ve RAPOR HAZIRLAMA TEKNİKLERİ

Transkript

1 Yrd. Doç. Dr. Haşan TUTAR Ö ğr. Gör. Ferit AYYILDIZ % Örnekleriyle MESLEKİ YAZIŞMA ve RAPOR HAZIRLAMA TEKNİKLERİ Gözden Geçirilmiş Üçüncü Baskı > Yazılı İletişim > Yazışm a Türleri > İş Yazışm aları > İm la Kuralları > Yazılı İletişim Araçları > R apor Hazırlam a Teknikleri > Yazışm a Örnekleri seçkin Ankara, 2008

2 FOTOKOPİ KİTABI ÖLDÜRÜR! 1000 adet basılmış olan bir kitap, eğer 2000 adet basılmış olsa % 20, 3000 adet basılmış olsa % 30 daha düşük bir fiyatla satışa sunulabilecektir. Çeşitli nedenlerle kitabın korsan fotokopisini çeken ve çektirenler, sadece suç işlemekle kalmıyorlar, aynı zamanda ülkemizin kültürel ve bilimsel gelişimini de ciddi bir şekilde baltalıyorlar. Eğer gerçekten ülkemizde bilim ve kültürün gelişmesini ve kitapların ucuzlamasını istiyorsak, buna hepimiz katkıda bulunmalıyız. Örnekleriyle Mesleki Yazışma ve Rapor Hazırlama Teknikleri Yrd. Doç. Dr. Haşan TUTAR & Öğr. Gör. Ferit AYYILDIZ Büro Yönetimi Dizisi: 8 ISBN Üçüncü Baskı: Mart 2008 Seçkin Yayıncılık San. ve Tic. A.Ş. Bu kitabın her türlü yayın hakkı Seçkin Yayıncılık San. ve Tic. A.Ş. ye aittir. Yayınevinin yazılı izni olmadan, tanıtım amaçlı toplam bir sayfayı geçmeyecek alıntılar hariç olmak üzere, hiçbir şekilde kitabın tümü veya bir kısmı herhangi bir ortamda yaymlanamaz ve çoğaltılamaz. Sayfa T asarımı: Ömer Candan Kapak Tasarımı: Melike Bakar Yayın ve Dağıtım: Merkez: Seçkin Yayıncılık, Sağlık Sokak No: 19/B Sıhhiye, ANKARA Tel: (0-312) (Pbx), Faks: (0-312) Şube: Ankara Adliye Sarayı K Blok Zemin Kat Sıhhiye, ANKARA Tel: (0-312) Şube: Abide-i Hürriyet Caddesi Arzu Pasajı No: 229/9 Şişli, İSTANBUL Tel: (0-212) Web Adresi: \vww.seckin.com.tr, E posta: seckin@seckin.com.tr Baskı: Sözkesen Matbaacılık, Tel: (0-312)

3 Önsöz Platon her ne kadar yazı; mekanik, sorulara kapalı, belleği mahveden, insanlık dışı bir bilgi işlem yolu dese de, yazılı iletişimin önemi, örgütsel ve özel yaşamda sürekli artıyor. Bu nedenle, örgütlerin örgütsel iletişim sistemlerini ve çalışanların sözlü ve yazılı iletişim becerilerini geliştirmeleri gerekmektedir. Örgütlerde yazılı iletişim beceri ve kalitesini geliştirmek amacıyla yazılan bu kitap, altı kuramsal bölümden oluşmaktadır. Birinci Bölümde, Genel Olarak İletişim ve Yazılı İletişim konusu genel hatlarıyla incelendi. Eserin I\inci Bölümünde, özellikle örgütsel yazışmalarda önemli bir yeri olan Yazışma Teknikleri üzerinde ayrıntılı olarak duruldu. Üçüncü Bölümde, İş Yazılarında Etkinlik konusu incelendi. Eserin dördüncü Bölümde Yazışma Türleri ve Yazının İşlevsel Kullanımı konusu üzerinde duruldu ve konunun anlaşılmasını kolaylaştırmak amacıyla, yazışma türleri örneklerle desteklendi. Beşinci Bölümde, örgütlerde yazılı iletişimde önemli bir yeri olan iş mektupları konusu, Örgütlerde Yazılı İletişim Aracı Olarak İş M ektupları başlığı altında incelendi. Eserin Altıncı ve son bölümünde, örgütlerin yönetsel ve örgütsel fonksiyonlarının yerine getirilmesinde önemli bir bilgilenme aracı olan, rapor yazma konusu incelendi. Bu bölümde, Rapor ve Rapor Yazma Teknikleri ayrıntılı olarak ele alındı. H er eser bir özverinin sonucunda ortaya çıkıyor; özveride bulunan tüm bu değerli insanlara teşekkür ediyoruz. Ayrıca kitabın özenli bir baskısını gerçekleştiren Seçkin Yayıncılığın değerli yöneticilerine ve tüm çalışanlarına teşekkürlerimizi sunuyoruz. Haşan TUTAR & Ferit AYYILDIZ

4

5 İçindekiler Önsöz...5 Giriş Birinci Bölüm İLETİŞİM VE YAZILI İLETİŞİM 1. DİL VE DİLLERİN DOĞUŞU Dünya Dilleri Dillerin Çeşitlenmeleri Türk Yazı Dilinin Tarihi Gelişimi Türkiye Türkçesi İLETİŞİM VE YAZILI İLETİŞİM İletişimin Amacı İletişimin Unsurları İletişim Türleri Sözlü İletişim Sözsüz İletişim Yazılı İletişim Yazı Çeşitleri Sözlü ve Yazılı İletişim Arasındaki İlişki Yazılı İletişimin Avantajları ve Dezavantajları ETKİN YAZI VE ETKİN YAZI YAZMANIN KURALLARI İletişimde Doğruluk İlkesi Paragraf Bilgisi Genel Semantik Etkin Yazı Yazma Yeteneğinin Geliştirilmesi YAZILI İLETİŞİMDE ETKİNLİK FAKTÖRLERİ Yazının Amacının Olması Doğruluk İnandırıcılık Kısalık (Özlülük) Açıklık Canlılık Saygı ve İçtenlik Yazının Tam Olması Planlılık Doğallık Kesinlik Nezaket Kurallarına Uygunluk...42

6 8 Ö rnekleriyle M esleki Yazışm a ve Rapor Hazırlam a Teknikleri Dilin Okuyana Uygunluğu Yazının Biçimi Yazıda Üslûp Yazıda Duygu Aktarımı...44 İkinci Bölüm YAZIM KURALLARI 1. GENEL HATLARIYLA Y A Z IŞ M A Ses Bilgisi Sözcük Bilgisi Sözcük Türleri Sözcükler Arası Anlam İlişkileri Sözcüklerde Anlam Özellikleri Cümle (Sentaks) Bilgisi Cümle Çeşitleri Konu ve Anlatım Düzeni Y A ZIM (İM L Â ) KUR ALLAR I Düzeltme İşareti Büyük Ünlü Uyumu Küçük Ünlü Uyumu Ünlü Daralması (a - 1, e - i) Ünlü Düşmesi Ünsüzlerin Nitelikleri Ünsüz Uyumu Ünsüz Türemesi (y, v) Ünsüz Düşmesi n > m Değişmesi Büyük Harflerin Yazımı Sayıların Yazımı Ek olan "-ki" ile Bağlaç Olan "ki"nin Yazımı Soru Edatı Olan "mi"nin Yazımı Bağlaç Olan n e... ne...'nin Yazılışı "de" Bağlacıyla, Ek Olan "-de"nin Yazımı Mastar Eklerinin Yazılışı Kısaltmaların Yazımı Birleşik Kelimelerin Yazılışı Diğer Bazı Kurallar İM L Â H A T A L A R I Dil ve Anlatım Bozuklukları Ses ve Ahenk Bozuklukları Anlam Kusurları Cümle Bozuklukları Özne Yüklem Uyumu... 93

7 İşindekiler 9 4. NOKTALAM A İŞARETLERİ Üçüncü Bölüm YAZIŞMA TEKNİKLERİ 1. Y A Z IŞ M A TEKNİK LERİ Giriş, Gelişme ve Sonuç Yazma Yazı Planı Hazırlama Zihin Haritası Oluşturma Yazı Taslağı Hazırlama Yazılarda Somut ve Soyut Unsurlar YA ZIN IN KONTROL E D İL M E S İ Yazının Anlam Yönünden Kontrolü Yazının Dil ve Üslûp Yönünden Kontrolü Yazının İstatistiksel Açıdan Kontrolü Yazının Yazım Kuralları Açısından Kontrolü Yazının Analiz Edilmesi Dördüncü Bölüm YAZIŞMA TÜRLERİ 1. Y A Z IŞ M A TÜRLERİ Ticari Amaçlı Yazılar Resmi Yazılar Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Resmi Yazışmaların Şekil Yönü Resmi Yazı Çeşitleri Mazbata Sözleşme Tezkere Şartname Sirküler (Genelge) Form Yazıları Müzekkere Vekâletname Memorandum İlan Karar Tutanak Özel Yazılar Dilekçe Davetiyeler Tebrikler Özgeçmiş (CV) Teşekkür Mektupları Başsağlığı ve Teselli Mektupları

8 10 Ö rnekleriyle M esleki Yazışm a ve R apor Hazırlam a Teknikleri Telgraf Resmi Olmayan Notlar Beşinci Bölüm ÖRGÜTSEL YAZIŞMA ve İŞ MEKTUPLARI 1. ÖRGÜTLERDE YAZILI İLETİŞİM VE ÖNEMİ Örgütsel İletişimin Fonksiyonları Örgütsel İletişim Araçları Yazılı İletişim Araçları Visual (Görsel) ve Audio-visual (Görsel-işitsel) İletişim Araçları Bilgi ve İletişim Teknolojileri Elektronik İletişim Araçları MEKTUP VE İŞ MEKTUPLARI İş Mektuplarının A m acı İş Mektuplarının Bölümleri İş Mektuplarının Şekil Yönünden Düzenlenmesi İş Mektuplarının İçerik Yönünden Düzenlenmesi İŞ MEKTUPLARI (YAZILARI) TÜRLERİ Örgüt İçi Mektup ve Yazılar Tanıtma ve Reklam Mektupları Satış Mektupları Bilgi İsteme ve Bilgi Verme Mektupları İstek ve Sipariş Mektupları Tekit Mektupları Teyit (Doğrulama) Mektupları Kredi Mektupları Tahsilat ve Ödeme Takip Mektupları Özür Dileme Mektupları Ret/Kabul Mektupları Alındı ve Teşekkür Mektupları İş İsteme Mektupları İŞ MEKTUPLARINI CEVAPLAMA Altıncı Bölüm RAPORLAR ve RAPOR YAZMA TEKNİKLERİ 1. RAPOR HAZIRLAMA VE RAPOR YAZIMI Raporun Tanımı, Amacı ve Kapsamı Rapor Türleri İçeriklerine Göre Raporlar Sürelerine Göre Raporlar Yapılarına (Şekillerine) Göre Raporlar

9 İgindekiler ^ Raporların Teknik Özellikleri RAPOR H AZIRLAM A S Ü R E C İ Rapor Yazmaya Teknik Hazırlık Raporlarda Hedef Belirleme Rapor Taslağı Oluşturma Rapor Planı Hazırlama Veri ve Veri Kaynakları Veri Toplama ve Düzenleme Veri Konuları Veri Toplama Teknikleri Görüşme Anket Gözlem Örneklem Belgesel Kaynak Tarama Raporun Yazım Aşaması Veri İşleme Tekniği Verileri Karşılaştırma ve Sıralama Verilerin Analiz Edilmesi Veri İşleme Araçları SPSS İstatistik Analiz Programı VISIO Ofis Programları Project Manager Muhasebe ve Finans Yazılımları İnsan Kaynakları Yazılımları Raporu Yapılandırma Rapora Biçim Verme Raporun Bölümleri Raporlarda Dil ve Üslûp RAPORLARIN ŞEKİL VE İÇERİK Y Ö N Ü Raporun İçerik Planlaması Aktarma ve Aktarma Yazım Kuralları Kaynak Gösterme ve Dipnot Yazma Raporun Kontrolü Raporun Redaksiyonu Özet Yargı Öneriler Kaynakça (Bibliyografya) K aynakça

10

11 Giriş Zamanımızdan yaklaşık beş bin yıl önce bulunan yazının insanoğlunun kültürel evriminin yönü ve hızı üzerinde önemli etkisi olmuştur. Yazının insanlar arası ilişkilerde ve iletişimde güvenlik sağlayıcı bir özelliği vardır. Ortam, zaman ve mekân gibi öğelerin sözlü iletişime getirdiği sınırlılıklar, yazılı iletişimle aşılır ve okuyucu yazının içeriği üzerinde düşünme olanağı elde eder. İnsanın kendi kendisiyle iletişim kurması bakımından da yazı büyük bir olanak sağlar. İnsan, yazıya geçirdiği düşüncelerini yeniden gözden geçirme olanağı bulur. Yazının kullanılması bilginin yalnızca niceliksel birikimine değil, niteliksel gelişmesine de katkı sağlamaktadır. Basım yoluyla çoğaltım, bu gelişmeye yeni boyutlar katarak, insanlar ve toplum lar arasında etkileşimin gelişmesini sağlamaktadır. Yazılı veya sözlü iletişimde kullanılan dil, her zaman etkileşimin artmasını sağlamamakta, bazen de çatışmalara kaynaklık etmektedir. Bunun nedeni, insanların kelimelere kendi açılarından anlam yüklemeleridir. Kelimeler ancak ortak anlamlara sahip olmaları durum unda bir iletişim aracı olurlar; aksi taktirde anlaşmazlıkların ve çatışmaların kaynağıdırlar. Bu nedenle, dil üzerinde çalışma^, orta\ anlam arayışı üzerinde çalışma^ sayılmalıdır. İletişim kurm anın zorunlu unsuru dit dir. Dil; duygu, düşünce ve inançları anlatm ak için kullandığımız sesli ve uyumlu işaretler manzumesidir. Konuşma veya yazma şeklinde iletişim kurarken, yapmamız gereken mesajın etkin biçimde iletilmesini sağlamaktır. B unun anlamı, mesaja verdiğimiz anlamın, bizim duygu ve düşüncelerimizin, hedef tarafından da paylaşılmasını sağlamaktır. Dilin, dolayısıyla iletişimin etkin kullanım ının kendine özgü kuralları vardır ve ancak bu kurallara uyulması durum unda sözlü ve yazılı iletişimden beklenen yarar sağlanabilir. Dil sadece basit bir iletişim aracı değildir; dilde toplumların, kültürleri, inançları, acıları, hüzünleri, um udan, düş kırıklıkları, özlemleri, kısaca topyekun bir tarihleri vardır. Toplumsal barışın, uzlaşmanın, ortak duygu, düşünce ve inanç paylaşımının arkasında hep dil vardır. Konfüçyüs bu konuda şöyle diyor: Bana dünyayı bir günlüğüne de olsa yönetme imkanı verselerdi, ilk iş olarak kelimelerin anlamlarını sabiüeştirirdim. Zira bütün kavgaların kaynağında kelimelere farklı anlam ların yüklenmesi yatıyor. Dil kusurlu olursa kelimeler düşünceyi iyi anlatamaz; düşünce iyi anlatılmazsa, yapılması gereken işler doğru yapılamaz. Görevler gereği gibi yapılmazsa, töre ve kültür bozulur. Töre ve kültür bozulursa, adalet yanlış yola sapar. Adalet yanlış yola saparsa,

12 14 Ö rnekleriyle M esleki Yazışm a ve Rapor Hazırlam a Teknikleri şaşkınlığa kapılan halk ne yapacağını, işin nereye varacağını bilmez, işte, bunun içindir ki, hiçbir şey dil kadar önemli değildir. İletişimin kurulması, sürdürülmesi, toplumsal birikimin ve geleneğin sonraki kuşaklara aktarılması, ortak davranış düzleminde insanların uyum içinde yaşamaları, dilin ortak anlamı sayesinde m üm kün olur. Dilden beklenen yararın elde edilmesi, hem konuşma dilinin, hem de yazı dilinin etkin kullanımı ile m üm kün olur. Özel anlamda örgütsel faaliyetlerin verimliliğinde ve etkinliğinde sözlü ve yazılı iletişimin önemli bir yeri vardır. Söz konusu katkıyı sağlamanın bir yolu da, bir iletişim kurma biçimi olan yazılı iletişimin (iş yazışmalarının) etkin olarak yürütülmesidir. G ünüm üzde iletişim, içinde bulunduğum uz çağa adını (İletişim Çağı) verecek kadar önem kazanmıştır. İletişimin temel malzemesi dildir. Dilin iletişim araçları arasında etkin bir taşıyıcı olma özelliği vardır. Dili kalıcı kılan ise yazıdır. Bugün güzel ve etkili konuşmanın insana sağladığı yararlar görüldükçe dilin önemi daha iyi anlaşılmaktadır. Yazılı veya sözlü, etkin bir iletişim, ancak dilin doğru kullanılmasıyla m üm kündür. İyi bir yazının yetenek kadar, uzun yıllara yayılan yazma deneyimini gerektiren bir iş olduğu bilinmektedir. Başarılı yazı yazma, yazımın temel kurallarının yanında, sistemli düşünme, hayal kurma, duyguları ve düşünceleri aktarabilme yeteneği gerektirdiği de bilinmektedir. İş yazışmaları bir çok amaçla yapılmaktadır. Yazışmaların asıl amacı; örgüt çalışanlarını bilgilendirmek, örgütün iç ve dış çevresi arasındaki gelişmelerden onları haberdar etmektir. Yazışma aynı zamanda, çalışanları motive edici bir işleve sahiptir. Bunun için yazışmaların ikna edici ve etkileyici olması gerekir. Hem en belirtelim ki iş yazışmaları, edebi yazılar değildir. Onların asıl işlevi, yönetimde daha kolay, etkin ve hızlı haberleşmeyi sağlamaktır. G üzel yazı yazmak, beceriden çok yetenekle ilgilidir; yani doğuştan getirilir. Ancak iş yazışmalarının beceriyle geliştirilebilecek bir yönü vardır. Bunun için, ana dilin imla ve gramer kurallarının bilinmesi ve yazışma kurallarının şekil ve içerik koşullarının yerine getirilmesi gerekmektedir. Kitabın, yazışma ve iş yazışmaları becerisini geliştirme arzusu içinde olanlara yardımcı olması umuduyla.

13 B irin c i Bölüm İLETİŞİM ve YAZILI İLETİŞİM

14

15 1. DİL VE DİLLERİN DOĞUŞU İnsanların duygu, düşünce ve isteklerini anlatmak için kullandıkları ses ya da işaretler sistemidir. Dil, inanların duygu ve düşüncelerini, isteklerini anlatmak için kullandıkları işaretlerin tüm üne dil denir. Yaşamın bir çok alanında yaşanan değişim, dil alanında söz konusu olmamaktadır; ancak 19. ve 20. yüzyıldaki teknolojik gelişmeler dildeki değişme ve gelişmeyi de hızlandırmıştır. B unun yanında, ulusların çeşidi kültürel etkileşimleri dilleri hem geliştirmiş hem de ilk şekillerinden, saf hallerinden uzaklaştırmıştır. Bugüne kadar bir çok dilbilimci dillerin doğuş ve gelişmesini büyük bir ilgiyle araştırmıştır. İnsanoğlu ilkel bir yaşam sürerken dilini nasıl kullanıyordu? Yazı diline geçiş, konuşma dilini ne derece etkilemiştir gibi sorular dil bilimcileri sürekli meşgul etmiştir. Bugünkü bilgilerimizle bu sorulara kesin cevap veremeyiz; ancak insanoğlunun dili ilk kullanırken kullandığı işaretlerle, günüm üzdeki işaretler arasında büyük farklar vardır. Düşünce, duygu ve isteklerin gelişmesi, değişmesi dili de değiştirmiş, geliştirmiştir. H er yeni buluş, dilimize yeni sözcük ya da sözcük gruplarının girmesine neden olmuştur. Böylece her bilimsel ve kültürel değişim dili de etkilemiş, geliştirmiş ve değiştirmiştir. İnsanoğlu kullandığı bir çok araçların adlarını unutmuş, yerine yeni araçların, kavramların ve duyguların adlarını kullanmaya başlamıştır. Kuşkusuz, insanoğlunun gelişmesindeki en büyük devrim, yazının icadıdır. Yazının icadıyla birlikte unutma olayı ortadan kalkmış, sözcükler değişse de eskileri bir yerlerde (tabletlerde, yazıtlarda, kitaplarda) varlığını sürdürm üşlerdir. Yazıda unutulm a olmadığı için dillerin gelişmesi, yazının kullanılışından itibaren daha çok hızlanmış ve zenginleşmiştir Dünya Dilleri Yeryüzünde konuşulmakta olan dil sayısı belli bir rakamla telaffuz edilmemekle birlikte, dilbilimciler yaklaşık 2800 dilin var olduğu, ancak bunun 120 sinin resmi devlet dili olduğu üzerinde birleşmektedirler. Yapılan incelemeler, diller arasında bir takım yakınlıkların ve akrabalıkların bulunduğunu ortaya koymaktadır. Bu yakınlık iki yönden kurulmaktadır: a. Yapı Bakımından b. Köken Bakımından

16 18 Ö rnekleriyle M esleki Yazışm a ve Rapor Hazırlam a Teknikleri a. Yapı Bakımından Diller Diller Yapı Bakımından Uç Grupta Toplanmaktadır: a.l. Tek Heceli Diller Bu dillerdeki sözcükler tek heceden meydana gelmiştir. Çince ve Tibetçe bu gruptandır. Bu dildeki sözcükler hiç bir ek almazlar. Örneğin, Çince Wo bu pa ta cümlesi birer heceli sözcüklerden oluşmuştur. Bu cümlenin anlamı: Ben değil korkmak sen. Bizim cümlemizle: Ben senden korkmam şeklindedir. a.2. Eklemeli D iller Bu dillerde değişmez sözcük kökleri vardır. Onlara ekler getirilerek anlam ve ilişki değişiklikleri yapılır. Bu ekler öne ve sona getirilebilir. Türkçe, Macarca, Moğolca, Kızılderili dilleri bu gruptandır. Bu dillerden Türkçe sondan eklemeli diller grubuna girer. a.3. Çekimli (bükümlü) Diller Bu dillerde yeni bir sözcük yaparken, çekim sırasında ve çok defa köklerde bir değişiklik olur. Hint-Avrupa ve Hami-Sami dilleri bu gruptandır. b. Kaynak ( köken) Bakımından D iller Kaynak bakım ından da dil aileleri başlıca üç grupta toplanır: b.l. Hint-Avrupa Dil Ailesi Bu dil ailesinin içine Macarca, Fince ve diğer bir kaç küçük ülke hariç tüm Avrupa dilleriyle, Asya dillerinden Farsça ve Hindistan da konuşulan pek çok dil girer. Avrupa kolunun içinde Germen dilleri, Romen dilleri, Slav dilleri olmak üzere üç büyük kol vardır. Germen Dilleri: Almanca, Hollandaca, İngilizce, İsveççe, Norveççe, Danca. Romen Dilleri: Romence, Fransızca, Çekçe, Lehçe, Sırpça, Hırvatça. Ermenice, Yunanca, Arnavutça da bu dil ailesi içinde yer alır b.2. Hami-Sami Dilleri Ortadoğu da konuşulan Akadca, İbranice, Habeşçe ve Arapça bu gruba dahildir. b.3. Ural- Altay Dil A ilesi: a. Ural Kolu: Fin-U gor (Macarca)- Samoyet b. Altay Kolu\ Türkçe Mançurca, Moğolca