KAMU HASTANELER GENEL MÜDÜRLÜĞÜNDE TEDARİK SÜREÇLERİ

Transkript

1 KAMU HASTANELER GENEL MÜDÜRLÜĞÜNDE TEDARİK SÜREÇLERİ Tedarik Yöntemleri ve Satınalma Dairesi Başkanı Musa KORKUT 1

2 İnsan odaklı sağlık hizmetinin sunumunda gelişen teknolojilerinde teşhis ve tedavide kullanılması büyük önem arz etmektedir. Gelişen teknolojilerin kullanılması sağlık alanında önemli bir mali kaynağın bu alana aktarılmasını gerekli kılmaktadır. İleri teknolojik cihazların alınması ve kullanıma sunulması sağlık hizmetinde kaynakların etkin ve verimli kullanılarak sürdürülebilir bir mali yapının oluşturulmasını gerektiğinden ileri teknolojik cihazların alınması ve kullanıma sunulması için ülkemizde farklı modeller geliştirilmiştir. Bunlar; Tıbbi Cihazların satın alınması; Tıbbi Cihazların kiralanması yöntemi; Yap-İşlet ve devret modeli; 2

3 İleri teknolojik cihazların alınması ve kullanıma sunulması tıbbi cihazların sağlık hizmetinin sunumunda faal olarak kullanımda tutulması gibi bir gerekliliği de zorunlu kılmaktadır. Kaynakların etkin ve verimli kullanılarak sürdürülebilir bir mali yapının oluşturulmasını gerektiğinden ileri teknolojik cihazların alınması aşamasında ve kullanım aşamalarında bir takım düzenleme ve kısıtlamaların yapılması gerekmektedir Öncelikli olarak alımı yapılacak tıbbi cihazların planlamasının doğru yapılması, doğru fiyat ve yöntemle alınması satınalma sonrası aktif olarak kullanımda tutulması gerekmektedir. Kısaca tedarik sürecinde alımı yapılacak tıbbi cihazın tüm yaşam dönemi planlanmalı ve alıma konu edilmelidir. 3

4 Alımı yapılacak tıbbi cihazların alımına çıkılmadan önce üretici ve satıcı firmalarca; cihazların hizmete hazır halde tutulması, garanti ve gerekli olan teknik servis desteğinin doğru bir şekilde sağlanabilmesi kurallara bağlanması gerekmektedir. Ayrıca alımı gerçekleştirilecek tıbbi cihazların kullanım aşamalarında ciddi maliyetler tutan yedek parça ve yazılım güncelleme gibi durumlarının önceden belirlenmesi ve sözleşmeye bağlanması mali sürdürülebilirlik açısından önem arz etmektedir. Bu sunumumuzda, Tıbbi cihazların tedarik süreçleri ve bu süreçlerde planlarken satın alırken ve sonrasında dikkat edilmesi gereken hususlar toplu düşünülmeli ve düzenlemeler buna uygun yapılmalıdır. 4

5 TIBBİ CİHAZLARIN PLANLANMA AMAÇLAR Sağlık tesislerinin cihaz alt yapısının desteklenmesi, Sağlıkta Finansal sürdürülebilirliğin sağlanması, Hizmet standartlarının yükseltilmesi, İleri düzey teknolojik cihaz desteği sağlanması, Teşhis ve tedavi hizmetlerinin güvenli ve kaliteli sunulması, 5

6 TIBBİ CİHAZ PLANLAMA KRİTERLERİ Alınacak tıbbi cihazların planlanması, sağlık tesislerinin ihtiyaç veya taleplerine göre yapılmakta ve planlama yapılırken sağlık tesislerinin bir takım özellik ve kriterleri göz önüne alınmaktadır Hizmet Sunduğu Nüfus Sağlık Tesisinin Rolü Aynı Hizmeti Veren Sağlık Tesisi İl Merkezine Uzaklığı Tesisinin Yatak Kapasitesi Başvuran Hasta Sayısı Yatak Doluluk Oranı Cihazın Yaşı Uzman Hekim Sayısı Mevcut Cihaz Sayısı 6

7 TIBBİ CİHAZ TALEP SİSTEMİ Ekim/Kasım ayında Talepler İl Sağlık Müdürlükleri Tarafından Toplanmaktadır. 7

8 TIBBİ CİHAZLARIN TEDARİK SÜREÇLERİ TALEP Sağlık Tesislerince toplanan talepler İl Sağlık Müdürlüğündeki Merkezi satınalmaya bildirilmesi aşaması. İHALE İhtiyacın miktar ve niteliğine göre alım yöntemi belirlenerek ihalesi yapılır. (Açık İhale, Çerçeve Anlaşma veya Pazarlık Usulü) MUAYENE ÖDEME İhalesi yapılan ve sözleşmeye bağlanan malların muayene ve kabul işlemleri merkezden, ya da sağlık tesisi bünyesinde oluşturulan muayene ve kabul komisyonları tarafından gerçekleştirilmektedir. Sözleşme yükümlülüklerini yerine getiren yüklenici firmalara, Genel Bütçeden İl Defterdarlık Muhasebe Müdürlüğünce veya Döner Sermaye Bütçesinden ilgili Muhasebe Birimince ödeme yapılmaktadır. 8

9 İl Bazında Satınalma Yöntemleri (Yöntem-1) Muayene Kabul Tek Merkezde yapılabilir Kamu Hastaneleri Birliği Satınalma Birimi Muayene ve Kabul İşlemi talep yapılan hastanelerce yapılabilir 9

10 Bölgesel Satın Alma (Yöntem-4) Bakanlık tarafından bir ile bölgesel toplu alım yetkisi verilebilir. Alınan mal ve hizmet bedelini her sağlık tesisi kendi bütçesinden öder. Talep Eder Muayene ve Kabul Ödeme Talebi Birleştirir Satın Alma Yapar Muayene Kabul Ödeme Talep Eder Muayene ve Kabul Ödeme 10

11 Muayene ve Kabul Muayene ve kabul komisyonu, İl Sağlık Müdürlüğü merkezinde ya da bağlı sağlık tesisi bünyesinde yetkili makamlar tarafından oluşturulmaktadır. Muayene ve kabul yapılırken, işin teknik şartnamesinde ve ihale dokümanlarında belirtilen tüm özelliklerin uygunluğu kontrol edilir. Ayrıca, ihale konusu malzeme ile birlikte teslim edilmesi gereken yedek parça, aksesuar ve sarf malzemeler varsa kontrol ve sayımı yapılarak teslim alınır. 11

12 Muayene ve Kabul Yüklenici firma tarafından ilgili sağlık tesisine teslim edilen ürünler muayene ve kabul için hazır hale getirilir. Yetkili makamı tarafından görevlendirilen komisyon ile muayene ve kabul işlemi gerçekleştirilir. Taşınır geçici alındısı, sevk irsaliyesi, varsa sarf malzemelerin teslim edildiğine dair teslim/tesellüm belgesi, muayene ve kabul raporu düzenlenir. Muayenesi tamamlanan cihazların envantere giriş kaydı MKYS(Malzeme Kaynakları Yönetim Sistemi) üzerinden yapılır. İlgili Sağlık Kuruluşuna Çıkışı Yapılır. Taşınır Geçici Alındısı Sevk İrsaliyesi Muayene ve Kabul Raporu 12

13 ALIMLARIN BAKANLIK TARAFINDAN MERKEZDEN YAPILMASI 13

14 TIBBİ CİHAZLARIN MERKEZİ OLARAK TOPLU ALIM YAPILMASININ NEDENLERİ Sağlık tesislerinin iş ve mali yükünün azaltılması, Teknik şartnamelerin yetkin personeller tarafından hazırlanmasının sağlanması, Toplu ihalelerde rekabetin ve firmaların katılımının sağlık tesisi bazında yapılan ihalelerden daha fazla etkin ve ekonomik olması, Sağlık tesisi bazında yapılan ihalelerden daha avantajlı fiyat tekliflerinin alınması ve rekabet ortamının sağlanması Sağlık tesislerinde kullanıcı konumda olan personelin kişisel tercihlerinin ihale sürecine olumsuz etkisinin önlenmesi, Sağlık tesislerinde satınalma uygulamalarında ortak kültürün oluşturulması. 14

15 Devlet Hastaneleri Sağlık Tesisleri Yatırım Planlama ve Takip Daire Başkanlığı Sağlık Tesislerimiz Eğitim ve Araştırma Hastaneleri Genel Müdür Yardımcılığı Tıbbi Cihaz ve Tıbbi Hizmet Alımları Planlama D.B. Ağız ve Diş Sağlığı Hastaneleri ve Merkezleri Sağlık Hizmetleri Dairesi Başkanlığı Genel Müdür Onayı Cihazın Birim Fiyatı ,00 TL den Az İse Müsteşarlık İzni (Bakanlık ve Bağlı Kuruluşları Merkezi Alım Komisyonu, 2015) Genel Müdür Yardımcılığı Satın Alma Daire Başkanlığı Tıbbi Cihaz Daimi Özel İhtisas Komisyonu İzni İhale İşlemleri 15

16 Alınan Tıbbi Cihaz ve Demirbaş Türleri 1 Gamma Kamera Cihazı 2 Anjiyografi Cihazı 8 Hemodinamik Monitör 9 Hasta Başı Monitör 15 Hemodiyaliz Cihazı 16 Ventilatör Cihazı 3 Bilgisayarlı Tomografi Cihazı 10 Renkli Doppler USG Cihazı 17 Yeni Doğan Ventilatör Cihazı 4 5 C-Kollu Seyyar Dijital Röntgen Cihazı Spect/BT Görüntüleme Sistemi Renkli Doppler Ekokardiyografi Cihazı Video Endoskopi Cihazı 18 Anestezi Cihazı 19 Diş Üniti 6 Da Vinci Robotik Cerrahi Sistemi 13 İntra Aortik Balon Pompası 20 Hasta Servis Karyolası 7 Kemik Dansitometre Cihazı 14 Kalp Akciğer Pompası 21 Yoğun Bakım Karyolası 16

17 TIBBİ CİHAZLARIN TEDEARİK SÜRECİNDE SÖZLEŞMELERDE GARANTİ VE CİHAZIN FAAL ÇALIŞTIRILMASI İÇİN YAPILAN DÜZENLEMER 17

18 İhale Dokümanlarında Önemli Hususlar Temin edilmesine karar verilen tıbbi cihaz veya demirbaşın faydalı ömrü boyunca gerekli olacak işletme ve sürdürme maliyetleri sözleşmelere konulacak hükümler ile mamulün yaşam döneminin tümü satın alınmaya çalışılmaktadır. Merkezi alım kapsamında tahsis edilen cihazlar, garanti ve sonrası için işletme maliyetinizi düşürecek hükümler ile alınmaktadır. 18

19 Garanti Süresi Garanti süreleri genellikle 5 yıl olarak istenmektedir. Garanti süresi muayene kabul işlemlerine müteakip yapılacak olan taşınır kaydından itibaren başlar. 19

20 Uptime Süresi Süresi Cihazlar en az yıllık % 95 uptime (cihazın aktif çalışma süresi) olacak şekilde çalışması istenmektedir. Ulaşılamayan her süre için garanti ve bakım zamanına iki kat süre eklenmektedir. Cihaz aktif faaliyet süresi 365 gün üzerinden hesaplanır. Uptime Süresi (Aktif Çalışma Süresi) Bir cihazın belirli bir periyotta toplam kullanılabileceği süreden arızada kaldığı sürenin çıkarılması ile elde edilir. Aktif çalışma süresinin toplam süreye oranı %95 olmalıdır. 20

21 Arıza Sıklığı Tıbbi Cihaz alım sözleşmelerinde, arıza sıklığı ile ilgili aşağıdaki düzenlemeler mevcuttur. Malın idareye teslim edildiği tarihten itibaren, kullanım hataları dışında garanti süresi içinde kalmak kaydıyla, bir yıl içerisinde; aynı arızanın 2'den fazla tekrarlanması, Farklı arızaların 4'den fazla meydana gelmesi, Belirlenen garanti süresi içerisinde farklı arızaların toplamının 10'dan fazla olması, Bu arızaların maldan yararlanamama sonucunu ortaya çıkarması durumunda, yüklenici malı değiştirmekle yükümlüdür. Ancak, malın birden fazla üniteden oluşması halinde yüklenici, sadece arızanın meydana geldiği ünite veya üniteleri değiştirmekle yükümlüdür. 21

22 Müdahale / Tamir Süresi Tıbbi Cihaz alım sözleşmelerinde, arıza sıklığı ile ilgili aşağıdaki düzenlemeler mevcuttur. Teknik servise arıza bildiriminde bulunulduğunda mesai gün ve saatleri dahilinde en geç 2 iş günü içerisinde müdahale edilecek, yedek parça gerekmeyen durumlarda müdahaleden sonra en geç 2 iş günü içerisinde cihaz çalışır durumda teslim edilecektir. Yedek parça gerektiğinde müdahaleden sonra en geç 15 iş günü içerisinde cihaz çalışır teslim edilecektir. İthal izni gerektiren yedek parça değişimi durumunda belgelenmesi kaydıyla geçen süre bu süreye eklenecektir. Bu süre 20 iş gününü geçmeyecektir. Malın arızasının müdahaleden sonra 2 iş günü içerisinde giderilememesi halinde yüklenici tamir sonuna kadar benzer özelliklere sahip başka bir malı idareye tahsis eder. 22

23 Garanti Süreci ve Garanti Süreci Sonrası Garanti ve Garanti Sonrası Süreçte, bir yedek parça, yedek parça fiyat listesi birim fiyatının % 150 sini geçemez. Bu durum ihaleye göre değişkenlik göstermektedir. Garanti süresi sonrasındaki 5 yıl için, yıllık servis bakım ve onarım yazılım güncelleme, işçilik, kalibrasyon, yan ekipmanların bakım ve onarımları, parça dahil teklif fiyatın % 5 inden fazla olamaz. Sözleşme birim fiyat bedelinin en fazla % 5 i olan bu oran idarece uygun görülmesi kaydıyla, bakım ve onarım hizmet alımının 3 yıllık olması durumunda, 3 yıl için toplam en fazla %12 olarak uygulanacaktır. Garanti süresi boyunca ve garanti süresinden sonra yapılan hizmet sözleşmeleriyle, Cihaz ile birlikte alınan yazılımlar sürekli kontrol edilerek güncel halleri yüklenmelidir. 23

24 Bilgilendirme Etiketi Daire Başkanlığımız, satın aldığımız cihazlarda bulunan özel koşulların sağlık tesislerimiz tarafından takibinin sağlanması ve bu cihazların diğer cihazlardan ayrımının yapılması için aşağıda örneği bulunan etiketi zorunlu kılmıştır. 24

25 Tıbbi Cihaz Karekod Uygulaması Merkezi alıma konu olan tıbbi cihazların üzerine karekod yapıştırılması ihale dokümanı ile zorunlu tutulmuştur. Akıllı telefonlara yüklenebilen herhangi bir karekod okuma uygulaması ile ihale dokümanına kolayca erişim sağlanabilmektedir. 25

26 Uygulamanın Amacı: Merkezi Tıbbi Cihaz Geri Bildirim Sistemi Tıbbi Cihazların Takibi, İhale dokümanına kolay erişim, Firma ile sağlık tesisi arasında yaşanan sorunlara erken müdahale, Yeni yapılacak alımlar için şartnamelerde gerekli iyileştirmelerin yapılabilmesi için sağlık tesislerinden geri bildirim alınması. 26

27 Merkezi Tıbbi Cihaz Geri Bildirim Sistemi Sistemin web adresi; merkezitibbicihazgeribildirim.t khk.gov.tr şeklindedir. Saglik.gov.tr uzantılı e-posta adresine sahip olan herkes sisteme giriş yapabilmektedir. Bu uygulama gelişime ve değişime açık olduğu gibi yaşanan ve gözlemlenen olaylara göre de sürekli şekillendirilmektedir. 27

28 Merkezi Tıbbi Cihaz Geri Bildirim Sistemi Kullanıcı, gerekli bilgileri doldurduktan sonra şikayetini, görüşünü ya da önerisini sistem üzerinden iletebilmektedir. Uygulama aracılıyla Gelen talep, sistem yöneticisi / yöneticilerine anında mail olarak düşmektedir. 28

29 Merkezi Tıbbi Cihaz Geri Bildirim Sistemi Sistem yöneticisi, gelen mesajlara yine sistem üzerinden cevap verebilmektedir. Yine sistem üzerinden ilgili firmaya da arıza anında düşmektedir. 29

30