BASILI YAYIN BAĞIŞI Basılı Yayın Bağışı Tüzel ya da gerçek kişilerden gelen bağış talepleri ile ilgili yayınların içeriği hakkında bilgi alınır. Bağış, Yayın Kabul İlkelerine uygun mu? ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı nca bağış ilkelerine uygunluğuna bakılır değerlendirmeye alınır. Bağışlanmak istenen yayınların kabul edilememe gerekçesi bağışçıya iletilir., Yayın Seçimi Bağış yayınlar uzman bir kütüphanecinin de arasında bulunduğu sorumlu kişiler tarafından seçilir ve Koleksiyon Geliştirme Birimine teslim edilir. ci, Komisyonuna Sunulması Bağış olarak kabul edilmesi düşünülen yayınların üniversiteye kabulü için Komisyon onayının alınması gerekmektedir., Komisyon Onayı Karar, Daire Başkanlığı na iletilir. Komisyon, Bağışların kayıt altına alınması Taşınır Değer Tespiti Liste taşınır ve kayıt işlemlerinin başlatılması için ilgili birime iletilir. Kabul edilen her yayın birim içindeki taşınır değer tespit komisyonu tarafından fiyatlandırılır; Taşınır Değer Tespit Komisyon Tutanağı tertip edilir., Birim Taşınır Değer Tespit Taşınır Otomasyonuna Kayıt Edilmesi Fiyatlandırılan basılı yayınlara ait bilgiler taşınır otomasyon sistemine taşınır koduna göre girilerek kaydedilir., Taşınır Kayıt Yetkilisi Taşınır İşlem Fişi Strateji Daire Başkanlığı na Bildirimi Her bir bağışçı için taşınır işlem fişi düzenlenir ve girilen bilgilerin doğruluğu kontrol edilir. Her bir bağışçı için taşınır işlem fişi düzenlenir ve girilen bilgilerin doğruluğu kontrol edilir. Taşınır Kontrol Yetkilisi, Taşınır Kontrol Yetkilisi,
BASILI YAYINLARI KATALOGLAMA ve SINIFLAMA Materyallerin Servisine Alınması Sağlama (aksesyon) işlemi biten basılı yayınlar kataloglama servisine getirilir. Kayıt Giriş Basılı yayınlar için Otomasyon Sisteminde yeni kayıt sayfası açılır. ve Sınıflandırma Mevcut sisteme göre ve Sınıflandırma işlemleri yapılır. Kayıt Son Kontrol ve sınıflama işlemi biten kitaplar barkod ve sırt etiketi basılmadan önce kontrolden geçilir ve etiketleri basılır. Barkod ve Sınıflama Etiketi Yayın ön kapağı iç kısmı ile arka kapağı dış kısmına demirbaş barkodu ve sırt kısmına da sınıflama etiketi koruyucu bant ile birlikte yapıştırılır. Kaşelenmesi Kaşe vurulur ve manyetik bant ile kitap korumaya alınır. Raf Sorumlusuna Teslim Edilmesi Tüm teknik işlemleri bitmiş olan basılı yayın, okuyucunun hizmetine sunulmak üzere raf sorumlusuna teslim edilir. Rafa Yerleştirme Kullanıcı hizmetlerindeki raf sorumlusu teknik işlemleri biten basılı yayınları sınıflama sırt etiketine göre raflara yerleştirir ve okuyucunun hizmetine sunar. Kullanıcı Hizmetleri Personeli Basılı Yayınları ve Sınıflama İş Akış Sürecinin Sonlandırılması
ÜYELİK ve ÖDÜNÇ VERME Üyelik Üniversitemizin tüm mensupları kurum kimliklerini ibraz ederek üyeliklerini aktifleştirip kütüphaneden faydalanabilirler. Kullanıcı Hizmetleri Birimi Personeli, Üyelik Aktifleştirmek Kullanıcı kimlik ve irtibat bilgileri kütüphane otomasyon sistemi üye sayfasına kaydedilir ve kütüphaneden faydalanma ödünç yayın alma vb. kuralları hakkında bilgilendirme yapılır., Yayını Raftan İndirme Kullanıcı kurum kimliği ve ödünç almak istediği yayınla bankoya gelir. otomasyonundan ödünç verme işlemi yapılır. Gerektiği takdirde kullanıcı hizmetlerindeki görevli aradığı yayını bulmasına yardımcı olur., Ödünç Verme Görevli, ibraz edilen kurum kimliğiyle otomasyon sisteminde yayın ve üyenin kayıtlarını kontrol eder, ödünç vermeye engel bir durum yoksa, üyenin isteği gerçekleştirilir., İade Alma İade işleminde sistemden gecikme olup olmadığına bakılır. Eğer gecikme yoksa yayın iade alınır ve raftaki yerine konulur. İade süresi yaklaşan ve geçen okuyuculara kütüphane otomasyon sisteminden otomatik olarak uyarı e-postası veya sms gönderilir., İade Edilmeyenler Ödünç alınan yayının iade süresi geçmiş, yıpratılmış veya kayıp edilmişse kütüphane yönetmeliği ve kuralları çerçevesinde işlem yapılır. İade için gelmeyen Kullanıcılara; okul idareleri vasıtasıyla ulaşılmaya çalışılır. Gerektiğinde resmi yazışma ile de okuyucuya ulaşılır., İlgili Dekanlık/ Müdürlük, İlişik Kesme ve Üye Bilgilerinin Arşivlenmesi Ödünç aldığı kitabı iade etmeyen ve kaybeden okuyucuların ilişik kesme belgesi onaylanmaz. İlişiği kesilen üyenin ilişik kesme tarihi ve sebebi yazılarak sistem üzerinden arşivlenir., Üyelik / Ödünç Alma Verme İş Akış Sürecinin Sonlandırılması
BELGE SAĞLAMA Dış Birimden istenen Elektronik Yayın mı? İstenen yayın elektronik kaynak değilse, basılı yayın sorumlusuna yönlendirilir. ILL-TÜBESS Sorumlu ci Dış Birimden Elektronik Yayın İstek Daire Başkanlığımız, kullanıcılarımıza Üniversiteler arası yayın ödünç alıp verme (ILL-TÜBESS) kapsamındaki Üniversite kütüphanelerden ve YÖK ten elektronik ortamda yayın temin etme imkanı sunmaktadır. ILL-TÜBESS Sorumlu ci İsteğin Sonlandırılması İstek karşılandıktan sonra, elektronik ortamda işlem sonlandırılır. ILL-TÜBESS Sorumlu ci Belge Sağlama İş Akış Sürecinin Sonlandırılması
BASILI YAYIN SATIN ALMA Basılı Yayın Alımı Talep toplamak gerekiyor mu? koleksiyonu geliştirmeye gerek yoksa talep toplanılmasına gerek duyulmaz. Ön Hazırlık Talep Yazısı Evrak Dağıtımı Yayın talebi toplama kararı ilgili liste şablonu oluşturulur Talep toplama yazısı örnek şablonla birlikte birimlere dağıtılmak üzere giden evrak kaydına alınır veya elektronik ortamda yayınlanır. Evrak paraf ve imzaları tamamlanmak üzere üst yönetime sunulur ve akademik birimlere dağıtımı yapılır., Şube Müdürü ci,, Genel Sekreter, Rektör Yardımcısı İlgili Akademik Birim Sorumluları Geri Bildirim Taleplerin Toplanması Birim sorumluları talep formlarını elektronik ve basılı ortamda doldurur. Daire Başkanlığı mıza gönderir. Basılı yayın talepleri tüm akademik birimlerden geldikten sonra incelenmek ve listelenmek üzere sorumlu amire sunulur. İlgili Akademik Birim Sorumluları,, Kontrol ve Süzme Yayın listesindeki kitaplar elde olup olmadığına otomasyondan süzülerek bakılır. Satın alınacak kitapların net listesi yapılır. (Elde olan kitaplar gerekirse listeden düşülür.) ci,
Komisyonu na Taleplerin Sunumu Son şekli verilen yayın listesi kütüphane komisyonunun gündemine alınır. Talep yerinde mi? Talebin uygunluğu/gerekçenin yerindeliği akademik ve ekonomik bakımdan uygunluğu değerlendirilir. Komisyonu Uygun olmadığına karar verilen talebi içeren evrak, dosyasına kaldırılır. İlgili Akademik birimler bilgilendirilir. Bütçe imkânlarıyla satın alma konusunda yapılması gerekenler karara bağlanır. Komisyonu Satın Alma gerekiyor mu? Liste bir sonraki satın almaya kadar bekletilir. Teknik Şartname Hazırlanması Tedarik Satın alınması düşünülen kitaplar için Teknik Şartname hazırlanır. Talep(ler) için yapılan piyasa araştırmasının verileri ve birimin bütçe durumu dahilinde uygun satın alma yöntemi (doğrudan temin, ihale v.b.) belirlenir ve basılı yayınlar satın alınır., Teslim Temin edilen basılı yayınlar ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı bünyesindeki muayene kabul komisyonu kontrolünden geçirilerek teslim alınır. Muayene Kabul Komisyonu Taşınır Sistemine Girilmesi KBS, TKKYS üzerinden taşınır işlemlerinin tamamlanması. Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi Basılı Yayın Alımı İş Akış Sürecinin Sonlandırılması
ELEKTRONİK YAYIN ALIMI Deneme Erişimi Duyuru Yapılması Kullanım İstatistikleri Talep Bildirimi Rapor Oluşturma Komisyonu Toplantısı Akademik birimlerin gereksinimi olan veri tabanları öğretim üyelerinin tanıması amacıyla deneme erişimine açılır. Deneme erişimine açılan veri tabanlarının web sayfamızda duyurusu yapılır ve tüm akademik personele e-posta ile bildirilir. Deneme erişimi sonunda deneme kullanım istatistikleri alınır. Akademik Birimlerin ihtiyacına ya da deneme erişimleri sonucuna göre elektronik yayın edinme taleplerini içeren evrak sorumlu amire ulaştırılır. Talepler ve alınması öngörülen e-yayınlar komisyona sunulmak üzere raporlaştırılır ve Komisyonu gündemine alınır. Komisyon gündem üzere toplantıya davet edilir. Satın alınması düşünülen elektronik yayınlar ile ilgili talepler görüşülmek üzere toplantı yapılır.,,,, Talep yerinde mi? Talebin uygunluğu /gerekçenin yerindeliği akademik ve ekonomik bakımdan uygunluğu değerlendirilir. Komisyonu Uygun olmadığına karar verilen talebi içeren evrak, dosyasına kaldırılır. İlgili Akademik birimler bilgilendirilir. Bütçe imkanlarıyla satın alma konusunda yapılması gerekenler karara bağlanır. Satın alma gerekiyor mu? İlgililere kararın gerekçesi bildirilir., Abonelik başlatılması Abonelik erişiminin açtırılması için ANKOS ilgili veri tabanı sorumlusuyla ya da ilgili firma ile yazışma yapılır, sözleşme talep edilir., Şube Müdürü
Sözleşme Yapılması Tedarikçiden gelen sözleşme metni sorumlu üst amir tarafından incelenir ve bir sorun yoksa imzalanarak bir nüshası Daire Başkanlığımızda kalır, diğer nüshaları giden evrak prosedürüne uygun olarak tedarikçiye gönderilir Abonelik Satın Alma Evrakının Tertibi Abonelik satın alma evrakları eksiksiz olarak tedarikçiden temin edilir., Şube Müdürü Satın Alma Yapılması 4734 KİK kanunu 22/a ve 22/c gereği satın alma işlemi gerçekleştirilir. Satın Alma Birimi Duyuru Satın alınan elektronik kaynağın linkleri ve kullanım kılavuzu ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı Web sayfasında yayınlanır, duyurusu yapılır ve Akademik personele konu ile ilgili duyuru e-postası gönderilir. Elektronik Yayın Alımı İş Akış Sürecinin Sonlandırılması
MATERYAL İADE ve CEZA İŞLEMLERİ İade işlemleri Kullanıcı ödünç aldığı materyalleri iade için bankoya getirir. Gecikme var mı? otomasyon sisteminden kullanıcının kendisine ayrılan sürede materyali iade edip etmediğini kontrol eder. Materyallerin iade işlemi gerçekleştirilir. Kitaplar raftaki yerine gönderilir. Kullanıcıya her materyal için, Komisyonu nun belirlediği günlük gecikmiş işlem bedeli uygulanır., Gecikme cezası uygulanan gün sayısı, ödünç verme sürelerini aşıyor ise; Daire Başkanlığı, gecikme cezasını uygulamaya veya ödünç alınan materyal için kaybedilmiş gibi işlem yapmaya yetkilidir (ODÜ Yönergesi-Madde 19-Fıkra 1)., Materyal kaybedilmiş ya da yıpratılmış ise; Kullanıcı kaybettiği materyalin aynısını en geç 30 ( otuz) gün içinde piyasadan temin ederek iade etmekle yükümlüdür (ODÜ Yönergesi-Madde 20-Fıkra a)., Materyal geciktirilerek kaybedilmiş ise; ODÜ Yönergesi nin 19. Maddesinde belirtilen gecikme cezası hükümleri ve 20. Madde hükümleri birlikte uygulanır (ODÜ Yönergesi-Madde 20-Fıkra d)., Kayıp/Yıpranmış materyal sağlanamıyor ise; Kullanıcı Değer Takdir Komisyonu tarafından belirlenen, materyalin güncel bedelinin %50 fazlasını Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı na makbuz karşılığı ödemek zorundadır (ODÜ Yönergesi-Madde 20-Fıkra b)., Kayıp/Yıpranmış materyal bulunamıyor ise; Daire Başkanlığı tarafından belirlenen, benzer ve aynı değerde başka bir materyal kullanıcıya aldırılabilir (ODÜ Yönergesi-Madde 20- Fıkra c).,