TRAKYA KALKINMA AJANSI 2013/2014 Yılı Proje Teklif Çağrısı Proje Başlangıç Toplantısı
Gündem Mali Destek Yasal Çerçeve 5449 Sayılı Kanun Proje ve Faaliyet Destekleme Yönetmeliği Destek Yönetim Kılavuzu ve Ekleri Proje Uygulama Rehberi ve Ekleri Proje Teklif Çağrısı Süreci Proje Teklif Çağrısı Dönemi (Program Yönetimi) Uygulama Dönemi (İzleme ve Değerlendirme, Muhasebe ve Ödeme) İzleme ve Değerlendirme Uygulama Eğitimleri İzleme Ziyaretleri Raporlamalar Muhasebe ve Ödeme Ödemeler Faiz Hesabı ve Muhasebeleştirme Unsurları
Yasal Çerçeve 25.01.2006 tarih ve 5449 Sayılı Kalkınma Ajanslarının Kuruluşu, Koordinasyonu ve Görevleri Hakkında Kanun 08.11.2008 tarih ve 27048 sayılı Kalkınma Ajansları Proje ve Faaliyet Destekleme Yönetmeliği Destek Yönetim Kılavuzu ve Ekleri Proje Uygulama Rehberi ve Ekleri (Satın Alma Rehberi & Görünürlük Rehberi) http://www.trakyaka.org.tr/content-356-uygulama_dokumanlari.html
Proje Teklif Çağrısı Uygulama Öncesi Süreç Adımları - Hazırlık - Teklif Çağrısı İlanı - Değerlendirme Ön İnceleme Teknik ve Mali Değerlendirme Bağımsız Değerlendiriciler Genel Sekreterlik - Ön İzleme Ziyaretleri - Bütçe Revizyonu Değerlendirme Komitesi - Yönetim Kurulu Onayı - İlan - Sözleşmelerin İmzalanması Neler inceleniyor? -Ön inceleme - Teknik & Mali İnceleme - Risk Analizi - Bütçe Uygunluğu
- Destek Sözleşmesi Özel Koşullar ve eklerinden oluşmakta olup, Destek yararlanıcısına destek, sözleşmedeki hüküm ve koşullar uyarınca verilir. Destek yararlanıcısı, projenin uygulanması konusunda Ajansa karşı tek başına sorumludur. Destek Sözleşmesi EK I: Başvuru Formu ve Ekleri EK II: Destek Sözleşmesi İçin Genel Koşullar EK III: Proje Bütçesi EK IV: Destek Yararlanıcıların Tabi Oldukları Satın Alma Kuralları EK V: Ödeme Talebi EK VI: Mali Kimlik Formu EK VII: Kimlik Beyan Formu EK VIII: Yararlanıcı Beyan Formu EK IX: Ara ve Nihai Rapor Formları EK X: Proje Sonrası Değerlendirme Raporu EK XI: Harcama Teyidi (Gerekli ise) EK XII: Mali Kontrol Muvafakatnamesi ve Taahhütnamesi EK XIII: Destek Miktarının Ödenmesi İçin Teminat Belgesi (Gerekli ise) EK XIV: Haciz Beyannamesi (Gerekli ise) EK XV: Destek Alma Kurallarına Uygunluk Beyanı EK XVI: KOBİ Vasfına Uygunluk Beyanı (Gerekli ise) Ek XVII: Çifte Finansman Olmadığına Dair Taahhütname Ek XVIII: Kaynakların Kullanımı Muhasebeleştirilmesi İle Diğer Hususlara İlişkin Usul ve Esaslar
Proje Teklif Çağrısı Uygulama Dönemi Süreç Adımları - Başlangıç Toplantısı - Uygulama Eğitimleri İzleme Ziyaretleri - İlk İzleme - Düzenli İzlemeler - Fiziksel Kontroller - Sorun Yönetimi - Teknik ve Mali Raporlamalar Neler yapılıyor? - İlerlemenin takibi - Risk Değerlendirmesi - Uygulama Desteği - Satın alma Kuralları - Görünürlük Kuralları - Bütçe ve Faaliyet Uyumu - Performans Göstergeleri - Belgelendirme ve Destekleyici Belgeler Hakediş ve Ödemeler - Satın Alma - Mali Belgeler
Dış Denetim (Harcama Teyidi Raporu) İzleme & Değerlendirme Unsurları Kamu kaynaklarının etkin kullanımı Denetim Sayıştay (Düzenli Denetimler) Devlet Denetleme Kurulu (Denetim ve Raporlama) Bölge Mahkemeleri (Usulsüzlükler) İç İzleme (Yararlanıcı) Gerekli önlemleri almak Revizyonları zamanında yapmak Düzenli veri toplama, raporlama ve dokümantasyon Proje çıktıları ve performans göstergelerinin öngörülen tarih ve maliyette gerçekleştirilmesi Dış İzleme (Ajans) Risk tespitlerini yapmak ve tedbirler almak Satın almalarda yararlanıcılara destek olmak Yararlanıcı raporlarını incelemek Sorun ve eksikliklere çözüm önerileri geliştirmek, takibini yapmak Bilgilendirme toplantıları, eğitimler ve izleme ziyaretleri gerçekleştirmek
Proje Uygulama Süreci Önemli Tarihler Raporlar Sözleşme İmzalama Proje Uygulama Eğitimleri İlk İzleme Ziyareti Yararlanıcı Beyan Formları Düzenli İzleme Ziyaretleri Ara Rapor Ara Ödeme Anlık İzleme Ziyaretleri Nihai Rapor Nihai Ödeme Proje Değerlendirme Raporu Zaman Yazılı bildirimden itibaren 10 iş günü içerisinde Sözleşme imzalandıktan sonra 15 gün içerisinde Sözleşme imzalandıktan sonra 15 gün içerisinde Sözleşmeden itibaren 2 aylık dönemlerde, dönem sonundan itibaren 7 gün içerisinde Proje uygulama süresi içerisinde en az 2 defa Ara rapor onayı 10 gün içerisinde Onaydan itibaren 30 gün içerisinde Gerekli görüldüğü hallerde Projenin tamamlanmasından sonra 30 gün içerisinde, nihai rapor onayı 30 gün içerisinde Onaydan itibaren 30 gün içerisinde Projenin tamamlanmasından (nihai ödeme) 3 ay sonra
Raporlar Proje Uygulama Süreci - Yararlanıcı Raporları Zaman Yararlanıcı Beyan Raporu 2 ayda bir Ara Rapor (KAYS) İhtiyaç duyulması halinde proje süresi içinde Nihai Rapor (KAYS) Proje süresinin sona ermesini müteakip 30 gün içerisinde Harcama Teyit Raporu (Bağımsız Mali Denetim) Nihai raporla birlikte (talep edilmesi halinde) Proje Sonrası Değerlendirme Raporu Projenin sona ermesinden üç ay sonra
Satın Alma Harcama usul ve esasları İlgili kanunlarca belirlenen yararlanıcılar (KİK vb.) Hiçbir kanun tarafından belirlenmemiş yararlanıcılar (KOBİ, TSO vb.) Tabi oldukları satın alma mevzuatına göre Satın alma Rehberi ne göre Ajans, tüm yararlanıcıların ihale süreçlerinde gözlemci olarak yer alabilir ve süreçle ilgili tüm belgeleri yararlanıcılardan talep edebilir.
Desteğin Hesaplanması BÜTÇE KALEMLERİ BÜTÇE GERÇEKLEŞEN HARCAMALAR UYGUN MALİYET UYGUN OLMAYAN MALİYET Giderler Birim Miktar Birim Maliyet (TL) Toplam Maliyet (TL) Miktar Birim Maliyet (TL) Toplam Maliyet (TL) Miktar Birim Maliyet (TL) Toplam Maliyet (TL) Örnek 1 3.2 Bilgisayar adet 2 1.000 2.000 2 1.100 2.200 2 1.000 2.000 200 Örnek 2 3.2 Bilgisayar adet 2 1.000 2.000 3 1.000 3.000 2 1.000 2.000 1.000 Örnek 3 3.2 Bilgisayar adet 2 1.000 2.000 1 1.000 1.000 1 1.000 1.000 0 Örnek 4 3.2 Bilgisayar adet 2 1.000 2.000 1 1.100 1.100 1 1.000 1.000 100 Örnek 5 3.2 Bilgisayar adet 2 1.000 2.000 1 900 900 1 900 900 0
Satınalma Süreçleri Temel İlkeler Önceden belirlenen standartlarda ve yeterli şartnameler hazırlanmalıdır. (Örn. Teknik şartnameler, iş tanımları, keşif özetleri, iş sözleşmeleri vb.) Satın alımlarda belirli bir marka, model, menşei, patente yönelik özellikler ve tanımlamalara yer verilmemelidir. Satın alma süreçleri adil rekabet şartlarına uygun gerçekleştirilmelidir. (Tarafsız, eşit muamele ve ihtiyaçlara uygun) Satın alıma konu olan işler, etkin duyuru ilkesine uygun biçimde potansiyel yüklenicilere bildirilmelidir. Çıkar İlişkisi: Projenin hazırlanmasına katılan herhangi bir firma veya uzman bu hazırlık çalışmasına dayalı ihalelere iştirak etmemelidir.
Satınalma Süreçleri Temel İlkeler Satın alma süreçleri ile ilgili tüm belgeler kayıt altına alınmalı ve 10 yıl saklanmalıdır. Satın almalar ile ilgili maliyetler, yararlanıcının veya ortaklarının muhasebe hesaplarında kayıtlı olmalıdır ve saptanabilir, doğrulanabilir ve destekleyici belgelerin asılları ile kanıtlanabilir olmalıdır. Maliyetler, proje uygulama döneminde gerçekleşmiş olmalıdır. Geriye dönük olarak hiçbir ihale yapılamaz. KİK e tabi olmayan yararlanıcılar, ihalelerinde Trakya Kalkınma Ajansı nın yayınladığı standart belge ve formatları kullanmalıdır.
Sözleşme Değişiklikleri Sözleşmelerde değişiklik yapılmaması esastır. Eğer değişiklik gerekirse: - Proje amacını değiştirmemeli - Gerekçeleri sağlam olmalı ve belgelerle desteklenmeli - Sözleşme süresi zarfında olmalı ve geriye dönük olmamalı - Destek kararını sorgulatmamalı ve eşit muamele ilkesine uygun olmalı
Sözleşme Değişiklikleri Küçük Değişiklik Bildirim Şekli Zaman Faaliyetlerde bütçe ile ilgisi olmayan küçük değişiklikler Diğer Değişiklikler Ara ya da Nihai rapor Bildirim Mektubu Bir sonraki rapor Değişikliğin uygulanmasından sonra en geç 10 gün içerisinde Zeyilname Bildirim Şekli Zaman Tüm Zeyilname Talepleri Zeyilname Mektubu Değişikliğin yürürlüğe girmesinden makul bir süre önce. Projenizde, zeyilname gerektirecek büyüklükte değişiklikler yapmamanız önerilir. Projeye yeni bir faaliyet ya da bütçe kaleminin eklenmesi durumunda, bunun proje amaçlarını gerçekleştirmek için zaruri olduğu gerekçelendirilmelidir.
Cezai Müeyyideler Nihai raporun tanınan ek süreler geçtikten sonra teslim edilmesi halinde Başvuru formunda gerçekleştirmeyi taahhüt ettiği ancak tamamen veya kısmen gerçekleştirmediği veya eksik gerçekleştirdiği her bir husus için Gerçekleştirilmeyen her bir görünürlük uygulama ve faaliyeti için Aynı konuda 2 defa erken uyarı raporu düzenlenmesi halinde Ajans, destek tutarının %1 i oranında cezai şart uygulama hakkını haizdir.
Kusurlu Fesihler Yararlanıcının kusuru sebebiyle sözleşmenin feshedildiği durumlarda, destek yararlanıcısı, o zamana kadar kendisine ödenen destek tutarının faiziyle birlikte tamamını ve sözleşmedeki Ajans toplam destek miktarının %10 unu cezai şart ödemeyi kayıtsız şartsız kabul ve taahhüt eder. Bunun yanı sıra Ajansın sözleşmenin feshi sebebiyle uğradığı zarar ve ziyanlar karşılığında tazminat talep etme haklı saklı olup, cezai şart talep etme hakkının alternatifi olarak yorumlanamaz. Ayrıca, suç teşkil eden durumlarda, bu kişiler hakkında savcılığa suç duyurusunda bulunulur.
Kısa Kısa Projenin uygulanmasına, iki taraftan en son imzalayan tarafın imzaladığı günden itibaren başlanır. Sözleşmeye ilişkin damga vergisinin tek nüsha üzerinden ödendiğine dair belge ön ödeme yapılmadan önce ajansa teslim edilir. Proje hesabından yapılan tüm transferler proje hesabından yüklenicilerin hesabına yapılmalıdır. Bu şartlar dışında zaruri bir durum oluşması halinde, bir ay içinde en fazla 1.000 TL lik ödeme bu kural dışında gerçekleştirilebilir. Destek miktarı 200.000 TL ve üzerinde olan projelerde YMM / SMMM Odası veya SPK ca onaylanmış bağımsız denetim şirketine mensup onaylı bir denetçi tarafından denetim gerçekleştirilebilir.
Proje Sonrasında Proje tamamlandıktan sonra Ajans tarafından denetim faaliyetleri gerçekleştirilebilecek olup, imzalanan sözleşme ile yararlanıcı; Belgelerin 10 yıl süre ile saklanacağını, Görünürlüğün 3 yıl süre sağlanacağını, Makine ve ekipmanların 3 yıl süre ile amacı dışında kullanılmayacağını, atıl durumda bırakılmayacağını, gerekçesiz ve yazılı izin olmaksızın bölge dışına çıkarılmayacağını taahhüt etmektedir.
İyi dilekler Açık iletişim Dürüstlük Paylaşım