i
Sunuş Orta Anadolu (ORAN) Kalkınma Ajansı, 25 Ocak 2006 tarih ve 5449 sayılı Kalkınma Ajanslarının Kuruluşu, Koordinasyonu ve Görevleri Hakkında Kanun un 3. maddesine dayanılarak T.C. Kalkınma Bakanlığı koordinasyonunda, 25 Temmuz 2009 tarihli Resmi Gazete de yayımlanan 2009/15236 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile kurulmuştur. Vizyonunu Türkiye nin merkezinde çok boyutlu, planlı ve orantılı olarak kalkınan dinamik ve güçlü bir Orta Anadolu olarak belirleyen ORAN Kalkınma Ajansının bu vizyona ulaşması için İzleme ve Değerlendirme Birimi 2011 yılında faaliyetlerini hız kesmeden sürdürerek Kayseri, Sivas ve Yozgat illerinde yürütülen proje ve faaliyetlerde mali destek yararlanıcılarına destek olmuştur. Personel alımı sonrasında birimde 5 uzman daha istihdam edilerek eksik tamamlanmış ve toplam 7 personel ile çalışmalarını sürdürmektedir. 2011 yılında 2010 yılına ait iki Mali Destek Programı yürütülmüş, yıl içerisinde 2011 yılı Doğrudan Faaliyet Destekleri desteklenmeye başlanmıştır. Bölgede bulunan tarihi eserlere sahip çıkmayı hedefleyen Orta Anadolu Kalkınma Ajansı nın hizmet binalarının tarihi eserlerden oluşması istenmektedir. Bu kapsamda İzleme ve Değerlendirme Biriminde görev yapmakta olan uzman personel Nurullah TOPKARAOĞLU Hubiyar Korucu Konağı restorasyonu için gerekli çalışmaları yürütmektedir. Mevzuata göre Kalkınma Ajanslarının Mali Yönetim Yeterliliğine sahip olması gerekmektedir. Bu kapsamda ORAN 2012 yılı içerisinde denetim geçirecektir. 2011 yılı içerisinde yapılan görevlendirme ile İzleme ve Değerlendirme Birimi Başkanı Engin UZ koordinatör olarak görevlendirilmiş ve gerekli çalışmaların yapılmasına başlanmıştır. Kuruluşundan bu yana kısa bir süre geçmiş olmasına rağmen, ORAN Kalkınma Ajansı ve İzleme ve Değerlendirme Birimi, 2010 ve 2011 yılında bölgenin geliştirilmesi ve büyümesi yolunda önemli faaliyetler gerçekleştirmiştir. ORAN Kalkınma Ajansı İzleme ve Değerlendirme Birimi Ajansın kuruluşunda sergilediği aynı inanç ve kararlılıkla önümüzdeki günlerde, bölgenin kalkınmasına hizmet edecek daha yoğun bir çalışma programını üstlenmeye ve faaliyetlerini hız kesmeden sürdürmeye hazırdır. Dr. H. Mustafa PALANCIOĞLU Orta Anadolu Kalkınma Ajansı Genel Sekreter I
İçindekiler Sunuş... I İçindekiler... III Tablolar... V Resimler... V Şekiller... VI Kısaltmalar... VI I. GENEL BİLGİLER... 1 A. İzleme ve Değerlendirme Birimi Yetki, Görev ve Sorumlulukları... 1 B. Birime İlişkin Bilgiler... 4 1. İnsan Kaynakları... 4 II. FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER... 5 A. Performans Bilgileri... 5 1. Proje ve Faaliyet Bilgileri... 5 a. Kurumsallaşma Faaliyetleri... 5 b. İzleme ve Değerlendirme Faaliyetleri... 10 2. Diğer Hususlar... 27 III. ÖNERİ VE TEDBİRLER... 29 III
Tablolar Tablo 1. İzleme ve Değerlendirme Birimi Personel Özellikleri... 4 Tablo 2. İzleme ve Değerlendirme Birimi / Ekipler... 11 Tablo 3. Faaliyetlere İlişkin İstatistikler... 26 Resimler Resim 1. Savunma Sanayi ve Tedarik Sistemi Eğitimi... 5 Resim 2. Fizibilite Etüdü Eğitimi... 6 Resim 3. Proje İzleme Uygulamaları Eğitimi... 6 Resim 4. Yangın Eğitimi... 7 Resim 5. Protokol Eğitimi... 7 Resim 6. Türkiye Yatırım Destek ve Tanıtım Ajansı ile Toplantı... 8 Resim 7. Girişim Sermayesi Sempozyumu... 8 Resim 8. Ulusal Bilişim Kongresi... 9 Resim 9. IDEF - 2011 Ziyareti... 9 Resim 10. IV Uluslararası Helal ve Sağlıklı Gıdalar Konferansı... 10 Resim 11. Projelerin Ön İnceleme Süreci... 10 Resim 12. Çukurova Kalkınma Ajansı Hizmet Binasında Gerçekleştirilen Tecrübe Paylaşımı... 11 Resim 13. 2010 yılı İKP Projeleri Ön İzleme Ziyaretleri... 12 Resim 14. 2011 yılı İKP1 ve İKP2 Projeleri Ön İzleme Ziyaretleri... 13 Resim 15. 2010 yılı Mali Destek Programları Başlangıç Toplantısı ve Uygulama Eğitimleri... 16 Resim 16. 2010 yılı Mali Destek Programları Başlangıç Toplantısı ve Uygulama Eğitimleri... 16 Resim 17. 2010 yılı Mali Destek Programları İlk İzleme Ziyaretleri... 17 Resim 18. 2011 yılı DFD İlk İzleme Ziyaretleri... 18 Resim 19. Proje ve Faaliyet İhaleleri... 19 Resim 20. Projelerde Görünürlük Çalışmalarından Örnekler... 20 Resim 21. 2010 yılı MDP Düzenli İzleme Ziyaretleri... 21 Resim 22. Anlık İzleme Ziyaretleri... 22 Resim 23. 2010 yılı Mali Destek Programları Fiziksel Kontrol Ziyaretleri... 24 Resim 24. Proje ve Faaliyetlerin Toplantı Organizasyonları... 25 Resim 25. Örnek Bülten... 27 V
Resim 26. Hubiyar Korucu Konağı Restorasyon Çalışmaları... 28 Resim 27. Katılım Bankası Çalışması Sunumu... 28 Şekiller Şekil 1. 2011 yılı Yeni Ürün, Yenilikçilik ve ARGE MDP Ön İzleme Yapılan Yararlanıcıların Sektörel Dağılımı... 14 Şekil 2. 2010 yılı İKP MDP Başarılı Projelerin Sektörel Dağılımı... 15 Şekil 3. 2010 yılı KOA MDP Başarılı Projelerin Dağılımı... 15 Kısaltmalar DFD İDB GİMDES İKP KOA ORAN PPKB PYB : Doğrudan Faaliyet Destekleri : İzleme ve Değerlendirme Birimi : Gıda ve İhtiyaç Maddeleri Denetleme ve Sertifikalandırma Araştırmaları Derneği : İktisadi Kalkınma Programı : Küçük Ölçekli Altyapı : Orta Anadolu Kalkınma Ajansı : Planlama, Programlama ve Koordinasyon Birimi : Program Yönetim Birimi VI
Orta Anadolu Kalkınma Ajansı 2011 I. GENEL BİLGİLER 25 Temmuz 2009 tarih ve 27299 sayılı Resmi Gazete de yayımlanan 2009/15236 sayılı Bakanlar Kararı ile kurulan ORAN Kalkınma Ajansı, faaliyetlerini 5449 sayılı Kalkınma Ajanslarının Kuruluşu, Koordinasyonu ve Görevleri Hakkında Kanun ile belirlenen görev ve yetkiler dâhilinde yürütmektedir. ORAN Kalkınma Ajansı, 5449 sayılı Kanun gereği amaçlarına ulaşmak için araç olarak kullandığı mali destek faaliyetlerini 2011 yılında sürdürmüştür. Bu kapsamda 2010 yılı İktisadi Kalkınma Mali Destek Programı (İKP), Küçük Ölçekli Altyapı Projeleri Mali Destek Programı (KOA), 2011 yılı Doğrudan Faaliyet Destekleri (DFD) ve sadece ön izleme olacak şekilde 2011 yılı Yeni Ürün, Yenilikçilik ve ARGE Mali Destek Programı, Jeotermal ve Madencilik Mali Destek Programı projeleri yürütülmüştür. 2011 İzleme ve Değerlendirme Birimi (İDB) Faaliyet Raporu 28 Eylül 2006 tarih ve 26303 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kalkınma Ajansları Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği nin ilgili bölümünde belirtilen raporlama ilkelerine uyumlu olarak hazırlanmıştır. A. İzleme ve Değerlendirme Birimi Yetki, Görev ve Sorumlulukları ORAN Kalkınma Ajansı İzleme ve Değerlendirme Birimi 5449 Sayılı Kanun a göre görev, yetki ve sorumluluklarını yerine getirmektedir. Ajansın bölgesinde vereceği teknik, mali destek programları ve diğer hizmetlerin hedeflerine ulaşması için plan ve programlardan destek almaya hak kazanan projelerin uygulama sürecinde izlenmesi ve sonraki aşamada değerlendirilmesi amacıyla ihtiyaç duyulan bilgilerin toplanması, analizi, bildirimi ve kullanılması çalışmalarını yürüten birim olarak varlığını sürdürmektedir. Bu çalışmaları yürütürken izleme, raporlama, destek faaliyetlerini ile bilgi sistemini etkin ve verimli bir şekilde kullanan birim, destekleme faaliyetlerinin verimliliğini, etkinliğini, meydana çıkan etkisini ve sürdürebilirliğini düzenli aralıklar ile takip edilmesini, yararlanıcılar ile farklı yollarla irtibata geçerek sağlamaktadır. Bu kapsamda birimin görevleri gruplandırılmış ve aşağıda verildiği şekilde belirlenmiştir. A - BİRİNCİ DERECEDEN GÖREVLERİ A1. Birimin gerçekleştireceği faaliyetlerin ve ajansın yürütmüş olduğu destek programlarının süreçlerini ve ilerlemelerini raporlamak A1.1. Birim haftalık ve periyodik faaliyet raporunu hazırlayıp ilgililere sunmak A1.2. Destek programları başlangıç toplantısı raporunu hazırlamak A1.3. Program ve proje düzeyinde izleme ziyaretleri raporu düzenlemek A1.4. Program ilerleme raporunu hazırlamak ve ilgililere sunmak A1.5. Program Yönetim Birimi (PYB) ve Planlama, Programlama, Koordinasyon Birimi ile program altı aylık ve yıllık değerlendirme raporlarını hazırlamak A1.6. Programların etki değerlendirmelerini yapmak, değerlendirme sonuçlarını Yönetim Kuruluna ve Kalkınma Bakanlığına sunulmak üzere Genel Sekretere raporlamak A1.7. Program ve proje düzeyinde kapanış raporları düzenlemek İzleme ve Değerlendirme Birimi İ z l e m e v e D e ğ e r l e n d i r m e B i r i m i F a a l i y e t R a p o r u - 2 0 1 1 Sayfa 1
2011 Orta Anadolu Kalkınma Ajansı A1.8. Program uygulama sonrası değerlendirme raporunu hazırlamak A1.9. Gerektiği durumlarda proje düzeyinde erken uyarı ve usulsüzlük raporu düzenlemek A1.10. Bilgi siteminin genel koordinasyonunu sağlamak A1.11. Proje uygulama ve izleme sürecinde elde edilen bilgileri ve birim ile ilgili diğer raporları bilgi sistemine aktarmak A1. Birimin gerçekleştireceği faaliyetleri planlamak A1.1. Program Başlangıç Toplantısı için gündem, yer, zaman ve katılımcıların planlamasını yapmak A1.2. Program uygulama eğitimleri için gündem, yer, zaman ve katılımcıların planlamasını yapmak A1.3. Yararlanıcılar ile paylaşılacak rehberler gibi dokümanları planlamak ve hazırlamak A1.4. Program ön izleme ziyaretleri planını hazırlamak ve onaylatmak A1.5. Program ilk izleme ziyaretleri planını yararlanıcılar ile hazırlamak ve onaylatmak A1.6. Düzenli izleme ziyaretleri planını yararlanıcılar ile hazırlamak ve onaylatmak A2. Ajansın programlar dahilinde destek verdiği projelerin sahiplerine bilgilendirme ve eğitim faaliyetleri düzenlenmek A2.1. Projelerin uygulama ve izleme sürecine dair yararlanıcıları bilgilendirmek A2.2. Proje uygulama eğitimlerini yararlanıcılara vermek A2.3. Yararlanıcılara izleme bilgi sistemini etkin kullanabilmesi için eğitim vermek A2.4. Projeler ile ilgili, yararlanıcılardan gelen soruları yanıtlamak ve yoğun gelen soruları SSS olarak hazırlamak ve yayınlanmasını sağlamak A3. Ajansın program dahilinde desteklediği projelerin izleme ve değerlendirme faaliyetlerini yürütmek A3.1. Ajansın desteklediği projelerin yürütülmesinden sorumlu ekipleri belirlemek ve görevlendirmek A3.2. Proje düzeyinde yararlanıcılar tarafından kullanılacak sektörel bazda hazırlanmış geniş göstergeler setini hazırlamak A3.3. Proje sahiplerine ön izleme, yararlanıcılara ilk izleme, düzenli izleme ve anlık izleme ziyaretleri yapmak A3.4. Projelerin risk ve ihtiyaç analizlerini yapmak, tespit halinde düzeltici ve önleyici tedbirleri almak A3.5. Yararlanıcılar ile gerekli düzenli irtibatları kurmak A3.6. Yararlanıcı beyan raporlarını incelemek A3.7. Yararlanıcı ara ve nihai raporları incelemek ve raporlar hakkında uygunluk kararını vermek A3.8. Proje sonrası değerlendirme raporlarını incelemek A3.9. Projelerin, sözleşmelerinde belirtilen kural ve usullerine göre yürütülmesini sağlamak A3.10. Yararlanıcılara proje uygulamada karşılaştıkları problemlerin çözümünde destek olmak A3.11. Programlar kapsamında yapılacak satın alma faaliyetleri için yararlanıcıları bilgilendirmek, ihale dosyası kontrolü yapmak ve ihalelere gözlemci olarak katılmak A3.12. Program ve projeler üzerinde risk analizlerini yapmak ve varsa önleyici tedbirleri almak A3.13. Tamamlanan projelerin sonuçlarını ve etkilerini değerlendirmek A3.14. Program ve projelerin performansını ölçmek Sayfa 2 İ z l e m e v e D e ğ e r l e n d i r m e B i r i m i F a a l i y e t R a p o r u - 2 0 1 1
Orta Anadolu Kalkınma Ajansı 2011 A3.15. Sözleşme değişikliği, feshi, erken uyarı raporları ile düzeltici tedbirler ve usulsüzlükler hakkında işlemleri yapmak ve geri ödemelerin temini için gerekli durumlarda Destek Birimini bilgilendirmek A4. Ajansın program dâhilinde desteklemiş olduğu projelerin mali destek tutarlarının yararlanıcılara zamanında iletilmesini sağlamak A4.1. İlk izleme faaliyetleri sonuçlarına göre Kurumsal Yönetim Birimini bilgilendirerek ön ödemenin zamanında yapılmasını sağlamak A4.2. Ödeme talepleri ve ara-nihai raporları teknik ve mali açıdan incelemek, inceleme sonuçlarına göre Kurumsal Yönetim Birimini bilgilendirerek ara ve nihai ödemenin zamanında yapılmasını sağlamak A5. Birim bazında yıllık bütçe ve çalışma programını hazırlanmak ve planlama birimine iletmek B - İKİNCİ DERECEDEN GÖREVLERİ B1. Proje ve faaliyetlerin yoğun olduğu dönemlerde Yönetim Kurulu Başkanının talebi ve ilgili kurumların oluru ile yararlanıcı konumunda olmayan kamu kurum ve kuruluşlarından izleme faaliyetlerinde görev yapmak üzere ilave personel görevlendirilmesini temin etmek B2. İzleme ve Değerlendirme Birimi Görev ve Yükümlülüklerini belirlemek ve zaman içerisinde gerekli revizyonları yapmak B3. Birim eğitim ihtiyaçlarını belirlemek ve planlamak B4. Birim faaliyet takvimini çıkarmak B5. Süreç etkinliği için diğer Ajans ve kurumlar ile bilgi ve tecrübe paylaşımı için ziyaret, toplantı çalıştay vb. faaliyetler yapmak ve katılmak B6. Birim olarak katılınmış olunan eğitim, konferans seminer ve toplantıların raporlarını hazırlamak ve ilgililere sunmak B7. Ajansın yürütmüş olduğu araştırma, raporlama ve ilgili diğer faaliyetlere destek olmak B8. Ajansın faaliyetleri ile ilgili birimde oluşan düşünce ve yenilikçi fikirleri paylaşmak, uluslararası, ulusal ve ajansın kapsadığı bölgedeki gelişmeleri takip etmek, ilgililere raporlamak B9. Ajansın diğer birimlerinin faaliyetlerine görev verildiğinde destek olmak B10. Diğer Birimler ile Ajans bünyesinde hazırlanmış olan bölge planı ve Ajansın vereceği destek programlarının amaçlarına hangi düzeyde ulaşıldığının belirlenmesine yardımcı, program düzeyinde performans göstergelerini belirlemek B11. Daha önce uygulanmış olan destek programlarından elde edilmiş olan tecrübeden faydalanarak yeni uygulanacak destek programların başvuru rehberlerinin hazırlanmasında Program Yönetimi Birimine destek olmak B12. Ajans dokümanlarının oluşturulması sürecine katılım sağlamak B13. Birim uzmanları sorumlu olduğu bölge ilçeleri üzerinde çalışmalar yapıp raporlamak B14. Genel Sekreter tarafından verilen diğer görevleri gerçekleştirmek İzleme ve Değerlendirme Birimi İ z l e m e v e D e ğ e r l e n d i r m e B i r i m i F a a l i y e t R a p o r u - 2 0 1 1 Sayfa 3
2011 Orta Anadolu Kalkınma Ajansı C - SORUMLULUKLAR C1. Birinci ve ikinci derece görevlerin zamanında ve etkin bir şekilde gerçekleştirmek C2. Destek Programları kapsamındaki projelerin mevzuat dahilinde ve taahhüt edildiği şekilde yürütülmesi için gerekli koordinasyonu sağlamak C3. Ajansın vermiş olduğu desteğin en uygun şekilde kullanılmasını sağlamak C4. Kurumun saygınlığını ve güvenirliğini bozacak davranışlardan kaçınmak C5. Gerekli olan durumlarda gizlilik kurallarına riayet etmek C6. Ajansın menfaatine gerekli gördüğü her türlü öneriyi üst amirlerine iletmek D - YETKİLER D1. Proje İzleme ve Değerlendirme Faaliyetlerinde gerekli olabilecek her türlü doküman, açıklama talebini ve faaliyetlerde uygun çalışma ortamının sağlanmasını yararlanıcılardan istemek D2. Proje sözleşme faaliyetlerine ve kurallara uygun hareket etmeyen yararlanıcılar hakkında mevzuat kapsamında erken uyarı ve usulsüzlük gibi raporları düzenlemek D3. Proje hesapları üzerinde bulunan blokeyi, yapmış olduğu kontrollerden sonra ilgili bankaya vereceği bilgilendirme ile kaldırmak D4. Birim faaliyetlerini yürütmek amacıyla gerekli araç, ekipman vb. gibi ihtiyaçları Kurumsal Yönetim Biriminden talep etmek B. Birime İlişkin Bilgiler 1. İnsan Kaynakları Personellerin özelliklerine göre dağılımı aşağıdaki gibidir: Tablo 1. İzleme ve Değerlendirme Birimi Personel Özellikleri CİNSİYET EĞİTİM DENEYİM YABANCI DİL Erkek: 7 Lisans: 7 0-5 YIL: 1 İngilizce: 7 Bayan: 0 Y.lisans d. eden: 3 5-10 YIL: 5 Rusça: 1 -- -- 10-20 YIL: 1 Almanca: 1 Ajans ın Kanun da belirtilmiş görev ve yetkileri kapsamındaki faaliyetlerinin gerçekleştirilmesinde önemli bir konuma sahip insan kaynağının oluşturulmasında Kalkınma Ajansları Personel Yönetmeliği nin 4. maddesi esas alınmıştır. Sayfa 4 İ z l e m e v e D e ğ e r l e n d i r m e B i r i m i F a a l i y e t R a p o r u - 2 0 1 1
Orta Anadolu Kalkınma Ajansı 2011 II. FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A. Performans Bilgileri 1. Proje ve Faaliyet Bilgileri a. Kurumsallaşma Faaliyetleri i. İnsan Kaynakları Faaliyetleri Orta Anadolu Kalkınma Ajansı, Ajans çalışmalarını daha etkin ve verimli yürütebilmek için, 2011 yılının ilk yarısında, insan kaynakları planlaması doğrultusunda yeni personel alımına gitti. Bu kapsamda İzleme ve Değerlendirme Birimine de 9-11 Mayıs 2011 tarihleri arasında yapılan sınav sonucunda 5 Uzman alındı. Ajansın 2011 çalışma programında yer aldığı üzere İzleme ve Değerlendirme Birimi görev, yetki ve sorumluluklarının yazılı olarak tanımlanması çalışmaları yapıldı. Kalkınma Bakanlığı tarafından belirlenen haberleşme kodları 01 Haziran 2011 tarihinde Ajans resmi yazışmalarında kullanılmaya başlandı. ii. Eğitimler 03 Şubat 2011 Perşembe Günü Ajans Binamızda Teknolojik ve Kurumsal İşbirliği Merkezi (TEKİM) Genel Müdürü Sn. Mehmet ZAİM tarafından Ajans personeline Savunma Sanayi ve Savunma Tedarik Sistemi konulu eğitim verildi. Resim 1. Savunma Sanayi ve Tedarik Sistemi Eğitimi 26-30 Mart 2011 tarihleri arasında Ajansımız organizasyonunda düzenlenen ve Kalkınma Bankası Uzmanları tarafından verilen Fizibilite Etüdü Eğitimi Kayseri Novotel de gerçekleştirildi. Eğitime İzleme ve Değerlendirme Birimi Birim Başkanı Engin UZ katıldı. İzleme ve Değerlendirme Birimi İ z l e m e v e D e ğ e r l e n d i r m e B i r i m i F a a l i y e t R a p o r u - 2 0 1 1 Sayfa 5
2011 Orta Anadolu Kalkınma Ajansı Resim 2. Fizibilite Etüdü Eğitimi 04-07 Nisan 2011 tarihleri arasında Ajans Binamızda Merkezi Finans ve İhale Birimi personellerinden Koordinatör Murat KÖSE ve İhale Yöneticisi Figen GÜLTEKİN tarafından Riske dayalı izleme planı hazırlama ve satın alma, sözleşme takibi ve hibe projelerinin uygulanması, uygulama sırasında yapılan değişiklikler, satın alma, nihai ve mali rapor hazırlama konularını içeren bir eğitim verildi. Eğitime tüm İDB uzmanları katıldı. Resim 3. Proje İzleme Uygulamaları Eğitimi Kalkınma Bakanlığında gerçekleştirilen Muhasebe konusundaki eğitime birim adına uzman Ahmet Lütfi ŞAHİN katılım gerçekleştirdi. Ajansa ve birime daha sonra katılan ve proje döngüsü eğitimi almayan 5 personel bu konudaki eğitimi aldı. Kayseri Büyükşehir Belediyesi tarafından gerçekleştirilen 21.11.2011 tarihinde Yangın Güvenlik Eğitimine birimce katılım gerçekleştirildi. Sayfa 6 İ z l e m e v e D e ğ e r l e n d i r m e B i r i m i F a a l i y e t R a p o r u - 2 0 1 1
Orta Anadolu Kalkınma Ajansı 2011 Resim 4. Yangın Eğitimi TODAİE tarafından verilen Protokol Eğitimi ne tüm birim olarak katılım gerçekleştirildi. Resim 5. Protokol Eğitimi iii. İletişim ve Tanıtım Faaliyetleri, Çalışma Ziyaretleri 14 Şubat 2011 Pazartesi günü Ajans Birim Başkanları, Planlama Birimi Uzmanı ve Muhasebe Sorumlusu ile Ankara ilinde Kalkınma Bakanlığı binasında 2011 Yılı Çalışma Programı na ilişkin müzakerelerde bulundu. 12 Nisan Salı günü Türkiye Yatırım Destek ve Tanıtım Ajansı ndan gelen heyet, kurumlarını tanıtan ve yatırım desteklerini anlatan detaylı bir sunum verdi. Toplantıya İzleme ve Değerlendirme Birimi uzmanları da katıldı. İzleme ve Değerlendirme Birimi İ z l e m e v e D e ğ e r l e n d i r m e B i r i m i F a a l i y e t R a p o r u - 2 0 1 1 Sayfa 7
2011 Orta Anadolu Kalkınma Ajansı Resim 6. Türkiye Yatırım Destek ve Tanıtım Ajansı ile Toplantı 14-15 Nisan tarihleri arasında Kalkınma Bakanlığı nın koordinasyonunda ve Ankara Kalkınma Ajansı nın ev sahipliğinde düzenlenen Bölgesel Gelişmenin Finansmanında Girişim Sermayesinin Rolü Sempozyumu ve Mali Yönetim Yeterlilik Denetimi adlı toplantılara Genel Sekreter Dr. H. Mustafa PALANCIOĞLU ve İzleme ve Değerlendirme Birimi Başkanı Engin UZ katıldı. Toplantılarda Ülkemizde girişim sermayeciliğinin gelişimine arz ve talep yönünde ivme kazandırabilmek için devlet ve özel sektörün neler yapabileceği, girişim sermayeciliğinin bölgesel düzeyde ele alınmasının avantajları ve dezavantajları ayrıca Bölgesel girişim sermayesi fonlarının gelişmesinin önündeki engellerin neler olduğuna dair konuların görüşüldüğü ifade edildi. Resim 7. Girişim Sermayesi Sempozyumu 29-30 Nisan 2011 tarihleri arasında Erciyes Üniversitesi ev sahipliğinde düzenlenen Ulusal Bilişim Kongresi Bilişimle Kalkınma başlıkları altında düzenlenen oturumlarda YDO Birim Başkanı Mehmet GÜRPINAR ORAN Kalkınma Ajansı çalışmaları ve kalkınmada bilişimin önemi Sayfa 8 İ z l e m e v e D e ğ e r l e n d i r m e B i r i m i F a a l i y e t R a p o r u - 2 0 1 1
Orta Anadolu Kalkınma Ajansı 2011 hakkında katılımcılara bilgi verdi. Kongreye İzleme ve Değerlendirme Birimi Başkanı Engin UZ da katıldı. Resim 8. Ulusal Bilişim Kongresi 13 Mayıs 2011 Cuma günü Ajans Birim Başkanları ile birlikte IDEF Savunma Sanayi Fuarı 2011 katılım sağlandı. IDEF-2011 Fuarı, Milli Savunma Bakanlığı nın himaye ve desteğinde, Türk Silahlı Kuvvetlerini Güçlendirme Vakfı nın yönetim ve sorumluluğunda, 10-13 Mayıs 2011 tarihleri arasında İstanbul Büyükçekmece deki TÜYAP Fuar ve Kongre Merkezi nde icra edilmiştir. Resim 9. IDEF - 2011 Ziyareti Kalkınma Ajansları Konferansı, Kuzey Doğu Anadolu Kalkınma Ajansının (KUDAKA) ev sahipliğinde, Kalkınma Bakanlığı ve 26 Kalkınma Ajansının katılımıyla, 16-19 Haziran 2011 tarihleri arasında Erzurum da gerçekleştirildi. Kalkınma Bakanlığı ve Kalkınma Ajanslarından yaklaşık 500 kişinin katılımıyla gerçekleşen konferansta; ajansların birbirleriyle ve Kalkınma Bakanlığı ile tanışmaları için ağ oluşturulması, tecrübe paylaşımının sağlanması, geçmiş yıllara ait değerlendirmelerin yapılması, gelecek için ortak bir vizyon belirlenmesi ve Ajanslar arasında işbirliği temellerinin atılması konularında görüşmeler ve paneller düzenlendi. Ajans Genel Sekreteri Dr. H. Mustafa PALANCIOĞLU ve Ajans İDB personeli 4 gün süren toplantılara katılarak bilgi ve tecrübe paylaşımında bulundu. İstanbul da Gıda ve İhtiyaç Maddeleri Denetleme ve Sertifikalandırma Araştırmaları Derneği nin (GİMDES) ev sahipliğinde İstanbul Fuar Merkez inde düzenlenen birçok ülkeden katılımcı ve konuşmacının olduğu 4. Uluslararası Helal ve Sağlıklı Gıdalar Konferansına Ajans Genel Sekreteri Dr. H. Mustafa PALANCIOĞLU ve İDB Başkanı Engin UZ katıldı. İzleme ve Değerlendirme Birimi İ z l e m e v e D e ğ e r l e n d i r m e B i r i m i F a a l i y e t R a p o r u - 2 0 1 1 Sayfa 9
2011 Orta Anadolu Kalkınma Ajansı Resim 10. IV Uluslararası Helal ve Sağlıklı Gıdalar Konferansı b. İzleme ve Değerlendirme Faaliyetleri İzleme ve değerlendirme birimi 2011 yılı içerisinde 2010 yılına ait İktisadi Kalkınma ve Küçük Ölçekli Altyapı Projeleri Mali Destek Programları, 2011 yılı Doğrudan Faaliyet Destekleri kapsamında yararlanıcılara proje ve faaliyetlerini yürütme konusunda destek oldu. Ayrıca 2011 yılı Mali Destek Programları kapsamında üç farklı program için Program Yönetim Birimine destek oldu ve ön izleme faaliyetlerini gerçekleştirdi. 2011 yılı başlangıcı ile birlikte İzleme ve değerlendirme birimi Şubat ortalarına kadar 2010 yılı mali destek programları kapsamında projelerin değerlendirilmesi safhasında o zamanki adı Uygulama Birimi olan PYB ye destek oldu. Yine 2011 yılı mali destek programları kapsamında birim başkanı düzeyinde PYB ye destek olundu. Resim 11. Projelerin Ön İnceleme Süreci Tecrübe paylaşımı kapsamında Çukurova Kalkınma Ajansı tarafından düzenlenen programa 3 İDB uzmanı ile katılım gerçekleştirildi. Sayfa 10 İ z l e m e v e D e ğ e r l e n d i r m e B i r i m i F a a l i y e t R a p o r u - 2 0 1 1
Orta Anadolu Kalkınma Ajansı 2011 Resim 12. Çukurova Kalkınma Ajansı Hizmet Binasında Gerçekleştirilen Tecrübe Paylaşımı Bu dönemde ve daha önce yapılmış olan tecrübe paylaşımı ziyaretlerinde ortaya çıkan önemli hususlardan derlenen raporlar mevzuat ile birleştirilerek projelerin yürütülmesi sırasında bir yeknesaklık oluşturma açısından yazılı doküman haline getirildi. İDB dokümanları; Usul ve esaslar, formlar, yönerge ve iş akış şemaları adı altında toplantı. Mali Destek Programlarının uygulanması sırasında her yönden avantajlı olacak olan ekip sistemi kuruldu. Üç ekip iki uzmandan oluşmaktadır. Tablo 2. İzleme ve Değerlendirme Birimi / Ekipler EKİP 1 EKİP 2 EKİP 3 NURULLAH TOPKARAOĞLU METİN ERGÖKTAŞ M. FATİH YAPRAK S. BAHADIR PALA MUSTAFA EREN AHMET L. ŞAHİN 2010 yılı İktisadi Kalkınma Mali Destek Programı kapsamında başvuru sahiplerine, başvuru sırasında sunulan bilgilerin doğruluğunu kontrol ve yerinde tespit amacıyla ön izleme ziyaretleri planladı ve gerçekleştirdi. Yapılan ön izleme ziyareti sayısı 61 olarak gerçekleşti. Küçük Ölçekli Altyapı Projeleri Mali Destek Programı kapsamında ön izleme ziyaretleri yapılmadı. Aynı şekilde 2011 yılı Yeni Ürün, Yenilikçilik ve ARGE ile Jeotermal ve Madencilik Mali Destek Programları kapsamında başvuru yapan ve ön incelemeden geçen tüm başvuru sahiplerine (131 başvuru sahibi) Aralık ayının son iki haftası ön izleme ziyaretleri gerçekleştirildi. İzleme ve Değerlendirme Birimi İ z l e m e v e D e ğ e r l e n d i r m e B i r i m i F a a l i y e t R a p o r u - 2 0 1 1 Sayfa 11
2011 Orta Anadolu Kalkınma Ajansı Resim 13. 2010 yılı İKP Projeleri Ön İzleme Ziyaretleri Sayfa 12 İ z l e m e v e D e ğ e r l e n d i r m e B i r i m i F a a l i y e t R a p o r u - 2 0 1 1
Orta Anadolu Kalkınma Ajansı 2011 Resim 14. 2011 yılı İKP1 ve İKP2 Projeleri Ön İzleme Ziyaretleri İzleme ve Değerlendirme Birimi İ z l e m e v e D e ğ e r l e n d i r m e B i r i m i F a a l i y e t R a p o r u - 2 0 1 1 Sayfa 13
2011 Orta Anadolu Kalkınma Ajansı Şekil 1. 2011 yılı Yeni Ürün, Yenilikçilik ve ARGE MDP Ön İzleme Yapılan Yararlanıcıların Sektörel Dağılımı 25 20 17 20 15 10 5 0 MOBİLYA: 11 8 8 7 6 5 3 3 3 3 3 3 2 2 2 1 1 1 0 TEKSTİL: GIDA: MAKİNA: İNŞAAT: AMBALAJ: KİMYA-BOYA: BİLGİSAYAR-YAZILIM: ELEKTRONİK: ISITMA-SOĞUTMA ORMAN ÜRÜNLERİ: PLASTİK SANAYİ: SAĞLIK: CAM-PORSELEN- BASKI-YAYIN: TAKI MÜCEVHERAT: ENERJİ: METAL ÇELİK SANAYİ: OTOMOTİV SANAYİ: REKLAM TANITIM: TARIM HAYVANCILIK: 2010 yılı İKP projelerine yapılan ön izleme ziyaretleri sırasında edinilen bilgilere göre hazırlanan uzman raporu, izleme sırasında başvuru sahiplerinden alınan mali kontrol taahhütnamesi ile gerçekleştirilen mali inceleme raporu ile birleştirildi ve Yönetim Kurulu na sunuldu. Yönetim Kurulu nun onayı ile mali destek almaya hak kazanan proje başvuru sahiplerinden oluşan asil ve yedek liste ilan edildikten sonra sözleşme imzalama safhasına geçildi ve destek sözleşmesini imzalayan yararlanıcılar ile birebir küçük toplantılar ile proje uygulama sürecine ilk adımlar atılmış olundu. İktisadi Kalkınma Mali Destek Programı kapsamında toplamda 50 adet, Küçük Ölçekli Altyapı Projeleri Mali Destek Programı kapsamında toplamda 10 adet yararlanıcı ile sözleşmeler imzalandı. Sayfa 14 İ z l e m e v e D e ğ e r l e n d i r m e B i r i m i F a a l i y e t R a p o r u - 2 0 1 1
Orta Anadolu Kalkınma Ajansı 2011 Şekil 2. 2010 yılı İKP MDP Başarılı Projelerin Sektörel Dağılımı MOBİLYA GIDA METAL MEDİKAL MADENCİLİK SAVUNMA TEKSTİL ÇELİK KAPI İNŞAAT MALZ. GERİ DÖNÜŞÜM 2% 2% 2% 6% 6% 26% 8% 14% 18% 16% Şekil 3. 2010 yılı KOA MDP Başarılı Projelerin Dağılımı 30% 30% 40% BELEDİYE İL ÖZEL İDARESİ OSB 2010 yılı Mali Destek Programları sözleşmelerin imzalanmasından sonra Kayseri, Sivas ve Yozgat illerinde birer gün olmak üzere Başlangıç Toplantısı ve Proje Uygulama Eğitimleri planlandı ve Genel Sekreterce onaylandı. Onaylanan programa göre toplantı ve eğitim faaliyetleri gerçekleştirildi. Toplantı ve eğitimlere sırası ile 141 ve 151 kişi olarak katılım gerçekleşti. Eğitimlerde başlıca; Ajans ve mali destek yararlanıcılarının sorumlulukları, izleme süreci, raporlamalar, ödemeleri içeren uygulama faaliyetleri, görünürlük kuralları ve satın alma kuralları hakkında bilgiler verildi. Toplantı ve eğitim faaliyetleri sonunda ilgili rapor hazırlanarak Genel Sekretere sunuldu ve Genel Sekreter tarafından onaylandı. Onaylanan rapor yararlanıcılar ile paylaşıldı. İzleme ve Değerlendirme Birimi İ z l e m e v e D e ğ e r l e n d i r m e B i r i m i F a a l i y e t R a p o r u - 2 0 1 1 Sayfa 15
2011 Orta Anadolu Kalkınma Ajansı Resim 15. 2010 yılı Mali Destek Programları Başlangıç Toplantısı ve Uygulama Eğitimleri Resim 16. 2010 yılı Mali Destek Programları Başlangıç Toplantısı ve Uygulama Eğitimleri Toplantı ve eğitim faaliyetleri tamamlandıktan sonra Mayıs ayı ile başlayan ve Haziran ayı başına kadar devam eden süreçte, 2010 yılı Mali Destek projelerinin ilk izleme ziyaretleri, sözleşme sırasında yararlanıcılar ile mutabık kalınan ve Genel Sekreter tarafından onaylanan Sayfa 16 İ z l e m e v e D e ğ e r l e n d i r m e B i r i m i F a a l i y e t R a p o r u - 2 0 1 1
Orta Anadolu Kalkınma Ajansı 2011 plan dâhilinde gerçekleştirildi. İlk izlemeler günde bir yararlanıcıya gerçekleştirilmek üzere planlandı ve yapıldı. İlk izlemeler devam ederken Mayıs ayı ortalarından itibaren yararlanıcılardan ihale dosyaları incelenmek üzere e-posta ortamında gelmeye başladı. Ajans uzmanları ihale dosyalarını inceleyip varsa düzeltmeler yapıldıktan sonra ihale ilanlarına çıkılması sağlandı. Yine aynı dönem içerisinde ilk izlemelerde tespit edilen proje sözleşme değişikliği ihtiyaçları bildirim mektubu ve zeyilname olarak yararlanıcılardan alınmaya başlandı. Daha sonraki süreçte yararlanıcılardan gelen ve proje ihtiyaçlarından doğan sözleşme değişiklikleri de oldu. Değişiklik talepleri incelenip uygun bulunan yararlanıcıların talepleri onaylandı. Resim 17. 2010 yılı Mali Destek Programları İlk İzleme Ziyaretleri İlk izleme ziyaretlerinde mali destek yararlanıcıların başvuru sırasında sunmuş oldukları bilgilerin doğruluğu, temel proje faaliyetleri, satın alma sürecine ilişkin takvim, performans göstergelerinin gözden geçirilmesi ve revizyonu, izleme ziyaret takviminin belirlenmesi, projeye ilişkin ihtiyaçlar üzerinde duruldu İzleme ve Değerlendirme Birimi İ z l e m e v e D e ğ e r l e n d i r m e B i r i m i F a a l i y e t R a p o r u - 2 0 1 1 Sayfa 17
2011 Orta Anadolu Kalkınma Ajansı Aynı şekilde 2011 yılı DFD faaliyetleri kapsamında sözleşme imzalanan 10 yararlanıcıya Kasım ayı başında ilk izleme ziyaretleri gerçekleştirildi. Resim 18. 2011 yılı DFD İlk İzleme Ziyaretleri Yapılan sözleşme değişiklikleri sayısı 2010 İKP projeleri için 103, KOA projeleri için 26 ve DFD faaliyetleri için 13 olmak üzere 2011 yılında toplam 142 olarak gerçekleşti. 2010 yılı Mali Destek Programları ve 2011 yılı DFD faaliyetleri ilk izleme ziyaretleri tamamlandıktan sonra ilk izleme formlarından derlenen ziyaret raporu ve tahmini düzenli izleme ziyaretleri planı Genel Sekreter e iletildi ve Genel Sekreter tarafından onaylandı. İzlemeler sırasında yapılan projelerin risk analizlerine göre belirlenen ön ödeme oranlarına göre yapılması gereken ödemeler yasal süre sınırı dâhilinde Genel Sekreter onayı ile MDP projeleri için 45 gün, DFD faaliyetleri için 7 gün içerisinde yapıldı. Yapılan ön ödemeler 2010 yılı İktisadi Kalkınma Mali Destek Programı kapsamında yürütülen 47 proje için 4.771.516,25 TL, Küçük Ölçekli Altyapı Projeleri Mali Destek Programı kapsamında yürütülen 10 proje için 2.246.382,62 TL olarak gerçekleşti. İKP projelerinde 3 yararlanıcıya projelerini geri çekme beyanları olduğu için yapılmadı. 2011 yılı DFD faaliyetleri kapsamında yürütülen 10 faaliyet için 406.261,59 TL ön ödeme yapıldı. Ön ödemelerin yapılmasından sonra ihalelerin gerçekleştirilmesi ve yeni ihale dosyaların incelenmesi hız kazandı. Ajans uzmanları bir yandan e-posta ortamında gelen ihale dosyalarını incelerken bir yandan da ihalelere gözlemci olarak katılmaya başladı. 2011 yılında 2010-İKP için 62 ihale ilanı ve katılım, 2010-KOA için 13 ihale ilanı ve katılım, 2011 DFD için 7 ihale ilanı ve 9 ( iki satın alma fatura usulü olarak gerçekleştirildi) katılım gerçekleştirildi. Sayfa 18 İ z l e m e v e D e ğ e r l e n d i r m e B i r i m i F a a l i y e t R a p o r u - 2 0 1 1
Orta Anadolu Kalkınma Ajansı 2011 Resim 19. Proje ve Faaliyet İhaleleri İzlemeler sırasında yararlanıcılardan görünürlük faaliyetlerine başlanmaları talep edilmişti. İzleme ve ihale süreci faaliyetleri devam ederken yararlanıcılardan görünürlük için tabela, vinil afiş, broşür ve bülten için taslaklar gelmeye başladı. Aynı anda yürütülen bu faaliyetlerde uygun olanlara onayları verildi, olmayanların ise uygun hale getirildikten sonra onayları verilip hazırlatılması sağlandı. Hazırlanan görünürlük çalışmalarının fotoğraflanıp Ajansa gönderilmesi talep edildi. İzleme ve Değerlendirme Birimi İ z l e m e v e D e ğ e r l e n d i r m e B i r i m i F a a l i y e t R a p o r u - 2 0 1 1 Sayfa 19
2011 Orta Anadolu Kalkınma Ajansı Resim 20. Projelerde Görünürlük Çalışmalarından Örnekler Haziran ayının sonlarına doğru yararlanıcılardan projeleri ile ilgili olarak iki aylık beyan raporları gelmeye başladı. 2011 yılı içerisinde 2010 yılı Mali Destek Programları yararlanıcılarından 3 dönem beyan raporu alındı. Ajans uzmanları bu raporları inceleyip doğruluğunu kontrol ederek program ile ilgili hazırlanacak raporlar için gerekli verileri kaydetti. Sayfa 20 İ z l e m e v e D e ğ e r l e n d i r m e B i r i m i F a a l i y e t R a p o r u - 2 0 1 1
Orta Anadolu Kalkınma Ajansı 2011 İzleme ve değerlendirme birimi uzmanları tüm faaliyetlerini gerçekleştirirken eş zamanlı olarak yararlanıcılar ile farklı sebeplerden dolayı irtibata geçti ve görüşme konularına istinaden yapılması gereken faaliyetleri gerçekleştirdi. Bu irtibatların aylık en az bir adedi Düzenli İrtibat olarak gerçekleşti. 2011 yılında, 2010 yılı İKP projeleri için 192, KOA projeleri için 51, 2011 yılı DFD faaliyetleri için 158 irtibat gerçekleştirildi. 2011 yılında devam eden projeler ve faaliyetler kapsamında önceden belirlenmiş planlara sadık kalınmaya çalışılarak düzenli izleme ziyaretleri gerçekleştirildi. Bu kapsamda 2010 yılı İKP projelerine 32, KOA projelerine 5, 2011 yılı DFD faaliyetlerine 1 düzenli izleme ziyareti yapıldı. Resim 21. 2010 yılı MDP Düzenli İzleme Ziyaretleri 2011 yılında devam eden projelerden 2010 yılı Mali Destek Programları kapsamında 4 yararlanıcıya anlık izleme ziyareti gerçekleştirildi. İzleme ve Değerlendirme Birimi İ z l e m e v e D e ğ e r l e n d i r m e B i r i m i F a a l i y e t R a p o r u - 2 0 1 1 Sayfa 21
2011 Orta Anadolu Kalkınma Ajansı Resim 22. Anlık İzleme Ziyaretleri 2010 yılı Mali Destek Programları kapsamında proje faaliyetlerinde belirli aşamaya gelmiş ve satın alımların kontrol edildiği faaliyet olan fiziksel kontrollerde gerçekleştirildi. Bu faaliyet altında 2010 İKP projeleri için 21, KOA projeleri için 4 olmak üzere toplamda 25 kontrol yapıldı. Sayfa 22 İ z l e m e v e D e ğ e r l e n d i r m e B i r i m i F a a l i y e t R a p o r u - 2 0 1 1
Orta Anadolu Kalkınma Ajansı 2011 İzleme ve Değerlendirme Birimi İ z l e m e v e D e ğ e r l e n d i r m e B i r i m i F a a l i y e t R a p o r u - 2 0 1 1 Sayfa 23
2011 Orta Anadolu Kalkınma Ajansı Resim 23. 2010 yılı Mali Destek Programları Fiziksel Kontrol Ziyaretleri 2011 yılında yürütülen 2010 yılı Mali Destek Programlarından İKP projeleri için zamanı gelen yararlanıcılardan ara ve nihai raporlar teslim alındı, incelendi, uygun bulunup onaylananlar için ara ve nihai ödemeler gerçekleştirildi. Toplamda 18 ara rapor ve 2 nihai rapor onaylandı. Bu kapsamda 1.784.101,99 TL ara ve nihai ödeme yapıldı. 2011 yılı içerisinde bir DFD yararlanıcısına ödemeler konusunda Erken Uyarı Raporu hazırlandı. 2011 yılı içerisinde tamamı 2010 yılı İKP projesi olmak üzere 5 yararlanıcının proje sözleşmesi feshedildi. Fesih taleplerinin tamamı yararlanıcılardan gelmiş olup piyasa koşullarının değişmesinden kaynakladı. Mali Destek Programları ve Doğrudan Faaliyet Destekleri kapsamında proje ve faaliyetlerin açılış toplantısı, başlangıç toplantısı, tanıtım toplantısı ve kapanış toplantısı gibi faaliyetlerine katılım gerçekleştirildi. Sayfa 24 İ z l e m e v e D e ğ e r l e n d i r m e B i r i m i F a a l i y e t R a p o r u - 2 0 1 1
Orta Anadolu Kalkınma Ajansı 2011 Resim 24. Proje ve Faaliyetlerin Toplantı Organizasyonları 2011 yılı içerisinde devam eden projeler kapsamında Yönetim Kurulu nu bilgilendirmek üzere 2010 yılına Mali Destek Programları kapsamında 3 dönem Program İlerleme Raporu hazırlandı. Yönetim Kurulu na ve Kalkınma Bakanlığı na gönderilmek üzere aynı programlar için Altı Aylık Değerlendirme Raporu hazırlandı. Kalkınma Bakanlığında düzenlenen ve 14 Kalkınma Ajansın İzleme ve Değerlendirme Birimlerinin iştirak ettiği mevzuat değişiklik önerisi hakkında yapılan toplantıya biri birim başkanı olmak üzere 2 uzman ile katılım sağlandı. 2011 yılı her hafta Genel Sekretere raporlanmak üzere Faaliyet Planı ve Faaliyet Raporu hazırlandı. Genel olarak 2011 yılı İzleme ve Değerlendirme Birimi; 2010 ve 2010 yılı projelerin idari kontrol sürecinde Program Yönetim Birimine destek, 2010 yılı İKP, 2011 yılı Yeni Ürün, Yenilikçilik ve ARGE ile Jeotermal ve Madencilik Mali Destek Programı projelerinin ön izlemesi ve raporlanması, 2010 yılı Sözleşmelerin imzalanması sürecinde Program Yönetim Birimine destek, 2010 yılı Mali destek programları başlangıç toplantıları ve uygulama eğitimleri, 2010 yılı programları ve 2011 yılı Doğrudan Faaliyet Destekleri yararlanıcılarına ilk izleme ziyaretleri ve raporlanması, 2010 yılı programların projelerinin ve 2011 yılı DFD faaliyetlerinin ön ödemeleri, Projelerin ve faaliyetlerin muhtemel ihtiyaçlarından bildirim mektubu ve zeyilname halinde sözleşme değişiklikleri, İzleme ve Değerlendirme Birimi İ z l e m e v e D e ğ e r l e n d i r m e B i r i m i F a a l i y e t R a p o r u - 2 0 1 1 Sayfa 25
2011 Orta Anadolu Kalkınma Ajansı Projeler ve faaliyetler için ihale dosyaları inceleme ve ihalelere gözlemci olarak katılım, 2010 yılı mali destek programları yararlanıcılarından gelen beyan raporlarını inceleme, 2010 yılı mali destek programları ve 2011 yılı DFD yararlanıcıları ile düzenli irtibat ve görünürlük çalışmalarına destek, 2010 yılı mali destek programları projeleri kapsamında zamanı gelen projelerin ara ve nihai raporlarının incelenmesi, ara ve nihai ödemelerini gerçekleştirme, 2010 yılı mali destek programları kapsamında oluşturulan planlar kapsamında düzenli izleme ziyaretleri ile anlık izleme ve fiziksel kontrol ziyaretlerini gerçekleştirme, 2010 yılı mali destek programları kapsamında Program İlerleme Raporlarını ve Altı Aylık Değerlendirme Raporlarını hazırlama, faaliyetlerini gerçekleştirdi. Faaliyetler istatistiksel olarak incelendiğinde aşağıdaki tablo oluştu. Tablo 3. Faaliyetlere İlişkin İstatistikler Faaliyet Sayısı Ön İzleme (2010 İKP/2011 İKP) 61 / 131 Başlangıç Toplantısı Bilgilendirilen Kişi (2010 MDP) 141 Proje Uygulama Eğitimleri Katılan Kişi (2010 MDP) 151 İlk İzleme Ziyaretleri (2010 İKP / 2010 KOA / 2011 DFD) 50 / 10 / 10 Sözleşme Değişikliği Bildirim (2010 İKP / 2010 KOA / 2011 DFD) 51 / 18 / 7 Sözleşme Değişikliği Zeyilname (2010 İKP / 2010 KOA / 2011 DFD) 52 / 8 / 6 İhale 2010 İKP (İnceleme / Katılım) 62 / 62 İhale 2010 KOA (İnceleme / Katılım) 12 / 11 İhale 2011 DFD (İnceleme / Katılım) 7 / 9 Düzenli İrtibat (2010 İKP / 2010 KOA / 2011 DFD) 192 / 51 / 158 Düzenli İzleme (2010 İKP / 2010 KOA / 2011 DFD) 32 / 5 / 1 Anlık İzleme (2010 İKP / 2010 KOA) 3 / 1 Fiziksel Kontrol (2010 İKP / 2010 KOA) 21 / 4 Ön Ödeme İKP 47 Proje (TL) 4.771.516,25 Ön Ödeme KOA 10 Proje (TL) 2.246.382,62 Ön Ödeme DFD 10 Faaliyet (TL) 406.261,29 Ara ve Nihai Ödeme İKP (TL) 1.784.101,99 TL Sayfa 26 İ z l e m e v e D e ğ e r l e n d i r m e B i r i m i F a a l i y e t R a p o r u - 2 0 1 1
Orta Anadolu Kalkınma Ajansı 2011 Faaliyet Sayısı Onaylanan Rapor İKP (Ara / Nihai) 18 / 2 Program İlerleme Raporu (2010 İKP / 2010 KOA) 3 / 3 İleriki yıllarda da İzleme ve Değerlendirme Biriminin benzer faaliyetleri yürütmesi beklenmektedir. 2010 yılı Mali Destek Programları ile 2011 yılı Doğrudan Faaliyet Desteklerinin kalan ihale süreçleri devam edecek, ihalesi yapılan projelerin satın alma faaliyetleri tamamlatılacak, projelerin düzenli izleme ziyaretleri gerçekleştirilecek, yararlanıcılardan gelecek raporlar, talepler incelenip projelerin ara ve nihai ödemeleri gerçekleştirilecektir. Aynı doğrultuda 2011 yılı Mali Destek Programları için sözleşmelerin imzalanması, başlangıç toplantısı ve uygulama eğitimleri, ilk izleme ve satın alma süreçleri, düzenli izleme ziyaretleri ile raporlama ve ödeme faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi öngörülmektedir. 2. Diğer Hususlar İzleme ve Değerlendirme Birimi proje ve faaliyetler kapsamında yapması gerektiği görevleri yerine getirirken diğer taraftan mesleki kariyerleri ve daha önceki tecrübeleri açısından uzmanlar çeşitli faaliyetleri gerçekleştirdi. Bu kapsamda; 2011 yılı içerisinde İDB proje takip faaliyetlerini içeren 6 adet İDB Bülteni hazırlandı. Bültenlerde yararlanıcılara yapılan ziyaretler ve birim faaliyetleri hakkında bilgilendirmeler yer aldı. Bültenin koordinasyonu ve hazırlanmasını İDB uzmanlarından Metin ERGÖKTAŞ gerçekleştirdi. 2012 yılında da bu faaliyetin koordinasyonunu gerçekleştirecektir. Resim 25. Örnek Bülten İzleme ve Değerlendirme Birimi İ z l e m e v e D e ğ e r l e n d i r m e B i r i m i F a a l i y e t R a p o r u - 2 0 1 1 Sayfa 27
2011 Orta Anadolu Kalkınma Ajansı Yıl içerisinde İDB uzmanlarından Nurullah TOPKARAOĞLU Sivas Yatırım Destek Ofisi için satın alınan Hubiyar Korucu Köşkü restorasyonu için satın alım sürecini yönetti. Aynı şekilde restorasyon sürecinin de kontrolünü yapacaktır. Resim 26. Hubiyar Korucu Konağı Restorasyon Çalışmaları Yıl içerisinde İDB uzmanlarından Ahmet Lütfi ŞAHİN ile S. Bahadır PALA Kamu Katılım Bankası projesi üzerinde çalışma yaptı, rapor hazırladı. Resim 27. Katılım Bankası Çalışması Sunumu Tebliğ edilen göreve istinaden İDB Başkanı Engin UZ Mali Yönetim Yeterliliği Hazırlıkları kapsamında koordinatörlük görevini gerçekleştirdi. Bu kapsamda yapılan faaliyetlerin organizasyonu görevini üstlendi. Bu kapsamdaki görevine 2012 yılında da devam edecektir. Birim uzmanları sorumlu oldukları ilçeler ile ilgili ön raporları hazırladı ve Planlama, Programlama ve Koordinasyon Birimine (PPKB) gönderdi. Sayfa 28 İ z l e m e v e D e ğ e r l e n d i r m e B i r i m i F a a l i y e t R a p o r u - 2 0 1 1
Orta Anadolu Kalkınma Ajansı 2011 III. ÖNERİ VE TEDBİRLER Kalkınma Ajansları İzleme ve Değerlendirme Birimleri henüz yeni olmaları nedeniyle çalışmalarını halen etkili biçimde gerçekleştirememektedirler. Kısa zamanda ilerlemeler kaydedilmesine karşın gerek mevzuattan kaynaklanan eksiklikler ve engeller gerekse uygulamada karşılaşılan zorluklardan dolayı istenilen düzeyde faaliyet gösteremeyen Birimler önümüzdeki süreçte mevzuattaki eksikliklerin giderilmesi ve düzenlemelerin yapılmasıyla çok daha etkin ve faydalı bir şekilde çalışmalarını sürdürebilirler. Programdaki proje faaliyetlerinin etkin şekilde yürütülmesi için güncel konulara ve sahaya uygun çözümler üretilerek mevzuatın yeniden gözden geçirilmesi gerekmektedir. Aksi durumda proje faaliyetlerinin durdurulması ve sonunda iptal edilmesi durumu ortaya çıkmakta ya da mevzuattaki yanlış uygulamalar farklı çözümler üretilerek üstesinden gelmeye çalışılmaktadır. Bu sürecin hızlı bir şekilde gelişebilmesi ve en kısa zamanda İzleme ve Değerlendirme Birimlerinin etkin bir biçimde çalışabilmesi için Kalkınma Ajansları ve Kalkınma Bakanlığı birliktelik içinde çalışmalıdır. Bu süreç 2011 yılı içerisinde bu konuda faaliyetlere başlanmış, Erzurum da gerçekleştirilen konferansın ardından elektronik ortamda İDB grubu kurulmuş, bu grupta çeşitli konular tartışılmaya açılmış ve öneriler paylaşılmıştır. Ancak bu şekilde ortak hareket etmenin zor olduğu anlaşılarak mevzuat önerilerinin bir bütün olarak Kalkınma Bakanlığı na sunulabilmesi için yapılacak çalışmalar için Bakanlıkta toplantı organize edilmiş ve 14 Ajansın katılımı ile toplantı gerçekleştirilmiştir. Bu konuda Bakanlığın talebi ile BAKKA görevlendirilmiştir ve çalışmalar devam etmektedir. Bu ve diğer konularda da görevlendirmenin yapılması ve sonuca gidilmesi daha sağlıklı proje uygulama dönemleri için şarttır. Kalkınma Ajanslarının İzleme ve Değerlendirme Birimleri çalışmalarında kullanması için kapsamlı, güvenilir ve güncel bir ortak izleme bilgi sisteminin kurulması da gerekmektedir. İzleme ve Değerlendirme Birimi İ z l e m e v e D e ğ e r l e n d i r m e B i r i m i F a a l i y e t R a p o r u - 2 0 1 1 Sayfa 29