ULUDAĞ ÜNİVERSİTESİ İMZA YETKİLERİ ve RESMİ YAZIŞMA KURALLARI YÖNERGESİ Bursa, 2011
ULUDAĞ ÜNİVERSİTESİ İMZA YETKİLERİ ve RESMİ YAZIŞMA KURULLARI YÖNERGESİ BİRİNCİ BÖLÜM ESASLAR GENEL ESASLAR Amaç MADDE 1- Bu yönergenin amacı; Uludağ Üniversitesi'nde Rektör adına imzaya yetkili görevlileri belirlemek, verilen yetkileri belli bir ilkeye bağlamak, toplam kalite yönetimi ilkeleri doğrultusunda hizmeti ve iş akışını hızlandırarak bürokratik işlemleri en alt düzeye indirmek, hizmette verimlilik ve etkinliği artırmak, kalite odaklı olmayı benimsetmek, alt kademelere yetki tanıyarak sorumluluk ve özgüven duygularını güçlendirerek, işlerine daha dikkatli ve istekli olmalarını özendirmek, personel arasında aidiyet duygusunu güçlendirmek, üst görevlilerin işlemlerin ayrıntılarına inmekten kurtarıp önemli konularda daha etkin kararlar almasını kolaylaştırarak, temel sorunlarla ilgilenmeleri için yeterli zaman bulmalarını sağlamak, paydaşlara kolaylık sağlayarak, İdareye karşı güven ve saygınlık imajlarını güçlendirerek geliştirmek ve amir ve memurların "Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğin" birinci maddesinde belirtilen amaçlara uygun hareket edilmesini sağlamaktır. Kapsam MADDE 2- Bu yönerge; 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu ve diğer ilgili mevzuat uyarınca, Uludağ Üniversitesi ve bağlı birimlerin yapacakları yazışmalarda ve yürütecekleri işlemlerde, Rektör adına imza yetkisi kullanılma şekil ve şartları ile diğer hususları kapsar. Hukuki Dayanak MADDE 3- Bu yönerge, 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu'nun 13. maddesi, 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu, 5187 sayılı Basın Kanunu, 124 Sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları İle Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname ve 2.12.2004 tarih ve 25658 sayılı Resmi Gazete de yayınlanan Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar MADDE 4- Bu Yönergede yer alan; Yönerge : Uludağ Üniversitesi Rektörlüğü İmza Yetkileri Yönergesini, Üniversite : Uludağ Üniversitesini, Rektör : Uludağ Üniversitesi Rektörünü, Rektör Yardımcısı : Uludağ Üniversitesi Rektör Yardımcılarını, Genel Sekreter : Uludağ Üniversitesi Genel Sekreterini, İç Denetim Birim Yöneticisi : İç Denetim Birimi Başkanı veya Rektörce görevlendirilmiş iç denetim birimi sorumlusunu İç Denetçi : Uludağ Üniversitesi İç Denetçilerini, Dekan : Uludağ Üniversitesi Fakültelerinin Dekanlarını, Enstitü Müdürü : Uludağ Üniversitesine bağlı Enstitülerin Müdürlerini, Yüksekokul Müdürü : Uludağ Üniversitesi Yüksekokullarının Müdürlerini, Meslek Yüksekokulu Müdürü : Uludağ Üniversitesi Meslek Yüksekokullarının Müdürlerini, Merkez Müdürü : Uludağ Üniversitesi Uygulama ve Araştırma Merkezi Müdürlerini, Bölüm Başkanı : Uludağ Üniversitesi Rektörlüğü Bölüm Başkanlarını, Bilimsel Araştırma
Projeleri Koordinatörü : Uludağ Üniversitesi Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinatörünü, Döner Sermaye İşletme Müdürü : Uludağ Üniversitesi Döner Sermaye İşletme Müdürünü, Daire Başkanı : Uludağ Üniversitesi Daire Başkanlarını, Hukuk Müşaviri : Uludağ Üniversitesi Hukuk Müşavirini, Akademik Birim Amiri : 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanununa göre Enstitü Müdürlükleri, Fakülte Dekanlıkları, Yüksekokul Müdürlükleri, Meslek Yüksekokulu Müdürlükleri, Uygulama ve Araştırma Merkezi Müdürlükleri ve hiyerarşik yapıdaki en üst amirini, Uluslararası Akademik İlişkiler Kurulu Başkanını ve Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinatörünü, İdari Birim Amiri : 124 nolu Kanun Hükmünde Kararnameyle belirtilen Genel Sekreter ve Genel Sekretere bağlı tüm Daire Başkanlarını, Hukuk Müşavirini, Güvenlik Müdürünü, Sivil Savunma Uzmanını, Döner Sermaye İşletme Müdürünü, Basımevi Müdürünü, vb. birimlerin amirlerini, Yetkililer : Rektör, Rektör Yardımcıları, Genel Sekreter, İç Denetim Birimi Yöneticisi, Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinatörü, Enstitü Müdürleri, Fakülte Dekanları, Yüksekokul Müdürleri, Meslek Yüksekokulu Müdürleri, Uygulama ve Araştırma Merkezi Müdürleri, Rektörlük Bölüm Başkanları, Daire Başkanları, Hukuk Müşaviri, Döner Sermaye İşletme Müdürü ve Büro Amirlerini ifade eder. MADDE 5- Yazışmalarla ilgili olarak aşağıdaki ilke ve yöntemler uygulanır. 1. Sınırları açıkça belirtilerek devredilmemiş olan yetkiler kullanılamaz. 2. Yetkiler, sorumluluk anlayışının gereklerine uygun olarak yerinde, zamanında ve doğru olarak kullanılır. 3. Akademik ve idari hiyerarşi içinde her kademe, bilmesi gereken konularda görev ve sorumluluğu ile bağlantılı olarak bilgi sahibi edilir. 4. Yetkililer, kendi üstlerinin bilmesi gereken konuları takip edip, üstüne bildirmekle; her makam sahibi, imzaladığı yazılarda, üst makamların bilmesi gerekenleri takdir ederek, zamanında bilgi vermekle yükümlüdür. 5. Rektör, Üniversitenin tüm birimleri ile; Rektör Yardımcıları, kendilerine bağlı birimlerle; Genel Sekreter, Üniversite idari birimleri ile; Dekanlar, Fakülteleriyle; Müdürler, kendisine bağlı Enstitü, Yüksekokul, Meslek Yüksekokulu, Uygulama ve Araştırma Merkeziyle; Bölüm Başkanları, Bölümleriyle; Daire Başkanları ve diğer birim ve büro amirleri ise kendi birimleri ile ilgili olan tüm konularda bilgi ve sorumluluk sahibidirler. 6. Yapılacak yazışmalarda, 02 Aralık 2004 tarih ve 25658 Sayılı Resmi Gazete de yayınlanarak yürürlüğe giren "Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik" hükümlerine riayet edilecektir. 7. Resmi Yazışmalarda kullanılacak sayı satırında yer alan kod numarası; Tüm Akademik Birimlerde; Bölüm, Anabilim Dalı/ Bilim Dalı, Anasanat Dalı/ Sanat Dalı, İdari Birimlerde Şube Müdürlükleri ve Şeflikler için Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı nın 06.08.2008 tarih ve 20838 sayılı yazısında belirtildiği biçimde, dosya numarası ise, Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı nın 31.03.2010 tarih ve 11297 sayılı yazısı ekinde yer alan Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı kitapçığında belirtildiği biçimde kullanılacaktır. 8. Üniversitenin resmi yazışmaları Üniversite Antetli ve logolu kağıdı ile yapılır (EK-1). Renkli baskı olmadığı sürece yazışmalarda mutlaka siyah-beyaz logo kullanılacaktır (EK-2). 9. Tüm resmi yazışmalarda Uludağ Üniversitesi Kurumsal Yazı Temelleri kullanılacaktır (EK- 3). 10. Bir sayfayı aşmayan resmi yazışmalarda, ilgili yönetmelik çerçevesinde belirlenen yazışma kurallarına ve ölçülerine uyulmalıdır (EK-4). 11. Bir sayfayı aşan resmi yazışmalarda, ilgili yönetmelik çerçevesinde belirlenen yazışma kurallarına ve ölçülerine uyulmalıdır (EK-5a). Devamlı sayfalarda sayfa sayısı sağ alt köşede adres çizgisinin üzerinde kalacak ve sayfa sayası ile toplam sayfa sayısını gösterecek şekilde 10 karakter boyutunda yazılacaktır (EK-5a,b)
12. Akademik Birimler Üniversite Senatosu tarafından onaylanmış logolarını Kurum logosu solda, birim logosu sağda olmak üzere belirtilen ölçü aralığında kullanabilirler (EK-6). 13. Birim Antetli kağıtlarında aldıkları belgelerin kurumsal logolarını belirtildiği şekilde kullanabilirler (EK-7-8). 14. Üniversite faks kapakları Kurumsal Kimlik Kılavuzunda belirtildiği şekilde kullanılacaktır (EK -9-10). 15. A4 ve diplomat zarflar; Kurumsal Kimlik Kılavuzunda belirtilmiş olup, resmi yazışmalar dışında kalan teşekkür, kutlanma ve davet gibi yazışmalarda kullanılacaktır (EK -11-12). 16. Tüm birimlerimiz tarafından kullanılacak olan Teşekkür ve Onur Belgeleri Kurumsal Kimlik Kılavuzunda tanımlandığı şekilde kullanılacaktır (EK-13-14). 17. Uludağ Üniversitesi Rektörü, Rektör Yardımcıları ve Genel Sekreteri, Enstitü Müdürleri, Fakülte Dekanları, Yüksekokul Müdürleri, Meslek Yüksekokulu Müdürleri, Uygulama ve Araştırma Merkezi Müdürleri, resmi yazılar dışındaki yazışmalar için hazırlanmış olan Kurumsal Kimlik Kılavuzunda belirtilen kağıdı kullanılırlar (EK-15a,b). 18. Klasör sırtlarında Ana Dosya ve 1. Alt Konu kodu yer alır. 2. ve 3. Alt Konu Kodları ile yapılan yazışmalar aynı klasör içinde yarım gömlek dosyalar kullanılarak arşivlenir. Klasör sırtları, Kurumsal Kimlik Kılavuzunda belirtilen şekilde klasör ölçüsüne uyarlanarak kullanılır (EK-16). 19. Tüm birimler, her türlü tasarımda, logoların renkli, siyah beyaz ve zemin üzerindeki kullanımları Kurumsal Kimlik Kılavuzunda belirtilmiş olan renk kodları ve yazı karakterlerine riayet etmekle yükümlüdürler (EK -17a,b,c,d). Bu kılavuzda yer almayan ve Uludağ Üniversitesi Senato su tarafından onaylanan birim logoları Senato dan geçtiği şekilde kullanılmalıdır. 20. Elektronik posta ile yapılan resmi iş ve işlemlerde mutlaka uludag.edu.tr uzantılı mail adresleri kullanılacaktır. Birimlerin kendilerini tanımlayacak bir kısaltma ile birime ait bir mail adresi kullanması zorunludur. 21. Yazılar, son imzaya kadar yer alan bütün ara kademe amirlerinin parafı olmadan imzaya sunulamaz. Her bir paraf sahibi parafın atıldığı tarihi mutlaka belirtmelidir. 22. Birim amirleri birimlerince yazılan bütün yazılardan sorumludurlar. 23. Üniversite dışı kurum-kuruluş ve kişilere yapılacak yazışmalar, bu yönergede belirtilen yazışmalar hariç Rektör veya Rektör Yardımcısı imzası ile yapılır. 24. İdari birimlerden Rektörlük Makamına hitaben yazılması gereken yazılar, konularına göre Rektör Yardımcıları ya da Genel Sekreter imzası ile yazılır. 25. Daire Başkanlıkları arasında yapılacak rutin yazışmalar imza yetki devri çerçevesinde yapılır. 26. Rektör ve Rektör Yardımcıları tarafından, Daire Başkanı ve Hukuk Müşavirinden yazılı ve sözlü olarak istenilen her türlü görüş, bilgi, belge ve doküman ilgili birim amiri tarafından görevi isteyen üst amire sunulmak üzere Genel Sekreter e bilgi verilerek teslim edilir. Bilginin yazılı olması halinde birim amirleri görevi isteyen üst amire sunulmak üzere konuyu kendi imzaları ile Genel Sekreterlik Makamına yazılı olarak sunar. 27. Akademik Birimler, eğitim amaçlı konularda, doğrudan kendi aralarında ve kendilerine bağlı birimlerle bu yönergede belirlenen ilkeler doğrultusunda yazışma yapabilirler. 28. Rektörlük ve bağlı birimlerden Akademik Birimlerin Sekreterliklerine yapılan yazışmaların dönüşleri ULUDAĞ ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜNE Dekan imzası ile yazılır. 29. 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu ve ilgili yönetmelik gereğince Rektörlük bünyesinde Üniversiteye bağlı tüm akademik ve idari birimlere 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu uyarınca yapılan başvurular ilgili birim tarafından cevaplandırılacak ve aylık olarak Genel Sekreterliğe yazılı olarak bilgi verilecektir. 30. Yetkilinin izin vb. nedenlerle bulunmadığı hallerde, vekili imza yetkisini kullanarak, yetkiliye yapılan iş ve işlemle ilgili bilgi verir. 31. Rektör tarafından bu yönerge ile devredilen yetkiler Rektör onayı olmadan birim amirlerince daha alt kadrolara devredilemez. 32. Rektör Yardımcılarından biri herhangi bir nedenle yerinde olmadığı zamanlarda ona ait imza yetkisi diğer Rektör Yardımcısı tarafından kullanılır. İzinli, görevli ya da raporlu oldukları zamanlarda dönüşlerine kadar hizmetlerin nasıl yürütüleceği ayrıca belirtilir.
33. Bir tasarruf, tercih, gizlilik veya teklif içeren yazılar, bizzat Genel Sekreter veya ilgili Rektör Yardımcısı tarafından Rektöre sunularak imzalatılır. 34. Bir izin veya onayın kaldırılması veya düzeltilmesi, alınışındaki usule uyularak yapılır. 35. Yazıların ilgili olduğu birimde hazırlanması ve gönderilmesi asıldır. Ancak acele ve gerekli görüldüğü hallerde Genel Sekreterlik Bürosunca hazırlanır. Bu tür yazılarda Rektörün imzasına sunulmadan önce ilgili birimin bağlı olduğu Rektör Yardımcısının parafı alınacaktır. İlgili yazı imzadan çıktıktan sonra bir fotokopisi, alındı ibaresi asıl pelurun arkasında olacak şekilde imza karşılığı ilgili birime teslim edilir. 36. Yazılar ekleri ve varsa öncesine ait ilgileri ile birlikte imzaya sunulacaktır. Evraklar imzaya sunulurken, Evrak Kayıt Biriminde kalacak tek nüsha pelur imza kartonunun sol sayfasına, (altında geçmiş bilgileri bulunan) ikinci pelur imza kartonunun sağ sayfasına, arka sağ sayfaya ise ilgili yere gidecek asıl nüsha (dağıtımlı yazılarda arka sol sayfadan başlanarak devam edilir) yerleştirilecektir. 37. Uludağ Üniversitesi ve Uludağ Üniversitesi ne bağlı birimlerin kurum dışında yapacakları ikili anlaşmalar ve protokollere ilişkin ilgili kişi, kurum ve/veya kuruluşlar tarafından hazırlanan taslak, Hukuk Müşavirliği tarafından incelenerek, Genel Sekreterliğe imzaya hazırlanmak üzere teslim edilir. 38. Uludağ Üniversitesi ve Uludağ Üniversitesi ne bağlı birimlerin kurum dışında yapacakları ikili anlaşmalar ve protokollerin Rektör tarafından imzalanması esastır. Alınan onayla imzalanan anlaşma ve protokollerin asılları Genel Sekreterlikte muhafaza edilir. Asılların Genel Sekreterlik Bürosuna tesliminden ilgili birim amiri sorumludur. MADDE 6- Bu yönergenin uygulanmasından; 1. Bu yönerge ile verilen yetkilerin tam ve doğru olarak kullanılmasından, belirtilen usul ve sürelere uygunluğunun sağlanmasından Rektör Yardımcıları, Genel Sekreter ile tüm akademik ve idari birim amirleri, 2. Yazışmaların; yazışma kuralları ve mevzuata uygun olarak yapılmasından, yazıların dosyalanma ve korunmasından birim amirleri ve birimlerin ilgili görevlileri, 3. Gelen evrakın ve imzalanan yazıların ilgililere süratle ulaştırılması ve tekide mahal verilmeyecek şekilde süratle cevaplandırılmasından ilgili birim amiri ve birimindeki tüm görevliler, 4. Gizlilik dereceli bilgi ve evrakın, ilgisiz kişilerin eline geçmesinden ve bilmemesi gereken kişilerin konudan haberdar olmasından birim amiri ve tüm ilgililer, 5. Birimlerden çıkan tüm yazılardan birinci derecede birim amiri ve sonra yazıda parafı olan tüm ilgililer, 6. Rektörlük Makamına veya diğer görevlilerin imzasına getirilen ve kendilerine teslim edilen evrak ve yazıların muhafazasından Rektör Sekreterleri ve Genel Sekreterlik görevlileri, sorumlu olacaklardır. İKİNCİ BÖLÜM UYGULAMA ESASLARI MADDE 7- Üniversiteye 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu uyarınca yapılacak, müracaat şikayet ve diğer başvurularla ilgili olarak, aşağıdaki usul ve yöntemlerin uygulanması uygun görülmüştür. 1. E-posta başvuruları, ilgili formların 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu ve yönetmeliğe göre eksiksiz doldurulması durumunda Genel Sekreterlik tarafından değerlendirilecek ilgili Rektör Yardımcısı veya Genel Sekreter onayıyla ilgili daireye gerekiyorsa yazılı olarak havale edilecektir. 2. Rektörlüğe Bilgi Edinme Başvurusu kapsamında gelen dilekçeler Genel Sekreterlik Bürosu tarafından ilgili dairelere ilgili Rektör Yardımcısının veya Genel Sekreterin onayıyla yazılı olarak havale edilecektir.
3. Akademik ve İdari Birimlere doğrudan yapılan yazılı başvurular o birimce cevaplandırılacak ve Genel Sekreterliğe konuyla ilgili bilgi verilecektir. 4. 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu ve ilgili yönetmeliğe göre yapılacak başvurular, kanunda belirtilen kapsam ve süreler içinde cevaplandırılacaktır. Verilecek cevaplardan birim amirleri doğrudan sorumlu olacaktır. 5. Bilgi Edindirme konusunda kendisine başvurulan birim amiri, konunun incelenmesini ve çözümünü kendi yetkisi dışında görürse, dilekçeler Genel Sekreterliğe sunulacak ilgili Rektör Yardımcısının veya Genel Sekreterin vereceği direktife göre gereği yapılacaktır. 6. Bütün birim amirleri, kendi görev alanlarına giren konularla ilgili başvuruları doğrudan doğruya kabul etmeye, kaydını yaparak konuyu incelemeye ve eğer istenen husus mevcut bir durumun beyanı veya yasal bir durumun açıklanması ise, bunu dilekçe sahiplerine 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun'da belirtilen usule uygun olarak, yazılı şekilde bildirmeye yetkilidirler. Bilgi edinmeye ilişkin yapılan yazışmaları aylık periyotlarla Rektörlüğe yazılı olarak bildirirler. 7. Doğrudan Rektörlük Makamına yapılan yazılı başvurular, bir özellik arz etmediği, Rektör veya Rektör Yardımcıları tarafından görülmesinde bir zorunluluk olmadığı, bir ihbar ya da şikâyeti kapsamadığı takdirde, Genel Evrak Bürosunda kaydı yapılıp, dilekçenin ilgili daireye gönderilmesi sağlanacaktır. Bu şekilde ilgili birime giden dilekçeler işleme konulacak ve sonucu 4982 sayılı Yasalarda belirtilen usule uygun olarak dilekçe sahibine yukarıda yazılı esaslar dahilinde yazılı olarak bildirilecektir. 8. Başvurularla ilgili tereddüt edilen hususlar ilgili Rektör Yardımcısı veya Genel Sekreter tarafından çözülecektir. MADDE 8- Gelen Yazıların kayda alınmasında ve Evrak Havalesinde aşağıdaki ilke ve yöntemler uygulanır. 1. KİŞİYE ÖZEL yazılar Genel Evrak Bürosu tarafından teslim alınarak, açılmadan zarfın üzerine kayda alındığı tarih ve kayıt numarası ve sevk yerine Genel Sekreter yazılarak Genel Sekretere sunulur. Genel Sekreter tarafından Rektör veya Rektör Yardımcılarından kimin adınaysa adı geçene arz edilir. Yapılacak havaleye göre sevk yeri Genel Evrak Bürosunca değiştirilir. 2. ÇOK GİZLİ yazılar Genel Evrak Bürosu tarafından teslim alınarak, açılmadan Genel Sekretere sunulur. Rektör veya Rektör bulunmadığı zamanlarda ilgili Rektör Yardımcısına arz edilerek, havaleyi takiben Genel Evrak Bürosunda kayda alınacaktır. 3. Rektörlük Makamı na gelen GİZLİ ve İVEDİ yazılar Genel Sekreter tarafından, diğer bütün yazılar Genel Evrak Bürosunda açılacaktır. İlgili memur tarafından gideceği yer yazıldıktan sonra kaydı yapılarak, görev bölümüne göre ayrım yapıldıktan sonra ilgili birime gönderilecektir. 4. Rektör Yardımcıları ve Genel Sekreter tarafından kendilerine gelen evrak incelendikten sonra Rektörün görmesi gerekenlere (T) takdim işareti ve tarih (T/ / /.) konularak Makama sunulması sağlanacak, Rektörün görüş ve talimatını müteakip Genel Evrak Bürosunca ilgili birime gönderilecektir. 5. Rektörlük birim amirleri, kendilerine Rektör, Rektör Yardımcıları ya da Genel Sekreter havalesini taşımadan gelen evraklar hakkında, birim amirleri kendi inisiyatiflerinde Rektör, Rektör Yardımcıları ya da Genel Sekretere bilgi verecekler ve talimatlarını alacaklardır. MADDE 9- Giden Yazıların hazırlanmasında ve imzaya sunulmasında aşağıdaki ilke ve yöntemler uygulanır. 1. Rektör veya Rektör Yardımcıları tarafından imzalanıp gönderilecek tüm yazılar, Başbakanlığın Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller hakkında Yönetmelik hükümlerine uygun olarak hazırlanacaktır. 2. Rektör adına yetki verilmiş Makamlarca imzalanacak yazılarda, yazının sağ alt köşesine yazıyı imzalayanın adı ve soyadı yazıldıktan sonra, altına Rektör a. İbaresi konulacak, bunun altına da memuriyet unvanı yazılacaktır.
3. Yazılar, yazıyı yazan görevliden başlayarak aşama sırasına göre imzalayacak makama (Rektör veya Rektör Yardımcısı) kadar olan ara kademeyi kapsayacak şekilde sıralı amirlerce paraf olunacaktır. 4. Makam oluruna sunulacak iç denetimle ilgili olmayan onay yazılarında, ilk teklifte bulunan ilgili birim amirinin imzasından sonra, yazının sol alt tarafına Uygun Görüşle Arz Ederim ibaresi yazılacak, altına tarih konulduktan sonra, imza için uygun bir boşluk bırakılıp, görev dağılımına göre ilgili Rektör Yardımcısının ve Genel Sekreterin imzası açılacaktır. İlgili Rektör Yardımcısının Uygun Görüşü alınmadan hiçbir teklif onay için Makama sunulmayacaktır. Kalite Kayıtları gereği yapılan yazışmalarda açılan tarih kısımları kesinlikle boş bırakılamaz. Olur tarihi ve arz tarihi mutlaka imzayı atan kişi tarafından imza atılan kalem ile doldurulmalıdır. 5. Yazışmalarda standardizasyona özen gösterilecektir. Bu bağlamda örneğin; onaylarda Onay, Uygundur, Muvafıktır gibi deyim ve ifadeler yerine, onay için sadece Olur deyimi kullanılacak ve imza için yeterli bir açıklık bırakılacak; yazıların sonuç bölümünde yer alan Arz Ederim, Saygılarımla Arz Ederim, Rica Olunur ve benzeri ifadelerin yerine Arz Ederim ve Rica Ederim deyimleri kullanılacaktır. 6. Yazıların Türkçe Dil Bilgisi Kurullarına ve günümüz Türkçe sine uygun hazırlanması ve konuların açık bir ifade ile kısa ve öz olarak yazılması zorunludur. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM ÇEŞİTLİ HÜKÜMLER MADDE 11 - Çeşitli Hükümler 1. Tüm onay ve yazışmalarda Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik esasları aynen ve mutlaka uygulanacak, söz konusu yönetmelik tüm birim amirlerince incelenerek personele tebliğ edilecektir. 2. Resmi yazılar ikisi pelur biri asıl olmak üzere üçer nüsha olarak yazılacaktır. 3. Üniversite'nin resmi yazışmalarında standart şablon kullanılacaktır. (EK -1) Tüm yazışmalarda Üniversitenin resmi logosu kullanılır. Akademik ve İdari Birimlerin resmi yazılarında ise Kurumsal Kimlik Kılavuzu'nda belirtilen biçimde logo kullanılabilecektir. (EK -6) Uludağ Üniversitesi ve Akademik Birimlerin Yıldönümü logoları ilgili yıl için geçerli olup, yıl bitiminde kesinlikle kullanılmayacaktır. Rektörlük onayı ile kullanılır. 4. Üniversitemiz ve bağlı birimlerinden çıkan yazıların başlıklarında, ilk satıra T.C. kısaltması, ikinci satıra ULUDAĞ ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ, üçüncü satıra ise ilgisine göre İç Denetim Birimi, bağlı akademik birimler ile Genel Sekreterlik ve sekreterliğe bağlı Müdürlük ve ilgili Daire Başkanlıkları ve Hukuk Müşavirliği, adı küçük harflerle ortalanarak koyu tonda yazılacaktır. 5. Onaylarda, yazıyı teklif eden birim amirinin adı soyadı ve unvanı yazı alanının en sağına yazıldıktan sonra, teklif eden birim ile onay makamı arasında makamlar varsa teklif edilen birim ile onay bölümü arasına uygun boşluk bırakılarak Uygun görüşle arz ederim. ifadesiyle (Rektör tarafından onaylanacak yazılarda ilgili Rektör Yardımcısının) adı soyadı ve unvanı yazı alanının soluna yazıldıktan sonra, uygun boşluk bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle OLUR yazılarak, olurun altında onay tarihi, imza için uygun boşluk bırakılarak onaylayanın adı soyadı ve altına unvanı yazılacaktır. Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle kısaltılarak yazılır. 6. Birden fazla birimi ilgilendiren veya görüşünün alınmasını gerektiren onay ve yazılarda, koordinasyonun sağlanması bakımından ilgili birim amirinin veya görevlinin de imzası veya parafı alınacaktır.
7. Günlü ve süreli evraklar titizlikle takip edilecek, bu konuda meydana gelecek aksamalardan birim amiri ve ilgili görevliler sorumlu tutulacaktır. 8. Rektör Yardımcıları, görev alanlarına giren çeşitli konulardaki toplantılara Rektör adına başkanlık edecekler ve alınan kararlar ile toplantı sonuçları hakkında sonradan Rektöre bilgi sunacaklardır. 9. Rektörün başkanlığında yapılacak toplantı gündemi, Rektör Yardımcıları, Genel Sekreter veya ilgili birim amiri tarafından bir gün evvel Rektöre sunulacaktır. 10. Öğrencilerin geçici mezuniyet belgeleri, Akademik Birim Amirleri tarafından imzalanacaktır. Akademik Birim Amirleri bu yetkisini Enstitü, Fakülte ve Yüksekokul Enstitü Sekreterine devredebilir. 11. Kayıtları Enstitü, Fakülte veya Yüksekokullarda tutulan öğrencilerin işlemleri (askerlik, başarı durumları, sınıfı, kayıt tarihi, mezuniyet durumu, öğrenci belgesi ve transkript gibi yazışmalar) Enstitü Müdürlükleri, Fakülte Dekanlıkları ve Yüksekokul Müdürlüklerince yapılır. 12. Rektörlüğe gelen posta; çok gizli, gizli, kişiye özel ve isme gelenler dışında evrak servisinde görevli personeller tarafından açılarak kaydı yapılacaktır. Genel Sekreter tarafından havale edilenler dışındaki evraklar imza kartonlarına yerleştirilerek Genel Sekreterliğe bırakılacaktır. Gelen evraklar Genel Sekreter tarafından incelendikten sonra Rektör ve Rektör Yardımcıları tarafından görülmesi gerekenler ayrılarak, diğerleri ilgili birimlere havale edilecektir. Havaleden çıkan evraklar, Genel Evrak Bürosu tarafından kaydedilerek zimmetle dağıtımı yapılacaktır. Rektörlük birimlerinden çıkan yazıların da kaydı yapılarak zimmetle dağıtımı yapılacak, postaya verilmesi gereken evraklar posta zimmeti ile gönderilecektir. 13. Üniversiteye bağlı birimlerden ve çeşitli kurumlardan gelen, Rektör, Rektör Yardımcısı ve Genel Sekreter havalesine gerek olmayan; basın bülteni ve broşür istek yazıları, onay, kanaat ve görüş belirtmeyen yazılar, terfi tarihi bildirme, Enstitü Müdürleri, Fakülte Dekanları ve Yüksekokul Müdürleri dışındaki diğer personelin izin dönüşü göreve başlamaları, istirahat raporları, ataması daha önce yapılmış personelin özlük dosyası ile ilgili bilgiler, emekli sandığı sicil numaraları, askerlik sevk tehir yazıları, öğrencilerle ilgili bilgi isteme yazıları, tedavi faturaları gibi rutin yazılar evrak kayıt görevlileri tarafından ilgili birimlere havale edilecektir. 14. Akademik ve idari birimlere yapılan her türlü stand açma, broşür dağıtma, afiş asma vb. başvuru yazıları ile üniversite ve birimlerinin adı kullanılarak yapılmak istenen organizasyon, fuar, şenlik vb. istek yazıları Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığına gönderilecektir. Başvurular Kurumsal Kimlik Yönetimi bağlamında Rektör veya ilgili Rektör Yardımcısı tarafından değerlendirilerek sonuçlandırılacaktır. Düzenlenen seminer, sempozyum, kongre ve konferansların duyurulması ve varsa basılı materyalin ilgili birimlere ulaştırılması Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı tarafından yapılır. 15. Üniversite tarafından ve diğer kurum ve kuruluşlarla ortaklaşa gerçekleştirilen Seminer, sempozyum, kongre ve konferans düzenleme yazışmaları, duyuru ve afişleri ile ilgili işlerin takibi Basın ve Halkla İlişkiler Birimi tarafından yapılacaktır. MADDE 12- Bu yönerge, bütün akademik ve idari birimlerdeki memurlara imza karşılığı okutulacak ve Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik ile birlikte bir örneği birim amirinde hazır bulundurulacaktır. Birimlere bağlı alt kademelere yönergenin bir fotokopisi dağıtılacaktır. BEŞİNCİ BÖLÜM YÜRÜRLÜK ve YÜRÜTME YÜRÜRLÜK MADDE 13-Bu Yönerge 19 Ağustos 2011 (2011-12/3) tarihinde itibaren yürürlüğe girer. YÜRÜTME MADDE 14-Bu Yönerge hükümlerini Uludağ Üniversitesi Rektörü yürütür.