PERSONEL BORDROSU PROGRAMINDA ZORUNLU BES İŞLEMLERİ KULLANICI KILAVUZU Zorunlu BES Kılavuzu Datasoft Yazılım 2017.01.30 datasoft@datasoft.com.tr Datasoft Yazılım Zorunlu BES Kılavuzu
İçindekiler Zorunlu BES Bilgi Notu... 2 BES Parametreleri... 3 Personeller için BES Bilgilerinin Oluşturulması... 4 Personel BES Bilgilerinin Toplu Seçimi:... 4 Mevcut BES Durumu:... 5 Yeni BES Durumu:... 5 BES Firması :... 5 Personel Bilgi Değiştirme Sonucu... 6 Liste Bordro Tanımı Silme ve Otomatik Tanımlama:... 7 Tahakkuk Bilgilerinde BES Primi Gösterilmesi... 7 Liste Bordro ve Hesap Pusulası:... 8 Hesap Pusulası:... 8 BES Şirketine Excel Ödeme Listesi Oluşturma:... 9 Muhasebe Entegrasyonu:... 9 Datasoft Zorunlu BES Kılavuzu V1.2 1
Zorunlu BES Bilgi Notu ÇALIŞANLARIN İŞVERENLERİ ARACILIĞIYLA OTOMATİK OLARAK EMEKLİLİK PLANINA DÂHİL EDİLMESİNE İLİŞKİN USUL VE ESASLAR HAKKINDA YÖNETMELİK Amaç MADDE 1- Bu Yönetmeliğin amacı; çalışanların işverenleri aracılığıyla otomatik olarak emeklilik planına dâhil edilmesi uygulaması kapsamında, emeklilik planına dâhil edilecek işyerleri ile çalışanları, çalışanların ücretinden kesilecek çalışan katkı payı oranını ve bu kapsamdaki uygulama usul ve esaslarını belirlemektir. Kapsam MADDE 2: Bu Yönetmelik; Türk vatandaşı veya 29.5.2009 tarihli ve 5901 sayılı Türk Vatandaşlığı Kanununun 28 inci maddesi kapsamında olup, 31.5.2006 tarihli ve 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanununun 4 üncü maddesinin birinci fıkrasının (a) ve (c) bentlerine göre çalışanlardan; işverenin kapsama alınma tarihi itibarıyla, çalışmakta olan kırk beş yaşını doldurmamış kişileri, ilgili işverene bağlı olarak işverenin kapsama alınmasından sonra işe başlayan ve işe başladığı tarihte kırk beş yaşını doldurmamış kişileri ve bu çalışanları istihdam eden işverenleri kapsar. Özel sektörde çalışanların kapsama alınması MADDE 6- (1) Bu Yönetmelik kapsamında olup 5510 sayılı Kanunun 4 üncü maddesinin birinci fıkrasının (a) bendine göre özel sektörde istihdam edilen çalışanlar, bu madde esaslarına göre, işverenin bir veya birden fazla emeklilik şirketi ile imzalamış olduğu sözleşme kapsamında ilgili emeklilik planına dâhil edilir. (2) Bu çerçevede; a) Çalışan sayısı bin ve üzerinde olan bir işverene bağlı olarak çalışanlar 1.1.2017 tarihinden itibaren, b) Çalışan sayısı iki yüz elli ve üzerinde ancak binden az olan bir işverene bağlı olarak çalışanlar 1.4.2017 tarihinden itibaren, c) Çalışan sayısı yüz ve üzerinde ancak iki yüz elliden az olan bir işverene bağlı olarak çalışanlar 1.7.2017 tarihinden itibaren, ç) Çalışan sayısı elli ve üzerinde ancak yüzden az olan bir işverene bağlı olarak çalışanlar 1.1.2018 tarihinden itibaren, d) Çalışan sayısı on ve üzerinde ancak elliden az olan bir işverene bağlı olarak çalışanlar 1.7.2018 tarihinden itibaren, e) Çalışan sayısı beş ve üzerinde ancak ondan az olan bir işverene bağlı olarak çalışanlar 1.1.2019 tarihinden itibaren, bu Yönetmelik kapsamında otomatik olarak emeklilik planına dâhil edilir. (3) Bu maddenin ikinci fıkrasında belirtilen tarihlerde veya bu tarihlerden daha sonra kapsama dâhil işverenlere bağlı çalışmaya başlayanlar, hizmet akdinin yürürlüğe girmesiyle kendiliğinden emeklilik planına dâhil edilir. Datasoft Zorunlu BES Kılavuzu V1.2 2
(4) Bu madde kapsamında çalışan sayısının belirlenmesinde, birden fazla işyeri olan işverenler için bütün işyerlerindeki çalışanların toplamı göz önünde bulundurulur. (5) Bu madde kapsamında çalışan sayılarının tespitinde, ikinci fıkrada belirtilen kapsama alınma tarihleri itibarıyla geçerli Sosyal Güvenlik Kurumu verileri dikkate alınır. Kapsama alınma tarihini izleyen dönemler bakımından ise bu tarihi izleyen takvim yılı başları esas alınır. Bir defa kapsama alınan işverenin çalışan sayısında, kapsama alınma tarihini müteakip gerçekleşen azalmalar dikkate alınmaz. Çalışan katkı payının hesaplanması MADDE 7- (1) Bu Yönetmelik kapsamındaki çalışanların ücretinden işveren tarafından kesilecek çalışan katkı payı tutarı, ilgisine göre prime esas kazancın veya emeklilik keseneğine esas aylığın yüzde üçü oranında hesaplanır. Bu şekilde hesaplanan çalışan katkı payı tutarının virgülden sonraki kısmı dikkate alınmaz. YAPILACAK İŞLEMLER: BES Parametreleri 1. 1.Ocak 2017 ayında zorunlu BES Firmasına geçmiş olan firmaya giriş yapılır. 2. Personel Bordrosu ANA Menü Parametreler (H) BES Parametreleri Girişi bölümüne girilir. 3. BES Parametrelerinde gerekli düzenlemeler yapılır. a. BES e Tabi mi: Evet b. Başlangıç Ay/YIL: 1/2017 c. BES Oranı %: Bu oran %3 olarak sabit gelmektedir. Ancak Datasoft Tam yetkili kullanıcı (Operator) ile çalıştırıldığında BES Oranı % satırının yanında Değiştir butonu gelecektir. BES oranı %3.0 dan küçük olamaz. d. Maaş Günü: Personele Maaşlarının ödendiği gün girilir. e. Muhasebe Entegrasyonu: Açılır pencereden Genel / Personel bazında seçiniz. f. 1.BES Firması: Firmanızın zorunlu BES sözleşmesi yapmış olduğu Bireysel Emeklilik Şirketi seçilir. Açılan pencerede şu an için: Garanti Emeklilik Vakıf Emeklilik Ziraat Hayat ve Emeklilik AvivaSa Anadolu Hayat Emeklilik Datasoft Zorunlu BES Kılavuzu V1.2 3
Yap Kredi Emeklilik Diğer_1 Diğer_2 tanımlamaları yapılmıştır. Sizin firmanızın sözleşme yaptığı BES şirketi, bunlardan bir tanesi değil ise lütfen datasoft@datsoft.com.tr adresine sözleşme yaptığınız BES firmasının ismini e-posta olarak gönderiniz. g. Sözleşmenin Faizli ve Faizsiz olduğu tercih edilir. Önemli: Aynı BES şirketinden hem faizli hem de faizsiz zorunlu BES sözleşmesi yapmış iseniz BES Firması 1 ve BES Firması 2 tanımı yapılır. 4. Tercihler tamamlanıp KAYDET butonuna basılır. Personeller için BES Bilgilerinin Oluşturulması 1. Personel Dosyası Menüsü (F) BES Bilgi Girişi bölümüne girilir. 2. Tüm Personel için gelen ilk değer BES Durumu Tanımsız gelmektedir. 3. BES Bilgi Girişi ekranında Toplu Değişiklik butonu tıklanarak çalıştırılır. Önemli: BES ten yararlanacak personeli toplu olarak belirlemeden önce tüm personelin Personel Kartlarına doğum tarihlerinin Gün, Ay, Yıl olarak doğru bir şekilde girildiği kontrol edilmelidir. Aksi durumda hatalara neden olabilir. Personel BES Bilgilerinin Toplu Seçimi: 1. Toplu Değişiklik seçeneği çalıştırılır. 2. Departman No Aralığı: Seçilir 3. Sicil No Aralığı: Seçilir 4. Toplam Sigorta Grupları: Seçilir 5. Yapılacak İşlem: BES ten Yararlanma Değişikliği olarak tercih edilir. 6. Mevcut BES Durumu: Tanımsız 7. Yeni BES Durumu: Yeni Giriş 8. BES Firması: BES parametrelerinde tanımlamış olduğunuz, anlaşmalı firma seçilir. Datasoft Zorunlu BES Kılavuzu V1.2 4
Ayrıca Toplu Değişiklik ekranında, Mevcut BES Durumu Yararlanmaz durumunda ise, 'Yeni BES Durumu değişikliğinde (Yeni Giriş, Devam Eden, Aktarım, Ücretsiz izin) 45 yaş üstü olanlarıda değiştir seçeneği eklenerek 45 yaş üstü personellerin de değişikliğinin kontrolü sağlandı. Mevcut BES Durumu: Tanımsız, Yeni Giriş, Devam Eden, Aktarım, Ücretsiz İzin, Ara Veren, İşten Ayrılan, Çıkış Yapan, Yararlanmaz şeklinde maddelendirildi. Personelin mevcuttaki BES durumunu listeden uygun olan durumu seçilir. Yeni BES Durumu: Yeni Giriş, Devam Eden, Aktarım, Ücretsiz izin, Ara Veren, işten Ayrılan, Çıkış Yapan, Yararlanmaz şeklinde maddelendirildi. Personelin BES den Yararlanma Değişikliği için listeden uygun olanı seçilir. BES Firması : Bes parametrelerinde tanımlamış olduğunuz anlaşmalı firma listeden seçilerek Tamam butonu tıklanır. Yapılan son güncellemeler ile birlikte talep doğrultusunda yeni BES firmaları listeye eklenmektir. Datasoft Zorunlu BES Kılavuzu V1.2 5
Personel Bilgi Değiştirme Sonucu Toplu değiştirme sonucunda BES e tabi olunan Ay itibariyle 45 yaşını tamamlamamış olan personelin: BES ten yararlanır: Yeni Giriş Hesaplama Yöntemi: Otomatik olarak değiştirilir. Tercih edilen BES firması seçilmiş olur. Önemli: BES Hesabına Sabit ödeme yapmak isteyen personel için tercih BES Bilgi Girişi ekranından kolayca yapılabilir. Sabit girilen tutar, Personelim SGK matrahının %3 ünden düşük olamaz. Ayrıca her personele ayrı ayrı oran ve sabit tutar girilebilmektir. Bu işlemi BES bilgi girişi ekranında personellere kolaylıkla uygulayabilirsiniz. Datasoft Zorunlu BES Kılavuzu V1.2 6
Liste Bordro Tanımı Silme ve Otomatik Tanımlama: 1. Personel Bordrosu Ana Menü Kanuni Parametreler Form Tanımlama Menüsüne girilir. 2. Form Numarası alanında F1 Fonksiyon tuşuna basılarak 005 Genel Bordro seçilir. 3. F2 Fonksiyon tuşuna basılarak açılan pencereden Formu Sil seçeneği tercih edilir. 4. 005 Numaralı Genel Bordro tanımı silinmiş olur. 5. Tekrar Form Tanımlama bölümüne girildiğinde 005 Genel Bordro tanımını program otomatik yapacaktır. 6. Tanımlama sonrasında 005 Genel Bordro tanımının 21. Satırına BES Primi, 22.satırına BES Sonrası Net Ödeme kolonları gelir. Önemli: 005 Genel Bordro tanımınızda firmanıza özgün kolonlar var ise bu tanımı hiç silmeden Aylık Net Kazançtan sonra gelmek üzere BES Primi ve BES Sonrası Net ödeme kolonlarını tanımlayıp aynı Form tanımını kullanabilirsiniz. Tahakkuk Bilgilerinde BES Primi Gösterilmesi Zorunlu BES Primi hesaplamasında BES Matrahı SGK Matrahıdır. SGK matrahı çalışanın çalışma günü ile ilintilidir. SGK günü ve matrahı olmadan zorunlu BES hesaplaması yapılamaz. Personele ödenecek Net tutardan BES primi düşürülerek Net Ödene BES kolonunda personele ödenecek Net tutar hesaplanır. Bu tutara AGI eklenerek Net ödeme + AGI kolonuna personele ödenecek toplam tutar yazılır Datasoft Zorunlu BES Kılavuzu V1.2 7
Liste Bordro ve Hesap Pusulası: Tahakkuk İşlemleri Bölümünde Liste Bordro Dökümü seçeneğinde Genel Bordro seçimi yapılır ve Bordro Form Numarası: 005 seçilerek Excel ortamına liste bordro oluşturulduğunda: BES Primi BES Sonrası Net Ödeme kolonları da oluşur. Önemli: Özel işlemler menüsünde Bankayla ödeme işlemlerinde Maaş dosyası oluşturma aşamasında BES Primi düşülerek Net ödenecek tutar hesaplanmaktadır. Hesap Pusulası: Hesap Pusulası tasarımı da BES Bilgilerini içerecek şekilde yeniden tasarlanmıştır. Datasoft Zorunlu BES Kılavuzu V1.2 8
BES Şirketine Excel Ödeme Listesi Oluşturma: 1. Personel Bordrosu Ana Menü Tahakkuk Listeleri Menüsü BES Tahsilat Listesi bölümüne girilir. 2. Liste Döküm ayı seçilir. 3. BES Firması seçilir. Seçim Boşluk çubuğuna basılarak yapılır. Excel tablo hazırlanır. Muhasebe Entegrasyonu: Bordro Muhasebe Entegrasyon yöntemini, Genel ya da Personel Bazında olacak şekilde seçimini BES Parametreleri ekranında Muhasebe Entegrasyonu satırında yapabilirsiniz. Datasoft Zorunlu BES Kılavuzu V1.2 9
Bordro-Muhasebe Entegrasyon menüsünde yer alan Personel BES Hesapları seçeneğine gelerek personel bazında BES Ödemesi Muhasebe Hesap Kodu bağlantı hesaplarını tanımlayabilirsiniz. [F1] ile Hesap Planı penceresinden tek tek Personellerin BES Ödemesi Muhasebe Hesap Kodu seçilebileceği gibi, [F2] Toplu Değiştirme ile de belli aralıktaki ya da tüm personellere BES Ödemesi Muhasebe Hesap Kodlarını toplu bir şekilde tanımlayabilirsiniz. Datasoft Zorunlu BES Kılavuzu V1.2 10