Intellect Intellect Platformu Giriş Eğitimi

Intellect Intellect Platformu Giriş Eğitimi INTERNEER, INC. 4/15/2009 YAZAN: ERİKA KERESZTYEN ÇEVİREN: AHMET ALPER ÇALIŞKAN

İÇİNDEKİLER İÇİNDEKİLER...2 BU BELGE HAKKINDA...4 GİRİŞ VE ARAYÜZÜ KEŞFETMEK...5 PLATFORMDA DOLAŞMAK...7 Araç Çubuğu (Toolbar)... 7 Yer Çubuğu (Locationbar)... 7 Ana İçerik Alanı (Main Content Area)... 8 Kişisel Dolaşım (Personal Navigation)... 8 Şablon Araç Kutusu (Template Toolbox)... 8 DOLAŞIM İPUÇLARI...9 Tools Kısayolu... 9 Explorer Kısayolu... 9 Back Düğmesi... 10 KULLANICILARI VE KULLANICI GRUPLARINI YÖNETMEK... 11 Kullanıcı Gruplarını Yaratmak... 11 Yeni Kullanıcı Eklemek... 12 Kullanıcı Şifresini Ayarlamak veya Sıfırlamak... 12 TEMEL YAPI ŞABLON VS. TABLO... 13 Şablon Nedir?... 13 Tablolar Şablonun bir Kopyası... 13 Bir Tabloyu Nasıl Oluşturabilirim?... 14 Tablo Sihirbazı ile ilgili Birkaç Kelime... 14 Şablonlar nerede konumlanır?... 15 ŞABLON VS. ÖRNEK... 15 EBEVEYN-ÇOCUK İLİŞKİSİ... 17 Ebeveyn-Çocuk İlişkisi Nedir?... 17 Nerede Kullanılabilir?... 17 Intellect te Nasıl Kurulabilir?... 17 ADIM 1 - TASARLA... 18 2

ADIM 2 - OLUŞTUR... 18 HADİ BAŞLAYALIM... 19 Yeni bir Kategori Oluştur... 19 Yeni bir Şablon Oluştur... 20 Şablona Öğeler Eklemek... 20 Şablon için bir Tablo Oluştur... 21 Görevler için bir Şablon Oluşturun... 22 Insert Inline Komutu... 24 Linked To - Parent Komutu... 25 İŞ AKIŞI... 26 İş Akışı nedir?... 26 İş Akışı Öğeleri... 26 Manuel Aktivite... 27 Otomatik Aktivite... 27 Hadi Başlayalım... 27 Taşı ve Bırak Aktivite ve Karar Kutuları... 28 İş Akışı Aktivitelerini Tasarla... 29 Karar Kutusunu Ayarlamak... 30 İş Akışı Aktivitelerine Nasıl Erişilir... 32 3

Bu Belge Hakkında Bu belge Intellect Platformu nu kullanan basit bir proje yönetim sistemini açıklar. Bu giriş eğitiminin amacı; uygulamaya alışma ve takip eden bölümler için bir temel inşa edecek konseptlere bir başlangıç yapmaktır. Dersler size; nasıl daha iyi tasarım yapılabileceği, iş akışlarıyla yeni konfigürasyonların nasıl yapılabileceği ve rapor oluşturma ile ilgili yardım edecektir. İş akışlarıyla nasıl tasarım yapabileceğinizi, iş mantığını belirlemeyi, raporlar oluşturmayı ve çeşitli kullanıcı bakışlarını öğreneceksiniz. Ek Belgeler Aşağıdaki belgeler de ayrıca kullanılabilir durumdadır: Intellect Platformu Kullanıcı Arayüzü Intellect Platformu Giriş Intellect Platformu - Makrolar Intellect Platformu Raporlar Intellect Platformu Erişim Denetimi Intellect Platformu İş Akışı 4

Giriş ve Arayüzü Keşfetmek Giriş Yapmak Intellect Platformu na giriş yapmak için uygun URL ye gitmeli ve kullanıcı adı ve şifrenizi girmeniz gerekir. Aşağıdakileri yapınız: 1. Internet Explorer ı aç 2. URL ye git 3. Websitesi ne Yönetici (Administrator) olarak veya size atanmış kullanıcı adı ve şifrenizi kullanarak giriş yapın. İsteğe Bağlı: Open in New Window u işaretleyin. Bu, platformu kendi web tarayıcı penceresinde açar. Yeni pencere; adres çubuğunu saklar, size çalışmak için daha fazla alan sağlar. Remember My ID on this Computer ı işaretleyin. Bu seçeneği işaretlerseniz bir dahaki sefere bu bilgisayardan sisteme giriş yaparken şifrenizi girmeniz gerekmez. 5

4. Toolbar da Edit Mode a tıklayın. (Yukarıda yuvarlak içine alınmış.) NOT: Intellect in iki durumu olduğunu aklınızda tutun: view ve edit. Herhangibir değişiklik yapmak için sistemi edit mode a getirmelisiniz. 6

Platformda Dolaşmak Araç Çubuğu (Toolbar) Ekranın tepesindeki araç çubuğunu fark edin. Araç çubuğu size sistem içerisinde çıktı almak, e- posta göndermek ve edit mode a girmek(düzenleme yapmak için) gibi pek çok görevi yapma olanağı sağlar. Yer Çubuğu (Locationbar) Yer çubuğu (location bar), Toolbar ın altında-main Content Area nın üzerinde, o anki yerinizi gösterir. Eğer geçerli bir erişiminiz varsa kolay ve hızlı dolaşım için, herhangibir üst seviye yere adına tıklayarak doğrudan gidebilirsiniz. 7

Ana İçerik Alanı (Main Content Area) Ekranın merkezinde, İçerik Alanı nı (Content Area) bulacaksınız. Bu alan her zaman yakın zamanda dolaştığınız sayfayı gösterir. Intellect Platformu nda yeni bir yere gittiğinizde, sistem nerede olduğunuzu current location penceresinde gösterir. Eğer araç çubuğundan Edit Mode a tıklarsanız, içerik alanını düzenleyebilirsiniz (eğer size geçerli bir erişim denetimi hakkı tanınmışsa). Kişisel Dolaşım (Personal Navigation) Sağ tarafta gösterilen Kişisel Dolaşım (Personal Navigation) penceresi sizin kendi sanal organizasyoncunuz gibi hizmet eder. Bu sizin; toplantılarınız,görevleriniz, projeleriniz eylemleriniz vb. özellikle sizin niteliklerinizle ilgili size özel tüm önceliklerin bir listesini içerir.kişisel dolaşım alanı Intellect Platforu nun çekirdek bir parçasıdır. Size; bilgiyi, kısayolları ve linkleri süzebileceğiniz kendi kişisel dolaşım pencerelerinizi yaratma ikanı verir. Kişisel dolaşım alanını kapattığınızda, araç çubuğundaki açabilirsiniz. simgesine tıklatarak yeniden Şablon Araç Kutusu (Template Toolbox) Araç kutusu (toolbox); tablo, rapor ve şablonları tasarlamak ve oluşturmak için ihtiyaç duyduğunuz tüm özellikleri barındırır. Araç kutusu na erişmek için edit mode da olmanız gerekir. Sonra Ana İçerik Alanının sağ üst köşesindeki Insert Item a tıklatılarak araç kutusu uygun hale getirilir. 8

Dolaşım İpuçları Tools Kısayolu Dolaşım hakkında konuşuyor olmamız sebebiyle araç çubuğunda 3 şeyi fark etmek isteyebilirsiniz. Birincisi Tools dur, araç kutusundaki second to last düğme. Eğer Tools üzerine tıklarsanız, sistemdeki çeşitli alanlara hızlı erişiminizi sağlayacak bir açılan kutu görülür. Explorer Kısayolu Hakkında bilmek isteyebileceğiniz ikinci dolaşım aracı Explorer dır. Explorer ı açmak için şu şekilde görünen düğmeye tıklayınız: sistemi hızla dolaşma imkanı da sunar. Tahmin edebileceğiniz gibi Explorer size aynı zamanda 9

Back Düğmesi Araç çubuğundaki son fakat aynı derecede önemli düğme Back düğmesidir. Bu düğmeye tıklamak sizi önceki yerlere götürür fakat aynı zamanda gerideki bazı yerlere de zıplayabilirsiniz. Basitçe sadece düğmeyi açın ve ziyaret ettiğiniz son 10 yeri göreceksiniz. 10

Kullanıcıları ve Kullanıcı Gruplarını Yönetmek Kullanıcı Gruplarını Yaratmak Intellect Platformu Yönetici Eğitimi Main > Administrative Tools > User Groups a gidin ve Insert User Group üzerine tıklayın. Kullanıcıları seçerek kullanıcı grubuna atayabilirsiniz. İsterseniz kullanıcı açılır listesinin yanındaki mavi + ya tıklayarak birden çok kullanıcıyı atayabilirsiniz. İpucu: Araç çubuğundaki Tools menüsün n açarak ve sonra user Administration listesindeki Groups u seçerek kullanıcı gruplarına hızla erişebilirsiniz. Önemli: Eğer varsayılan ayar olarak yeni bir kullanıcı grubu girerseniz, herhangibir denetim erişimi ayarı içermez. Bunun anlamı şudur: eğer siz bir kullanıcıyı bu gruba atarsanız, kullanıcı giriş yaptıktan sonra sadece boş bir ekran görecektir. Öncelikle yeni kullanıcı grubu için erişim denetimini ayarlamanız gerekir. 11

Yeni Kullanıcı Eklemek Navigate to Main > Administrative Tools > Users ve Insert User a tıkla. Kullanıcı formunda, mavi + ya tıklayarak çoklu kullanıcı gruplarına girerek, kullanıcıyı bir kullanıcı grubuna da ekleyebilirsiniz. İpucu: Araç çubuğundaki Tools menüsünü açarak ve sonra User Administrator listesinden Users ı seçerek kullanıcılar bölgesine hızla ulaşabilirsiniz. Kullanıcı Şifresini Ayarlamak veya Sıfırlamak Kullanıcı, menüdeki Profile düğmesine tıklayarak kendi şifresini değiştirebilir. Sonra sadece Reset Password e tıklayın ve, New Password ve Verify Password alanlarını doldurun. Eğer kullanıcı şifresini unutursa, siz yönetici olarak şifreyi kullanıcı için sıfırlayabilirsiniz. Sizin yeni bir şifre eklemenize gerek yoktur, alanı boş bırakıp kullanıcıya şifresini değiştirmesi bilgisini verebilirsiniz. 12

Temel Yapı Şablon vs. Tablo Şablon Nedir? Şablon temel olarak bir formdur ki bu form; izini sürmeniz gereken bir ismi, tarihi,e-posta adresini, görevi vb. hakkında gerekli bilgiyi içerir. Fakat form boş bırakılmıştır çünkü onu tekrar tekrar kullanmak isteyebilirsiniz. Son yüzyılın uygulamasında, örneğin bir şablonu bir kağıt üzerinde oluşturursanız, boş formu fotokopi ile çoğaltır ve sonra her seferinde doldurursunuz. Tablolar: Eğer Şablon Boşsa Platform Veriyi Nerede Depolar? Mantıklı yeni soru şudur: Eğer Şablon Boşsa Platform Veriyi Nerede Depolar? Güzel soru. Cevap tablolardır. Tablolar, yaptığınız şablonların içi veri ile doldurulmuş kopyalarını (veya örneklerini ) içerir. Örnek: Bir örnek; saklanmış, klonlanmış bir kopyadır. Bilgi teknolojileri terimlerinde bu bir kayıttır. Şablonun sahip olduğu tüm alanlara sahiptir ancak değerler o girişe özeldir(specific). Örneğin aşağıdaki şekle bakınız. Admin, John Doe, Jane Doe, Mr. Brooks and Mr. Smith hepsinin bir kullanıcı adı ( user name ) alanı vardır(şablonda tanımlandığı gibi) fakat kullanıcı adı her durumda özeldir. Tablo: Bir tablo; bir şablonun çoklu örneklerini tutan bir taşıyıcıdır. Yukarıdaki durumda tüm kullanıcı kayıtlarını içeren bir Kullanıcılar Tablomuz (Users Table) var (Kullanıcı Şablonunun kopyaları fakat her kullanıcı ile ilgili gerçek detaylarla birlikte). Tablolar Şablonun bir Kopyası Fotokopilenmiş formların eski zamanlarını hayal edin. Şablonunuzla ne yapardınız? Orijinal formu kopyalar ve sonra projenin gerektirdiği kadar çok kopyasını doldururdunuz. Sonra? 13

Sonra bu tamamlanmış form yığınına sahip olmuş olurdunuz ve topladığınız bilgiyi değerli, kullanılabilir yapmak için, veya en azından bilgiyi kullanabilmeniz için anlam ifade edecek bir şekle sokmanın, yolunu arardınız. Bilgileri karşılaştırmak, ekleme yapmak, üzerlerinde arama yapmak,raporlama yapmak veya bilgiyi knowlege a dönüştürmek isteyebilirsiniz. Fakat bir oda dolusu formun karışıklığının yeterince etkinlik sağlayamaması sebebiyle muhtemelen, bilgiyi bir tabloyu Word de oluşturmak veya şablondaki tüm alanları takip etmek için Excell de bir hesap çizelgesi yapmak gibi amaçlarla kullanan bir yol planlarsınız. Bir Tabloyu Nasıl Oluşturabilirim? Üzerine getir ve Tıkla kadar kolaydır. Bir tablo oluşturmak, tasarıma gidip tasarladığınız yol ve oluşturduğunuz şablonla bir şey oluşturmak,anlamına gelmez. İhtiyacınız olan her şeyi en baştan sıkıcı bir şekilde girmenizi gerektiren katı bir araçla uğraşmadığınızı hatırlayın. Bu Platform akıllıdır. O her şeyi bilir: Sizin bir şablonu kullanmak için bir tabloya ihtiyaç duyduğunuzu bilir. Sizin şablonda oluşturduğunuz her bir alanın tablo için kullanılabilir olmasını istediğinizi bilir. Sizin bu alanların bazılarını gizlemek veya onları sınıflandırmak veya verileri alanlara girdikten sonra bir toplam almak isteyebileceğinizi bilir. Bir tablo oluşturmak Insert Item düğmesine basmak ve istediğiniz tablo özelliklerini seçmek kadar kolaydır. Sonra tablonun sizin tanılamanıza gerçekten uyduğundan emin olmak için Platform size, dört hızlı soru soran, bir tablo sihirbazı sunar. Tablo Sihirbazı ile ilgili Birkaç Kelime Sihirbazın tablo oluşturma işleminde sorduğu dört hızlı sorunun neler olduğunu merak edebilirsiniz. İşte sorular: Bu bir Veri Giriş Tablosu mu yoksa bir Raporlama Tablosu mu? (Data Entry Table- Reporting Table) Tablonuzu etiketleyin (Label) Tablonuzu sütun/satırlarının nasıl görünmesini istersiniz? Intellect Platformu size şablndan gelecek alanların nasıl görünmesini istediğinizle ilgili karar verme imkanı sunar. Örneğin satırları numaralayacak mısınız, gizlenecek alanlarınız var mı, satırların hangi sırada olmalarını istiyorsunuz? Belirlemek istediğiniz herhangibir ek koşul var mı? Bu son adım tablonun nasıl görünmesini istediğinizle ilgili birkaç ayrıntıyı daha belirlemenize izin verir. Örneğin bu tablo için yeni bir simgeyi yükleyebilirsiniz, varsayılan görünümü genişletilmiş bir 14

formata ayarlayabilirsiniz. Veya tablodaki sütunları sınıflandırmaya karar verebilirsiniz ya da sayı verisi olan sütunlar için tablo altında toplamları görüntülemeyi seçebilirsiniz. Şablonlar nerede konumlanır? Şablonlar özel bir sistem dosyasının içinde konumludur; Home > Administrative Tools > Templates. Bazı temel, yerleşik şablonlar şu konumdadırlar; Home > Administrative Tools > Templates > Simple Table Templates. Şablon vs. Örnek Kırmızı vs. Mavi Bulunulan Yer Çubuğu Fark etmiş olabileceğiniz gibi Bulunulan Yer Çubuğu(Current Location Bar) bazen mavi, diğer zamanlarsa kırmızı renge sahiptir. Bu bir hata değildir. Kırmızı bulunulan yer çubuğu sizin bir şablon sayfasında olduğunuzu gösterir. Yer çubuğu aynı zamanda sizin Şablonlar alanının içinde olduğunuzu da gösterir. Eğer girdiğiniz verilerin HER bir şablon örneğinde, bir alanın varsayılan değeri olarak veya ekrandaki talimatlarda, görünmesini istemiyorsanız, şablon içerisine veri girmemeniz önemlidir. 15

Hadi bir örnek uygulama görelim: Proje şablonu. Eğer bulunulan yer çubuğu mavi ise bu sizin bir şablon örneğine baktığınızı gösterir, şablonun kendisine değil. Yer alanı da(location Trail) örneğin (kaydın) nerede saklandığını gösterir. Aynı örnek, Proje şablonu, için bir uygulamaya bakalım. Hatırlayın ki,, şablonda veri tutuyorsunuz. Şablonlar yerleşimi tasarlamak, hesaplamaları eklemek ve alanlar arası ilişkileri kurmak içindirler. Sistem veriyi tablolarda saklar. Tablolar yapığınız şablonların kopyalarını (veya örneklerini ), sizin içerlerine girdiğiniz verilerle birlikte, içerir. Eğer yerleşim veya yapıda bir değişiklik yapmanız gerekirse bunu her zaman şablonun kendisine yapmanız gerekir. Her tablo bir şablondan oluşturulur, şablonsuz tablo yoktur. Tablonun özellikler sayfasını (property page) açarak talonun hangi şablon olduğunu görebilirsiniz. 16

Ebeveyn-Çocuk İlişkisi Ebeveyn-Çocuk İlişkisi Nedir? Ebeveyn Çocuk ilişkisi, veri tutan tablolar arası bir bağlantıdır ki bu bağlantı hiyerarşik veri yapılanması oluşturulmasını sağlar ve varlıkları(entities) arası one-to-many ilişkileri vardır. Nerede Kullanılabilir? Ebeveyn Çocuk ilişkisi, şablonun çoklu örneklerinin (varlıklar) bir başka şablonun örneği ile ilgisi varsa, geniş kulanım alanı vardır. Bir örnek vermek gerekirse; bir proje yönetim sistemi, projelerinin bir tablosuna sahiptir. Her proje birden çok görev öğesine sahip olabilir. Intellect te Nasıl Kurulabilir? Ebeveyn Çocuk ilişkisi, şablonlar içerisinde tablolar oluşturarak kolayca kurulabilir. Bir şablonun(ebeveyn) içerisinde tablo oluşturulur oluşturulmaz, oluşturulmuş tablonun(çocuk) şablonunda ebeveyn şablona erişme seçeneklerini görürüz. Ebeveyn şablona erişmek için alanın property penceresine gidin ve Default Value alanındaki Linked To seçeneğini işaretleyin. Küçük sarı dosya üzerine tıklayın ve kullanılabilir alanlar listesinin en altında Ebeveyni görün. Bunu açarsak; alanlar listesinin en altında bir Ebeveyn görülür. Buradan ihtiyacınız olan alana gidebilirsiniz. 17

Intellect Platformu Yönetici Eğitimi Adım 1 - Tasarla Hadi bir Proje Yönetim Sistemi tasarlayalım. Öncelkle bir parça kağıt üzerine veya kafamızda hangi bilgileri izlemek istediğimizi planlayalım. Örneğimizde; proje başlangıç tarihi, proje yöneticisi, proje açıklaması gibi bilgleri takipedeceğiz. Aynı zamanda bir projenin çeşitli görevleri de olabilir. Adım 2 - Oluştur Uygulamanızı tasarladıktan sonra uygulamaya başlamaya hazırsınız. Intellect Platformu için uygulama süreci aşağıdaki aktiviteleri kapsar: Bir Bir şablonu oluşturmak esas olarak -biriktirmek biriktirmek isteyeceğiniz bilgilerin girişini ve takibini yapacağınızmetin alanı, tarih ve zaman alanı, açılır menüler, makrolar vs. gibi alan Bir Şablon Oluşturma tanımlamaları ve girişlerini kapsar k şablonunuza şablonunuza öğeleri(alanlar, açılır kutular vs.)) girdikten sonra özellikleri ayarlamak isteyeceksiniz. özellikleri ayarlamak size girdiğiniz her bir öğenin işlevini yönetme ve Özellikleri kendinize göre uyarlama imkanı verir. Ayarlamak Bir İşakışı Oluşturmak Bu, Bu, uygulamanızın tasarımına bağlı opsiyonel bir adımdır. İşakışı, tanımladığınız iş süreci aktivitelerinin ve kararların sıralamasını içerir. Sonra Sonra şablonun çoklu örneklerini tutacak bir tablo oluşturmanız gerekir. Bir Tablo Oluşturmak Raporlar Oluşturmak Erişim Denetimi 18 Yine Yine opsiyonel fakat yapması kolay. Intellect Platformu raporları sisteminizdeki veriye görsel yollarla erişiminize izin verir. Raporlar doğru kararlar verebilmeniz için verinizi kolayca değerlendirmenizi sağlarlar. Farklı Farklı kullanıcı ve kullanıcı gruplarınız varsa onlar için erişim seviyeleridüzenlemek isteyebilirsiniz

Hadi Başlayalım Unutmayın! Intellect in iki durumu vardır: view ve edit. Herhangi bir değişiklik yapmak için sistemi edit mode a ayarlamalasınız. Yukarıda gördüğünüz gibi konfigürasyon şablonu oluşturmakla başlar. Intellect te tüm şablonları saklamak için özel bir alan vardır. Şuraya gidin: Main > Administrative istrative Tools > Templates Yeni bir Kategori Oluştur Daha iyi organizasyon için yeni bir kategori ekleyelim. Bunu yapmak için Insert Category ye tıkla, sonra kategoriyi PM Templates olarak adlandır. 19

Yeni bir Şablon Oluştur Yeni kategoriye tıklayın, Insert Template in üzerine tıklayın ve Project olarak adlandır. Şablona Öğeler Eklemek Şablona tıklayın ve alanlar eklemeye başlayalım. Bunu yapmak için araç kutusu panelini açmak için Insert Item a tıklayın. Aşağıdaki alanları giriniz ve özelliklerini ayarlayınız. # Field Name Type Property 1 Project Name 2 Project ID 3 Initiated By Text Number Drop Down Required: Yes Default Value: Auto Generated Template Based Data List: From - Users table; Default Value: [Current User]; Editable: No 4 Date Initiated 5 Project Start Date 6 Project Manager 6 Budget Date / Time Default Value: Current Date; Editable: No Date / Time Drop Down Data List: From Query- User template Number Format: Yes Decimal Place: 2; Labels Before: $ 7 Description 8 Project Information Text Group Box Textbox Size: Multiple Lines Girdi alanları ve özellikleri için daha fazla bilgi için lütfen Intellect Platform Kullanıcı Arayüzü belgesine bakınız. 20

Şimdiye kadarki şablonunuz bu şekilde görünür: Şablon için bir Tablo Oluştur Anımsayabileceğiniz gibi tablo, şablonun çoklu örneklerini tutan bir taşıyıcıdır. Hadi birden çok projeyi tutmak için bir tablo olşturalım. Ana sayfaya geri dönün ve Insert Item a tıklayın. Tablo grubundan PM Templates dosyasındaki Project i seçin. Sonuç olarak Tablo sihirbazı açılır. Aşağıdakileri seçin: Adım 1/4: Table Type: Data Entry Table Adım 2/4: Table Label: All Projects Adım 3/4: Columns: All Adım 4/4: Table: Expanded 21

Tablonuz şu anda böyle görünmektedir: Görevler için bir Şablon Oluşturun Şu ana kadar projemiz için üst bölgeyi oluşturduk. Projedeki farklı görevleri düzenli bir şekilde göstermek için bir tabloya ihtiyaç duyacağız. Görevleri tutan bir tablo oluşturmak için öncelikle bir şablon oluşturmalıyız. Farklı gider kalemleri için bir şablon oluşturalım. PM Templates alanına gidin ve Task isimli yeni bir şablon girin. Aşağıdaki alanları giriniz ve özelliklerini ayarlayınız # Field Name 1 Task Name 2 Description 3 Duration 4 Status 5 Assigned To 6 Completion Date 7 Project Name 8 Task Detail Type Property Text Required: Yes Text Textbox Size: Multiple Lines Number Format: Yes Decimal Place: 1; Label After: Hour(s) Drop Down Data List: From - New table, Default Value: Not Started Drop Down Data List: From Query- User template Date Required: If Status is Completed Text Group Box 22

Veri Listesi Oluştur: Yeni Tablodan Özellikler pencersinin genel sekmesinde Data List olarak adlandırılan bir bölüm vardır. Burası açılır liste kutusuna değerler verebileceğiniz alandır. New simgesi üzerine tıklayın. Sonuç olarak sistem açılır liste kutusunun değerlerini saklamak üzere otomatik olarak bir tablo oluşturur. Açılır liste kutusunda olmasını istediğiniz değerleri girin ve OK e tıklayın. Not: : Açılır liste kutusuna daha fazla öğe eklemek isterseniz, bu tabloya şu yolla erişebilirsiniz: Main > Administrative Tools > Selection Tables Gider kalemi şablonu şu şekilde görünmektedir: 23

Şimdi farklı gider kalemleri için bir şablon oluşturduk. O zaman Expense Report aşblonunda bu gider kalemleri için tablomuzu oluşturalım. Project şablonuna geri gidin ve Insert Item a tıklayın. Bu sefer PM Templates dosyasındaki Table grubundan Task i seçin. Sonuç olarak tablo sihirbazı açılır. Aşağıdakileri seçin: Adım 1/4: Table Type: Data Entry Table Adım 2/4: Table Label: Project Tasks Adım 3/4: Columns: All Adım 4/4: Table: Expanded Insert Inline Komutu Bir tabloya yeni bir öğe girdiğiniz zaman, varsayılan özellik olarak, şablonun boş bir örneği bir açılır- pencere(pop up window) olarak açılır(?). Projeniz için 10-20 görev girdiğinizi düşünün. Sonra her bir açılır pencere için forma bilgi girip kaydedersiniz. Sonra bu işi tekrar tekrar yaparsınız. Bu biraz zaman alabilir. Neyse ki daha hızlı bir yol var! Project Task tablosunun özelliklerine geri dönün. Advanced sekmesinde Insert Inline seçeneği var. Şimdi tabloya yeni bir görev girerseniz, yeni bir açılır pencere yerine tabloya yeni bir boş satır eklenir. 24

Linked To - Parent Komutu Task şablonuna Project Name metin alanını eklediğimizi anımsayabilirsiniz. Project şablonu içinde Tasks tablosunu oluşturur oluşturmaz, iki şablon arasında bir ebeveyn çocuk ilişkisi oluştu. Ebeveyn: : Project şablonu Çocuk: Task şablonu Task şablonuna geri dönelim ve Project Name metin alanının özelliklerini ayarlayalım. Default Value bölümündeki Linked To ya bitişik sarı dosyaya tıklayın ve şunları seçin: Parent > Project > Project Name 25

İş Akışı İş Akışı nedir? Bir süreçteki işin ve ilgili alt süreçlerin -noktasal(specific) aktivitelerin bilgi bağımlılıklarını, karar ve aktivitelerin sıralamasını da kapsayacak şekildeki- bir şekilsel sunumudur. Daha önemlisi bir iş akışı temel olarak iş sürecindeki görevlerin hareketidir. Kim, neyi, ne zaman yapar? ı tanımlamanın otomatikleşmiş, yapılandırılmış bir yoludur. İş akışı aşağıdakileri göz önünde bulundurur: Görevler nasıl yapılandırılmış, Onları kim gerçekleştirecek, Göreceli sıraları nedir, Nasıl senkronize olurlar, Görevleri destekleyen bilgi nasıl akar, Görevler nasıl akar. İş Akışı Öğeleri Varsayılan özellik olarak bir şablonun herhangi bir iş akışı olmaz. İş akılı işlevlerini kullanılabilir kılmak için iş akışı eklemeyi planladığımız şablonu açmamız, mız, özelliklerine gitmemiz ve iş akışı özelliğini Yes e çevirmemiz gerekecektir. Özellikler ekranını kaydetmeniz üzerine bir workflow sekmesi belirecektir. Artık workflow sekmesine gidip iş akışınızı yapılandırabilirsiniz. Edit Mode dayken iş akışı bölgesinin üst tarafındaki Insert Item düğmesine tıkladığınızda sistem, ekranın sol tarafında iş akışı için araç kutusunu gösterir. Araç kutusunda aşaıdaki öğeleri göreceksiniz: Manual Activity-Manuel Aktivite Automated Activity-Otomatik Aktivite Decision-Karar Sub-Workflow-Alt İş Akışı Split/Join-Ayırma/Birleştirme Link-Bağlantı 26

Araç çubuğundaki bu öğelerin herbiri iş akışı alanına eklendiklerinde görülebilecek özelliklere sahiptirler. İş akışı alındaki herhangi bir öğenin özelliklerine erişmek için fare öğenin üzerine getirilir ve mavi diktörtgenin öğeyi çevrelediğinden emin olunur. ur. Fareye sağ tık yapılır ve beliren menüden Properties seçilir. Yeni bir özellikler açılır-penceresi açılır. Manuel Aktivite Manuel aktivite öğesi kullanıcı ve sistem arasında bir etkileşim gerekliyse kullanılır. Çoğu durumda manuel aktivite bir ya da birden çok kullanıcının belge yüklediği, veri girdiği veya elektronik bir onay verdiği durumları gösterir. Aktiviteyi üzerine çift tıklayarak açabilirsiniz.. Otomatik Aktivite Tipik olarak bu aktivite perde gerisi hesaplamalar ve makro uygulamaları için kullanılır. Manuel aktivitelerin tersine otomatik aktiviteler, kullanıcılarla etkileşilebilen bir sayfaya sahip değildirler ve kullanıcı girdisi gerektirmezler. Otomatik aktivitenin özellikler sayfasında sadece etiketli bir General sekmesi ve makro yapıcıyı açan bir düğme vardır. Hadi Başlayalım Şuraya git: Project template. Şablonun özellikler penceresini açın ve Advanced sekmesinde Workflow u Yes yapın. Sonuç olarak şablonun üst sol köşesinde 2 sekme belirir. Şablonun tüm veri elemanları ları için çalışma alanı olarak kalan DATA sekmesi ve şablonun iş akışını gösteren WORKFLOW sekmesi. WORKFLOW sekmesine ve sonra Insert Item düğmesine tıkla. Sonuç olarak; farklı, kullanılabilir iş akışı elemanlarını içeren bir araç kutusu ekranın sol tarafında açılır. 27

Taşı ve Bırak Aktivite ve Karar Kutuları Şimdi şablon için bir iş akış alanına sahipsiniz, hadi bir iş akışı oluşturalım. Bu eğlenceli ve kolaydır. En iyisi ise, bu sadece taşı ve bırak işidir. Bu iş akışı proje başlayış sürecini yönetmek için kullanılacaktır. Olan ilk şey birinin yeni bir projeye başlamasıdır. Bu, birinin yaptığı birşeydir, yani bir manuel aktivitedir. Dolayısıyla bir Manual Activity kutusunu seçin ve basitçe alana taşıyın. İkinci adım, üstteki adımı gözden geçiren başka birisi için olacak. Bir başka manuel aktiviteyi taşıyıp-bırakın ve onu Project Review olarak adlandırın. Üçüncü adım, karar verilmesi gereken bir yerdir, yani bir Decision kutusu girin ve ona Approve? adını verin. Ve böylece devam edin Aşağıdaki iş akışı elemanlarını girin ve onları gösterildiği gibi bağlayın. # 1 2 3 4 Workflow Element Initiate Project Project Review Approved Assign Tasks Type Manual Activity Manual Activity Decision Box Manual Activity İş akışı elemanları ve özellikleri ile ilgili daha çok bilgi için, lütfen Intellect Platform İş Akışı belgesine bakınız. 28

İş akışınız bu şekilde görünür: İş Akışı Aktivitelerini Tasarla İş akışı olan bir şablona yeni bir örnek girdiğinizde, iş akışı varsayılan özellikle- otomatik olarak başlar. İhtyaç olursa bu değiştirilebilir. Şimdi yeni bir proje girerseniz, boş bir sayfa görürsünüz. Bu, her bir iş akışı aktivitesi için bir sayfa tasarlamanız arlamanız gerektiği içindir. Bunu yapmak için; Project şablonuna gidin, WORKFLOW sekmesine tıklayın ve Initiate Project iş akışı aktivitesine çift tıklayın. Sayfayı tasarlamak için Insert Item listesinden Insert Linked Items ı seçin. Beliren en pencerede önceden DATA sekmesine eklediğiniz tüm girdi alanlarını göreceksiniz. İş akışının bu aşamasında görünmesini istediğiniz öğeleri kontrol edin. Kullanıcının bu aşamada doldurmasını istediğiniz tüm öğeleri işaretleyin. 29

İlk iş akışı aktiviteniz şu şekilde görünebilir: Karar Kutusunu Ayarlamak İş akışının gidebileceği iki veya daha çok yön varsa bir karar gereklidir. Mesela eğer proje, proje yöneticisi tarafından onaylanırsa Assign görevine gider, ancak eğer onaylanmazsa projeyi başlatan kişiye geri döner. Proje yöneticisi bu kararı verebilsin diye Project Review iş akışı aktivitesine bir kabul/red (approve/reject) düğmesi koymamız gerekir. 30

Sistemin, iş akışının hangi yöne gideceğine karar verebilmesi için bir açılır liste veya radyo düğmesi veya onay kutusu kullanabileceğinizi not edin. Karar kutusunu, özellikler penceresinde Decision Branches a tıklayarak ayarlayabilirsiniz. Şimdi Edit Condition a tıklayarak koşulları ayarlayın. Approve/Reject düğmesine gidin. Bunu yapmak için workflow onay kutusunu işaretleyin ve farklı iş akışı aktiviteleri kullanılabilir olsun. Project Approve/Reject düğmesini seçin. Karar kutusunun karar ağacı şu şekilde gözükecektir: 31

İş Akışı Aktivitelerine Nasıl Erişilir Kişisel Dolaşım çubuğu o anda sisteme giriş yapmış kullanıcıya atanmış tüm etkin aktiviteleri gösteren My Activities isimli bir çubukla gelir. Varsayılan özellik olarak, burada In Progress (işlemi devam eden), On Hold (askıya alınmış) and Overdue (gecikmiş) aktiviteleri kapsar. 32