İÇ DENETİM BİRİMİ BAŞKANLIĞI SOSYAL YARDIMLAR GENEL MÜDÜRLÜĞÜ İÇ KONTROL VE RİSK YÖNETİMİ ÇALIŞTAY RAPORU DENETİM GÖZETİM SORUMLUSU Ġdris YEKELER (1078) İÇ DENETÇİLER YaĢar ÖKTEM (1056) Sedat ERGENÇ (1028) Cabir KÜÇÜKALTUN (1047) Musa ALTINTAġ (1386) Ayfer AKSU (2143) Meltem ÇELĠK (1234) Evren G. ERMĠSKET (1334) Onur AYTAR (2075) Funda PARILDAYAN (2104) Ġlkbahar CANSU (2170)
RAPOR NO 2012-1056/4, 1028/4, 1047/4, 1386/4, 2143/4, 1234/5, 1334/4, 2075/2, 2104/5, 2170/4 İÇİNDEKİLER RAPOR TARİHİ 18 EKĠM 2012 1. YÖNETĠCĠ ÖZETĠ... 3 1.1. GĠRĠġ... 3 1.2. AMAÇ ve KAPSAM... 3 1.3. YÖNTEM... 3 1.4. HEDEF RĠSK VE KONTROLLER... 4 2. DETAYLI RAPOR... 6 2.1. Stratejik Amaç ve Hedefler... 6 2.2. Stratejik Hedeflere ĠliĢkin Öncelikli Riskler... 7 2.3. Öncelikli Risklere ĠliĢkin Kontrol Önerileri... 12 3. DEĞERLENDĠRME VE SONUÇ... 24 4. RAPOR EKLERĠ..25
1. YÖNETİCİ ÖZETİ 1.1. GİRİŞ 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu uyarınca kamu idarelerinde etkin bir iç kontrol sistemi kurulması gerekmekte olup iç kontrol sistemi ile kamu idarelerinde; Amaçlanmaktadır. Kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir Ģekilde yönetilmesi, Faaliyetlerin kanun ve düzenlemelere uygun olarak yürütülmesi, Usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesi, Düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi üretilmesi, Varlıkların kötüye kullanılması ve israfının önlenmesi, Ġç kontrol sisteminin oluģturulması, uygulanması, izlenmesi ve geliģtirilmesi amacıyla gerekli standartlar Maliye Bakanlığı tarafından yayımlanan Kamu Ġç Kontrol Standartları Tebliği ile belirlenmiģtir. Kamu idarelerinin, mali ve mali olmayan tüm iģlemlerinde, bu standartlara uymaları ve gereğini yerine getirmeleri yasal bir yükümlülüktür. MüsteĢarlık Makamının 02.04.2012 tarih ve 1581 sayılı Olurlarını havi 2012/11 sayılı Genelge doğrultusunda, Bakanlığımız iç kontrol sisteminin oluģturulması çalıģmaları, Strateji GeliĢtirme BaĢkanlığının koordinatörlüğü, Ġç Denetim Birimi BaĢkanlığının danıģmanlığı ve tüm birimlerin katılımı ile yürütülmektedir. (EK:1) 1.2. AMAÇ ve KAPSAM Bakanlığımız iç kontrol sisteminin, stratejik yönetim süreçlerine entegre ve risk odaklı bir anlayıģla geliģtirilmesi amaçlanmaktadır. Bu çalıģma ile Bakanlığımızın sosyal yardımlar alanındaki stratejik hedeflerine iliģkin risklerin tanımlanması, önceliklendirilmesi ve alınabilecek tedbirlere yönelik önerilerin geliģtirilmesi hedeflenmiģtir. Kurumsal yapıyı geliģtirmek ve güçlendirmek baģlıklı stratejik amacı Bakanlığın danıģma ve yardımcı hizmet birimlerinin faaliyetlerini destekler nitelikte hedefler içerdiğinden ve bu konuda ayrı bir çalıģtay düzenleneceğinden, kurumsal yapıyı geliģtirmek ve güçlendirmek stratejik amacı bu çalıģma kapsamı dıģında bırakılmıģtır. 1.3. YÖNTEM Risk değerlendirme çalıģmaları stratejik hedef düzeyinde gerçekleģtirilmiģtir. Risk tanımlama çalıģmalarında, stratejik planda belirlenmiģ olan sosyal yardımlara iliģkin stratejik hedefler esas alınmıģtır.
Risk tanımlama ve değerlendirme çalıģmalarında ÇalıĢtay yöntemi kullanılmıģtır. ÇalıĢtay programı 10-14 Eylül tarihleri arasında Afyonkarahisar/Sandıklı da gerçekleģtirilmiģtir. Programa, sosyal yardımlar alanında Sosyal Yardımlar Genel Müdürlüğü, il ve ilçelerdeki Sosyal YardımlaĢma ve DayanıĢma Vakıflarında çalıģan idareci ve diğer personel arasından Genel Müdürlük tarafından belirlenen 36 ayrı il ve farklı meslek gruplarından toplam 64 kiģinin katılımı sağlanmıģtır. (EK: 2) ÇalıĢmalar dört ayrı grup halinde, iç denetçilerin danıģmanlığında (moderatörlüğünde) yürütülmüģtür. ÇalıĢtay programına, katılımcıların risk yönetimi ve iç kontrole iliģkin farkındalığını artırmak amacı ile uygulamalı eğitim ile baģlanmıģtır. Ġkinci günün sonunda risk tanımlamaları tamamlanmıģtır. Üçüncü gün, tanımlanan riskler etki ve olasılık kriterleri açısından 1 ile 5 arasında puanlanmıģtır. Dört grubun risk puanının ortalaması alınarak her bir riske iliģkin toplam puan belirlenmiģtir. Puanlanan riskler, 25-16 puan arası Yüksek, 15-10 Orta ve 9-1 DüĢük olmak üzere önceliklendirilmiģ ve hedef baģlıkları altında sıralanmıģtır. Dördüncü gün yüksek ve orta olarak gruplanan risklere iliģkin kontrol önerileri üzerinde çalıģılmıģtır. (EK:3) ÇalıĢtay sonuçları, BaĢkanlığımız tarafından gözden geçirilmiģ, aynı veya benzer nitelikteki risk ve kontroller sadeleģtirilerek raporlamaya hazır hale getirilmiģtir. 27.09.2012 tarihinde Sosyal Yardımlar Genel Müdürlüğü yetkilileri ile yapılan toplantıda; yönetim görüģü alınmak üzere çalıģtay sonucu düzenlenen taslak rapor paylaģılmıģ ve Genel Müdürlük görüģünün 03.10.2012 tarihine kadar e-posta ile BaĢkanlığımıza gönderilmesi hususunda mutabakata varılmıģtır. (EK:4) Sosyal Yardımlar Genel Müdürlüğü tarafından çalıģtay sonucunda elde edilen kontrol faaliyetlerine iliģkin değerlendirmeleri içeren yönetim görüģü 15.10.2012 tarihinde e-posta aracılığı ile BaĢkanlığımıza gönderilmiģtir. (EK:5) 1.4. HEDEF RİSK VE KONTROLLER ÇalıĢtay sonucunda; 5 amaç, 7 hedef altında toplam 73 adet risk tanımlanmıģtır. Tanımlanan risklerin 12 tanesi yüksek, 42 tanesi orta, 19 tanesi ise düģük öncelik düzeyine sahiptir.
RİSK ÖNCELİKLENDİRMESİ 19 26% 12 16% Yüksek Orta Düşük 42 58% ÇalıĢtayda ortalama risk puanları doğrultusunda; 4 numaralı Bakım, koruma ve rehabilitasyon hizmetlerini hizmet alan odaklı geliģtirmek ve kalitesini yükseltmek ve 3 numaralı Ġhtiyaç sahiplerinin tespit edilmesinde ve değerlendirilmesinde etkinliği ve eriģebilirliği sağlamak stratejik amaçları en yüksek riskli amaçlar olarak belirlenmiģtir. (EK:6) Bu değerlendirme doğrultusunda; Bakım ve Koruma Hizmetleri çalıģmalarına iliģkin stratejik amaç en riskli alan olarak belirlenirken, sırasıyla Tespit ve Değerlendirme, Ġzleme ve Denetim, Bilinçlendirme ve Sosyal Politika GeliĢtirme çalıģmalarına iliģkin stratejik amaç baģlıkları diğer riskli alanlar olarak belirlenmiģtir.
Ortalama Risk Puanı STRATEJİK AMAÇ RİSK İLİŞKİSİ 18 16 14 12 10 8 6 4 2 0 Bakım ve Koruma Hizmetleri Tespit ve Değerlendirme İzleme ve Denetim Bilinçlendirme Stratejik Amaçlar Sosyal Politika Stratejik hedeflere iliģkin risk değerlendirme sonuçları incelendiğinde ise; Afet durumlarında etkin müdahale etmek, Kamu kaynaklarında sosyal yardımlarda mükerrerliği azaltmak, Sosyal yardım ihtiyaçlarını objektif temellere göre tespit etmek, Hedeflerinin en yüksek riskli stratejik hedefler olduğu görülmektedir. (EK: 7) HEDEF TANIMI RİSK ADEDİ RİSK PUANI ORT. RİSK PUANI Afet durumlarında etkin müdahale etmek 5 76 15,20 Kamu kaynaklarında sosyal yardımlarda mükerrerliği azaltmak 5 66 13,20 Sosyal yardım ihtiyaçlarını objektif temellere göre tespit etmek 7 90 12,86 Hizmet sunum sürecini hızlandırmak 14 176 12,57 Bakanlık hizmetlerini etkin ve sonuç odaklı izlemek 10 113 11,30 Uzun dönemde yoksulluk döngüsünün oluşmasının engellemek 16 179 11,19
Ülkemizin sosyal yardımlar miktarını ülke ve aile bazında gelişmiş ülkeler seviyesine çıkarmak 16 173 10,81 TOPLAM 73 873 11,96 Risk kategorilerine iliģkin risk değerlendirme sonuçları incelendiğinde ise; Ġnsan Kaynakları BiliĢim Uygulamaları Süreç Yönetimi Kategorileri en yüksek riskli risk kategorileri olarak görülmektedir. (EK: 8) RİSK KATEGORİLERİ VE SAYILARI 8 9 12 11 16 Bilişim Uygulamaları İnsan Kaynakları 9 Stratejik Yönetim Bilgi ve İletişim 10 Süreç Yönetimi Performans Yönetimi Faaliyete Yönelik Kontrol Eksikliği
Ortalama Risk Puanı RİSK KATEGORİSİ-RİSK PUANI İLİŞKİSİ 16 14 12 10 8 6 4 2 0 İnsan Kaynakları Bilişim Uygulamaları Süreç Yönetimi Faaliyetlere Yönelik Kontrol Eksikliği Stratejik Yönetim Bilgi ve İletişim Performans Yönetimi Risk Kategorileri Risk katagorilerine iliģkin ortalama risk puanları incelendiğinde; söz konusu risk katagorileri arasındaki en düģük ortalama risk puanı ile en yüksek ortalama risk puanı arasındaki farkın çok düģük olması(14,58 11,52), amaç ve hedefleri gerçekleģtirmeye yönelik faaliyetlerin birbirleriyle koordineli Ģekilde yürütüldüğü sonucunu doğurmaktadır. Diğer taraftan; gerek risk adedinin gerekse ortalama risk puanlarının düģük olması stratejik amaç ve hedeflere iliģkin risklere yönelik kontrol faaliyetlerinin mevcut olduğunu ve bu kontrol faaliyetlerinin düzenli bir Ģekilde yürütüldüğünü göstermektedir.