EK 1 HASSAS GÖREV TESPİT FORMU HARCAMA BİRİMİ: ANKARA ÜNİVERSİTESİ GÜZEL SANATLAR FAKÜLTESİ ALT BİRİM:*MALİ İŞLER Sıra No 1 2 3 4 5 Hizmetin/Görevin Adı Riskler Risk Düzeyi** Kontroller/ Tedbirler hazırlayıp, Üniversitemiz Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına iletmek ve takip etmek Harcamalarla ilgili dosyaları tutmak sağlamak, bu konuda gerekli önlemleri almak gereksiz ve hatalı ödeme yapılmamasına özen göstermek banka ile bağlantı kurarak gerekli disket, Yanlışlıkla başkalarına verilme işi Yasa gereği işlemlerle ilgili dosya oluşturup bu dosyayı belli süre saklama zorunluluğu Sayıştay kontrolünde bu dosyaları ibraz etme zorunluluğu Zamanında yapılmayan ödemeden dolayı tedarikçilerden bir daha hizmet ve mal alamama riski oluşur. Kurumun itibarının sarsılmasına neden olur. Hatalı ödeme sonucu hak kayıpları ve riskler oluşur. Zamanında yapılmalı ve ciddi bir takip Orta Dikkatli olmak Evrak teslimini mutlaka yazılı olarak yapmak Her ödeme ve işlem ile ilgili ödemeye giden evrakların aynısının bir dosya halinde ilgili birimde oluşturulduğunun kontrolü yapılmalı Zamanında ödemelerin yapılması sağlanmalı İyi bir kontrol gerekmeli Bu işlemlerin zamanında yapılması Görevi Yürütecek Personelde Aranacak Kriterler Görevi ile ilgili mevzuata sahip bilgili birisi Dikkatli, dürüst ve sorumluluk sahibi Günlük mevzuatları ve değişiklikleri dikkatlice takip edebilecek, eğitim ve bilgiye sahip Görevi ile ilgili mevzuata sahip, eğitimli ve bilgili birisi Dikkatli, dürüst ve sorumluluk sahibi Günlük mevzuatları ve değişiklikleri dikkatlice takip edebilecek, eğitim ve bilgiye sahip Personelin görev ve sorumluluklarının bilincinde olması Görevi ile ilgili mevzuata sahip, eğitimli ve bilgili birisi Personelin görev ve sorumluluklarının bilincinde olması
6 belge ya da bilgiyi ulaştırmak yedeklenmesini, bilgilerin uygun ortamlarda saklanmasını sağlamak 7 Fakültenin bütçesini hazırlamak Yedeklenmeyen bilgilerin yok olma riski Birimin ihtiyaçlarının karşılanamaması sağlanmalı Zamanında yedekleme ve güncellemeler yapılmalı Dikkat ve iyi kontrol Dikkatli, dürüst ve sorumluluk sahibi Bütçeyi hazırlayan kişilerin bilinçli olması ve gelecek yıllarda oluşacak harcamayı öngörebilmesi HAZIRLAYAN Fakülte Sekreteri * Şube Müdürlüğü ** Risk düzeyi görevin ve belirlenen risklerin durumuna göre, Orta veya Düşük olarak belirlenecektir.
EK 2 HARCAMA BİRİMİ: MALİ İŞLER Sıra No 1 Hassas Görevler hazırlayıp, Üniversitemiz Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına iletmek ve takip etmek HASSAS GÖREV ENVANTERİ Görevin Yürütüldüğü Birim* 2 Harcamalarla ilgili dosyaları tutmak 3 4 5 6 sağlamak, bu konuda gerekli önlemleri almak gereksiz ve hatalı ödeme yapılmamasına özen göstermek banka ile bağlantı kurarak gerekli disket, belge ya da bilgiyi ulaştırmak yedeklenmesini, bilgilerin uygun ortamlarda saklanmasını sağlamak 7 Fakültenin bütçesini hazırlamak Sorumlu Birim Amiri** Görevin Yerine Getirilmemesinin Sonuçları Hizmette ve ödemelerde gecikme oluşması Denetimlerde denetlemenin yapılamaması Kurumun itibarının sarsılması Kamu zararı Kurumun itibarının sarsılması Ödemelerde aksaklık oluşması Bilgilerin yok olması Bütçe eksik hazırlanması halinde gelen bütçeden birime ayrılan kaynak yetersiz kalması *Bu bölüme, Şube Müdürlüğü yazılacaktır. ** Bu bölüme Şube Müdürü yazılacaktır.
EK 3 İlk Yayın Tarihi : 02/10/2017 HASSAS GÖREV LİSTESİ Güncelleme Tarihi : - İçerik Revizyon No : Birimi: ANKARA ÜNİVERSİTESİ GÜZEL SANATLAR FAKÜLTESİ Alt Birimi: MALİ İŞLER Hassas Görevler hazırlayıp, Üniversitemiz Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına iletmek ve takip etmek Hassas Görevi Olan Personel Ad- Soyad Risk Düzeyi** Harcamalarla ilgili dosyaları tutmak sağlamak, bu konuda gerekli önlemleri almak gereksiz ve hatalı ödeme yapılmamasına özen göstermek banka ile bağlantı kurarak gerekli disket, belge ya da bilgiyi ulaştırmak yedeklenmesini, bilgilerin uygun ortamlarda saklanmasını sağlamak Görevin Yerine Getirilmeme Sonucu Ödemelerin yapılamaması Denetlenememe ve hesap verememe durumu oluşması Sayfa No : Prosedürü ( Alınması Gereken Önlemler veya Kontroller) Görevli personelin görev bilinci, sorumluluklar v.s. konularında sık sık hizmet içi eğitimine tabi tutulması Görevli personelin görev bilinci, sorumluluklar v.s. konularında sık sık hizmet içi eğitimine tabi tutulması Hak kaybı oluşması Sıkı kontrol ve takip gerekir Fakültenin bütçesini hazırlamak Hak kaybı ve yanlış ödeme ve zaman kaybı oluşabilmesi Ödemelerin zamanında yapılamama riski oluşması Yedeklenmeyen bilgilerin yok olma riski Bütçe eksik hazırlanması halinde gelen bütçeden birime ayrılan kaynak yetersiz kalması Sıkı kontrol, dikkat ve takip gerekir Sıkı kontrol, dikkat ve takip gerekir Hergün ve yapılan her iş sonucu yedekleme ve güncellemeler yapılmalı Dikkat ve iyi kontrol edilmeli
HAZIRLAYAN Fakülte Sekreteri ** Risk düzeyi görevin ve belirlenen risklerin durumuna göre, Orta veya Düşük olarak belirlenecektir.