PR-36.0 Hazırlayan Kontrol Onay 01.01.2010 Yürürlük Tarihi 01.02.2010 Bilgi İşlem Müdürü 1. AMAÇ Belediye Başkanı Belediye Başkanı Sayfa 1 / 10 Bu prosedürün amacı; Kartal Belediyesi Bilgi İşlem Müdürlüğünün faaliyet alanında, yetki, yöntem ve sorumlulukları tanımlamaktır. 2. KAPSAM Bu prosedür, Kartal Belediyesi Bilgi İşlem Müdürlüğünün verdiği tüm hizmetleri kapsar. 3. TANIMLAR Domain: Bilgisayar sistemlerinin bir merkezden takibinin ve yönetiminin yapılmasını sağlayan sistemdir. Sistem: Bilgisayarların kablolu ve kablosuz entegre çalıştığı donanım ve yazılım bileşenlerine sahip elektronik iletişim ortamı Program : Bilgisayar Programlarıdır. GIS: Coğrafi Bilgi Sistemi MIS : Yönetim Bilgi Sistemi Baskı Merkezi :Fotokopi, Renkli çıktı 4. SORUMLULAR Belediye Başkanı Başkan Yardımcıları Birim Müdürleri Bilgi İşlem Müdürlüğü 5. ĠLGĠLĠ DOKÜMANLAR / PROGRAMLAR Arıza Kayıt Formu F36.01 Stok Takip Kartı F36.02 Sarf Malzemesi ve Yedek Parça Stok Çıkış Kartı F36.03 Bilgisayar Kimlik Kartı F36.04 Baskı Merkezi Takip Raporu F36.05 Garanti Bandı Bilgi İşlem Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği
Dokuman ve Kayıtların Kontrolü Prosedürü Veri Analizi Prosedürü Yürürlük Tarihi 01.02.2010 Sayfa 2 / 10 PR01.0 PR19.0 6. N UYGULANIġI a. Bilgi ĠĢlem Müdürlüğünün ÇalıĢma Esasları 2006/9809 Sayılı Bakanlar Kurulu Kararınca oluşturulan Norm Kadro çalışmaları ve buna dayanılarak alınan Kartal Belediye Meclisinin 08.06.2006 tarih ve 40 sayılı kararına istinaden kurulmuş ve faaliyetlerini yürütmektedir Bilgi İşlem Müdürlüğü; Kartal Belediyesinin bilgi teknolojilerinden en iyi şekilde yararlanarak, belediyecilik iş ve işlemlerini en iyi biçimde yürütülmesini sağlayıcı, verimliliği artırıcı çalışmalar ve yatırımlar yaparken kentliye sunulan hizmet kalitesini ve buna bağlı olarak yaşam kalitesinin artırıcı ve hayatı kolaylaştırıcı çalışmalar ve yatırımlar yapmaktadır.. b.müdürlüğün Görevleri Bilgi İşlem Müdürlüğü, yasalar, yönetmelikler ve genelgelerle belirlenmiş yetki ve sorumlulukları içinde kalarak belediye başkanının atadığı müdür marifeti ile iş ve işlemlerini yürütür. Müdürlüğün görevleri aşağıda sıralanmıştır; 1. Stratejik plan ve gelecekteki ihtiyaçların ve mevcut durumun analizini yaparak her takvim yılına ait müdürlük yatırım programını ve bütçesini hazırlayarak karara bağlanmak üzere Belediye Meclisine gönderir, 2. Yatırım Programı dâhilinde İhalesi yapılacak işlere ait dosyaları hazırlar, 3. İhalesi gerçekleştirilen işlerin şartname ve sözleşmelerine uygun yapımını takip ve kontrol eder, 4. Belediye birimlerinden gelen evrakı, konusuna göre sonuçlandırıp takibini yapar ve dosyasına kaldırır. 5. Belediye bilişim teknolojik sistemlerinin ilgili mevzuata uygun olarak yürütülmesi için tedbirler alır, 6. Diğer müdürlüklerin bilgi teknolojileri kullanımlarını koordine eder, Bu amaçla diğer gerektiğinde yasal dayanaklar ve belediye başkanının verdiği yetki çerçevesinde diğer müdürlüklerin iş ve işlemlerinde gerekli müdahale ve iyileştirmeleri yapar, 7. Belediyeye birimlerin bilgisayar ve iletişim teknolojisinden en iyi biçimde ve ortak olarak yararlanabilmesi için gerekli altyapı çalışmalarını yapar Belediye bilgisayar sistemini bir bütün olarak kurar ve işletir, 8. Belediye bilgisayar/bilişim teknolojilerinin bir bütün için de uyum içinde çalışması amacıyla diğer müdürlüklerin kullandığı/kullanacağı sistemleri yönetir, değiştirir/günceller, 9. Bilgi kaynaklarını çeşitlendirerek kayıp ve kaçağı önlemek, kentlinin iş ve işlemlerini kolaylaştırmak, verimliliği artırmak amacına yönelik olarak diğer kurumlarla gerçekleşecek veri
Yürürlük Tarihi 01.02.2010 Sayfa 3 / 10 teminini, paylaşımı ve değişimini sağlamaya yönelik sistemler kurar.(kimlik Paylaşım Sistemi, Adres Bilgi Sistemi, Tapu, Kadastro, İSKİ, İGDAŞ, AYEDAŞ, vd. ile) 10. Bilgi İşlem Müdürlüğü; e-devlet çalışmaları çerçevesinde e-belediyecilik faaliyetlerini yürütür bu konuda gerekli çalışmaları yapar altyapıları kurar, anlaşmalar yapar. 11. Belediyenin bilişim teknolojilerini kullanması ve hizmet olarak sunması için gerekli teknolojileri planlar, araştırır, geliştirir veya satın alarak uygular. 12. Yönetim Bilgi Sistemi, Coğrafi Bilgi Sistemi, Elektronik Belge Yönetim Sistemi, e-belediyecilik, M-belediyecilik sistemlerini işletilir. İş süreçlerini elektronik ortama taşıyarak hizmet kalitesini yükseltici, çeşitlendirici, verimliliği artırıcı yeni sistemleri tasarlar ve kurar, 13. Belediyemiz ihtiyaçları doğrultusunda kullanılacak yazılımları güncel mevzuata uygun biçimde yazar veya hizmet alımı yoluyla temin eder. Yazılımların uyum içinde ortak veri havuzuna dayalı çalışmasını sağlar. 14. Sistem yönetimi kavramı içinde bilgisayar sistemine bağlı bilgisayar ve çevre cihazlarının kullanıcıların yanlış veya hatalı kullanımlarından kaynaklanan nedenlerle ya da sistemde kendiliğinden kaynaklanan (yıpranma, dış etkenler v.b.) nedenlerle çıkan sorunları gidererek sistemin sorunsuz çalışmasını sağlar ve sistemi yönetir. 15. Bilgisayar sisteminin devamlılığını sağlayıcı gerekli güvenlik sistemini kurar, gerekli güvenlik tedbirlerini alır. 16. Belediye bilgisayar sistemi kullanıcıları için kullanıcı adları ve şifreler oluşturur ya da iptal eder, yetkilerine göre sistem kaynaklarına erişim sağlar ya da kısıtlar, (e-posta, programlar, veri depoları v.b.) şifre ve parolaları değiştirir, 17. Bilgisayar sistemindeki kurumsal verileri güvenli biçimde depolar, yedeklerini tipine, risk ve önem derecesine göre belirleyeceği aralıklarla yedekler ve arşivler, (saatlik, günlük, haftalık, aylık, 3 aylık, 6 aylık aralıklarla) alır. 18. Belediye bilgisayar sistemi kullanıcıları için teknik destek verir. 19. Belediye bilgisayar sistemine bağlı bilgisayar ve çevre birimlerinin, kesintisiz güç kaynaklarının ve veri iletişim ve güvenlik altyapısının bakım ve tamirini yapar/yaptırır. 20. Bilgisayar sisteminin işleyişi için gerekli donanım, yedek parça ve sarf malzemelerini temin eder, stoklar, stok takibi yapar. 21. Baskı merkezleri ile kurumsal evrakın tasarlanması, basılması, taranması (scanning) ya da çoğaltılması işlemlerini yürütür. 22. Belediyemizde hizmet verimliliğini ve çeşitliliğini artırmak adına bilgisayar teknolojilerini daha iyi kullanan personeller yetiştirilmesine yönelik eğitimler verir veya hizmet alımı yoluyla verdirir. 23. Yeni teknolojileri takip ederek kuruma adaptasyonunu sağlayıcı araştırma ve geliştirme çalışmaları yapar, analizler ve raporlar hazırlar. 24. İş süreçlerinin elektronik ortama aktarılması sonrasında bürokratik işlemleri azaltıcı süreç optimizasyonlarını başkana önerir.
Yürürlük Tarihi 01.02.2010 Sayfa 4 / 10 25. Belediyemiz faaliyetlerinin ya da hizmetlerinin kentliye elektronik ortamda ulaştırılması için gerekli çalışmaları yapar (internet üzerinden web sitesi, cep telefonları üzerinden mobil belediyecilik, sahada Kiosk cihazları, CD-DVD üretimi ve dağıtımı) 26. Gerekli durumlarda görevlerini yerine getirmek amacıyla çeşitli mal ve hizmetleri satın almaları yoluyla üçüncü şahıslardan ya da firmalardan temin eder. 6.2 Sistem Yönetimi ve Yazılım ġefliği: 1. Belediyenin müdürlükleri aracılığıyla kentliye hizmet sunmaları ancak bir sistem sayesinde mümkündür. Müdürlüklerin artan iş akış ve evrak takiplerini düzenli bir şekilde gerçekleştirmeleri, müdürlüklerin çeşitlenen hizmet tipleri ve görevleri nedeni ile bilgisayar sistem aracılığı ile gerçekleştirilmesini bu şeflik yürütür. 2. Bu birim yukarıda tanımlanan hedefleri gerçekleştirmek, süreçlerin elektronik ortama taşınıp hızlandırılmasını, kolaylaştırılmasını, kentliye ulaştırılmasını sağlamaya yönelik çeşitli çalışmalar yapar. Bu çalışmalardan temel başlıklar aşağıdaki şekilde sıralanabilir; 3. Belediyecilik işlemlerinin elektronik ortamda gerçekleştirilmesini sağlamak üzere analiz ve fizibilite çalışmaları yapar, bu analizlere dayalı bilgisayar sistemleri kurar/kurdurur, işletir, kurulu sistemlerin kesintisiz çalışmasını sağlamak üzere bakımlarını yapar/yaptırır, 4. Belediye bilgi sistemlerinin entegre çalışarak iş ve işlemlerinin kalitesini ve verimliliğini arttırıcı, süresini kısaltıcı teknolojileri araştırmak, alternatif sistemler geliştirmek, sistem tasarımı yapmak, (Sistem Geliştirme, Ar-Ge, ve Sistem Tasarımı); 5. Belediye bilgi teknolojilerine ilişkin Risk Analizi analizleri yapmak, mevcut ve olası riskler ile olabilirliklerini ve çözüm önerilerini rapor olarak sunmak, 6. Belediye bilgi teknolojileri ve sistemlerini iyileştirici, genişletici önerilerde bulunmak, yatırım programı taslağı oluşturmak amacıyla Teknolojik gelişmeleri izlemek ve bunları Teknolojik Gelişmeler Raporu ile sunmak, 7. Yönetim Bilgi Sistemi, Coğrafi Bilgi Sistemi, Elektronik Belge Yönetim Sistemi, E-Belediye (elektronik belediyecilik), T-Belediye (telefon belediyeciliği), Kiosk Belediyeciliği, gibi sistemleri de içinde barındıran Bilgi sistemlerine dayalı bireylerin hizmetleri üretip tüketebildiği Bireysel Belediyecilik sisteminin hayata geçirilmesine yönelik çalışmalar yapmak. 8. Bilgi ve iletişim ağını (kablolu ve kablosuz olarak) kurum içi ve dışında, hizmetin gerektirdiği her noktaya en güncel teknolojiler ile yaymak,, 9. Bilgi sistemlerinin güncelliğini, stabilitesini, optimizasyonunu sağlamak, 10. Bilgisayar sistemlerinin entegrasyonunu sağlamak, buna ilişkin tedbirler almak, raporlar düzenlemek 11. Ağ cihaz ve yazılımlarını kurar, internet ve intranet bağlantılarını yönetir, 12. Fiziksel/yazılımsal sunucu temin eder, kurar, işletir, bakımını yapar, kullanıcılara merkezi destek verir,
Yürürlük Tarihi 01.02.2010 Sayfa 5 / 10 13. Yazılım geliştirme çalışmaları ve yapmak, 14. Bilgisayar sistemlerinin fiziksel güvenliğinin ötesinde yazılımsal güvenlini de sağlamak. Elektronik ortamda sisteme olabilecek saldırıları (virus, worm, rootkit, backdoor, trojan, hacker keyloger, spyware v.b. ) engellemek, 15. Verileri güvenli biçimde depolamak, paylaştırmak, yedeklemek ve güvenli kasalarda arşivlemek 16. Her kullanıcıların kurumsal yetkileri kadar kaynakları kullanabilmesini ve verilere ulaşabilmelerini sağlamak, yetkisiz kişilerin bu kaynakları kullanmasına engel olmak, 17. Kurumsal web sitesinin, kurumsal e-posta sunucusunun devamlılığını ve yayınını sağlamak, 18. Sistem için gerekli donanım ve yazılımların listesini çıkarmak, onay ile alımlarını sağlamak, 19. Yazılım lisanslamasını takip etmek, gerekli yazılımların satın alınmasını sağlar, 20. Kurumsal verilerin ortak bir veritabanında tutulmasını sağlamak, veritabanlarını yönetmek, 21. E-belediye hedefini bireysel belediyecilik modeli ile hayata geçirici çalışmalar yapmak. 22. Dış kurumlarla e-devlet çalışmaları çerçevesinde, veri iletişim, veri paylaşım çalışmalarını yürütmektir. Bu görevlerin yürütülmesinde sistem operatörleri, sistem yöneticileri, ağ operatörleri, yazılımcılar görev alır. 23. Yeni teknolojilerin kullanımı ve verimliliğin arttırılması için personele bilgisayar eğitimi planlar, eğitim verdirir. 24. E-dönüşümün gerçekleşmesi için diğer müdürlüklerin ve belediye ile ilişkili diğer kurumların çalışmalarını takip ederek belediyede yapılması gerekenleri tespit eder 25. Sistem odasındaki cihazların bakım ve onarımlarını yapar/yaptırır. 26. Yukarıdaki işlerin gerçekleşmesinde öncelikle müdürlük imkanları kullanılır, müdürlük imkanları ile çözülemeyen işler, mal veya hizmet alımı ihaleleri ile giderilir. 27. Bu biriminin çalışmaları içinde Server ve Network sisteminin çalışır tutulması öncelikli sıradadır. Alınabilecek her türlü güvenlik önlemleri ve iyileştirmelerle sistemin çalışırlığı, devamlılığı sağlanır. 28. Bu birim çalışanları aşağıdaki işlemleri yürütür; 6.2.1 Sistem Yönetimi ÇalıĢmaları 6.2.1.1 Network Donanım Cihazlarının; a. Ana omurgayı (Merkez Switch) taşıyan cihazın, değişen şartlar ve ihtiyaçlar doğrultusunda yapılandırmasını yapar. b. Kenar Switch cihazlarının, değişen şartlar ve ihtiyaçlar doğrultusunda yapılandırmasını yapar. c. Routerların, değişen şartlar ve ihtiyaçlar doğrultusunda yapılandırmasını yapar. d. Güvenlik Cihazlarının, değişen şartlar ve ihtiyaçlar doğrultusunda yapılandırmasını yapar.
Yürürlük Tarihi 01.02.2010 Sayfa 6 / 10 e. Kablolu (ADSL, GSHDSL, Metro Ethernet) ve kablosuz iletişim cihazlarının (wireless cihazlar, Optik Laser Hat, Wimax..) iletişim cihazlarının yapılandırılmalarını, yönetimini gerçekleştirir. 6.2.1.2 Network Kontrol ve Yönetim Yazılımlarının; Tüm bilgisayar sisteminin sağlıklı çalışmasını sağlayan antivirus sunucularını, kurar, günceller, bakımını yapar, sistemin virüs saldırıları nedeni ile kesintiye uğramaması için tedbirler alır. Yeni çıkan virüslere yönelik güncelleştirmeleri sisteme yükler. 6.2.1.3 Internet Bağlantılarını Yönetir. a. Belediyenin Internet Bağlantısını yönetir,izler yetkili kullanıcıların internete erişimine izin verir. b. Firewall cihazının yönetimini yapar, IP, port, yetkilendirmesi, Erişim Kontrol Listelerinin tanımlanmasını yapar VPN (sanal Özel Ağ)leri yönetir. c. Filtreleme cihazı aracılığı ile uygun olmayan içeriğe ulaşımı engeller, zararlı sitelerin kullanıcı bilgisayarlarını bozmasına engel olur. Yeni çıkan zararlı siteleri cihaz güncellemeleriyle bloklar. d. Internet kullanıcılarının belediye web sitesine ulaşmasını, Web Sunucusunun güvenli biçimde internet üzerinden Internet Yayını yapmasını sağlar. e. Elektronik Posta Sunucusunu kurar, işletir, kurum kullanıcılarının e-posta alıp göndermesini sağlar. f. Kurumsal kullanıcıların kendilerine verilen yetkilendirmeler dahilinde sistem kaynaklarını kullanmasına izin verir. 6.2.1.4 ĠĢletim Sistemlerinin; a. Yazılım güncelleştirmelerini, yamalarını, loglarını, performanslarını izlerler. b. İşletim sistemlerinin yapılandırma/konfigürasyonlarını, c. İşletim sistemlerinin güvenlik ayarlarını yaparlar. 6.2.1.5 ĠĢletim Sistemlerinin Üzerinde ÇalıĢtığı Fiziksel Sunucuların; Donanım kaynaklarının (Diski, Ram, Kontrol Kartları, Güç Kaynakları, İşlemciler ) çalışırlığını izler ve kontrol ederler. 6.2.1.6 Veritabanlarının; a. Veritabanın performansını izlerler. b. Veritabanının bakımını gerçekleştirir. c. Yedeklerinin alınmasını sağlar ve/veya gerçekleştirirler. 6.2.1.7 Yedek alma ve arģivleme iģlemi Depolama Cihazlarını ve kotaları yönetir, a. İlgili sistemlerde bulunan verilerin yedeğini uygun periyotlarda alır.
Yürürlük Tarihi 01.02.2010 Sayfa 7 / 10 b. Coğrafi Bilgi Sistemi (GIS) yazılımında kullanılan verileri her veri güncellemesinde yedeklenir ve DVD medyada arşivlenir. c. Kullanıcı bilgisayarlarındaki verilerin merkezi olarak yedeklenmesi ve arşivlenmesi teknolojik olarak mümkün olmakla birlikte hali hazırdaki birim imkânları ile gerçekleştirilemediğinden kullanıcılara ait veri yedekleme işlemi kullanıcıların kendileri tarafından müdürlük yedekleme talimatına uygun olarak yapılmaktadır. d. Yedekleme cihazlarını izler, e. Yedekleri güvenli yerlerde saklar. f. Belirli aralıklarla veri arşivleme çalışması yapar. Güvenli yerlerde muhafaza eder. 6.2.2 Yazılım GeliĢtirme a. Kurumsal kullanıcılardan gelen belediyecilik hizmetlerine yönelik yazılım taleplerini değerlendirmek b. Bilgi işlem müdürlüğünce onaylanan yazılım talepleri ile analiz çalışmalarını yapmak. c. Programın çalışması için gerekli kaynakları belirlemek ve sistem yönetimine müdürün onayı sonrasında bildirmek d. Yazılım geliştirme platformu ve temel yazılım geliştirme mimarisi belirlenir.(clien-server/web tabanlı,lokal,windows vb..) e. Veri tabanı belirlenir. Yazılım geliştirme dili seçilir. f. Analiz çalışmalarına dayalı olarak temel fonksiyonların yazımı gerçekleştirilir, menülerin yazılımına başlanır. g. Programın yazılımı sonrasında çalışma testleri yapılır. Testler sonrasında çıkan ^bugler^ düzeltilir. h. Son kontroller sonrasında veri tabanındaki test verileri silinir,programı yönetecek kişi için kullanıcı tanımlamaları yapılır.program devreye alınır. i. Programın devreye alınması sonrasında program kullanıcılarından gelen programla ilgili sorunlar giderilir, kullanıcılara teknik destek verilir. j. Programın görsel tasarımı kurumsal kimlik standartlarına uygun olarak tasarlanır. 6.2.3 Web Uygulamaları ve Web Tasarım ÇalıĢmaları a. Web uygulamaları Geliştirme a.a. Yazılım geliştirme sürecinde tanımlanan temel onay analiz ve ön çalışmalar yapılır. a.b. Uygulamaların intranet yada internet uygulaması olması durumuna göre web sunumu sistem yönetimi tarafından tahsis edilir,gerekli ağ ve güvenlik ayarları yapılır. b. Kartal Belediyesinin Web Sitesinin Güncellenmesi
Yürürlük Tarihi 01.02.2010 Sayfa 8 / 10 b.a. Müdürlüklerden gelen, duyuru, müdürlük faaliyetleri, spor etkinlikleri, kültürel etkinlikler, meclis kararları vb belediye web sitesinden yayınlanması amacıyla gerekli görüşme, kodlama ve tasarım çalışmaları yapmak. b.c.belediye sitesinde kullanılacak görsel materyalleri temin etmek, üretmek ve kurumsal kimliğe uyumlu olarak sitede kullanmak. b.d. Temin edilen materyalleri fish animasyon, ikon, buton üretmek b.e. Kurumsal e-belediyecilik uygulamalarının web sitesi içinde gönüllü ve uyumlu biçimde çalışması için kodlama ve görsel tasarım çalışmaları yapmak(e-ödeme, e-imar,ekütüphane, kent haritası, belediye bilgi sistem) b.f. Belediye web sitesi alt uygulamalarını geliştirmek ve yönetmek;(mavi masa(istek, şikayet), bilgi edinme,performans programı, stratejik plan, hizmetlerimiz) 6.2.4 Proje GeliĢtirme ve Ar-Ge a. Belediyenin iş süreçlerini de göz önünde tutarak, bilgisayar sistemlerinin işleyişine yönelik risk analizleri yapar, rapor hazırlar, üst yöneticilerin dikkatine sunar. Raporda tespit edilen yada öngörülen risklerin giderilmesine yönelik çözüm önerileri sunar. b. Teknolojik gelişmeleri takip eder. Kurum menfaatine olan teknolojik gelişmelerden uygulanabilir olanları tespit eder, rapor hazırlar, üst yöneticilerinin dikkatine sunar. Raporda tespit edilen ve kurum menfaatine olan teknolojilerin gerçekleştirilmesine yönelik uygulama önerileri sunar. c. Yukarıda açıklanan raporlar ve müdürlük ihtiyaçları da göz önünde tutularak müdürlük hedeflerinin oluşturulmasına katkıda bulunur. 6.2.5 Sistem Operatörleri a. Belediyecilik uygulamalarının çalışırlığını izler, performanslarını varsa loglarını izler. b. Varsa yazılımı üreten firma aracılığı ile güncelleştirmeleri yapılır, uygulamada görülen aksaklıklar ilgili firmaya en hızlı yöntemlerle sözlü ve yazılı olarak iletilir. c. Belediyecilik uygulamaları aracılığı ile üretilen verilerin yedeklerini alır. 6.2.6 Evrak ĠĢlemleri a. Gelen ve giden evraklar mevzuat ve belediye başkanının verdiği yetkiye dayanılarak müdür veya imza yetkisi verilen kişi tarafından imzalanarak diğer müdürlüklere gönderilir veya kişilere havale edilir. b. Gelen ve giden evrakların işlem görmüş suretleri dosyalarında saklanır, dış birimlere gönderilen evrak zimmet karşılığı teslim edilir. c. Elektronik ortamda nitelikli sayısal sertifika kullanılarak imzalanan ve elektronik olarak karşı tarafa teslim edilen yazışmalarda zimmet defteri kullanılmaz.
Yürürlük Tarihi 01.02.2010 Sayfa 9 / 10 6.3 Sistem Yönetimi ve Yazılım ġefliği: 6.3.1 Teknik Servis ġefliği : Bilgisayar kullanıcılarının karşılaştıkları çeşitli zorlukları çözmek, teknik destek vermek asıl görevi olarak tanımlanabilecek teknik servis birimi, gerçekte donanım ve yazılım arızalarının giderilmesinden, yazıcı sorunlarının giderilmesini, Bunun yanında çeşitli bilgisayar sarf malzemelerinin depolanması stoklarının takip edilmesi ve dağıtımına, (toner, kartuş, disket, boş CD-DVD v.b.) sinevizyon gösterilerinin hazırlanmasına ve sunulmasına ve bazı durumlarda diğer kurum ve kuruluşlara teknik desteğe (Tapu kadastro, Seçim kurulu, YKYMler, Kaymakamlık, Okullar..) kadar hizmet vermektedir. Yukarıda kısaca görevleri tanımlanan bu şefliğin temel görev başlıkları ve iş süreci aşağıdaki gibidir; 1. Kullanıcı bilgisayarlarında çıkan sorunları gidermek; a. Bilgisayar donanımından kaynaklanan sorunlar; Kullanıcı bilgisayarlarında, çeşitli çevresel etkenler nedeni ile zamanla yada üretim hataları nedeni ile ortaya çıkan sorunlardır. Bu gibi durumlarda, arızanın Arıza İstek ve Takip Programı aracılığı ile müdürlüğümüze iletilmesi sonrasında, Teknik servis sorumlusu, arızayı değerlendirir ve önce arızayı yerinde gidermeye çalışır, arızanın yerinde giderilememesinin söz konusu olduğu durumlarda kullanıcı bilgisayarı teknik servise alınır ve kullanıcıya teknik serviste daha önceden tamire alınan bilgisayar sayısı da göz önünde tutularak yaklaşık tamir süresi bildirilir. Donanım arızaları genel olarak tamir yolu ile giderilmesi mümkün olmadığında yapılan testlerden sonra bozuk olan parça teknik servis ve depo sorumlusunun onayı ile stoktan yenisi ile değiştirilir. b. Bilgisayar yazılımından kaynaklanan sorunlar; İşletim seviyesindeki yazılımsal sorunlar (işletim sisteminin çökmesi gibi) bilgisayarın formatlanması ile çözülür, işletim seviyesinden yukarıdaki sorunlar ilgili yazılımın tekrar kurulması, güncellemesinin yüklenmesi, ayarlarının yapılması ile yada kaldırılması ile çözülür. c. Diğer sorunlar; Kullanıcı kaynaklı, eğitim eksikliğinden, bilgisizlikten kaynaklanan sorunlar sorunun tekrar etmemesine yönelik bilgi verilir. 2. Kullanıcı yazıcılarında çıkan sorunları gidermek; a. Kullanıcılar arıza ve şikâyetlerini Arıza İstek Takip Programı aracılığı ile teknik servise iletirler. b. Donanım kaynaklı sorunlar; yazıcı servise alınır, parça değişimi mümkün ve stokta varsa yenisi ile değiştirilir. Yoksa arıza yeni yazıcı bedelleri de göz önünde tutularak giderilmesi veya yeni yazıcı temini için alım sürecinin başlatılması yönünde onaya başvurulur. c. Sarf malzemesi (toner, kartuş şerit v.b.) bitmesi yada sorunu nedeni ile yazıcının devre dışı kaldığı anlaşılması durumunda sarf malzemesi stoktan yenisi ile değiştirilir. Değiştirme işlemi yazıcının bulunduğu yerde yapılır.
Yürürlük Tarihi 01.02.2010 Sayfa 10 / 10 d. Yazıcı sürücülerinden kaynaklanan sorunlar; yazıcı sürücüsü kaldırılıp varsa yenisi yoksa aynı sürücü tekrar kullanıcı bilgisayarına kurulur. e. Diğer; Kullanıcı kaynaklı, eğitim eksikliğinden, bilgisizlikten kaynaklanan sorunlar sorunun tekrar etmemesine yönelik bilgi verilir. 3. Kullanıcı bilgisayarlarında ortaya çıkan diğer sorunlar; sorunun niteliğine göre sistem yönetimi ve yazılım koordinatörlüğünden yardım alınarak, müdürlük kaynakları ile çözülememesi durumunda dış kaynak (bakım anlaşması varsa ilgili firmalar aracılığı ile) kullanılarak çözülür. 4. Tüm müdürlüklerin sarf malzemesi 1 ihtiyaçlarını belirlemek, ihale yolu ile temin etmek, stoklamak ve dağıtımını yapmak. Stoklanan malzemelerin sayımı ve dağıtımı Stok Takip Programı aracılığı ile yapılır. Dağıtımı yapılan malzemeler stoktan düşülür. Müdürlükçe daha önce belirli seviyenin altına düşen malzemelerin temini yolunda süreç başlatılır. 5. Kullanıcılara dağıtılan bilgisayarların donanım niteliklerinin yetkisiz kişilerce değiştirilmemesine yönelik olarak F36.04 formu ile Bilgisayar Kimlik Kartları düzenlenir. Kartta yazılan bilgiler aracılığı ile bilgisayarların niteliksel takibi yapılır. Niteliksel değişimin tespit edilmesi durumunda ilgili birim amirine durum tutanakla bildirilir. 6. Yeni alınan kullanıcı bilgisayarlarının Ayniyat saymanlığına demirbaş kaydının yapılması hususunda talepte bulunur. 7. Baskı merkezleri aracılığı ile belediyemize ait evrakların basımını, çoğaltılmasını, bilgisayar ortamına aktarılmasını yürütür. Evrak çoğaltma ve baskı işlemlerindeki aylık baskı miktarları raporlanır. 8. Baskı merkezinde bulunan cihazların bakımını yapar/yaptırır. 9. Müdürlüğe gelen ve giden evrakların kayıtlarını tutar, ilgililerine tebliğini ve dağıtımını yapar. 10. Belediyemizin çeşitli toplantı, gösteri ve etkinliklerinde sinevizyon sunumlarının altyapısını kurmak, sunum yapmak. 11. ISO çalışmalarını, Doküman ve Kayıtların kontrolü prosedürlerini yürütür. 6.4. Kayıtların Saklanması Bilgi İşlem Müdürlüğü faaliyetlerinin veri analizlerini Veri Analizi Prosedürüne göre altı aylık periyotlarla yapmaktadır. Bu Prosedür kapsamında tüm kalite kayıtları, Dokuman ve Kayıtların Kontrolü Prosedürüne uygun olarak saklanır. 7. DAĞITIM Belediye Başkanı Başkan Yardımcıları Birim Müdürleri Bilgi İşlem Müdürlüğü 1 1 1 Sarf Malzemesi : Toner, Kartuş, Şerit, Kağıt, CD, DVD, disket, bilgisayar temizlik ve bakım malzemesi v.b.
Yürürlük Tarihi 01.02.2010 Sayfa 11 / 10