İSTANBUL DEMİR VE DEMİRDIŞI METALLER İHRACATÇILARI BİRLİĞİ İMMİB 2014 ENDÜSTRİYEL TASARIM YARIŞMALARI ÖDÜL TÖRENİ ORGANİZASYON TEKLİF ŞARTNAMESİ

Transkript

1 İSTANBUL DEMİR VE DEMİRDIŞI METALLER İHRACATÇILARI BİRLİĞİ İMMİB 2014 ENDÜSTRİYEL TASARIM YARIŞMALARI ÖDÜL TÖRENİ ORGANİZASYON TEKLİF ŞARTNAMESİ İSTANBUL, 2014

2 1. TARAFLAR Bu Şartnamede teklif isteyen taraf İstanbul Demir ve Demirdışı Metaller İhracatçıları Birliği (İDDMİB olarak anılacaktır) teklif veren taraf ise İSTEKLİ olarak tanımlanmıştır. 2. ŞARTNAMENİN KONUSU Bu Şartname, 18 Mart 2014 tarihinde İMMİB Erkan Avcı Teknik ve Endüstri Meslek Lisesi binasında düzenlenmesi planlanan İMMİB 2014 Endüstriyel Tasarım Yarışmaları Ödül Töreni organizasyon ve uygulama faaliyetleri ile ilgili olarak İDDMİB nin talimatları doğrultusunda İSTEKLİ tarafından İDDMİB e verilecek hizmetlerin tanımlanması ve ne şekilde işletileceği, usul ve esaslarını belirlemek üzere düzenlenmiştir. 3. ALINACAK HİZMETİN TANIMI VE KAPSAMI 3.1. İSTEKLİ den 18 Mart 2014 tarihinde İMMİB Erkan Avcı Teknik ve Endüstri Meslek Lisesi binasında düzenlenmesi planlanan İMMİB 2014 Endüstriyel Tasarım Yarışmaları Ödül Töreni organizasyon ve uygulama faaliyetleri ile ilgili olarak sahne kurulumu, ışık ve ses sistemi temini ve kurulumu, sergileme çözümleri, mekanın giydirilmesi, ısıtılması, temizlik personel temini, prodüksiyon, etkinlik yönetimi gibi ödül töreninde gerekli olabilecek tüm detayların düşünülerek İDDMİB tarafından talep edilecek doğrultuda uygulanması ve koordine edilmesi beklenmektedir Temel oluşturabilecek minimum gereksinimler işbu Şartnamenin ekinde yer alan Ek- 1 de sunulmuştur. Ödül töreninin gerçekleştirileceği net tarih İDDMİB tarafından belirlenecektir. 3.3 Bu maddeler standart hizmetleri içermektedir. İhale neticesine göre, İDDMİB ile ihaleyi alan firma arasında imzalanacak Sözleşme ile ödül töreni tarihi netleştirilerek hizmet kapsamı, taraflarca ayrıca tek tek karşılıklı olarak anlaşılarak belirlenecektir İşbu Şartname konusu hizmetler kapsamında gerek İSTEKLİ tarafından tasarlanan / üretilen / uygulanan ve gerekse İSTEKLİ tarafından III. Kişilere yaptırılan ve FSEK ve ilgili mevzuat kapsamında eser niteliğinde bulunan her türlü belge, fotoğraf ve video çekimi ve sair her türlü materyalin basma, yayma, çoğaltma, kopyalama, görsel ve yazılı basında gösterim, işaret, ses ve/veya görüntü nakline yarayan araçlarla umuma iletim, işleme ve kullanma ile ilgili tüm haklar herhangi bir yer, sayı, içerik ve süre sınırlaması olmaksızın İDDMİB e aittir. İSTEKLİ dışarıya yaptırdığı işlerde, bu tür mali hakları, İDDMİB in kullanımına sunmak üzere işi yapandan tümüyle ve koşulsuz olarak devralmakla yükümlüdür. Söz konusu eser üzerinde III. Şahıslar tarafından fikri ve sınai haklar yönünden yapılacak her türlü başvuru ve tazminat taleplerinden İSTEKLİ sorumludur.

3 3.5. Şartname konusu hizmetlerin yürütülmesi sırasında İSTEKLİ tarafından görevlendirilen personel İSTEKLİ nin gözetimi ve sorumluluğunda olacaktır. Personelin her türlü fiil ve davranışlarından İSTEKLİ sorumlu olacaktır. İSTEKLİ nin görevlendirdiği kişilerin fiil ve davranışları nedeniyle İDDMİB in zarara uğraması halinde, İSTEKLİ İDDMİB in maddi ve manevi zararlarını tazmin edecektir Hizmetlerin zamanında ve tam olarak teslim edilmemesi nedeniyle organizasyonda oluşacak gecikme ve aksamalar veya hizmetin ifası sırasında kullanılan malzeme, montaj, kurulum, işçilik ve benzeri uyumsuzluklar nedeniyle veya kusurlu veya teknik özellik ve vasıflara uygun olmayan ürün teslimi veya kullanılması nedeniyle ortaya çıkacak kaza ve hasarlar nedeniyle İSTEKLİ nin görevlendirdiği kişilerin, İDDMİB nin çalışanlarının, 3. Şahısların veya organizasyonun gerçekleştirileceği tesisin zarara uğraması halinde, söz konusu zararlardan doğacak tüm hukuki ve cezai sorumluluk İSTEKLİ ye ait olacaktır. 4. TEKLİF MEKTUBU HAZIRLAMA 4.1. İSTEKLİ, Şartnamede detayları belirtilen organizasyon hizmeti için fiyatlandırma yaparak, toplam fiyatı rakamla ve yazıyla belirten imzalı teklif mektubunu, İSTEKLİ ye ait imza sirküleri ve ticaret sicil gazetesi fotokopisi ile birlikte Kapalı Zarf ile zarfın üzerine İSTEKLİ nin isim ve teklif konusu yazılmak ve zarfın kapanan kısmı da İSTEKLİ tarafından imzalanmak suretiyle elden veya posta yoluyla en geç 11 Şubat 2014 Salı günü mesai bitimine kadar, Çobançeşme Mevkii, Sanayi Caddesi, Dış Ticaret Kompleksi A Blok 6. Kat IMMIB Metaller Şubesi ne elden veya kargo ile teslim edilmesi gerekmektedir. Söz konusu gün ve saatten sonraki gönderimler hiçbir surette değerlendirilmeyecektir. Postada yaşanabilecek gecikmelerden İDDMİB sorumluluk kabul etmez. Teklif İçeriği: 1. Fiyat Teklifi 2. Önerilen Görsel Sunumu 3. İş Örnekleri 4. Referans Listesi 4.2 Verilen teklif, yukarıda belirtilen hizmetlerin tamamını kapsamalıdır. 4.3 Teklifte hizmet detayları ayrı ayrı ücretlendirilerek gönderilecektir. 4.4 Teklifte fiyatlar, KDV hariç olarak belirtilmiş olacaktır. 4.5 Teklif mektubu birden fazla sayfayı içeriyorsa, her sayfa, firma yetkilisi tarafından imzalanmış ve kaşelenmiş olacaktır. 4.6 İlgili mevzuatta bulunan mücbir (zorlayıcı) sebepler dışında firma; teklifin uygun görülüp sözleşmenin imzalanmasından itibaren en fazla 10 gün içinde ilgili mevzuatta belirtilen mercilere işin gerektirdiği her türlü bildirim ve başvuruyu yapacak ve İDDMİB i bilgilendirecektir. Sözleşmeden doğan damga vergisi ve her türlü vergi, resim, harç ve masraflar İSTEKLİ tarafından karşılanacaktır.

4 4.7 Teklif Veremeyecek Olanlar: Aşağıda yazılı kimseler, doğrudan doğruya veya dolaylı olarak teklif veremezler, teklif vermiş olsalar dahi tespiti halinde teklifleri dikkate alınmaz ve satın alma kararı alınmışsa iptal edilir. Satın almayı yapacak TİM/Birlik Yönetim Kurulunda ve Denetim Kurulunda görev alan üyeler, TİM/Birlik personeli, Satın almayı yapacak TİM/Birlikten ayrılan personel ile Yönetim ve Denetim Kurulu üyeliğinden ayrılmış bulunanlar, ayrıldıkları tarihten üç yıl müddetle, Bu fıkranın (a) ve (b) bentlerinde sayılanların eşleri ile birinci derece kan ve sıhrî hısımları, Bu fıkranın (a) ve (b) ve (c) bentlerinde sayılanların ortak olduğu tüzel kişilikler, Daha önce kendisine iş verildiği halde, usulüne göre sözleşme yapmak istemeyen istekliler ile sözleşme yapıldıktan sonra taahhüdünden vazgeçen ve mücbir sebepler dışında taahhütlerini, sözleşme hükümlerine uygun olarak yerine getirmediği tespit edilen istekliler, Kamu ihalelerine katılmaları muhtelif kanunlarla yasaklanmış olanlar 4.9 İhale Dışı Bırakılma Nedenleri Aşağıda belirtilen durumlardaki istekliler, bu durumlarının tespit edilmesi halinde, ihale dışı bırakılacaktır; Türkiye nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş sosyal güvenlik borcu olan, Türkiye nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş vergi borcu olan, İhale tarihinden önceki 5 yıl içinde, mesleki faaliyetlerinden dolayı yargı kararıyla hüküm giyenler. 5. TEKLİFLERİN DEĞERLENDİRİLMESİ VE FİRMA SEÇİM KRİTERLERİ 5.1 Teklifler, İDDMİB Yönetim Kurulu ile Genel Sekreterlikten oluşacak bir Komisyon tarafından değerlendirilecektir. 5.2 Değerlendirmede, uygun fiyat ve İSTEKLİ nin benzer işlerde tecrübe ettiği hizmet kalitesi göz önünde bulundurulacaktır. 5.3 Değerlendirme sonuçları İSTEKLİ lere yazılı olarak bildirilecektir. 5.4 İSTEKLİ ler, yapılan değerlendirme sonucunda teklifleri hakkında alım kararı verilmemesi halinde İDDMİB den her ne nam altında olursa olsun herhangi bir tazminat ve sair talep haklarının olmadığını kabul ve taahhüt ederler.

5 6. İHALEDEN VAZGEÇME 6.1 İDDMİB gerekli gördüğü takdirde ihaleyi yapmama hakkına sahiptir. 6.2 İSTEKLİLER, İDDMİB in herhangi bir nedenle ihaleyi yapmaktan vazgeçmesi halinde İDDMİB den her ne nam altında olursa olsun herhangi bir tazminat ve sair talep haklarının olmadığını kabul ve taahhüt ederler. 7. UYUŞMAZLIKLARIN ÇÖZÜMÜ İşbu Şartnameden doğacak uyuşmazlıkların hallinde İstanbul Mahkemeleri ve İcra Daireleri yetkilidir.

6 EK 1 ÖNGÖRÜLEN ETKİNLİK PROGRAMI 17:00-18:30 KOKTEYL PROLANGE 18:30-20:30 ÖDÜL TÖRENİ 20:30-21:30 PERFORMANS Yukarıda bulunan öngörülen etkinlik planına göre Teklife temel oluşturabilecek minimum detaylar aşağıda sıralanmıştır. Buradaki detayların yanı sıra firmadan gerekli olabilecek tüm hizmetleri içeren bir teklif beklenmektedir.

7 Ana Kalem Detaylar Not Etkinlik Yönetimi Ödül Töreni Akış Yönetimi Sahne Sistemi Işık Sistemi Ses Sistemi Kürsü Prompter Sahne Arkası Bölümün oluşturulması Sehpa Sergileme Kayıt Masası Giydirmeler Yaka Kokartı Sunucu Personel Ambulans Toplu Ulaşım Prodüksiyon Müzik Jeneratör Gerekli ise Gerekli ise Led Ekranlı 350 adet yarışma katılımcısının görsellerinin her biri 24x24lik kareler içerisinde sergilenmesi 24 adet prototip için serigleme ünitesi nakliyesi ve temizliği Bina giriş katına Yönlendirmeler Duvar giydirmeleri Bina girişi iskele giydirme Otopark Girişi giydirme Kayıt Masası Otopark Vale Hostes Vestiyer Güvenlik Temizlik Elemanı Öğrenciler için İstanbul içerisinden iki noktadan otobüs tutulması Rejinin Kontrol edilmesi ödül töreni akışının yapılması Video Çekimi Fotoğraf Çekimi Kokteyl Prolange Esnasında Ödül Töreni bitiminde dj performans Ödüllerin dizilmesi için ince masalar, sunucu odasının düzenlenmesi Tasarımı reklam ajansımız tarafından yapılacak Bina içi ve bina dışı