Etkili Sunum Hazırlama ve Power Point İpuçları Fikret Kalfaoğlu MrJFK Uluslararası Stratejik Pazarlama
Sunucu : Fikret Y.KALFAOĞLU MrJFK Uluslararası Stratejik Pazarlama Sunucu Biyografisi : Mimar Sinan Üniversitesini 1986 yılında, İstanbul Üniversitesi İşletme master eğimini 1991 yılında tamamladı. Uluslararası Pazarlama ağırlıklı 10 yıllık Northern Telecom hizmeti sonrası, Deutsche Messe AG şirketinde CeBIT Bilişim Fuarı nın know-how ile başlayan başarılı beş organizasyonu gerçekleştiren ekipde bulundu. Northern Telecome Netaş ın EFQM Avrupa Kalite Ödülü ve Kalder Kalite Büyük Ödülünün kazanım sağlayıcı ekip deneyimi sonrası TKY Ulusal Kalite Hareketine katıldı. Avrupa, Orta Asya ve Ortadoğu ülkelerini kapsayan küresel pazara yönelik Pazarlama Faaliyetleri ile Proje Yönetimi ve inovasyon konularını içeren projelerde etkin rol aldı. Türkiye Bilişim Derneği bünyesinde AB ve Kurumsal İlişkiler Koordinatörlüğü görevi kapsamında NUTS II Bölgelerini kapsayan 9 adet AB Projesi hazırlamıştır. AB Proje hazırlama, AB entegrasyon, EFQM, Bilişim ve internet eğitimleri, yönetişim ve inovasyon, kurumsallaşma, İşletme ve iş çevre analizi, stratejik marka yönetimi, mağaza ve kanal performans analizi, yönetim becerileri geliştirme, kişisel gelişim koçluk, satış ve müşteri ilişkileri yönetimi, üretim ve kalite yönetimi, konularında eğitimler ve danışmanlık hizmeti sunmaktadır. 2005 ve sonrası yıllarda B2B odaklı Network Sistemi temelli yönetişim destekleri ile CeBIT Bilişim dahil çeşitli kuruluşlara danışmanlık hizmetinin yanısıra Stratejik Pazarlama, İnovasyon ve Faaliyet Odaklı Şirket Denetimi ile iş dünyasına katkı sağlamaktadır. İngilizce ve Rusça bilmektedir.
Sunu Hazırlama Teknikleri Fikret Kalfaoğlu MrJFK Uluslararası Stratejik Pazarlama 5
İletişim Analizi Sunumun Hazırlanması Etkili bir sunum; Herkesin dikkatini çeken bir Giriş, Sunmak istediğiniz bilgiyi net ve basit bir şekilde ifade eden Gelişme (içerik), Sunumunuzu özetleyen bir Sonuç bölümünden oluşmalıdır. Giriş ve sonuç, gelişmeden daha sonra da oluşturulabilir.
1 Fikret Kalfaoğlu MrJFK Uluslararası Stratejik Pazarlama 2 3 24 Nisan 2009 - İstanbul 4
İletişim Analizi Giriş Bölümü Dinleyiciyi ve sunum yapan kişiyi rahatlatmalıdır. Konuyu belirlemelidir. Konunun önemini belirlemelidir. Sunulacak bilginin dinleyici için değerli olduğunu vurgulamalıdır. Giriş bölümünde sıradan başlangıçlardan kaçınılmalıdır.
İletişim Analizi Gelişme Bölümü İletmek istediğiniz önemli konular ve bunları destekleyen veriler içermelidir. Destekleyici veriler; İfadelerinize inandırıcılık kazandırır, Karmaşık konuları kolay kavramayı sağlar, Dinleyicinin dikkatini belirli bir noktaya toplar. En genel destekleyici veri çeşitleri: İstatistikler (Grafikler, tablolar), Görsel öğeler (Resim, fotoğraf vb.) Örnekler, Öyküler ve alıntılar vb.
İletişim Analizi Sonuç Bölümü Sunumunuzda ele alınanları ve mesajınızın önemli noktalarını dinleyiciye hatırlatmalıdır. Önemli konuların kısa bir özetini içermelidir. Giriş ile arasında bağlantı bulunmalıdır. Sunum yapan kişinin iletişim bilgilerini mutlaka yer almalıdır. Özür ya da itiraf içermemelidir.
Slayt Hazırlama Teknikleri Hedef kitleye uygun tasarım seçilmeli Zemin rengi koyu, yazılar açık veya tam tersi olmalı Grafikler basit ve anlaşılır olmalıdır, olabildiğince üç renkten fazla kullanılmamalı Kolay okunmayan görsel malzeme kullanılmamalı Görsel malzeme çok fazla yazılı metinle, resimlerle veya çok farklı renklerle doldurulmamalıdır
Slayt Hazırlama Teknikleri Sıra önemli olmadıkça, numaralı liste olmamalı 1. elma 2. armut vb. Yazım ve dilbilgisi hatası olmamalı Geriye dönmek gerekirse aynı slayt tekrar konmalı Slaytlara numara verilmeli Ekranda, öncelikle görülmesi gereken ifadeler göze çarpmalı
Slayt Hazırlama Teknikleri Ekrandaki elemanların hareketi, göz hareketlerine uygun olmalı ve gözü yormamalı Bir ekranda, dört farklı renkten fazla renk kullanılmamasına dikkat edilmeli Sunum özel efektler, sesler, değişik fontlar, göz alıcı renkler veya resimleri çok fazla kullanarak düzenlenmemeli
Tuş Kullanımı Mouse yerine klavye kullanırken; slaytları ilerletmek için N, geriye döndürmek için P tuşlarını ekranı karartmak için B tuşu, tekrar ekrana geri dönmek için W tuşu, slaytlarınıza devam etmek için boşluk tuşunu kullanabilirsiniz.
İletişim Analizi Görsel ve İşitsel Araçlar Sunumunuzu güçlendirir, İyi bir sunumu mükemmel bir sunuma dönüştürür, Sunumunuzdaki önemli noktalara açıklık kazandırır, Dinleyicinin ilgisini çeker ve dikkati üst düzeyde tutmaya yardımcı olur.
En Etkin Sunum Programı Power Point Fikret Kalfaoğlu MrJFK Uluslararası Stratejik Pazarlama 6
İletişim Analizi Sunum Aracı Olarak Power Point Günümüzün en popüler sunum aracıdır. Fotoğraf, grafik, animasyon, ses ve video uygulamalarını destekler, Düşük sistem gereksimi sayesinde yaygın bir kullanım alanına sahiptir. Diğer ofis uygulamaları (Word, Excel) ile veri alışverişi yapabilmektedir. Web tarayıcıları tarafından görüntülenebilmektedir.
Power Point Slaytı Hazırlarken Dikkat Edilecek Noktalar Büyük veya küçük harf seçimini belirleyin. En uygun: Küçük harf - Title Case Gerek olmadıkça Büyük harf UPPER CASE kullanımından kaçının Açık renk seçiminde okunaklılığı sağlamak için gölge shadow'u kullanabilirsiniz. Anahtar kelimeler kullanın.
Power Point Slaytı Hazırlarken Dikkat Edilecek Noktalar Uzun cümlelerden kaçınıp takım sözcükler ve maddeler kullanın. Sembol ve işaretlemeleri işlevsellik amacıyla organizasyon için kullanın. Sözcük ve maddeleri takım halinde, bütünlük içinde, mesafelere dikkat ederek gruplandırın. Boş alan/ sütunları anlamlı düzenleyin. En uygun: Sol- Sağ/ Üst-Alt boş alan en az 1 cm. Slaytları yazıyla doldurmayın. En uygun: Her slayt'ta 6-10 satır. 14 satırı aşmayın. Renkleri anlamlı bir içerik için kod olarak kullanıp, uyumlu 4 renkten fazla seçim yapmayın.
İletişim Analizi Power Point - Önemli Noktalar Yazım şekli ve biçimi Yazı tipi boyutu Renkler Paragraf Resim, grafik, şekil, tablo
Araçların Kullanımı Amaç ve içerik doğrultusunda resim seçimi yapın. PP slaytlarını figürlerle doldurmayın. PP slaytlarda yoğun bilgi veya sayı içeren tablo/ şama/ haritalar kullanmayın Sözel olarak belirtmeyeceğiniz bilgileri slaytlara yazmayın. Slaytlarda uyumlu renk seçimi ve hareket olanağını bilginin kolay aktarımı amacıyla kullanın. Ses veya müzik seçeneğini doğru amaca yönelik kullanın.
İletişim Analizi Anlatımı Güçlendirecek Görseller Diyagramlar Tablo / Haritalar İstatistikler/ Ölçümler Resimler Posterler/ Resim kartları Filmlerden kesitler/ müzik Denek nesneler
A B C
45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% A B C
Retail Value and Retail Volume Consumer electronics - Western Europe 300000 250000 Retail value (US$M) Retail volume ('000 units) 200000 150000 100000 50000 0 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008
Metin ve Font Standartları En fazla 7 satır/slayt En fazla 7 kelime/satır En fazla bir grafik/slayt Kontrast Sade fontlar, yeterli boy Az renk Sadelik (gereksiz sesler, geçişler, vs.)
İletişim Analizi Çok teknik jargon kullanmak Sunumun amacını belirtememek Bozuk cümleler kullanmak Argo kelimeler kullanmak bulunmak Verilecek mesajı net bir şekilde özetleyememek Görsel efekleri kullanmakta devamlı başarısız olmak Dinleyicinin zekasını küçümsemek
İletişim Analizi Görseller mümkün olduğunca büyük olmalıdır. Görsel materyal tasarımında verilmek istenen mesajla doğrudan ilgisi olmayan unsurlar atılmalıdır. Nesnelerin gerçeklik derecesinden çok anlamsal boyutunu dikkate almak gerekmektedir. Görsellerde metin miktarı sınırlandırılmalıdır. Kavramlar arasındaki farklılıkları göstermek ve karşılaştırmak için görseller yan yana yerleştirilmelidir. Bilinmeyen nesnelerin boyutunu göstermek için ölçek ya da bilinen nesnelerden yararlanılmalıdır. Kullanılan görsel hakkında sorular sorarak öğrencilerin dikkatleri çekilmelidir.
Görsel Etkileşim Analizi Fikret Kalfaoğlu MrJFK Uluslararası Stratejik Pazarlama 6
İletişim Analizi Öğretim materyali gerçekleştirilen, üzerinde durulması gereken ilk husus tasarımdır. Tasarım, anlamlı bir sıralama için, bilinçli olarak gerçekleştirilen uğraştır (Düzgün,2001). Görsel Tasarım, kullandığımız slayt, tepegöz, grafik, poster gibi görsel materyallerdir. Görsel bir materyal hazırlarken tasarım eleman ve ilkelerinin bilinmesi ve çalışmanın ona göre yapılması gerekir. ANALİZ TASARIM VE GELİŞTİRME DEĞERLENDİRME TASARIM ÖĞELERİ - Çizgi - Şekil -Alan -Boyut -Doku -Renk TASARIM İLKELERİ -Bütünlük -Denge -Vurgu -Hizalama -Yakınlık
Tasarım Ögeleri Çizgi Şekil Alan Boyut Doku Renk Grafik öğelerini kullanıldığı yer ve kullanılış biçimine göre farklı algılarız. Bir görsel öğe olarak çizgilerin yatay, dikey ve eğik olarak kullanımı da algılama üzerinde farklı etki yapar. Çizgiler, nesneleri bölmek ya da birleştirmek için kullanılır.
Tasarım Ögeleri Çizgi Şekil Alan Boyut Doku Renk Çizgiler 3 grupta incelenebilir: Dik ve Yatay Çizgiler: Sakin hareketsiz etki uyandıran çizgilerdir. Kırık Çizgiler: Hareketli ve Dinamik etki uyandıran çizgilerdir. Eğik Çizgiler: Yoğunluğuyla paralel olarak hareketi arttıran ve zenginleştiren çizgilerdir. Kalın çizgiler, ince çizgilerden daha etkilidir. Çizgiler, fikirler, kavramlar veya bir süreçteki basamakları birbirinden ayırmak için de kullanılır. Çizgiler, bir nesne veya fikri en az zaman ve materyalle hızlıca görselleştirmemize imkan sağlar. Çizgilerle resmedilen nesneleri hatırlaması daha kolay ve öğrenme açısından daha etkilidir(yalın, 2001).
Tasarım Ögeleri Çizgi Şekil Alan Boyut Doku Renk Şekil, bir yüzey üzerinde yaratılan iki boyutlu biçimlerdir. Basit şekiller, karmaşık şekillere göre daha kolay anlaşılır.
Tasarım Ögeleri Çizgi Şekil Alan Boyut Doku Renk Görsel bir materyalde alan, kapalı ya da açık alanlar olarak ikiye ayrılır. Görsel öğeler ve kelimeler etrafında bırakılan boş alanlar, kalabalık, karışık duygusuna engel olur. Bu nedenle, bir tasarımda boş alanların dağılımı, görsel öğelerin yerleştirilmesi kadar önemlidir.
Tasarım Ögeleri Çizgi Şekil Alan Boyut Doku Renk Bir şeklin boyutu, her zaman göreceli olup, boyut hakkındaki yargımız, çevreleyen cisimler hakkındaki bilgimize bağlıdır. Boyut algısı, karşılıklı olarak, algılanan uzaklıkla ve algılanan uzaklıkta algılanan boyutla ilişkilidir. Renk ve gri derecesi boyut algısını etkiler. Boyut algısı nesne hakkındaki bilgimize göre değişir.
Tasarım Ögeleri Çizgi Şekil Alan Boyut Doku Renk Doku, üç boyutlu nesne ve materyallerin dokunma duyusuyla hissedilebilecek yüzey özelliği olup, dikkatleri nesneye çekmek, bütünlüğü arttırmak amacıyla da kullanılır.
Tasarım Ögeleri Çizgi Şekil Alan Boyut Doku Renk Bir renk, kendisini çevreleyen renkler dikkate alınmadıkça doğru olarak değerlendirilemez. Bir rengin diğer bir renkle ilişkisini daha iyi anlayabilmek için renk çemberi adı verilen bir diyagram geliştirilir.
Temel Tasarım İlkeleri Bütünlük Denge Vurgu Hizalama Yakınlık Bir görseli meydana getiren öğelerin bir bütün olarak görünmesini sağlayan, öğeler arasındaki ilişkilerdir. Bir görselde bütünlük, öğeleri üst üste bindirerek, oklar gibi işaret araçları ve yukarıda açıklanan çizgi, renk, şekil, çerçeve gibi görsel araçlar kullanarak sağlanabilir.
Temel Tasarım İlkeleri Bütünlük Denge Vurgu Hizalama Yakınlık Materyalde bulunan öğelerin algılanan ağırlığı ile ilgilidir. Denge, öğelerin ağırlıkları yatay ve dikey eksenin her iki tarafında eşit olarak dağıtılması ile oluşturulur. Formal ve informal denge olmak üzere iki tür denge vardır.
Temel Tasarım İlkeleri Bütünlük Denge Vurgu Hizalama Görsel bir materyalde tek bir fikir ele alınsa dahi bazen görsel içerisindeki bazı önemli öğelerin vurgulanması gerekir. Yakınlık
Temel Tasarım İlkeleri Bütünlük Denge Vurgu Hizalama Yakınlık İnsanlar dikey ya da yatay olarak hizalanan şeyleri hizalanmayanlara göre daha düzenli olarak algılarlar. Düzenli bilgileri düzensizlere göre daha kolay öğrenir ve hatırlarlar.
Temel Tasarım İlkeleri Bütünlük Denge Vurgu Hizalama Bir görsel görüntüde birbirine yakın öğeler birbirleriyle ilişkili, uzak öğeler ise ilişkisiz olarak algılanır. Yakınlık
İletişim Analizi Görseller mümkün olduğunca büyük olmalıdır. Görsel materyal tasarımında verilmek istenen mesajla doğrudan ilgisi olmayan unsurlar atılmalıdır. Nesnelerin gerçeklik derecesinden çok anlamsal boyutunu dikkate almak gerekmektedir. Görsellerde metin miktarı sınırlandırılmalıdır. Kavramlar arasındaki farklılıkları göstermek ve karşılaştırmak için görseller yan yana yerleştirilmelidir. Bilinmeyen nesnelerin boyutunu göstermek için ölçek ya da bilinen nesnelerden yararlanılmalıdır. Kullanılan görsel hakkında sorular sorarak öğrencilerin dikkatleri çekilmelidir. Görseller yeterince büyük olmalıdır.
Okunabilirlik Zihinsel gayret Aktif katılım Dikkati odaklama Tüm katılımcıların metin ve resimleri görmelerini sağlamak Metinler okunabilir olmalı.
Okunabilirlik Zihinsel gayret Aktif katılım Dikkati odaklama Katılımcılar ilettiğimiz mesajın içeriğini anlamak için uğraşmalı (ne gösterdiğinizi anlamak için değil!)
Okunabilirlik Zihinsel gayret Aktif katılım Kimse dinlemezse iletmeye çalıştığımız mesaj bir işe yaramaz! Dikkati odaklama
Okunabilirlik Zihinsel gayret Aktif katılım Sunduğumuz mesajda en önemli noktaları vurgulamak Dikkati odaklama
Metinsel öğeler: Yazı tipi Tırnaksız yazı tipi ( sans serif ) ekran için uygundur. ÖRN: Arial, Verdana, Tahoma Tırnaklı ( serif ) yazı tipi baskı için uygundur. ÖRN: Times New Roman, Courier New
Metinsel İletişim Analizi öğeler: Yazı tipi İkiden fazla farklı yazı tipini birlikte kullanmayın. Uyumlu yazı tiplerini kullanmaya dikkat edin. Fiyakalı yazı tiplerinden uzak durun.
Anlamaya nasıl yardım ederiz? Temel bilgi oluşturma yapılarını da sunuma dahil ederek ÖRN: Tablo, Liste, Akış şeması
Power Point Slaytı Hazırlarken Dikkat Edilecek Noktalar Yazım şekli font'u seçin. En uygun: Arial/ Times New Roman Yazım biçimi font style'ı belirleyin. En uygun: Regular/ Bold Gerek olmadıkça Italic kullanımından kaçının.
Slayt Hazırlama Teknikleri Yazı Tipi (font) büyüklüğünüzü dikkatli bir şekilde seçilmelidir.
İletişim Analizi Metinsel öğeler: Kaç punto? 8 punto Beni oku! 12 punto Beni oku! 14 punto Beni oku! 18 punto Beni oku! 24 punto Beni oku! 36 punto Beni oku!
Slayt Hazırlama Teknikleri Alt başlıklar veya alt başlık kullanılmıyorsa metin için 32 Alt başlık kullanılıyorsa metin için 28 Microsoft a göre Powerpoint yazı tipi büyüklükleri
. 2. Slayt 1. Slayt SUNU
Slayt Hazırlama Teknikleri El yazısı yerine basılı metin kullanılmalıdır HARFLERİN TÜMÜ BÜYÜK veya italik yazı karakterinde olmamalıdır Vurgulanması istenen noktalar için italik, alt çizgi, farklı renk, yanıp sönme vb. dikkat çekici özelliklere yer verilmelidir. Tüm slaytlarda aynı yazı karakteri kullanılmalıdır
Slayt Hazırlama Teknikleri Paragraflar, ekranda kolaylıkla görülebilecek ve okunabilecek bir biçimde yer almış olmalıdır. Cümlelerin, anlamlı bir biçimde mümkün olduğunca kısa tutulmuş olmasına özen gösterilmelidir. Anlamı bozmaması için, kelimeler satır sonlarında bölünmemelidir. Paragraflar bölünmeden aynı ekranda bitirilmelidir. Bir slaytta beş ile sekiz satır arasında yazı olmalıdır.
Slayt Hazırlama Teknikleri Aynı ekranda, çok sayıda dikkat çekici özelliklerin kullanılmasından kaçınılmalıdır. Her sayfada, sayfanın içeriği ile uyumlu başlık kullanılmalıdır.
ÖRN: BAŞLA Saat çalar ERTELE 5 dakikalık Kalk? HAYIR Ertele ye bas Ortalama 3 kez EVET Yataktan çık DUR Akış Şeması