Marty Parker, Müdür, UniComm Consulting, LLC Don Van Doren, Müdür, UniComm Consulting, LLC

Birleşik İletişim ile Maliyet ve Kaynaklarda Tasarruf Sağlama Birleşik İletişimin Zorlu Ekonomik Ortamda Proaktif Yanıtlar Sağlama Yöntemi ve Microsoft un UC Çözümlerinin Bu Yanıtları İşletmenizin Kullanımına Sunması Marty Parker, Müdür, UniComm Consulting, LLC Don Van Doren, Müdür, UniComm Consulting, LLC Ağustos 2009 da Yenilendi

ii Birleşik iletişim ile Maliyet ve Kaynaklarda Tasarruf Sağlama Özet Kuruluşlar her zaman maliyetleri düşürmeye ve kaynak kullanımını en üst düzeye çıkarmaya çalışır. Bugünün zorlu ekonomik koşullarında buna olan gereksinim her zamankinden daha fazladır. Bu makalede, Microsoft Unified Communications'ın işletmenize ve BT işlemlerinize uygulanmasıyla her 1000 çalışan için yılda 5 milyon ABD Dolarını aşan bir potansiyel tasarrufun söz konusu olduğu vurgulanmaktadır. Birleşik İletişim (UC), iletişim yöntemleri ve çözümlerine hem anlık hem de sürdürülebilir maliyet ve kaynak tasarruflarını başarmaya yönelik önemli yeni yöntemler getiren yeni bir yaklaşımdır. Geçmişte, iletişime dayalı iş etkinlikleri büyük ölçüde insanlar tarafından gerçekleştirilen, gecikme ve geçiştirme eğilimi yüksek etkinliklerdi. Şimdi UC ile, bu iletişim adımları maliyetleri düşürürken bir yandan da sonuçları geliştirmek için düzenlenebilir ve yazılım destekli olarak gerçekleştirilebilir. Bu makalede, tasarruf fırsatları ve önlemlerinin avantajları üç genel kategoride tanımlanmaktadır: Peşin ödenen giderleri düşürme: Bunlar telekom, cep telefonu faturaları ve barındırılan sesli ve görüntülü konferans gibi iletişim hizmetlerini, ayrıca seyahat veya ofis tesisatları gibi ilişkili harcamaları içerir. Yıllık tasarruf potansiyeli 1000 çalışan için 2,6 milyon ABD Dolarından başlar ve 8 milyon ABD Dolarının üstüne çıkar. İletişim altyapısını birleştirme: Çok sayıda farklı ve dağınık eski ürünün yerine yeni UC çözümlerinin tümleşik işlevlerini koyarak işletme maliyetlerini düşürmeye yöneliktir. Yıllık tasarruf potansiyeli 1000 çalışan için 0,9 milyon ABD Doları civarındadır. İnsan sermayesinden yararlanma: Bireysel üretkenliği destekleme; çalışma grupları ve işbirliği; kurumsal yönetim ve güvenli iletişim aracılığıyla öngörülemeyen risklerin yönetimi yoluyla gerçekleştirilir. Hepsi bir araya geldiğinde, yıllık tasarruf potansiyeli 1000 çalışan için 2 milyon ABD Dolarından fazladır. Bu makalede önerilen tasarruf önlemlerinin geri dönüşü 6 ile 9 ay arasındadır; yüksek tasarrufa yönelik örnekler uygulandığında çoğunlukla bu süre daha da kısalır ve aynı yıllık bütçe içinde sonuç alınabilir. Başarı öyküsü başvurularında tasarruf hesaplama yönergeleri sağlanmakta ve desteklenmektedir. UC tasarruf fırsatlarının her biri genel çizgileriyle tanımlanmakta ve bunu Microsoft UC Çözüm paketinin kullanıldığı önlem önerileri ve bazı örneklerde güvenlik yönetimine yönelik tamamlayıcı çözümler izlemektedir: E-posta, sesli posta, takvim ve kişiler için Microsoft Exchange Server 2007 veya Exchange Server 2010 IP üzerinden ses, konferans (sesli, görüntülü ve web), anlık ileti ve iletişim durumu için Microsoft Office Communications Server 2007 R2 Tümleşik erişim ve güvenlik koruması için Microsoft Forefront Sistem yönetimi için Microsoft System Center

İçindekiler Özet... ii 2009 ve Sonrasında Ekonomik Koşullar... 1 Birleşik İletişim Nedir ve Neden Önemlidir... 2 Microsoft Unified Communications Çözümleri... 3 UC Çözümleriyle Maliyet ve Kaynaklarda Tasarruf Fırsatları... 3 Peşin Ödenen Giderleri Düşürme... 4 Fırsat: Seyahat Giderlerini Düşürme... 4 Fırsat: Konferans Hizmetleri Ödemelerini Azaltma... 5 Fırsat: Sabit Telefon Masraflarını ve Cep Telefonu Ödemelerini Azaltma... 7 Fırsat: Tesis Giderlerini Düşürme... 9 İletişim Altyapısını Optimum Düzeye Getirme...10 Fırsat: İletişim Sistemlerini Birleştirme...10 Fırsat: İleti Sistemlerini Birleştirme ve Altyapı Yönetimini Optimum Düzeye Çıkarma... 12 Fırsat: UC Uygulama Yazılımı Paketlerini Birleştirme... 14 Fırsat: Yazılım Lisanslarını Optimum Düzeye Getirme... 15 İnsan Sermayesinden Yararlanma ve Risk Yönetimi... 17 Fırsat: Kadro Verimliliğini Geliştirme... 17 Fırsat: Çalışma Grubu ve İşbirliği Projelerini Düzenleme... 19 Fırsat: Güvenliği Basitleştirme ve Korumayı Geliştirme... 20 Fırsat: Yönetim ve Uyumluluğu Basitleştirme... 22 Özet... 23 Ek A: Tek Başına Uygulamaları Birleştirme... 26 Ek B: Yazarlar Hakkında... 28

1 Birleşik İletişim ile Maliyet ve Kaynaklarda Tasarruf Sağlama 2009 ve Sonrasında Ekonomik Koşullar Geçen yıl global ekonomik koşullarda yaşanan bozulma, günümüz BT ve İş Kolu yöneticileri için hem benzeri görülmemiş güçlükleri hem de potansiyel fırsatları beraberinde getirdi. Dünya finans piyasası sisteminin çökmesinden doğan türbülans ve bunu izleyen belirsizliklerle iş dünyası üzerindeki etkiler, acil yeni koşullara uyum sağlamak için önceki dönemin birçok önceliğini bir kenara bırakmak gerektiği anlamına geliyordu. Ekonomik koşullar, iş dünyasının giderek artan ölçüde globalleştiği geçen on yıldan bu yana zaten çok daha zorlayıcı. Bazı örneklerde bu, maliyet açısından daha verimli işgücü havuzlarının veya imalat tesislerinin avantajından yararlanmak için şirketin kendi tesislerini global bir bölgeye taşıma durumunu yaratıyor. Diğer örneklerde ise, Internet'in etkin olduğu kanallar ve artan uluslararası fırsatlarla desteklenen bir yöntem olarak şirketler pazarlarını global ölçekte genişletiyorlar. Birçok şirket, tedarik zincirlerini ve ortaklıklarını dünya çapında genişletti. Global bir ekosistemi destekleme yeteneği, kuruluşu güvenlik tehditlerine karşı korumaya ve kritik şirket bilgilerini güvenlik altında tutmaya yönelik gereksinimlerdeki artışla dengelenmelidir. Bu belirsizlikler ve güçlükler paralize edici olabilir ama paralize olmak duruma çözüm getirmez. Ürün yöneticileri seçeneklerini dikkatle gözden geçirecekler ve kuruluşlarının güçlü yönlerine, mali durumuna ve gereksinimlerine; sundukları ürün ve hizmetlerin doğasına; ekonomik gerilemenin hem müşterileri hem de rakipleri üzerindeki etkilerine uygun bir eylem planı oluşturacaklar. İş Kolu yöneticileri açısından bu koşullar çoğunlukla ekonomik etkilerin kapsamına bağlı olarak iş yordamlarının ayarlanmasını gerektirir. Kuşkusuz, hem maliyetleri kısmak hem de daha önemli süreç ayarlamalarına fon sağlamak için tasarruf önlemleri de kararlı bir şekilde hayata geçirilecektir. BT Yöneticileri, ilk olarak birim temelli veya kişi sayısıyla ilişkili mal ve hizmetler için yapılan peşin ödemeleri hızla düşürmeye odaklanacaklar. Buna paralel olarak, çoğu BT Yöneticisi uzun vadeli, sürdürülebilir bir tasarruf elde etmek için altyapıda, işletme destek maliyetlerinde ve desteklenen servislerin kapsamında yapısal değişikliklere yönelecek. Tüm kuruluşlarda nakit akışını korumak için maliyetleri ve giderleri kısmak zorunlu tutulacak. Ekonomik baskılar daha zayıf bir kadro oluşturmaya veya eleman sayısında düşüşlere neden olacak. Çoğu durumda, yakın dönemde getirisi veya net bir stratejik değeri olmayan proje giderleri veya sermaye ayırmaları ertelenecek veya iptal edilecek. Bu makale, söz konusu maliyet kısıtlama sorunlarına aynı yıllık bütçe döngüsü içinde getiri elde etmeye yarayan bir yanıt vermek üzere, UC çözümlerini kullanma fırsatlarına odaklanmaktadır.

2 Birleşik İletişim ile Maliyet ve Kaynaklarda Tasarruf Sağlama Birleşik İletişim Nedir ve Neden Önemlidir Birleşik İletişim (UC) hem anlık maliyet kısıtlamalarına hem de kaynak kullanımının uzun dönemli verimliliklerine olanak tanıdığından, bu ekonomik koşullarda önemli bir fırsat alanıdır. Temel düzeyde, UC birden çok iletişim teknolojisinin tekil bir çözümde bir araya getirilmesidir; böylelikle daha önce birbirinden ayrı olan sistem ve hizmetler tek bir verimli metin iletişimi, sesli ve görüntülü iletişim paketinde düşük maliyetle birleştirilebilir ve bunlara bilgisayarlar, akıllı telefonlar ve benzeri aygıtlarla temelde her yerden erişilebilir. Bu teknolojiler e-posta, metin iletisi, anlık ileti ve grup sohbeti, sesli ve görüntülü aramalar ve konferanslar, dizinler, takvimler ve görevlerden; bu işlevlerin mobil özellikli uygulamalar veya işbirliğine yönelik çalışma alanları gibi işe özgü uygulamalarda çeşitli derlemelerinden oluşur. Daha ileri bir düzeyde, yazılım tabanlı bu UC yetenekleri iletişim yoğun etkinliklerde yinelemeleri, israfı ve aynı çalışmaların tekrarlanmasını azaltmak üzere kullanıcıların ve grupların iş süreçleriyle tümleştirilir; böylelikle süreç verimliliğini geliştirmek ve süreçlerdeki işgücü içeriğini azaltmak yoluyla, gerekli olduğunda dondurulan kadroların veya eleman sayısındaki azaltmaların başarılı bir şekilde yönetilebilmesine olanak tanınır. UC nin yönlendirdiği anlık maliyet kısıtlamaları açısından, iletişim neredeyse her zaman önemli bir değişken maliyettir ve işletmenin kapsamı globalleştikçe bu maliyet yükselir. Sabit telefon masrafları, cep telefonu ödemeleri, konferans hizmeti ücretleri, seyahat giderleri ve toplantı harcamalarının tümü, UC çözümlerinin etkili bir şekilde uygulanmasıyla hızla düşürülebilecek iletişim gideri formlarıdır. Ayrıca, eskiden kullanılan birden çok iletişim sisteminin tek ve tümleşik bir UC platformunda birleştirilmesiyle de çoğu durumda önemli bir tasarruf elde edilebilir. Bu makalede söz konusu tasarruf kategorilerinin her biri ayrıntılı olarak açıklanmaktadır. Kaynak tasarrufları açısından, UC çözümleri yoluyla geliştirilen iletişim, iletişim tabanlı görevlere harcanan zamanı ve işgücünü azaltarak ve aynı zamanda iletişim tabanlı gecikmeleri, yinelemeleri ve çalışma tekrarlarını ortadan kaldırarak iş süreçlerinde verimlilik sağlayabilir. Bu süreç değişikliklerinin kazanca dönüştürülmesi için birkaç ay veya birkaç çeyrek gerekirken, bunlar işletmenin çalışma biçimini etkilediğinden çoğunlukla yalnızca altyapı maliyetlerinde değil çok daha kapsamlı bir ölçekte tasarruf elde edilecektir. Aşağıdaki bölümlerde bu maliyet ve kaynak tasarrufu fırsatları ayrıntılı olarak açıklanmaktadır.

3 Birleşik İletişim ile Maliyet ve Kaynaklarda Tasarruf Sağlama Microsoft Unified Communications Çözümleri Microsoft UC çözümleri e-posta, takvim, anlık ileti, sesli posta, sesli/görüntülü/web konferansı ve Internet protokolü üzerinden ses (VoIP) işlevlerini birleştirir ve diğer iş uygulamalarıyla bu iletişim işlevleri arasındaki arabirimleri de içerir. Bu birleştirme son kullanıcı açısından tek bir kimlik sağlanması anlamına gelir ve kullanıcıyla çalışma arkadaşlarının farklı iletişim modları üzerinden sürdürdükleri iletişimi düzenlemelerine olanak tanır. Ayrıca, BT uzmanlarının da hem ileti hem de telefon iletişim hizmetlerini tek bir altyapıda verimli bir şekilde ve uygun maliyetle yönetmelerini sağlar. Bu yetenekler, Microsoft tarafından hem tesis içi sistemler hem de sağlayıcıda barındırılan hizmetler biçiminde sağlanan Office Communications Server 2007 R2 (OCS 2007 R2) ve Exchange Server 2007 veya Exchange Server 2010 ürünleriyle sunulur. Microsoft UC çözümleri bilgisayar, Web tarayıcıları ve akıllı telefon sürümlerinde kullanıcıya Office Outlook ve Office Communicator gibi Microsoft Office istemcilerinin oldukça tanıdık kullanıcı arabirimiyle gösterilir. Çok geniş bir yelpazede kendini kanıtlamış çözümler sunabilmek için, bu UC çözümleri teknoloji ortakları, sistem tümleştiricileri ve geliştiricilerden oluşan UC endüstrisinin en kapsamlı topluluğu tarafından desteklenir. www.microsoft.com/uc adresinde Microsoft UC çözümleri hakkında daha fazla bilgi bulunmaktadır. Şimdi, Birleşik İletişim maliyet ve kaynak tasarrufu fırsatlarını ve kuruluşunuzda bu tasarrufları gerçekleştirmek için Microsoft UC çözümlerini uygulama yollarını inceleyelim. UC Çözümleriyle Maliyet ve Kaynaklarda Tasarruf Fırsatları Daha önce açıklanan güçlükler temel alınarak, bu makalede başlıca üç fırsat kategorisi vurgulanmaktadır: Peşin ödenen giderleri düşürme: Seyahatler, konferans hizmeti ücretleri, sabit telefon masrafları, cep telefonu faturaları ve tesis giderlerinde gerçekleşen anlık düşüşler vurgulanır. İletişim altyapısını optimum düzeye getirme: Eskiyen veya gereksiz iletişim donanımının ve uygulamalarının birleştirilmesi ya da kullanım dışı bırakılmasıyla elde edilen, kısa vadeli ve sürdürülebilir maliyet kısıtlamaları ve BT kadrosundan yapılacak tasarruflarla ilgili önerileri kapsar. İnsan sermayesinden yararlanma ve risk yönetimi: Anlık kadro daralmalarıyla başa çıkmak veya zamana yayılmış daralmalar, dondurulan kadrolar ve kadro yıpranması koşullarında yönetimi sağlamak için iletişimle ilişkili işgücü içeriğini azaltmanın yollarına odaklanır. Aşağıdaki bölümlerde açıklandığı gibi, kategorilerin her biri çeşitli fırsatlar içermektedir.

4 Birleşik İletişim ile Maliyet ve Kaynaklarda Tasarruf Sağlama Peşin Ödenen Giderleri Düşürme Bu alandaki odak noktası, önemli miktarda peşin ödenen değişken gideri temsil eden dört alanda (seyahat, konferans hizmetleri, sabit telefon masrafları ve tesis giderleri) anlık olarak veya kısa vadede maliyet tasarrufu elde etmektir. Bu alanlarda görece hızlı tasarruf yapılabileceği gibi, bu tasarruflar zaman içinde de sürdürülebilir yapıdadır. Üçüncü bölümde önerildiği gibi, bu tasarrufları gerçekleştirmeye yönelik UC dağıtımları İnsan Sermayesinden Yararlanma açısından da bir platform sağlayacaktır. En ön sırada yer alan dört fırsat alanı şunlardır: Fırsat: Seyahat Giderlerini Düşürme Tasarruf Fırsatları Hem şehir içinde hem de uzak şehirlere yapılan seyahat giderleri en görünür gider kategorilerinden biridir ve UC tarafından yönlendirilen önemli bir tasarruf fırsatı yaratır. Çalışanların seyahatlerine sınırlama getirerek mevcut harcamalarda anlık düşüşler elde edebilirsiniz. UC, iş etkinliklerini kesintiye uğratmadan bunu gerçekleştirmeye olanak tanır. Sesli, görüntülü konferanslar ve web konferansları bu amaçla kullanılabilecek kendini kanıtlamış çözümlerdir. Bunlara kayıt seçeneklerinin ve toplantı içeriğini paylaşılan bir çalışma alanına postalama yeteneğinin de eklenmesiyle, toplantılara katılamayan ekip üyelerinin bilgi sahibi olması sağlanabilir. Konferans olanaklarının mümkün olduğu ölçüde tedarik zinciri ortaklarını ve müşterileri de kapsayacak şekilde genişletilmesi daha da fazla tasarrufa yol açabilir. Tasarrufları Gerçekleştirmek için Microsoft UC yi Uygulama OCS 2007 R2 de bulunan veya sağlayıcıda barındırılan bir çözüm olarak sağlanan Live Meeting konferanslarının kullanıldığı Microsoft konferans çözümleri, bu tasarrufları başarmak için mükemmel araçlardır. İstemci bilgisayarlar, web tarayıcıları, mobil aygıtlar (OCS 2007 R2 ile) ve toplantı odaları gibi Her Yerden Erişim olanağıyla sesli, görüntülü konferans ve web konferansı özelliklerinden oluşmuş eksiksiz bir paket sağlayan Live Meeting, lider birleşik konferans çözümlerinden biridir. Live Meeting Sesli katılımı, bilgisayarlardan IP üzerinden Ses (VoIP) özellikleri aracılığıyla veya herhangi bir telefon veya cep telefonundan telefon ağları aracılığıyla desteklenir. Toplantı odalarında yapılan konferanslar, tüm katılımcıların görünmesini sağlayan ve konuşmacıyı vurgulayan benzersiz ve üst düzeyde işlevsel Polycom CX5000 1 in avantajlarından yararlanır. Live Meeting in OCS 2007 R2 sürümü, bu iletişim biçimleri için gerekli olduğunda toplantı odasının var olan ses ve görüntü aygıtlarıyla ve Telepresence sistemleriyle tümleştirme de sağlar. Live Meeting, toplantı etkinliğini bir OCS 2007 R2 Grup Sohbeti oturumuna veya SharePoint e postalamaya olanak tanıyan tümleşik, kullanımı kolay bir toplantı kayıt desteği içerir. Tedarik zinciri ortakları ve müşteriler, Live Meeting istemcisi veya web tarayıcısı tarafından sağlanan güvenli erişimle herhangi bir toplantıya (sesli, görüntülü veya web) davet edilebilir. Bu özelliklerin tümü, seyahat süresini ve giderlerini ortadan kaldırırken çalışanların kendi işlerini ve rollerini sürdürebilmelerine de olanak tanır. 1 http://www.polycom.com/products/voice/conferencing_solutions/microsoft_optimized_conferencing/cx5000.html

5 Birleşik İletişim ile Maliyet ve Kaynaklarda Tasarruf Sağlama Tasarruf Potansiyelini Değerlendirme Seyahat sürelerinin hesaplanıp birleştirilmesiyle sağlanabilecek personel sayısındaki olası indirimlerin yanı sıra, yapılan tasarruflar da mevcut seyahat giderlerinin bir bölümünü karşılayacaktır. Etkin olarak seyahat edenleri hedefleyen bir dağıtımla 6 ay içinde bunun geri dönüşü sağlanabilir. Finans veya yönetim bölümü tarafından bölümlerin fiili seyahat giderleri çözümlemesi yapılabilirse, bu çözümleme tasarruf fırsatlarını değerlendirme açısından en iyi temeli oluşturacaktır. ROI modelleri şu basit formül temelinde tipik tasarruf rakamının çalışan başına 913 ABD Doları olduğunu göstermektedir: (çalışanların %30 u seyahat eder x yılda 5 seyahat/seyahat eden çalışan x seyahat başına 1.522 ABD Doları 2 ) x %40 (veya yılda 2 seyahat) düşüş. Tasarruf Örnekleri Avrupa nın önde gelen bankacılık gruplarından biri olan Crédit Agricole S.A., özel ekiplerini seyahat etmeden bir araya getirmek, kayıtlı görüntülü konferanslar aracılığıyla şube çalışanlarına eğitim ve koçluk sağlamak ve müşteri, bankanın temsilcisi ve uygun bankacılık uzmanı arasında üç taraflı bankacılık toplantıları yapmak için OCS 2007 R2 konferans işlevlerini kullanmaktadır. Bir bütün olarak seyahat giderleri ilk yıl %10 ile %20 arasında düşüş göstermektedir ve bu oran yukarıda önerilen tasarruf potansiyeliyle tutarlıdır. Fırsat: Konferans Hizmetleri Ödemelerini Azaltma Tasarruf Fırsatları Sesli, görüntülü konferans veya web konferansı için kullanım üzerinden ücretlendirilen bir veya birden çok şirket dışı hizmet kullanan kuruluşlar, şirket içi bir konferans sistemine veya sağlayıcıda barındırılan sabit fiyatlı bir hizmete geçerek bu maliyetleri hızla düşürebilir. En büyük tasarruf web konferansı (masaüstü, sunu ve uygulama paylaşımları) ve görüntülü konferans alanında elde edilecektir, çünkü bunlar dakika başına en yüksek maliyetli hizmetlerdir. Sesli konferansı şirket içine taşıyarak da tasarruf elde etmek mümkündür; sesli konferansın dakika başına maliyetleri görüntülü konferanstan çok daha düşük olsa da, kullanım oranı çoğunlukla çok daha yüksek olduğundan önemli bir tasarruf hedefi oluşturur. Kuşkusuz, tasarruflar zaman içinde sürdürülebilecek ve hatta seyahatin önlenmesine ve yeni iş yöntemlerine dayalı olarak daha da artacaktır. 2 2008 American Express Seyahat Tahmini'ne göre her biri 1.110 ABD Doları tutan dört ülke içi seyahat ve 3.171 ABD Doları tutan bir uluslararası seyahat temel alınmıştır: http://home3.americanexpress.com/corp/pc/2007/pdf/gbtf.pdf

6 Birleşik İletişim ile Maliyet ve Kaynaklarda Tasarruf Sağlama Tasarrufları Gerçekleştirmek için Microsoft UC yi Uygulama OCS 2007 R2 de bulunan veya sağlayıcıda barındırılan bir hizmet olarak sağlanan Microsoft Live Meeting, şirket dışı hizmetlere ödenen ücretleri azaltmak veya tümüyle ortadan kaldırmak için çok etkili bir çözümdür. Yukarıda Seyahat Giderlerini Düşürme bölümünde açıklandığı gibi, sesli, görüntülü konferans ve web konferansı özelliklerinden oluşmuş eksiksiz bir paket sağlayan ve Polycom CX5000 konferans odası ses ve görüntü modülü gibi benzersiz özellikler içeren Live Meeting, en önde gelen birleşik konferans çözümlerinden biridir. Bu işlevler tüm şirket dışı hizmetleri kapsamına almasına ve onların yerine geçmesine olanak tanır. OCS 2007 R2 nin tümleşik bir parçası olarak veya çok ekonomik (ayda kullanıcı başına ~5 dolar), kullanıcı başına sabit fiyatla sağlayıcıda barındırılan bir hizmet olarak Toplam Sahip Olma Maliyeti (TCO) düşüktür. Bu konunun daha geniş bir incelemesi ve bununla ilgili tasarruflarla iş değerleri için lütfen 2009 teknik raporuna The Compelling Case for Conferencing bakın. Tasarruf Potansiyelini Değerlendirme Şirket içi konferansın geri dönüş süresi çok kısadır, altı aydan az sürer ve Microsoft Live Meeting birleşik konferans seçenekleriyle kesinlikle kısa olacaktır. Çoğunlukla sesli konferans hizmetlerinin maliyeti dakikada yaklaşık 0,10 dolar ve görüntülü konferans maliyeti de dakikada 0,35 dolar dolayında olduğundan, 100 kullanıcının kullanım ücretleri ayda rahatça 10.000 doların üzerine çıkabilir. Şirket içi OCS 2007 R2 Live Meeting konferans hizmetinin sahip olma maliyetleri ayda kullanıcı başına 10 doların epey altında kaldığından ve sağlayıcıda barındırılan Live Meeting hizmetleri de aynı fiyat aralığında yer aldığından, sonuçta elde edilen geri dönüş süresi çoğu durumda üç aylık bir takvim döneminden kısa olur ve bu noktadan sonra da tasarruflar devam eder. 1000 kullanıcı için Tasarruf Tahmini: (ayda kullanıcı başına 100 dolar kullanım ücretleri ayda kullanıcı başına Live Meeting OCS 2007 R2 maliyetleri 10 dolar) x 1000 x 12 ay = 1,08 milyon dolar yıllık tasarruf potansiyeli. Tasarruf Örnekleri Daha önce açıklanan seyahat gideri tasarruflarına ek olarak, Crédit Agricole S.A. kendi şirket içi OCS 2007 R2 sistemini kullanarak yıllık konferans ücretlerinin 200.000 doları aşan bir miktarda azalmasını sağlamıştır. Dünyanın en büyük yarı iletken yonga üreticisi olan Intel Corporation, birleşik konferans özelliklerinden yararlanmak için geçenlerde OCS 2007 R2 nin dağıtımını yapmıştır ve sesli konferans giderlerinden %20 veya daha yüksek oranda tasarruf etmeyi beklemektedir. Başka bir örnekte, dünya çapında bir tarım işletmesi olan Syngenta, hizmet tabanlı sanal (web) konferans çözümünün yerine Microsoft web konferansını kullanmaya başlamış ve konferans maliyetlerini %50 düşürmüştür.

7 Birleşik İletişim ile Maliyet ve Kaynaklarda Tasarruf Sağlama Fırsat: Sabit Telefon Masraflarını ve Cep Telefonu Ödemelerini Azaltma Tasarruf Fırsatları Uzun mesafe aramaları ve cep telefonları için ödenen telefon faturalarını veya arama kartı ücretlerini düşürmek için önemli bir fırsat olabilir. Uzun mesafe arama ücretleri ABD de önemli ölçüde düşmüş olsa da, uluslararası aramalar hala oldukça yüksektir; normal olarak İngiltere yi arama ücreti olan dakikada 0,19 dolarla Çin i ve Asya'nın büyük bölümünü arama ücreti olan dakikada 0,34 dolar arasında değişir 3. Benzer biçimde, cep telefonu faturaları da çoğunlukla sahada çalışan etkin kullanıcı başına ayda 100 dolar dolayındadır ve uluslararası mobil kullanıcılardan, özellikle başka ülkelerdeki müşteriler veya iş ortaklarından gelen aramalar için çok daha yüksek olabilir. Güvenli bir Internet Protokolü üzerinden Ses (VoIP) çözümü (örneğin, OCS 2007 R2) kullanıldığında, bu aramalar şirket veri ağı veya Internet üzerinden yönlendirilerek ücretli telefon ağları atlanabilir ve bu şekilde telefon masrafları azaltılabilir. Sabit telefon masraflarını ve cep telefonu ücretlerini azalttığı kanıtlanmış bir diğer yöntem de, özellikle mobil aygıtlardan gelen gereksiz aramaları toptan ortadan kaldırmak için iletişim durumu göstergesinin kullanılması ve iletişimin büyük ölçüde kısa telefon görüşmeleri yerine Anlık İleti (IM) hizmetinin kullanımına kaydırılmasıdır. Aramayı yapanın ödediği ülkelerdeki cep telefonu aramalarında, UC çözümüyle mobil kullanıcıya şöyle bir olanak sağlanabilir: Kullanıcı, kurumsal UC sisteminin kendisini aramasını ve sonra görüşmeyi aranan tarafa bağlamasını sağlayarak cep telefonu ağına ücret ödenmesini engelleyebilir. Tasarrufları Gerçekleştirmek için Microsoft UC yi Uygulama OCS 2007 R2, peşin ödenen sabit telefon masraflarını ve cep telefonu ücretlerini ciddi düzeyde düşürebilecek güvenli bir VoIP iletişim paketi sağlar Bu tasarrufları elde etmek için başlıca üç yöntem kullanılır: 1) OCS 2007 R2, kullanıcılar arasında bilgisayar, web tarayıcısı veya bir Microsoft iş ortağından sağlanabilecek IP ses aygıtı yoluyla çok kolay bir tıklatıp iletişim kurma olanağı sağlar. OCS 2007 R2, desteklediği aygıt grubuyla ve herhangi bir müşteri veya iş ortağını güvenli aramalara dahil edebilmesi ve böylece telefon giderlerindeki düşüşü en üst düzeye çıkarabilmesiyle dikkati çekmektedir. 2) Communicator Mobile istemcisi bulunan cep telefonu kullanıcıları arama yapmadan önce Windows Mobile, BlackBerry veya Nokia akıllı telefonlarını kullanarak iletişim durumunu denetleyebilir ve bazı durumlarda arama yapmak yerine Anlık İleti (IM) hizmetini kullanabilirler. 3 AT&T Arama Kartı Ücretleri, ilk çeyrek, 2009. www.att.com.

8 Birleşik İletişim ile Maliyet ve Kaynaklarda Tasarruf Sağlama 3) Kullanıcılar ücret ödememek veya aramayı yapanın ödediği ülkelerde cep telefonu ücretlerini atlamak için şirket içi OCS 2007 R2 sunucusunun kendi cep telefonlarını aramasını sağlayabilirler. Örneğin, başka ülkelere seyahate giden bir kullanıcı uzaktaki ülkeden OCS 2007 R2 de oturum açarsa, kendi ülkesindeki ofisle VoIP bağlantıları kurmak için Internet i kullanır ve ardından hiçbir ücret ödemeden ofisteki iş arkadaşlarıyla konuşur veya OCS 2007 R2 sunucusu üzerinden şehir içi aramalar yapar. Karşı tarafı aramak için tıklatan mobil kullanıcılar cep telefonu ücreti ödemez; OCS 2007 R2 önce bu kullanıcıların cep telefonunu arayacak ve ardından bu aramayı şirket telefon ücretleri üzerinden istenen tarafa bağlayacaktır. Ayrıca, VoIP e kayma aracılığıyla tesislerinizdeki telekom taşıyıcısı şehirlerarası sonlandırmalarının sayısını azaltma ve/veya cep telefonu faturalandırma planlarınız üzerinde yeniden anlaşma yapma, hatta yeni sözleşmeler için yeniden teklif alma fırsatı ortaya çıkabilir. Sonuç olarak, sabit telefon ve cep telefonu ödemelerinde önemli bir tasarruf elde edilebilir. Tasarruf Potansiyelini Değerlendirme İlkelerinize bağlı olarak, kuruluşunuzun ödemekte olduğu sabit telefon ve cep telefonu faturalarını değerlendirin; veya çalışanlarınız bu faturaları doğrudan ödüyorsa harcamaları karşılamak için yaptığınız geri ödemelerin veya arama kartı faturalarının örneklemesini yapın. Hızlı bir elektronik tablo çözümlemesi çoğunlukla yüksek kullanım durumlarını ortaya koyacaktır; siz de bu durumlar için UC tabanlı aramaya hızlı bir geçiş planlayabilirsiniz. Pratik bir tasarruf tahmini: (Ortalama sabit telefon kullanımı (50 dolar/ay) x %70 azalma) + (ortalama cep telefonu kullanımı (90 dolar/ay) x ABD de %30 azalma) x 12 ay x 1000 kullanıcı = 744.000 dolar yıllık tasarruf potansiyeli. Tasarrufların boyutu kullanıcı rollerine ve uluslararası aramaların boyutuna göre değişiklik gösterecektir. Fatura rakamları yüksek olan kullanıcıların hedeflenmesiyle 6 aydan kısa sürede bunun geri dönüşü mümkün olur. Tasarruf Örnekleri Global Crossing hem ofis personeli hem de mobil personel için OCS 2007 R2 dönüştürmesini gerçekleştirmiştir ve telefon ve çalışanların seyahat harcamaları birlikte hesaplandığında şu anda 1 milyon doların üzerinde tasarruf yapmaktadır; buna yukarıda altı çizildiği gibi, OCS 2007 R2 kullanımıyla cep telefonu faturalarındaki düşüş de dahildir ve bu dönüşümün geri dönüş süresi 7 ay olmuştur. OCS 2007 R2 yazılımı var olan bilgisayarlar ve Mobil Aygıtlar üzerinde çalıştığından, kullanıcılar bu geçişi zorlanmadan kabullenmiştir.

9 Birleşik İletişim ile Maliyet ve Kaynaklarda Tasarruf Sağlama Fırsat: Tesis Giderlerini Düşürme Tasarruf Fırsatları Hem kira ödemelerini hem de aydınlatma, ısıtma, güç, güvenlik ve diğer masraflar gibi işletme maliyetlerini kapsayan tesis giderleri, maliyet düşürme açısından önemli hedeflerdir. Birçok şirket, çalışanların ofise gelmek zorunda olduklarında kullanabilecekleri paylaşılan ortak masa uygulamasıyla, kadrosunun en azından mesai süresinin belirli bir bölümünde uzaktan çalışmasına olanak tanımak için UC çözümlerini kullanmaktadır. Kuruluşlar giderek farklı konumlara yayıldıkça ve çalışanların yolda geçirdikleri süre uzadıkça, yapılan araştırmalar etkili bir uzaktan çalışma olanağının hem çalışan memnuniyetini hem de üretkenliği artırdığını göstermektedir. Bu programlar yürürlüğe konunca, şirket içinde kalan personelin bir araya toplanması ve bütün bir bölümün, katın veya binanın ışıklarının, güç kaynaklarının ve ısıtmasının kapatılmasıyla tasarruf etmeye başlanabilir. Alandan tasarruf hedefiniz daha uzun vadeli olursa, mekanı devren kiraya verebilir, kira sözleşmelerini sonlandırabilir veya şirkete ait tesisleri satabilirsiniz. Tasarrufları Gerçekleştirmek için Microsoft UC yi Uygulama Microsoft UC çözümleri esnek çalışma düzenlemeleri için mükemmel bir destek sağlar. Exchange Server ve OCS 2007 R2, tüm iletişim yöntemlerinde (yani iletişim iş yüklerinde ) ve sorunsuz çalışan bir araç paketinde eksiksiz, sınıfının en iyisi yetenekler sunar. Böylelikle, çalışanlar her yerden erişim olanağına sahip olur ve herhangi bir konumda etkili bir şekilde çalışabilirler. OCS 2007 R2 nin iletişim durumu yetenekleri, her çalışanın ekibindeki veya grubundaki diğer çalışanlara aynı binada çalışıyormuş gibi görünür olmasına olanak tanır. Aynı zamanda, uzak kullanıcılar, bina içindeyken kullandıkları Microsoft Office yazılım uygulamaları ve dizin yapısının aynısını kullanarak çalıştıklarından, uzaktan çalışma sorunsuz ve tüm kadronun aynı binada çalıştığı durumlarla aynı üretkenlik ve güvenlik düzeyinde ilerleyebilir. Tasarruf Potansiyelini Değerlendirme Kuşkusuz, hem ortamın maliyetleri (aydınlatma, ısıtma, soğutma) hem de metrekare başına net maliyet açısından tasarruf oranları endüstriye ve coğrafi konuma göre değişir. Maliyet tasarrufuna en uygun olan ofis çalışma alanı için, kullanım miktarı 4 çalışan başına 14 m 2 ile 28 m 2 arasında değişir ve ortalama 20 m 2 kadardır. Büyük kentlerde 5 yıllık maliyet 2,7 dolar/m 2 dolayında olduğundan, yıllık tasarruflar yalnızca mekanı karartıp enerji tasarrufu yapmakla elde edilebilecek çalışan başına birkaç yüz dolarlık tasarruftan, kiraların sonlandırılması veya metropol alanında kiralamadan/bina satın almadan kaçınılarak elde edilebilecek çalışan başına yıllık 6.000 dolara varan bir tasarrufa kadar değişebilir. Kiralamayı sonlandırma/kiralamadan kaçınma uygulamasının tipik geri dönüş süresi 3-6 aydır. 4 Pratik Hesap Makinesi: http://www.officefinder.com/officespacecalc.html 5 Chicago Ofis Fiyatları Tahmini: http://www.scribd.com/doc/4621481/chicago-office-8-8-08

10 Birleşik İletişim ile Maliyet ve Kaynaklarda Tasarruf Sağlama Tasarruf Örnekleri Rabobank, çalışan başına gereken ofis alanını 26m² den (280 ft 2 ) yalnızca 15m² ye (161 ft 2 ) düşürerek %40 azaltmıştır (çalışan başına yaklaşık 10 m 2 lik bir düşüş söz konusudur) ve yönetim merkezinin bulunduğu binada işletme maliyetlerinde %10 un üzerinde bir tasarruf gerçekleştirmiştir. Renault, çalışanların ofise geldiklerinde kullanacakları paylaşılan ortak masalar aracılığıyla esnek çalışma yöntemlerine olanak tanımak için OCS 2007 yi kullanmaktadır; Renault, toplam masa sayısını %8,3 (2.000 masa) azaltarak, esnek çalışma çözümleriyle yılda potansiyel olarak 20 milyon Euro (27,7 milyon ABD Doları) düzeyinde tasarruf beklemektedir. İletişim Altyapısını Optimum Düzeye Getirme Bu alanda odak noktası hemen veya kısa dönemli maliyet tasarrufu sağlamaktır. Birleştirme ve bunun sonucunda yönetim iş yükleri ve bakım sözleşmesi ücretlerinde elde edilecek düşüşü, ileti, ses sistemleri, sunucu ve sitelerle uygulama paketleri gibi tüm iletişim iş yükleri için hayata geçirmek mümkündür. Bazı durumlarda, lisans maliyetleri kapsamlı veya toplu lisans paketine dönüştürülerek azaltılabilir. Fırsat: İletişim Sistemlerini Birleştirme Tasarruf Fırsatları Telefon, sesli posta, anlık ileti ve sesli/görüntülü/web konferansları gibi iletişim sistemlerinin birleştirilmesi dev bir tasarruf fırsatı doğurmaktadır. Geçmişte, temel olarak konum başına bir veya birden çok PBX veya Anahtarlama sistemi vardı; çoğunlukla buna sesli posta, etkileşimli sesli yanıt (IVR), çağrı merkezi, çağrı hesaplama ve yönetim konsolu gibi bir dizi ilişkili sistem eşlik ediyordu. Artık Birleşik İletişim le, sistemlerin tek veya az sayıda konum ve sistemde birleştirilmesi ve kurumsal geniş ağ (WAN) veya Internet üzerinden güvenli Internet Protokolü bağlantıları yoluyla diğer sitelerin desteklenmesi çok pratiktir. Çoğu örnekte, bu tasarruf girişimi zamanlama açısından çok uygundur çünkü 1990 ların sonunda kurulan PBX ve sesli posta sistemlerinde üretici desteği sona ermek üzeredir ve her koşulda karar aşamasına gelinmiştir. Bu kararlara birleştirme modelinin uygulanması, genelde çok önemli bir tasarruf sağlayacaktır. Bu yaklaşımda, sitelerin birleştirilebileceği merkezi platform kurulur veya genişletilir ve ardından aşamalı olarak uygun siteler merkezi platformda birleştirilir. IVR veya karmaşık çağrı merkezi gibi bazı uzmanlaşmış öğeler şu noktada birleştirilmeye hazır olmasa bile, diğer tüm sistemler birleştirilebilir ve tasarruf gerçekleştirilir. Tasarrufları Gerçekleştirmek için Microsoft UC yi Uygulama OCS 2007 R2, sesli iletişim sistemini birleştirmek için çok işlevsel bir platformdur. Sesli posta sistemleri de birleştiriliyorsa, Exchange 2007 ve 2010 un Birleşik Mesajlaşma özelliği çoğu kuruluşta bu gereksinimi karşılayabilir. Birleşik mesajlaşma konusunun daha geniş bir incelemesi ve bununla ilgili tasarruflarla iş değerleri için lütfen 2009 teknik raporuna The Compelling Case for Unified Messaging bakın. Çoğu çalışma grubu ve site için gerekli iletişimin tümü bu iki iletişim platformuyla sağlanabilir. Hem OCS 2007 R2 hem de Exchange Server, tek bir yönetim arabirimi bulunan tümleşik yazılım ortamları olduğundan, yönetim giderlerinde önemli bir tasarruf mümkün olabilir. OCS 2007 R2 ve Exchange Server, grupları, siteleri ve uzak kullanıcıları destekleme esnekliğiyle dikkati çeker ve hem daha hızlı hem de önemli ölçüde düşük maliyetle birleştirmeye olanak tanıyabilir.

11 Birleşik İletişim ile Maliyet ve Kaynaklarda Tasarruf Sağlama Tasarruf Potansiyelini Değerlendirme İletişim altyapısını birleştirme veya değiştirme işlemlerinde, en büyük fırsat maliyetin önlenmesidir; çünkü, değiştirilen PBX ve ses posta hizmetleri belirli satıcılara ve onların hizmet fiyatlarına bağlı olarak, kullanıcı başına 600 dolardan başlayıp kullanıcı başına 2.000 doların üzerine kadar çıkabilmektedir. Bunlara karşılık gelen OCS 2007 R2 maliyetleri bu fiyat aralıklarının yaklaşık yarısı olduğundan 6, OCS 2007 R2 yle 1000 kullanıcının UC ye geçişi 300.000 dolar kazandırabilir ve zaman içinde sermaye maliyetlerinin önlenmesiyle bu rakam 1.700.000 dolara ulaşabilir Anında bir geri dönüş sağlayan sermaye maliyetinin önlenmesine ek olarak, yıllık PBX istasyonu/sesli posta kutusu kullanıcısı başına 100 dolar dolayında olan eski PBX ve sesli posta sistemlerinin sürekli bakım sözleşmesi maliyetlerinin, artı olarak sistemlerin yıllık sistem başına 25.000 75.000 dolar aralığında değişen işletme yönetimi maliyetlerinin ortadan kalkmasıyla da tasarruf elde edilebilir. Kuruluşunuzda birden çok PBX ve/veya Anahtarlama Sistemi varsa, bu sistemleri OCS 2007 R2 ve Exchange Server ın en önemli etkiyi yaratacağı çalışma grubu veya konumlardan başlayıp aşamalı olarak kullanım dışı bırakabileceğinizden, bu tasarrufu en kolay yolla başarabilirsiniz. Tasarruf Örnekleri Lifetime Products, sesli posta sistemlerini Exchange Birleşik Mesajlaşma ile birleştirerek, 9 aylık bir geri dönüş süresiyle yıllık çalışan başına 16 dolar, artı faks yönetimi için Exchange de UM i kullanıp faks makinelerinin çoğunu kaldırarak yıllık 600.000 dolar tasarruf elde etmiştir. 26 ülkeye yayılmış 4.600 çalışanıyla dış kaynaklara yönlendirilen dil, içerik ve teknoloji hizmetlerinin lider konumundaki sağlayıcılarından biri olan Lionbridge, 40 PBX sistemini değiştirerek, sermaye yatırımlarında 7 aylık bir geri dönüş süresiyle yaklaşık 1,4 milyon dolar tasarruf elde etmeyi beklemektedir. Royal Dutch Shell, OCS 2007 R2 nin dağıtımı yoluyla, 200 den fazla PBX donanımı sistem birimini ve çok sayıda sesli ve görüntülü konferans hizmetini kullanım dışı bırakmayı beklemektedir. 6 http://www.unicommconsulting.com/library/demystify_voıp_and_uc_price_trends_mp_sep07.pdf

12 Birleşik İletişim ile Maliyet ve Kaynaklarda Tasarruf Sağlama Fırsat: İleti Sistemlerini Birleştirme ve Altyapı Yönetimini Optimum Düzeye Çıkarma Tasarruf Fırsatları Kurumsal iletiyi destekleyen tümleşik yazılımla bilgisayar gücündeki ilerlemeler (64 bit işlemciler) ve depolama seçeneklerinin birleşimi, çoğu işletmede en önemli tasarruf fırsatını yaratmaktadır. İki tür tasarruf fırsatı söz konusudur: 1) var olan ileti altyapısını birleştirme yoluyla ve 2) altyapının yönetimini geliştirme yoluyla. 1) İleti sistemlerini birleştirme. Var olan ileti altyapısında tasarruf koşulları üretmek için birleştirilebilecek başlıca öğeler şunlardır: Farklı konum veya bölümlerdeki sunucuları uygun olduğunda birleştirmek ve bu arada gerektiğinde ayrı etki alanlarını ve kimlikleri korumak için 64 bit ve sanal sunucuların kullanılması. Bu yetenek merkezi olarak birleştirmeye olanak tanır ve uzak konumlarda donanım ve destek harcamalarını ortadan kaldırır. Pahalı yerel veya artıklı ileti depolama veya arşiv sistemlerinin yaygınlaşma durumu söz konusu olan yerlerde Depolama Alan Ağı (SAN)/ Ağa Bağlı Depolama (NAS) yapılandırmalarının ortadan kaldırılması veya bunlardan kaçınılması. İleti tabanlı uygulamaların birleştirilmesi. Uyumluluk, arşivleme, İstenmeyen Posta ve Virüs denetimleri, ileti tabanlı iş akışı uygulamaları, paylaşılan klasör desteği ve hatta sesli ileti için çoğunlukla bir dizi birbirinden bağımsız yerel sistem kullanılır. Birçok örnekte, yerel olarak dağıtılmış bu uygulamalar birleştirilerek işletme ve bakım maliyetlerinde önemli bir tasarruf elde edilebilir. İletişim altyapısında olduğu gibi, burada da tasarruf yöntemi merkezi ileti platformunu kurmak veya genişletmek ve bu arada var olan uzak ve dağınık ileti sistemlerini ve bunlarla ilişkili altyapıyı kullanım dışı bırakmaktır. 2) İleti altyapısının yönetimini optimum düzeye çıkarma. E-posta, karmaşık ve emek yoğun bir yönetim gerektirebilen, iş açısından kritik bir iş yüküdür. Dolayısıyla, e-posta altyapısının ve yönetim sistemlerinin optimum düzeye çıkarılması BT işgücü maliyetlerini düşürmeye yardımcı olabilir. Tasarrufları Gerçekleştirmek için Microsoft Çözümlerini Uygulama Exchange Server, maliyet tasarrufu amacıyla ileti, depolama ve erişim sistemlerinin birleştirilmesi için güçlü, endüstri lideri bir çözümdür. Tasarruflar, çoğunlukla 64 bit sistemlerde birleştirme çalışmaları sonucu ileti sunucularının sayısındaki azalmalarla başlar; çoğu durumda sunucu sayısı yarıya iner. Buna ek olarak, Exchange Server Doğrudan Bağlı Depolama yı (DAS) desteklediğinden, ek Depolama Alan Ağı (SAN) veya Ağa Bağlı Depolama (NAS) sistemlerinin maliyeti önlenebilir. Ayrıca, Exchange Server otomatik arşiv ve yedekleme çözümleri, istenmeyen posta filtreleri ve Virüs korumaları içerdiğinden, bu amaçlarla çalıştırılmakta olan bağımsız sistemler kullanım dışı bırakılabilir.

13 Birleşik İletişim ile Maliyet ve Kaynaklarda Tasarruf Sağlama Sistem yönetimi için, Microsoft müşterilerin BT işlemlerini basitleştirmelerine ve ileti ortamını çalıştırma maliyetini düşürmelerine yardımcı olmak için bir dizi System Center yönetim çözümü sunar. Bu çözümler, Sunucu Sanallaştırması, Hizmet Sağlığı ve Performansı; Otomatik Dağıtım ve Yönetim; Uyumluluk ve Değişiklik Yönetimi ve İş Sürekliliği nden oluşur. Şirketler sistem yönetimi alanında giderek daha çok sayıda en iyi uygulamayı benimseyip BT lerinin olgunluk düzeyini geliştirdikçe, kullanıcı başına işgücü maliyetleri düşer ve sunucu başına kapalı kalma süresi kısalır. Geçenlerde yapılan bir Microsoft araştırması 7, e-posta sunucusu iş yükünde sunucu yönetimi en iyi uygulamalarının kullanmanın önemli bir tasarruf sağlayabildiğini göstermektedir. Aşağıdaki grafik, çalışmaya katılıp en iyi uygulamayı yapanlar ile yapmayanlar arasındaki yıllık sunucu başına işçi maliyetlerindeki farkı gösterir. Not: Değerler toplanmamıştır. Tasarruf Potansiyelini Değerlendirme Yeni satın almalar önlendiğinde ve bakım/hizmet sözleşmeleri sonlandırıldığında, 6 aydan kısa bir geri dönüş süresiyle tasarruf potansiyeli üç kategoride ortaya çıkar. 1) Bakımı yapılacak ve desteklenecek sunucuların sayısında azalma, çoğunlukla %50 oranındadır. Sunucu başına 15.000-25.000 dolar arasındaki bir yıllık sahip olma maliyetinde, birleştirme yoluyla sunucu sayısının 100 den 50 ye düşürülmesi yıllık maliyetleri ortalama 1 milyon dolar azaltabilir. 7 Çalışma hakkında daha fazla bilgi edinmek için http://www.microsoft.com/infrastructure/ solutions/spotlightoncost.mspx adresini ziyaret edin.

14 Birleşik İletişim ile Maliyet ve Kaynaklarda Tasarruf Sağlama 2) Depolama ve arşiv için yardımcı SAN/NAS sistemlerini birleştirme veya yayılmalarını önleme, kurumsal ileti tutma ilkelerini desteklemek için gereken depolama alanı miktarına bağlı olarak, on binlerce dolardan yüz binlerce dolara kadar değişen tutarda bir maliyeti önleyebilir. 3) E-posta sistemleri için e-posta sunucusu dağıtım ve yönetiminin otomasyonu, BT işgücü maliyetlerinde yılda sunucu başına 9.000 dolarlık bir düşüş sağlayabilir. Tasarruf Örnekleri İtalya nın telekomünikasyon liderlerinden biri olan Telecom Italia, adanmış e-posta sunucularının sayısını 130 dan 70 e, yani %40 tan fazla düşürmüştür. ABD'nin Maryland eyaletindeki enerji sağlayıcısı Constellation Energy, DAS ile yılda 250.000 dolar tasarruf elde etmiş, sunucuların sayısını 41 den 34 e düşürmüş ve azaltılan yedekleme ve geri yükleme işlemleriyle yılda 1.000 personel-saatinin serbest kalmasını sağlamıştır. ABD nin Georgia eyaletindeki Emory Üniversitesi, depolama maliyetlerini %50 azaltmış ve sunucu başına kullanıcı sayısını iki katına çıkarmıştır. Teknik raporda, Emory Üniversitesi nin sistemini Exchange Server 2007 ye yükselterek elde ettiği kapsamlı avantajlar açıklanmaktadır. AGC Automotive, daha verimli bir yazılım dağıtımı, bilgisayar varlık yönetimi ve sunucu izlemesi sayesinde önemli bir zaman tasarrufu elde etmek için Microsoft System Center ı kullanmıştır. Ayrıca, danışmanlık ücretlerinden yılda 75.000 dolar tasarruf sağlamışlar, veri merkezi yönetimi için dış kaynaklara yönelme uygulamasını ortadan kaldırmışlar ve yedekleme süresini %40 oranında düşürmüşlerdir. Fırsat: UC Uygulama Yazılımı Paketlerini Birleştirme Tasarruf Fırsatları UC çözümleri, normalde ayrı takımlar halinde bulunan iletişim uygulaması paketlerinin ve bunları destekleyen donanımların bir bölümünü veya tümünü birleştirebilir. Çoğu durumda bu, doğrudan iletişim veya ileti altyapısını birleştirmeden (yukarıda) elde edilen tasarruflara ek olarak elde edilir. Bunlara örnek olarak çağrı hesaplama ve/veya raporlama sistemleri, çağrı kayıt sistemleri, etkileşimli sesli yanıt (IVR) ve ses portalı uygulamaları, konuşma operatörü ve dizin erişimi uygulamaları, bildirim sistemleri, çağrı cihazı uygulamaları, ses ve/veya ileti sistemlerine uzaktan erişim, ileti arşivleme sistemleri, güvenlik ve yönetim çözümleri, iş sürekliliği ve yedekleme sistemleri ve daha birçok uygulama sayılabilir. Bu işlevler UC çözümünün tümleşik öğeleri olarak sağlanabilirse, yönetim ve bakım süresi, lisans ücretleri, hizmet sözleşmesi ücretleri, satıcı yönetim giderleri, kira veya amortisman giderleri ve enerji maliyetleri de içinde olmak üzere sahip olma maliyetleri, özellikle de dağınık sistemlerin ayrı ayrı yönetimi ortadan kaldırılabilir. Yukarıda sayılanlar gibi uygulama yazılımlarının ve ilişkili sunucularla aygıtların bir envanteri, UC çözümüyle yeri doldurulabilecek bu öğeleri belirlemek için temel oluşturur. Personel atamalarının ve bakım sözleşmeleri gibi yinelenen harcamaların eş zamanlı olarak değerlendirilmesi, UC yazılım uygulamalarının kullanıma alınmasıyla elde edilecek toplam tasarrufları tablo haline göstermeye olanak tanıyacaktır.

15 Birleşik İletişim ile Maliyet ve Kaynaklarda Tasarruf Sağlama Tasarrufları Gerçekleştirmek için Microsoft UC yi Uygulama Microsoft UC çözümleri Exchange Server ve OCS 2007 R2, geçmişte ayrı ayrı satılan ve dağıtılan iletişim uygulaması öğelerinden oluşmuş en kapsamlı birleşik paketi içerir. Temelde, yukarıdaki Tasarruf Fırsatları başlığı altında listelenen ayrı ayrı işlevlerin tümü artık Microsoft UC çözümlerinin parçası olarak sağlanmaktadır ve birleşik Kurumsal CAL Paketi lisansıyla alınabilir. Ek A altındaki Tablo 1 de, Exchange Server ve OCS 2007 R2 çözümleriyle birleştirilmeye aday olan, UC yle ilişkili bir dizi bağımsız ve eski yazılım paketi gösterilmektedir. Ek A daki Tablo 2 de, tek Kurumsal CAL Paketi temelinde birleştirilebilecek ek işletme ve altyapı yazılım işlevleri yer alır (aşağıdaki Kurumsal CAL paketinde daha fazlası vardır). Tasarruf Potansiyelini Değerlendirme Microsoft UC çözümleriyle birleştirilebilecek bağımsız ve üçüncü taraf yazılımlarının envanterini çıkarmaktan oluşan tasarruf potansiyeli tahmini basit bir işlemdir. Ek A da listelenen işlevleri gerçekleştirmek için şu anda kullanılmakta olan uygulamaların yerini alacak seçeneklerin uygulama temelinde değerlendirilmesiyle, uygulama birleştirme fırsatları ve sonuçta elde edilecek tasarruf belirlenir. Genel olarak, büyük bir kuruluşta 500.000 dolarlık bir yatırımı temsil eden ve desteklemek için en az bir tam zamanlı eleman pozisyonu gerektiren bu tür on (10) uygulama olacaktır. Var olan dağınık uygulamaların satın alınması, yükseltilmesi veya değiştirilmesi önlendiğinde, çoğunlukla bunun geri dönüşü anında olur. Şöyle ki, birleştirmeden kaynaklanan personel tasarrufları yıllık 75.000 dolar olabilir ve lisans alımının önlenmesi de 5 yıllık bir süre içinde yıllık yaklaşık 100.000 dolarlık bir miktara karşılık gelir. Tasarruf Örnekleri ABD deki bir zaman yönetimi şirketi olan Franklin Covey, sistemini Exchange Server 2007 ve Outlook Web Access e yükselterek, ayrı ayrı sunucuların giderleri biçimindeki uzaktan bağlantı maliyetini yaklaşık %40 düşürmüştür. Fırsat: Yazılım Lisanslarını Optimum Düzeye Getirme Tasarruf Fırsatları Yukarıda açıklanan uygulama yazılımlarını birleştirmeye ek olarak, kuruluşlar birincil yazılım sağlayıcılarının en iyi paketlenmiş veya bir araya toplanmış seçeneklerine odaklanarak önemli bir tasarruf elde edebilirler. Bir dizi UC sağlayıcısının bu seçeneği vardır ve bu özellikle Microsoft UC ve Office çözümlerini kullanan kuruluşlar için bir fırsattır. Birleştirilmiş veya paketlenmiş yazılım fiyatlandırmasına yaklaşarak elde edilen tasarruf önemli olabilir ve birkaç aylık bir süre içinde başarılabilir; çünkü yapılacak olan yalnızca uzlaşmaya varmak ve satış siparişleriyle lisans sözleşmelerini güncelleştirmektir. Bu tasarrufa ulaşmak için hiçbir teknoloji dağıtımı veya kullanıcı uygulamaları değişikliği gerekmez. Yeni iş gereksinimleri çoğunlukla UC tarafından veya toplu lisansların kapsamı dahilindeki ilgili uygulamalar tarafından karşılanabildiğinden, harcamaları önlemek de mümkündür. Bu soruya daha geniş bir çerçevede, yazılım paketlerini kullanan BT, Telekom, Yönetim ve İş Kolları gibi tüm bölümleri kapsayacak şekilde yaklaşmak önemlidir. Ayrıca, hem lisans fırsatları konusunda eğitim vermek hem de var olan sözleşmelerle ilgili en son bilgileri almak için Satın Alma/Tedarik bölümleriyle de diyalog kurmak kritik önem taşır.

16 Birleşik İletişim ile Maliyet ve Kaynaklarda Tasarruf Sağlama Tasarrufları Gerçekleştirmek için Microsoft UC yi Uygulama Microsoft, %50 ye varan oranda tasarruf potansiyeli sağlamak için tüm Office işlevselliğini ve eksiksiz bir UC çözümleri paketini içeren Kurumsal CAL Paketi ni 8 (veya E-CAL Paketi) sunmaktadır. Özel olarak UC için, E-CAL paketi Exchange Server için hem Standart hem de Kurumsal CAL ları (Kurumsal CAL hem Birleşik Mesajlaşma hem de İstenmeyen Postadan Koruma ve Virüsten Koruma paketlerini içerir) ve OCS 2007 R2 için hem Standart hem de Kurumsal CAL ları (burada, Standart CAL eksiksiz bir eşler arası iletişim paketi içerir ve Kurumsal CAL buna güçlü konferans, grup sohbeti ve kurumsal VoIP çözümlerini ekler) içerir. E-CAL Paketinde, temel işbirliği platformu olan ve Exchange/Outlook ile OCS/Communicator ortamlarını tümleştiren Microsoft Office SharePoint Server da vardır. Aşağıdaki tabloda, Microsoft Toplu Lisans Fiyatlandırmasından (MVLP) E-CAL Paketine (Standart veya Platform Kurumsal Sözleşmesi) dönüşüm gerçekleştiren 5.000 çalışanlı bir firmanın tasarrufları gösterilmektedir. Tasarruf Potansiyelini Değerlendirme Microsoft lisans bilgileri, Kurumsal CAL Paketi nin lisans fiyatlarında %50 ye varan bir tasarruf potansiyeli olduğunu ve finansman seçenekleri aracılığıyla anında geri dönüş sağlanabildiğini göstermektedir. Yukarıdaki örnekte, kullanıcı başına 190 dolar olan maliyet Platform EA ürünüyle kullanıcı başına 69 dolara düşürülmüştür. http://www.microsoft.com/calsuites/ adresinde, E-CAL Paketi hakkında daha fazla bilgi bulunabilir. 8 http://www.microsoft.com/calsuites/

17 Birleşik İletişim ile Maliyet ve Kaynaklarda Tasarruf Sağlama Tasarruf Örnekleri Del Monte Foods, Yeni Kuşak Masaüstü yazılım lisanslarını tek tek lisanslardan Kurumsal CAL Paketine dönüştürerek, teknoloji harcamalarını %16 oranında düşürüp üç yıllık bir dönem için doğrudan 492.000 dolar tasarruf elde ettiklerini ve Kurumsal CAL Paketinde yer alan başka değerli uygulamalar kazandıklarını bildirmiştir. Tasarruflarla, önlenen maliyetlerin toplam değeri 1,5 milyon dolardır. Meksika nın en büyük devlet üniversitelerinden biri olan Instituto Politécnico Nacional, Microsoft UC çözümlerini ve ECAL paketi sözleşmesini benimsemiştir ve lisans maliyetleri, azalan işletme giderleri ve önlenen maliyetlerden yılda 2 milyon dolar tasarruf beklemektedir. İnsan Sermayesinden Yararlanma ve Risk Yönetimi Bu alanda odak noktası, iş kollarında gerçek üretkenlik kazançları sağlayarak, ekonomik koşulların eleman sayısının düşürmeyi gerektirdiği ve açık pozisyonlar için eleman alımını ve bu pozisyonlara eleman kaydırmayı kısıtladığı dönemlerde bile, onların marka değerini ve müşteri hizmetlerini koruma veya geliştirmelerine olanak tanımaktır. Bu iki katmanda gerçekleşir: 1) genel kadro verimliliği ve 2) düzenli çalışma grubu işlemleri ve işbirliği projeleri. Aynı zamanda, kuruluşların bilgi sızıntısından ve yasal bulundurma gereklerine uymamaktan kaynaklanabilecek yüksek maliyet risklerinden kaçınmak için de önlemler alması gerekir. UC çözümleri, iletişimin güvenliğini ve iletişimle ilgili alanlarda kurumsal yönetim ve yasal düzenleme uyumluluğunu sağlamak için gereken eleman sayısını azaltabilir. Fırsat: Kadro Verimliliğini Geliştirme Tasarruf Fırsatları Kadro verimliliğini geliştirmek hem kapsamlı ve hem de eleman sayısında azaltma söz konusu olduğunda çok önemli olabilir. Fırsat, gündelik çalışma ortamlarında iletişimle ilişkili engelleri ortadan kaldırmak için UC çözümlerini kullanmaktır. Başlıca tasarruf fırsatları, doğru kaynakları hemen bulabilmeyi ve uygun olmayan kişilere yönelik telefon ve iletileri önlemeyi sağlamak için iletişim durumu ve anlık ileti araçlarından oluşur. Diğer tasarruflar, bir belgeden, e-postadan veya kişi adından tıklatarak iletişim kurma gibi basitleştirilmiş iletişim görevlerinden sağlanır. Her yerden erişim, zaman ve seyahat giderlerinden tasarruf ederek kullanıcıların hareket halindeyken üretkenliklerini korumalarını sağlar. Bunların tümü aynı iş yükü için gereken eleman düzeyini düşürmeye yol açar ve bu da bölüm ve işlev düzeyinde ve nihai olarak da kurumsal gider düzeylerinde tasarruf anlamına gelir. Tek tek çalışan üretkenliğindeki gelişmelere ilişkin tahminler, günde kişi başına 10 60 dakika arası veya daha yüksektir ve aşağıdaki başarı öykülerinde açıklandığı gibi çalışan zamanından %2 ile %12 arası bir tasarruf demektir. Tasarruf yapabilmek için hem BT/Telekom hem de İş Kolu bölümlerinde önerilen yaklaşım, durumu gerektirdiği kadro dondurma, fazla mesaiye son verme veya işten çıkarmalara karşılık, kalan kadro için yeni UC araçlarıyla (ve eğitimle) yanıt vermektir. Kadro kısıtlamaları özellikle satış, hizmetler ve müşteri hizmetleri/ticari alacaklar gibi müşteriyle karşı karşıya gelinen rollerdeyse, bu yeni UC araçlarının hızlı dağıtımı özellikle önem kazanır.