STANDART MALİYET MODELİ YÖNETSEL YÜKLERİN HESAPLANMASI VE AZALTILMASI

STANDART MALİYET MODELİ YÖNETSEL YÜKLERİN HESAPLANMASI VE AZALTILMASI

Giriş İşletmeler mali kaynaklarının bir bölümünü, mevzuattan kaynaklanan bildirim yükümlülüklerine uymaları nedeniyle oluşan maliyetler için tahsis etmektedirler. Avrupa Komisyonu, bu maliyetlerin %25 azaltılmasının GSYİH yı %1,5 artıracağını öngörmektedir. Yönetsel yükler adı verilen bu maliyetlerin ölçülmesi Hollanda tarafından geliştirilen ve Avrupa Komisyonu tarafından kullanılması önerilen Standart Maliyet Modeli metoduyla gerçekleşmektedir.

Yönetsel Yükler Yönetsel yükler: (Administrative burdens) Yönetsel yükler, kanunlarda ya da düzenleyici işlemlerde yer alan bilgi yükümlülüklerine uymak zorunda kalan işletmelere (businesses) ve vatandaşlara (citizens) yüklenen maliyetlerdir.

Bilgi Yükümlülükleri Bilgi yükümlülükleri: (Information obligations) Bilgi yükümlülükleri, kamu otoritelerine ya da üçüncü şahıslara (third parties) sunulmak üzere kanun ya da düzenleyici işlemlerin zorunlu kıldığı, çok sayıda veriden oluşan bilgiyi ya da bildirimleri tedarik etme ve hazırlama ödevidir.

Bilgi Yükümlülükleri Bilgi yükümlülüğü, istenen veriler (Data requirements) ve bildirimlerden (messages) oluşur.

Bilgi Yükümlülükleri İstenen veriler: (Data requirements) Her bilgi yükümlülüğü bir veya daha fazla istenen verilerden oluşur. İstenen veri; kanun ve düzenleyici işlemlerin öngördüğü bilgi yükümlülüğünü yerine getirmek için sağlanması gereken her bir bilgi öğesidir.

Bilgi Yükümlülükleri istenen veriler: Kurumlar vergisi bilgilerini tutmak ve bildirmek, mali tabloları tutmak ve kaydetmek, ruhsat ve izin için başvurmak, hastalanan işçileri ilgili idari merciye bildirmek, sosyal güvenlik kurumuna personelin yıllık sigorta bilgilerini bildirmek.. Bildirimler: isim, adres, vergi numarası bildirmek

Yönetsel Faaliyetler Yönetsel faaliyetler: (Administrative activities/actions) İstenen verilerin (data requirements) gerektirdiği bilgiler sağlanırken belirli bir takım yönetsel faaliyetlerin yapılması gerekir. Bu faaliyetler işletmenin kendisi tarafından bizzat yapılabilirken, hizmet yoluyla işletme dışına da yaptırılabilir. Veri sunma, gerekli bilgileri dosyalama, gerekli bilgileri basılı veya elektronik ortamda doldurma, hesaplamaları ve değerlendirmeleri yapma, kopyalama, hesaplama sonuçlarını basma, veri gönderme, veri girme vs. belli başlı yönetsel faaliyetlerdir.

Hedef Gruplar Hedef gruplar: (Target groups) Yönetsel yükten etkilenen iki farklı grup vardır: İşletmeler (businesses) ve vatandaşlar (citizens). Bunlar birbirlerinden farklı nitelikte olmalarına rağmen yönetsel yük ölçülürken yaklaşım benzerdir.

Hedef Gruplar İşletmeler: (Businesses) Kâr amacı güderek piyasa için mal ve hizmet üreten birimlerdir.

Mevzuat Maliyetleri Mevzuat maliyeti: (Costs of regulation) Mevzuat maliyeti, kanunlar ve idari düzenlemelerin işletmelere yüklediği maliyetlerin toplamıdır. Yönetsel yük, kanunlar ve idari düzenlemelerden kaynaklanan toplam maliyetin bir bölümünü oluşturmaktadır. Mevzuat maliyeti, parasal maliyet (financial cost) ile yönetsel yükün de içinde bulunduğu uyum maliyetinden (compliance cost) oluşmaktadır.

Mevzuat Maliyetleri Parasal maliyetler: (Financial costs) Parasal maliyetler, idareye veya yetkili otoriteye bir miktar paranın aktarılmasını zorunlu kılan açık ve doğrudan maliyetlerdir. Bunlara örnek olarak vergileri, idari ödemeleri, resim ve harçları, başvuru ücretlerini vs. gösterebiliriz.

Mevzuat Maliyetleri Uyum maliyetleri: (Compliance costs) Uyum maliyetleri, kanunlar ve idari düzenlemelerden kaynaklanan, işletmenin finansal maliyetleri dışındaki maliyetleridir. Uyum maliyetleri; esas uyum maliyetleri ve yönetsel yükten (administrative burdens) oluşmaktadır.

Mevzuat Maliyetleri Esas uyum maliyetleri: (Substantive compliance costs) Esas uyum maliyetleri, işletmenin üretim ve satış sürecinde kanunların ve düzenleyici işlemlerin öngördüğü şartları sağlama maliyetleridir. Çevresel ihtiyaçlar için gerekli filtreleme masrafları, çalışma koşullarının düzenlendiği asgari fiziksel imkanları sağlamaktan kaynaklanan masraflar, spesifik mesleki bir uzmanlık için şart koşulan diploma vs. bu uyum maliyeti türüne örnektir.

Mevzuat Maliyetleri Kanunlar ve düzenleyici işlemler Parasal maliyetler 1. Vergiler 2. Katkılar 3. Resim ve Harçlar 4. Cezalar Uyum maliyetleri 1. Esas uyum maliyetleri 2. İdari yük

Yönetsel Yükler Bilgi yükümlülüklerinden kaynaklanan tüm maliyetler yönetsel yük kapsamına girer. İşletmelerin, pratikte öyle olmasa bile, mevzuata %100 uydukları varsayılır. Bilgi yükümlülükleriyle ilgili mevzuat değişikliklerine uyum sağlamak amacıyla ortaya çıkan maliyetler yönetsel yüke dahildir. Bir bilgi yükümlülüğü aynı amaçla iki ayrı devlet otoritesi tarafından kullanılıyorsa ikiye bölünür. Aynı amaç için kullanılmıyorsa ayrı ayrı hesaplanır.

Yönetsel Yükler Bilgi yükümlülüğünün yerine getirilmesi için yapılan tek seferlik maliyetler (one-off-costs) yaralanıldığı döneme yayılır. Bilgi yükümlülüğünün gerektirdiği yapısal maliyetler (structural costs) eğer dönemsel yenilenme arz ediyorsa yaralanılan döneme yayılır. Bilgi yükümlülüğü doğrultusunda sağlanan kazançlar göz ardı edilir ve yönetsel yük maliyetinden düşülmez. Bir bilgi yükümlülüğünün maliyeti devlet tarafından karşılanıyorsa, yönetsel yük kapsamı dışındadır.

Standart Maliyet Modeli Standart Maliyet Modeli: (Standard Cost Model) Standart Maliyet Modeli, kanunlar ve idari düzenlemelerden kaynaklanan işletmeler ve vatandaşlar üzerindeki yönetsel yükü ölçmeye yarayan geniş kabul görmüş nicel analiz metodudur. Bu modelde yönetsel yük, yönetsel faaliyetlerin maliyeti (P) ile yıllık gönderilen bildirim sayısının (Q) çarpılması suretiyle ölçülür. Bu yöntemle, tek bir kanun ya da idari düzenlemenin yönetsel yükü ölçülebileceği gibi sektörel mevzuatların veya tüm mevzuatın yönetsel yükü ölçülebilir.

Standart Maliyet Modelinin Yapısı Kanun veya İdari Düzenleme Bilgi Yükümlülüğü 1 Bilgi Yükümlülüğü 2 Bilgi Yükümlülüğü n İstenen veri ve bildirim 1 İstenen veri ve bildirim 2 İstenen veri ve bildirim n Faaliyet 1 Faaliyet 2 Faaliyet n İç Maliyetler -Saatlik ücret -Zaman -Genel Masraflar Dış Maliyetler -Saatlik ücret -Zaman -Cepten Ödeme Maliyetleri (Out- of-pocket Costs)

Standart Maliyet Modeli Kanun veya İdari Düzenleme Bilgi Yükümlülükleri Yönetsel Faaliyetler Adam-saat İç tarife İç maliyetler Adam-saat Dış Tarife Dış maliyetler Cepten ödeme maliyetleri Şirket sayıları Yıllık ruhsat sıklığı veya Her yıl yapılan yeni ruhsat başvuruları P İdari faaliyetlerin maliyetleri Q Yıllık yönetsel faaliyet sayısı Yönetsel Yük (YY) = P x Q

Standart Maliyet Modeli Yönetsel faaliyetlerin maliyeti: (P) (Costs of an administrative action) Yönetsel faaliyetlerin maliyeti, bilgi yükümlülüğünün gerektirdiği yönetsel faaliyetler yerine getirilirken saat olarak harcanan zaman (time involved) ile işletmede çalışan ya da bu iş için tutulmuş kimsenin saatlik iş maliyetinin (tariff ) çarpılmasıyla ortaya çıkan maliyet tutarını ifade eder.

Standart Maliyet Modeli Tarife: (Tariff ) İç tarife ve dış tarife olarak iki tür tarife bulunmaktadır. İç tarife: (Internal tarif) İç tarife, işletmelerde bilgi yükümlülükleriyle uğraşan iş sahibinin ya da işletme personelinin saatlik ücretini ifade eder. İç tarifenin kapsamında kişinin saatlik brüt ücretiyle sadece bu iş için yapılmış masrafları içeren genel maliyetler (overhead costs) de yer almaktadır. Dış tarife: (external tarif) Dış tarife, işletmede bilgi yükümlülükleriyle uğraşmak için tutulan personelin saatlik ücretini ifade eder. Buna örnek olarak hukuki ve mali danışma bürolarından alınan hizmetin saatlik ücretini gösterebiliriz.

Standart Maliyet Modeli Harcanan zaman: (time involved) Harcanan zaman, bilgi yükümlülüklerini yerine getirmek için öngörülen her yönetsel faaliyetin yerine getirilmesi için işletmenin harcadığı zamanı ifade eder.

Standart Maliyet Modeli Yönetsel faaliyetin maliyetinin ölçülmesi örneği: İşletmeci Bay A nın, ilgili kanun gereği yıllık rapor hazırlamak zorunda olduğunu varsayalım. Bu rapor için saatlik ücreti 100 YTL olan bir muhasebeci kiralasın. Muhasebeci raporu 30 saatte hazırlasın. Saatlik ücreti 50 YTL olan Bay A, muhasebecinin istediği bilgi ve belgeleri hazırlamak için 2 saat harcasın. Bu işleri yaparken de 5 YTL posta masrafı ile 10 YTL park ve ulaşım masrafı olsun. Bu yönetsel faaliyetin Bay A ya maliyeti; PT = Pi (50 YTL * 2) + Pd (100 YTL* 30) + Po(5+10)= 3 115 YTL dir.

Standart Maliyet Modeli Yıllık yönetsel faaliyet sayısı : (Q) (Number of administrative activities per year) Yıllık yönetsel faaliyet sayısı, yönetsel yük getiren kanun ve idari düzenlemelerin uygulandığı işletmelerin sayısı (number of businesses) ile bunların bildirimde bulunma sıklığı (frequency) çarpılarak bulunur.

Standart Maliyet Modeli Yıllık yönetsel faaliyet sayısının hesaplanması örneği: Yukarda bahsettiğimiz işletmeci Bay A gibi 100 000 işletmecinin olduğunu ve her yıl bu raporu hazırlamaları gerektiğini varsayalım. Böylece ilgili faaliyetin yıllık sayısı; Q = 100,000 (işletme sayısı) * 1 (sıklık) = 100 000 dir. Bu faaliyetten kaynaklanan toplam yönetsel yük ise; İY = P (3 115) * Q (100 000) = 311 500 000 YTL dir.

Yönetsel yük nasıl azaltılır? Mevzuat Bilgi yükümlülükleri mevzuattan çıkartılabilir mi? Bilgi Yükümlülükleri Bilgi yükümlülükleri basitleştirilebilirler mi? Yönetsel Faaliyetler Yönetsel faaliyetlerden bazıları kaldırılabilir mi? Yönetsel faaliyetlerden bazıları basitleştirilebilir mi? Hedef grubun küçültülmesi. Sıklığın azaltılması. Harcanan zamanın azaltılması. Maliyetlerin azaltılması.

1. Aşama:Başlangıç 1 Başlangıç (Proje çerçevesini hazırlamak) Amaç: Yönetsel Yüke neden olabilecek yükümlülükleri belirleme. Eylemler: Kanun veya idari düzenleyici işlemi gözden geçirmek ve bilgi yükümlülüklerini belirlemek. Formları ve belgeleri bir araya getirmek. Maliyet modelindeki bilgileri işlemek. Devlet görevlileriyle görüşmeler hazırlamak. Sonuç: İncelenen kanun veya idari düzenleyici işlemin Standart Maliyet Modeli.

Bilgi yükümlülüklerini belirleme Bilgi yükümlülüğü var mı? Hayır Yönetsel yük değil Kanundan veya idari düzenlemelerden mi kaynaklanmış? Hayır Yönetsel yük değil İşletmeleri ilgilendiriyor mu? Hayır Vatandaşları ilgilendiriyor mu? Hayır Başka bir kamu otoritesi için yük Evet Evet İşletmeler için yönetsel yük Vatandaşlar için yönetsel yük

2. Aşama: İlave incelemeler 2 Bilgi yükümlülüklerini inceleme Amaç: Yükümlülüklerin arka planlarını saptayın. Eylemler: Kamu görevlileriyle aşağıdakileri belirlemek için görüşme yapmak: (1)Yükümlülüğün amacı. (2)Hedef grup. (3)Yükümlülüğün resmi olarak nasıl yürümesi gerektiği. Bilgi yükümlülüklerinin içindeki Yönetsel faaliyetleri tanımlayın. İlk kaba tahmin uzman varsayımına dayanır. İlk sonuçları analiz edin ve sonraki prosedürü belirleyin. Sonuç: Yönetsel yükün ilk belirtici hesaplanması.

3. Aşama: Yönetsel Yükün ölçülmesi için verileri birleştirme 3 T, P ve Q parametrelerini bir araya getirme Amaç: Yönetsel faaliyetlerin maliyetlerini hesaplama. Eylemler: İşletmelerle ve vatandaş temsilcileriyle görüşmeleri planlama ve yürütme. (1) Yükümlülüklere pratikte nasıl rastlanıyor? (2) Zaman ve maliyetler. (3) Azaltma olanakları. Güvenilir kaynaklardan veri toplama. Görüşme kayıtlarını teyit etme. Görüşme sonuçlarını raporlama. Görüşme sonuçlarını, kurum uzmanlarına göstermek. Sonuç: Yönetsel yükün bir hesap sonucu.

Güvenilir veri toplama: Duyarlılık analizi Hesaplanan Yönetsel yükün mümkün olan en iyi güvenilirliğini temin etmek için duyarlılık analizi kullanılabilir. Bunu yapmak için SMM deki faaliyetleri kontrol ediniz. Bir faaliyetin Yönetsel yükü genellikle P (maliyet tutarı) veya Q (Miktar) bileşeninden etkilenir: Yüksek Q bileşenine sahip faaliyetlerin Yönetsel yükü, büyük ölçüde P bileşeni tarafından etkilenmiştir. Yüksek P bileşenine sahip faaliyetlerin Yönetsel yükü, büyük ölçüde Q bileşeni tarafından etkilenmiştir. Duyarlılık analizi yaparak topladığınız bilgilerin ana odağını belirleyebilirsiniz.

Maliyet tutarını belirleme Bir Yönetsel faaliyetin maliyet tutarı şöyle hesaplanır: Maliyet Tutarı = Tarife x Zaman + Cepten Ödeme Maliyeti Bütün faktörler işletmelerle görüşme yapılarak elde edilmelidir. Genellikle bu faktörler işletmeler arasında aynı değildir. Bu yüzden görüşmelerin sonuçları ortalama olmalıdır.

Zamanı belirleme Zaman, bir yönetsel faaliyeti yapmak için ihtiyaç duyulmuş olan saat birimiyle ölçülür. Zaman, işletmelerin ve vatandaşların işleri yürütme şeklinden çok fazla etkilenir. En önemli faktörler şunlardır: Eylem tecrübesi. Bilgi işlem teknolojilerinin kullanımı. İşletmenin büyüklüğü. Her zaman, cevap veren tarafından yapılan faaliyetin, hedef grubunda yer alan diğer işletmeler ve vatandaşlarla karşılaştırılabilir olduğundan emin olun.

Faaliyet zamanı örnekleri Administrative activity A: Administrative activity B: Company 1 10 min. Company 1 10 min. Company 2 Company 3 10 min. 10 min. 10 min. Company 2 Company 3 20 min. 10 min. 15 min. Company 4 10 min. Company 4 20 min. Company 5 30 min. Company 5 15 min. Administrative activity C: Administrative activity D: Company 1 10 min. Company 1 10 min. Company 2 Company 3 20 min. 50 min. More interviews Company 2 Company 3 20 min. 25 min. 20 min. Company 4 2 min. Expert 1 20 min. Company 5 5 min. Expert 2 15 min.

Görüşme yapılacak işletmeleri belirleme Temel varsayımlar: Düzenlemenin başlangıcında hedef grup belirlenmiştir. Hedef grubun içindeki faaliyet çeşitliliğini belirleyiniz: Küçük ve büyük işletmeler arasındaki farkları kontrol ediniz. Faaliyetler arasında fark olup olmadığını kontrol ediniz. Bu bilgi aşağıdaki yöntemlerle toplanmış olabilir: Politika belirleyici (akademisyen) bir personelle bir görüşme yapılarak. Bir mesleki birlikle temas kurarak. Ortalama işletmeleri ve yapılan görüşme sayısını belirleyin. İlerleyen bölümlerde bu durum açıklanacaktır.

İşletme/vatandaş sayısı Ortalama işletmeyi belirleyiniz 3-5 işletme görüşmesi Küçük işletme Büyük işletme İşletmeler/vatandaşlar varyansı

İşletme/vatandaş sayısı Ortalama işletmeyi belirleyiniz?? İşletme görüşmeleri Küçük işletme Büyük işletme İşletmeler/vatandaşlar varyansı

İşletme/vatandaş sayısı Ortalama işletmeyi belirleyiniz Küçük işletme Büyük işletme İşletmeler/vatandaşlar varyansı

Verilerin toplanması Bir görüşme için ne zaman yerinde ne zaman telefonla olması seçilir? Yerinde görüşme tercih edilmelidir (1 1½ saat): Cevap verenle doğrudan temas. Pratikte faaliyetlerin nasıl işlediğini görme şansı. Telefon yoluyla verilerin doğruluğunu teyit etme (en fazla ½ saat): Telefonda yapılan görüşmeler göreceli olarak hızlıdır, fakat bir görüşmede sınırlı miktarda bilgiyle ilgili işlem yapılabilir. Önceki sonuçlar ancak telefon görüşmeleriyle teyit edilir. Dijital ve matbu anketleri kullanmaktan kaçının.

Vatandaşlardan alternatif veri toplaması Vatandaş heyetleri: Hedef: Tipik bir vatandaş grubu belirleme. Avantajlar: Vatandaşlar bir birlerini düzeltirler ve bireysel görüşmelerden daha az zaman alır. Temel rehber: Bir heyet 5 ila 15 katılımcıdan oluşur. Önerilen uzunluk 1,5 saattir ve 2 saati aşmamalıdır. Toplantının kaydını tutun ve katılımcıların geri bildirimde bulunmalarına izin verin.

Görüşmelerin özeti Her bir bilgi yükümlülüğü için hedef grubun boyutunu belirleyin. Örneğin KDV: KDV beyannamesi gönderen şirketlerin sayısı. Duyarlılık analizi yapmak. Örneğin KDV: Q = büyük ve P=küçük Her bir bilgi yükümlülüğü için eylemlerin farklılığını değerlendir. Örneğin KDV: Küçük, orta ve büyük + bir muhasebeci tutmak Her hedef grup için 3 görüşmeyle başlayın. Örneğin KDV: 12 görüşme. Görüşme sonuçlarını sürekli değerlendirin.

Sektör farklılıkları Yönetsel yükte sektör farklılıkları ve farklı düzeydeki düzenlemelerle nasıl başa çıkarız? Sektörel farklar belirlenirse SMM bu farklıları kategorize eder. Örnek:Çevresel ruhsat için 26 farklı sektör belirlenmiştir. Eğer farklılıklar büyük-orta-küçük işletmelerde gerçekleşirse kategorilere ayırın. Örnek: Yıllık raporlar büyük-orta-küçük işletmelerde farklılık gösterir.

Q yu belirlemek: Hedef grubun boyutu Hedef grubu belirlemede mevzuat rehberlik eder. Hedef grupların hakkında aynı biçimde belirlenmiş (birörnek) veri önemlidir. Bu, farklı bilgi yükümlülükleri hakkındaki verilerin karşılaştırılabilir olmasını sağlamak için gerekmektedir. Birörnek veri elde etmek için önerilen yollar: Türkiye de bir işletme kategori sınıflandırması kullanın. Örnek: NACE sınıflandırma sistemini temel alan bir sınıflandırma. Türkiye vatandaşlarını sınıflandırın. (muhtemel kategoriler: genel vatandaşlar, engelliler, yaşlılar, refah içindekiler ) Merkezi idareler (araçların tescili, devlet istatistikleri).

Q yu belirlemek: Güvenilir kaynaklar En güvenilir verilerin kullanıldığını temin etmek için, kaynaklar basamağı kullanırız: Resmi ve düzenli tutulmuş Güvenilirlik yüksek Derlenmiş veri Türetilmiş veri Tahminler Güvenilirlik düşük

Ne zaman kullanırız: Q1: Eylemlerin sayısı Q2: Sayı x sıklık Q yu belirlemek: : Sabit ya da değişken sıklık? 3 temel kural: 1. Sıklık kanun ya da idari düzenlemelerde belirlenmiş ise her zaman Q2 yi kullanın. Örnek: Her yıl bir kez vergi formlarını doldurmak. 2. Bilgi yükümlülüğü bir kez yapılması yeterli olan bir faaliyete bağlı olduğunda her zaman Q1 i kullanın. Örnek: İnşaat ruhsatına başvurmak. 3. Kaynak basamağındaki mümkün olan en üstteki kaynaktan yararlanmak.

4. Aşama: Yönetsel yükü hesaplama ve raporlama 4 Yönetsel yükü hesaplama ve raporlama Amaç: Yönetsel yükü hesaplama ve azaltma olanaklarını belirleme Eylemler: Sonuçları analiz etme ve öneriler geliştirme. Uzmanlar ve işletme/vatandaşlarla toplantı düzenlemek. (1) Ölçüm sonuçlarını açıklığa kavuşturun. (2) Yönetsel yük ölçümlerini sıraya koyun. (3) Yönetsel yük azaltma önerilerini tartışın. Son raporun taslağı Sonuç: Son rapor ve Standart Maliyet Modeli

Yönetsel yükü hesaplama ve raporlama Kanun Bilgi yükümlülükleri Yönetsel faaliyetler Q1 Tek seferde yapılan Yönetsel faaliyetlerin sıklığı Zaman Tarife veya İşletme sayısı Q2 Düzenli olarak yapılan Yönetsel faaliyetlerin sıklığı P İdari faaliyetlerin maliyet tutarı Q Her yıl yapılan Yönetsel faaliyetlerin sayısı 1 2 3 Yönetsel Yük İY = P x Q 4 5 6

Yönetsel Yükün hesaplanmasının özeti Dikkat edilmesi gereken hususlar: SMM de kullanılan veriler kaynaklarından tekrar teyit edilebilir olmalıdır. Bir mevzuat için hesaplanan YY sadece maliyet hakkında fikir verir, gerçek maliyeti göstermez. Azaltma önerilerini toplamak için ölçümleri ve görüşmeleri kullanın. Ölçüm hakkında rapor yazacağınız zaman her zaman Yönetsel Yükü azaltma olanaklarından bahsedin. Eğer mümkünse de önerinin etkisini göstermek amacıyla bir hesaplama ekleyin.

TEŞEKKÜRLER! BİTTİ...