Şirket Prosedür No. : 2.1.3 Yürürlük tarihi : 06/05/2010 Versiyon No. : 2.1 Sayfa sayısı : 5 Suistimal Bildirim Prosedürü Hakkında En Sık Sorulan Sorular Soru: Suistimal Bildirim Prosedürü Nedir? Randstad ın, çalışanlarına her zaman etik, dürüst ve Randstad politika ve prosedürleriyle ve tüm geçerli yasa ve kurallarla uyum içinde çalışmaları için uyguladığı İş İlkeleri vardır. Kabahat bildirim prosedürü, Randstad Group içinde veya grup ile ilişkili olarak, ciddi herhangi bir kabahatten kuşkulandığınızda ya da bir kabahatin kanıtına sahip olduğunuzda ve yerel olarak bildirimin uygunsuz veya etkisiz olacağını düşünüyorsanız izlenecek olan adımların ana hatlarını belirler. Bu adımlar son çare olarak dikkate alınmalıdır. Bildirimler Integrity Line (Doğruluk Hattı), telefon yardım hattı ve güvenli bir web sayfası aracılığıyla gönderilebilir. Soru: Suistimal derken neyi kast ediyorsunuz? Suistimal Bildirim Prosedürü, insan hakları ilkelerinin çiğnenmesi, yasal zorunlulukların ihlâli, iç politikalara uyumsuzluk veya kişisel suiistimalleri kapsayan ama bunlarla sınırlı olmayan ciddi suiistimalleri bildirmek için kullanılabilir. Soru: Şirketimizin neden bir Suistimal Bildirim Prosedürüne gereksinimi var? Randstad, yasal olarak bir suistimal bildirim olanağı sunmak ve çalışanları, yürütmenin kurumun öz değerleriyle uyumlu olmadığı kesin herhangi bir olayı, durumu ve kaygıyı bildirmeye teşvik etmek zorundadır. Bu Suistimal Bildirim Prosedürü, normal kanallardan bildirimin uygun veya etkili olmama olasılığında kullanılması niyetiyle hazırlanmıştır. Soru: Kim bir kaygı bildirebilir ya da bir şikâyette bulunabilir? Müşteri mi? Geçici eleman mı? Çalışanlar mı? Muamelenin farklı bir düzeyi var mı? Bildirimler anonim yapılabildiği için şikâyetleri kimin yaptığı bizim için önem taşımaz ama güvenilirliği ve ciddiyeti ile birlikte Randstad ile bağlantısı önemlidir. Randstad Group içindeki her ülke/her faal şirket şikâyetlerle ilgilenen kendine ait bir Yerel Doğruluk Memuruna sahiptir. Soru: Tanık olduğum bir şeyi Doğruluk Hattı na ne zaman bildirmeliyim? Şirketimizde eğer yasal olmayan bir davranışa tanık olduysanız şikâyet edin ya da birisinin kötü bir hareketini gördüyseniz normal olarak üstünüze bildirin. Ancak bazen sizin için bu seçenek, örneğin intikam alınmasından korktuğunuz için mümkün olmayabilir. Doğruluk Hattı, mevcut olan normal bildirim prosedürünün yerini alan bir uygulama aracı değildir; sadece son çare olarak görülmelidir. Normal kanalları kullanamadığınız veya sonuç alamadığınız diğer bütün yollardan yorulduğunuz zamanlarda seçeceğiniz bir yoldur.
Soru: Anonim olarak bildirimde bulunabilir miyim? Evet, ama anonim bildirimlerin tümünün Doğruluk Hattı ile yapılması gereklidir. Sahte bildirimleri en aza indirmek ve gizliliğin korunması amacıyla, Doğruluk Hattı dışındaki diğer kanallardan gelen herhangi bir anonim bildirim soruşturulmayacaktır. Soru: Yasa dışı bir davranışta bulunsam ama sonra pişman olup bildirimde bulunmak istesem ne olur? Kendi davranışlarım için sorumlu tutulabilir miyim? Doğruluk Hattı na bir bildirimde bulunmak, yanlış bir harekete katıldıysanız sizi otomatik olarak korumaz. Ancak intikam korkusu duymadan iyi niyetle şikâyetinizi bildirebilirsiniz. Doğruluk Hattı telefon sistemini aramak (yardım hattı) Soru: Doğruluk Hattı nasıl çalışır? Ücretsiz telefon numarasını arayıp erişim kodunuzu giriniz ve mesajınızı bırakınız. Bir hafta sonra tekrar arayıp yanıtı dinleyebilirsiniz. Bu yanıta karşılık da verebilirsiniz. Bu konuşma döngüsünün sınırı yoktur, defalarca tekrarlanabilir. Tavsiye: telefon numarasını aramadan önce mesajınızı bir yere yazın. Soru: Bu sistemi kullanmak zor mudur? Hiç değildir: gayet basit olan süreç boyunca ses kılavuzluğuyla doğrudan gerekli noktalara sevk edilirsiniz. Soru: İşverenim benim sesimi duyacak mı? Hayır. Doğruluk hattı, sizin mesajlarınızı kaydedip tercüme eden ve söylediklerinizi kelime- kelime yazarak bize gönderen bağımsız bir dış hizmet sağlayıcı tarafından işletilmektedir. Tavsiye: Yine de kendinizi rahat hissetmezseniz, mesajınızı bir başkasına okutabilirsiniz. Soru: Kimliğim ortaya çıkarılabilir mi? Öncelikle, bıraktığınız mesajın içeriğinin denetimi tamamen size aittir: bağlantı ayrıntılarınızı bırakırsanız dış hizmet sağlayıcı size geri döner; bırakmazsanız hizmet sağlayıcı ve işvereniniz sizin kim olduğunuzu bilmeyecektir. Dahası, hiçbir arayandan kimlik bilgisi istenmeyeceği konusunda anlaşmamız var. Soru: İşverenim benim telefonumun izini sürebilir mi? Hayır. İşverenin, Doğruluk Hattı telefon sistemine erişimi yoktur. Tavsiye: Yine de kendinizi rahat hissetmezseniz bir umumi telefon ya da tanımlanamayan bir telefon kullanınız. Soru: Mesajımın kayıtlarına ne oluyor? Dış hizmet sağlayıcı, Randstad yazılı metni aldığını teyit eder etmez mesajı silecektir. Soru: Doğruluk Hattı hizmetleri tamamen gizli midir? Bu hizmet, bağımsız bir dış hizmet sağlayıcı şirket tarafından verilmekte olup, hiçbir arayandan kimlik bilgilerinin talep edilmeyeceği konusunda şirket yetkilileriyle anlaşmamız bulunmaktadır.
Soru: Bu gizlilik anlaşması bozulabilir mi? Doğruluk Hattı nın dış hizmet sağlayıcısı eğer şiddet tehdidi veya yasa dışı bir eylem içeren bir telefon alırsa talep üzerine yetkililere vermek üzere kaydı alıkoyar. Soru: Benim mesajım Randstad da kime ulaşır? Ülkenin veya ilgili faal şirketin Yerel Doğruluk Memuru na ulaştırılır. Bir kopya da Randstad Holding deki Merkezi Doğruluk Memuru na gönderilir. Soru: Telefonumun ücretini kim ödüyor? Erişim, ücretsiz bir telefon numarası üzerinden olduğu için hiçbir ödeme yapmadan arayabiliyorsunuz. Soru: Bırakabileceğim mesaj için bir uzunluk sınırı var mı? Hayır. Ancak yedi dakikanın sonunda devam etme seçeneğinin bulunduğu bir uyarı alırsınız. Kuşkusuz ne söylemek istediğinizi önceden dikkatle düşünmeniz, mesajınızın olabildiğince net ve anlaşılabilir olması açısından iyi bir fikirdir. Soru: Mesajımı bırakırken bir hata yaparsam ne olur? Sorun olmaz. Hatta kalıp baştan başlamanız yeterlidir, ya da isterseniz telefonu kapatıp sonra tekrar arayabilirsiniz merak etmeyin, sistemi çökertemezsiniz. Soru: Dış hizmet sağlayıcının mesajımı Yerel Doğruluk Memuru na iletmesi ne kadar zaman alır? Sizin mesajınızın yazıya dökülmüş hali ilkesel olarak bir iş günü içinde Yerel Doğruluk Memuru na iletilir. Soru: Anonim kalmak ama aynı zamanda da bir yanıt alabilmek istiyorum; bunu nasıl yaparım? Doğruluk Hattı sistemi size özel bir vaka numarası verecektir. Rastgele oluşturulan bu numara, rahatça not alabilmeniz için birkaç kez tekrarlanır. Daha sonra tekrar aradığınızda vaka numaranızı girerek Randstad dan gelen yanıtı dinleyebileceksiniz. Kimliğiniz gizli kalmaya devam edecek. Tavsiye: Telefon etmeden önce vaka numaranızı yazmak için kalem ve kâğıdınızı hazırlayın. Soru: Yanıt almak için ne kadar zaman sonra arayabilirim? Randstad, beş iş günü içinde yanıt vermeyi taahhüt etmektedir. Soru: Doğruluk Hattı nı her zaman arayabilir miyim? Evet. Doğruluk Hattı na, yılın 365 günü ve her gün 24 saat erişilebilir. Soru: Mesajımı kendi anadilimde bırakabilir miyim? Evet. Her ne kadar İngilizce dilini tercih etsek de, mesajınızı anadilinizde daha rahat ifade ettiğinizi düşünüyorsanız bunu yapmakta özgürsünüz. Uygun dil seçeneğini seçmeniz yeterlidir.* Kendi anadilinizde bir mesaj bıraktıysanız Randstad dan mesajınıza gelecek yanıt veya ek bilgi talebi de sizin tercihiniz olan dilde olacaktır. Ancak lütfen, kişisel vaka numaranızı not ettiğinizden emin olunuz. Soru: Eğer belge göndermek istersem ne yapmalıyım?
Aynı vaka numarasını kullanarak Doğruluk Hattı nın güvenli web hizmetine bağlanabilirsiniz. Oraya elektronik- belgelerinizi bırakabilirsiniz. Soru: Şikâyetimin yerine ulaştığını nasıl bileceğim? Yerel Doğruluk Memuru beş iş günü içinde şikâyet sahibine, özel vaka numarası aracılığıyla bildirimin alındığı onayını iletecek ve bu bildirimle ilgili bir soruşturma yürütecektir. Soru ya da başka yanıtlar söz konusu olduğunda Yerel Doğruluk Memuru, Doğruluk Hattı ndan bir yanıt mesajı gönderebilir. Kişisel vaka numaranızı not ettiğiniz takdirde, her zaman hattı arayıp vakanızın durumu hakkında bilgi edinebilirsiniz. Soru: Vaka numaramı kaybedersem ne olur? Vaka numaranızı kaybederseniz lütfen tekrar arayıp mesajınızı tekrar bırakın. Daha sonraki iletişimlerinizde yeni vaka numaranızı kullanın. Doğruluk Hattı web hizmetine bağlanma (çevrimiçi şikâyet formu) Soru: Doğruluk Hattı web hizmeti nasıl çalışır? Güvenli web sayfasına gidin (bir bağ aracılığıyla veya URL girerek), erişim kodunuzu girin ve mesajınızı bırakın. Bir hafta içinde web hizmetine geri dönüp gelen yanıtı okuyabilirsiniz. Bu yanıta karşılık verebilirsiniz. Bu iletişim döngüsü sınırsız bir biçimde tekrarlanabilir. Soru: Sistemi kullanmak zor mudur? Asla zor değildir: Dolaysız ekran bölmeleri basit süreç boyunca size rehberlik eder. Soru: Kimliğim ortaya çıkabilir mi? Öncelikle, bıraktığınız mesajın içeriğinin denetimi tamamen sizin elinizdedir: iletişim detaylarınızı bırakırsanız dış hizmet sağlayıcı size geri döner; bırakmazsanız hizmet sağlayıcı ve işvereniniz sizin kim olduğunuzu öğrenmeyecektir. Dahası, mesajların ardından kimlik bilgisi istenmemesi konusunda bir anlaşmamız vardır. Soru: İşverenim benim mesajımı takip edebilir mi? Hayır. İşverenin Doğruluk Hattı web hizmetine erişimi bulunmamaktadır. Tavsiye: Kendinizi güvende hissetmiyorsanız gözlemlenebilen bir bilgisayar kullanmayın. Soru: Doğruluk Hattı web hizmeti tamamen gizli midir? Bu hizmet bağımsız bir dış hizmet sağlayıcı tarafından verilmektedir ve mesaj bırakan kişilerden kimlik bilgisi talep edilmemesi konusunda kendileriyle anlaşmamız bulunmaktadır. Soru: Bu gizlilik hiçbir şekilde bozulamaz mı? Doğruluk Hattı nın dış hizmet sağlayıcısı şiddet tehdidi içeren bir telefon alırsa veya yasa dışı bir eylemle karşılaşırsa istendiği takdirde iletmek üzere kayıtlara el koyacaktır. Soru: Benim mesajım Randstad da kime ulaşır? Ülkenin veya ilgili faal şirketin Yerel Doğruluk Memuru na ulaştırılır. Bir kopya da Randstad Holding deki Merkezi Doğruluk Memuru na gönderilir.
Soru: Bırakabileceğim mesaj için bir uzunluk sınırı var mı? Hayır. Soru: Dış hizmet sağlayıcının mesajımı Yerel Doğruluk Memuru na iletmesi ne kadar zaman alır? Mesajınız, ilkesel olarak bir iş günü içinde Yerel Doğruluk Memuru na iletilir. Soru: Anonim kalmak ama aynı zamanda da bir yanıt alabilmek istiyorum; bunu nasıl yaparım? Doğruluk Hattı web sistemi size özel bir vaka numarası verecektir. Bu numarayı dikkatle not ediniz. Daha sonra vaka numaranızı girerek Randstad dan gelen yanıtı okuyabileceksiniz. Kimliğiniz gizli kalmaya devam edecek. Soru: Yanıtı görmek için ne kadar zaman sonra siteye girebilirim? Randstad, beş iş günü içinde yanıt vermeyi taahhüt etmektedir. Soru: Her zaman mesaj bırakabilir miyim? Evet. Web hizmeti, yılın 365 günü ve her gün 24 saat verilmektedir. Soru: Mesajımı kendi anadilimde bırakabilir miyim? Evet. Her ne kadar İngilizce dilini tercih etsek de, mesajınızı anadilinizde daha rahat ifade ettiğinizi düşünüyorsanız bunu yapmakta özgürsünüz. Yanıtlar da sizin anadilinizde olacaktır. Kendi anadilinizde bir mesaj bıraktıysanız Randstad dan mesajınıza gelecek yanıt veya ek bilgi talebi de sizin tercihiniz olan dilde olacaktır. Soru: Eğer belge göndermek istersem ne yapmalıyım? Web hizmeti elektronik- belgelerinizi ekleyebilmeniz için uygundur. Soru: Şikâyetimin yerine ulaştığını nasıl bileceğim? Yerel Doğruluk Memuru beş iş günü içinde şikâyet sahibine, özel vaka numarası aracılığıyla bildirimin alındığı onayını iletecek ve bu bildirimle ilgili bir soruşturma yürütecektir. Soru ya da başka yanıtlar söz konusu olduğunda Yerel Doğruluk Memuru, Doğruluk Hattı ndan bir yanıt mesajı gönderebilir. Kişisel vaka numaranızı not ettiğiniz takdirde, her zaman hattı arayıp vakanızın durumu hakkında bilgi edinebilirsiniz. Soru: Vaka numaramı kaybedersem ne olur? Vaka numaranızı kaybederseniz lütfen mesajınızı tekrar bırakın. Daha sonraki iletişimlerinizde yeni vaka numaranızı kullanın.