Belediyelerin Paydaş Analizi: Sorunlar ve Çözüm Önerileri Taner ERASLAN İç Denetçi Teraslan76@gmail.com https://facebook.com/mevzuatdoktoru/ 1. Giriş 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu nun 2006 yılında yürürlüğe girmesiyle birlikte, kamu idarelerinin stratejik plan hazırlaması, bu plan doğrultusunda yıllık performans programı oluşturması ve bütçeyi de yine plan çerçevesinde kullanması zorunlu hale gelmiştir. 1 Stratejik yönetim anlayışı olarak da tanımlanabilen bu yaklaşımın başarılı olabilmesi, yönetim sorumluluğu modelinin yerleşmesine, güçlü, etkin ve sürekli geliştirilen bir iç kontrol sisteminin kurulmasına bağlıdır. Bununla birlikte başarı için stratejik planın, performans programının, mali yıl bütçesinin ve faaliyet raporunun, birbiriyle uyumlu, tutarlı, gerçekçi hazırlanması ve uygulanması da gerekmektedir. Kamu idarelerinin orta ve uzun vadeli amaçlarını, temel ilke ve politikalarını, hedef ve önceliklerini, performans ölçütlerini, bunlara ulaşmak için izlenecek yöntemler ile kaynak dağılımlarını içeren stratejik planın 2, uygulanabilir ve anlamlı olmasının, idare faaliyetlerine/bütçesine ışık tutmasını sağlamasının en önemli şartının, katılımcı hazırlanması olduğu düşünülmektedir. Stratejik plan hazırlanmasında dikkate alınacak temel mevzuat olarak, Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik 3 ve Kamu İdareleri İçin Stratejik Planlama Kılavuzu 4 karşımıza çıkmaktadır. Bu düzenlemeler incelendiğinde katılımcılığın oldukça önemsendiğini, başta paydaş analizi gibi plan hazırlık çalışmalarında yapılması öngörülen birçok çalışmaya yer verildiğini görmekteyiz. Mevzuat açısından yapılması gereken çalışmalarından biri olmakla birlikte, plan hazırlık çalışmalarında paydaş analizi çalışmalar yapılarak, katılımcılık sağlandığında, idarenin etkileşim içinde bulunduğu tarafların görüşleri de alınmakta, bu şekilde planın uygulanabilirliğini de artmaktadır. Dolayısıyla başarılı planlar, etkin katılımcılığın sağlandığında ortaya çıkar şeklinde bir değerlendirme yapmak mümkündür. Bu çalışmamızda stratejik plan çalışmalarında yapılması gereken paydaş analiz i hakkında bilgiler vermeye ve bu çerçevede katılımcı yöntemle plan hazırlanmanın önemini değerlendirmeye çalışacağız. Çalışmamızda, katılımcılığı sağlamak için yapılan paydaş analizini tanımlayarak, bu analizde kullanılabilecek yöntemleri ve paydaş analizi sonrasında ortaya çıkan bilgilerin stratejik planla ilişkilendirilmesini değerlendireceğiz. 2.3.5. MAHALLİ İDARELER Amaç ve Hedefler 998. Mahalli idarelerin daha etkin, hızlı ve nitelikli hizmet sunabilen, katılımcı, şeffaf, çevreye duyarlı, dezavantajlı kesimlerin ihtiyaçlarını gözeten ve mali sürdürülebilirliği sağlamış bir yapıya kavuşturulması temel amaçtır. Politikalar 1003. Mahalli idarelerin kaynaklarını, kamu mali yönetiminin temel ilke ve araçları çerçevesinde stratejik önceliklere göre tahsis etmeleri sağlanacak, temsil ve karar alma süreçlerine katılım mekanizmaları da gözetilerek hesap verebilirlik güçlendirilecektir. ONUNCU KALKINMA PLANI (2014-2018) 1 Bu zorunluluk, 5018 sayılı Kanun un 9.maddesinde bulunmaktadır. Diğer taraftan, belediyeler için yine 5393 sayılı Belediye Kanunu nun 41.maddesinde stratejik plan yapma zorunluluğuna yer verilmiştir. 2 5018 sayılı Kanun un 3.maddesinde yer alan tanım. 3 26/5/2006 tarihli ve 26179 sayılı Resmî Gazete de yayımlanmıştır. 4 Bakınız: www.sp.gov.tr
Çalışmamızda, Kalkınma Bakanlığı tarafından yayımlanan 5 Katılımcılığın İlkeleri: Katılımlı Çalışmaları Tasarlayan, Uygulayan ve Yönetenler İçin İyi Uygulama Kılavuzu ile Paydaş Anketleri: Stratejik Yönetim Süreçlerinde Paydaş Anketi Hazırlama, Uygulama ve Analiz Rehberi de kaynak alınmıştır. 2. Paydaş ve Paydaş Analizi Hakkında Genel Bilgilendirme Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, kamu idarelerinin stratejik planlama çalışmalarının katılımcı bir şekilde yürütülmesini öngörmektedir. Anılan Yönetmelik in 5.maddesinde planlama süreci için; a) Kamu idaresinin hizmetinden yararlananların, kamu idaresi çalışanlarının, sivil toplum kuruluşlarının, ilgili kamu kurum ve kuruluşları ile ilgili diğer tarafların katılımları sağlanır ve katkıları alınır. b) Çalışmalar, strateji geliştirme biriminin koordinatörlüğünde tüm birimlerin katılım ve katkılarıyla yürütülür. İfadeleri yer almaktadır. Katılımcılığın sağlanması ise görev/hizmet/faaliyet ile etkileşim altında bulunanların tespiti, görüşlerinin istatistiğe dayanan yöntemlerle alınması ve bu verilerin analiz edilmesini ile gerçekleştirilmektedir. Bu çalışmalara paydaş analizi denilmektedir. Bu çerçevede, paydaş ve paydaş analizini tanımlamakta fayda bulunmaktadır. Paydaş kavramına ilişkin çeşitli kaynaklarda yer alan tanımlar aşağıdadır: Paydaşlar, kuruluşun ürün ve hizmetleri ile ilgisi olan, kuruluştan doğrudan veya dolaylı, olumlu ya da olumsuz yönde etkilenen veya kuruluşu etkileyen kişi, grup veya kurumlardır. 6 Paydaş, bir karar, politika ya da eylemin planlanması, uygulama süreci ya da sonucundan bir şekilde etkilenen, dolayısıyla durumla ilgileri ya da durumdan çıkarları olan kuruluş ya da bireyleri tanımlar. Sivil toplum kuruluşları (STK), kampanya grupları ve çıkar gruplarının yanı sıra, ilgileri ya da çıkarları olduğunun farkında olmayan paydaşlar da bu tanıma dâhildir. 7 Kurumun ilişki içinde olduğu, bu sebeple de kurumun faaliyetlerinden etkilenebilen ve bunları etkileyebilecek olan kişiler ve gruplardır. 8 Toplumun bütün isteklerini karşılayabilecek tek hükümet biçimi, bütün halkın yönetime katıldığı hükümettir; en küçük kamu görevine olsun katılım yararlıdır; her alandaki katılma, toplumun genel gelişme düzeyinin elverdiği ölçüde geniş olmalıdır. John Stuart Mill Paydaş kavramının yanında, iç ve dış paydaş kavramlarını da tanımlarsak; iç paydaşlar, kuruluştan etkilenen veya kuruluşu etkileyen kuruluş içindeki kişi, grup veya (varsa) ilgili/bağlı kuruluşlardır. Kuruluşun çalışanları, yöneticileri ve kuruluşun bağlı olduğu bakan, iç paydaşlara örnek olarak verilebilir. Dış paydaş ise kuruluştan etkilenen veya kuruluşu etkileyen kuruluş dışındaki kişi, grup veya kurumlardır. Kuruluş faaliyetleriyle ilişkisi olan diğer kamu ve özel sektör kuruluşları, kuruluşa girdi sağlayanlar, sendikalar, ilgili sektör birlikleri dış paydaşlara örnek olarak verilebilir. Yukarıda çeşitli tanımlarına yer verilen paydaşlarla ilgili yapılacak bir analiz, aşağıdaki bilgileri verecektir 9 : Planlama sürecinin ilk aşamalarında paydaşlarla etkili bir iletişim kurularak bu kesimlerin ilgi ve katkısının sağlanması, Paydaşların görüş ve beklentilerinin tespit edilmesi, 5 http://www.sp.gov.tr/tr/html/18/kilavuz+ve+rehberler/ 6 Kamu İdareleri İçin Stratejik Planlama Kılavuzu, sayfa:18 7 Kalkınma Bakanlığı, Katılımcılığın İlkeleri: Katılımlı Çalışmaları Tasarlayan, Uygulayan ve Yönetenler İçin İyi Uygulama Kılavuzu, sayfa:7, http://www.sp.gov.tr/tr/html/18/kilavuz+ve+rehberler/ 8 Aslı ÇİLLİOĞLU, İç ve Dış Paydaşların Değerlendirmelerine Göre Anadolu Üniversitesi nin Kurumsal İtibarı,, Yüksek Lisans Tezi, Anadolu Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü, Aralık 2010, sayfa: 10 9 Kamu İdareleri İçin Stratejik Planlama Kılavuzu, sayfa:18
Kuruluşun faaliyetlerinin etkin bir şekilde gerçekleştirilmesine engel oluşturabilecek unsurların saptanması ve bunların giderilmesi için stratejiler oluşturulması, Paydaşların birbirleriyle olan ilişkilerinin ve olası çıkar çatışmalarının tespit edilmesi, Paydaşların kuruluş hakkındaki görüşlerinin alınmasıyla kuruluşun güçlü ve zayıf yönleri hakkında fikir edinilmesi, Paydaşların hangi aşamada katkı sağlayacağının tespit edilmesi, Paydaşların görüş, öneri ve beklentilerinin stratejik planlama sürecine dâhil edilmesiyle planın bu kesimlerce sahiplenilmesi ve planın uygulanma şansının artması amaçlanır. Stratejik plan çalışmaları kapsamında gerçekleştirilen paydaş analizinde; tespit edilen paydaşın önemi, etki derecesi, ilgili olduğu ürün ve hizmet, paydaşa yönelik izlenecek strateji ana kütlenin belirlenmesinde dikkate alınmalıdır. 10 Dolayısıyla, paydaş analizde kullanılacak yöntem, etkin katılımcılığının sağlanmasında rol oynayacak ve başarılı bir stratejik plan ortaya çıkmasında belirleyici olacaktır. 3. Paydaş Analizinde Kullanılacak Yöntemler Paydaş analizi çalışmalarında, paydaşların belirlenmesi, önceliklendirilmesi ve faaliyetlerle ilişkilendirilmesinden sonra, tümünü temsil etme kabiliyetine sahip bir bölümü incelenmekte, paydaşların tümüyle ilgili çıkarımlar yapılmaktadır. Paydaş analizinin en önemli aracı anketlerdir. Anket yöntemi aranan bilginin türüne, proje için mevcut olan bütçeye, zamana ve örnekleme göre belirlenir. Anketlerde yaygın olarak kullanılan dört yöntem bulunmaktadır: Yüz yüze görüşmeler, Telefon görüşmeleri. Postalanan anket formları, Çevrimiçi anket formları "Hedefler Geleceği Belirlemez; Hedefler Ancak Geleceği Oluşturmak İçin Kuruluşun Kaynaklarını Ve Enerjisini Yönlendirmenin Araçlarıdır." PETER DRUCKER Her bir yönteminde kendine göre artı veya eksileri bulunmaktadır. Paydaş anketlerinin sağlıklı yapılması ve istenilen bilgilerin elde edilmesi, istatistiğe dayanan yöntemlerin uygulanmasına ve önceden üzerinde çalışılmış bir iş programıyla hareket edilmesine bağlıdır. Paydaş anketine ilişkin iş programına, hangi paydaşlar için hangi anket yönteminin uygulanacağı, görev anket çalışmalarında görev alacak personelin iş dağılımı ve iş bölümü esasları, çalışmaya ilişkin iş takvimi gibi önemli hususların yer alması gerekmektedir. Ancak, çalışmamızda anket yöntemlerinden çevrim içi anket yöntemine ağırlıklı olarak yer vereceğiz. Bunun nedeni, teknolojik gelişmelerden yararlanılan anket çalışmalarında maliyet oldukça düşük olması ve anket çalışmalarından hızlı ve işlevsel sonuçlar alınmasıdır. Çevrim içi anket, idarenin kendi bilgi işlem biriminin yardımıyla ya da bazı açık kaynak kodlu internet araçlarıyla, anketin elektronik bir formunun hazırlanarak paydaşlara sunulmasıdır. Bu çalışmalarda veri güvenliğinin sağlanması ve paydaşlarla uygun araçlarla paylaşılması bazı teknik bilgilerin bulunmasını gerektirmektedir. Dolayısıyla teknik danışmanlık alınması da gerekmektedir. Çevrim içi anket tamamlandıktan sonra elde edilen verilerin raporlanması, grafik ve tablolara dönüştürülmesi, gelişmiş istatistik araştırma yazılımlarına aktarılması mümkündür. Hatta bazı yazılımlar bu aktarımı anketin uygulanması sırasında anlık olarak yapabilmektedir. Ancak bu tür 10 Paydaş Anketleri: Stratejik Yönetim Süreçlerinde Paydaş Anketi Hazırlama, Uygulama ve Analiz Rehberi, Kalkınma Bakanlığı, sayfa:8, www.sp.gov.tr
olanaklar, kullanılan yazılımın diğer yazılımlarla uyum düzeyi ile ilişkilidir. Kullanılan yazılım, anket sonrası kullanılacak diğer yazılımlarla uyumsuzsa bu tür aktarımlar sorun yaratabilir. Çevrim içi anketlerin sağladığı diğer bir olanak, uygulanan anket sürecine ilişkin paydaş izlenimlerinin, beklentilerinin ve önerilerinin ayrıca toplanabilmesidir. Bu şekilde, anket ekibi öz değerlendirme sürecini de çevrim içi bir şekilde gerçekleştirebilmektedir. 3.1. Çevrim İçi Anketlerinden Beklenen Faydalar: Çevrim içi anketlerin hızlı, maliyetinin düşük, güvenli ve rapor sürecinin kısa olması nedeniyle, paydaş analizinde yararlanılması gerektiği düşünülmektedir. Bu alanda hizmet veren çeşitli internet siteleri incelendiğinde, çevrim içi anketleriyle yapılabilecekler aşağıda belirtilmiştir 11 : Tek sorulu veya birden fazla soru içeren anketler oluşturulabilmektedir, Ankete zaman sınırı konulabilmekte, IP ya da cookie kontrolü ile tekrarlı katılım engellenebilmektedir, Anketlerde sakla çık, geri tuşu, soru numaralama, ilerleme çubuğu gibi özellikler verilebilmektedir, Yorum, görüş ve değerlendirme alanları yaratma imkanı bulunmaktadır, Anlık raporlar kullanabilir ya da cevapları spss, xml, excel formatlarında dışarı aktarılarak, özel raporların oluşturulması mümkündür, Çevrim içi anketler hazırlanırken aşağıdaki hususlara dikkat edilmelidir 12 : 11 Anketlerin paydaşlara resmi yazı ile gönderilmesi durumunda, anketin yerine ulaşıp ulaşmadığı ya da beklenen kişi tarafından doldurulup doldurulmadığı takip edilmelidir. Anketin bireylere gönderilmesi durumunda, anketin kurumun en üst amiri tarafından imzalanmış, güven telkin eden bir resmi yazı ile gönderilmesi gerekmektedir. Anket formu ilk bakışta katılımcıda özen hissi yaratan bir tasarıma sahip olmalı, gerekirse özel bir kâğıda basılmalıdır. Anket geri dönüşlerinin sağlıklı takibi için, her bir anket formuna bir takip numarası verilerek, kaç anketin geri döndüğü, geri dönmeyen anketlerin hangi paydaşlara ait olduğu takip edilmelidir. Anketi cevaplaması istenen belirli bir birim ya da kişi varsa, bu resmi yazıda mutlaka belirtilmeli, gerekirse telefonla doğru kişinin anketi cevapladığı teyit edilmelidir. Anketi doldurması beklenen kişi, üst düzey bir yönetici ise, ya anketi uygulayan kurumun eşdeğer unvan sahibi bir yöneticisi tarafından doldurulması sağlanmalı ya da yüz yüze anket yöntemi uygulanmalıdır. Anketlerin cevaplayanlar tarafından geri postalanması bekleniyorsa, anket formu ile birlikte posta ücreti ödenmiş bir basılı zarf gönderilebilir ya da anketlerin belirli bir günde adı ve kimliği belirtilmiş bir görevli tarafından toplanacağı, resmi yazıda belirtilebilir. Anket sisteminin sağlıklı işlemesi için başvurulan bir yöntem de, anketin bir resmi görevlendirme yazısı eşliğinde, görevli bir kişi tarafından anketi cevaplayacak kişiye teslim edilmesi, anketin cevaplanmasının beklenmesi ve cevaplanan anketin kuruma geri götürülmesidir. Ancak, bu yöntemde iyi işleyen bir randevu sisteminin oluşturulması gerekir. Bu bölümün oluşturulmasında (http://www.surveey.com), (http://www.survs.com), (http://www.pollemik.com), (http://www.anketix.com/) v.b adresli internet sitelerindeki bilgilerden yararlanılmıştır. 12 Paydaş Anketleri: Stratejik Yönetim Süreçlerinde Paydaş Anketi Hazırlama, Uygulama ve Analiz Rehberi, Kalkınma Bakanlığı, sayfa:15, www.sp.gov.tr
Çevrim içi anket uygulamalarında, doğrudan e-posta gibi araçlar kullanılarak, muhatapların anketi doldurmaları sağlanmalıdır. Çevrim içi anket uygulamasında, anketin geri dönüş etkinliğini arttırabilmek amacıyla yine ayrıca bir resmi yazı ile bildirimde bulunulabilir, varsa anketin bulunduğu internet sayfası bildirilir. Çevrim içi olarak tasarlanan anketin çözünürlüğünün, tasarımının ve kullanıcı dostu olmasının, anketin ciddiye alınmasında etkili olduğu unutulmamalıdır. Anketin e-posta yoluyla gönderilmesi durumunda ise önceden gönderilen e-posta adresinin aktif olarak kullanılıp kullanılmadığı teyit edilmelidir. Anketin gönderileceği e-posta adresinin kurumda görevli bir kişiye mi yoksa kurumun kendisine mi ait olduğu da iyi tespit edilmelidir. 3.2. Diğer Anket Yöntemleri Çevrim içi anket uygulaması dışında, aşağıdaki yöntemler de uygulanabilir. Söz konusu yöntemlerin avantajları, dezavantajları ve uygun idare/kurum aşağıdaki tabloda gösterilmiştir 13. Anket Türü Yüz Yüze Telefonla Postayla Avantajlar Genellikle yüksek bir cevap ve geri dönüş oranı ile sonuçlanır. Anketörler, ankete katılmayanların özelliklerini ve geri çevirme nedenlerini belgeleyebilir. Uygulama sırasında cevaplayıcının soruları eş zamanlı çözülür ve veri eksiksiz olarak toplanır. Yüksek cevap oranlarına ulaşmak mümkündür. Anketörler, ankete katılmayanların özelliklerini ve geri çevirme nedenlerini belgeleyebilir. Sonuçları hızla elde edilir. Yüz yüze görüşmelerden daha az maliyetlidir ama posta anketlerinden daha masraflıdır. Sosyal istenirlik eğilimi en aza indirilir. İdari maliyetler ve ankete katılan kişi başına düşen maliyetler önemli ölçüde düşürülür. Dezavantajlar Anketörlerin işe alımı ve eğitimi zaman alır ve masraflıdır. Görüşme başına düşen maliyet pahalıdır. Bazen anket uygulanacak kişilere ulaşmak zahmetli olur. Uzun ve/veya karmaşık sorulardan kaçınılmalıdır çünkü ankete katılanlar için soruları ve soru kategorilerini akılda tutmak zordur. Ankete katılmayanların demografik bilgilerini, temel özelliklerini ve/veya geri çevirme nedenlerini belirlemek her zaman mümkün değildir. Geri gelen anket formlarında bazı sorular tam olmayabilir. Tamamlanmış anket formlarını almadan önce geçen zaman çok uzun olabilir (1-3 ay). Uygun Kurum/Birim Kurum ve birim yöneticileri gibi karar vericiler. Orta düzey yöneticiler. Kurum ve birim çalışanları 4. Kurum İçinde Çalışma Yöntemine İlişkin Öneriler Kurum içinde paydaş analizi yapılırken aşamaların izlenmesi yerinde olacaktır. 1. Stratejik planlama ekibi ile paydaş analizi çalışmasının içeriği, amacı ve ulaşılması beklenen sonuçlarının paylaşılması, tartışılması ve yol haritasının (iş programının) belirlenmesi, 2. Stratejik planda görevli olan personel arasında işbirliği/işbölümü yapılması, 13 Paydaş Anketleri: Stratejik Yönetim Süreçlerinde Paydaş Anketi Hazırlama, Uygulama ve Analiz Rehberi, Kalkınma Bakanlığı, sayfa:13, www.sp.gov.tr
3. Teknik danışmanlık ihtiyacı olup olmadığı, varsa alınacak teknik desteğin içeriğinin belirlenmesi, 4. İdarenin faaliyet/hizmet/görev alanlarının belirlenmesi, (bu çalışmada iş süreçlerinden yararlanılması bunlar yoksa birim çalışma yönetmeliklerinden bilgi toplanması gerekmektedir.) 5. Dış paydaşların belirlenmesi ve faaliyet/hizmet/görev alanlarıyla ilişkilendirilmesi, 6. İç paydaşların gruplandırılması ve anket yönteminin belirlenmesi, 7. Dış paydaşlarla etkin, hızlı ve katılımcı anket çalışmalarına başlanması ve yazışmaların yapılması 8. İç ve dış paydaş anket sonuçlarının raporlanması, 9. Paydaş analizi için yardımcı olacak diğer verilerin (kamuoyu araştırmaları, yayınlar vb.) incelenmesi, 10. Stratejik planlama ekibi ile sonuçların değerlendirilmesi ve planda yer bulması Paydaş analizinde izlenmesi gereken adımların başında iç ve dış paydaşların belirlenmesi gelmektedir. Çalışmamızda ayrı bir başlık altında buna ilişkin değerlendirmemizi sunacağız. Ancak aşağıdaki adımlar da paydaş analizinin önemli adımlarıdır. Paydaşların Önceliklendirme: Paydaşların tümü ile ayrıntılı ve etkili bir iletişimin imkansız olması veya paydaşların idare ile etkileşimin önemlilik seviyesine göre paydaşların önceliğini ifade eder. Paydaş önceliklendirmede kullanılacak tablo örneği; Paydaş Adı İç/Dış Paydaş Neden Paydaş Önceliği Paydaşların Değerlendirilmesi: Paydaşların değerlendirilmesine ilişkin aşağıdaki sorular bazında bir inceleme yapılmasıdır. Paydaş, kuruluşun hangi faaliyeti/hizmeti ile ilgilidir? Paydaşın kuruluştan beklentileri nelerdir? Paydaş, kuruluşun faaliyetlerini/hizmetlerini ne şekilde etkilemektedir?(olumlu-olumsuz) Paydaşın kuruluşu etkileme gücü nedir? Paydaş, kuruluşun faaliyetlerinden/hizmetlerinden ne şekilde etkilenmektedir? (olumluolumsuz) Paydaş-Ürün/Hizmet Matrisi: Paydaşlarla, idarenin sunduğu hizmetlerin (faaliyet/görev) ilişkilendirilmesidir. Paydaş 1 Paydaş 2 Paydaş Adı Faaliyet 1 Faaliyet 2 Faaliyet 3 Paydaş Etki/Önem Matrisi: Öncelikli paydaşlarla gerçekleştirilecek çalışmaların niteliğinin belirlenmesidir. Bu matriste etki, paydaşın kuruluşun faaliyet ve hizmetlerini yönlendirme, destekleme veya olumsuz etkileme gücünü, önem ise kuruluşun paydaşın beklenti ve taleplerinin karşılanması konusuna verdiği önceliği ifade eder. Önem Etki Zayıf Güçlü Önemsiz İzle Bilgilendir
Önemli Çıkarlarını gözet, çalışmalara dahil et Birlikte çalış 5. Hedef Kitlenin ya da İç/Dış Paydaşların Belirlenmesi 5.1. Dış Paydaş Listesi İçin Kaynaklar Dış paydaş listesi; idarenin etkileşim halinde bulunabileceği kurum, kuruluş, dernek, şirket, vakıf v.b tüzel kişilikleri ifade etmektedir. Bunun dışında, idarede yapılmış kamuoyu araştırma sonuçları varsa bunlardan da yararlanılabilecektir. Diğer taraftan, vatandaş memnuniyet anketleri ile idarenin elektronik ortamda yaptığı anketler de incelenmelidir. Ayrıca dış paydaşların görüşlerini yansıtmaya yönelik yapılan verilere ilişkin kitap, broşür veya basılı diğer her türlü yayın da araştırılmalıdır. Örneğin, İstanbul'da Yaşam Kalitesi Araştırması, (Yrd. Doç. Dr. Murat ŞEKER, İTO Yayınları, İstanbul 2011) adlı kitap, saha araştırmasına dayanmakta ve ilçe belediyeleri hakkında önemli bilgiler vermektedir. Bu tür yayınlarda karşılaştırma analizi yapılabilmekte, aynı kategori içindeki idarelerin verileri sıralanarak önemli inceleme alanları yaratılmaktadır. Dış paydaş listesi oluşturmaya yönelik bazı kaynaklar aşağıdadır: NİTELİĞİ Siyasi Partiler Kamu Yararına Çalışan Dernekler Meslek Federasyonları Vakıflar Mesleki Odalar Esnaf ve Sanatkarlar Odaları Birliği Kamu Kuruluşları Kalkınma Ajansı BİLGİ KAYNAĞI http://www.yargitaycb.gov.tr/partiler/ http://euygulama.dpb.gov.tr/devletteskilati/kontrollu/kkmeslekdernek.aspx?tur=1 http://www.tesk.org.tr/tr/org/federasyon.php http://www.gib.gov.tr/index.php?id=406 http://www.tesk.org.tr/tr/guncel/meslekioda.php http://www.tesk.org.tr/tr/org/birlik.php İlgili web sayfası İlgili web sayfası Üniversiteler 5.2. İç Paydaş Listesi İçin Kaynaklar İlgili web sayfası İç paydaş analizinin yapılması kurum içi analizi, kurumsal özeleştiri veya kurum öz değerlendirme yapılmasını ifade eder. İç paydaş anket formu; çalışan memnuniyetini, çalışma koşullarını, kurum çalışanlarının kurum hakkındaki görüş ve ileriye dönük beklentilerini belirlemek amacıyla oluşturulmuştur. Bu anket yöneticilerin, çalışanlarının fikirleri doğrultusunda daha sağlam kararlar verebilmelerini sağlamayı hedeflemekte, stratejik planlama dahilinde gerekli bilgilere ulaşmak için sorulan sorular ile ileriye yönelik atılması gereken adımlar konusunda yol göstermektedir. Belediyeyi en iyi bilen kişiler olan çalışanlar, yaptıkları durum değerlendirmesi ile stratejik planlama ekibine tecrübelerini bu anket vasıtasıyla aktaracaklardır. Diğer taraftan, iç paydaş analizi ile yönetim becerileri, üst yönetim yeterliliği de test edilerek, bu alandaki somut beklentiler veya değerlendirmeler de alınmaya çalışılacaktır. Üst yönetimden vizyon ve misyon bildiriminin ne olması gerektiği, stratejileri hakkındaki görüşleri ve kurumu etkileme güçleri hakkında değerlendirmeleri alınacaktır. Ayrıca, yöneticilerin aşağıdaki konulardaki mevcut durumları da anket yoluyla değerlendirmeye tabi tutulacaktır:
Sorumluluk alma, yenilikçi olma, karar verme, ilişki yönetme, verimliliği artırmak, zamanı etkin kullanmak, motive edebilmek, kurum içindeki çatışmaları yönetebilmek, ikna edebilmek, uygun takımı kurabilmek ve yönetebilmek, iletişim becerisine sahip olmak, Problem çözmede yetenekli olmak, strateji geliştirmek ve uygulamak, sosyal kurallar ve protokol konusunda yeterli olmak, personelin iş doyumunu, işe bağlılığını, dolayısıyla performansını artırmak, Yaratıcılığı teşvik etmek, doğru ve yerinde karar verebilmek, proje planlamak ve yönetmek, yönetmek yerine liderlik etmek, Yukarıdaki konuların tespitine yönelik sorular, alanında uzman kişiler tarafından hazırlanmalıdır. Bu konuda gerekirse, insan kaynakları uzmanı gibi değişik danışmanlıklardan da yararlanılmalıdır. Bu kapsamda iç paydaş anketinde yer alabilecek soru örnekleri aşağıda verilmiştir: Yöneticiler elektronik ortamda iş atama ve görev takibi yapıyor mu? Kurumsal mail adresinizi sürekli kullanılıyor mu? Müdürlük içi elektronik mail grubu var mı? Belediye internet ortamını etkin kullanıyor mu? Kullandığınız mobil uygulamalar var mı? Konumlandırma çalışmalarından yararlanıyor musunuz? Şifre değişikliklerini periyodik inceleniyor mu? Office uygulamaları etkin kullanılıyor mu? Envanter kayıtları bilgisayar ortamında sürekli kontrol ediliyor mu? Şifrenizi diğer personel de kullanabiliyor mu? Şifreler rol bazlı yetkilendirilmiş mi? Kayıt değiştirildiğinde yönetici onayı gerekiyor mu? Müdürlük içi teknolojik olanaklardan yararlanıyor musunuz? Sosyal medya kullanıyor musunuz? Virüs kontrolleri yapıyor musunuz? Faaliyetleriniz için fayda/maliyet analizi yapıyor musunuz? Planlamada bilimsel çalışmalar yapıyor musunuz? Faaliyetleriniz için izleme çalışmaları yapıyor musunuz? 6. Paydaş Analizi Sonuçlarının Değerlendirilmesi ve Stratejik Planda Yer Bulması Aşağıdaki tablo ise paydaşlarla yapılan analiz sonrasında belirlenen paydaşlarla, stratejik planla ortaya konulan faaliyetlerin ilişkilendirilmesine yönelik bir çalışma matrisini vermektedir. Bu tablo, paydaş analizi sonuçlarının, faaliyetlerin oluşturulması, GZFT Analizi 14 yapılması ve çevre analizi ile sınırlı olmadığını, faaliyetlerin gerçekleşmesinde de kullanılabilecek bazı verilerin elde edilebileceğini göstermektedir 15. 14 Güçlü Yönler- Zayıf Yönler, Tehditler-Fırsatlar Analizi 15 Paydaş Anketleri: Stratejik Yönetim Süreçlerinde Paydaş Anketi Hazırlama, Uygulama ve Analiz Rehberi, Kalkınma Bakanlığı, sayfa:13
Paydaşlar Faaliyetleri etkileyecek ya da faaliyetlerden etkilenecek bütün bireyleri, grupları ve kurumları listelenecektir. Kurum içi paydaşları da belirlemek üzere ortak çıkar grupları, birbiriyle ilişkili gruplar ve ortak özellik gösteren gruplar listelenecektir. Projeye ilgileri Etki ve eylem ihtimali Destek sağlamak ya da direnci azaltmak için potansiyel taktikler Paydaşların faaliyetlerle ilgili özgül çıkarlarının neler olabileceği saptanmaya çalışılacaktır. Örneğin: Faaliyetlerin onlara nasıl bir yararı olabilir? Faaliyetler sonucunda ne tür değişiklikler yapmaları gerekebilir? Faaliyetler hangi yönleri anlaşmazlığa neden olabilir? İtibarları faaliyetlerden nasıl etkilenebilir? Bu çıkarların faaliyetlerin başarısı için önemini değerlendirilmesi istenecektir. Faaliyetlerin başarısı için paydaşın oynaması gereken rol nedir? Bu rolü oynama ihtimalleri nedir? Bir paydaşın faaliyete olumsuz yaklaşması ihtimali ve bunun olası etkileri nedir? Destek artırmak ve direnci azaltmak için ne tür taktikler uygulanabileceğini düşünün, örneğin: Farklı paydaşlara nasıl yaklaşmanız gerekiyor? Onları harekete geçiren nedir? Ne tür bilgiye ihtiyaçları olabilir? Onlarla iletişime geçmek için en iyi yol nedir? Planlama sürecine ne kadar dâhil edilmelidirler? Olumsuz bir paydaş üzerinde olumlu etki yaratabilecek nüfuza sahip farklı grup ya da bireyler var mı? Projeyi destekleme ihtimalleri yoksa ortaya koyacakları muhalefet nasıl yönetilmelidir? Görüşlerinden başka kimler etkilenebilir ve olumsuz etkiler nasıl azaltılabilir? Paydaş analizinde elde edilecek sonuçlar, stratejik planın en önemli verilerini ortaya koyacaktır. Paydaş analizinin stratejik plana yapabileceği katkılar aşağıda gösterilmiştir. a) GZFT Analizi İçin Veriler: İdare içsel ve dışsal açıdan bir değerlendirmeye tabi tutulduğu için, GZFT analizinde yer alabilecek en anlamlı sonuçlar buradan çıkacaktır. Ancak, paydaş analizindeki sonuçların gerekli incelemeden geçirilerek stratejik planın bu alanında değerlendirilmesi yerinde olacaktır. Örneğin, itfaiye fonksiyonu olmayan bir belediyeye bu alanda eksikliğinin bulunduğunu bildirilmesi önemsenmeyeceğinden, görev, yetki ve sorumluluk alanı açısından mutlaka ortaya çıkan sonuçlar irdelenmelidir. b) Hedef, Strateji ve Faaliyet Alanları İçin Veriler: Katılımcılığın bir unsuru olarak, özellikle dış paydaşların idareden beklentileri, öncelikle giderilmesi istenilen ihtiyaçlar, ağırlık verilmesi istenilen faaliyetler ya da sunulması beklenen hizmetler bu yolla rahatlıkla alınabilecektir. İç paydaşlar açısından da kurum içi eksikliler, yönetim becerilerinin test edilmesi, sisteme ilişkin önerilerin alınması gibi oldukça fazla sonuçlar elde edilebilecektir. c) Çevre analizi için veriler: Bu analizle aşağıdaki bilgilere ulaşılmaya çalışıldığından bu konularda iç/dış paydaşların görüşlerini de almak mümkün olacaktır; c.1. Kuruluşun faaliyet alanında dünyadaki durum ve gelişmeler, c.2. Kuruluşun faaliyet alanında ülkemizdeki durum ve gelişmeler, c.3. Dünyada ve ülkemizdeki temel eğilimler ve sorunlar arasında kuruluşu yakından ilgilendiren kritik konular ve bu konuların kuruluşu nasıl ve ne yönde etkileyeceği,
c.4. Kuruluşun faaliyetleri ve alanıyla ilgili kalkınma planı, sektörel ve bölgesel plan ve programlarda yer alan amaç, ilke ve politikalar ve bunlar arasındaki uyum, 7. Sonuç ve Değerlendirme c.5. Kuruluşun karşılaşabileceği riskler ve belirsizlikler Katılımcı yönetim anlayışı, stratejik yönetim anlayışının temel unsurudur. Katılımcılığın sağlanmasında kullanılması gereken birçok araç bulunmaktadır. Söz konusu araçlar bazen teknik danışmanlık almayı bazen kurum içi olanları etkin kullanmayı gerektirmektedir. Dolayısıyla, stratejik planlama ekibine oldukça önemli görevler düşmektedir. Stratejik planlama süreci için iş programının yapılması, ihtiyaçların belirlenmesi, danışmanlık ve/veya eğitim alınacak alanların tespit edilmesi, bu ekibin asli işidir. Bu çalışmalarla birlikte yeni teknolojik gelişmelerden yararlanılması, örneğin çevrim içi anketlerle hızlı, maliyeti düşük ve işlevsel sonuçlar alan yöntemlerin uygulanması da önem arz etmektedir. Tüm bu çalışmalar, önceliklerin belirlenmesinde, ihtiyaç/beklenti/istek belirlenirken paydaşların da görüşlerinin alınması, katılımcılığı arttırarak, planların uygulanabilirliğini arttıracaktır. Kaynakça: Kamu İdareleri İçin Stratejik Planlama Kılavuzu Performans Programı Hazırlama Rehberi 2009 Faaliyet Raporları Değerlendirme Rehberi 2014 Performans Bilgisi Denetimi Rehberi 2014 Katılımcılığın İlkeleri: Katılımlı Çalışmaları Tasarlayan, Uygulayan Ve Yönetenler İçin İyi Uygulama Kılavuzu Paydaş Anketleri: Stratejik Yönetim Süreçlerinde Paydaş Anketi Hazırlama, Uygulama Ve Analiz Rehberi