KATALOGLAMA VE SINIFLAMA İŞ AKIŞ ŞEMASI

Transkript

1 İÇİNDEKİLER KATALOGLAMA VE SINIFLAMA İŞ AKIŞ ŞEMASI ETİKET VE BARKOT İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI ÜYELİK İŞLEMLERİ AKIŞ ŞEMASI ÖDÜNÇ İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI KÜTÜPHANELERARASI ÖDÜNÇ ALMA İŞ AKIŞ ŞEMASI KÜTÜPHANELERARASI ÖDÜNÇ VERME İŞ AKIŞ ŞEMASI TÜBESS İŞ AKIŞ ŞEMASI EĞİTİM FAALİYETLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI İLİŞİK KESME İŞ AKIŞ ŞEMASI GELEN EVRAK İŞ AKIŞ ŞEMASI GİDEN EVRAK İŞ AKIŞ ŞEMASI YOLLUK İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI İHALE İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI (1) İHALE İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI (2) İHALE İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI (3) TAŞINIR İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI (1) TAŞINIR İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI (2) TAŞINIR İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI (3) TAŞINIR İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI (4) TAŞINIR İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI (5) TAŞINIR İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI (6) TAŞINIR İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI (7) TAŞINIR İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI (8) MAAŞ İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI ÖDEME İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI DİĞER ÖDEME İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI

2 KATALOGLAMA VE SINIFLAMA İŞ AKIŞ ŞEMASI Kütüphane Otomasyon sisteminden Kataloglama Modülüne Girilir Bilgisayardan Kayıtların Kontrolü Yapılarak Önceki Kayıtlar İncelenir Kayıt Çoğaltılır ve kopya sayısı belirlenir Yeni kayıt açılacak mı? Yeni Kayıt Modülü Açılır Kitaba Ait Tüm Bibliyografik Bilgiler Bilgisayara kaydedilir Kongre Kütüphanesi Sınıflama Sistemine Göre Kitabın Konusu Tespit Edilerek Numaralandırılır Kitabın İç Kapağına Tasnif No ve Demirbaş No Yazılır Kitabın dış kapak resmi taranarak kayıtlara eklenir Eksik bilgi varmı? Kayıt İşlemi Tamamlanır

3 ETİKET VE BARKOT İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Kayıtları tamamlanan kitapların barkot ve yer no etiket dökümleri bilgisayardan alınır Kitabın iç kapağındaki demirbaş ve tasnif no'ları etiketle karşılaştırılarak kontrol edilir Bilgiler doğru mu? Otomasyon Sisteminden kayıtlar kontrol edilerek gerekli düzeltmeler yapılır Kitabın sırtına aşağıdan 1 cm boşluk bırakılarak yer no etiketi yapıştırılır Etiketin üzerine koruyucu bant yapıştırılır Kitabın arka kapağına barkot etiketi ve koruyucu bant yapıştırılır Kitabın arka kapağının iç kısmına Ödünç Kitap İade Tarih Pusulası yapıştırılır Kitabın iç kapağına ve diğer sayfalarına (her 50 veya 100 sayfada bir) kütüphane kaşesi basılır İşlemi tamamlanan kitaplar Okuyucu Hizmetleri Birimine Teslim Edilir

4 ÜYELİK İŞLEMLERİ AKIŞ ŞEMASI Kullanıcılar kütüphaneye üyelik başvurusunda bulunur Üniversitemiz öğrencisi veya personeli olup olmadığı sorgulanır Üye Kaydı Yapılmaz Üyelik için uygun mu? Akademik veya İdari Personel Öğrenciler Kütüphane hesaplarından otomasyon sistemine girerek Şahsi Bilgilerim alanını eksiksik doldurur ve Üyelik Sözleşmesini onaylar Üyelik bilgileri kontrol edilerek Kullanıcının üyeliği Kütüphane Otomasyon sisteminde aktif hale getirilir Üyelik işlemi tamamlanır

5 ÖDÜNÇ İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI ÖDÜNÇ VERME İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Kullanıcı ödünç almak istediği kitabı raftan alır ve ödünç verme bankosuna gelir Görevli, kullanıcıdan Üniversitemiz personel veya öğrenci kimliğini ister ve Üyelik bilgilerini kontrol eder Üye Değil Üye Değil Personel ya da öğrenci değilse ödünç işlemi yapılmaz Karar Personel ya da öğrenci ise üyelik işlemleri yapılır. Üye Görevli ödünç işlemlerini Otomasyon Sistemi üzerinden yaparak kitabı/kitapları kullanıcıya ödünç verir. ÖDÜNÇ İADE İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Kullanıcı iade etmek istediği kitabı ödünç verme bankosundakigörevliye verir Kitap kaybedilmiş veya kullanılamayacak derecede yıpratılmış UD Kitap kontrol edilir UD Kitap zamanında iade edilmemiş Kitabın bedeli alınır Gecikme bedeli alınır Kitap iade alınarak Otomasyon Sisteminden kullanıcının üzerinden düşümü yapılır.

6 KÜTÜPHANELERARASI ÖDÜNÇ ALMA İŞ AKIŞ ŞEMASI B.Ü. akademik personel ile yüksek lisans öğrencileri kütüphanemizde olmayan yayınları diğer üniversite kütüphanelerinden sağlamak amacıyla ILL sorumlusuna başvururlar Talepte bulunan Üyeye Kütüphanelerarası Ödünç Formunu Kütüphane Web Sayfası Üzerinden doldurması istenir Talep edilen yayınlar ILL yetkilisine e-posta olarak gelir. Bilgiler doğru mu? Talep edilen yayın ANKOS Web sayfasında bulunan KİTS sistemine Yetkili personel tarafından kaydedilir ve talepte bulunulur. Karşı Üniversite Kütüphanesi talep edilen yayını inceler Ödünç vermeye uygun mu? Talep edilen yayın ödünç vermeye uygun değilse talep iade edilir. Yayını kargo ile gönderir Yayını kütüphaneye ulaştıktansonra talep eden üyeye kitabın geldiği bildirilir Üye kütüphaneye gelerek kargo ücretini öder ve kitabı teslim alır

7 KÜTÜPHANELERARASI ÖDÜNÇ VERME İŞ AKIŞ ŞEMASI Diğer üniversitelere mensup akademik personel ve yüksek lisans öğrencileri tarafından kütüphanemizden talep edilen yayınlar KİTS üzerinden ILL yetkilisine iletilir Talepler ILL yetkilisine hem e-posta olarak hem de KİTS üzerinden gelir Ödünç vermeye uygun mu? Talep edilen yayın ödünç vermeye uygun değilse talep iade edilir. Kitaplar kargo ile Talep eden kütüphane gönderilir.

8 TÜBESS İŞ AKIŞ ŞEMASI Araştırmacı TÜBESS Talep Formunu doldurarak Kütüphanedeki (ILL) Belge Sağlama Görevlisine teslim eder Bilgiler doğru mu? Yetkili TÜBESS giriş şifresini kullanarak sistem üzerinden talep edilen Tez'e ilişkin formu doldurur Talep edilen Tez üzerinden YÖK Tez Merkezinden istenir Sağlanamadı YÖK Tez Merkezinden gelen karar Sürecin sonlandırılır ve talepte bulunan kullanıcıya bilgi verilir. Sağlandı Tezi talep eden kullanıcının bilgilendirilerek kütüphaneye yönlendirilmesi Tezin basılı çıktısı alınarak araştırmacıya teslim edilir. Çıktı ücreti ayrıca tahsil edilir. İşlemi biten tezlerin elektronik kopyalarısilinir

9 EĞİTİM FAALİYETLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Veri tabanı veya benzerlik programlarının kullanımı ile ilgili akademik birimlerden gelen eğitim talepleri Yeni eğitim öğretim döneminde düzenlenen kütüphane tanıtımı ve oryantasyon eğitimleri Veri tabanı firmalarından gelen eğitim verme talepleri Eğiitm talepleri Başkanlık tarafından değerlendirilir Eğitim talebi karşılanabilir mi? Eğitimin karşılanamama nedeni gerekçeleri ile talep eden birim veya kişiye bildirilir Eğitimi verecek konuk veya birim personeli ile eğitim planlaması yapılır Konferans salonuna ihtiyaç duyuluyor mu? Sağlık Kültür ve Spor Dairesine ihtiyaçlar için talep yazısı yazılır ve salon tahsisi istenir Katılımcılar içinimza listesi düzenlenir ve Eğitim Dosyasına konur Eğitimci kendi planlamasını yaparak eğitim faaliyetini gerçekleştirir

10 İLİŞİK KESME İŞ AKIŞ ŞEMASI Bartın Üniversitesi personeli veya öğrencisi ilişik kesme talebinde bulunur Kütüphane otomasyon sisteminden kullanıcının üzerinde ödünç aldığı bir materyal olup olmadığı kontrol edilir İlişik kesmeye uygun mu? Kişiden, üzerindeki materyalin iadesi ve varsa gecikme bedelini ödemesi istenir Üzerinde bulunan materyal iade alınır varsa gecikme bedeli tahsil edilir Kütüphane otomasyon sisteminden kişinin üyelik kaydı pasif konuma getirilir ve ayrılış nedeni işaretlenir İlişik kesme formu imzalanır

11 GELEN EVRAK İŞ AKIŞ ŞEMASI Elektronik ortamda gelen evrak (EBYS) Fiziki Evrak Evrak ilgili memur tarafından taranır ve EBYS'ne aktarılır Evrak Başkan tarafından görülür Evrakla ilgili gerekli işlemlerin yapılması için Daire Başkanınca Şube Müdürüne havale edilir Başkanlığı İlgilendiriyor Evrak İlgili birime iade edilir Evrak Şube Müdürü tarafından incelenir ve gereği için ilgili birim veya kişilere havale edilir Havalesi yapılan evrak, ilgili birim veya kişilerce incelenir Cevap yazılacak mı? Giden Evrak hazırlanır Evrak EBYS Sisteminde İşleme alınır ve burada muhafaza edilir Hazırlanan evrak hiyerarşik sırayla kontrol edilerek paraflanır Daire Başkanı / Rektör tarafından onaylanan evrak EBYS üzerinden ilgili birimlere gönderilir EBYS de muhafaza edilir

12 GİDEN EVRAK İŞ AKIŞ ŞEMASI EBYS üzerinden hazırlanan yazı, ilgili memur tarafından paraflanıp elektronik ortamda imza süreci başlatılır Yazı sırasıyla Şef ve/veya Şube Müdürünün parafına sunulur Evrak EBYS üzerinden hiyerarşi sırasına göre paraflanır ve onaya sunulur Yazım ya da anlatım hatası Daire Başkanı / Rektör tarafından onaylanan evrak EBYS üzerinden ilgili birimlere gönderilir EBYS de muhafaza edilir

13 YOLLUK İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Görevlendirme yazısının hazırlanması Görevlendirilecek Personel İçin Rektörlük Oluru Alınır Personel geldikten sonra Maaş Mutemeti tarafından HYS'de Kişi ve Onay Bilgisi Girişi yapılır Görevlendirilen Personel E-Devlet Üzerinden Elektronik Yolluk Bildirimini Düzenler ve HYS'ne gönderir Yolluk Bildirimin Çıktısı Alınır Kontrol Edilir Hata Var mı? Yolluk Bildirimi görevlendirilen personel ve Harcama Yetkilisi tarafından İmzalanır Maaş Mutemedi tarafından Ödeme Emri Belgesi Oluşturulur ve çıktısı alınarak varsa konaklama giderbelgesi, uçak bileti eklenerek gerçekleştirme görevlisine ve harcama yetkilisine imzaya sunulur Ödeme emri belgesi ekleriyle birlikte Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına ödenmek üzere gönderilir Bir nüshası saklanmak üzere arşive kaldırılır

14 İHALE İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI (1) İhtiyaca göre ihtiyaç talep formu veya yazı ile varsa teknik şartname ve maliyeti etkileyecek diğer unsurların belgeleri düzenlenerek satınalma birimine gönderilir Görevli komisyon tarafından yaklaşık maliyet tespit çalışmaları yapılır ve İhale Kanunu hükümlerine göre ihalenin şekline karar verilir Ödenek durumu, ihale ilanının süresi, yayınlanacağı yerler, avans ve fiyat farkı verilip verilmeyeceği vb. hususlar dikkate alınarak ihale onay belgesi düzenlenir KİK'den ihale kayıt numarası alınır, ihale dökümanını oluşturacak idari ve teknik şartname, sözleşme tasarısı, ilan metni ve varsa diğer dokümanlar da ilgili mevzuata uygun olarak hazırlanır ve ihale onay belgesine eklenir. Onay belgesinde yer alan; işin nev'i, niteliği, varsa proje numarası, miktarı, kullanılabilir ödeneği ve tertibi, alımda uygulanacak usulü, avans ve fiyat farkı verilecekse şartları vb. bilgiler Gerçekleştirme Görevlisi tarafından kontrol edilerek imzalandıktan sonra Harcama Yetkilisince de imzalanır İhale işlemleri EKAP üzerinde yapılarak gerekli aşamalar kaydedilir ve IKN alınır Tespit edilen yaklaşık maliyete göre ihale ilanının süresi ve yayın yeri/yerleri belirlenir ve yayınlanması sağlanır veya katılımcılara davet mektupları gönderilir İhale yetkilisi tarafından, ilgili mevzuatına uygun olarak ilan gereken ihalelerde ilanın yayınlandığı tarihten sonra İhale Komisyonu asıl ve yedek üyelerle birlikte görevlendirilir gerekli incelemeyi yapmalarını sağlamak amacıyla ihale işlem dosyasının birer örneği, ilân veya daveti izleyen üç gün içinde ihale komisyonu üyelerine verilir Yaklaşık maliyete göre ilan, EKAP'ta ve yerel gazetede yayımlanır İhale dökümanı idarede ve EKAP ta bedelsiz olarak görülebilir, ancak ihaleye katılmak isteyen istekliler e-imza/m-imza ile dokümanı indirmek veya bedeli karşılığı elden / posta yoluyla satın almak zorundadır İhale tarihinde idare görevlisi tarafından ihaleye katılacak olan isteklilere ait teklif zarfları geliş sırasına göre sıra numarası verilerek teslim alınır ve tutanak karşılığı ihale komisyonuna teslim edilir Zarflar görevli tarafından alınış sırasına göre EKAP'a kaydedilir 2

15 İHALE İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI (2) 2 İhale dökümanında belirtilen yer ve saatte ihale gerçekleştirilir. İhale komisyonu tarafından, Kanunun 36, 37 ve 38 inci maddelerine göre teklifler açılır ve değerlendirilir. Yapılan değerlendirmede ihale, ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren isteklide bırakılır. İhale komisyonunun gerekçeli kararı Kanun ve ilgili mevzuata göre düzenlenir ve komisyon üyeleri tarafından imzalanır. Daha sonra ihale üzerinde kalan isteklinin Kanunun 40 ıncı maddesine göre yasaklı olup olmadığı teyit ettirilerek buna ilişkin KİK belgesi karara eklenir ve İhale Yetkilisinin onayına sunulur İşlemler eş zamanlı olarak EKAP üzerinde de yapılır İhale yetkilisi, ihale komisyonu kararının tarihini izleyen en geç beş işgünü içinde ihale kararını onaylar veya gerekçesini açıkça belirtmek suretiyle iptal eder Kanunun 41 inci maddesine göre kesinleşen ihale kararı, onay tarihini izleyen en geç üç gün içinde ihaleye teklif veren bütün isteklilere EKAP üzerinden tebliğ edilir Sözleşme imzalanmadan önce ihalenin toplam bedelinin, İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslarda ve Bartın Üniversitesi Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslarda belirtilen parasal limitleri aşıp aşmadığına bakılır 4734 sayılı Kanunun 42. maddesi İhalenin Toplam Bedeli mal ve hizmet alımları için belirlenen parasal limitleri aşıyormu? Ön mali kontrole tabi taahhüt evrakı ve sözleşme tasarısı ile bunlara ilişkin tüm bilgi ve belgelerden oluşturulan bir asıl, bir onaylı suret olmak üzere iki nüsha işlem dosyası dizi pusulası düzenlenerek Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Ön Mali Kontrol Şube Müdürlüğüne gönderilir. İşlem dosyası Ön Mali Kontrol Şube Müdürlüğünce en geç on işgünü içinde kontrol edilir. Bu süre gerektiğinde Üst Yönetici onayıyla bir katına kadar artırılabilir 3

16 İHALE İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI (3) 3 Uygun görülmeme nedenlerini belirten görüş yazısı yazılarak işlem dosyası ile birlikte harcama yetkilisine gönderilir. Mali karar ve işlem mevzuata uygun mudur? Uygunluk yazısı yazılarak asıl işlem dosyası ile birlikte harcama birimine gönderilir. Harcama yetkilisince; Kanunun 42.maddesine göre ihale üzerinde kalan istekli sözleşmeye davet edilir. Kesin teminatı yatıran istekli ile, binde 7,5 sözleşme damga vergisi, varsa onbinde beş KİK payı ve taahhüt edilen belgeleri getirmek kaydıyla sözleşme imzalanır ve geçici teminatı iade edilir İhale üzerinde kalan isteklinin kesin teminatı yatırmayıp sözleşmeyi imzalamaması durumunda herhangi bir işlem yapmaksızın geçici teminatı gelir kaydedilir. Bu durumda ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif fiyatının ihale yetkilisince uygun görülmesi kaydıyla ve belirtilen süreler içinde gerekli tebligatlar yapılmak suretiyle bu istekliyle sözleşme yapılabilir. Ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibinin de sözleşmeyi imzalamaması durumunda ise, bu isteklinin de geçici teminatı gelir kaydedilerek ihale iptal edilir İhale sonuçları, Kanunun 47.mad. çerçevesinde en geç onbeş gün içinde kamu ihale bülteninde ilan edilir İhale konusu mal veya hizmet alımı ile yapım işinin muayenesi ve kabulü, ilgili mevzuat hükümleri çerçevesinde oluşturulan Muayene ve Kabul Komisyonu tarafından gerçekleştirilir Sözleşme imza tarihinden itibaren en geç 15 gün içinde ihale sonucu ilan edilir Mal alımlarında ilgili mevzuata göre taşınır kayıt işlemleri yapılarak taşınır işlem fişi düzenlenir Görevli personel tarafından, MYHBY' nin ilgili maddelerinde belirtilen tüm belgelerle birlikte ödeme emri belgesi düzenlenerek gerçekleştirme görevlisine gönderilir Taşınır Mal Yön. Md 15'e göre KBS Sistemine kaydedilir Gerçekleştirme görevlisi tarafından, ödeme emri belgesi ve eki belgeler kontrol edildikten sonra "Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür." şerhi düşülerek imzalanır ve harcama yetkilisine gönderilir. Harcama yetkilisi tarafından da imzalandıktan sonra Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına gönderilir

17 TAŞINIR İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI (1) SATINALMA YOLU İLE MALZEME GİRİŞİ Malzemeler İlgili Firmalar Tarafından Fatura İle Teslim Edilir Satın Alma Onaylı Sipariş Fişi İle Sayılarak Teslim Alınır. Muayene Kabul Komisyonu, Malzemelerin Teknik Şartnameye Uygunluğunu Kontrol Eder. Malzemeler Şartnameye Uygun Mu? Malzemelerin Şartnameye Uygun Olması Halinde Satın Alma Giriş Taşınır İşlem Fişi Düzenlenir. (3 Nüsha) Malzemelerin Şartnameye Uygun Olmaması Durumunda Gerekçesi İle Satın Alma Birimine Gönderilerek Firmaya İade Edilmesi İstenir. Düzenlenen T.İ.F ler İlgili Birimlere Gönderilir. * 1 Adet Nüsha Birimde Kalır * 2 Adeti Satın Alma Birimine Gönderilir Bitişi

18 TAŞINIR İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI (2) DEVİR YOLU İLE MALZEME GİRİŞİ Birim Taşınır İstek Belgesi Düzenler. İlgili Harcama Yetkilisi Onayı İle Talep Eder. İstek Kabul Edildi Mi? Mevcut Stoklardaki Malzemeler Kontrol Edilir, İsteği Karşılamıyorsa İlgili Birime İade Edilir. Devir Eden Birim Taşınır Devir Çıkış İşlem Fişi Düzenler. Taşınır İstek Belgesine İstinaden 3 Nüsha Düzenler. Düzenlenen T.I.F ler İlgili Birimlere Gönderilir. * 1Adedi Çıkış Yapan Birime Gönderilir. *1 Adedi Birimde Kalır. Teslim Alan Birim Taşınır Devir Giriş İşlem Fişi Düzenler. *2 Nüsha Düzenlenir. * 1 Adedi Çıkış Yapan Birimine Gönderilir. Malzemeler Gruplarına Göre Kaydedilir.

19 TAŞINIR İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI (3) DEVİR ÇIKIŞI İhtiyacı Olan Birim Taşınır İstek Belgesi Düzenler. Talep Edilen Malın İlgili Birimce Uygun Görülmemesi Halinde İstek Belgesi İade Edilir. İstek Kabul Edildi Mi? Devir Eden Birim Taşınır Devir Çıkış İşlem Fişi Düzenler. Taşınır İstek Belgesine İstinaden 3 Nüsha Düzenler. Teslim Alan Birim Taşınır Devir Giriş İşlem Fişi Düzenler. 2 Nüsha Düzenlenir. * 1 Adet Çıkış Yapan Birime Gönderilir * 1 Adet Biriminde Kalır. Düzenlenen T.İ.F ler İlgili Birimlere Gönderilir. * 1 Nüsha Birimde Kalır * 1 Adet Giriş Yapan Birime Gönderilir * 1 Adet Muhasebeye Gönderilir Malzemeler Gruplarına Göre Kaydedilir.

20 TAŞINIR İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI (4) ZİMMET VERME Birim Personeli Adına Taşınır İstek Belgesi Düzenler. Birim Yöneticisine Sunar. İstek Taşınır Kayıt Yetkilisine Gönderilir İstek Kabul Edildi Mi? Zimmet Kaydı Yapılmaz. Yönetici Onayı Yoksa İstek Reddedilir. Zimmet Fişi Düzenlenir. (2 Nüsha) Taşınır Kayıt Yetkilisi Tarafından Sicil Numaraları İle İlgili Deftere Çıkış Kaydı Yapılır. Bir Kodlama Yapılır, Demirbaş Oda Listesi Hazırlanıp Teslim Edilir.

21 TAŞINIR İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI (5) ZİMMET DÜŞME Kişinin Zimmetindeki Malzemeler Kontrol Edilir Taşınır Kayıt Yetkilisi Malzemeyi Sayarak ve Kontrol Ederek Teslim Alır. Malzeme Eksik Mi? Zimmet Fişi (Düşme) Düzenlenir. Değer Tespit Komisyonu Tarafından Rayiç Bedeli Tespit Edilir. Kamu Zararının Tahsiline İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik Esasları Uygulanır.

22 TAŞINIR İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI (6) TÜKETİM ÇIKIŞI Taşınır İşlem Fişi (Tüketim Çıkış) Verme. Taşınır İstek Belgesi Düzenlenir İstek Kabul Edildi Mi? Yönetici Onayı Yoksa İstek Ret Edilir. Malzemeler Verilmez. Taşınır İşlem Fişi (Tüketim Çıkış) Düzenlenir. Tüketim Malzemeleri Çıkış Raporu Düzenlenir. 3 Aylık Dönemler Halinde. Taşınır Kayıt Yetkilisi Tarafından Çıkış Kaydı Yapılır.

23 TAŞINIR İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI (7) SAYIM VE DEVİR İŞLEMLERİ Taşınırların Sayım İşlemleri: 1.Yıl Sonunda Yapılır. 2.Harcama Yetkilisinin İstediği Zamanlarda Yapılır. 3.Taşınır Kayıt Yetkililerinin Değişmesinde Yapılır. 4.Sayıştay, Maliye, YÖK, İç Denetim Birimi Tarafından Yapılır. Sayım İle Ambar Sonuçları Tutuyor Mu? Tutanaklar Komisyon Tarafından İmzalanır. İlgili Birime Gönderilir. Fazla Tutmuyorsa nedeni Eksik İlgili Komisyon Tarafından Tutanakla Tespit Edilir. Sayım Fazlası Olarak Kayıtlara Alınır. Kamu Zararının Tahsiline İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik Esasları Uygulanır. Taşınır İşlem Sayım Fazlası Fişi Düzenlenir.

24 TAŞINIR İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI (8) YILSONU İŞLEMLERİ Taşınır Hesap Cetvelleri Hazırlanır. 1.Yıl Sonu Sayım Tutanağı 2.Taşınır Sayım ve Döküm Cetvelleri 3.Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesap Cetveli 4.Yıl Sonu İtibariyle Düzenlenen Es Son TİF Numarası İlgili Birime (Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına) Taşınır Yönetim Hesap Cetveli Teslim Edilir. Say 2000 Hesapları İle Karşılaştırılıp Uygunluğu Sağlanır. Muhasebe Kayıtları Uygun Olduktan Sonra Muhasebe Yetkilisi Tarafından İmzalanıp Konsolide Görevlisine Verilir. Yıl Sonu Hesapları Kapatılır.

25 MAAŞ İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI HARCAMA BİRİMİ İlgili aya ait, personelin derece, kademe, kıdem v.b. terfi değişiklikleri, yabancı dil puanı, aile yardımı için eşin çalışıp çalışmadığı, çocuk yardımı için yaş bilgileri v.b değişiklikler güncellenir. Nakil giden veya ücretsiz izne ayrılanların da Kamu Personel Harcamaları Yönetim Sistemi (KPHYS) sisteminden çıkışı yapılarak güncelleme işlemi tamamlanır. Kesintiler (icra, sendika, emekli borçlanması, eczane, kira, kefalet, zam ve tazminat ödemelerinde 657 sayılı Kanunun 152.maddesine göre 7 günü aşan hastalık izin süreleri v.b) girilerek hesaplama işlemi gerçekleştirilir Kamu Personel Harcamaları Yönetim Sisteminden (KPHYS) özet bordro dökümü ile ödeme emri belgesi ve diğer belgeler alınır Kontrol Evraklarda eksik veya hata var mı? Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin 9. ve 10. maddelerinde sayılan gerekli belgeler eklenerek gerçekleştirme görevlisi tarafından imzalanır Gerçekleştirme görevlisi tarafından yapılan kontrol sonucunda ödeme emri belgesine "Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür." şerhi düşülerek imzalanır ve eki belgelerle birlikte harcama yetkilisine gönderilir. Harcama yetkilisi tarafından imzalanan ödeme emri belgesi ve eki belgeler her ayın 13'üne kadar Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir

26 ÖDEME İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Yükleniciden teslim ettiği mal veya hizmet için hakedişini almak üzere fatura kesmesi ve istenen diğer belgeleri hazırlayarak İdareye teslim etmesi istenir Gelen dokümanlar ve fatura kontrol edilir, kaşe ve imza niteliklerine ve fatura rakamlarının tam ve doğru olup olmadığına bakılır Fatura ve diğer belgeler de eksik veya hata var mı? Belgelerdeki veya faturadaki eksiklikler düzeltilmesi için Yükleniciye iade edilir Taşınır Kayıt Yetkilisi ilgili belgeler doğrultusunda TKYS üzerinden taşınır giriş işlemlerini yapar HYS gönderir MYHBY ne göre ödeme emrine bağlanması gereken belgeler en az 2 şer nüsha olacak şekilde oluşturulur, çıktıları alınarak süreçteki görevliler tarafından imzalanır Kayıt HYS'ne ödeme emri belgesi girişi yapılır ve çıktı alınarak gerçekleştirme görevlisi tarafından ödeme emri ve eki belgeler kontrol edilir Ödeme emri ve eki belgelerde eksik veya hata var mı? Tespit edilen eksiklikler düzeltilmesi için görevliye iade edilir Ödeme emri belgesi, Gerçekleştirme Görevlisi tarafından "kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür" şerhi ile imzalanır ve imza için Harcama Yetkilisine sunulur Harcama Yetkilisince imzalanan ödeme emri, bir dosya halinde teslim tutanağı ekine bağlanır ve Strateji Geliştirme Dairesine elden teslim edilir. Birimde kalacak nüshası ise dosyasına kaldırılır

27 DİĞER ÖDEME İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI. Fatura veya ödeme belgeleri işleme alınır. Fatura veya ödeme belgesinde hata veya noksanlık var mı? Hatanın düzeltilmesi için ilgili firmaya/kuruma iade edilir. Ödeme emri belgesi hazırlanır, Ödemeye ilişkin belgeler tamamlanır ve gerçekleştirme görevlisine havale edilir. Gerçekleştirme görevlisi ödeme emri belgesi ve varsa eki belgeleri inceler. Evrakta eksik veya hata var mı? Belgesi eksik veya hatalı olan evrak, düzeltilmesi için iade edilir. Gerçekleştirme görevlisi belgeleri tekrar kontrol ettikten sonra "Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür." şerhi düşerek imzalar ve harcama yetkilisine sunar Harcama yetkilisince de imzalanan belgeler bir teslim tutanağına bağlanarak Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına teslim edilir. Bir nüshası ise birimdeki dosyasına kaldırılır. Dosya