ERZİNCAN ÜNİVERSİTESİ ADALET MESLEK YÜKSEKOKULU KAMU HİZMET STANDARTLARI TABLOSU (YAZI VE PERSONEL İŞLERİ) SIRA NO HİZMETİN ADI İŞ AKIŞI BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ 1 İzin İşlemleri İzin isteğinde bulunan bulunan personelin izin durumu kontrol edilir.(personeli hak edilmiş izni olup olmadığı kontrol edilir.) -------------------------------------------- 1-İzin Formu 1 Saat İzin hakkı yok ise; personele bilgi verilir. -------------------------------------------- İzin hakkı var ise; izin formu usulüne uygun olarak düzenlenir. (657 sayılı yasa ve 2547 sayılı yasa) ve çıktısı alınarak ilgili personele imzalatılır.(personel Dairesi Başkanlığının sayfasından alınan güncel form) ------------------------------------------- İzin isteyen personel; 1-Akademik personel ise form Bölüm Başkanı ve yüksekokul Müdürü tarafından imzalanır. 2-İdari personel ise form Yüksekokul Sekreteri ve Yüksekokul Müdürü tarafından imzalanır. -------------------------------------------- İzin formunu yazı işleri personeli gelen evrak (formun üst kısmındaki sayı formun verildiği günkü tarih) ve giden evrak (formun alt kısmındaki sayı göreve başladığı günkü tarih) defterine kayıt altına alınır. -------------------------------------------- İzin formları 2 nüsha şeklinde düzenlenir.1 nüshası personelin dosyasına takılır.diğer nüsha herayın sonunda personel işleri tarafından üst yazı ile Personel Dairesi Başkanlığına gönderilir.
2 Personel göreve başlama Yüksekokulumuzda bir personelin naklen,açıktan atama nedenleriyle göreve başlar.(gerekli sınav ve mülakatlar tamamlanıp, yeterli şartlar sağlandıktan sonra) 1-Personelin göreve başlama dilekçesi 1 Gün Personel işleri memuru tarafından ilgili personele; -------------------------------------------- Personel kimlik bilgi formu doldurtulup fotoğraf yapıştırılır. Mal bildirim formu doldurtulup,kapalı zarfla teslim alınır. Aile yardım beyannamesini doldurtulur. Adres bilgi formu doldurtulur. SGK giriş işlemleri yapılır. HİTAP sistemine giriş yapılır. Nüfus cüzdanı fotokopisi alınır. Tüm formlar yeteri kadar çoğaltılıp,foroğraf ve göreve başlama yazısıyla birlikte Rektörlük Makamına gönderilir. (Personelin yabancı dil belgesi(varsa), bireysel emeklilik, sendika, aile yardım beyannameleri vs. birer nüshası mali işlere verilir.)
3 Personel görevden ayrılma Personel Dairesi Başkanlığından ilgili kişinin ilişik kesme yazısı gelir. Yazı ilgili kişiye tebellüğ edilir. İlgili kişinin personel nakil bildirimi hazırlanarak ilgili kişilere imzalatılır.(nakil bildirimi 4 nüsha düzenlenir.1 nüsha Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına,1 nüsha Personel Dairesi Başkanlığına,1 nüsha birimde dosyasında tutulur,1 nüsha iligili personele elden teslim edilir.) Personele ilişik kesme belgesi düzenlenir. 1-Görevden ayrılış yazısı 2-Personel hareketleri onayı 3-Personel nakil bildirimi 4-SGK çıkış bildirgesi 5-Personel kimliği 1 Gün SGK çıkış işlemleri yapılır. HİTAP sisteminden çıkış işlemleri yapılır. Personel kimliği geri alınır. Personelin görevden ayrılış yazısı yazılarak Yüksekokul Müdürüne imzalatılır. Birer nüshaları birimde personelin dosyasında kalmak üzere üst yazı ile Personel Dairesi Başkanlığına gönderilir. (İstifa ile ayrılan kişinin istifa dilekçesi alınır.istifa için kullanılan standart form doldurulur.aybaşından önce ayrılan personel için maaş mahsuplaşması yapılır.üzerindeki tüm zimmetler taşınır kayıt kontrol yetkilisi tarafından teslim alınır.) Kişi naklen atanmış ise maaş nakil evrakı hazırlanır.
4 Akademik personel görev süresi uzatma İlgili görev süresi bitiminden 3 ay önce dilekçe verir. 1-Talep dilekçesi (2 ay önceden verilmesi gerekir.) 3 Ay Evrak kontrolü yapılır. 2-E.Ü Akademik yükseltilme ve atama kriterleri 3-Aday etkinlik puan listesi Müdürlük makamına sunulur. 4-Adayın özgeçmişini,bili msel çalışma ve yayınlarını kapsayan liste Müdürlük görüşü olumlu olduğu takdirde yönetim kurulu kararı alınır. Yönetim kurulu kararı olumlu olduğu takdirde uzatma işlemleri yapılır.olumsuz olduğu takdirde uzatma işlemleri yapılmaz. Yönetim kurulu kararı üst yazı ile Rektörlük Makamına gönderilir. Rektör tarafından onaylandıktan sonra söz konusu evraklar iligili yerlere gönderilir.
5 Akademik Personel Yolluklu- Yevmiyeli Görevlendi rme Talepleri Görevlendirme isteyen akademik personel görevlendirme ile ilgili belgeieri bölüm başkanlığına dilekçe ile verir. Belgeler Yüksekokul Müdürlüğüne sunulur. Müdürlük başvuruyu Yüksekokul Yönetim Kurulunda görüşür.(2547 sayılı yükseköğretim kanunu-2914 sayılı yükseköğretim personel kanunu) Karar olumsuz ise görevlendirme yapılmaz. Karar olumlu ise müdürlük personel için yolluklu-yevmiyeli görev formu hazırlatır. Form Personel, Müdür tarafından imzalanır. İlgili imzalar tamamlandıktan sonra görevlendirme formu giden evrak defterine kayıt edilir. Görevlendirme formu Rektörlük Makamına gönderilir. ------------------------------------------- İlgili onaylar yapılır. Tüm imza ve onaylar tamamlandıktan sonra bir sureti akademik personele verilir. Mali işler bilgilendirilir. ------------------------------------------- 1-Talep formu 2-Bildiri listesi
6 Personel emeklilik işlemleri İlgili personel emekliliğe ayrılmak istediğine dair dilekçe ve gerekli evraklar ile Müdürlüğe başvurur. 1-Dilekçe 2-2 adet fotoğraf 1 Ay 3-Askerlik borçlanma fişi Dilekçe gelen evrak defterine kayıt edilir. 4-Şahıs emeklilik fişi 5-Nüfıus cüzdanı fotokopisi Evraklar kontrol edildikten sonra ilgili standart formlar doldurulur. 6-Emeklilik formu HİTAP sisteminden personelin hizmet döküm belgesi alınır. Hizmet döküm belgesi Yüksekokul Sekreterine imzalatılıp mühürletilir. Personel işleri memuru tarafından üst yazı hazırlanarak, Yüksekokul Müdürlüğüne imzaya sunulur. Üst yazı imzalandıktan sonra evrakların birer örneği dosyasına alınarak, Personel Dairesi Başkanlığına gönderilir.
7 Personelin Bakmakla Yükümlü oldukları Kişiler için Sosyal Güvenlik Girişi İlgili personel bakmakla yükümlü olduğu kişler için nüfus cüzdanı fotokopisini dilekçe ekinde yazı işleri personeline verir. Yazı İşleri personeli dilekçeyi gelen evrak defterine kaydeder. 1-Bakmakla yükümlü olduğu kişiler için dilekçe 2-Nüfus cüzdan fotokopisi 3-SGK hak sahipliği (5510 4/C) GSS tescil ve sağlık aktivasyon program sistemine veri girişi 1 Saat Dilekçe Müdürlük Makamına sunulur. Mali işlere sevki yapılır. Mali işler personeli tarafından GSS tescil ve sağlık aktivasyon program sistemine veri girişi yapılır ve maaş evraklarına eklenir.
8 Akademik Personel Alımı Belirlenen tarihlerdeki sınav ve mülakatlardan sonra ön değerlendirme sonuçları ve değerlendirme sonuçları formları düzenlenerek (usulüne uygun olarak) Personel Dairesi Başkanlığına gönderilir. 1-Başvuru dilekçesi 2-Lisans mezuniyet belgesi 3-Lisans traskript belgesi 15 Gün Sonuçlar ilan edilir. Akademik personel atama tekilfi için kullanılan form personel işleri memuru tarafından doldurulur,yüksekokul Müdürüne imzalatılır.personelin başvuru dilekçesi, lisans mezuniyet belgesi, lisans traskript belgesi, ALES belgesi,fotoğraflar Personel Dairesi Başkanlığına gönderilir. Form Rektörlük Makamına sunulur.(sınav kağıtları, sınav tutanakları ve değerlendirme sonuçları kapalı zarf içerisinde gönderilir.) Kişinin atama kararnamesi gelir. Personel işleri memuru tarafından işe giriş bildirgesi düzenlenir. Mal bildirim beyannamesi ilgili kişiye doldurtulur. Kamu görevlileri etik sözleşmesi okutulup, imzalatılır. Kişinin göreve başlama yazısı, üst yazı ile Personel Dairesi Başkanlığına gönderilir. 4-ALES belgesi 5-6 adet fotoğraf
9 MYO Temsilcisi Seçimi Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığından seçim takvimi Yüksekokul Müdürlüğüne yazı ile bildirilir. Yazı işleri memuru tarafından gelen evrak kayıt edilir. Yüksekokul Müdürlüğü Seçim kurulunu ve bölüm seçim kurulunu oluşturur. İlgililere tebligat yapılır. Öğrencilere seçim ile ilgili duyuru ve ilanlar yapılır. Seçim takvimi panolara ilan edilir. Seçmen listeleri ilan edilir. Aday başvuruları süresi içinde alınır. Başvuran adayların şartlarının uygunluğu Yüksekokul Seçim Kurulu tarafından incelenir ve aday listeleri ilan edilir.(yükseköğretim Kurumları Öğrenci Konseyleri ve Yükseköğretim Kurumları Öğrenci Konseyi Yönetmeliği) Bölümlerin sandık kurulları oluşturulur. İlgililere tebligat yapılır. Öğrencilerin oy kullanacağı sandık yerleri bölüm panolarına ilan edilir. Oy pusulaları ve oy kullanacak sandıklar hazırlanır. Sandık kurulunda yer alan kişilerle bilgilendirme toplantısı yapılır.uygulama birliği ve varsa değişiklikler konuşulur. Sandıklar, seçim tutanakları, oy pusulaları görevlilere teslim edilir. Seçim yönetmeliğe uygun şekilde yapalır, ilgili yerlere tebliğ ve ilan edilir. 1-Adayların başvuru dilekçesi 2 Hafta
10 Yurt içi ve Yurt dışı görevlendir me Personel davet mektubu ekinde dilekçesini Müdürlüğe hitaben verir. 1-Davet mektubu ve Kabul belgesi 2-Dilekçe 10 Gün Dilekçe gelen evrak defterine kayıt edilir. Müdürlük Makamına sunulur. 3-Görevlendirm e için kullanılacak standart form Görevlendirme talebi yolluklu ise Yönetim Kurulu Kararı alınır. Görevlendirme talebi yolluksuz ise; Süre dikkate alınır.(görevlendirme talebi 7 güne kadar ise Müdürlüğün onaylaması yeterlidir.7 günden fazla ise standart form doldurularak Rektörlük onayına sunulur.) Onaydan geldikten sonra ilgili personele bilgi verilir. Yönetim Kurulu Kararı mali işler personeline tebliğ edilir. Personel göreve başladığında göreve başlama dilekçesini yazı işlerine verir.yazı işleri dilekçeyi gelen evrak defterine kayıt eder. (Uzun sureli görevlendirilen personel faaliyet raporu gönderir.)
11 Gelen Evrak Kayıt İşlemleri Meslek Yüksekokulumuz Müdürlüğüne çeşitli kaynaklardan resmi yazı ve dilekçeler gelir. 1-Gelen evrak Kayıt Defteri (Birimimize ait) 15 Dakika Gelen evraka gelen evrak kaşesi basılır. Gelen evrak kayıt defterine evrakın nereden geldiği, sayısı, tarihi ve konusu açık ve doğru birşekilde yazılır. Kayıt altına alınan evrak imza klasörüne konulur. İlgili yerlere sevk işlemleri için Yüksekokul Müdürlüğüne imzaya sunulur.(yüksekokul Sekreterinin bilgisi dahilinde)
12 Gelen Evrak Havale ve İlgililere Dağıtım İşlemleri İlgili yerlere sevk işlemleri için Yüksekokul Müdürlüğüne imzaya sunulur.(yüksekokul Sekreterinin bilgisi dahilinde) 1-Zimmet Defteri 2-Tebellüğ edilmesi gereken yazılar için tebellüğ belgesi yazı işleri personeli tarafından düzenlenir. 15 Dakika Yüksekokul Müdürü yazıyı paraflayarak ilgili yerlere sevk eder. Evrak yeteri kadar çoğaltılarak ilgili yerlere zimmetle (zimmet defterine kayıt edilerek) imza karşılığında yazı işleri personeli tarafından teslim edilir.(yazının aslı yazı işleri personeli tarafından yazı işleri biriminde ilgili dosyada tutulur) -
13 Gelen Evraka Cevap Verilmesi Müdürlüğümüzden imzadan çıkan yazılar, yazıdan bir fotokopi alınarak gereği için Bölüm Sekreterine verilir. 1-İstenen belirli bir format var ise uygun formatta 30 dakika 2-İlgili Standart Form İmzadan çıkan yazılar gereğine göre kurum veya Kuruluşlara, Öğretim Elemanlarına vb ilgili yerlere zimmetle teslim edilir. -------------------------------------------- Cevap verilecek yazılar yazı işleri personeline verilir. Yazılar yazı işleri personeli tarafından 2 suret olarak hazırlanır.(kodlamalar,tarihler doğru şekilde, dosya planına ve yazım kurallarına uygun şekilde) Yüksekokul Müdürünün imzasına sunulur. İmzadan çıkan yazılar giden evrak defterine gideceği yer, tarihi, sayısı ve konusu doğru ve açık bir şekilde kayıt edilir. Giden evrakın bilgileri zimmet defterine de kayıt edilerek imza karşılığı teslim edilir.(ilgili kurum, kuruluş ya da kişilere) Giden evraktan 1 suret yazı işlerinde giden evrak dosyasında tutulur.
14 Yönetim Kurulu Kararları Kurulların belirlenen gün ve gündem ile toplanabilmesi için kurul üyelerinie tebligat yapılır.(giden evrak sayısı verilerek) Üyelere ait imza sirküsü yazı işleri tarafından hazırlanır. 1-İlgili Mevzuat Hükümleri (İlgili kanun veya kararnameler veya yönetmelikler veya Yönergeler) 1 Saat Kurul belirlenen maddeleri görüşür ve kararları alır. İlgili yazışmalar için her gündem maddesinin ayrı ayrı çıktısı alınır. Raportör alınan kararları not alır ve Kurul Kararı haline dönüşür. -------------------------------------------- Kurula ilişkin karar yazı işleri tarafından yazılır ve çıktısı alınır. Üyelere son hali ile imzalatılır. Yıl sonunda yönetim kurulu kararları defter şeklinde düzenlenir. Alınan kararlar İlgili makamlara üst yazı ile ve ilgili karar maddeleri eklenerek (Giden evrak sayısıda verilerek) yazı işleri tarafından gönderilir.
15 Miatlı Evraklar Bölücü Faaliyetlere yönelik Eylem Planı (Nisan-Ağustos-Aralık / Her ayın 1 ine kadar) Özürlü Personel Bildirimi (Mart-Haziran-Eylül-Aralık / Her ayın 15 ine kadar) 1-İlgili Form 2-İlgili Format (Belirli bir formatta isteniyorsa) Mevzuata uygun İlgili zamanlarda düzenlenip gönderilir. Ağaçlandırma seferberliği (Mart-Haziran-Eylül-Aralık / Her ayın 10 una kadar) Kadın ve Çocuklara Yönelik Şiddet Hareketleriyle Töre ve Namus Cinayetlerinin Önlenmesi (Mart-Haziran-Eylül-Aralık / Her ayın 10 una kadar) Kullanılan izi lerin bildirilmesi (Her Ocak ayının 10 una kadar) Görev Süreleri Uzatımı (Tarihler takip edilir. Süresi Dolmadan mevzuatta belirtilen sürede gönderilir.) Seferberlik ve Savaş Halinde İnsan Gücü Planlanması (Her yılın Ocak ve 10 Temmuzda personel@erzincan.edu.tr adresine mail olarakta gönderilir.) Teknik Personel Envanteri (Haziran ve Ocak aylarının 15 ine kadar) Mal Bildirimleri (Kişinin mal varlığındaki değişikliği izleyen ay içerisinde bildirmesi zorunludur.) Akademik Faaliyet Raporları (Her yılın Ocak ayının 25 inde bir önceki yıla ait akademik faaliyet sayısı ve öğretim elemanlarına göre öğrenci oranları)
16 Giden Evrak Kaydı Yüksekokul Müdürlüğünden imzadan çıkan yazılar giden evrak defterine gideceği yer, tarihi, sayısı ve konusu doğru ve açık bir şekilde kayıt edilir. 1-Giden Evrak Kayıt Defteri 5 Dakika Giden evrakın bilgileri zimmet defterine de kayıt edilerek imza karşılığı teslim edilir.(ilgili kurum, kuruluş ya da kişilere) Giden evraktan 1 suret yazı işlerinde giden evrak dosyasında tutulur.
17 Posta İşlemleri Yüksekokul Müdürü tarafından imzalanan ve yazı işleri tarafından sayı verilen evrak posta zarfına yerleştirilir. 1-Posta Zarfı 2-Posta Pulu 5 Dakika Zarf yapıştırılıp kapatıldıktan sonra sol üst köşesine Yüksekokulun kaşesi vurulur.kaşe yazısının altına evrakın sayısı yazılır. Zarfın sağ alt kısmına postanın gideceği yer yazılır. Zarfın sağ üst kısmına yeteri kadar pul yapıştırılır. Posta defterine kayıt edilir ve defterin arasına konur. İlgili personel tarafından defter ile postaneye götürülür.(öğrenci dosyası,diploma vb önemli evraklar iadeyi taahhütlü gönderilir)
18 Zimmet İşlemleri Meslek Yüksekokulumuz Müdürlüğüne ait 2 adet zimmet defteri bulundurulur. 1-Zimmet Defteri 10 Dakika Bir zimmet defteri birim içi yazışmalar için, diğer zimmet defteri ise birim dışı yazışmalar için kullanılır. Gidecek ya da ilgili yerlere teslim edilmesi gereken yazı yeteri kadar çoğaltılarak (aslı birimde, dosyasında kalmak şartıyla) zimmet defterine sayısı,tarihi, gitmesi gereken yer ya da kişi kayıt edilir. Zimmet defterinden evrakı teslim alan kişi ya da görevli ismini,soyismini,teslim aldığı tarihi yazarak ve imzasını atarak evrakı teslim alır.
19 Müdürlük ve Sekreterlikt en Verilen İşlerin Takibi ve Hazırlanma sı Meslek Yüksekokulumuz Müdürlüğüne Gelen yazılar kayıt edilir. Müdürlüğe imzaya sunulur. Belirlenen sürelerde Gerekli yerlere havale edilen yazılar gerekli yerlere yada kişiler tebliği edilir ya da zimmetle verilir. Cevap yazılması gereken yazılar dosyasına kaldırılmaz.kolay görülecek bir yere konulur. Cevap yazıldıktan sonra dosyasına takılır. Acil - günlü yazılara bekletilmeden yazılara cevap yazılır. Gelen yazılarda mail adresi belirtilmiş ise cevap mail olarakta gönderilir.(meslek Yüksekokulumuzun Resmi mail adresinden)
20 Terfi İşlemleri Personel Dairesi Başkanlığı tarafından terfisi yapılacak personellerin çizelgesi gelir. 1-Rektörlükten Gelen Terfi Çizelgesi 15 Dakika Gelen evrak kayıt edilir. Müdürlüğe imzaya sunulur. Müdürlük personel işleri ve mali işlere havalesini yaparak yazıyı paraflar. Personel işleri memuru tarafından terfi bilgileri HİTAP sistemine girişi yapılır. Mali İşlere gelen terfi yazısının bir nüshası verilir. Yazı personelin dosyasına takılır.
21 Arşiv Dosyası Hazırlama Her yıl ocak ayı içerisinde önceki yıla ait arşive kaldırılacak evraklar aşağıdaki gibi sınıflandırılır. -------------------------------------------- 1-Evrakların arşivleneceği dosya (gereği kadar) 1 Gün İşlemi tamamlananlar. İşlemi devam edenler. İşlemi tamamlanmış olsa bile elde bulundurulması gerekenler. İşlemi tamamlananlar dosyasıyla beraber arşive gönderilir. İşlemi devam edenler ile elde bulundurulması gerekenler büroda muhafaza edilir. Yeni yıla ait evraklar için klasörler oluşturulur.