İş ve Görev Tanım Formu. Gerekli Bilgi ve Beceriler & İş Görev ve Tanımı

Transkript

1 İş ve Görev Tanım Formu Unvan Kadro Unvanı Birim Yokluğunda Vekalet Eden İlk Düzey Amiri Doğrudan Bağlı Alt Unvan(lar) Şef Harcama Yetkilisi () Gerekli Bilgi ve Beceriler & İş Görev ve Tanımı 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu nun 51/ B, 51/C Maddelerinin Gereğini Yapar. Yüksekokuldaki İdari Birimlerin Mevzuata Uygun Ve Düzen İçinde Çalışmasını Sağlar. nun Üniversite İçi Ve Dışı Tüm İdari İşlerini Yürütür, İstenildiğinde Üst Makamlara Gerekli Bilgileri Sağlar, Kurum İçi Ve Kurum Dışı Yazışmaları Yürütülmesini Sağlar. Yüksekokul Bina Ve Tesislerinin Kullanılabilir Durumda Tutulmasını Sağlar; Gerekli Bakım Ve Onarım İşlerini Takip Eder; Isınma, Aydınlatma, Temizlik Vb Hizmetlerin Yürütülmesini Sağlar. Eğitim Ve Öğretim Faaliyetleri İle Yönetim Görevlerinde Kullanılan Makine Ve Teçhizatın, Hizmet Araçlarının Periyodik Bakım Ve Onarımını Yaptırır. Yüksekokula Gelen İlan Ve Duyurulardan İlgilileri Haberdar Eder. Yüksekokul İle İlgili İstatistiklerin Derlenmesini Ve Güncellenmesini Sağlar. Resmi Evrakları Tasdik Eder. Evrakların Elemanlardan Teslim Alınması Ve Arşivlenmesini Sağlar. Öğrenci İşleri, Personel İşleri, Yazı İşleri, Muhasebe, Bölüm Sekreterliği, Depo İşleri, Gibi İdari Birimlerin Düzenli Çalışmasını; Bütün Tüketim -Demirbaş Malzeme Ve Materyallerin Temini Ve Kullanılmasına Kadar Geçen İşleyişi Yönetir. Yüksekokul Faaliyet Raporunun Hazırlanmasına Yardım Eder. Yüksekokula Alınacak Akademik Personelin Sınav İşlemlerinin Takibi Ve Sonuçlarının Rektörlüğe İletilmesini Sağlar. Akademik Personelin Görev Uzatılması İçin Gerekli Uyarıları Yapar Ve Zamanında Yerine Getirilmesini Sağlar. Yüksekokul Personelinin Özlük Haklarına İlişkin Uygulamaları Takip Eder. Gerektiği Zaman Güvenlik Önlemlerinin Alınmasına Yardımcı Olur. İdari Personelin Görev Ve İşlerini Denetler, Eğitilmelerini Sağlar. İdari Personele Mevzuat Hakkında Bilgi Verir. Tüm Birimlerden Gelen İdari Ve Mali İşler Evraklarını Ve Diğer Her Türlü Evrakı Kontrol Eder, Gereği İçin Hazırlıklar Yapar. Gerçekleştirme Görevlisi Olarak Mali İşleri Yürütür, Personelin Özlük Dosyalarının Oluşumunu Ve Korunmasını Sağlar. İdari Personelin İzinlerini Planlar. Öğrenci Ve Personelden Gelen Dilekçeleri İlgili Yerlere Yönlendirir Ve Gerekeni Yapar. Yapılamayan Ya da Yapılan İşler Konusunda Yüksekokul üne Bilgi Verir, Yüksekokul ünün Vereceği Diğer Görevleri Yapar. Yüksekokul üne Karşı Birinci Derecede Sorumludur. Sürüm : 1.0 Tarih : Döküman Kodu: İTÜ YDY-GT-01 Sayfa : 1 / 2 Bu dokümanın içeriği mülkiyetindedir. İstanbul Maçka Kampüsü, Maçka, Beşiktaş, İSTANBUL ituydy@itu.edu.tr

2 İşin İcrası İçin Kullanılması Gereken Yazılımlar ve Yetki Düzeyleri Sistem Adı Adres Yetki/Rol Düzeyi Kalite portal.itu.edu.tr X KBS (Kamu Bilgi Sistemi) Gerçekleştirme Görev. Personel Otomasyon Sistemi personel.itu.edu.tr x Öğrenci Otomasyon Sistemi sis.itu.edu.tr x Jira İş Takip Yazılımı jira.cc.itu.edu.tr:8443 x Stratejik Yönetim Yazılımı portal.itu.edu.tr x Sürüm : 1.0 Tarih : Döküman Kodu: BİDB-GT-01 Sayfa : 2 / 2 Bu dokümanın içeriği mülkiyetindedir. İstanbul Kalite Koordinatörlüğü Ayazağa Kampüsü, 34469, Maslak, İstanbul, kalite@itu.edu.tr

3 İş ve Görev Tanım Formu Unvan Kadro Unvanı Birim Yokluğunda Vekalet Eden İlk Düzey Amiri Doğrudan Bağlı Alt Unvan(lar) Personel İşleri Şef Bilgisayar İşletmeni Gerçekleştirme Görevlisi Yüksekokul Sekreterliği Gerekli Bilgi ve Beceriler & İş/Görev Tanımları Personel İşleri İle İlgili Genel Yazışmaları Yapmak Ve Takip Etmek, Personel İşlerinde Yürütülmekte Olan İşlerin Zamanında Ve Doğru Olarak Yapılması İçin Gerekli İş Akışlarını Günlük, Aylık Ve Yıllık Olmak Üzere Düzenlemek, YÖK, Senato Vb. Kararları Takip Etmek, Uygulamasını Yapmak, İdari Ve Akademik Kadro Cetvellerinin Sağlıklı Bir Biçimde Tutulması, Akademik Ve İdari Personelin Diğer Kurumlarda Çalıştığı Hizmet Günlerinin Toplanması Derece Ve Kademelerine Yansıtılması İşlemlerini Takip Etmek Ve Evrakını Hazırlamak. Akademik Personel Alımı İle İlgili Gerekli Yazışmaların Yapılması, Akademik Personel İle İlgili Sınav İşlemleri Yazışmalarının Yapılması, Açıktan, Naklen Veya Yeniden Atama İşlemlerinin Hazırlanması, Göreve Yeni Başlayan İdari Ve Akademik Personelin Bilgi Girişlerinin Yapılması, Özlük Ve Sicil Dosyalarının Tutulması İşlemlerinin Yürütülmesi. İdari ve Akademik Personelin Kademe Derece Terfi işlemlerinin izlenmesi ve değişikliklerin Muhasebe Birimine İletilmesi, İdari Personelin İse Başlama, Görev Değişikliği, Kadro Ve Değişiklikleri Vb. Bilgilerin Düzenli Olarak Kaydedilmesi. İdari ve Akademik Personelin Sosyal Güvenlik Kuruluşlarında Geçen Hizmetlerinin Emekli Sandığı Hizmetleriyle Birleştirilmesi. Aday Memurlarının Asaletlerinin Onayına İlişkin Yazışmaların Yapılması İdari Ve Akademik Personelin Ücretsiz İzin, İstifa Ve Askerlik Hizmetleri İle İlgili Onaylarının Alınması Ve Ücretsiz İzin İle Askerlik Hizmetlerinin Emekli Sandığına Ödendiğinde Bu Sürelerinin Fiili Hizmetten Sayılması İşlemlerinin Yapılması, Akademik Ve İdari Personelin İzin Formlarının Doldurulması Ve İzin Gün Sayılarının Takip Edilmesi, Sürüm : 1.0 Tarih : Döküman Kodu: İTÜ YDY-GT-02 Sayfa : 1 / 2 Bu dokümanın içeriği mülkiyetindedir. İstanbul Maçka Kampüsü, Maçka, Beşiktaş,İSTÜNBUL ituydy@itu.edu.tr

4 Görevde Yükselme Sınavlarını Duyurulması Ve Takibi, Soruşturma Sonucuna Göre Verilen Cezaların Takip Edilmesi Ve Verilen Ceza Durumuna Göre Gerekli Bildirimlerin Yapılması, Göreve Başlayan Personelle İlgili Personel Daire Başkanlığı na Yazılı Bilgi Verilmesi, İstifa, Görev Süresi Biten Personelin İlişiğinin Kesilmesi, Görev Uzatmalarının Yapılması, Başvuran Kişilere Özlükle İlgili İstemleri, Soruları Ve Sorunları Hakkında Doğru-Doyurucu-Yönlendirici Bilgiler Verir, Saklanması Gereken Ve Gizlilik Özelliği Olan Dosya, Yazı Ve Belgeleri En İyi Biçimde Korur, Çalışma Ortamına Giren Tüm Kişilerin Ortamdan Memnun Ayrılmasını Sağlar, Birim İle İlgili Dosyalama Ve Arşivleme İşlerini Yapar. Yapılamayan İşler/İşlemler Konusunda ne Bilgi Verir, Yapılamayan İşleri Gerekçeleri İle Birlikte Açıklar. Yazı İşleri Birimine Yardımcı Olur. Okul İdaresinin Verdiği Diğer Görevleri Yapmak, ne Karşı Birinci Derecede Sorumludur. İşin İcrası İçin Kullanılması Gereken Yazılımlar ve Yetki Düzeyleri Sistem Adı Adres Yetki/Rol Düzeyi Kalite portal.itu.edu.tr X KBS (Kamu Bilgi Sistemi) X Personel Otomasyon Sistemi personel.itu.edu.tr Öğrenci Otomasyon Sistemi sis.itu.edu.tr X Jira İş Takip Yazılımı jira.cc.itu.edu.tr:8443 X Stratejik Yönetim Yazılımı portal.itu.edu.tr X Sürüm : 1.0 Tarih : Döküman Kodu: İTÜ YDY-GT-02 Sayfa : 2 / 2 Bu dokümanın içeriği mülkiyetindedir. İstanbul Maçka Kampüsü, Maçka, Beşiktaş,İSTÜNBUL ituydy@itu.edu.tr

5 İş ve Görev Tanım Formu Unvan Kadro Unvanı Birim Yokluğunda Vekalet Eden İlk Düzey Amiri Doğrudan Bağlı Alt Unvan(lar) Yazı İşleri Bilgisayar İşletmeni Şef Gerçekleştirme Görevlisi Yüksekokul Sekreterliği Gerekli Bilgi ve Beceriler & İş/Görev Tanımları Yazı İşleri İle İlgili Genel Yazışmaları Yapmak Ve Takip Etmek, Yazı İşlerinde Yürütülmekte Olan İşlerin Zamanında Ve Doğru Olarak Yapılması İçin Gerekli İş Akışlarını Günlük, Aylık Ve Yıllık Olmak Üzere Düzenlemek, na Dışarıdan Ve İçeriden Gelen Evrakları Gelen Evrak Ve Giden Evrak papirus.itu.edu.tr yazılımına kaydetmek ve Gereği Yerine Getirilmiş Evrakları Dosyaya Yerleştirmek, Havale Edildiği Birimlere mail yoluyla veya elden teslim etmek, lükten Gelen Yazıların İlgili Birimlerce Gereğinin Yapılmasını İzlemek Ve Gereken Yazıların Gününde lüğe İletilmesini Sağlamak, Günlü Yazışmaları Takip Etmek, nun Dışarıya Yazdığı Yazıları Hazırlayıp Kayıt Altına Alıp; İmza Paraflarının Tamamladıktan Sonra İlgili Yere Göndermek Postalamak Ve Nüshasını Dosyalamak, Giden Yazıları Gözden Geçirir, Eksiği Varsa Tamamlatır. Faaliyet Raporlarının Hazırlanmasını Yapar, Verileri İlgili Birimlerden Toplar, Birim İle İlgili Dosyalama Ve Arşivleme İşlerini Yapar, Yüksekokula Gelen Duyurulardan lüğün Uygun Gördüklerini İmza Karşılığı Yada Mail Yolu İle Duyurmak. Yapılamayan İşler/İşlemler Konusunda ne Bilgi Verir, Yapılamayan İşleri Gerekçeleri İle Birlikte Açıklar. Çalışma Ortamına Giren Tüm Kişilerin Ortamdan Memnun Ayrılmasını Sağlar, Personel İşlerine Yardımcı Olur, Okul İdaresinin Verdiği Diğer Görevleri Yapmak, ne Karşı Birinci Derecede Sorumludur. Sürüm : 1.0 Tarih : Döküman Kodu: BİDB-GT-01 Sayfa : 2 / 3 Bu dokümanın içeriği mülkiyetindedir. İstanbul Kalite Koordinatörlüğü Ayazağa Kampüsü, 34469, Maslak, İstanbul, kalite@itu.edu.tr

6 İşin İcrası İçin Kullanılması Gereken Yazılımlar ve Yetki Düzeyleri Sistem Adı Adres Yetki/Rol Düzeyi Kalite portal.itu.edu.tr X KBS (Kamu Bilgi Sistemi) X Personel Otomasyon Sistemi personel.itu.edu.tr X Öğrenci Otomasyon Sistemi sis.itu.edu.tr X Jira İş Takip Yazılımı jira.cc.itu.edu.tr:8443 X Stratejik Yönetim Yazılımı portal.itu.edu.tr X Sürüm : 1.0 Tarih : Döküman Kodu: İTÜ YDY-GT-04 Sayfa : 2 / 2 Bu dokümanın içeriği mülkiyetindedir. İstanbul

7 İş ve Görev Tanım Formu Unvan Kadro Unvanı Birim Yokluğunda Vekalet Eden İlk Düzey Amiri Doğrudan Bağlı Alt Unvan(lar) Satın Alma Memuru Bilgisayar İşletmeni Gerçekleştirme Görevlisi Yüksekokul Sekreterliği Gerekli Bilgi ve Beceriler & İş/Görev Tanımları Ek Ödenek ve Ödenek Aktarımı İşlemlerini Yapmak, Yüksekokulun İhtiyaç Duyduğu Ve nin lükten Olur Aldığı Mal Ve Malzemelerin Alımı İçin Gerekli Evrakı Hazırlamak, Ödemelerin Yapılmasını Sağlamak. Personel Giysi Yardımı Evraklarını Hazırlamak. Sorumluluğu Altındaki Tüm Satın Alım İşlerinin Seviyeleri, Ödeme Durumları, Ödenekleri Ve Tasdikli İş Programlarına Göre Mali Ve Teknik Olarak Gerçekleşmesi Gereken Durumlarla İlgili Kayıtları Tutmak. Mali Kanunlarla İlgili Diğer Mevzuatın Uygulanması Konusunda Harcama Yetkilisine Ve Gerçekleştirme Görevlisine Gerekli Bilgileri Sağlamak, Yüksekokulun İlgili Mali Yıl Bütçesi Dahilinde Satın Alınması Ve Yaptırılması Gereken İşlem Ve İşlerin Yapılarak Ödeme Emri Belgelerinin Hazırlamak, Her Harcama İçin Teklif Ve İstek Belgesinin Hazırlanması, Satın Alma Komisyonunca Piyasa Araştırmasının Yapılarak Piyasa Araştırma Tutanağının Hazırlanması, Onay Belgesinin Düzenlenmesi, Alınan Malzemenin İlgili Birime Teslimatının Yapılması, Satın alma işleri İle İlgili Rektörlükle Yazışmaları Yapar Ve Takip Eder. Gerektiğinde Satın alma işlemleri için Kurum içindeki Diğer Birimlerle İşbirliği yapmak, Satın Alma İşlemleri ile ilgili arşiv işlerini yapmak, Satın alma sürecinde yapılmayan işler ve nedenleri konusunda, ne Bilgi Vermek, Okul İdaresinin Verdiği Diğer Görevleri Yapar, ne Karşı Birinci Derecede Sorumludur. Sürüm : 1.0 Tarih : Döküman Kodu: İTÜ YDY-GT-04 Sayfa : 1 / 2 Bu dokümanın içeriği mülkiyetindedir. İstanbul

8 İşin İcrası İçin Kullanılması Gereken Yazılımlar ve Yetki Düzeyleri Sistem Adı Adres Yetki/Rol Düzeyi Kalite portal.itu.edu.tr X KBS (Kamu Bilgi Sistemi) Personel Otomasyon Sistemi personel.itu.edu.tr X Öğrenci Otomasyon Sistemi sis.itu.edu.tr X Jira İş Takip Yazılımı jira.cc.itu.edu.tr:8443 X Stratejik Yönetim Yazılımı portal.itu.edu.tr X Sürüm : 1.0 Tarih : Döküman Kodu: İTÜ YDY-GT-04 Sayfa : 2 / 2 Bu dokümanın içeriği mülkiyetindedir. İstanbul

9 İş ve Görev Tanım Formu Unvan Kadro Unvanı Birim Yokluğunda Vekalet Eden İlk Düzey Amiri Doğrudan Bağlı Alt Unvan(lar) Ayniyat Saymanı Bilgisayar İşletmeni Gerçekleştirme Görevlisi Yüksekokul Sekreterliği Gerekli Bilgi ve Beceriler & İş/Görev Tanımları nun Mülkiyetinde Veya Kullanımında Bulunan Taşınır Ve Taşınmazlara İlişkin Kayıtları Tutmak, İcmal Cetvellerini Düzenlemek, Personelinin Kullandığı Büro Malzemeleri, Bilgisayar Ve Laboratuar Malzemelerini Demirbaş Kayıtlarını Yapılması, Bölümde Kullanılan Makine-Teçhizatın Ve Ofis Malzemelerinin Tamir Ve Bakımının Yaptırılması İle İlgili Yazışmaların Yapılması, Satın Alınan Taşınırlar İçin, Teslim Alındıktan Sonra, Taşınır Kod Listesindeki Hesap Kodları İtibarıyla Taşınır İşlem Fişi Düzenlenmesi, Giriş Kaydı Yapılan Dayanıklı Taşınırların Girişlerinin Yapılması Ve Bir Sicil Numarası Verilmesi. Projelerden Alınan Taşınırların Kaydedilmesi, Dayanıklı Taşınırların Zimmet Fişi Karşılığı Kullanıma Verilmesi, Zimmet Listelerinin Hazırlanması Ve Güncellenmesi, Kaybolma, Fire, Çalınma, Devir Vs. Durumlar İçin Kayıtlardan Düşmenin Yapılması, Hurdaya Ayrılan Malzemeler İle İlgili İş Ve İşlemlerin Yapılması, Yılsonu Kesin Taşınır Hesaplarının Yapılması Ve Raporlarının Hazırlanarak Strateji Daire Başkanlığı na Gönderilmesi, Çalışma Ortamına Giren Tüm İlgililerin Ortamdan Memnun Ayrılmasının Sağlanması, Demirbaş malzemelerin zimmet belgelerini hazırlar, listelerini odalarına asar. Her Eğitim Öğretim Yılı Başında Akademik Personelin Ve Birimlerin İle Koordineli Bir Şekilde Tüketim İhtiyaçlarının Dağıtılmasını Yapmak, Yüksekokula devir ya da bağış yoluyla gelen demirbaş eşyadan ederi belli olmayanların ederinin belirlenmesi ve ayniyata kazandırılması işlemlerini yapar. Sürüm : 1.0 Tarih : Döküman Kodu: İTÜ YDY-GT-05 Sayfa : 1 / 3 Bu dokümanın içeriği mülkiyetindedir. İstanbul

10 Kırılan ve/veya kaybolan demirbaş eşya/donanım malzemesi bedellerinin kusuru olanlara ödettirilmesine ilişkin işlemleri yapar. Gerektiğinde Ayniyat İşlemleri İçin Kurum İçindeki Diğer Birimlerle İşbirliği Yapmak, Ayniyat İşlerinde Yapılamayan İşler Ve Nedenleri Konusunda, ne Bilgi Vermek, Okul İdaresinin Verdiği Diğer Görevleri Yapmak, ne Karşı Birinci Derecede Sorumludur. Sürüm : 1.0 Tarih : Döküman Kodu: İTÜ YDY-GT-05 Sayfa : 2 / 3 Bu dokümanın içeriği mülkiyetindedir. İstanbul

11 İşin İcrası İçin Kullanılması Gereken Yazılımlar ve Yetki Düzeyleri Sistem Adı Adres Yetki/Rol Düzeyi Kalite portal.itu.edu.tr x KBS (Kamu Bilgi Sistemi) x Personel Otomasyon Sistemi personel.itu.edu.tr x Öğrenci Otomasyon Sistemi sis.itu.edu.tr x Jira İş Takip Yazılımı jira.cc.itu.edu.tr:8443 x Stratejik Yönetim Yazılımı portal.itu.edu.tr x Sürüm : 1.0 Tarih : Döküman Kodu: İTÜ YDY-GT-05 Sayfa : 3 / 3 Bu dokümanın içeriği mülkiyetindedir. İstanbul

12 İş ve Görev Tanım Formu Unvan Kadro Unvanı Birim Yokluğunda Vekalet Eden İlk Düzey Amiri Doğrudan Bağlı Alt Unvan(lar) Maaş Mutemedi Şef Bilgisayar İşletmeni Gerçekleştirme Görevlisi Yüksekokul Sekreterliği Gerekli Bilgi ve Beceriler & İş/Görev Tanımları Akademik ve İdari Personelin aylık maaş, terfi, kıdem, eş, çocuk yardımı ve geçim indirimi bordrolarını hazırlamak. Akademik ve İdari personelin fazla ve yersiz ödemelere ait kişi borcu borç onayı belgelerini düzenlemek. Bordro ve banka listelerini hazırlamak. Bireysel emeklilik ve sigortalıların aylık bildirgelerin verilmesi ve kontrol edilmesini takip etmek. Üçer aylık dönemlerde serbest bırakılan bütçe ödeneklerinin takibini yapmak. Emekli keseneklerinin Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ile uyumlu bir şekilde internet ortamında veri girişi yapılması. Ön mali kontrol işlemi gerektiren evrakları hazırlamak ve takibini yapmak. Sözleşmeli ve Saat ücretli olarak göreve başlayan personele ait işe giriş bildirgesi, ayrılanlara ayrılış bildirgesi düzenlemek. Kurumdan ayrılıp nakil gidenlere maaş nakil formu düzenlemek. İstifa edenlerin borçlandırılması ve borçlarının tahsil edilmesini sağlamak. Açıktan atanan, nakil gelen ve ilk defa açıktan atanan personelin kıst maaşlarını hazırlamak. Akademik ve İdari Personelin fazla mesai işlemlerini yapmak. Yeteri kadar ödenek bulunup bulunmadığını kontrol etmek. Giderlerin bütçedeki tertiplere uygun olmasını sağlamak. Giderlerin kanun, tüzük, kararname ve yönetmeliklere uygun olmasını sağlamak. Bütün işlemlerde maddi hata bulunmamasını sağlamak. Ödeme emrine bağlanması gereken taahhüt ve tahakkuk belgelerinin tamam olmasını sağlamak. Yabancı Dil Sınav Sonuç Belgelerini ibraz eden personelin belgelerini maaşa işlemek, her yılın Mayıs ve Kasım dönelerinde Yabancı Dil Tazminatını alan personelin durumlarını kontrol ederek gerekli düzeltmeyi yapmak. Ocak ve Temmuz aylarında değişen memur maaş katsayısı doğrultusunda maaş avans ve farklarının yapılması. Ay sonunda Okutmanların vermiş olduğu derslerin ek ders beyanlarını imzaya hazırlamak ve imzalatmak. Beyanlar ile Ders Programlarının ve ders yüklerinin kontrolünü yapmak, raporlu olanların raporlarına göre beyanlarını düzenlemek. Sürüm : 1.0 Tarih : Döküman Kodu: İTÜ YDY-GT-06 Sayfa : 1 / 3 Bu dokümanın içeriği mülkiyetindedir. İstanbul

13 Tahakkuku ve ödenmesi gerçekleşen ders saati ücretli Okutmanların SGK Primlerinin SGK internet sitesinden tahakkukunu yaparak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı na üst yazı ile bildirmek sayılı Harcırah Kanunu Çerçevesinde Yurtiçi, yurtdışı geçici veya sürekli görevlendirme ile görevlendirilen, nakil olan, emekliye ayrılan personele ait yollukların tahakkuk ve ödeme emirlerini hazırlayarak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı na göndermek. Tahakkuk işlemleri sonunda aylık olarak ek derslerle ilgili her türlü dökümanı arşivlemek. Bütçeyi takip ederek gerektiğinde, revize, aktarma veya yedek bütçe taleplerini Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı na bildirerek sonucuna göre işlem yapmak. Bütçe ve Mali Kontrol Genel lüğü nce yayınlanan ( ve genelgelerin takibini yapmak. Yazokulu ücretleri ile ilgili bordro ve tahakkuk işlemlerini yapmak UOLP ile ilgili bütün ödemelerin evraklarını hazırlamak. ve tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak. Yapılamayan İşler Ve Nedenleri Konusunda, ne Bilgi Vermek, ne Karşı Birinci Derecede Sorumludur. Sürüm : 1.0 Tarih : Döküman Kodu: İTÜ YDY-GT-06 Sayfa : 2 / 3 Bu dokümanın içeriği mülkiyetindedir. İstanbul

14 İşin İcrası İçin Kullanılması Gereken Yazılımlar ve Yetki Düzeyleri Sistem Adı Adres Yetki/Rol Düzeyi Kalite portal.itu.edu.tr X KBS (Kamu Bilgi Sistemi) Personel Otomasyon Sistemi personel.itu.edu.tr X Öğrenci Otomasyon Sistemi sis.itu.edu.tr X Jira İş Takip Yazılımı jira.cc.itu.edu.tr:8443 X Stratejik Yönetim Yazılımı portal.itu.edu.tr X Sürüm : 1.0 Tarih : Döküman Kodu: İTÜ YDY-GT-06 Sayfa : 3 / 3 Bu dokümanın içeriği mülkiyetindedir. İstanbul

15 İş ve Görev Tanım Formu Unvan Kadro Unvanı Birim Yokluğunda Vekalet Eden İlk Düzey Amiri Doğrudan Bağlı Alt Unvan(lar) Öğrenci İşleri Bilgisayar İşletmeni Bilgisayar İşletmeni Gerçekleştirme Görevlisi Yüksekokul Sekreterliği Gerekli Bilgi ve Beceriler & İş/Görev Tanımları Öğrenci İşleri İle İlgili Genel Yazışmaları Yapmak Ve Takip Etmek, Öğrenci İşleri Şefliği nde Yürütülmekte Olan İşlerin Zamanında Ve Doğru Olarak Yapılması İçin, Gerekli Öğrenci İle İlgili İlan Ve Duyuruları Yapmak, YÖK, Senato Vb. Kararları Takip Etmek, Uygulamasını Yapmak, Yaz Okulu İşlemlerini Yapmak, Öğrencilerin Eğitim-Öğretim İle İlgili Sorularını Nazik Bir Şekilde Cevaplamak Veya İlgili Birime Yönlendirmek, Öğrenci Olayları İle İlgili Yazışmaları Yapmak, Öğrencilerin Belge İsteklerini Karşılamak, Öğrenci İşleri Şefliği nde Yapılamayan İşler Ve Nedenleri ne Bilgi Vermek, Çalışma Ortamına Giren Tüm Kişilerin Ortamdan Memnun Ayrılmasını Sağlar, Okul İdaresinin Verdiği Diğer Görevleri Yapmak, ne Karşı Birinci Derecede Sorumludur Sürüm : 1.0 Tarih : Döküman Kodu: İTÜ YDY-GT-07 Sayfa : 2 / 3 Bu dokümanın içeriği mülkiyetindedir. İstanbul

16 İşin İcrası İçin Kullanılması Gereken Yazılımlar ve Yetki Düzeyleri Sistem Adı Adres Yetki/Rol Düzeyi Kalite portal.itu.edu.tr X KBS (Kamu Bilgi Sistemi) X Personel Otomasyon Sistemi personel.itu.edu.tr X Öğrenci Otomasyon Sistemi sis.itu.edu.tr Jira İş Takip Yazılımı jira.cc.itu.edu.tr:8443 X Stratejik Yönetim Yazılımı portal.itu.edu.tr X Sürüm : 1.0 Tarih : Döküman Kodu: İTÜ YDY-GT-08 Sayfa : 2 / 2 Bu dokümanın içeriği mülkiyetindedir. İstanbul

17 İş ve Görev Tanım Formu Unvan Kadro Unvanı Birim Yokluğunda Vekalet Eden İlk Düzey Amiri Doğrudan Bağlı Alt Unvan(lar) Sekreteri Bilgisayar İşletmeni Gerçekleştirme Görevlisi Yüksekokul Sekreterliği Gerekli Bilgi ve Beceriler & İş/Görev Tanımları ün Haftalık Ve/Veya Günlük Çalışmalarının- Görüşmelerinin-Toplantılarının Programını Hazırlamak, Kurum İçinden Ve Kurum Dışından Gelen Misafir Ve Görevlilerin Randevularını Düzenleyerek Aksaklıklara Meydan Verilmemesini Sağlamak, Yüksekokul üne/sekreterine Sunulan Gelen Evrak Kartonunu İşlem Görmesinden Sonra Yazı İşleri Birimine Gönderir. Faks İletileri İle İlgili İşlemleri Yapar, Yerine Ulaştırır, Yüksekokul ünün Odasının Bakımını Ve Temizliğini Denetler, Sorunları Gidertir. Yapılamayan İşler Ve Nedenleri Konusunda, ne Bilgi Vermek, Çalışma Ortamına Giren Tüm Kişilerin Ortamdan Memnun Ayrılmasını Sağlamak, Okul İdaresinin Verdiği Diğer Görevleri Yapmak, ne Karşı Birinci Derecede Sorumludur. Sürüm : 1.0 Tarih : Döküman Kodu: İTÜ YDY-GT-08 Sayfa : 1 / 2 Bu dokümanın içeriği mülkiyetindedir. İstanbul

18 İşin İcrası İçin Kullanılması Gereken Yazılımlar ve Yetki Düzeyleri Sistem Adı Adres Yetki/Rol Düzeyi Kalite portal.itu.edu.tr X KBS (Kamu Bilgi Sistemi) X Personel Otomasyon Sistemi personel.itu.edu.tr X Öğrenci Otomasyon Sistemi sis.itu.edu.tr X Jira İş Takip Yazılımı jira.cc.itu.edu.tr:8443 X Stratejik Yönetim Yazılımı portal.itu.edu.tr X Sürüm : 1.0 Tarih : Döküman Kodu: İTÜ YDY-GT-08 Sayfa : 2 / 2 Bu dokümanın içeriği mülkiyetindedir. İstanbul

19 İş ve Görev Tanım Formu Unvan Kadro Unvanı Birim Yokluğunda Vekalet Eden İlk Düzey Amiri Doğrudan Bağlı Alt Unvan(lar) İdare Amiri Teknisyen Yardımcısı Gerçekleştirme Görevlisi Yüksekokul Sekreterliği Gerekli Bilgi ve Beceriler & İş/Görev Tanımları Sorumluluğunda olan iç ve dış alanların düzenli, temiz ve hijyenik olmasını, birimlerin bina, eklenti ve katlarında yerleşimin düzeninin devamının sağlanması, Sınıf, laboratuar, koridor gibi alanların tamiratlarını gözetlemek ve idareyi bilgilendirmek, Elektrik, su, cam, çerçeve, kapılarda vb. aksaklıkları Okul Teknisyenine ve yüksekokul sekreterine bildirmek, yanan lamba, açık kalmış ışık, açık kalmış musluk vb. israfa neden olan her şeye müdahale etmek Çalışma ortamına giren tüm kişilerin ortamdan memnun ayrılmasını sağlamak, Okul İdaresinin Verdiği Diğer Görevleri Yapmak, Binadaki ısınma, aydınlatma ve. Ile ilgili her türlü aksaklığı lüğe bildirmek Bina ile ilgili her türlü temizliği sağlamak, Yapılamayan İşler Ve Nedenleri Konusunda, ne Bilgi Vermek, Okul İdaresinin Verdiği Diğer Görevleri Yapmak ne Karşı Birinci Derecede Sorumludur. Sürüm : 1.0 Tarih : Döküman Kodu: İTÜ YDY-GT-09 Sayfa : 1 / 2 Bu dokümanın içeriği mülkiyetindedir. İstanbul

20 İşin İcrası İçin Kullanılması Gereken Yazılımlar ve Yetki Düzeyleri Sistem Adı Adres Yetki/Rol Düzeyi Kalite portal.itu.edu.tr X KBS (Kamu Bilgi Sistemi) X Personel Otomasyon Sistemi personel.itu.edu.tr X Öğrenci Otomasyon Sistemi sis.itu.edu.tr X Jira İş Takip Yazılımı jira.cc.itu.edu.tr:8443 X Stratejik Yönetim Yazılımı portal.itu.edu.tr X Sürüm : 1.0 Tarih : Döküman Kodu: İTÜ YDY-GT-09 Sayfa : 2 / 2 Bu dokümanın içeriği mülkiyetindedir. İstanbul

21 İş ve Görev Tanım Formu Unvan Kadro Unvanı Birim Yokluğunda Vekalet Eden İlk Düzey Amiri Doğrudan Bağlı Alt Unvan(lar) Kütüphaneci Memur Memur Gerçekleştirme Görevlisi Yüksekokul Sekreterliği Gerekli Bilgi ve Beceriler & İş/Görev Tanımları Koleksiyonu geliştirme politikası çerçevesinde her türlü materyali seçmek, satınalma ve bağış veya değişim yolu ile sağlamak, Sağlanan Kütüphane materyalinin çağdaş yöntemler kullanarak kataloglamak, sınıflandırmak, kütüphane otomasyon programına kaydetmek ve etiketleme vb işleri yaparak kullanıcıların yararlanmasına hazır hale getirmek, Üniversite eğitim-öğretimini destekleyecek, araştırmalarda yardımcı olacak süreli yayın koleksiyonu oluşturmak ve geliştirmek Sağlanan Süreli yayınların belli bir düzen içinde kullanımına sunulmasını sağlamak Koleksiyonun güncel tutulması amacıyla periyodik olarak ayıklamasını yapmak, yıpranmış materyalleri onarımı için cilde göndermek, Kütüphane koleksiyonunudan okuyucunun yararlanmasını sağlamak amacıyla her türlü hizmeti geliştirmek Okuyucuların aradıkları yayınlara kolayca ulaşmalarını sağlamak, Ödünç alınan materyallerin kütüphaneyi iadelerinin takibini yapmak, İade gecikmelerinden kaynaklanan gecikme cezalarının tahsilini sağlamak, Görsel ve işitsel araç, gereç ve meteryali kullanıcıların hizmetine hazır bulundurmak, Okuycu salonları ile kitap raflarını düzenlemek ve düzgün bir şekilde tutulmasını sağlamak, Yeni çıkan yayınları okuyucuya duyurmak, Kütüphane Bilgi Okuryazarlığı eğitiim isteklerini değerlendirmek ve vermek Elektronik very tabanlarının verimli bir şekilde kullanılmasını sağlamak amacı ile yeni aboneliklerin deneme erişimlerini duyurmak, kullanıcı eğitimleri vermek Eğitimde kullanılacak yeni teknolojileri takip etmek Akademisyenlerden gelen veri tabanı alım isteklerini takip etmek, Kütüphane üye kayıt işlemlerini gerçekleştirmek, Kütüphanedeki yardımcı personelin yetiştirilmesini sağlamak, verilen sözlü ve yazılı görevlerin takibini yapmak. Yapılamayan İşler Ve Nedenleri Konusunda, ne Bilgi Vermek, Okul İdaresinin Verdiği Diğer Görevleri Yapmak, ne Karşı Birinci Derecede Sorumludur. Sürüm : 1.0 Tarih : Döküman Kodu: İTÜ YDY-GT-10 Sayfa : 1 / 2 Bu dokümanın içeriği mülkiyetindedir. İstanbul

22 İşin İcrası İçin Kullanılması Gereken Yazılımlar ve Yetki Düzeyleri Sistem Adı Adres Yetki/Rol Düzeyi Kalite portal.itu.edu.tr X KBS (Kamu Bilgi Sistemi) X Personel Otomasyon Sistemi personel.itu.edu.tr X Öğrenci Otomasyon Sistemi sis.itu.edu.tr X Jira İş Takip Yazılımı jira.cc.itu.edu.tr:8443 X Stratejik Yönetim Yazılımı portal.itu.edu.tr X Sürüm : 1.0 Tarih : Döküman Kodu: İTÜ YDY-GT-10 Sayfa : 2 / 2 Bu dokümanın içeriği mülkiyetindedir. İstanbul

23 İş ve Görev Tanım Formu Unvan Kadro Unvanı Birim Yokluğunda Vekalet Eden İlk Düzey Amiri Doğrudan Bağlı Alt Unvan(lar) Baskı ve Fotokopi İşleri Memuru Bilgisayar İşletmeni Memur (Hizmetli) Gerçekleştirme Görevlisi Yüksekokul Sekreterliği Gerekli Bilgi ve Beceriler & İş/Görev Tanımları Yüksekokulun Tüm Fotokopi Ve Baskı İşlerini Yapmak, Makinaların Toner ve kartuşlarını değiştirmek, Çalışma Ortamına Giren Tüm Kişilerin Ortamdan Memnun Ayrılmasını Sağlamak, Yapılamayan İşler Ve Nedenleri Konusunda, ne Bilgi Vermek, Okul İdaresinin Verdiği Diğer Görevleri Yapmak, ne Karşı Birinci Derecede Sorumludur. Sürüm : 1.0 Tarih : Döküman Kodu: İTÜ YDY-GT-11 Sayfa : 1 / 2 Bu dokümanın içeriği mülkiyetindedir. İstanbul

24 İşin İcrası İçin Kullanılması Gereken Yazılımlar ve Yetki Düzeyleri Sistem Adı Adres Yetki/Rol Düzeyi Kalite portal.itu.edu.tr X KBS (Kamu Bilgi Sistemi) X Personel Otomasyon Sistemi personel.itu.edu.tr X Öğrenci Otomasyon Sistemi sis.itu.edu.tr X Jira İş Takip Yazılımı jira.cc.itu.edu.tr:8443 X Stratejik Yönetim Yazılımı portal.itu.edu.tr X Sürüm : 1.0 Tarih : Döküman Kodu: İTÜ YDY-GT-11 Sayfa : 2 / 2 Bu dokümanın içeriği mülkiyetindedir. İstanbul

25 İş ve Görev Tanım Formu Unvan Kadro Unvanı Birim Yokluğunda Vekalet Eden İlk Düzey Amiri Doğrudan Bağlı Alt Unvan(lar) Teknisyen Bilgisayar Teknisyeni/Elektrik Teknisyeni Teknisyen Yardımcısı Gerçekleştirme Görevlisi Yüksekokul Sekreterliği Gerekli Bilgi ve Beceriler & İş/Görev Tanımları Bilgisayar Teknisyeni: Birim içerisindeki labaratuarlar ve ofislerdeki bilgisayarların kurulumu, bakımı, tamiratı Ve internetin ağının çalışır Halde Olmasını Sağlamak, Bu Konuda, Elektrik Teknisyeni Ve Pirt-Tıme Çalışan Öğrenciler İle Koordineli Çalışmak, Öğrencilere Teknik Konularda Yardım Etmek, Onların Takibi, Sevk Ve İdaresini Yapmak, Malzemeleri Yanlış Kullanımlara Karşı Koruma Sağlamak, Arızaların Giderilmesini Sağlamak, Arıza Giderilemiyorsa Raporlayıp ne Bildirmek, Çalışma Ortamına Giren Tüm Kişilerin Ortamdan Memnun Ayrılmasını Sağlamak, Yapılamayan İşler Ve Nedenleri Konusunda, ne Bilgi Vermek, Okul İdaresinin Verdiği Diğer Görevleri Yapmak, ne Karşı Birinci Derecede Sorumludur. Elektrik Teknisyeni: Okulun Tüm Elektrik Tamirat Ve Bakım İşlerini Yapmak, Bu Konudaki İşleri Takip Etmek, Sınıflardaki projeksiyonların tamiratı, bakımı ve gerekiyorsa yenisiyle değişiminin sağlanması ve bu konuda Bilgisayar Teknisyeni ile koordineli çalışılmak. Malzemeleri Yanlış Kullanımlara Karşı Koruma Sağlamak, Arızaların Giderilmesini Sağlamak, Arıza Giderilemiyorsa Raporlayıp ne Bildirmek, Çalışma Ortamına Giren Tüm Kişilerin Ortamdan Memnun Ayrılmasını Sağlamak, Yapılamayan İşler Ve Nedenleri Konusunda, ne Bilgi Vermek, Okul İdaresinin Verdiği Diğer Görevleri Yapmak, ne Karşı Birinci Derecede Sorumludur. Sürüm : 1.0 Tarih : Döküman Kodu: İTÜ YDY-GT-12 Sayfa : 1 / 2 Bu dokümanın içeriği mülkiyetindedir. İstanbul

26 İşin İcrası İçin Kullanılması Gereken Yazılımlar ve Yetki Düzeyleri Sistem Adı Adres Yetki/Rol Düzeyi Kalite portal.itu.edu.tr X KBS (Kamu Bilgi Sistemi) X Personel Otomasyon Sistemi personel.itu.edu.tr X Öğrenci Otomasyon Sistemi sis.itu.edu.tr X Jira İş Takip Yazılımı jira.cc.itu.edu.tr:8443 X Stratejik Yönetim Yazılımı portal.itu.edu.tr X Sürüm : 1.0 Tarih : Döküman Kodu: İTÜ YDY-GT-12 Sayfa : 2 / 2 Bu dokümanın içeriği mülkiyetindedir. İstanbul