IV. ELEKTRONİK TABLOLAMA Ünite A. BAŞLANGIÇ B. TEMEL İŞLEMLER C. FORMÜLLER VE FONKSİYONLAR D. BİÇİMLEME E. İLERİ ÖZELLİKLER 99
A BAŞLANGIÇ Konuya Hazırlık 1. Excel le Word ün farklılıkları neler olabilir? Aritmetiksel işlemler ve mantıksal karşılaştırmaların yapıldığı programlar eltronik tablolama programlarıdır. Günümüzde yaygın olarak kullanılan eltronik tablolama programlarından biri Microsoft Office paketi içinde yer alan Excel programıdır. MS Excel in 2003, 2007 ve 2010 sürümleri kullanılmaktadır. Bu sürümlerin kullanım açısından farklılıkları olmasına rağmen birinin kullanım mantığını öğrenen için diğerlerini kullanmak sorun oluşturmamaktadır. Ticarethaneler, bürolar, muhasebeciler, okul idareleri excel in kullanılıdığı yerlere örn olarak verilebilir. 1. ELEKTRONİK TABLOLAMA UYGULAMASIYLA İLK ADIMLAR Excel in çalışma alanı satır ve sütünlardan oluşmaktadır. Bunların kesişmesiyle oluşan kutulara hücre adı verilir. Hücreleri oluşturan satırlar 1, 2, 3 gibi sayılarla, sütunlar ise A,B,C gibi harflerle isimlendirilir. Bir hücreyi oluşturan sütunun harfi ile satırın numarası, o hücrenin adresini belirler. Örneğin D7 hücresi, 4. sütun 7. satırı göstermtedir. Bu hücrelerin oluşturduğu alana ise çalışma sayfası adı verilir. a. Eltronik tablolama uygulanmasını açma: Başlat menüsü, tüm programlar, Microsoft Office, Microsoft Office Excel 2007 adımları takip edildiğinde Excel programı açılır (Resim 4.1). Başlık çubuğu Şerit Sütun başlıkları Formül çubuğu Satır başlıkları Kaydırma çubukları Çalışma sayfaları Resim 4.1: Excel çalışma sayfası Durum çubuğu Excel programı birçok bölümden oluşmaktadır. Bu bölümler: Başlık Çubuğu : Çalışmakta olduğumuz Excel kitabının adını içerir. Şerit : Smeler ve smeler içinde yer alan gruplarda bulunan komutların bulunduğu bölümdür. Ofisin eski sürümlerinde yer alan menü ve araç çubukları, 2007 sürümü ile yerini şerite terk etmiştir. Adres Çubuğu : Etkin hücrenin adresini belirtir. Formül Çubuğu : Varsa hücre içindi formülü, yoksa hücre içindi veriyi gösterir. Kaydırma Çubuğu : Sayfayı yukarı- aşağı, sağa-sola kaydırmak için kullanılır. Kılavuz Çizgileri : Hücreleri birbirinden ayıran çizgilerdir. Durum Çubuğu : Çalışma sayfası hakkında çeşitli ler içerir. Başlat menüsü üzerinden Excel i başlatma birkaç adım gertirdiği için masaüstüne kısayol oluşturarak işlem adımı kısaltılabilir. 100
b. Kayıtlı bir dosyayı açma: Excel de kayıtlı dosyayı açmak için Ofis düğmesine tıklanarak Aç seçeneği seçilir veya Hızlı Erişim Araç Çubuğunda yer alan simgesi seçilir (Resim 4.2). Resim 4.2: Dosya açma Excel de dosyalar varsayılan olarak Kullanıcı dosyaları, Kitaplıklar, Belgeler dizinine kayıt edilir. Aç komutu verildiğinde yine bu dizin açılmaktadır (Resim 4.3). Resim 4.3: Dosya aç menüsü c. Birden çok eltronik tablolama dosyasını aynı anda kullanma: Excel de aynı anda birden çok dosyayla çalışılabilir. Çalışılan dosyalar, yeni açılan dosya olabileceği gibi kayıtlı dosyalar da olabilir. Excel de yeni açılan dosyalar Kitap1, Kitap2, Kitap3 şlinde varsayılan olarak isimlendirilir, bu isimle kayıt edilebileceği gibi farklı isimle de kayıt yapılabilir (Resim 4.4). Resim 4.4: Birden çok dosyayla çalışmak) Açık Excel dosyaları arasında geçiş için görev çubuğu kullanılabileceği gibi Alt + Tab kısa yolu da kullanılabilir. ç. Eltronik tablolama dosyasını kaydetme: Excel de dosyayı kaydetm için Ofis düğmesinden Kaydet seçeneği seçilir. Dosya ilk defa kaydedilecse Farklı Kaydet penceresi açılır ve burada dosya adı belirlener kaydet düğmesine tıklanarak kaydetme işlemi tamamlanır. Dosya kaydetme işlemi hızlı erişim araç çubuğu üzerinden simgesiyle de gerçleştirilir. Excel 2007 de kaydedilen dosyalar, xlsx uzantısı ile kaydedilir, daha önci sürümlerde kullanılan xls uzantılı Excel kitaplarının açılmasında da bir sıkıntı yaşanmamaktadır. Excel dosyasını kaydetm için klavyeden Ctrl + S kısa yolu da kullanılabilir. etkinlik Boş bir Excel dosyasını uygulama yapmak için etkinlikler ismiyle Kitaplıklar/Belgeler dizinine kaydediniz. 101
d. Eltronik tablolama dosyasını farklı kaydetme: Önceden kaydedilmiş bir dosya farklı isimle, farklı konuma veya farklı kayıt ortamına kaydedilebilir. Bunun için Ofis düğmesine tıklanarak farklı kaydet seçeneği seçilir. Açılan Farklı Kaydet penceresi üzerinden istenilen işlem gerçleştirilir (Resim 4.5). Resim 4.5: Farklı kaydet e. Eltronik tablolama dosyasını farklı dosya biçiminde kaydetme: Excel de farklı dosya türlerinde kayıt yapılabilir. Farklı dosya biçiminde kayıt edilec dosya, yeni bir dosya olabileceği gibi daha önceden kayıt edilmiş dosya da olabilir. Bu işlem için farklı kaydet penceresinde bulunan Kayıt türü bölümü kullanılır (Resim 4.6). Resim 4:6: Farklı dosya biçiminde kaydetme f. Eltronik tablolama dosyasını kapatma: Excel de üzerinde işlem yapılan dosyayı kapatmak için Ofis düğmesinden Kapat seçeneği seçilir. Dosya kapatmak için başlık çubuğu üzerinde yer alan kapatma simgesi de kullanılır (Resim 4.7). Resim 4.7: Dosya kapatma Dosya kapatma işlemi, eltronik tablolama uygulamasını kapatma işlemi değildir. 102
g. Yardım fonksiyonlarını kullanma: Excel de şerit üzerinde bulunan simgesine tıklandığında Excel yardım penceresi açılır. Pencere üzerinde bulunan arama çubuğuna konu yazılarak istenilen konu hakkında yardım alınır. Excel yardım penceresinin alt kısmından istenirse yardım çevrimiçi (online) olarak alınır (Resim 4.8). Resim 4.8: Excel yardımı h. Eltronik tablolama uygulamasını kapatma: Eltronik tablolama uygulamasını kapatmak için Ofis düğmesine tıklanarak Excel den Çık seçeneği seçilir. Başlık çubuğu üzerinde yer alan simgesiyle program kısa yoldan kapatılır. Excel i kapatmak için Alt + F4 kısayolu da kullanılabilir. 2. TEMEL AYARLARI YAPMA Excel de çalışırken kullanım kolaylığı sağlamak için birtakım düzenlemeler yapılabilir. Bunlar, sayfa görünümü değiştirme, sayfa görünümünü büyütüp küçültme ve araç çubuğu özelliklerini değiştirmedir. a. Eltronik tablolama uygulamasının sayfa görünümünü değiştirme: Excel de sayfa görünümünü değiştirm için Görünüm smesinde yer alan Belge Görünümleri bölümü kullanılmaktadır (Resim 4.9). Resim 4.9: Belge görünümleri Normal görünüm, çalışma sayfası görünümüdür. Sayfa düzeni, üst ve alt alanlarının da göründüğü sayfa görünümüdür. Sayfa ön izleme, sadece sayfa da yer alan lerin göründüğü görünümdür. Özel görünümler, yazıcı ayarları, satır ve sütun filtrelerinin kaydedildiği özel görünümlerdir. Tam ran, başlık çubuğu haricindi öğelerin kapatıldığı tam ran görünümdür. Sayfa görünümleri arasındaki geçiş için durum çubuğu üzerinde yer alan sayfa görünümleri düğmeleri de kullanılabilir. 103
b. Sayfa görüntüsünü büyütme: Excel de sayfa görünümünü büyütm için Görünüm smesinde yer alan Yakınlaştır bölümü kullanılır. Yakınlaştırma işlemi durum çubuğu üzerinde bulunan simgesiyle gerçleştirilebilir (Resim 4.10). Resim 4.10: Yakınlaştırma penceresi c. Araç çubuğu özelliklerini değiştirme: Excel 2007, önci Ofis Excel sürümlerinin aksine smeli yapıdan oluşmaktadır. İşlemlere ait komutlar smeler içinde yer almaktadır. Bunun haricinde sık kullanılan işlemler için başlık çubuğu üzerinde Hızlı Erişim Araç Çubuğu bulunmaktadır. Hızlı erişim araç çubuğunun yanında bulunan açılır kutuda var olan komutlar lenip çıkartılabilir. Bu listede yer almayan komutlar için Diğer Komutlar smesi kullanılmaktadır (Resim 4.11). Resim 4.11: Hızlı erişim araç çubuğu özelleştirme 3. BELGE ALIŞVERİŞİ Excel de hazırlanmış belgeler E-posta ya da İnternet Faksı yoluyla başka ortamlara gönderilebilir. Belge alışverişi için Ofis düğmesine tıklayıp Gönder seçeneği seçilir. Gönder seçeneği ile belge; E-posta, PDF i, XPS i ve İnternet Faksı olarak gönderilebilir (Resim 4.12). Resim 4.12: Belge alışverişi 104
Değerlendirme Soruları Aşağıdaki tümcelerin noktalı yerlerini doğru sözcüklerle doldurunuz. 1. Excel de kayıtlı dosyayı açmak için klavyeden. kısa yolu kullanılır. 2. Excel de hazırlanmış bir belgeyi, PDF i olarak gönderm için,.. komutu seçilir. Aşağıdaki soruları yanıtlayınız. 3. Aşağıdakilerden hangisi Excel in yeni açılan belgelere varsayılan olarak verdiği isimdir? A) Belge1 B) Dosya1 C) Kitap1 D) Tablo1 E) Sme1 4. Aşağıdakilerden hangisi Excel de sayfa görünümlerinden biri değildir? A) Normal B) Sayfa önizleme C) Özel görünümler D) Sayfa düzeni E) Formüller 5. Excel de sayfa görünümünü büyütme yöntemlerini yazınız? 6. Kitap1 isimli bir Excel dosyasını PDF dosyası olarak kaydetm için gerli adımları yazınız..... 105