Kamu İç Denetçileri Eğitim Programı

Transkript

1 Kamu İç Denetçileri Eğitim Programı Performans Denetimi Paylaşım Sunumu Abdullah EFE İç Denetim Birimi Başkanı

2 Performans Denetimi Deneyimleri 1- Kütüphane İşlemleri (İDKK Pilot Uygulama 2015) -Kullanıcı Hizmetleri -Teknik Hizmetler -Bilişim Hizmetleri -İdari Hizmetler -Mali İşler 2-Erasmus Öğrenci ve Personel Hareketliliği Süreci (Saha Çalışması Sürecinde Devam Ediyor Mayıs 2016) -Giden Öğrenci Hareketliliği -Staj Hareketliliği -Personel Hareketliliği - Gelen Öğrenci Hareketliliği 2

3 SUNUM PROGRAMI 1- Denetim Alanı Seçimi 2- Denetim Ekibinin oluşturulması 3- Denetimin Yürütülmesi 4- Denetlenen Birimin Tutum ve Davranışları 5-Denetim Sonuçları ve Denetimin Kuruma sağladığı katkılar 6-Soru ve Cevaplar Sunumumuz; Performans denetiminin, sistem ve uygunluk denetimlerine göre farklılık arz eden hususları ön planda tutularak hazırlanmıştır. 3

4 1- Denetim Alanı Seçimi Süreci (1) -Performans denetiminin yapılacağı program, proje, süreç ve faaliyeti belirlemek amacı ile bir çalışma gurubu oluşturmak. Çalışma gurubunun denetim evreni içinde yer alan denetim alanlarını, makro risk çalışmalarındaki bilgileri de kullanarak; -Birimlerin organizasyon yapılarını, -Süreçlerde otomasyon sistemi kullanıp kullanmadıklarını, - Personel yapılarını, 4

5 1- Denetim Alanı Seçimi Süreci (2) göz önünde bulundurarak denetim evreni içinden performans denetimi yapılması mümkün en uygun denetim alanları belirlenmeli, (Biz 202 den 5 e düşürdük) Belirlenen denetim alanları ile ilgili olarak Stratejik Plan, Performans Programı, Birim Web Sayfaları, İdare ve birim faaliyet raporlarını incelenmesi, Bu alanlarda performans denetimi yöntemlerinin uygulanma durumu değerlendirilmeli. 5

6 1- Denetim Alanı Seçimi Süreci (3) Üst Yönetiminin hassasiyet ve beklentileri de dikkate alınarak performans denetimine tabi tutulacak alan denetim programına alınmalı. Bizim belirlemelerimizde, Birim Faaliyet Raporu nda yer alan bilgilerin diğerlerine nazaran çokluğu ve Üst Yönetimin ilgili alanlara verdiği önemi görmemiz, seçimde etkili oldu. 6

7 1- Denetim Alanı Seçimi Süreci (4) Örneğin; Kütüphane faaliyetlerinde 7/24 uygulamasına geçilmesi, gece yarısı çay/çorba ikramı, Öğrencilere akşam yemeği uygulaması, Bir Öğretim üyesinin koordinatör olarak görevlendirilmesi, Rektörümüzün Kütüphanede ders çalışan öğrencilere yapmış olduğu gece ziyaretleri, gibi, (İkinci seçimimizde Erasmus Hareketliliğinin (UİB) Üniversite Stratejik Planında yer alan 5 Amaçtan 2 Amaç içinde 2 hedef 8 strateji içinde sorumlu veya ilgili birim olarak yer alması, ayrıca, Avrupa Birliğinin Program Bütçesi ni kısıtlayarak yeni bir programı başlatmış olması, gibi.) Denetim öncesinde; Üst Yönetimi Performans denetimi hakkında bilgilendirmek ve desteğini almak, çok önemli. 7

8 2- Denetim Ekibinin Oluşturulması (1) mızda 5 iç denetçi görev yapmaktadır. Pilot uygulama Denetim programının hazırlandığı tarih itibariyle 5 iç denetçide A-2 sertifika sahibi bulunmaktaydı. İç denetçilikteki geçen kıdem süreleri de eşit durumdaydı. Sadece iç denetçilik öncesi denetim elemanlığında geçen kıdem sürelerinde, farklılıklar bulunmaktaydı. 8

9 2- Denetim Ekibinin Oluşturulması (2) Denetim ekibinin seçiminde; İç denetçinin geçmiş denetimlerdeki deneyim ve başarı değerlemesi, Ekip çalışmasına yatkınlığı, Performans denetimine bakış acısı, Dikkate alınarak seçim yapılmıştır. (İkinci performans denetimi denetim planlama tarihinde 1 iç denetçimiz A-4 ve CGAP, diğerleri A-3 sertifikasına sahip durumdaydı. A-4 ve CGAP Sertifikasına sahip İç Denetçimize, ikinci denetimimizde ekip başı olarak görev verilmiştir.) 9

10 2- Denetim Ekibinin Oluşturulması (3) İstatistik ve grafik konusunda deneyimli iç denetçilerin ekip içinde bulunması çok önemli. Performans denetimi diğer denetimlere nazaran çok daha fazla araştırma ve analizlere dayalı yürütüldüğünden, denetim süresine dikkat edilmeli. (İlk uygulamalar «Büyük Ölçekli» olarak planlanmalı Denetim ekiplerinin gözetim görevlisi dahil en az 3 kişilik guruplardan oluşturulması, yine ilk uygulamalarda küçük denetim birimlerinde başkanın, büyük birimlerde başkan yardımcılarının gözetim görevlisi olarak görev alması, denetimin yürütülmesine büyük katkılar sağlayabilir. 10

11 3- Denetimin Yürütülmesi (1) Ön Çalışma Denetim Görev Süre Planının Oluşturulması Performans Yönetim Sistemi Olgunluk Analizi Bu analiz ile; Mevcut durum itibariyle denetim alanının belirlenen kapsam ve yöntem ile denetlime tabi tutulmasının mümkün olup olmayacağını ortaya koyuyoruz. Denetim alanı seçiminde yapılan ön çalışmalar bu sürecin olumsuz sonuçlanması riskini büyük ölçüde ortadan kaldırıyor. Mantıksal Çerçevenin Anlaşılması Mantıksal çerçevenin oluşturulması Denetim Ekibinin denetim alanı üzerindeki mevcut çalışmalarının icmal edilmesini ve denetin alanının ekip tarafından çok iyi bir şekilde keşfedilmesi ve anlaşılmasına olanak sağlıyor. Denetim alanı çok iyi bir şekilde anlaşıldığında yön ve yöntemlerin belirlenmesi kolaylaşıyor. 11

12 3- Denetimin Yürütülmesi (2) Denetim Unsurlarının ve Yöntemlerinin Belirlenmesi (Yöntemler belirlenirken gerekli verilerin sağlanmasının mümkün olup olmadığına dikkat edilmeli) Açılış Toplantısı (Denetimde kıyaslama yöntemi uygulanacak ise «Kıyaslama Gurubu» nun belirlenmesinde denetlenen birim ile mutlaka mutabakat sağlanmalı) Denetim Matrisinin Oluşturulması Mantıksal çerçevenin oluşturulmuş olması Denetim matrisinin oluşturulmasını çok kolaylaştırıyor. Rehber taslağında gösterilen RKM nin İçDen Sistemine giriş için düzenlenmesi gerekiyor. 12

13 3- Denetimin Yürütülmesi (3) Örnek: 13

14 3- Denetimin Yürütülmesi (4) Saha Çalışması Verinin toplanması Başka kişi ve kurumlar tarafından toplanmış veriler, iç denetçi tarafından ilk elden toplanan veriler; Yerinde Gözlem, Derinlemesine Mülakat, Anket, Odak Grup Toplantıları, Uzman / Bilirkişi Görüşü Kıyaslama Yöntemi için diğer kurumlardan toplanması gereken verilerin elde edilmesinde büyük sıkıntı yaşanıyor. Veri Analizi (Uzman görüşünden de faydalanılmalı) Analiz Sonuçlarının Değerlendirilmesi ve Denetim Bulgularının Oluşturulması Denetim Bulgularının Gözden Geçirilmesi ve Onaylanması 14

15 3- Denetimin Yürütülmesi (5) Raporlama Bulguların Resmi Olarak Paylaşılması Kapanış Toplantısı Yapılması (Üst Yönetimden de katılımın sağlanması çok önemli) Denetim Raporunda Yer Alacak Bulgulara Karar Verilmesi Denetim Raporunun Hazırlanması İzleme 15

16 4- Denetlenen Birimin Tutum ve Davranışları (1) Denetlenen birim personeli performans denetimini duyunca, kişisel olarak çalışmalarının değerlendirileceğini zannetmesi; denetime karşı soğuk bir bakış acısı sergilemesine yol açıyor. Bu durum; verilerin denetim ekibine verilmesinde zaman kaybı, dolayısıyla da ilişkilerin gerilmesi riskini ortaya çıkarıyor. Bu sebeple, denetimin amacı, yöntem ve sonuçlarının nasıl olacağını anlatmak ve kişisel yargıları bertaraf edebilmek çok önemli. Bunun için açılış toplantısının başında, uygulanacak performans denetim metodolojisini anlatan ve süreci tanıtan etkili bir sunum yapmak da çok olumlu etki yaratmaktadır. 16

17 4- Denetlenen Birimin Tutum ve Davranışları (2) Denetim yöntemleri içinde kıyaslama yöntemi uygulanacak ise; Kıyaslama gurubunda yer alan diğer birimlere ait ikincil veriler(birim faaliyet raporları, istatistiki bilgi içeren diğer raporlar, personel yapıları, gibi) denetlenen birim aracılığı ile temin edilmesi daha kolay oluyor. Denetlenen birimin bakış acısını değiştirmek ve elde edilen verilerin doğruluğu ve kabulü için analiz sürecinde çalışma toplantıları yapmak çok faydalı oluyor. 17

18 4- Denetlenen Birimin Tutum ve Davranışları (3) Kütüphane işlemleri üzerinde yapılan denetim sonucunda, Denetim ekibi «Kütüphaneci Dostu» olarak her türlü etkinliklerden davet almaya bizlerde bu etkinliklere katılmaya çaba gösterdik. İzleme sürecinde, denetlenen birim karşılaştığı zorluklar hakkında bizleri devamlı bilgilendirdi. Birimimiz de önerilerin gerçekleşme tarihleri hakkında üst yönetimi bilgilendirme ve hatırlatma yaparak, Birimin önerilerini gerçekleştirme faaliyetlerine destek olduk.. 18

19 5-Denetim Sonuçları ve Denetimin Kuruma Sağladığı Katkılar (1) Risk kontrol matrisimizi hazırlarken kıyaslama ve performansın ölçümü ve raporlanması ve zamanlılık(1) analiz yöntemleri ile 16 adedi Etkililik, 8 adedi Uyumluluk, 5 adedi Ekonomiklik, 5 adedi de Verimlilik unsuru üzerine olmak üzere toplam 34 adet test planladık. İş programımızı hazırlama sürecinde bazı testleri birleştirerek yapılacak test sayısını 27 ye düşürdük. 19

20 5-Denetim Sonuçları ve Denetimin Kuruma Sağladığı Katkılar (2) Saha çalışması sürecinde iş programımızda öngörülen 27 adet testin tamamını gerçekleştirdik. Bu testler ile genel olarak; -Kaynaklar en uygun şekilde kullanılmakta mıdır/ kullanılmış mıdır, alınan malların kalitesi nasıldır? -Kullanılan girdiler ile azami miktarda kaliteli çıktı elde edilmiş midir? - Planlanan sonuçlar ile ulaşılan sonuçların durumu nasıldır? - Planlanan faaliyetler idarenin stratejik amaç ve hedeflerine uyumlu mudur? - Elde edilen sonuçların sürdürülebilmesi ve yaygınlaştırılabilmesi mümkün müdür? -Süreç ve faaliyetlerin ilgili mevzuat, prosedürler veya genel kabul görmüş ilkelere uygunluğu nasıldır? Sorularına cevap bulmaya çalıştık. 20

21 5-Denetim Sonuçları ve Denetimin Kuruma Sağladığı Katkılar (3) Denetim sonucunda 4 adet iyi uygulama örneği ve 4 adet gelişim alanı tespit ettik. Gelişim alanları ile ilgili 7 adet öneri geliştirdik Rapor edilen iyi uygulamalar; Sesli kitap sayısının yeterliliği Kullanıcı eğitimlerinin sıklığı ve niteliği 7/24 Uygulaması Tablet Uygulaması Denetim sonucunda rapor edilen gelişim alanları; Kütüphanenin e-kaynak sayısının yetersiz olması, Kütüphane Otomasyon Sisteminin Kullanıcı Beklentilerini Karşılamaması, Kütüphane personel sayısının yetersiz olması, Kütüphanenin mekânsal ve fiziksel kapasitesinin yeterli olmaması. 21

22 5-Denetim Sonuçları ve Denetimin Kuruma Sağladığı Katkılar (4) Öneri No Öneri Öncelik D1 Kütüphane kaynak envanterinde e-kaynak ve e-veri tabanı çeşitliliğinin artırılmasına yönelik gerekli aksiyonların alınması önerilmektedir. Yüksek D2 D3 D4 D5 D6 D7 YÖK Hizmet Standartları ve kullanıcı beklentilerini karşılayan yeni bir kütüphane otomasyon sisteminin alınması önerilmektedir. Kullanıcılara sunulan hizmet kalitesinin artırılması için 5 nitelikli kütüphanecinin istihdam edilmesi önerilmektedir. Kütüphane çalışma salonlarının daha ergonomik mobilyalarla yeniden düzenlenmesi önerilmektedir. Çalışma salonlarında yer alan prizlerin masa sayısıyla orantılı olarak artırılması önerilmektedir. Kütüphanenin ana giriş kapısına engellilere yönelik rampa yapılması önerilmektedir. Kütüphanenin 7/24 uygulamasında kullanıcıların yiyecek içecek ihtiyaçlarını karşılayabilecekleri bir kantin veya büfenin açılması önerilmektedir. Orta Orta Yüksek Yüksek Yüksek Yüksek 22

23 SORU VE CEVAPLAR DİNLEDİĞİNİZ İÇİN TEŞEKKÜR EDERİZ e- posta: Tel No :