e-fatura ayarlar ve kullanımı Doküman Kodu : REB-01 Açıklama : E-Fatura İşlemleri Kapsam : E-Fatura Ayarları ve Kullanımı Revizyon No : 1 Yayın Tarihi : Temmuz 2013 BAŞLARKEN Bu yazıda, Vio ticari programlarını kullanarak e-fatura düzenleme, imzalama ve gönderim işlemleri çeşitli ekran görüntüleriyle birlikte incelenmiştir. ÖN TANIMLAMALAR Vio'da kurulan elektronik fatura düzeneği, elektronik faturayı oluşturma, paketleme ve internet üzerinden portala yükleme aşamalarının tümünü içerir. İnternet üzerinden yürütülen işlemlerde Google Chrome tarayıcısının ilgili bilgisayarda kurulu olduğu varsayılmıştır. ıştır. Eğer daha önce yüklenmemiş ise Chrome tarayıcısı indirilmeli ve kurulmalıdır. Chrome tarayıcısını indirmek için URL: https://www.google.com/intl/tr/chrome/browser/ ANTİVİRÜS PROGRAMLARLA A İLGİLİ ÖNEMLİ NOT Vio program kuruluşu sırasında elektronik fatura işlemlerine ait bir çok ek program parçası ve dosya yüklenir. Bu dosyalar bilgisayara kurulurken o sırada devrede olan antivirüs uygulaması ilgili programın internet üzerinden veri aktarımı yapabileceğini görerek yüklenmesini engellemek isteyecektir. Antivirus uygulaması bu yükleme işlemi sırasında devre dışı bırakılmalı, yükleme tamamlandıktan sonra da program dosyalarının bulunduğu klasör, antivirus tarafından dikkate alınmaması gereken klasörler arasına eklenmelidir. 1
MODÜLÜ DEVREYE ALMA VE ANAHTAR GİRİŞİ Genel/Parametreler/Ticari Genel Parametreler adımında seçeneği işaretlenir. Bu işaretleme sonrasında elektronik fatura işlemleri modülü devreye girer ve menü tazelemesi yapılır. Dosya/Program/Anahtarın girilmesi menü adımından, elektronik fatura işlemleri modülüne ait (MELFAT) anahtar kodları girilerek modül aktif hale getirilir. PROGRAMDA YAPILMASI GEREKEN DİĞER ÖN AYARLAR E-FATURA PARAMETRELERİ AYARLARI E-Fatura düzeneğinin kullanımı için gerekli başvurular tamamlanmış ve onay alınmış ise firma yetkilisine portala erişim için gereken kullanıcı adı ve şifre bilgileri verilir. Ayrıca firma yetkilisine ait ve elektronik imza amacıyla kullanılan bir akıllı kart cihazı da bulunacaktır. Bu cihazın içerisinde gelen sertifika dosyası da elektronik fatura düzenleme sırasında gerekli olacaktır. Elektronik fatura parametreleri ekranına SATIŞ/Parametreler/e-Fatura Parametreleri adımından girilir. Ana Bölüm: Vio'da oluşturulan elektronik fatura dosyalarının kaydedileceği disk bölümüdür. Portala yüklenmek üzere hazır duruma getirilen elektronik faturalar bu klasöre kaydedilecektir. Sertifika Dosyası: Elektronik imza için gereken sertifika dosyasının yolunu ve adını belirtir. Bu dosya, akıllı kart cihazı ile birlikte gelmektedir ve cihazdan bir kopyasını çıkarıp bilgisayarda istenilen bir klasöre kopyalayabilmek için cihazla beraber sunulan programdan yararlanılır. Portal Kullanıcı Adı: Elektronik fatura portalına giriş için gerekli olan kullanıcı adı buraya yazılır. Portal Şifre: Portala giriş sırasında yazılması gereken şifredir. STOKLARLA İLGİLİ DÜZENLEMELER UBL-TR standartlarına göre düzenlenen elektronik faturalarda kullanılacak olan birimlerin de uluslar arası kodlarla ifade edilmesi bir zorunluluktur. Bu amaçla örneğin KG birimi yerine KGM kullanılması gerekecektir. Stok birimlerinin uluslar arası karşılıkları bu standarda uygun olarak düzenlenmelidir. 2
STOK ÖZEL BİRİM TANIMLAMALARI STOK/Parametreler/Stok Özel Birimler adımına girilir ve standart kodların uluslar arası karşılığı olan 3 karakterli kodlar aşağıdaki gibi yazılır. CARİ HESAPLAR Programda tanımlanabilen cari hesaplar, elektronik fatura kullanan ve kullanmayan olmak üzere iki gruba ayrılmıştır. Elektronik fatura kullanan cari hesaplar ise kendi aralarında Temel Fatura ve Ticari Fatura şeklinde iki gruba ayrılır. Temel Fatura: En yaygın olan elektronik fatura senaryo tipidir. Portal üzerinden fatura düzenleyip gönderebilen tüm işletmeler bu grupta yer alır. Bu senaryoda e-fatura işlemleri; faturayı oluşturma, imzalama ve portala yükleme sırasında sertifika kontrolü aşamalarından oluşur. Sertifika kontrolünden geçen ve portal kullanılarak gönderimi tamamlanan fatura artık geçerli bir faturadır ve alıcının ek onayına ihtiyaç yoktur. Ticari Fatura: Bilgi işlem altyapısı bu sistemi kullanmak üzere organize edilmiş, gerek günlük düzenlediği fatura sayısı bakımından gerek ciro bakımından belli bir sınırın üzerindeki büyük ölçekli firmaların kullanabileceği e- fatura senaryo tipidir. Bu tür firmalara gönderilecek faturalarda alıcının ilgili faturaya onay vermesi, faturanın tamamı veya bir kısmı için kabul veya reddi bilgisinin geri dönüşünün beklenmesi gerekmektedir. CARİ HESAP TANIMLAMALARI Cari hesap tanımlamalarında elektronik fatura kullanan bir cari hesap için Ünvanı, Adresi, İli, Vergi Dairesi ve Vergi Numarası sahalarının eksiksiz doldurulması gerekir. Bu bilgiler kullanılarak ilgili cari hesabın e-fatura kullanıcısı olup olmadığı program içinden sorgulanabilmektedir. Elektronik fatura kullanım durumunu belirtmek için cari hesap tanımında "Ticari" bölümü kullanılır. 3
Programda yalnızca "Ticari" sekmesinde seçeneği işaretlenen cari hesaplara elektronik fatura düzenlenebilir. Cari hesabın e-fatura sistemini kullanış şekli için Senaryo tipi ayrıca belirtilmelidir. Bir cari hesabın e-fatura sistemine kayıtlı olup olmadığı butonuna basılarak sorgulanabilir. Fakat e-fatura sistemindeki kayıtların henüz güncellenmemiş olması ya da cari hesap tanımı yapılırken girilen bilgilerin e-fatura sistemindeki kayıtlarla örtüşmemesi gibi durumlar için ilgili firmanın aranması ve e-fatura konusundaki durumu için teyit alınması önerilir. FATURAYI DÜZENLEME VE İMZALAMA Cari Hesap olarak elektronik fatura kullanan bir cari hesap seçildiğinde program bu cari hesaba düzenlenecek faturanın da bir elektronik fatura olması zorunluluğunu bilir ve buna göre faturanın serisinde değişikliğe giderek normal fatura serisi yerine EF kodlu elektronik fatura serisini ekrana getirir. Faturanın serisinin yanında ayrıca belirteci de görülür. Faturanın diğer ayrıntıları da girilip kayıt tamamlanır. 4
Seçilen stokun biriminin uluslar arası kod karşılığının yazılmış olmasına dikkat edilmelidir. Kaydedilen fatura, listede böyle görünür. Diğer normal faturalarda e-fat belirteci yoktur. Ayrıca bu fatura henüz imzasız bir fatura durumundadır. Bu fatura aynı zamanda e-fatura listesinde de görüntülenecektir. İMZALAMA İmzalama işlemi, fatura bilgilerinin üzerine şirkete ait elektronik imza ve dijital sertifika bilgilerinin özel bir metodla eklenmesi sonucunda portala gönderilebilir bir dosya oluşturmayı hedefler. Faturanın imzalanması için ilgili satır seçilip (İmzala) butonuna basılır. 5
Oluşturulan imzalı e-faturaya ait dosya, harf ve rakamlardan türetilerek elde edilmektedir. Hangi dosyanın hangi faturaya ait olduğu bilgisi UUID denilen bu kodla takip edilebilir. Program, belirtilen dizinde aşağıdaki gibi bir dosya üretir. Bu XML dosya, faturaya ait başlık ve detay bilgilerin yanı sıra şirkete ait elektronik imza ve sertifika bilgilerini de içermektedir. İmzalanan fatura e-fatura listesinde aşağıdaki gibi görülür. Satış fatura listesine bakıldığında, imzalı olan faturaların e-fat belirteci kırmızı renkte görünür. Bu tür faturaların silinmesine, değiştirilmesine izin verilmez. NOT: Eğer bir fatura yanlışlıkla imzalanır ya da imzalanan dosyada değişiklik yapılması ihtiyacı doğarsa, önce imza geri alınır ve ardından gereken düzenleme bitirilip yeniden imzalanır. İmzalama ve gönderimi tamamlanan e-faturalar ise her türlü işleme kapalı durumda olacaktır. Gönderimi yapılmış olan bir faturada imzayı geri alma, değişiklik, silme, unutulan bir bilgiyi ilave etme vb. türden hiçbir eylem yapılamaz. 6
FATURANIN PORTAL KULLANARAK GÖNDERİMİ İmzalanan faturalar portal üzerinden gönderime hazır durumdadır. Bu türden bir fatura satırı işaretlenir ve Belgeyi Gönder butonuna basılır. Seçilen fatura ya da faturaların internet üzerinden portala gönderimi süreci başlar. Google Chrome tarayıcısında yeni bir sayfa açılır. Otomatik olarak kullanıcı adı ve şifre Vio tarafından doldurulup giriş yapılacaktır. 7
Fatura yükleme işlemleri için gerekli menü adımı ve Dosya Seç butonu Vio tarafından otomatik olarak tıklanır. Gerekli dosyayı otomatik olarak seçer ve sisteme yükler. Yüklenen dosya portal tarafından sertifika kontrolüne tabi tutulacaktır. Sertifika onayından geçen faturalar sistem tarafından kabul edilir ve gönderim tamamlanır. Diskte e-fatura için ayrılan bölümde yer alan faturalardan gönderimi tamamlananlar, GÖNDERİLEN adlı bir alt klasörde saklı tutulur. NOT: E-fatura portalı ile ilgili ekranlar ve portalda yapılabilecek işlemler, zaman içinde değişim gösterebilir. Bu durumda ilgili ekran görüntülerinin de değişebileceği unutulmamalıdır. Eğer arayüzde bir değişiklik oluşur ise otomatize yürütülen işlemler yapılamaz duruma gelebilir. Böyle bir sorunla karşılaşılır ise Vio ticari programının daha yeni bir sürümüne geçilmesi tavsiye olunur. 8
GÖNDERİMDEN VAZGEÇME VE İMZA İPTALİ Bir fatura yanlışlıkla imzalanmış ya da imza sonrasında ilgili faturada değişiklik yapılması durumu söz konusu ise imzalı olan fatura aşağıdaki gibi iptal edilebilir. Seçilen satırlardaki faturalara ait imza bilgisi kaldırılır ve bu faturalara ait olup daha önce diske kaydedilmiş dosyalar da silinir. FATURA LİSTESİNDE FİLTRELEME YAPMA İlgili ekrandaki fatura listesinde aşağıda gösterilen sahalar için seçim aralıkları verilebilir. Hiçbir kısıtlama verilmez ise tüm faturalar görünecektir. SKOR YAZILIM VE BİLİŞİM SİSTEMLERİ - (TEMMUZ 2013) 9