Aboneliğe Bağlı Ödeme İşlemleri Kılavuzu Nisan-2010 BİM Uygulama Geliştirme ve Destek Şubesi
İÇİNDEKİLER G İ Rİ Ş...3 FAT U R A B İ L G İ Gİ Rİ Şİ...6 1. Harcama Birimleri Adres Bilgileri...6 2. Harcama Biriminin Fatura Bilgi Girişi...7 3. Fatura Tanımlama Ekranından Kontrol İşlemlerinin Gerçekleştirilmesi...11 Ö D E ME E M R İ BE L GE Sİ Nİ N O L UŞ T UR U L M AS I...14 Ö D E ME E M R İ BE L GE Sİ Nİ M U H AS E B E B İ Rİ Mİ NE G Ö N DE R ME...20 M U H AS E BE B İ Rİ M L E Rİ N CE Y API L AC AK İ Ş L E M LE R...23 1. Muhasebe Kayıt Formu(KBS) nin Özellikleri...24 2. Muhasebe Kayıt Formu(KBS) de Yapılacak Kontroller ve İşlemler...24 2
GİRİŞ Kamu kurumları adına yapılan ödemelerin daha kontrollü gerçekleştirilebilmesi ve muhasebeleşme sürecinin daha şeffaf olarak uygulanabilmesi için yapılan çalışmaların birisi de telefon ve ttnet fatura ödemelerinin ÖEB sistemi üzerinden otomatik olarak yapılmasıdır. Sabit telefon ve adsl hizmet giderlerinin ödenmesinde aşağıdaki esaslara uyulacaktır; Harcama birimlerine ait sabit telefon ve adsl hizmet giderlerine ilişkin ödeme emri belgeleri, KBS-Ödeme Emri Uygulaması üzerinden oluşturulacak ve elektronik ortamda ödemelerini yapan muhasebe birimlerine gönderilecektir. Harcama birimleri, ödeme emri belgelerini sistemden oluşturup, elektronik ortamda ödemelerini yapan muhasebe birimlerine göndermekle birlikte, sistemden ödeme emri belgelerinin dökümlerini alarak imza süreçlerini tamamlayacaklar ve eki harcama belgeleri (fatura vs.) ile birlikte muhasebe birimlerine teslim edeceklerdir. Muhasebe birimleri, harcama birimlerinden gelen ödeme emri belgelerinin sistemden dökümünün alınmış olup olmadığını (sistemden dökümü alınmış ödeme emri belgelerinde tahakkuk işlem no ve tahakkuk işlem tarihi alanları doludur) kontrol edeceklerdir. Sistemden döküm alınmamış ödeme belgelerinin sistem üzerinden oluşturulması yönünde ilgili harcama birimleri uyarılacak ve ödeme emri belgelerinin sistem üzerinden gönderilmesi istenecektir. Ancak, güvenlik ve gizlilik (MİT, TSK ve Emniyet birimleri için geçerli) nedeniyle daha önce sisteme tanımlanmamış aboneliklere ilişkin ödemelerle, sistemsel sorun vs. sebeplerden dolayı, sistem üzerinden ödeme emri belgesi oluşturulamayan ödemelerde, sistemden döküm alınma şartı aranmayacaktır. Bu durumda olan ödemelere ilişkin ödeme emri belgeleri, muhasebe birimlerince say2000i sistemine manuel girilecektir. Muhasebe birimleri, kendilerine intikal eden sistemden dökümü alınmış ödeme emri belgelerini, belge üzerindeki tahakkuk işlem numarası ile say2000i sisteminden sorgulayarak, ödeme emri belgesi ile sistemdeki bilgileri karşılaştıracaklardır. Hatalı veya eksik hususların tespit edilmesi halinde, düzeltmelerin yapılması için harcama birimine elektronik ortamda iade edeceklerdir. Aynı şekilde ıslak imzalı ödeme emri belgesinin de düzeltilmiş olarak yeniden dökümünün alınarak getirilmesi istenilecektir. Uygulama sırasında harcama birimlerince karşılaşılan sorunlar, öncelikle ödemelerini yapan muhasebe birimine iletilecektir. İlgili muhasebe birimi, pilot uygulamada koordinatör muhasebe birimi olan Defterdarlık Muhasebe Müdürlüğü ile birlikte sorunu değerlendirip çözüm geliştirecektir. Soruna çözüm bulunamaması halinde, sorun, ilgili muhasebe birimi veya koordinatör muhasebe birimi tarafından uygulama@muhasebat.gov.tr adresine bildirecektir. 3
Harcama Birimlerinde Ödeme Emri Uygulaması üzerinden aşağıda belirtilen rollere sahip olan kişiler sisteme giriş yapabileceklerdir. Harcama Yetkilisi Kullanıcısı Gerçekleştirme Görevlisi Kullanıcısı Kullanıcı Ödeme Emri Uygulamasına giriş yapabilmesi için öncelikle http://www.kbs.gov.tr internet adresinden Kamu Hesapları Bilgi Sisteminin ana sayfasına bağlanır. Burada yer alan Ödeme Emri Belgesi linki tıklanılır. Ya da kullanıcı http://www.kbs.gov.tr/oeb web adresinden bağlanarak doğrudan Ödeme Emri Uygulaması giriş ekranına ulaşır. 4
Giriş ekranında; kullanıcı adı alanına TC Kimlik No, Şifre alanına da sisteme giriş için verilmiş şifre bilgisi girilir. Belirtilen Kimlik Yönetimi sayesinde her bir kullanıcı sadece kendisinin tanımlı olduğu harcama birimine ait faturaları görebilecek ve sadece bu faturalara ait Ödeme Emri Belgelerini onaylayabilecektir. Harcama yetkilisi kullanıcılarının yetkilendirilmeleri ve şifreleri, ilgili muhasebe birimleri tarafından; gerçekleştirme görevlisi kullanıcılarının yetkilendirilmeleri ve şifreleri, harcama yetkilisi kullanıcıları tarafından yapılmaktadır. Ödeme Emri Uygulamasının sol tarafında aşağıda belirtilen menü yapısı bulunmaktadır. Menü ekranı istenirse sol tarafa doğru kaydırılıp modüller tam ekran olarak da kullanılabilir. Ana ekrandaki Ödeme Emri Uygulaması yazısının altında sistemin hangi harcama birimi tarafından kullanıldığı gösterilmektedir. Ödeme Emri Belgesi Aboneliğe Bağlı Ödemeler Fatura Tanımlama ÖEB Oluşturma ÖEB Gönderme 5
BİRİNCİ BÖLÜM FATURA BİLGİ GİRİŞİ Aboneliğe Bağlı Ödemeler klasörünün altındaki Fatura Tanımlama modülü tıklanır. Ve ÖEB ekranın sağ tarafında modül açılır. Fatura Tanımlama ekranı iki ana bölümden oluşmaktadır. Bunlar; Harcama Biriminin Adres Bilgileri Harcama Biriminin Fatura Bilgi Girişi 1. Harcama Birimleri Adres Bilgileri Harcama Birimleri tarafından Adres Bilgileri bölümünde üç aşamalı veri girişi yapılacaktır. Adres Bilgisi kısmına harcama biriminin adres bilgileri yazılacaktır. İl kısmında harcama biriminin ikametgâhının bulunduğu il seçilecektir. İlçe kısmında, bir önceki bölümde seçilen ile ait bulunan ilçeler arasından ilgili ilçe seçilir. 6
Adres bilgileri ile ilgili kontrol yapıldıktan sonra Kaydet butonuna basılır. Soru Cevap (1) Soru: Tanımlanacak her bir abone numarası için ayrı ayrı adres tanımlaması yapılacak mı? Cevap: Hayır. Adres tanımlaması sadece bir defa yapılacaktır. Bu kısma tanımlanan adres, ÖEB uygulamasını kullanan harcama biriminin adresi olacaktır. 2. Harcama Biriminin Fatura Bilgi Girişi Abone numaralarını tanımlamadan önce mutlaka adres bilgilerinizin girilip kaydedilmiş olması gerekmektedir. Bu bölümde harcama birimlerinin tanımlama yapabileceği abone numaralarının türleri aşağıda belirtilmiştir. Telefon faturaları - sadece sabit telefon hizmeti- TTNET faturaları sadece adsl hizmeti- Kullanıcı fatura tanımlamasını aşağıdaki sıralamada yapacaktır; Yeni butonu tıklanır. Fatura Tipi tanımlanacak abone numarasına göre seçilir. Abone Numarası yazılır. Faturadaki İsim/Unvan yazılır. Kaydet butonuna tıklanır. 7
Veri girişinin yapıldığı bölümde altı buton bulunmaktadır Listele : Yeni: Harcama Birimince tanımlanmış olan abone numaralarına ilişkin son bilgilerin ekranda güncellenmesi için kullanılır. Belirtilen butona basılınca verilerin en son hali ekrana gelir. Forma yeni bir fatura bilgisi satırı eklemek için kullanılır. Sil : Eklenmiş ya da eklenmekteyken yanlış yapılmış olan bir fatura bilgi satırının silinmesi için kullanılır. İlgili satır tıklanarak seçilir ve sil butonuyla kayıtlardan çıkartılır. Aynı anda birden fazla satır işaretlenip silinebilir. Kaydet : Fatura bilgilerinin girildiği ekranda yapılan son değişikliklerin kayda alınması için kullanılır. Kontrol: Kullanıcılar kendi tanımlamış oldukları abone numaraları ile Telekom ve TTnet sistemlerinde tanımlı olan abone numara içerik bilgilerini belirtilen buton sayesinde kontrol ederler. Kılavuz : İlgili form hakkında ayrıntılı bir açıklama içeren döküme ulaşmanızı sağlar. Veri girişinin yapıldığı bölümler ayrıntılı olarak aşağıda belirtilmiştir. Fatura Tipi Fatura tipi kısmında herhangi bir manuel veri girişi yapılmayacaktır. Sadece ilgili fatura tipi seçilecektir. Fatura tipi olarak Telefon Faturaları veya TTNET Faturaları seçilecektir. 8
Abone Numarası (Fatura tipi: Telefon Faturası olanlar) Sadece rakamsal veriler girilecektir. İlk rakam sıfır 0 olarak girilmemelidir. Kullanıcı tarafından yedi karakterden oluşan abone numarası girilecektir. (ör:4161665) İlk üç rakam adres kısmındaki ilin telefon kodu olarak otomatik gelecektir. (ör:3124161665). Toplam 10 karakterden oluşması gerekir. Abone Numarası (Fatura tipi: TTNET Faturası olanlar) Sadece rakamsal veriler girilecektir. İlk rakam sıfır 0 olarak girilmemelidir. Toplam 10 karakterden oluşması gerekir. Faturadaki İsim/Ünvan Harcama Biriminin ilgili telefon numarasına ait faturadaki ismin girilmesi gerekmektedir. Telekom/TTNET Sistemindeki Ad Soyad/Unvan Harcama Biriminin ilgili abone numarasına ait Telekom ve TTNET sisteminde tanımlı olan Ad Soyad veya Unvan karşılıkları bu sütuna otomatik olarak gelmektedir. Fatura Tanımlama ekranında görünen abone numaralarının bilgileri harcama birimi tarafından ödeme emri belgelerinin oluşturulmasında kullanılacaktır. Buradaki abone numaralarına ait ödemeyi başka bir harcama biriminin yapacak olması halinde; ilgili satırın buradan silinip, ödemeyi yapacak harcama birimi yetkilisi kullanıcısı veya gerçekleştirme görevlisi kullanıcısı tarafından kendi Fatura Tanımlama ekranına tanımlanması gerekmektedir. 9
Soru Cevap (2) Soru: Harcama birimimiz başka harcama birimlerin de abone numaralarına ait faturalarını ödemektedir. Fakat ödemesini yaptığımız diğer harcama birimlerinin bir kısmı farklı illerde bulunmaktadır. Bu durumda nasıl tanımlama yapabiliriz? Cevap: Hangi ile ait tanımlama yapılacaksa Adres kısmından geçici olarak belirtilen il seçilip adres kaydetmesi yapılır. Farklı illerdeki abone no tanımlamaları bittikten sonra harcama biriminin kendi adres bilgisindeki il seçilip yeniden adres kaydetme işlemi yapılır. Soru Cevap (3) Soru: Abone numarası tanımlaması yapmak isterken tanımlama yapmaya çalıştığım abone numarasının başka bir birimde tanımlı olduğu şeklinde uyarı almaktayım. Aslında ilgili abone numarasının benim harcama biriminde tanımlı olması gerekmektedir. Bu durumda ne yapmalıyım? Cevap: Eğer belirtilen abone numarasını tanımlayamıyorsanız uyarıda ifade edilen harcama birimi ile irtibata geçmeniz gerekmektedir. Uyarıda ifade edilen harcama birimi kendi sisteminden abone numarasını sildikten sonra siz tanımlama yapabilirsiniz. Soru Cevap (4) Soru: Telekomun noktadan noktaya hizmeti ile ilgili abone numarasını tanımlayamamaktayım. Ne yapmam gerekir? Cevap: Ödeme emri uygulaması üzerinden sadece sabit telefon ve adsl hizmetlerine ait ödemeler gerçekleştirilecektir. Diğer ödeme işlemleri ileriki zamanlarda sisteme dahil edilecektir. 10
3. Fatura Tanımlama Ekranından Kontrol İşlemlerinin Gerçekleştirilmesi Harcama birimleri, sadece Telekom ve TTnet den gelen karşılık bilgileri arasından kontrol ettikleri abone numaraları için ödeme emri belgesi oluşturabilirler. Kullanıcılar, Fatura Tanımlama ekranında Kontrol butonunu kullanarak abone numaralarının karşılık bilgilerinin karşılaştırma işlemini gerçekleştireceklerdir. Kontrol butonunun çalışma işlevi aşağıda belirtilmiştir. Kullanıcı öncelikle kendi tanımlamış olduğu abone numaralarının faturadaki isim unvan bilgilerinin içeriği ile Türk Telekom / TTnet isim unvan bilgilerinin içeriğini inceler. Türk Telekom / TTnet isim unvan sütununda bulunan veriler Telekom ve TTnet sisteminde tanımlı olan isim ve unvan karşılıklarını ifade eder. Türk Telekom / TTnet isim unvan sütununda bulunan kontrol edilmemiş veriler kırmızı renkte gösterilmektedir. Kullanıcı öncelikle karşılaştırma yapacağı abone numaralarını seçer. Kontrol butonuna basar ve Seçtiğiniz abone numaralarına ilişkin faturalardaki isim içeriği ile Telekom ve TTnet tarafındaki işimlerin içeriğinin eşleştiğini kabul ediyor musunuz? sorusu ile karşılaşır. 11
Eğer kullanıcı soruya EVET derse Türk Telekom / TTnet isim unvan sütununda bulunan içerik bilgileri mavi renge dönüşecektir. Kullanıcı eğer karşılık bilgisi gelmemiş olan yani Türk Telekom / TTnet isim unvan bilgisi henüz boş olan bir abone numarasının içeriğini kontrol etmek isterse Seçilmiş olan bilgilerden abone numarası karşılığı olmayan bulunduğu için kontrol yapılamaz uyarısı ile karşılaşacaktır. Türk Telekom ve TTnet sistemlerden belli periyotlarla isim ve unvan bilgileri ÖEB ekranlarına aktarılacaktır. Kullanıcılar kendi tanımladıkları her abone numarasına ait içerik bilgisini Kontrol butonuyla teyit etmek zorundadırlar. Kontrol butonuna basılıp evet seçeneğinin seçilmesi ile; Kullanıcı Telekom ve TTnet sistemlerinden gelen isim/unvan bilgilerinin doğruluğunu kabul etmiş sayılır. Kontrol edilen abone numaraları ödeme işlemi için kullanılabilecektir. ÖEB uygulaması üzerinden ödeme sürecinin Mart 2010 faturalarında başlayacaktır. Daha detaylı bilgi için 2010/13 sayılı duyuruyu inceleyiniz. Kontrol butonuna basılıp hayır seçeneğinin seçilmesi ile; Kabul işlemi yapılmamış yani Kontrol butonu ile Hayır seçeneği seçilmiş olan abone numaraları için ödeme süreci başlatılmayacaktır. 12
Eğer kullanıcı Türk Telekom / TTnet isim unvan kısmında bulunan verinin yanlış olduğunu iddia ediyor ve Türk Telekom veya TTnet sistemindeki bilgiyi değiştirmek istiyorsa en yakın Türk Telekom veya TTnet birimiyle iletişime geçebilir. Soru Cevap (5) Soru: Telekom/TTnet sistemindeki Ad Soyad/unvan kısmında bulunan karşılık bilgisi abone numarama ait değil. Ne yapmam gerekir? Cevap: En yakınınızda bulunan Telekom veya TTnet birimiyle irtibata geçip ilgili abone numaranıza ait isim/unvan bilgisi değişikliği ile ilgili talepte bulunmanız gerekmektedir. Abone numarasına ait isim/unvan değişikliği ilgili kurumlarca gerçekleştirildikten sonra ÖEB sisteminde belirtilen abone numarasını silip yeniden kaydetmeniz yeterlidir. Kaydedilen abone numaralarının karşılık bilgisi Telekom veya TTnet den kayıtlar geldikten sonra sisteme eklenecektir. 13
İKİNCİ BÖLÜM ÖDEME EMRİ BELGESİNİN OLUŞTURULMASI Kullanıcılar Aboneliğe Bağlı Ödemeler klasörünün altında bulunan ÖEB Oluşturma ekranından Telekom ve TTnet ödemelerine ilişkin ödeme emri belgelerini oluşturacaklardır. Ödeme Emri Belgesi Oluşturma ekranı aşağıda gösterilmiştir. Ödeme detay bilgileri Abone no detay bilgileri ÖEB Oluşturma ekranı iki ana bölümden oluşmaktadır. Ödemenin yapılacağı ilgili kuruma ilişkin bilgiler ve ödemenin yapılacağı tertibe ilişkin bilgileri Ödemenin yapılacağı aboneliklere ilişkin fatura bilgileri Bu ekranda girilen bilgiler referans alınarak Ödeme Emri Belgesi oluşturulmaktadır. Otomatik Ödeme Emri Belgesi oluşturma işlemi aşağıdaki basamaklara göre yapılır; Fatura ödemesi yapılacak kurumun TCKimlik /Vergi Kimlik numarası yazılır. Ödeme yapılacak Banka, il,şube seçilir. Ödeme yapılacak Banka Hesap Numarası veya IBAN yazılır. Ödemenin yapılacağı bütçe tertibi ve yansıma hesabı seçilir. 14
Ödenek Getir butonuna basılarak seçilen tertipte bulunan ödenek miktarı incelenir. Listele butonu ile ödenmemiş olan faturalar ekranda gösterilir. Özel görüşme tutarları var ise ilgili alanlara yazılır. Kaydet butonuna basılır. ÖEB Oluştur butonu tıklanarak ödeme emri belgesi oluşturulur. ÖEB Oluşturma ekranın ödeme detay bilgileri bölümünde veri girişi yapılan alanların ayrıntılı açıklaması; İlgilinin TC / V.N Ödemenin yapılacağı ilgili Telekom Müdürlüğünün Vergi Numarası yazılır. Numara yazıldıktan sonra kutucuğun yanındaki buton tıklanır ve ödemenin yapılacağı ilgili kurumun ismi sarı renkte ekranda belirir. İlgilinin Banka Bilgisi Ödemenin yapılacağı banka, kutucuk içindeki listeden seçilir. İl Şube Ödemenin yapılacağı Bankanın bulunduğu il seçilir. Ödemenin yapılacağı bankanın ilgili şubesi seçilir. Hesap Numarası Ödemenin yapılacağı Telekom Müdürlüğüne ait hesap numarası yazılır. 15
Bütçe tertip fonk./ fin. seçimi Harcama biriminin ödemeyi yapacağı tertip bilgisinin fonksiyon ve finans kodları kutucuktan seçilir. Bu bölümde harcama biriminin kurumsal kod dört düzeyine (örnek:8.1.0.62) bağlı fonksiyon kodları ekrana gelecektir. Her bir fonksiyon kodun ne anlama geldiği de seçim yapılan kutucuktaki listede gösterilmiştir. Yansıtma Hesabı (Bütçe Gideri Hesabı) seçimi Harcama biriminin Telekom veya TTnet ödemesine karşılık gelen yansıma kayıtları listeden seçilecektir. Yansıtma hesabının adı seçim sırasında kutucuktaki listede gösterilmiştir. Kullanılabilir Ödenek Açıklama Yansıtma hesabı da seçildikten sonra Ödenek Getir butonuna basılır. Belirtilen butona basılınca harcama biriminin Say2000i deki ödenek kayıtları sistem tarafından kontrol edilir Harcama biriminin ilgili tertibindeki anlık kullanılabilir ödenek miktarı kutucukta gösterilir. Ödeme Emri Belgesinin açıklama kısmında görülmesi istenen bilgiler bu bölüme yazılır. ÖEB Oluşturma ekranın abone no detay bilgileri bölümünde veri girişi yapılan alanların ayrıntılı açıklaması; İkinci bölümün araç çubuğunda Ekle, Sil, Listele, Kaydet, ÖEB Oluştur, E-fatura Döküm ve Kılavuz butonları bulunmaktadır. Listele Listele butonuna basıldığında, Fatura Tanımlama ekranından tanımlaması yapılmış ve Kontrol işlemi gerçekleştirilmiş olan abone numaralarına ait fatura bilgileri listelenir. Ünvan : Abone numarasının kime ait olduğunu gösteren fatura üzerindeki isim ve/veya ünvanı ifade eder. Fatura ID : Fatura ID numarası toplam 18 haneden oluşmaktadır. Her bir e-fatura için mevcut olan bir numaradır. İlgili numara Telekom faturasında sol üst kısımda gözükmektedir. 16
Abone Numarası: Faturanın hangi sabit telefon numarasına ait olduğunu gösterir. Son Ödeme : Faturanın son ödeme tarihini ifade eder. Fatura Tutar : Abone numarasına ait olan faturadaki vergiler dahil toplam tutarı gösterir. Kdv Tutar : Fatura tutarına dahil olan KDV miktarını ifade eder. ÖİV Tutar : Fatura tutarına dahil olan Özel İletişim Vergisini ifade eder. Özel Görüşme (Telekom) : Abone numarasının ilgili faturasında hesaplanan özel görüşme miktarından Telekom bayilerine yatırılan tutarın vergisiz miktarını ifade eder. Özel Görüşme (Saymanlık) : Abone numarasının ilgili faturasında hesaplanan özel görüşme miktarından Muhasebe Birimine yatırılan tutarın vergisiz miktarını ifade eder. Bu ekranda Ekle yöntemiyle daha önceden kaydedilmiş abone numaralarına ait manuel satırlar da Listele butonuna tıklanarak gösterilir. Bu ekranda ödeme yapılmamış faturaların bilgileri gözükmektedir. Ödeme yapılmış olan faturalara ilişkin bilgiler bu ekranda tekrardan gösterilmez. Harcama Birimi tarafından kontrol işlemi yapılmış abone numaralarına ilişkin fatura özet bilgileri ( fatura ıd, son ödeme tarihi, fatura tutarı, KDV tutarı, ÖİV tutarı) otomatik olarak ilgili alanlara aktarılır. Ekle Sil Manuel olarak yeni bir satır eklenmesi için kullanılır. Yeni açılan satırda sadece Fatura Tanımlama ekranında e-fatura için izin verilmemiş olan abone numaralarına ait fatura bilgileri girilebilir. Abone numarası kutucuğunda da bu numaralar arasından seçim yapılabilir. Manuel girilmiş olan satırların silinmesi için kullanılır. Kaydet Kaydetme işlemi ya e-fatura yöntemi ile fatura bilgileri otomatik olarak ekranda gözüken abone numaralarına ait satırlardaki özel görüşme tutarları yazıldıktan sonra kullanılır ya da fatura bilgileri 17
manuel olarak girilecek abone numaralarına ait diğer tüm ayrıntı bilgiler girildikten sonra kullanılır. Kullanıcı listelenmiş abone numaralarına ait faturalar ile ilgili özel görüşme tutarlarını tespit eder. Faturadaki özel görüşme tutarları net olarak (vergisiz tutar üzerinden) ilgili alanlara girilir. Bunlara ilişkin vergiler sistem tarafından geri planda hesaplanmakta ve ödeme emri belgesi ona göre oluşturulmaktadır. Özel görüşme tutarlarından, ilgililerince Telekom merkezlerine yatırılan paraların toplamının vergisiz tutarı, ÖzelGör(Telekom) sütununa girilir. Özel görüşme tutarlarından muhasebe biriminin veznesine yatırılan kısmın vergisiz toplamı, ÖzelGör(saymanlık) sütununa girilir. Kullanıcı, yukarda belirtildiği gibi boş alanları doldurup Kaydet butonuna basarak kayıt eder. e-fatura için izin verilmemiş numaralar E-Fatura Döküm: ÖEB Oluşturulmadan önce Fatura Tanımlama ekranında kontrol işlemi yapılmış abone numarasına ait faturaların elektronik (.pdf formatı) olarak görülmesini sağlar. Faturanın çıktısı E-Fatura Döküm butonuna basılıp ekrana gelen Acrobat Belgesi üzerinden alınabilir. ÖEB oluşturulmak istenen faturaya ait Fatura ID numarasının Gelir İdaresi Başkanlığının www.efatura.gov.tr adresinde bulunan Fatura Sorgulama linkinden kontrol edilebilinir. ÖEB Oluştur Ödeme Emri Belgesini oluşturacağı abone numarasına ait fatura satırının sol kısmında bulunan kutucuk tıklanıp seçilerek ÖEB Oluşturma butonuna basılır. Sistem Ödeme Emri Belgesini oluşturarak kullanıcıya mesajla tahakkuk işlem numarasını ve hesaplama bilgilerini bildirir. Ödeme Emri Belgesine tek bir abone numarasına ait faturalar bağlanıp ÖEB oluşturulabileceği gibi birden fazla abone numarasına ait faturalar da birleştirilip ÖEB oluşturulabilir. Hangi faturalar isteniyorsa ilgili satırların sol kısmındaki kutucuklar tıklanarak seçilir. 18
Ödeme Emri Belgesi oluşturulan satırlar ekrandan mükerrer kayıt oluşmaması için ekrandan sistem tarafından kaldırılır. Tekrardan Listele butonuna basıldığında ÖEB oluşturulmamış satırlar gözükecektir. 19
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM ÖDEME EMRİ BELGESİNİ MUHASEBE BİRİMİNE GÖNDERME Kullanıcılar Aboneliğe Bağlı Ödemeler klasörünün altında bulunan ÖEB Gönderme ekranı ile Telekom ve TTnet ödemelerine ilişkin ödeme emri belgelerini elektronik ortamda muhasebe birimine göndereceklerdir. ÖEB Gönderme başlığına tıklandığında aşağıdaki sayfa açılmaktadır. Ekranda sırasıyla Listele, Düzelt, Detay Göster, ÖEB Döküm ve Muhasebe Birimine Gönder butonları vardır. Listele Listele butonuna basıldığında tahakkuk işlem numarası almış Ödeme Emri Belgelerine ait bilgiler listelenir. Tahakkuk İşlem No : Harcama birimi tarafından oluşturulan Ödeme Emri Belgelerine sistem tarafından verilen işlem numarasıdır. İşlem Tarihi : Harcama birimi tarafından ilgili Ödeme Emri Belgesinin oluşturulduğu tarihi ifade etmektedir. Açıklama : Ödeme Emri Belgesi üzerinde yazılan açıklama bilgisini ifade eder. Fiş Durumu :Harcama biriminin oluşturduğu Ödeme Emri Belgesinin uygulama içerisindeki son durumunu gösterir. 20
T : Ödeme Emri Belgesinin Harcama Biriminde olduğunu ifade eder. M : Ödeme Emri Belgesinin Muhasebe Birimine gönderildiğini ifade eder. O : Ödeme Emri Belgesinin Muhasebe Birimi tarafından onaylandığını gösterir. R : Ödeme Emri Belgesinin Muhasebe Birimi tarafından Harcama Birimine iade edildiğini gösterir. Detay Göster İlgili tahakkuk işlem numarası seçilip Detay Göster butonuna basıldığında; işlem numarası ile ilgili fatura bilgileri ayrıntılı olarak gösterilir. Düzeltme Tahakkuk işlem numarası alınmış ÖEB de düzeltme yapılmak istenildiğinde bu butona basılır. E-faturalı abone numaralarına ait özel görüşme tutarlarında düzeltme yapılmak istenildiğinde; Manuel girilen fatura özet bilgilerinde düzeltme yapılmak istenilmesi; 21
Ödeme yapılacak ilgilinin bilgilerinde düzeltme yapılmak istenilmesi halinde bu butona basılır ve tahakkuk işlem numarası düzeltmeye açılır. Düzeltmeye açılan işlem numarasına ilişkin fatura bilgileri ÖEB Oluşturma ekranında Listele butonuna basıldığında ekrana getirilir. Bunlar üzerinde tekrar düzeltme işlemi yapılıp Kaydet butonuna basılı ve aynı tahakkuk işlem numarası ile yeniden ÖEB oluşturulur. Fiş Durumu T ve R olanlar düzeltme işlemi için açılabilir. Fiş Durumu M ve O olanlar kesinlikle düzeltmeye açılmaz. ÖEB Döküm İlgili Ödeme Emri Belgesinin dökümü bu butona basıldığında açılan Acrobat Belgesi üzerinden alınabilir. Muhasebe Birimine Gönder Muhasebe Birimine Gönder butonuna basıldığında Ödeme Emri Belgesi ilgili muhasebe birimine elektronik olarak gönderilir İlgili ÖEB nin fiş durumu M olarak değişir. 22
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM MUHASEBE BİRİMLERİNCE YAPILACAK İŞLEMLER Muhasebe birimleri, ıslak imzalı olarak gelen ödeme emri belgelerini tahakkuk işlem numarası ile Muhasebe Modülü/ Muhasebe Kayıt Formu (KBS) formundan sorgulayabilirler. 23
1. Muhasebe Kayıt Formu(KBS) nin Özellikleri Bu formda Muhasebe Modülü/Muhasebe Kayıt Formu ndan girilmiş olan kayıtlar sorgulanamayacaktır. Sadece Harcama Biriminden otomatik olarak gönderilen kayıtlar görülebilecektir. Muhasebe ile ilgili tüm hesap ve detay kontrolleri bu formda da mevcuttur. Bu formdan herhangi bir şekilde yeni bir yevmiye kaydı manuel girilmeyecektir. Eğer sehven kayıt girilmek istenirse Kabul işlemi sırasında sistem kullanıcıya izin vermeyecektir. Tahakkuk işlem numaralı olup onaylanmış olan kayıtlar için muhasebe kayıt formunda onay iptal işlemi yapılamayacaktır. Tahakkuk İade butonu ile hatalı kayıtlar Harcama Birimine elektronik olarak gönderilebilecektir. 2. Muhasebe Kayıt Formu(KBS) de Yapılacak Kontroller ve İşlemler Harcama Biriminden gönderilen ÖEB nin fiş durumu ilk olarak M şeklinde gözükür. Fiş durumu M olan belge için Muhasebe birimi, ıslak imzalı gelen ÖEB ile Say2000i deki kaydı karşılaştırır ve kontrol eder. Fiş durumu M olan kayıt kontrol yapılmadan onaylanamaz. Kontrol yapıldıktan sonra Kabul butonuna basılır ve fiş durumu B şekline dönüşür. Kabul butonuna basılmadan Onay butonuna basılamaz. Kabul işlemi yapılmış yevmiye, Onay butonuna basılarak ilgili yevmiye muhasebeleştirilmiş olur. Onaylanan yevmiyeler için nakit talep ve bankacılık işlemleri mevcuttaki uygulamaya göre gerçekleştirilecektir. Tahakkuk işlem numaralı kayıtlar üzerinde hiçbir şekilde yapılmayacaktır. Hatalı gözüken veya kontrol sonrası yanlışlık fark edilen fişler hakkında Harcama Birimiyle irtibata geçilecektir. Fişin iade edilmesi gerekirse M veya B durumundaki fişler TAHAKKUK İADE butonuna basılarak iade edilebilir. Fiş durumu R şekline dönüşür. Fiş durumu R olan kayıtlarda kabul butonuna basılamaz ve onaylanama yapılamaz. Onaylanmış fişlerin İadesi yapılamayacaktır. 24