikte hazırlanması ve sonuçların güvenilir ve doğru olması gerekir. İşletmelerin çalışanlarını seçme sürecinde yararlandığı çeşitli testler vardır. Ø Zihni Yetenek-Zeka: Adayların hafıza kelime haznesi, sözel akıcılık ve sayısal yetenekler gibi genel zihni yeteneklerini ölçen testlerdir. Ø Fiziksel Yetenek Testleri: İnsanların bedeni becerilerini ölçer. Bunlar arasında kol hareket hızı ve tepki süresi, parmak becerisi, el becerisi, ağırlık kaldırma vb. Ø Kişilik ve İlgi Alanlarını Ölçen Testler: Başvuru sahibinin içe-dışa dönüklük, kararlılık, dengelilik gibi temel kişilik özelliklerini ve ilgi duyduğu alanları belirlemeye yarayan testlerdir. Ø Başarı Testleri: Kişinin öğrendiği konu veya üstlendiği görev hakkında neler bildiğini, neleri yapabileceğini ölçen testlerdir. Esas olarak işle ilgili bilgileri ölçecek şekilde 19 hazırlanır. K.Mirze, B., 2010

20 Dış Kaynaklardan Aday Seçim Süreci Görüşmeler (Mülakat): Her iki tarafa da yararlı bilgiler sunma amaçlıdır. Ø Yapılandırılmış (Planlı) / Yapılandırılmamış (Plansız) görüşmeler: Yapılandırılmış görüşmelerde adaya sorulacak belirli sorular önceden hazırlanır. Yapılandırılmamış görüşmelerde aday için önceden hiçbir soru hazırlanmaz. Görüşmeci sorularına yanıt aldıkça ilgilendiği noktalarda sorular sorarak ilerler. 20 K.Mirze, B., 2010

21 Dış Kaynaklardan Aday Seçim Süreci Görüşmeler (Mülakat): (Halo Etkisi nedir?, Kör Duyuru nedir?) Ø Amaca göre yapılan görüşmeler: Örn. Stres görüşmeleri. Adayın sözlü sorular verdiği yanıtlara dayanarak, gelecekteki iş performansını anlayabilmek için yapılır. Baskı altında davranışları nasıl? Ø İçeriğe göre yapılan görüşmeler: Örn. Durumsal içerikli görüşme (Sorun çözme görüşmesi). Sorular belirli bir konuya uygun içerikte hazırlanır. Adayın belirli bir durumla karşılaştığında uygun çözümleri geliştirmesi istenir. Ø Yapılış tarzlarına göre görüşmeler: Adayla yapılan görüşmeler tek bir kişi tarafından (bire bir görüşme), ard arda olmak üzere birkaç kişi tarafından (ardışık/sıralı görüşme), bir panel tarafından (panel görüşme) yapılabilir. Ayrıca aynı anda birkaç adayla eş zamanlı olarak yapılan görüşme yöntemi (grup görüşmesi) de kullanılmaktadır. 21 K.Mirze, B., 2010

22 Dış Kaynaklardan Aday Seçim Süreci Sağlık/Fiziki İnceleme: Bazı işler, çalışanların sağlıklı ve belirli fiziksel yeteneklere sahip olmalarını gerektirir. Bunlar kontrol edilir. Referans Kontrolleri ve Geçmişe İlişkin Araştırmalar: Başvuru formunda verilen bilgileri doğrulamak için yapılır. 22 K.Mirze, B., 2010

23 İşe Alma İstihdam Kararı Seçim sürecinin son aşamasında her iki tarafça alınan, adayın işe alınması/ istihdam edilmesi kararıdır. İlgili İK yöneticileri, daha önceki seçim aşamalarında toplanan geçerli bilgilere dayanarak adayın istihdamı konusunda karar verir. Karar olumlu veya olumsuz olabilir. Bu son aşamada önemli olan hususlardan biri de, nihai kararın alınmasında adayın istihdam edileceği bölüm yöneticisinin olurunun alınmasıdır. İKY bölümü genellikle seçimin aşamalarında yöntem ve teknikler konusunda danışmanlık yapar ve alan uzmanlarından yararlanır, ancak nihai istihdam kararında istihdamın yapılacağı bölüm yöneticisinin ağırlığı yüksek olmalıdır. 23 K.Mirze, B., 2010